Процессный подход к менеджменту акцентирует внимание на совершенствовании и повышении эффективности непосредственно процесса управления. Содержание данного процесса можно представить как реализацию основных функций управления. В рамках эмпирической школы выделяют следующие функциональные обязанности менеджера по Петерсону-Плоумену:
1) Оценка наличных трудовых ресурсов. В рамках этой функции руководитель анализирует выполняемые подразделением задачи исходя из поставленной цели и определяет состав, квалификацию и должности специалистов, необходимых для их выполнения. Проводится оценка имеющихся трудовых ресурсов, их соответствие.требованиям и определяется потребность в дополнительных специалистах.
2) Создание резерва кандидатов. Данная функция выполняется при наличии недостатка трудовых ресурсов.
3) Отбор трудовых ресурсов. Осуществляется двумя методами: испытание и собеседование.
4) Адаптация трудовых ресурсов. Для того, чтобы минимизировать период социальной адаптации вновь поступившего работника, менеджер должен использовать все имеющиеся формальные и неформальные приемы. Например, закрепить за ним опытного работника с тем, чтобы, используя неформальные методы общения, новый сотрудник получил всю необходимую информацию.
5) Административная функция по трудовым ресурсам. В процессе реализации этой функции менеджер осуществляет контроль результатов деятельности каждого сотрудника и информирует их относительно эффективности выполняемой работы.
6) Организационная функция. При реализации этой функции задача менеджера состоит в предоставлении информации работникам о положительных и отрицательных сторонах их деятельности, конкретных направлениях улучшения их работы.
7) Мотивационная функция относительно трудовых ресурсов.
8) Профессиональная подготовка кадров. Существуют следующие способы обучения работников: подготовка путем проведения лекций, дискуссий и т.д., ротация по службе, обучение работников в процессе их работы.
9) Продвижение сотрудников по службе. Выполняя эту функцию, менеджер должен планировать и разрабатывать программу карьеры своих работников с целью повышения их мотивации к труду.
10) Управление организацией труда подчиненных работников.
В целом процессный подход получил свое развитие в изучении общих и специальных функций управленческой деятельности.
В теории управления происходит постоянный поиск новых форм и методов рационализации управления. Так, на рубеже 70-х гг. была выдвинута новая четко сформулированная идея о том, что организация - это открытая система, которая приспосабливается к своей весьма многообразной внешней и внутренней среде. В наиболее широком смысле система понимается как конкретный порядок, связанное целое. Это совокупность конкретных элементов, существование и функционирование которых взаимосвязано или взаимообусловлено в силу конкретных обстоятельств.
Системный подход как научная методология - это особое понятие, заключающее в себе рассмотрение объектов анализа не изолированно, а в связи со многими другими объектами и явлениями. Эти связи очень разнообразны, и изучить их для решения какой-то конкретной проблемы не представляется возможным. Поэтому системный подход предполагает выделение наиболее существенных связей, которые оказывают непосредственное и значительное влияние на свойства системы и решение поставленных задач в исследуемом объекте.
С позиции менеджмента особое значение имеет изучение социальных систем. Их возникновение и целостность определяются взаимодействием людей. А взаимосвязи в социальных системах характеризуется наличием общих целей или одинаковых интересов. Именно это является решающим фактором для совместной деятельности людей. Люди объединяются в коллектив, организацию, потому что каждый сам по себе не может удовлетворить какую- либо потребность, решить определенную задачу. Но задачи системы в целом отличаются от задач отдельных элементов, составляющих эту систему. Имея намерение решить свою проблему, люди уже для этого должны решать задачи всей системы, которые необязательно будут входить в их личные интересы.
Очень важным свойством социальной системы является то, что ее возможности и цели шире, чем простая сумма возможностей и целей составляющих ее элементов. Это свойство носит название эффекта целостности.
Таким образом, в составе социальной системы, будучи ее элементами, люди попадают в определенную зависимость от результатов деятельности других. Между людьми в составе социальной системы складываются определенные отношения. Роль руководителя в социальной системе вызвана разделением труда. И задачей менеджера является управление отношениями для достижения целей всей организации и реализации интересов отдельных работников.
В 60-80-е гг. прошлого столетия велись интенсивные поиски взаимосвязей между типами среды и различными формами управления. Эти поиски привели к ситуационному подходу в управлении. Ситуационный подход заключается в том, что для каждой производственной ситуации присущи свои конкретные методы управления. Поскольку на организацию влияет множество внутренних факторов и факторов внешней среды, то не может быть единого «лучшего» способа ею управлять. Наиболее эффективным способом управления в конкретной ситуации является тот, который будет оптимальным для данной ситуации.
Ранее рассмотренные школы основывались на определении принципов, относящихся к функциям управления. Они вместили в себя комплекс теоретических знаний о том, как должен работать руководитель, а применение этих принципов в управлении производством рассматривалось как искусство, достигаемое опытным путем. Ситуационный подход дал возможность прямо приложить науку к конкретным условиям и ситуациям. Центральным фактором ситуационного подхода является сама ситуация, т.е. комплекс обстоятельств, влияние которых на организацию в данное конкретное время самое сильное. Ситуация находится в центре внимания руководителя, что вынуждает его мыслить ситуационно. Именно это помогает руководителю выбрать тот метод управленческого воздействия, который в данной ситуации будет в наибольшей мере способствовать достижению цели организации.
Ситуационный подход не отрицает правильности теоретических концепций управления с момента их возникновения и до настоящего времени. Он не отрицает концепции процесса управления, характерной для всех организаций. Но он утверждает, что хотя общий процесс одинаков, конкретные методы воздействия, которые использует руководитель для достижения цели организации, могут быть абсолютно разными.
Таким образом, ситуационный подход эффективно увязывает конкретные приемы и научные воззрения с конкретными ситуациями для достижения целей организации. Оптимальное решение есть функция факторов среды в самой организации (внутренние переменные) и в окружающей среде (внешние переменные). В данном подходе сделана попытка интегрировать отдельные аспекты исторически предшествующих школ управления путем сочетания отдельных приемов.
Методология ситуационного подхода может быть представлена как четырехшаговый процесс:
1. Руководитель должен быть знаком со средствами профессионального управления, которые доказали свою эффективность.
2. Каждая из управленческих концепций и методик имеет свои сильные и слабые стороны или сравнительные характеристики в случае, когда они применяются к конкретной ситуации. Руководитель должен уметь предвидеть вероятные последствия как положительные, так и отрицательные, от применения данной методики или концепции.
3. Руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определить, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой их изменение.
4. Руководитель должен уметь увязывать конкретные приемы с конкретными ситуациями. Тем самым будет обеспечено достижение целей организации в сложившихся условиях самым эффективным путем.
Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческий функций.
При процессном подходе управление рассматривается как процесс - серия взаимосвязанных непрерывных действий. Эти действия называют управленческими функциями.
Каждая управленческая функция тоже представляет процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.
Существует несколько взглядов на состав функций управления, наиболее признанными считаются следующие функции - ПЛАНИРОВАНИЕ, ОРГАНИЗАЦИЯ, МОТИВАЦИЯ И КОНТРОЛЬ. Эти четыре первичных функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения.
Функция планирования
Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что надо делать, чтобы достичь этих целей.
Организация как функция
Организовать - значить создать некую структуру, чтобы предприятие могло выполнить свои планы и тем самым достигать своей цели. На любом предприятии работу выполняют люди, важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным работником задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю. Делегирование - это средство, с помощью которого руководство осуществляет выполнение работы с помощью других лиц. Концепция внесения систематического начала в организацию работы и деятельности людей может быть расширена до создания структуры организации в целом.
Мотивация
Руководитель должен всегда помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. Задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с порученными им обязанностями и в соответствии с планом.
Контроль
Контроль - это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей. В схеме функций управления, из блока контроля стрелка возвращает процесс управления к планированию, обеспечивая обратную связь.
В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимосвязанных элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.
Системный подход в управлении основывается на том, что всякая организация представляет собой систему, состоящую из частей, каждая из которых обладает своими собственными целями. Руководитель должен исходить из того, что для достижения общих целей организации необходимо рассматривать ее как единую систему. При этом стремиться выявить и оценить взаимодействие всех ее частей и объединить их на такой основе, которая позволит организации в целом эффективно достичь её целей. (Достижение целей всех подсистем организации явление желательное, но почти всегда не реальное.)
Ценность системного подхода для управления предприятием можно понять, рассмотрев два аспекта работы руководителя. Во-первых, он стремится добиться суммарной эффективности работы всей организации и не допустить, чтобы частные интересы какого-либо одного элемента организации повредили общему успеху. Во-вторых, он должен добиваться этого в условиях организационной среды, которая всегда создает противоречащие друг другу цели.
Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.
Как и системный, ситуационный подход не является простым набором предписываемых руководств это скорее способ мышления об организационных проблемах и их решениях. Ситуационный подход исходит из того, что, хотя общий процесс управления одинаков, специфические приемы, которые должен использовать руководитель для эффективного достижения целей организации, могут значительно различаться.
Ситуационный подход направлен на реализацию возможностей прямого приложения науки к конкретным ситуациям и условиям. Центральным моментом данного направления менеджмента является ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые влияют на организацию в данное конкретное время. Из-за того, что в центре внимания оказывается ситуация, ситуационный подход подчеркивает значимость "ситуационного мышления". Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут лучше способствовать достижению целей в конкретной ситуации. При этом простого указания на то, какие переменные сильнее всего влияют на результат (являются релевантными), явно недостаточно для того, чтобы определить, какое решение будет лучшим для достижения целей организации. Основная сложность заключается в том, что все многочисленные ситуационные процессы взаимосвязаны и их нельзя рассматривать независимо друг от друга.
Становление науки управления связано с развитием математики, статистики, инженерных наук и смежных с ним областей знаний.
Наиболее существенный вклад в развитие количественного подхода внесли Р. Аккоф , Л. Берталанфи , С. Бир, А. Гольдбергер, О. Фострестер, Р. Люс, Л. Клейн, Н. Джорджеску-Реган.
В школе науки управления различают два главных направления:
1. Рассмотрение производства как «социальной системы» с использованием системного, процессного и ситуационного подходов.
2. Исследование проблем управления на основе системного анализа и использования кибернетического подхода, включая применение математических методов и ЭВМ.
Школа науки управления в своих исследованиях опирается на три методологических подхода - системный, процессный и ситуационный, которые сформировались на основе эмпирического подхода.
Системный Подход позволяет рассматривать организацию как систему, состоящую из определенного количества взаимосвязанных элементов.
Первоначально теория систем применялась в точных науках и в технике.
Системный подход базируется на общей теории систем, основоположником которой считается Людвиг фон Берталанфи (1901-1971).
Значительный вклад в развитие системного подхода внес советский ученый-медик Л.К. Анохин (1898-1974). На основе проведения серии экспериментов он выдвинул концепцию систем, впоследствии получившую название теория функциональных систем, согласно которой основным стимулом доведения является полезный для организма результат. Достоинством теории функциональных систем является то, что она вместо физиологии отдельных органов рассматривает деятельность всего организма в целом. Теория Анохина оказала большое воздействие на развитие кибернетики, биологии, медицины, психологии и других наук
Применение теории систем в управлении в конце 30-х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления.
Системный подход - это не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих - это способ мышления по отношению к организации и управлению. Система - это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Системный подход является не набором каких-либо правил к руководству, а это скорее способ анализа организационных систем управления.
Системный подход основывается на следующих принципах:
1. Единства, т.е. совместного, комплексного рассмотрения системы как целого и как особого составления его частей.
2. Развития. Это принцип необходимости изменения системы по отношению к внешней и внутренней среде. т.е. система - это постоянно адаптирующийся целостный механизм.
3. Единства общей цели, где предполагается выбор глобальной цели длявсех подсистем организации. Оптимум подсистем не является оптимумом длявсей системы.
4. Функциональность, т.е. совместное рассмотрение структуры системы и функций. Приоритет всегда отдается функции над структурой, где функция- цель, назначение, а структура - состав, элементы. При анализе организационных систем необходимо выделять пересечения функциональных и структурных взаимосвязей.
5. Децентрализация. Сочетание централизации и децентрализации в структуре и функциях организационной системы может эффективно действовать (адаптироваться к внешним и внутренним условиям) только при оптимальном соотношении распределения решений в управленческих воздействиях.
6. Принцип иерархии. Анализ и учет соподчинения и соотношения составляю-щих частей системы, их ранжирование.
7. Принцип неопределенности, множественности. Детерминированный характер связей предполагает жесткую взаимосвязь между причинами и следствиями. При вероятностном подходе нет явной связи между причиной и следствием, где: одна причина может приводить к разным следствиям и наоборот - различные причины (факторы) могут приводить к одинаковым следствиям.
8. Принцип организованности, упорядоченности, т.е. выявление процессов последовательности и степени выполнения управленческих решений.
Можно выделить ряд научных аспектов, которые составляют сущность системного подхода:
1. Системно-элементный, отвечающий на вопрос из чего, каких элементов образована система;
2. Системно-структурный, раскрывающий внутреннюю организацию системы, способ взаимодействия образующих ее элементов;
3. Системно-функциональный, показывающий какие функции выполняет сис-тема и образующие ее компоненты;
4. Системно-коммуникационный, раскрывающий взаимосвязь данной системы как по горизонтали, так и по вертикали;
5. Системно-интегративный, показывающий механизм. Факторы сохранения, совершенствования и развития системы;
6. Системно-исторический, отвечающий на вопрос как, каким образом возникла система, какие этапы в своем развитии она проходила, каковы ее исторические перспективы
Системы делятся на два вида: открытые и закрытые. Закрытые системы отно-сительно независимы от окружающей среды, в то время как на открытую систему оказывают воздействие факторы внешней среды. Теория социальных систем рассматривает организацию как открытую систему, как многофакторное и многоцелевое образование.
Между всеми элементами системы существуют двусторонние и многосторонние связи, вызывающие изменение поведения людей в организации. Все это вместе определяется как организационная система, направленная на достижение поставленных целей. Связи в системе осуществляются через главные связующие процессы, такие как коммуникации, равновесие и принятие управленческих решений. Коммуникации обеспечивают обмен информацией в организации. Равновесие обеспечивает приспособление организации к постоянно изменяющимся условиям и достижение соответствия между потребностями и установками человека с требованиями организации. Процесс принятия решений регулирует и управляет системой.
Важное значение, в управлении имеет понятие подсистемы. Организации состоят из нескольких взаимозависимых подсистем. Так, производственная организация имеет социальную и техническую подсистемы. Под системы, в свою очередь, могут состоять из более мелких подсистем. Так как все они взаимосвязаны, неправильное функционирование даже самой маленькой под системы (отдельного отдела или работника) может повлиять на систему в целом.
Понимание организации предшествующими школами отличается от взглядов на нее школы науки управления. Ранние школы рассматривали только отдельные подсистемы организации. Так, школа человеческих отношений занималась преимущественно социальной подсистемой, школа научного управления - техническими подсистемами. Эти школы не могли определить все составляющие элементы организации. Ни одна из ранних школ не понимала значения влияния внешней среды на организацию, которая зачастую оказывает решающее значение на результаты ее деятельности.
Теория социальных систем имеет отличный от предшествующих школ взгляд на конфликт между человеком и организацией. Ранее этот конфликт рассматривался как отклонение от нормального хода событий, которое может быть преодолено с помощью материальных стимулов или методов гармонизации труда. Теория социальных систем рассматривает конфликт как нормальное состояние функционирования организации, а задача управления в этих условиях заключается не в устранении конфликта, а в нахождении наиболее оптимального способа выхода из него.
Так же как и предшествующие школы, теория социальных систем уделяет большое внимание формализации процедур, укреплению трудовой дисциплины, регламентации рутинных процессов.
Теория социальных систем заменяет принцип департаментализации на основе процесса принципом департаментализации на основе целей при формировании подразделений в организации. Под департаментализацией понимается процесс деления организации на отдельные блоки, которые могут называться отделениями, отделами или секторами.
Теория социальных систем подробно исследует проблему централизации и децентрализации управления. Управление в организации считается централизованным, если высшее руководство оставляет за собой большую часть функций и полномочий, и децентрализованным, если оно распределяет функции и полномочия между нижними уровнями управления. Соотношение степени централизации и децентрализации управления в организации определяет уровень делегирования высшим руководством нижестоящим уровням управления своих полномочий по принятию решений в таких важнейших областях, как разработка новой продукции, определение цен, маркетинг. Высшее руководство оставляет за собой решение таких вопросов, как определение стратегии организации, ее общих целей и задач, финансовой политики, осуществление контроля за расходами и стратегическими планами.
Децентрализованные структуры управления имеют много сторонников. Практическая деятельность многих организаций также подтверждает эффективность децентрализации. Широко известен опыт создания децентрализованной организации на примере «Дженерал Электрию» под началом Альфреда П. Слоуна в 20-х ГГ. нашего века. Позднее этой проблемой заинтересовался Питер Дракер , который изучил опыт децентрализации в ряде компаний, таких как «Дженерал Моторс», «Сире», «Дюпон», «Дженерал Электрик» и др., и пришел к выводу, что «основное правило для любой организации состоит в том, чтобы вовлекать наименьшее число уровней управления и создавать кратчайшую цепь команд».
Децентрализация имеет много преимуществ. Она предоставляет широкие полномочия нижестоящим уровням управления, что повышает скорость и объективность принятия решений, удешевляет делопроизводство, освобождает руководителей от необходимости работы с большими объемами информации. Вместе с тем децентрализация имеет и существенные недостатки. Работники низовых уровней могут быть не посвящены в цели, задачи и стратегию организации, а следовательно, решения не будут приняты или же будут приняты неправильно. Децентрализация может ослабить контроль за деятельностью низовых подразделений, что отразится на эффективности работы всей организации.
Децентрализация не может рассматриваться, в отрыве от централизации, которая способствует принятию более квалифицированных решений высшим руководством организации, имеющим достаточный опыт и знания в области принятия решений.
Процессный Подход как концепция управленческой мысли был впервые предложен классической (административной) школой управления, которая сформулировала и описала содержание функций управления, как не зависящих друг от друга. Процессный подход с позиций школы науки управления рассматривает функции управления как взаимосвязанные. Мескон дает следующее определение процессного подхода. «Процессный подход к управлению - подход, основывающийся на концепции, согласно которой управ-ление есть непрерывная серия взаимосвязанных действий или функций».
Автором концепции процессного подхода является Файоль , который считал, что «управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать».
Впоследствии различными авторами предлагались разные классификации управленческих функций. Так, Мескон считает, что «процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации и контроля». Эти функции объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений. Руководство (лидерство) рассматривается как самостоятельная деятельность, направленная на достижение целей организации.
Процессный подход основывается на положении о том, что все функции управления зависят друг от друга.
Важным вкладом школы науки управления является разработка в конце 60-х гг. ситуационного подхода, первоначальное упоминание о котором было сделано еще в 20-е гг. Фоллетт, открывшей «закон ситуации».
Ситуационный подход непосредственно связан с системным и процессным подходами и расширяет их применение на практике. Ситуационный подход часто называют ситуационным мышлением об организационных проблемах и их решениях.
Первой работой в области ситуационного подхода считается исследование английских ученых Т. Бернса и Г. Сталкера, которое они провели на 20 фирмах, производящих машиностроительную продукцию, электронное оборудование, искусственный шелк и др. Они рассмотрели работу этих фирм в стабильных И меняющихся условиях и пришли к выводу, что для каждого типа условий характерна своя организационная структура управления: для стабильных условий - «механическая» структура, а для изменяющихся условий - «органическая» структура. «Механическая» структура основана на глубоком разделении труда и широком применении регламентирующих документов. Для «органической» структуры свойственно изменение целей, задач и др., в зависимости от меняющейся обстановки, ситуации.
Сущность ситуационного подхода заключается в определении понятия ситуации, под которой подразумевается конкретный набор обстоятельств, переменных, оказывающих влияние на организацию в определенное время. Рассмотрение конкретной ситуации позволяет руководителю подобрать наилучшие способы и методы достижения целей организации, соответствующие этой ситуации.
Заслуга школы науки управления заключается в том, что она сумела определить основные внутренние и внешние переменные (факторы), влияющие на организацию. Различные авторы называют огромное количество переменных, от которых зависит эффективность работы организации. Но главных переменных, воздействующих на деятельность организации, не более десяти.
К основным внутренним переменным организации относятся ситуационные факторы, действующие внутри организации. Это - цели, задачи, структура, техника и технология, люди. Внутренние переменные являются результатом управленческих решений, принятых людьми, создавшими организацию.
Внутренние переменные изучались различными школами, при этом каждая школа акцентировала свое внимание на разных факторах внутренней среды организации. Так, например, школа научного управления обращала основное внимание на задачи и технологию управления; школа психологии и человеческих отношений - на трудовые ресурсы (людей) организации; классическая (административная) школа - на структуру управления. По мнению представителей этих школ, достижение целей организации полностью зависело, от внутренних переменных они не уделяли никакого внимания факторам, находящимся вне организации.
Для эффективного функционирования современных организаций им явно недостаточно учитывать влияние только внутренних переменных. В настоящее время организации испытывают значительное влияние факторов внешней среды, которые, в свою очередь, оказывают большое воздействие на внутренние переменные организации.
Мысли о необходимости учета влияния внешней среды на деятельность организации появились в конце 50-х гг 20 века. Ситуационный подход расширил взгляд на организацию как систему управления, подвергающуюся воздействию - как внутренних, так и внешних факторов. Необходимость учитывания изменений во внешней среде особенно актуальна в настоящее время. Выживание организации и сохранение эффективности ее работы в подавляющем большинстве случаев зависит от того, сумеет ли организация приспособиться к изменениям окружающей ее среды.
Ситуационный подход определил внешние переменные: факторы, находящиеся вне организации, которые оказывают серьезное влияние на ее успех. Впоследствии все факторы внешней cpeды были разделены на две группы: переменные прямого воздействия - поставщики (трудовых ресурсов, материалов, капитала), потребители, конкуренты, законы и государственные органы и переменные косвенного воздействия - состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные факторы (жизненные установки, традиции, обычаи и др.), политические факторы, международные события. Факторы прямого воздействия непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации. Факторы косвенного воздействия не оказывают немедленного воздействия на операции, но тем не менее их следует учитывать. Степень их влияния определяется сферой деятельности и внутренними возможностями организации.
Школа науки управления установила, что все переменные (факторы) как внутренней, так и внешней среды взаимосвязаны и взаимозависимы. Изменение в одной из них вызывает изменения во всех других.
67. Процессный, системный и ситуационный подходы к управлению.
Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческий функций.
При процессном подходе управление рассматривается как процесс - серия взаимосвязанных непрерывных действий. Эти действия называют управленческими функциями.
Каждая управленческая функция тоже представляет процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.
Существует несколько взглядов на состав функций управления, наиболее признанными считаются следующие функции - ПЛАНИРОВАНИЕ, ОРГАНИЗАЦИЯ, МОТИВАЦИЯ И КОНТРОЛЬ. Эти четыре первичных функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения.
Функция планирования
Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что надо делать, чтобы достичь этих целей.
Организация как функция
Организовать - значить создать некую структуру, чтобы предприятие могло выполнить свои планы и тем самым достигать своей цели. На любом предприятии работу выполняют люди, важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным работником задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю. Делегирование - это средство, с помощью которого руководство осуществляет выполнение работы с помощью других лиц. Концепция внесения систематического начала в организацию работы и деятельности людей может быть расширена до создания структуры организации в целом.
Мотивация
Руководитель должен всегда помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. Задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с порученными им обязанностями и в соответствии с планом.
Контроль
Контроль - это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей. В схеме функций управления, из блока контроля стрелка возвращает процесс управления к планированию, обеспечивая обратную связь.
В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимосвязанных элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.
Системный подход в управлении основывается на том, что всякая организация представляет собой систему, состоящую из частей, каждая из которых обладает своими собственными целями. Руководитель должен исходить из того, что для достижения общих целей организации необходимо рассматривать ее как единую систему. При этом стремиться выявить и оценить взаимодействие всех ее частей и объединить их на такой основе, которая позволит организации в целом эффективно достичь её целей. (Достижение целей всех подсистем организации явление желательное, но почти всегда не реальное.)
Ценность системного подхода для управления предприятием можно понять, рассмотрев два аспекта работы руководителя. Во-первых, он стремится добиться суммарной эффективности работы всей организации и не допустить, чтобы частные интересы какого-либо одного элемента организации повредили общему успеху. Во-вторых, он должен добиваться этого в условиях организационной среды, которая всегда создает противоречащие друг другу цели.
Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.
Как и системный, ситуационный подход не является простым набором предписываемых руководств это скорее способ мышления об организационных проблемах и их решениях. Ситуационный подход исходит из того, что, хотя общий процесс управления одинаков, специфические приемы, которые должен использовать руководитель для эффективного достижения целей организации, могут значительно различаться.
Ситуационный подход направлен на реализацию возможностей прямого приложения науки к конкретным ситуациям и условиям. Центральным моментом данного направления менеджмента является ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые влияют на организацию в данное конкретное время. Из-за того, что в центре внимания оказывается ситуация, ситуационный подход подчеркивает значимость "ситуационного мышления". Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут лучше способствовать достижению целей в конкретной ситуации. При этом простого указания на то, какие переменные сильнее всего влияют на результат (являются релевантными), явно недостаточно для того, чтобы определить, какое решение будет лучшим для достижения целей организации. Основная сложность заключается в том, что все многочисленные ситуационные процессы взаимосвязаны и их нельзя рассматривать независимо друг от друга.
Новая управленческая парадигма, сформировавшаяся во второй половине XX в. рассматривает системный и ситуационный подходы к управлению в качестве мощного средства решения теоретических и прикладных проблем управленческой деятельности.
Ситуационный подход – это выбор специфических приемов для конкретных ситуаций, основанный на определенной для данной организации стратегической концепции управления.
Впервые «закон ситуации» был сформулирован Мэри Паркер Фоллет в 1920-х гг. Превращение ситуационного подхода во влиятельную теоретическую позицию началось лишь в конце 1950-х годов. В число факторов, влияющих на формирование организационной структуры включают: состояние окружающей среды, размеры организации, стратегию организации (Альфред Чандлер).
Ситуационный анализ – комплексные технологии подготовки, принятия и реализации управленческого решения, в основе которых лежит анализ отдельно взятой ситуации.
Ситуационное управление – принятие управленческих решений по мере возникновения проблем в соответствии со складывающейся ситуацией.
Ситуационное управление предполагает: классификацию управленческих ситуаций, их корреляцию, экстраполяцию последствий принимаемых решений на каждом этапе управленческого цикла. Особенности реализации ситуационного подхода:
1. Руководитель должен быть знаком с принципами, формами и методами управления, которые доказали свою эффективность.
2. Каждая из управленческих концепций и методик имеет свои сильные и слабые стороны, или сравнительные характеристики и руководитель должен уметь предвидеть вероятные последствия, – как положительные, так и отрицательные, – от применения данной методики или концепции.
3. Руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию.
4. Руководитель должен использовать конкретные приемы, которые в данных обстоятельствах вызывают наименьший отрицательный эффект и имеют минимум недостатков, тем самым обеспечивая достижение целей организации самым эффективным путем в условиях существующих обстоятельств.
Системный подход - интенсивно развивающееся научное направление. Под системой понимается некоторое множество взаимосвязанных частей – компонентов, объединенных ради достижения общей цели (эффекта системы) в единое целое, взаимодействие между которыми характеризуется упорядоченностью и регулярностью на конкретном отрезке времени. Компоненты системы: элемент системы, взаимоотношения между элементами, подсистема, структура системы. Системы различают по степени сложности: неживые, живые, социальные. Рассматривают системы открытые и закрытые, статические и динамические. Динамические социальные системы и социальные организации открытого типа, включающие людей и отношения между ними, могут рассматриваться в качестве субъекта и объекта управления.
Система есть целостное образование, комплекс взаимосвязанных элементов, обладающих благодаря своему единению качественно новыми характеристиками. Каждая система является элементом системы более высокого порядка, а любой элемент системы – системой более низкого порядка. Одной из важнейших системных характеристик является энтропия. Энтропия характеризует соотношение дезорганизованности и организованности систем различной природы, предопределяет поведение людей в сложных искусственных системах (экономике, политике). При прогрессивном развитии социальной системы в ней быстрее уменьшается энтропия. Если энтропия в системе увеличивается, то это означает, что в системе преобладают процессы разрушения, движения в сторону неупорядоченности и гибели данной системы.
Исследователи выделяют различные системные свойства, которые необходимо учитывать при построении систем управления:
· Целостность – характеристика системы не сводится к сумме характеристик составляющих ее элементов.
· Структурность – возможность описания системы через установление связей и отношений ее элементов.
· Синергия – результат функционирования системы в целом всегда больше суммы результатов функционирования отдельных элементов системы.
· Иерархичность – соподчиненность элементов.
Системный подход в управлении рассматривает управленческую деятельность как систему. Системный подход помогает раскрыть сущность и содержание механизма управления. Управление современными социально-экономическими системами должно быть: всеситуационным, гибким, непрерывным, оперативным, эффективным. Системный подход включает следующие этапы деятельности:
- Выделение объекта управления. Выявление основных свойств данной системы и ее составных элементов.
- Определение основных критериев целесообразного функционирования системы, а также основных ограничений и условий ее развития.
- Выявление возможных вариантов структур и элементов, выявление факторов, влияющих на систему. Разработка модели системы.
- Оптимизация работы системы для достижения поставленной цели.
- Определение оптимальной схемы управления системой.
- Установление надежной обратной связи по результатам функционирования, определение надежности функционирования системы.
Основные понятия системного подхода можно представить в виде следующей логической последовательности: цель – элементы – связи элементов – структура – состояние системы – функционирование – взаимодействие с окружающей средой – организация – управляющее воздействие – результат.
Системы управления имеют сходную структуру, характеризующуюся наличием двух каналов связей между субъектом и объектом управления: канал прямой связи для передачи управляющего воздействия и канал обратной связи для передачи информации о состоянии и функционировании объекта. Процесс управления осуществляется на основе использования и переработки поступающей информации о поведении (состоянии) объекта и воздействия на него окружающей среды. Управление с позиции системного подхода есть осуществление совокупности воздействий на объект, выбранных из множества возможных воздействий на основании информации о поведении объекта и состоянии внешней среды для достижения заданной цели. Управление есть функция системы, направленная на сохранение ее основного качества (т.е. совокупности свойств, утеря которых приводит к разрушению системы), либо на выполнение некоторой программы, обеспечивающей устойчивость функционирования и достижение определенной цели.
Учет синергетических закономерностей развития систем позволяет сделать следующие выводы. Эффект от управляющего воздействия не имеет однозначной зависимости от величины приложенных усилий. Сложноорганизованным системам нельзя навязывать пути развития. Необходимо понять, как можно способствовать лучшему проявлению собственных тенденций развития системы. Всегда существуют альтернативные пути развития, и нет жесткой предопределенности. Синергетический подход к управлению – это дальнейшее развитие системного подхода, который дает новые возможности для исследования и осуществления управленческой деятельности.
Планирование и организация как функции управления
Планирование и организация являются важнейшими направлениями и сердцевиной управленческой деятельности. Они наряду с контролем и мотивацией определяют содержание управленческого цикла.
Планирование – непрерывный процесс установления и конкретизации целей развития организации и ее структурных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения ресурсов. В зависимости от целей различают стратегическое и тактическое планирование.
Стратегическое планирование предполагает определение миссии организации на каждой стадии ее жизненного цикла, формирование системы целей деятельности и стратегии поведения. Стратегия включает совокупность глобальных идей развития объекта управления и не всегда имеет точные временные индикаторы.
Тактическое планирование представляет собой поиск и согласование наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации. В процессе тактического планирования разрабатываются процедуры, конкретные меры, шаги, действия по реализации стратегии в конкретной ситуации.
Современное планирование должно быть итерационным, т.е. гибким и способным адаптироваться к постоянным изменениям самого объекта управления, изменениям внешней среды. Кроме направленности на активное преобразование объекта управления с целью достижения им желаемого состояния, планирование должно содействовать предотвращению ошибочных действий и сокращению неиспользованных возможностей.
Планирование как функция управления состоит в выборе оптимальной альтернативы текущего и перспективного развития объекта управления . Эта альтернатива должна соответствовать интересам объекта управления, его возможностям (ресурсам) и должна быть рассчитана на определенный период времени, а также определять основных лиц, ответственных за выполнение плана. Современная разновидность планирования -индикативное планирование. Базовым понятием системы индикативного планирования является индикатор – интегральный показатель, количественно определяющий качественные характеристики процесса. Индикаторы определяются как параметры границ, в пределах которых система, включающая организационные механизмы, технологические связи, материальные и финансовые потоки, может устойчиво функционировать и развиваться. Планированию должно предшествовать прогнозирование.
Планирование стратегии устанавливает общие направления развития организации и состоит из нескольких этапов: формулировка миссии и декларация принципов управления; определение целей и направлений деятельности организации; анализ внешней среды; анализ внутренней среды; формулировка различных стратегий; выбор лучшей стратегии; оценка возможности и целесообразности применения избранной стратегии; принятие стратегии.
Организация как функция управления направлена на то, чтобы реализовать намеченные планы. Организация непосредственно связана с систематической координацией многих задач и, следовательно, формальных взаимоотношений людей, их выполняющих.
Организация – это распределение ролей, заданий, информации и других ресурсов, процессов, методов и технологий, коммуникации, ответственности и полномочий. Организаторская функция предполагает также распределение и внедрение процедур, призванных обеспечить выполнение задач организации. Организация имеет место в рамках любого учреждения или предприятия. Зафиксированное и формально закрепленное разделение труда оформляется в виде организационной структуры. Существуют различные виды организационной структуры: линейная, функциональная, линейно-функциональная, матричная, дивизиональная и др. Таким образом, организация – это процесс создания организационной структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей. С помощью организационной структуры осуществляется координация деятельности. Координация обеспечивает взаимодействие различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач.
Этапы выполнения организационной функции :
· Построение организационной структуры, выделение подразделений, определение их состава, задач и функций.
· Предусмотрение взаимоотношений в организации (как горизонтальных так и вертикальных). На этом этапе определяются права, обязанности и ответственность структурных подразделений и должностных лиц.
· Обеспечение этих взаимоотношений, распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов.
Важнейшей составляющей функции организации выступает делегирование полномочий:
· поручение работникам индивидуальных конкретных заданий;
· предоставление соответствующих полномочий и ресурсов подчиненным;
· формулирование обязательств подчиненных выполнить порученные им задания.
Основные принципы организации как управленческой функции – это принцип единства цели и принцип эффективности. Организация деятельности людей в рамках того или иного предприятия должна обеспечивать высокую эффективность, то есть достижение целей при минимальных нежелательных последствиях или издержках. Устойчивой тенденцией последних лет стало стремление организаций к уменьшению количества уровней управления.
Похожая информация.