Все предприятия по закону обязаны вести бухгалтерский учет и составлять отчетность. Однако стандартная бухгалтерская отчетность не содержит всю информацию, необходимую для эффективного управления бизнесом. Поэтому на большинстве предприятий, кроме бухгалтерской, составляется и управленческая отчетность. Рассмотрим, как производится подготовка управленческой отчетности и ее анализ.
Принципы, на которых основано формирование управленческой отчетности
Главным отличием управленческой отчетности от бухгалтерской является ее ориентированность на потребности внутренних пользователей. Подготовка управленческой отчетности неразрывно связана с процессом бюджетирования. По сути это – один и тот же процесс, и внутренняя управленческая отчетность используется для целей, в первую очередь связанных с контролем за исполнением бюджетов.
Основы бюджетирования и управленческой отчетности базируются на следующих принципах:
- Своевременность – вся информация должна быть собрана и предоставлена в установленные сроки, необходимые для обеспечения эффективного управления.
- Достаточность – информация должна быть полной, но не избыточной.
- Объективность – данные должны соответствовать реальному состоянию предприятия.
- Сопоставимость – возможность объективного сравнения плановых цифр с фактическими, а также показателей за разные отчетные периоды.
- Конфиденциальность – информация должна предоставляться пользователям в соответствии с их служебными обязанностями.
- Экономическая целесообразность – затраты на сбор и обработку информации не должны превышать экономических выгод от ее использования.
Анализ управленческой отчетности проводится по тем же принципам, что используются и для бухгалтерской отчетности. Анализируется структура баланса, состав затрат, производится сравнение с планом и с предыдущими периодами, определяются различные относительные показатели - рентабельность, ликвидность и т.п.
Существенным отличием здесь является периодичность. Бухгалтерская отчетность составляется и анализируется ежеквартально, управленческая – гораздо чаще. Как правило, основные управленческие отчеты составляются ежемесячно. Но по ряду показателей (например, объемы выпуска, продаж, поступление денег) информация может предоставляться еще чаще – подекадно, еженедельно и даже ежедневно.
Следовательно, возможностей для оперативного анализа в данном случае намного больше. Это позволяет руководству компании «в режиме реального времени» реагировать на изменяющуюся ситуацию на рынке.
Формы управленческой отчетности
Составление управленческой отчетности должно обеспечить ее пользователей полноценной информацией обо всех аспектах деятельности предприятия. С этой целью в состав управленческой отчетности включаются следующие основные формы:
- Управленческий баланс. В целом он, как правило, повторяет структуру бухгалтерского. Отличия могут быть в оценке стоимости отдельных групп активов или пассивов. Например, для управленческого учета могут применяться другие методы начисления амортизации, в этом случае будет отличаться стоимость основных средств и нематериальных активов.
- Отчет о финансовых результатах. Форма отчета здесь тоже обычно напоминает бухгалтерский аналог. Однако сами показатели могут существенно отличаться, т.к. распределение доходов и расходов по статьям в управленческом учете может не соответствовать принципам, принятым в бухгалтерии.
- Отчет о движении денежных средств. Эта форма отвечает на излюбленный вопрос многих руководителей: «Почему прибыль по отчету есть, а денег на счете нет?». Данный отчет показывает структуру притока и оттока денежных средств. Обычно денежные потоки рассматривают отдельно по основной, инвестиционной и финансовой деятельности.
Таким образом, отчет становится «объемным», результаты деятельности предприятия рассматриваются с разных сторон, за каждую из которых «отвечает» отдельная форма управленческой отчетности. Образец заполнения отчетов о финансовых результатах и о движении денежных средств приведен ниже.
Руководитель торговой сети в первую очередь должен следить за выполнением целей, поставленных перед ним акционерами. Для получения всей необходимой информации нужны пакеты сбалансированных отчетов. Также следует наладить стабильную работу по сбору и обработке данных, входящих в них. Рассмотрим подробнее, как подготовить основные отчеты для руководителя.
Для принятия верных управленческих решений отчеты для руководителя должны включать в себя следующую информацию:
- достаточность денежных средств для достижения целей компании;
- обеспеченность необходимыми товарными запасами;
- эффективность деятельности бизнес-единиц (объектов управления);
- выполнение бюджетов компании;
- маркетинговая активность и эффективность маркетинга;
- ключевые проекты (спецпроекты) компании.
Отчеты о работе департаментов компании, а также отчет по развитию (актуален на стадии становления и роста организации). Этот пакет отчетов представляет собой обзор деятельности компании в виде информации, позволяющей руководителю проанализировать как эффективность ранее принятых решений, так и риски недостижения целей акционеров.
Поскольку в конечном итоге любой целевой показатель компании можно выразить через деньги, очень важно, чтобы все отчеты находились в ведении финансового департамента компании и финансового директора лично или по крайней мере проверялись бы финансистами до момента подачи отчетов руководителю.
Отчеты должны быть своевременными, точными, понятными, учитывать цели управления. В общем и целом информация для руководителя торговой сети должна содержать шесть обязательных отчетов.
ЛИЧНЫЙ ОПЫТ
Для руководителя торговой сети основными отчетами являются отчеты в разрезе магазинов, торговых офисов. Важно правильно распределить отчеты на группы по срокам представления, чтобы оптимизировать затраты времени как на их составление, так и на анализ.
Отчет о движении денежных средств
Прогноз движения денежных средств с комплектом вспомогательных отчетов предназначен для оценки достаточности средств для выполнения целей компании в краткосрочной перспективе. Он дает информацию о том, где по времени ожидать или не ожидать провалов по cash, соответственно, надо или не надо привлекать дополнительное финансирование.
В пакет входят: отчет о продажах (ежедневно), отчет о сборе дебиторской задолженности (для дистрибуторских компаний), отчет о поступлении денежных средств, а также отчет о закупках, в том числе расходах.
Периодичность: не реже двух раз в неделю.
Форма представления: план/факт/прогноз по выделенным показателям (подробнее см. рисунок 1).
ЛИЧНЫЙ ОПЫТ
Марина Лазарева, директор по экономике ГК «Ландгут»
Если на неделе у компании два платежных дня, то тогда подготовка прогноза движения денежных средств с комплектом вспомогательных отчетов два раза в неделю вполне оправданна.
Если установленных платежных дней нет и управление денежными средствами осуществляется каждый день, тогда целесообразнее вести такой отчет в формате «факт-план» (за предыдущий день вносится фактическое исполнение бюджета движения денежных средств, а в остальных ячейках остаются плановые показатели) ежедневно или отчет готовить два раза в неделю, а ежедневно вести платежный календарь. Платежный календарь должен содержать не только поступления и выбытия по конкретным контрагентам, но и сумму долга с датами его погашения, и условия погашения этого долга (как со стороны дебиторов, так и со стороны кредиторов), тогда это дает возможность финансовому директору (или казначею) в полной мере видеть картину состояния денежных средств в компании. Что касается формата отчета, лучше добавить остаток средств на начало периода самой первой строкой (в принципе, это не обязательно - делайте так, как вам удобнее). Но знаю по своей практике, может быть, это и незначительные величины, но такой вариант формата отчета повышает точность подачи информации.
Наталья Евдошенко, генеральный директор ООО «Кволити Финанс», экс-финансовый директор Группы компаний FILANCO
Отчет о движении денежных средств, а также отчеты о товарных остатках (оба в разрезе магазинов и складов) надо представлять ежедневно. Они должны быть простыми и информативными. Целесообразно делать еженедельные отчеты ДДС в сравнении с аналогичным периодом прошлого года, поскольку в розничной торговле велико влияние сезонности.
Для руководителя торговой сети «Старик Хоттабыч», в которой я ранее работал, отчет о движении денежных средств не представлял большого интереса. Обычно cash management в этой компании являлся задачей финансового директора и при отсутствии серьезных проблем с оборотным капиталом и существенных отклонений от бюджета отчет о движении денежных средств достаточно было представлять генеральному директору один раз в месяц.
Отчеты для оценки эффективности предприятия
Этот пакет отчетов позволяет руководителю предприятия увидеть в разрезе эффективность деятельности филиалов/магазинов/клиентов как бизнес-единиц и понять, что имеет смысл добавить, например в товарный портфель клиента/магазина или на каком товаре (товарной группе) сфокусировать внимание, чтобы повысить его эффективность.
Периодичность: ежемесячно.
Форму представления можно посмотреть в таблице 1 и таблице 2.
Примером практической реализации ABC-анализа товарных групп служит отчет о товарных запасах.
Этот отчет необходим для актуализации товарного портфеля торгового предприятия, вывода из него или минимизации товарных запасов по группам С и D в соответствии с ABCD-анализом товарных запасов, принятия решений о том, какой товар нужен или не нужен, а также исходя из динамики продаж, величины и доли валового дохода, приносимого в компанию.
Таким образом производится анализ ассортимента продукции предприятия, оценивается эффективность и оборачиваемость товарно-материальных ценностей.
Периодичность: отчет о товарных запасах представляется ежемесячно.
ЛИЧНЫЙ ОПЫТ
Сергей Кузьмин, экс-финансовый директор ООО «Старик Хоттабыч», финансовый директор ЗАО «Энергосистемы и технологии»
В ООО «Старик Хоттабыч» одним из самых востребованных отчетов являлся отчет по марже и валовой прибыли в разрезе товарных направлений. Он формировался еженедельно и был ценен тем, что позволял видеть в динамике валовую прибыль и маржу каждого товарного направления предприятия в сравнении с бюджетом и прошлым годом. Считаю, что для торговой компании управление маржой/валовой прибылью через такой отчет - задача первостепенной важности, так как уровень маржинальности оказывает существенное влияние на величину операционного рычага и, как следствие, на рентабельность компании по чистой прибыли.
Отчет, который я также добавил бы в список обязательных, это отчет о продажах в натуральных показателях (штуки/упаковки/тонны/кубометры и пр.). Данный отчет дает руководителю торгового предприятия ясную картину динамики продаж и позволяет сравнивать разные периоды, исключая влияние ценовой политики. На мой взгляд, анализа продаж только в денежном выражении недостаточно.
Отчет о выполнении бюджета, прогноз
Этот отчет призван выявлять отклонения в сравнении с бюджетом/оперативным планом предприятия. С его помощью можно определить отклонения и далее выявить их причины. Затем по тенденциям строится дальнейший прогноз.
При этом важно детализировать статьи PL (отчет о прибыли и убытках) до значений драйверов (натуральных показателей), тогда вам сразу будут понятны настоящие причины отклонений.
Например, допустим, что по статье электроэнергия по итогам месяца у одного из магазинов торговой сети возникла экономия в 5000 рублей. Важно правильно понимать причины выявленной экономии: это может быть действительно экономия от использования энергосберегающих устройств, а может быть, магазин просто несколько дней не работал по причине отсутствия в нем электричества.
Прогноз выполнения бюджета необходим для контроля за достижением показателей бюджета в будущих периодах.
Периодичность: ежемесячно.
Форма представления: по статьям бюджета с аналитикой и комментариями по каждой статье (подробнее см. рисунок 3).
ЛИЧНЫЙ ОПЫТ
Наталья Евдошенко, генеральный директор ООО «Кволити Финанс», экс-финансовый директор группы компаний FILANCO
Для облегчения чтения отчетов финансовому директору лучше всего представлять их группами в соответствии с ABC/XYZ-анализом магазинов. Также рекомендую выделить показатели, отклоняющиеся от запланированных более чем на 20 процентов. По моему опыту, такое отклонение уже критично.
Сводные PL (отчеты о прибылях и убытках) составляются ежемесячно по всей торговой компании или по группе компаний. Эти отчеты учитывают затраты всех подразделений с детализацией.
Юлия Мурина, финансовый директор ООО «АБК»
Для руководителя торговой компании, несомненно, все отчеты необходимы, так как они отражают различные стороны деятельности предприятия и позволяют получить полную картину происходящих в торговых точках процессов.
Как финансисту, мне, конечно, ближе ДДС и бюджет. В нашей торговой сети происходит ежедневное отслеживание расходования денежных средств по статьям бюджета, а итоговые ежемесячные отчеты попадают на стол генеральному директору.
Отчеты по маркетинговым активностям (FlowChart)
Состоит из отчета-карты (календаря) маркетинговых активностей и отчета об эффективности проведенных акций. Этот пакет отчетов дает понимание о том, сколько дополнительной выручки и валового дохода принесла конкретная акция.
Периодичность : ежемесячно.
Статус-отчет по спецпроектам
Необходим для понимания руководителем текущего состояния наиболее важных проектов, а также проектов, в которых подразумевается непосредственное участие самого руководителя. Это могут быть как краткосрочные, так и долгосрочные проекты, разбитые на промежуточные этапы.
Периодичность: ежемесячно.
Форма представления: отчет построен в виде списка проектов с разбивкой на этапы и привязкой к периодам реализации этапа. Напротив каждого из отчетов делаются маркер-отметки: зеленый, желтый, красный. Соответственно, на желтые и красные проекты руководитель должен обращать самое пристальное внимание, а зеленые носят информативный характер (подробнее см. рисунок 4).
Прочие отчеты
Важна определенная сбалансированность отчетов, поскольку управление компанией - это уравнение с большим количеством переменных, но не с бесконечным. При этом каждый руководитель сам для себя определяет уровень сбалансированности пакета управленческих отчетов, форм их представления, периодичности исходя из целей и задач, стоящих перед ним.
В этой статье перечислен минимальный набор отчетов для руководителя торгового предприятия. А вот еще несколько - они носят уточняющий характер либо представляются по требованию руководителя.
Отчеты о работе департаментов компании. В целом эти отчеты дают руководителю более подробную информацию о работе каждого из департаментов. В состав могут входить такие отчеты, как:
- отчет о выполнении KPI;
- отчет об укомплектованности штата компании для HR;
- отчет по СВК (системе внутренних контролей) для руководителя СВК;
- отчет об эффективности закупочной деятельности торговой сети для службы закупок и т. д.
Отчет по развитию. Этот отчет имеет огромное значение, когда торговая сеть активно развивается, открывает новые торговые точки, реализует программу региональной экспансии. В этом же случае рекомендую вам обратить внимание на отчет об освоении CapEx.
Другие информационные отчеты. Как видно из названия, эти отчеты носят исключительно информативный характер: это может быть заключение контрольно-ревизионного отдела об учете и отчетности в торговой сети, анализ долей рынка, отчет о годовом аудите и др.
И, конечно, одним из важнейших остается годовой отчет для акционеров. Подать его можно по-разному. Как именно - это тема для отдельной статьи.
Вложенные файлы
Доступно только подписчикам
- Work_AnalizOtchetnost.zip
По закону российские предприятия ведут бухучет и составляют отчетность. Но в стандартной бухотчетности нет сведений, нужных для эффективного управления бизнесом.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Как составляют управленческую отчетность и что в нее входит? В России предприятия обязаны предоставлять в контролирующие органы разные виды отчетности.
В частности, в обязательном порядке подаются бухгалтерские отчеты. Эти документы содержат финансовые показатели деятельности и необходимы для целей налогообложения.
Но кроме того составляют предприятия и управленческую отчетность. Она не обязательна к представлению в госорганы, но имеет важное значение для самой компании. Что такое управленческая отчетность в России и что в нее входит?
Общие моменты
Управленческая отчетность отличается от прочих видов отчетности – бухгалтерской и финансовой. Главное отличие состоит в методологии.
Если финансовые виды отчетности предполагают сбор статистических данных об обороте капитала, то в управленческой отчетности такие данные не только отображаются, но и интерпретируются.
Изучение таких отчетов позволяет не только ознакомиться с показателями, но и понять их значение.
Анализ управленческой отчетности показывает, что обуславливает высокую рентабельность при производстве определенных видов продукции или, наоборот, в чем причина малой выручки и откуда возникают большие затраты.
На основании интерпретации финансовых показателей руководство предприятии может принимать более верные решения, планировать последующую деятельность.
Именно своевременное составление управленческой отчетности позволяет выявить вовремя участки бизнес-процессов с недостаточной эффективностью. Управленческая отчетность – это значимый компонент в планировании бизнеса.
Основной показатель управленческой отчетности – это стоимость компании, которая зависит от объемов продаж, чистой прибыли, резервных средств и т. д.
Учитывают при формировании отчетов показатели себестоимости продукции. Учет результатов деятельности, уровень производительности труда.
Но также немалое внимание уделяют и нефинансовым показателям – численности покупателей, структуре клиентов и подобным данным.
То есть управленческая отчетность позволяет в совокупности оценить финансовые и нефинансовые показатели.
Это способствует всестороннему анализу бизнес-деятельности, поскольку не только финансовые показатели отражают развитие бизнеса.
Что это такое
Само название «управленческая» отчетность свидетельствует о предназначении этой документации.
Как правило, содержание отчетности адаптировано под конкретных руководителей, для которых документы составляют.
Например, для гендиректора важно предоставление данных, связанных с себестоимостью продукции, характеристикой незавершенного производства, объемами производства, запасами сырья и материалов.
При предоставлении отчетности замдиректору по продажам в нее включают сведения о структуре продаж, динамике отгрузки продукции, величине затрат на доставку и реализацию.
Финансовому директору важны данные о бюджете предприятия, затратах, прибылях и убытках, и кредиторской задолженности.
Необходимых для просчета перспектив внедрения решений на уровне менеджмента. Исходя из представленных сведений, можно анализировать свершенные действия и находить просчеты, планируя последующие этапы развития.
В большинстве случаев управленческая отчетность дополняет бухгалтерскую и финансовую в части формирования данных, нужных для повышения .
Поэтому помимо финансовых показателей в данную отчетность включают и нефинансовую информацию, важную для принятия управленческих решений.
Главная цель управленческой отчетности – обнаружить и устранить недоработки, мешающие успешному развитию.
Принципы формирования
Подготовка управленческой отчетности неразрывно связана с процессами бюджетирования и по сути, это один и тот же процесс, поскольку связан с контролем над исполнением бюджетов.
Основы формирования управленческой отчетности базируются на таких принципах:
| Своевременность | Все необходимые данные должны быть подготовлены в положенный срок, который предусмотрен для обеспечения эффективного управления |
| Достаточность | Данные должны быть предоставлены в полном объеме, но без переизбытка информации |
| Объективность | Сведения должны соответствовать реальной ситуации |
| Сопоставимость | Способ представления должен позволять объективно сравнить фактические и плановые цифры за разные отчетные периоды |
| Конфиденциальность | Отчетность предоставляется для ознакомления только непосредственно заинтересованным лицам |
| Экономическая целесообразность | Расходы на подготовку отчетности не должны превышать экономических выгод от ее применения |
При анализе управленческой отчетности применяют те же принципы, что и для бухотчетов. Анализируют структуру баланса, состав затрат, рентабельность, ликвидность, соответствие плану.
Существенное отличие управленческой отчетности – в ее периодичности.
Если бухотчетность составляют и анализируют ежеквартально, то для отчетности управленческой характерны менее длительные интервалы. Это позволяет реагировать на рыночные изменения в режиме реального времени.
Законодательное регулирование
Нормативная база, касающаяся формирования управленческой отчетности, неразрывно связана с законодательными нормами по бухучету.
Это отчасти подтверждает методологическую связь управленческого и бухгалтерского учетов, которая основана на единстве используемых методов учета и принципов создания отчетности.
Вместе с тем относительно управленческого учета можно использовать положения и многих иных нормативов.
В настоящее время система нормативных документов, регламентирующих управленческий учет, прямо или косвенно, может быть представлена четырьмя уровнями:
| Законодательные акты, Постановления Правительства, Указы Президента, регулирующие ведение бухгалтерского управленческого учета и в частности | . Сюда же можно отнести , о стандартах бухучета по МФСО. Отдельно стоит упомянуть Концепцию развития бухучета, утвержденную |
| Положения по бухучету, разработанные Минфином | В отношении управленческого учета применяют , . Сюда же относят и Инструкцию по его применению |
| Документы рекомендательного характера | Комментарии, инструкции, письма Минфина РФ и иных ведомств, указания по ПБУ |
| Локальные нормативы организации | Рабочий план счетов, формы первичных документов, графики документооборота и т. д. |
Примеры управленческой отчетности и что в нее входит
В российской экономике управленческая отчетность формируется по следующему алгоритму:
| Выяснение того, какие сведения нужно включить в отчетность и с какой периодичность следует предоставлять данные | Необходимо сразу прояснить, какие данные приоритетны, а какие имеют второстепенное значение |
| Обсуждение с бухгалтером на предмет порядка получения нужных сведений | По мере необходимости составитель отчетности может взаимодействовать и с иными сотрудниками, в чьем ведении находятся важные отрасли для анализа |
| Создание форм документов, которые позволят зафиксировать цифры и в последующем интерпретировать их | При этом может потребоваться адаптировать отчетные формы под конкретного получателя |
| Практическое формирование отчетности | Для небольшого предприятия всю работу может провести один человек. Но для большой компании целесообразна работа специальной комиссии |
Непосредственно составление отчетности сопряжено с решением двух групп задач. Первое – это сбор необходимых цифровых показателей.
Источником служат бухгалтерские документы, в которых отражены все активы и операции. Второе – это интерпретация собранных данных, которая зависит от того, кому предоставляется отчетность.
Может потребоваться подробная детализация информации или лаконичное представление цифр.
Какие берутся формы
Управленческая отчетность носит неофициальный характер, потому и формы ее законом не регулируются.
Нужные формы могут разрабатываться организацией согласно целесообразности структуры. К примеру, финансовому директору может быть удобнее получать табличные отчеты, а собственнику – графики с наглядными показателями роста .
В отдельных случаях применяют формы отчетности, схожие с теми, что используют для бухгалтерской и финансовой отчетности.
В состав управленческой отчетности включают такие основные формы, как:
Образцы заполнения
При составлении форм отчетности важно проверить, чтобы они содержали необходимую информацию. Соответственно, формы составляют на основании реальных данных.
Изначально составляют отчетность на основании принятых в организации форм. Затем заполненные формы проверяют на предмет наличия нужных данных и при необходимости дополняют их, разрабатывая дополнительные формы.
Формы заполняют исключительно реальными данными за один и тот же месяц. Заполненные формы согласуют с адресатами отчетности.
При этом может возникнуть необходимость внесения исправлений и дополнений. То есть не существует однозначных форм, которые применяют для управленческой отчетности.
Есть лишь некоторые общие образцы, которые предприятие вправе менять так, как это удобнее для анализа управленческой деятельности.
Форму управленческого баланса можно . Образец аналитического управленческого баланса можно .
В какие сроки предоставляется
Для управленческой отчетности важным параметром выступает периодичность. Как правило, формы по управленческому учету составляют чаще, чем бухотчетность.
Основные формы отчетов составляют ежемесячно. По некоторым показателям (поступление денег, объемы продаж и т. п.) отчеты могут составляться чаще – поквартально, еженедельно, ежедневно.
Видео: управленческая отчетность компании
При подготовке отчетности очень важно чтобы информация о деятельности предприятия не устаревала. Данные должны предоставляться максимум недельной давности.
Отдельные показатели требуют еще более частого обновления. Аналогично и некоторые показатели не требуют столь частого обновления и могут предоставляться реже.
Как правило, периодичность предоставления управленческой отчетности обсуждается с получателем отчета.
В зависимости от необходимости периодичности анализа показателей устанавливается периодичность предоставления.
Нюансы при проведении аудита
Российские предприятия, в силу законодательных требований, могут иметь обязательства по предоставлению в государственные органы различных видов отчетности - в частности, бухгалтерской. Составление соответствующих документов может потребовать консолидации значительных объемов внутрикорпоративных ресурсов. Вместе с тем, многие фирмы уделяют внимание формированию конкретно управленческой отчетности. Ее предоставление в госорганы необязательно, однако многие корпорации формируют ее, и этот процесс может потребовать приложения не меньших усилий со стороны компании. Почему имеет смысл их прикладывать? Какова полезность соответствующего типа отчетности?
Роль управленческой отчетности
Что такое управленческая отчетность и какова ее роль на предприятии? Под данным термином понимают совокупность внутренних документов, которые содержат цифры, отражающие различные аспекты бизнес-активностей компании.
Управленческая отчетность, в отличие, например, от бухгалтерской, составляется добровольно. Ее не нужно направлять в ФНС и другие государственные органы. Ее роль - в том, чтобы предоставлять руководству компании или ее собственникам достоверную информацию о положении дел в организации.
Управленческая отчетность может дополнять бухгалтерскую или финансовую в части формирования данных, исключительно важных для оптимизации бизнес-модели и повышения рентабельности фирмы. Рассматриваемый вид активностей также может включать нефинансовую информацию, которая важна для корректной интерпретации эффективности принимаемых руководством фирмы управленческих решений. Рассматриваемый тип отчетности ценится не за то, что в нем содержатся внушительные цифры, а как раз наоборот - за возможность обнаружить в бизнес-модели предприятия недоработки, мешающие успешному росту.
Управленческая отчетность - значимый компонент планирования. Документы, которые ее формируют, включают данные, имеющие большое значение для просчета перспектив внедрения тех или иных решений на уровне менеджмента. В свою очередь, по факту завершения того или иного этапа развития фирмы рассматриваемый вид отчетности позволит проанализировать, в каких-моментах руководство компании должно было действовать по-другому и с чем это связано.
Преимущества управленческой отчетности
Чем принципиально различаются финансовая, бухгалтерская, управленческая отчетность? Прежде всего, методологией. Первые два типа финансовой отчетности предполагают сбор главным образом статистической информации, отражающей оборачиваемость капиталов на тех или иных участках бизнес-процессов. В свою очередь, в управленческой отчетности предполагается не только отражение статистики, но также и интерпретации соответствующих цифр. Руководство фирмы сможет не только наблюдать некие показатели, но также и понимать, что они означают.
Так, управленческая отчетность организации может показать, чем обусловлена более высокая рентабельность при производстве конкретных видов продукции либо, наоборот, какова причина недостаточных показателей выручки и слишком больших издержек на том или ином участке бизнеса. Интерпретация цифр, фиксируемых в управленческой отчетности, позволяет руководству фирмы принимать грамотные решения в части необходимых закупок, обновления основных фондов, модернизации оборудования и т. д.
Внутренняя управленческая отчетность при условии своевременного ее составления может вовремя выявить те участки бизнес-процесса, на которых эффективность работы сотрудников фирмы недостаточно высока.
Что может содержаться в документах, составляющих рассматриваемый вид отчетности? Дело в том, что источники информации соответствующего типа могут быть представлены в рамках большого количества разновидностей. Как правило, те или иные документы адаптированы для конкретных руководителей. Отчетность именуется управленческой главным образом в силу того, что предназначена она именно для менеджеров.
В структуре управления современными организациями, как правило, присутствуют должности генерального директора, а также его заместителей. Таковыми могут быть: зам по производству, по продажам, либо, например, по финансовым вопросам. В первом случае внутренняя управленческая отчетность может включать данные, касающиеся:
- себестоимости выпускаемой продукции либо сервисов (в соотнесении с конкретными разновидностями продуктов);
- характеристик незавершенного производства, выпуска товаров и сервисов в соотнесении с заказами от конкретных клиентов;
- величины производства продукции, которая направляется на склад;
- запасов сырья, материалов или комплектующих, что задействуются при выпуске товаров.
Если отчетность подлежит предоставлению заместителю директора по продажам, то в ее структуре могут присутствовать:
- сведения о структуре продаж соотносительно с конкретными видами товаров и сервисов, с конкретными заказчиками;
- данные о динамике отгрузки продукции;
- сведения о запасах на складе;
- данные о величине затрат на реализацию товаров либо на доставку потребителю;
- плановые показатели, касающиеся поступления товаров на склад;
- сведения о дебиторской задолженности по реализованным позициям.
Если отчетность подлежит предоставлению заместителю директора по финансам, то в ней могут содержаться:
- информация об исполнении бюджета предприятия;
- сведения о затратах, связанных с хозяйственными активностями;
- цифры, отражающие себестоимость производимых товаров или сервисов;
- данные о прибылях и убытках;
Также в отчетности могут присутствовать сведения о дебиторской задолженности и собственных долгах фирмы по кредитам и иным обязательствам.
Периодичность составления управленческой отчетности
Как часто должно осуществляться составление управленческой отчетности? Желательно, чтобы информация, отражающая указанные направления активностей предприятия, не устаревала более чем на неделю. В некоторых случаях на конкретном предприятии могут быть определены ключевые показатели, которые будет необходимо обновлять чаще. Аналогично и менеджмент может зафиксировать второстепенные индикаторы, на составление которых можно не тратить много времени, а потому предоставляться такие сведения могут значительно реже.
Отчетность для акционеров
Главная особенность здесь в том, что акционеры компании могут не принимать никакого участия непосредственно в управлении фирмой. Часто бывает, что единственная область, интересующая их, - это чистые цифры по прибыли. Детализация управленческих решений в отчетах, предоставляемых акционерам компании, в ряде случаев неуместна. Однако, поскольку собственники фирмы - те, кто принимает ключевые решения в части назначения топ-менеджеров, в отчетах можно будет отразить сведения, характеризующие эффективность работы генерального директора и его заместителей.
Как может выглядеть отчетность?
Какие есть формы управленческой отчетности? Выше мы отметили, что, в отличие от финансовых и бухгалтерских документов, соответствующего типа бумаги носят, по сути, неофициальный характер. Формы управленческой отчетности никак не регулируются законодательством. Поэтому они могут быть разработаны организацией исходя из наиболее целесообразной структуры - например, в зависимости от адресата отчетов.
Возможно, заместителю директора по финансам будет комфортнее иметь дело с табличными документами, а собственнику фирмы - с графиками, которые наглядно показывают, как меняется прибыль в зависимости от тех или иных факторов. В некоторых случаях формы отчетности, о которой идет речь, могут быть очень схожими с теми, что составляются в порядке сбора финансовых или бухгалтерских показателей
Порядок составления отчетности
Каким образом могут формироваться документы рассматриваемого типа? Составление отчетности, о которой идет речь, предполагает решение двух групп задач.
Во-первых, это сбор необходимых цифр. Их источником, вероятно, будут файлы, формируемые бухгалтерскими и производственными подразделениями фирмы в ходе текущих активностей. Например, если некий объем товара был отгружен на склад - соответствующие данные обычно фиксируются в CRM-системе фирмы. Аналогично отражаются и данные по другим бизнес-активностям, осуществляемым на предприятии.
Во-вторых, это интерпретация показателей, собранных на различных участках производства либо представленных в бухгалтерских цифрах. Необходим анализ управленческой отчетности. Его проведение, опять же, будет зависеть от того, куда конкретно должны передаваться соответствующие документы. Более того, в одних случаях желательна меньшая, а в других - большая детализация показателей. Аналогично может приветствоваться пространная интерпретация результатов или, наоборот, требоваться предельная лаконичность.
В некоторых случаях как таковая интерпретация цифр может и вовсе не потребоваться - например, если дело касается передачи отчетности опытному финансовому директору. Вероятно, он лучше любого другого менеджера интерпретирует результаты, и ему достаточно будет цифр в чистом виде.
Алгоритм формирования отчетности
Рассмотрим то, как может осуществляться формирование управленческой отчетности на практике. В среде российских экспертов популярен алгоритм, предполагающий решение рассматриваемой задачи в рамках следующих этапов.
Первым делом необходимо выяснить, какого рода сведения, составляющие отчетность, желают видеть генеральный директор, его заместители и собственники, и с какой периодичностью. Кто-то, возможно, предпочтет знакомиться с цифрами еженедельно, другому будет достаточно видеть ключевые показатели раз в месяц. Также будущему составителю отчетности желательно уже в самом начале взаимодействия с руководством выяснить, какого типа данные, скорее всего, будут приоритетными, а какого - второстепенными.
Следующий шаг - коммуникации с бухгалтером на предмет определения алгоритма, в рамках которого человек, занимающийся решением рассматриваемой задачи, будет запрашивать необходимые цифры. Составитель отчетности может также взаимодействовать и с иными сотрудниками фирмы на тех участках, где формируются значимые для необходимых документов показатели. На предприятии должна сформироваться система управленческой отчетности, в которой будут участвовать все компетентные сотрудники.
Следующий шаг - создание форм документов, в которых будут, с одной стороны, фиксироваться цифры, с другой - интерпретироваться. При этом человек, ответственный за отчетность, может столкнуться с необходимостью создания разных форм документов, адаптированных для конкретного адресата - генерального директора, его заместителей, собственников.
Следующие шаги будут связаны собственно с практическим формированием отчетов. Если предприятие небольшое, то, в принципе, человек, занимающийся решением рассматриваемой задачи, может попробовать собрать нужные цифры сам. Но вполне вероятно, что ему понадобится помощь коллег по работе. В этом случае практическим этапам, связанным со сбором информации, могут предшествовать некие совещания, на которых человек расскажет другим сотрудникам о том, каковы основы управленческой отчетности, с какой целью формируются соответствующие документы и почему это важно для компании. Решение данной задачи может облегчить руководство фирмы посредством издания локальных правовых актов, предписывающих отдельным сотрудникам содействовать работе человека, ответственного за составление отчетности.
Разновидности отчетности
Рассмотрев ключевые принципы управленческой отчетности, мы можем изучить отдельные разновидности соответствующих моделей отображения цифр, отражающих деятельность предприятия.
Первая разновидность отчетности, о которой идет речь - управленческий баланс. Каковы его особенности?
Управленческий баланс, в принципе, схож с бухгалтерским. Его принципиальное отличие заключается в функциональном предназначении. Управленческий баланс призван не только отражать цифры, но также и интерпретировать их с точки зрения эффективности бизнес-модели организации, положения дел в части активов организации, обязательств компании перед партнерами и наоборот.
Цифры, которые включает в себя бухгалтерская, управленческая, финансовая отчетность, могут, в принципе, заноситься в одни и те же формы. Однако то, как соответствующие показатели будут интерпретироваться, может предопределить создание документов в совершенно оригинальной структуре. Имеет значение то, кто пользователи управленческой отчетности - об этом мы сказали выше.
Рассматриваемый нами баланс предполагает включение информации, которая может быть интересна как директору, так и любому его заместителю, равно как и собственнику компании. В этом смысле он может быть в достаточной мере универсальным документом.
Какие есть еще виды управленческой отчетности? В числе таковых - отчет о прибылях и убытках. При этом его традиционно принято относить к бухгалтерским источникам. Отчет о прибылях и убытках - документ, который предприятия обязаны предоставлять в порядке официальной отчетности в регулирующие органы. Вместе с тем он вполне может использоваться в качестве источника при формировании также и управленческой отчетности. Это обусловлено прежде всего весьма удобной структурой данного документа.
Отчет о прибылях и убытках организации фиксирует финансовые результаты активностей фирмы за конкретный период времени. В нем отражаются цифры, касающиеся доходов, издержек, а также финансовых результатов с нарастающим итогом. В структуре документа рассматриваемого типа отражаются: источники выручки, статьи расходов, прибыльность фирмы. Но, как мы определили выше, управленческий учет и отчетность предполагают не столько решение задач, связанных со сбором цифр, сколько интерпретацию различных показателей. Поэтому рассматриваемый документ, вероятно, нужно будет сопроводить дополнительными источниками, в которых будут фиксироваться необходимые разъяснения касательно цифр, отражающих доходы, расходы и прибыль фирмы.
Другой значимый документ - отчет о движении денежных средств. Данный источник отражает финансовые поступления фирмы в корреляции с источниками, а также выплаты компании соотносительно с ключевыми направлениями расходов - также в привязке к конкретному периоду. Отчет о движении денежных средств может показывать то, как обстоят дела в компании в части текущих результатов на производстве, в области ликвидности. Данный документ позволяет оценить кредитоспособность фирмы. Рассматриваемый источник может оказаться полезным как руководству фирмы, так и ее собственникам.
Рассмотренные нами основные виды управленческой отчетности - отчет о прибылях и убытках, баланс, а также документ, фиксирующий данные о движении денежных средств, могут, безусловно, дополняться иными источниками. Они могут быть как схожими с теми, что мы изучили, так и основываться на принципиально иных подходах к составлению.
Сложности составления отчетности
Итак, мы изучили то, что такое управленческая отчетность, чем она отличается от бухгалтерской или финансовой, ознакомились с порядком ее формирования. Полезно будет также рассмотреть возможные сложности, сопровождающие ее составление.
Как считают эксперты в области управления бизнесом, самая главная проблема, характерная для процесса формирования отчетности, о которой идет речь - в недостаточной лояльности к соответствующему документу со стороны сотрудников предприятия, а в ряде случаев - также топ-менеджеров и собственников. Работники фирмы - бухгалтеры, сотрудники производственных участков - не всегда воспринимают управленческую отчетность как документ, которому следует уделять время, на который имеет смысл тратить силы. Предприятия, как известно, и без того обязаны предоставлять в государственные органы официальные документы, составление которых - не самая легкая задача.
Подобной позиции, когда управленческая отчетность не воспринимается как что-то, стоящее внимания, могут придерживаться также топ-менеджеры и собственники, как мы отметили выше. Многие из руководителей, как считают эксперты, относятся к документам, о которых идет речь, как к разновидности метода введения менеджмента в заблуждение, особенно если нужно отвлечь внимание от не самых выдающихся производственных показателей.
Как решить подобную проблему? Аналитики рекомендуют начинать с уровня как раз-таки руководства. Будет более оправдано заинтересовать в необходимости составления управленческой отчетности прежде всего менеджеров, чтобы они, в свою очередь, сформировали необходимые локальные правовые акты, по которым другие сотрудники должны будут содействовать в формировании соответствующих документов.
Другая сложность, характеризующая решение задачи, о которой идет речь - необходимость постоянной выработки новых подходов к интерпретации цифр, содержащихся в отчетности. Это может быть обусловлено, прежде всего, изменениями в производственной структуре бизнеса. В случае с бухгалтерской и финансовой отчетностью, как мы знаем, какой-либо интерпретации цифр не требуется. Поэтому становится возможным использовать стандартизованные формы, в которых фиксируются соответствующие показатели.
Управленческая отчетность организации, в свою очередь, решает несколько иные задачи. Она нужна, в первую очередь, самой компании, а не государственным органам, как в случае с бухгалтерскими и финансовыми показателями. Если интерпретация цифр, содержащихся в управленческой отчетности, при заданной структуре производства в определенный период сыграла свою положительную роль, то не гарантируется, что она будет такой же полезной при условии, что характеристики тех или иных бизнес-процессов изменились. Скорее всего, составителю отчетных документов придется по мере изменений в сфере производственных активностей фирмы совершенствовать подходы к интерпретации. Это может потребовать большого количества времени - как его личного, так и коллег, к которым он может обращаться за советом, мнением либо некими вспомогательными показателями, отражающими результаты деятельности компании, для того чтобы понять, каким образом можно улучшить подход к интерпретации цифр.
Решить отмеченную проблему можно, опять же, посредством периодических коммуникаций с коллегами в формате совещаний, предмет которых - рассмотрение текущих производственных показателей, а также разработка мер по их улучшению, в том числе посредством введения новых методов отчетности, таких как управленческая. В контексте позитивных подходов к оптимизации производственных показателей она с большей вероятностью будет воспринята сотрудниками компании позитивно.
Должна обеспечивать всех пользователей информацией, необходимой для принятия решений. Поэтому нужно определиться и с самим перечнем управленческих отчетов, и с их содержанием.
Нужно отметить, что данная работа, к сожалению, не имеет какой-то четкой и однозначной технологии. Можно сказать, что разработка форм управленческой отчетности является своего рода искусством.
Ведь нужно суметь разработать такие форматы управленческих отчетов, которые, с одной стороны, содержали бы действительно полезную информацию, а с другой стороны, стоимость получения данной информации была бы приемлемой для руководства компании.
Кстати, вопросы соотношения полезности и стоимости будут возникать на протяжении всего проекта по постановке и автоматизации управленческого учета.
Таким образом, в этом статье рассмотрены все практические аспекты, связанные с разработкой системы управленческой отчетности. В частности, при разработке форматов управленческой отчетности нужно принимать во внимание основные характеристики, которым они должны удовлетворять.
Кроме того, в этой статье представлена классификация управленческой отчетности и показателей, которые могут в ней содержаться.
Характеристики управленческой отчетности
Управленческая отчетность, в основном, может характеризоваться только качественными требованиями. Хотя некоторые компании могут использовать и количественные параметры.Пожалуй, самой распространенной количественной характеристикой управленческой отчетности является число страниц в управленческом отчете. Считается, что один отчет должен размещаться на одной странице, иначе его будет очень сложно анализировать. Правда, при этом не уточняется, о каком формате страницы идет речь и о каком шрифте.
Мне приходилось в некоторых компаниях, неукоснительно следовавших этому принципу, видеть отчеты, напечатанные на странице формата А3, причем очень мелким шрифтом. Да, формально эти отчеты размещались на одной странице, но пользоваться ими было очень сложно.
В общем, не стоит так прямолинейно применять данное количественное ограничение. Если управленческий отчет размещается на двух страницах формата А4, и при этом, действительно, никакие данные такого управленческого отчета не являются лишними, то вовсе не обязательно распечатывать его очень мелким шрифтом, чтобы разместить на одной странице.
Хотя достаточно часто при более внимательном изучении таких длинных управленческих отчетов выясняется, что их вполне спокойно можно разместить на одной странице. В одной компании, например, был управленческий отчет, который, несмотря на использование очень мелкого шрифта, еле помещался на двух страницах.
Причем существенные статьи управленческого отчета детализировались недостаточно, а менее значимые статьи были представлены с избыточной детализацией. После несложной процедуры (сократили излишнюю детализацию несущественных статей) управленческий отчет без проблем уместился на одной странице, и им стало гораздо легче пользоваться на практике.
Иногда управленческую отчетность делают "большой", потому что на всякий случай закладывают в ней максимально возможную детализацию. Например, такую статью управленческого отчета, как "Выручка от реализации", в отчете о продажах можно распечатать с детализацией до групп, а можно – с детализацией до конкретной позиции.
Понятно, что во втором случае управленческий отчет может получиться гораздо более громоздким. Кстати, чтобы не было таких проблем с визуализацией управленческой отчетности, ее можно просматривать в электронном виде с помощью программного продукта, который при необходимости позволяет развернуть тот или иной иерархический показатель.
Итак, если вернуться к рассмотрению качественных характеристик управленческой отчетности, то среди самых важных можно выделить следующие:
Понятность управленческой отчетности
Сразу нужно отметить, что знание целей подготовки конкретного управленческого отчета может существенно повысить его понятность для пользователя. Цели подготовки управленческих отчетов должны определяться еще при разработке классификатора управленческой отчетности.Итак, очевидно, что управленческая отчетность должна быть понятна пользователям, но здесь необходимо сделать одну важную оговорку. Для того чтобы разбираться в управленческой отчетности, пользователи должны обладать определенными знаниями. В частности нужно знать хотя бы основы экономики и финансов .
Конечно же, руководители компании вовсе не обязаны детально знать методику формирования управленческой отчетности , но они должны понимать смысл каждого показателя используемого ими управленческого отчета. К этим знаниям относится, в том числе, и знание управленческой учетной политики , поскольку от нее напрямую зависят значения большинства показателей управленческой отчетности.
Поэтому в рамках проекта по постановке и автоматизации управленческого учета должно быть запланировано обучение, в том числе и руководителей компании. Кстати, отсутствие обучения в подобных проектах очень негативно сказывается на итоговых результатах, но, тем не менее, очень часто данному вопросу уделяется слишком мало внимания.
Таким образом, информация, содержащаяся в управленческой отчетности, должна быть доступна для понимания пользователям, знакомым с принципами управленческого учета и основами экономики и финансов.
Значимость управленческой отчетности
Кроме понятности, управленческие отчеты должны обладать и еще одним важным свойством – содержать значимую информацию. Казалось бы, очевидно, что управленческая отчетность готовится для принятия решений, а не просто для того, чтобы быть. Но тем не менее достаточно часто управленческие отчеты перегружаются совершенно ненужными данными.Опять-таки, одной из причин такой информационной перегруженности управленческой отчетности является отсутствие необходимой подготовки и планирования проекта по постановке управленческого учета.
В частности, классификатор управленческой отчетности заранее не продумывается, цели отчетов не определяются и т.д. В итоге получается так, что постепенно почти все управленческие отчеты замусориваются совершенно ненужной информацией. Имеется в виду, что ненужной для данного управленческого отчета.
Кстати, любители добавления в управленческие отчеты дополнительной информации, так сказать, на всякий случай могут воспользоваться возможностями программных продуктов, которые позволяют выводить на экран не все показатели. С одной стороны, можно сразу в настройках предусмотреть все потенциально интересные показатели для конкретного отчета, но, с другой стороны, при его визуализации высвечивать только часть из них.
Нужно отметить, что значимость того или иного показателя в управленческих отчетах может зависеть от периода, за который он составляется. Например, в одной компании, занимающейся дорожным строительством, аппарат управления требовал от своих производственных подразделений (ДРСУ – дорожно-ремонтные строительные участки), разбросанных по всей области, ежедневную управленческую отчетность.
Понятно, что удаленные объекты требуют оперативного контроля. Но, как оказалось при анализе управленческой отчетности, среди показателей, которые собирались каждый день, действительно значимыми были не более 30%. Подготовка всех остальных показателей ежедневных отчетов было просто неэффективным расходованием времени специалистов, работающих в ДРСУ.
Итак, информация, содержащаяся в управленческой отчетности, должна быть полезной для принятия решений и помогать оценивать прошлые, настоящие и будущие события, подтверждать или исправлять прошлые оценки.
Надежность (достоверность) управленческой отчетности
Надежность управленческой отчетности также является вполне логичной характеристикой, как и две предыдущие. Хотя одно из отличий управленческого учета от бухгалтерского заключается в том, что здесь не всегда требуется очень скрупулезная точность.Ведь порой для руководителя гораздо важнее получить не абсолютно точный управленческий отчет, но в требуемые сроки, чем отчет, выверенный до копейки, но с опозданием. Данное замечание вовсе не означает, что для управленческого учета точность вообще не имеет никакого значения.
Но самое главное заключается в том, что управленческая отчетность должна раскрывать реальную деятельность и положение дел в компании, быть свободной от существенных ошибок.
Существуют определенные условия для обеспечения надежности управленческой отчетности:
Правдивость управленческой отчетности
Правдивость означает, что управленческая отчетность должна правдиво отражать операции и другие события, на основании которых она подготовлена. Недостаточная правдивость может быть обусловлена трудностями идентификации событий и их оценки.Такое может произойти, например, при заполнении значений аналитик во время ввода данных в учетную базу, особенно в тех случаях, когда на основе первичных документов аналитику определить невозможно.
Либо может оказаться так, что оригинал первичного документа не поступил в срок, а "внутренняя" первичка содержала ошибки.
Нейтральность управленческой отчетности
Нейтральность подразумевает то, что информация, содержащаяся в управленческой отчетности, должна быть непредвзятой и не должна оказывать влияние на принятие решений с целью достижения запланированного результата. Такое может достаточно часто встречаться в тех случаях, когда менеджеры излишне надеются на свою интуицию.То есть готовое решение у них уже есть в голове, а с помощью управленческого отчета они только хотят подтвердить его правильность. В таких случаях может происходить "подгонка" управленческого отчета под уже готовый результат. Естественно, что здесь речь не идет о каком-то сознательном искажении данных.
"Подгонка" может заключаться, например, в исключении из управленческого отчета показателей, которые явно показывают минусы подготовленного или уже реализованного решения. Еще одним способом "подгонки" может быть применение другой учетной политики при расчете некоторых показателей.
Ведь одни и те же показатели могут иметь разные значения при использовании различных принципов признания и оценки хозяйственных операций. Правда, такой способ "подгонки" можно с успехом применить, в основном, при разработке плановой управленческой отчетности (бюджетов), т.к. фактические отчеты можно получить только на основе уже введенной информации, а значит, управленческую учетную политику при этом поменять достаточно сложно.
Правда, управленческую учетную политику изначально можно выбрать таким образом, чтобы при ее использовании показатели, интересующие владельцев компании, выглядели бы более привлекательными.
Преобладание сущности над юридической формой управленческих отчетов
Преобладание сущности над юридической формой также является вполне логичным условием обеспечения достоверности управленческой отчетности.События должны представляться в соответствии с их экономической сущностью и экономической реальностью, а не только с их юридической формой, которые не всегда соответствуют друг другу.
Очевидно, что данное условие имеет прямое отношение к управленческой учетной политике, точнее говоря – к возможным отличиям управленческой учетной политики от бухгалтерской.
Осмотрительность (консервативность) управленческой отчетности
Осмотрительность или консервативность управленческой отчетности означает, что в условиях неопределенности необходимо соблюдать осторожность при формировании суждений так, чтобы активы не были завышены, а обязательства занижены.При большой степени неопределенности события должны раскрываться только в примечаниях к отчетам. Иными словами, управленческая отчетность не должна "приукрашиваться" так, чтобы она больше понравилась руководству и/или собственникам компании.
Сопоставимость управленческой отчетности
Такая характеристика управленческой отчетности, как сопоставимость, является не менее важной, чем предыдущие три, рассмотренные выше. Понятно, что если форматы управленческой отчетности будут меняться слишком часто, то будет очень сложно контролировать и анализировать динамику показателей таких отчетов.Конечно же, не всегда с первого раза получается разработать нужную форму управленческого отчета. Чтобы окончательно убедиться в полноте формы, как правило, требуется несколько раз составить управленческий отчет, чтобы на цифрах его обкатать.
При этом возможны корректировки форматов управленческой отчетности, но в дальнейшем желательно не вносить изменения в формы управленческих отчетов без необходимости. Такая необходимость может быть обусловлена изменением стратегии компании , что может потребовать планирования и контроля новых показателей, которых раньше не было в управленческой отчетности.
Да, в таком случае форматы управленческих отчетов могут быть изменены, но все-таки компания обычно не так часто меняет свою стратегию, поэтому и формы управленческой отчетности не должны часто меняться.
Количество и состав управленческой отчетности может измениться и по другой причине. Если в компании действует система бюджетного управления , и модель планирования по определенным причинам была детализирована, что привело к возникновению новых бюджетов и новых показателей, то, естественно, при этом нужно будет увеличить количество и состав фактической управленческой отчетности, чтобы можно было получать план-фактные отчеты для последующего анализа.
Такие действия, конечно же, могут привести и к изменению уже действующих форматов фактической управленческой отчетности.
Классификация показателей управленческой отчетности по параметру "время"
Все показатели управленческой отчетности по параметру "время" можно разбить на три группы:Интервальные или оборотные показатели управленческой отчетности дают информацию за определенный период времени (день, неделя, месяц, квартал, год и т.д.). К таким показателям могут быть отнесены, например, объем продаж, выручка от реализации, прибыль, финансовый поток и т.д.
Мгновенные или сальдовые показатели управленческой отчетности дают информации на конкретный момент времени. Такими показателями могут быть, например, остаток денежных средств, дебиторская/кредиторская задолженность, товарно-материальные запасы и т.д.
Смешанные показатели формируются из интервальных и мгновенных. Примерами таких показателей могут быть оборачиваемость активов (всех или каких-то элементов: дебиторской задолженности, товарно-материальных запасов и т.д.), рентабельность активов, рентабельность собственного капитала и т.д.
Необходимо обратить внимание на то, что для анализа управленческой отчетности лучше не использовать в чистом виде мгновенные показатели, т.к. они могут очень сильно меняться в каждом периоде. Лучше опираться на интервальные или смешанные (интервальные вместе с мгновенными) показатели.
Например, если у компании растет дебиторская задолженность или товарный запас, то на основании данной информации нельзя сделать однозначный вывод. Если увеличивается период оборачиваемости дебиторской задолженности или товарно-материальных запасов, то это явно негативная тенденция, но сам по себе рост дебиторки или ТМЗ мало о чем говорит.
Классификация управленческой отчетности по временным характеристикам показателей
Вся управленческая отчетность по временным характеристикам показателей может разбиваться на три основные группы:Из названия этих групп отчетов очевидно какая информация в них содержится. Но все-таки необходимо сделать несколько комментариев.
При формировании фактической и плановой управленческой отчетности должна использоваться одна и та же управленческая учетная политика компании . В противном случае это затрудни анализ план-фактной управленческой отчетности.
Ведь некоторые план-фактные отклонения могут возникать только из-за отличий в учетных политиках, которые использовались при планировании и при учете.
При формировании план-фактной управленческой отчетности по центрам финансовой ответственности (ЦФО) нужно помнить о том, что в этом случае необходимо использовать принципы гибкого бюджетирования .
Таким образом, при формировании план-фактных бюджетов ЦФО сначала необходимо рассчитать гибкий план, а потом уже рассчитывать план-фактные отклонения. Если этого не сделать, то оценка результатов работы ЦФО в отчетном периоде будет некорректной.
Классификатор управленческой отчетности (по типам отчетов)
Перед тем как начать разрабатывать форматы управленческой отчетности, нужно сначала сформировать классификатор отчетов, то есть полный перечень всех необходимых отчетов с кратким описанием их содержания.Конечно же, управленческие отчеты можно классифицировать по-разному. На самом деле не так уж важно, какая конкретно классификация будет использоваться в каждой конкретной компании. Главное, чтобы она была проведена и четко зафиксирована в соответствующих регламентирующих документах.
Как правило, классификация управленческой отчетности содержится в Положении об управленческом учете. Естественно, что классификация управленческой отчетности должна быть удобна для использования на практике.
Пример возможной классификации управленческих отчетов представлен на рисунке 1 . Сразу нужно отметить, что названия групп отчетов не являются каким-то общепринятыми. Каждая компания, в общем-то, может использовать свою классификацию отчетов.
Рис.1. Классификация управленческой отчетности
Хотя в части финансовой отчетности уже сложились определенные стандарты. То есть в каждой компании вне зависимости от ее направлений деятельности, организационной структуры, бизнес-процессов и т.д. должны составляться три финансовых отчета: отчет о доходах и расходах, отчет о движении денежных средств и баланс (см. Рис. 1 ).
Это необходимо для того, чтобы контролировать финансово-экономическое состояние компании. Как правило, основными пользователями финансовых отчетов являются собственники и генеральный директор компании. Нужно отметить, что участие генерального директора при разработке форматов управленческой отчетности, по крайней мере, финансовых отчетов, является необходимым условием успешности проекта по постановке управленческого учета.
Это вовсе не означает, что генеральный директор сам должен разрабатывать форматы, но он должен рассматривать проекты форм управленческой отчетности, предлагаемые рабочей группой проекта по постановке управленческого учета и, естественно, должен вникать в суть этих отчетов.
На самом деле одной из причин безучастия генерального директора в подобных проектах может быть его привычка управлять не по системе, а "по глазам". Финансовый директор одной компании в самом начале консалтингового проекта по постановке управленческого учета жаловался нашей команде консультантов на генерального директора.
Он говорил, что если объявить генеральному директору, что тот должен разбираться в трех финансовых отчетах, то, скорее всего, из этой затеи ничего не выйдет. Финансовый директор объяснял, что уже несколько лет делал подобные попытки, так сказать, приучить генерального директора к использованию управленческой отчетности в управлении компанией, но для него даже один отчет – это очень много.
Нам действительно потребовалось достаточно много времени, чтобы убедить генерального директора в том, что по-другому добиться управляемости финансово-экономическим состоянием, особенно в быстро растущих компаниях, просто невозможно. Поэтому мы с ним проводили индивидуальные занятия сначала по изучению финансовых отчетов, а затем и операционных.
Кстати, финансовые отчеты так называются потому, что они содержат только стоимостные показатели. Финансовые отчеты, конечно же, могут содержать и относительные показатели (например, рентабельность продаж или рентабельность активов), но эти показатели являются производными от стоимостных.
То есть в финансовых отчетах нет показателей, которые измеряются, например, в штуках, килограммах, километрах и т.д. Все статьи финансовых отчетов измеряются в деньгах. А вот в операционных отчетах как раз помимо стоимостных показателей могут быть и натуральные.
Объекты управленческого учета
Операционные отчеты на самом деле могут состоять из нескольких групп (см. Рис. 1 ). Для того чтобы легче разобраться в рассматриваемом примере классификации управленческих отчетов, нужно совместить классификатор управленческой отчетности с классификатором объектов учета (см. Рис. 2 ).Рис.2. Связь классификатора управлеческих отчетов и объектов управленческого учета
Финансовые отчеты составляются по такому объекту, как компания в целом либо по группе компаний, если речь идет о холдинге. Кстати, составление консолидированной финансовой отчетности по холдингу может быть достаточно сложной задачей.
Если холдинг состоит из компаний, которые между собой никак не связаны на операционном уровне, то задача консолидации финансовой отчетности решается достаточно просто. Если же между компаниями холдинга осуществляются хозяйственные операции, то в этом случае не все так очевидно, ведь нужно будет учитывать взаимные операции, чтобы на уровне холдинга в консолидированной отчетности не исказить данные о доходах и расходах, активах и обязательствах.
Итак, финансовые отчеты дают информацию о финансово-экономическом состоянии компании в целом. Но для того чтобы понять, почему получились именно такие значения показателей финансовых отчетов, необходимо погрузиться на более нижний (операционный) уровень. Управленческие отчеты нижнего уровня могут быть разного типа в зависимости от объектов учета.
Среди объектов учета нижнего уровня могут быть выделены бизнес-процессы, проекты и подразделения. Причем проекты могут разделяться на текущие и инвестиционные. Дело в том, что текущая деятельность, за счет которой компания зарабатывает прибыль, может быть организована по-разному.
Одни компании (процессные) зарабатывают на том, что организовали цепочку регулярных бизнес-процессов от снабжения до продаж, а другие (проектные) – на том, что построили систему для выполнения ограниченных во времени действий (проектов). К процессным компаниям могут быть отнесены, например, организации, занимающиеся массовым производством, или торговые компании, занимающиеся регулярными оптовыми или розничными продажами.
Типичными представителями проектных компаний считаются строительные организации, т.к. они зарабатывают прибыль за счет строительства и реализации определенных объектов. Строительство таких объектов в данном случае – это и есть текущие проекты. Как правило, все эти объекты являются по-своему уникальными, поэтому данный вид деятельности нельзя считать таким же более-менее типовым, как массовое поточное производство.
На самом деле в последнее время все сильнее проявляется тенденция стирания грани между процессной и проектной организацией текущей деятельности. Например, некоторые производственные компании могут работать с использованием позаказного принципа, что может расцениваться как проектная деятельность. А среди строительных компаний есть такие, которые регулярно строят более-менее типовые объекты, например, вышки для сотовых операторов.
Таких более-менее типовых объектов у компании в течение года может быть несколько сотен. Тем не менее текущая деятельность любой компании в большей степени относится или к процессной, или к проектной. Это и закладывается в основу при разработке классификатора объектов управленческого учета и классификатора управленческой отчетности.
Таким образом, у процессной компании такого объекта, как текущие проекты, просто нет. Но помимо текущих проектов, вне зависимости от организации текущей деятельности, в любой компании могут быть проекты развития. Цель этих проектов принципиально отличается от целей текущих проектов.
Текущие проекты позволяют компании зарабатывать прибыль за счет имеющегося потенциала, а проекты развития предназначены для существенного изменения потенциала компании, что в будущем, естественно, должно положительно сказаться на итоговом финансово-экономическом состоянии компании.
Итак, для контроля текущей деятельности процессных компаний используются функциональные (процессные) управленческие отчеты, которые содержат информацию о финансово-экономических показателях, характеризующих эффективность реализации бизнес-процессов. Количество и состав функциональных отчетов определяются индивидуально в каждой компании.
|
|
Для контроля текущей деятельности проектных компаний используются управленческие отчеты по текущим проектам, которые содержат информацию о финансово-экономических показателях, характеризующих эффективность реализации бизнес-проектов.
Для контроля эффективности инвестиционной деятельности используются инвестиционные отчеты, которые содержат информацию о финансово-экономических показателях, характеризующих эффективность реализации проектов развития.
И наконец, для контроля работы центров финансовой ответственности (ЦФО) используются отчеты по ЦФО, которые содержат информацию о финансово-экономических показателях, характеризующих эффективность работы тех подразделений, которым присвоен статус ЦФО.
Примечание : более подробно тема данной статьи рассматривается на семинаре-практикуме "Постановка и автоматизация управленческого учета" , который проводит автор данной статьи -