Событийная цепочка процессов - Event-driven Process Chain (EPC) Организации используют EPC-диаграммы для планирования потоков работ бизнес-процессов. Существует ряд инструментов для создания EPC-диаграмм, например, набор инструментов ARIS и ARIS Express, Microsoft Visio, Adonis от BOC Group, Mavim Rules от Mavim BV, Business Process Visual Architect от Visual Paradigm. Некоторые из этих средств поддерживают инструментонезависимый формат обмена данными EPC язык разметки EPML. EPC-диаграммы используют символы нескольких видов, чтобы показать структуру потока управления (последовательность решений, функции, события и другие элементы) бизнес-процесса. EPC-метод был разработан Августом-Вильгельмом Шеером в рамках работ над созданием ARIS в начале 1990-х годов. Используется многими организациями для моделирования, анализа и реорганизации бизнес-процессов.
Использование MS Visio В Visio 2013 в категории "Бизнес" содержится шаблон «Схема EPC», с помощью которого можно создать схему событийной цепочки процесса(Event Driven Process Chain, EPC) для документирования бизнес-процессов.
Выводы Использование программного средства Microsoft® Visio® удобно, просто и доступно как графопостроитель для моделей процессов, но не является в полном смысле средством моделирования. В профессиональных средствах моделирования объекты и их свойства хранятся в ячейках баз данных, что позволяет совершать различные операции с ними. Однако, при использовании сложных систем моделирования требуется приобретение, установка, освоение и серьезная поддержка таких систем. Оправданно это только в тех случаях, когда есть реальная необходимость использовать все возможности баз данных достаточно полно. Ваш выбор будет зависеть от сферы применения: нужно ли вам «легкое» решение либо профессиональный программный продукт.
Схемы процессов - это визуализация любого вида пошаговых процессов. Они обычно создаются в виде блок-схем с фигурами, которые представляют шаги процесса, подключенные стрелками, указывающими на следующий шаг.
В Visio есть много шаблонов схем процессов, но их все можно разместить в одной из двух категорий:
Схемы процессов общего назначения
Если вы хотите создать схему процесса, но у вас нет определенной методологии, то один из трех шаблонов должен работать хорошо:
Простая блок-схема
Функциональная блок-схема
Схема рабочего процесса
Откройте вкладку Файл .
Нажмите кнопку Создать .
Выберите Блок-схема .
Простая блок-схема
Шаблон "простая блок-схема" полезен для широкого спектра деловых процессов, где каждый шаг можно представить с помощью простых геометрических фигур.
Функциональная блок-схема
Функциональная блок-схема такой же, как и простая блок-схема, но с добавленным элементом Structure: "дорожки", которые представляют людей или отделы, ответственные за каждый шаг. Фактически, шаблон функциональной блок-схемы использует тот же набор фигур, что и шаблон основной блок-схемы. Основное различие состоит в том, что на страницу добавляются некоторые дорожки.
Схема рабочего процесса
Схема рабочего процесса - это схема пикториал общего назначения. Она содержит фигуры для многих распространенных рабочих отделов, объектов и шагов. Вы можете использовать его вместо простой блок-схемы, чтобы показать более восточнее, как процесс проходит через различные этапы.
Схемы процессов для определенных методологий
Схемы процессов на основе методологий имеют более сложную структуру, чем схемы общего назначения, и могут содержать более подробные сведения. Они часто используют символы с определенными значениями или требуют, чтобы определенные типы данных применялись к определенным фигурам для полной реализации процесса. Эти правила или рекомендации обычно описываются в спецификациях, большинство из которых доступны в Интернете.
Чтобы найти эти шаблоны, выполните указанные ниже действия.
Откройте вкладку Файл .
Нажмите кнопку Создать .
Щелкните блок-схема или бизнес .
Ниже перечислены некоторые из шаблонов, включенных в Visio для поддержки определенных схем процесса.
-
Схема "Шесть сигм"
Схема управления качеством
Схема нотации моделирования бизнес-процессов
Дерево ошибок
Схема IDEF0
Схема BPMN
Вы можете создать блок-схемы для нотации для отраслей (BPMN), которые соответствуют стандарту BPMN 1,2. Дополнительные сведения см. в разделе Создание процессов, совместимых с BPMN .
Дерево ошибок
Используйте схемы дерева ошибок для документирования бизнес-процессов, в том числе процессов шести сигм и ISO 9000. Дополнительные сведения см. в разделе Создание схемы анализа дерева ошибок .
Схема IDEF0
Создание иерархических схем для управления конфигурацией модели, анализа потребностей и анализов, определений требований и моделей непрерывного совершенствования с помощью моделей процессов IDEF0. Дополнительные сведения см. в разделе Создание схем IDEF0 .
Схема ITIL
Рекомендации по документированию при управлении процессами службы информационных технологий на базе библиотеки инфраструктуры информационных технологий. Дополнительные сведения см. в разделе Создание схемы ITIL .
Рабочий процесс Microsoft SharePoint
Вы можете создавать схемы рабочих процессов с примечаниями для SharePoint 2010 в Visio, а затем экспортировать их для настройки в SharePoint Designer.
Схема SDL
НаРисуйте объектно-ориентированные схемы для коммуникационных и телекоммуникационных систем и сетей с использованием языка спецификации и описания.
Схема "Шесть сигм"
Используйте этот шаблон для создания блок-схемы "шесть сигм" или схемы House of Quality. Дополнительные сведения см. в разделе Создание блок-схемы "шесть сигм" или схемы House of Quality .
Схема управления качеством
Создание общих схем управления качеством, в том числе причин, эффектов, нисходящей и функциональной схемы процессов для реконструирования и постоянного совершенствования бизнес-процессов.
Схема потока создания стоимости
ПроИллюстрирован поток материалов и информации в бережливом производственном процессе с помощью схем потока стоимости. Дополнительные сведения см.
Показывает иерархическую зависимость работ, но не взаимосвязи между работами.
Диаграммы для представления (feo)
Строятся для иллюстрации отдельных фрагментов модели, для иллюстрации альтернативной точки зрения либо для специальных целей.
Все диаграммы имеют нумерацию. Контекстная диаграмма имеет номер А-0, декомпозиция контекстной диаграммы – номер А), остальные диаграммы-декомпозиции – номера по соответствующему узлу (например, А1, А2, А21 и т.д.).
Модель idef0 в ms Visio
Для иллюстрации и анализа сложных процессов, таких как бизнес-процессы, производственные процессы и образовательные процессы, может быть использован пакет MSVISIO, являющийся одной из составных частейMSOFFICE.
Рассмотрим возможности проведения системного анализа в среде MSVisio.
На рис. 4.3. изображены основные элементы модели в соответствии со стандартом IDEF0.
Рисунок 4.3. Элемент IDEF0 в MS VISIO
С использованием стандарта IDEF0 строятся диаграммы бизнес-процессов, ясно показывающие процессы (блоки), результаты их работы и ресурсы, необходимые для их функционирования. Модель обеспечивает объединенную картину того, как организация добивается выполнения своих целей, от маленьких отделов до всей компании в целом.
Функциональное моделирование является технологией анализа системы в целом как набора связанных между собой действий или функций. Действия системы анализируются независимо от объекта(ов), который обеспечивает их исполнение. Моделировать деловой процесс можно исходя из различных перспектив и временных рамок.
Вы можете смоделировать процесс заказа услуг клиентом так, как Вы видите его в идеале, а не так, как это происходит в настоящее время.
С функциональной точки зрения Вы можете также абстрагироваться от проблем физической реализации модели.
Рабочее место ms Visio
MSVisioпозволяет строить различные диаграммы. Поэтому перед началом работы необходимо выбрать соответствующий тип диаграммы (см. рис. 2.4.).
Рисунок 4.4. Выбор средств моделирования
Рабочее место MS Visio выполнено в виде рабочего стола, состоящего из нескольких окон.
На рабочем столе размещены:
образцы объектов модели;
область для рисования.
Панель Меню MS Visio . Панель Меню MS VISIO соответствует стандартам Windows и обеспечивает доступ ко всем функциям MS VISIO. Некоторые из них:
Печать. Чтобы открыть окно печати, на панели Меню выберите File, затем Print.
Масштаб. На панели Меню выберите View, затем измените масштаб изображения для активной диаграммы или для всех диаграмм в модели на тот, который Вам нужен.
Стандартная панель инструментов. Стандартная панель инструментов (рис. 4.5) обеспечивает быстрый доступ к часто выполняемым задачам.
Рисунок 4.5. Панель инструментов MSVisio
Как и любая другая панель инструментов MS VISIO, стандартная панель может быть расположена в любой стороне экрана или находиться в любом месте в области диаграммы. Вы можете также показывать или скрывать ее, используя функциюViewна панели Меню.
Образцы объектов модели (рис. 4.6) обеспечивают стандартизацию как общего вида модели, так и каждого ее элемента.
Рис. 4.6. Образцы объектов модели
Область для рисования (рис. 4.7.) предназначена собственно для построения модели.
Рисунок 2.7. Область рисования модели
Вы можете создавать диаграммы MS Visio, редактировать их, управлять ими в области для рисования. По Вашему желанию диаграмма может быть масштабирована при помощи инструментов настройки масштаба.
Рабочие процессы - важная и почти обязательная составляющая портала на SharePoint, они являются основой документооборота и многих других бизнес-процессов. Неудивительно, что существуют такие системы как Nintex, пытающиеся расширить и дополнить возможности стандартных рабочих процессов.
По опыту работы с Nintex могу сказать, что данная система не лишена недостатков: дороговизна, периодически возникающие ошибки, общая неторопливость системы (хоть это свойственно всему SharePoint) - все это вынуждает меня использовать штатный механизм рабочих процессов. Однако, у Nintex есть важное преимущество - визуализация схемы и текущего состояния процесса. Благодаря этому создание рабочих процессов упрощается, и их могут создавать даже люди, достаточно далекие от программирования (контент-менеджеры, бизнес-аналитики и т.д.). В SharePoint 2010 есть аналогичная возможность создания рабочего процесса на основе визуальной схемы, используя Visio 2010 и SharePoint Designer 2010.
Создание схемы в Visio
В Visio 2010 появился новый шаблон – Microsoft SharePoint Workflow (присутствует только в Premium-редакции Visio). Полученную из этого шаблона схему можно будет экспортировать в Designer для дальнейшей работы.Итак, открываем Visio и ищем шаблон в категории Flowchart.
После открытия шаблона слева будут расположены элементы схемы - условия, действия, начало и конец (на скриншоте показаны только «быстрые» действия, вообще их гораздо больше):
Теперь продумываем логику бизнес-процесса и составляем схему, используя необходимые элементы. Я для примера сделал простейший бизнес-процесс согласования:
- существует 2 списка - «Входящие» и «Ответственные»
- в списке «Ответственные» находятся категории запросов (предложение/вопрос/жалоба и т.д.) и соответствующие ответственные лица
- пользователь создает элемент в списке «Входящие» и указывает категорию
- рабочий процесс находит ответственного за эту категорию и создает задачу на него
- ответственный реагирует на задачу, и у запроса в списке «Входящие» меняется статус
В создании схемы нет ничего сложного, достаточно только представлять себе логику бизнес-процесса. Подписи к элементам достаточно понятные, пиктограммы не дают запутаться. После создания экспортируем процесс в файл для SharePoint Designer:
Привязка процесса к данным в SharePoint Designer
Открываем Designer, подключаемся к нужному сайту, переходим в папку Workflows. На риббоне нажимаем кнопку «Import from Visio» и указываем файл с сохраненной схемой. Пишем имя рабочего процесса и список, к которому его привязываем (в данном случае - «Входящие»). Designer сам сгенерирует код и комментарии к нему, нам останется лишь указать поля, откуда брать данные (конкретно в данном случае у меня возникли небольшие проблемы из-за использования поля типа Lookup, но обычно все просто):
После доработки рабочего процесса, переходим в настройки. Там указываем необходимое условие запуска (запускать автоматически при создании элемента), а так же ставим галочку у опции «Show workflow visualization on status page» (требуется активировать возможности SharePoint Server Enterprise на коллекции сайтов). Это именно то, ради чего стоит создавать рабочие процессы именно в Visio. Теперь перейдем на сайт, создадим любой элемент в списке «Входящих», перейдем в список задач и завершим задачу, а затем откроем окно статуса рабочего процесса:
Итак, мы видим достаточно симпатичную схему рабочего процесса, на котором отмечены все пройденные этапы. Если бы процесс остановился на каком-либо этапе (например ждал согласования от нас), то это было бы так же отмечено на схеме. Благодаря этому каждый пользователь сможет увидеть, на какой стадии согласования находится его запрос.
Заключение
В качестве итога приведу положительные и отрицательные стороны использования Visio для создания рабочих процессов (на мой субъективный взгляд).Плюсы:
- Простота создания, не нужно быть программистом
- Пользователь может легко посмотреть и понять статус запроса
- Требуется SharePoint Enterprise Server и Visio Premium
Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?
- Как создать схему рабочего процесса в
Visio
, связанную с данными из объемных фигур?
- Как проанализировать бизнес-процесс на примере принципа пропорциональности производственного процесса?
- Как наглядно отобразить на схеме ключевые операции (узкие места)?
- Как создать схему рабочего процесса с использованием элементов на уровне производственных отделов
Особенностью Visio является то, что, например, создавать схемы рабочих процессов могут даже люди, достаточно далекие от программирования. А связь с данными , например, с данными из файла Excel позволяет сделать схему более наглядной и соответствующей каким-то показателям. В выбранном примере разобран ход построения схемы рабочего процесса при соблюдении принципа пропорциональности по мощности на каждой производственной операции.
Сценарий 1. Анализ схемы рабочего процесса по принципам рациональной организации производства .
Рассмотрим схему производственного процесса на примере четырех операций, каждая из которых имеет определенную мощность (10, 15, 6, 10 шт.). Строим схему рабочего процесса традиционным перетаскиванием необходимых фигур, связываем с данными.
Данные предварительно рассчитываем в
Excel
и сохраняем в виде файла (для построения первой схемы рабочего процесса нам нужны показатели мощности каждой из операций и реальная мощность, рассчитанная с учетом пропускной способности по самому «узкому месту»).
Самую низкую мощность операции настраиваем при представлении данных на схеме красным цветом. В примере операция 3 является по мощности «узким местом» и реальные мощности других операций будут использоваться не полностью. Необходимо обеспечить принцип пропорциональности для достижения эффективности производства.
Пропорциональность - принцип, выполнение которого обеспечивает равную пропускную способность различных операций производственного процесса.
Пример расчёта взят из статьи
«
Производственный процесс: структура и принципы рациональной организации» (http://www.nuru.ru/ek/com/016.htm
)
(здесь же можно сравнить наглядность схем, использованных в качестве иллюстраций).
Пример расчета:
Мощность определяет пропускную способность каждой операции. При этом пропускная способность всей системы определяется т.н. «узким местом», т.е. операцией с наименьшей мощностью.
В данном случае это Операция 3, вследствие чего производственная система подобной структуры составляет 6 деталей в смену. Тогда производственные мощности других операций будут использоваться не полностью:
·
Операции 1 и 4
6*100%/10=60%
·
Операция 2
6*100%/15=40%.
Пропорциональность будет обеспечена в случае, если производительность (производственная мощность) каждой технологической операции будут равны.
Для рассматриваемого примера определим НОК производственной мощности по каждой операции:
НОК (10, 15, 6, 10) =30 (шт/смена).
Тогда, если на 1-й и 4-й операции организовать по 3 рабочих места, на 2-й операции организовать 2 рабочих места, и на 3-1 операции - 5 рабочих мест, то производительность всей производственной системы возрастет до 30 шт./смена. При этом производственная мощность каждой операции будет полностью использована (при условии наличия потребности в подобном количестве деталей).
Сценарий 2. Пропорциональная схема рабочего процесса с рассчитанным количеством рабочих мест:
С помощью схемы рабочего процесса
Visio
можно рассмотреть и другие принципы рациональной организации любых процессов. Представленная схема, например, отражает следующие основные принципы рационально организованного производства:
·
Специализацию.
·
Пропорциональность.
·
Параллельность.
По схеме можно рассмотреть вспомогательные операции, которые также определяют общие показатели производственного процесса.
Сценарий 3. Схема рабочего процесса на уровне отделов для объяснения полного цикла производства.
Можно воспользоваться другим шаблоном для создания схем рабочего процесса на основе плоских фигур уровня отдела, объектов рабочего процесса и шагов рабочего процесса. В таком случае можно создать наглядные учебные материалы как для онлайн-отображения схем, так и для лекций в виде текстовых файлов с изображениями отдельных фрагментов, например, производственного процесса.
Использованные источники:
1.
Microsoft Visio для образовательных учреждений. Визуализация данных с помощью простых фигур, связываем с данными. Создаем схемы из рисунков и простых фигур
http://blogs.technet.com/b/visio_ru/archive/2015/02/27/vizualizacija_2d00_dannyh_2d00_s_2d00_pomoshhju_2d00_prostyh_2d00_figur_2d00_svjazyvaem_2d00_s_2d00_dannymi.aspx
2.
Производственный процесс: структура и принципы рациональной организации