В каждой организации трудовая деятельность регулируется приказами и распоряжениями руководителя. При этом во многих компаниях распространена практика, когда разработка приказов поручается именно секретарю (личному помощнику). В данной статье мы рассмотрим, какие правила оформления приказов при этом необходимо соблюдать.

Из данной статьи вы узнаете:

• правила оформление приказа;
• состав реквизитов приказа;
• как избежать ошибок при составлении приказа.

Каждый секретарь обязан знать правила и требования к оформлению различных документов. Особенно это актуально, когда речь заходит о документации, регламентирующей деятельность компании и ее сотрудников. Учитывая тот факт, что секретарям довольно часто приходится заниматься контролем исполнения документов, он должен знать, что данный документ оформлен по всем правилам. Именно правила оформления приказов мы и обсудим более подробно.

Оформление приказа

Прежде чем заняться вопросом оформления приказов, сначала разберемся в их классификации. Приказ является основным распорядительным документом в организации. Для удобства принято делить приказы на две группы: по личному составу и остальные. Соответственно, приказами по личному составу занимается кадровая служба (как правило), а остальными (по основной деятельности) - руководитель организации. В нашем материале условно речь пойдет о приказах, которые не касаются личного состава, так как отношение последних к делопроизводству является не таким явным.

Отметим, что для оформления приказа необходимо использовать бланк для особых видов документов с соответствующим наименованием. Также следует заметить, что текст приказа делится на две части: констатирующую и распорядительную. Первая часть служит обоснованием и указанием причин, которые послужили основой приказа. Вторая - самим приказом (распоряжением), повествующем об изменениях, нововведениях и т.д. При наличии нескольких пунктов в распорядительной части приказа следует каждый нумеровать арабскими цифрами и начинать с новой строки. При этом необходимо указывать, ответственное лицо, которому поручается исполнение. Должность, фамилия и инициалы исполнителя указываются в дательном падеже (начальнику юридического отдела Иванову С.С. ).

Реквизиты приказа

Состав реквизитов приказа регламентирует ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно данному стандарту, приказ должен содержать следующие реквизиты.

Постоянные реквизиты «единого» бланка:

• эмблема (03);
• наименование организации (06);
• наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ).

Переменные реквизиты «единого» бланка:

• дата (09);
• регистрационный номер (10);
• место составления или издания документа (12);
• заголовок (17);
• текст (19);
• отметка о наличии приложения (20);
• подпись (21);
• визы (23).

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?». Например, «Об изменении графика работы», «О смене тарифных планов» и т.д.

Ошибки в приказах

Достаточно часто при оформлении приказов возникают ошибки, связанные с большим количеством требований к оформлению. Ниже мы рассмотрим наиболее распространенные.

ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда:

2.1. Рабочие совещания проводить не реже 1 раза в неделю. Внеплановые – по мере необходимости.

2.2. Вопросами деятельности Комиссии являются:

Анализ текущего состояния штатного расписания в разрезе по категориям персонала;

Соотношение должностей (профессий) работников, предусмотренных штатными расписаниями учреждений, с профессиональными квалификационными группами и квалификационными уровнями.

Комментарий : в приведенном примере п. 2.1 должен быть сформулирован иначе: «проводить рабочие совещания не реже одного раза в неделю, внеплановые – по мере необходимости»; содержание п. 2.2 по своему характеру не для приказа. Информация, изложенная в п. 2.2, должна содержаться в другом документе, например, в положении о комиссии. Пример: пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда.

ПРИКАЗЫВАЮ:

3. Комиссии в своей работе рекомендуется иметь в виду, что заработная плата работников (персонала), устанавливаемая в соответствии с новой системой оплаты труда, не может быть меньше заработной платы, выплачиваемой работникам в соответствии с трудовым договором до введения новой системы оплаты труда, при условии сохранения объема должностных обязанностей работников (персонала) и выполнения ими работ той же квалификации.

Комментарий: пункт приказа сформулирован как рекомендация. Чтобы данное положение приобрело предписывающий (директивный) характер, его нужно изложить следующим образом:

3. Комиссии исходить из положения, что заработная плата работников (персонала)…

Комментарий: в приказах не должно быть неконкретных положений, положений общего характера, не влекущих определенных действий, например:

1.5. Усилить контроль за условиями труда медицинских работников.

Чтобы данное положение приобрело конкретный характер, чтобы поручение могло быть поставлено на контроль, данный пункт должен быть сформулирован иначе, например:

1.5. Руководителям лечебно-профилактических учреждений в срок до (дата) привести условия труда медицинских работников в соответствие с нормативными документами по труду и охране труда.

Согласно Википедии:

Прика́ з - в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивные дело"
- Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")
- Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
- о приеме на работу,
- о переводе на другую работу (перемещении)
- об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
- о дисциплинарных взысканиях,
- о совмещении,
- о поощрении,
- об установлении надбавки к окладу,
- об изменении персональных данных работника,
- о присвоении разрядов, классности,
- об изменении условий труда,
- обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет , приказы по отпускам и командировкам – 5 лет . Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:
1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу - Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 - отсутствуют».
А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?
- Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
- Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на – разберем подробно;
- Приказы о начислении премий сотрудникам;
- Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем!

Предлагаем вашему вниманию классическую статью про оформление приказов (состав реквизитов, их назначение, размещение, отображение), которую автор снабдил отдельными рекомендациями практика и множеством примеров. Особое внимание уделено формулированию текста приказа.

Управленческое действие / воздействие обычно начинается с издания некого распорядительного документа, получившего еще в древние времена наименование «приказ». Приказ - это выстрел стартового пистолета. Современный канцелярский язык приказом называет распорядительный документ, издаваемый с целью решения каких-либо организационных, управленческих или административно-хозяйственным задач, стоящих перед организацией в целом, ее структурным подразделением или отдельным должностным лицом.

Приказ - стандартный распорядительный документ, который используется всеми организациями нашей страны. Поэтому набор реквизитов данного документа заранее определен, жестко регламентированы правила оформления, издания и дальнейшего исполнения приказа. Особой регламентации подвергается контроль исполнения приказов, этот процесс и по сей день не теряет своей актуальности.

Работая с приказом, нужно как минимум знать правила:

• оформления бланков приказов,
• оформления текста приказа,
• подписания приказа,
• рассылки приказа исполнителям,
• организации контроля исполнения приказа,
• организации хранения приказов в текущем делопроизводстве,
• подготовки приказов к архивному хранению.

Деление приказов на различные группы

Сегодня приказы принято делить на две группы:

• приказы по основным вопросам деятельности (среди которых можно отдельно выделить приказы по административно-хозяйственным вопросам);
• приказы по личному составу.

Такое деление приказов на группы по назначению позволяет возложить ответственность за их издание на разных исполнителей:

• приказами по основным вопросам деятельности, как правило, занимается служба ДОУ 1 , а
• приказы по личному составу издают, регистрируют, используют и хранят службы персонала.

Все виды работ с приказами по личному составу требуют отдельного разговора, и в большей степени касаются не делопроизводственных, а кадровых процессов. Поэтому в нашей статье остановимся только на одной группе приказов - по основным вопросам деятельности.

Давайте вспомним самые распространенные цели издания таких приказов:

• определить дату начала работы организации в целом или ее подразделения (например, кредитные организации в обязательном порядке издают приказы о начале работы территориально удаленного структурного подразделения / дополнительного офиса);
• распределить полномочия между первыми должностными лицами организации (например, с целью делегирования полномочий от руководителя организации его заместителям или об использовании печати организации);
• с целью ввода в действие каких-либо бизнес-процессов (например, издаются приказы о вводе новых тарифных планов или изменении действующих);
• с целью утверждения нормативных, методических и других документов, регламентирующих деятельность организации (в этом случае приказ не просто утверждает новые нормативы, делая их обязательными, но и говорит, с какого времени они становятся таковыми, а также проясняет другие ключевые аспекты относительно них);
• с целью проведения каких-либо хозяйственных операций (в качестве примера можно привести ежегодную головную боль любого хозяйственника - приказ о проведении инвентаризации).

Назначение и тематика приказов огромна, мы привели только примеры, характерные для любой организации 2 . А есть приказы, характерные только для организаций определенного вида деятельности. Например, все банки обязательно издают приказы об укрепленности помещений, о курсе валют и т.д.

Кстати, упомянутая нами инвентаризация проводится ежегодно, поэтому приказ, издаваемый по этому поводу, можно смело считать типовым управленческим документом. А что мы делаем с типовыми документами? Мы разрабатываем для них типовые (унифицированные) формы, основная задача которых - облегчить жизнь пользователям и максимально использовать возможности электронного документооборота.

Требования к оформлению бланков приказов

Но прежде чем унифицировать документ, давайте рассмотрим, из каких элементов он состоит, другими словами, рассмотрим требования к оформлению приказа и состав его реквизитов. В этом нам поможет «любимый» ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с его рекомендациями приказы издаются на специальных бланках, которые называются бланками конкретного вида документа, т.к. на них печатается наименование вида документа (ПРИКАЗ), то документ другого вида (например, АКТ) на этом бланке издать уже не удастся.

А теперь посмотрим на образцы бланка конкретного вида документа, а также на предписания относительно состава его реквизитов:

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

22 - подпись;

25 - оттиск печати;

27 - отметка об исполнителе;

30 - идентификатор электронной копии документа <. . .>

4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19 <. . .>

Пример 1

Продольный бланк приказа (с нумерацией реквизитов согласно ГОСТу Р 6.30-2003)

Пример 2

Угловой бланк приказа с центрированным расположением реквизитов и их нумерацией

Мы продемонстрировали продольный и угловой бланки с центрированным расположением реквизитов - это самые распространенные варианты оформления. Еще существует угловой бланк с флаговым расположением реквизитов: так же как и в Примере 2, реквизиты размещаются в левой части листа, но не центрируются там, а располагаются от границы левого поля.

Примеры 1 и 2 отличаются не только размещением реквизитов, но и их составом, например, у организации может быть вышестоящая организация, а может и отсутствовать, у нее может быть своя эмблема или право использовать герб России / ее субъекта, а может и не быть. Кстати, если у организации есть несколько эмблем / товарных знаков да еще и право использования герба, то на бланке документа нельзя размещать сразу все - придется выбрать что-то одно. Специальные уголки (скобки) для размещения заголовка к тексту на бланке не обязательны (есть только в Примере 2), вне зависимости от продольного или углового способа размещения реквизитов бланка заголовок к тексту печатается от границы левого поля.

Чем же бланк приказа отличается от бланков других видов документов? Приказ является внутренним документом, поэтому в его бланке отсутствуют реквизиты, в которых указываются метаданные организации: ее код (реквизит 4), ОГРН (5), ИНН/КПП (6), справочные данные об организации (9). Нет на нем и ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа (реквизит 13), которая характерна только для писем и заполняется на ответных документах.

Не следует забывать, что сейчас мы говорим о бланке документа, т.е. о чистом листе бумаги формата А4, на котором аккуратно, без ошибок и опечаток, напечатаны сведения, одинаковые для всех приказов данной организации, а также нанесены отметки для дальнейшего проставления некоторых переменных реквизитов 3 .

Как разработать и защитить от редактирования отдельные фрагменты формы документа или бланка, рассказано в статье «Создание защищенных форм документов в MS Word» на стр. 84 журнала № 11’ 2012

Признаюсь, я, как любая женщина, люблю все блестящее, поэтому мне больше нравятся бланки, изготовленные типографским способом, особенно выполненные способом тиснения текста на хорошей плотной бумаге. Однако при желании на издании бланков можно сэкономить, создав шаблон бланка с помощью компьютера, и в дальнейшем использовать его для оформления приказов, распечатывая их на любых доступных печатающих устройствах.

При оформлении приказов следует помнить, что в них нет обращения к предполагаемому корреспонденту, поэтому реквизит 15 (адресат) также отсутствует (при этом любой приказ можно отправить какому-либо должностному лицу, например, по почте, может быть составлен и специальный список рассылки приказа). Приказы не утверждаются, а подписываются руководителем, поэтому на их бланках не предусмотрено место для оформления реквизита 16 (гриф утверждения документа). А вот перечисленные ниже реквизиты вполне могут быть оформлены на таком официальном документе, как приказ:

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Герб, эмблема или товарный знак

В соответствии с законом «О Государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб РФ разрешается помещать на бланках государственных учреждений федерального уровня (например, на бланке Центрального Банка РФ, на бланке Министерства юстиции РФ, Министерства иностранных дел и т.д.). Размещение герба РФ на бланках других организаций является нарушением законодательства и может привести к соответствующим санкциям.

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами этих субъектов.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Но если вы не располагаете средствами, с помощью которых можно нанести эмблему организации на бланк приказа (например, в вашем распоряжении только пишущая машинка), а также учитывая тот факт, что приказ является внутренним документом, эмблему на бланке приказа можете и не размещать.

Наименование организации

Наименование организации является основным реквизитом бланка приказа, с помощью которого идентифицируется автор документа, поэтому наличие данного реквизита на бланках приказа необходимо, и оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Так, если в уставных документах указано наименование: Закрытое Акционерное Общество «Лучьшие друзя природы - ХХ1», то и на бланке должно быть воспроизведено это наименование со всеми орфографическими и пунктуационными ошибками.

Для части приказов установлен предельный срок хранения - постоянно. Поэтому наименование вашей организации должно быть прочитано и понято не только вами и вашими современниками, но и потомками. Представьте, сколько сил потребуется исследователю для расшифровки следующего наименования: РОСФИНМОНИТОРИНГ или МОСЭЛЕКТРОТЯГСТРОЙ. Это напоминает задорновское название НИИВТОРСЫРЧЕТМЕТБРЕДСНАБСТЫДСБЫТЗАГРАНПОСТАВКА. И это могло бы быть просто шуткой, если бы не сокращенное наименование организации, увиденное мною на реальном бланке письма из Самары: ОПП ЖБИ СГО СРО ООО ИВА.

Если уставом организации утверждено использование краткого наименования организации, то его нужно размещать на бланке приказа в скобках под полным наименованием (см. Пример 1).

При необходимости на бланках указывается наименование вышестоящей организации, которое печатается выше наименования организации. Наименование вышестоящей организации может быть напечатано как полно, так и сокращенно (см. тот же Пример 1).

Если филиалу, территориальному отделению или представительству предоставлено право самостоятельно издавать распорядительные документы от имени руководителя подразделения, в том числе и приказы, то им предоставляется право издавать и бланки приказов. При этом наименование подразделения располагается ниже наименования организации, в состав которой они входят.

Наименование вида документа

В качестве наименования вида документа в приказах всегда печатается слово «ПРИКАЗ» полностью заглавными буквами.

Дата и регистрационный номер

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Иногда неопытные делопроизводители датой приказа считают дату его регистрации, но хочу обратить ваше внимание - это является грубейшей ошибкой. На практике встречаются ситуации, когда руководитель подписывает приказы поздно вечером, а на регистрацию они попадают только следующим утром, но и в этой ситуации (с юридической точки зрения!) датой приказа должна быть дата его подписания руководителем.

Допускается несколько способов оформления даты:

• арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например, 15.06.2012 или
• словесно-цифровым способом, например, 15 июня 2012 г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и дополнительного индекса. Например, приказам, изданным по вопросам утверждения или изменения тарифов, можно присвоить индекс «т», тогда регистрационный номер получится 125-т или 125/т. Отдельные элементы номера могут разделяться между собой косой чертой или тире. Можно кодировать любую удобную вам информацию о приказах, прибавляя ее к порядковому номеру документа внутри своей отдельной подгруппы. Еще часто в номер документа включают номер дела по номенклатуре дел, в которое он будет подшит, например: 07-12/125.

Место составления или издания документа

Его указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Еще наименование столичного города не принято предварять буквой «г». Хотя, как видно из изученных мною источников, этим грешат и наши федеральные учреждения.

Пример 3

Хочется вспомнить очень смешной случай с этой самой буквой «г». Вы знаете, что при создании баз данных полям присваиваются названия. Так вот, в одной базе данных в разделе «Адрес клиента» поле, в котором нужно было указывать город, было названо просто «г.». А один из сотрудников, заполнявших базу, эту же букву вписал и в содержимое ячейки вместе с наименованием города, у него получилось «г. Ейск». При автоматическом формировании адресных ярлыков для почтовой рассылки документов по клиентам программа, формируя адрес, писала «г.» и далее подставляла содержимое этой ячейки, написанное заглавными буквами. В результате в адресе получился населенный пункт «г. Г.ЕЙСК». Другой оператор, бегло проглядывавший автоматически сформированные ярлыки перед их распечаткой, заметил ошибку и быстро исправил ее... удалив одну точку, получилось «г. ГЕЙСК». Вот так рождаются на карте новые города!

Текст приказа

Заголовок к тексту оформлять желательно. Он является основным поисковым признаком документа и «палочкой-выручалочкой» для сотрудников, регистрирующих документ, т.к. отражает смысловую нагрузку (в заголовке кратко излагается суть приказа). Это позволяет значительно сократить время на регистрацию документа.

Заголовок начинается с предлога «О» (или «Об») и формируется при помощи отглагольных существительных или существительных, указывающих на предмет. Он должен соответствовать содержанию приказа и кратко передавать его смысл. Например:

• О создании аттестационной комиссии;
• О проведении торжественных мероприятий, посвященных 65-й годовщине Великой Отечественной войны;
• Об итогах проведения семинара.

Теперь подробно остановимся на основной части документа, ради которой собственно и проделываются все манипуляции с бланками, - на его тексте.

На бланке печатается, как правило, только первая страница приказа, вторая и последующие печатаются уже на чистых листах бумаги формата А4. Если в приказе более двух листов, то они нумеруются.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание приказа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Если приказ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, то в констатирующей части приказа указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках (Пример 4). В последнем предложении констатирующей части точка не ставится.

Пример 4

Констатирующая часть текста приказа

Во исполнение приказа Председателя ЦБ РФ от 12.02.2011 № 125 «О внесении изменений в нормативные документы»

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки от левого поля документа. После него ставится двоеточие.

Затем с абзаца новой строки следует текст распорядительной части приказа. Используемые здесь формулировки должны быть конкретными, четким, не допускающими двоякого толкования и лингвистически правильными. Они не должны противоречить ранее изданным нормативным и распорядительным документам, изданным в данной организации и в целом в правовом поле России.

Если распорядительная часть приказа предполагает различные по характеру действия или поручения, которые будут исполняться несколькими исполнителями, то ее следует разделить на пункты , которые нумеруются арабскими цифрами. Если текст приказа содержит подпункты, то их также лучше нумеровать арабскими цифрами (их номер будет состоять из порядкового номера пункта, точки и порядкового номера подпункта внутри пункта и т.д.). Количество уровней вложенности может быть разным (где-то 1 уровень, где-то - 2, где-то - 3 и т.д.); нумерация, конечно, поможет определить, что куда относится, но злоупотреблять не стоит. См. Пример 5.

Обратите внимание, что после номера пункта/подпункта приказа обязательно стоит точка, которая отделяет номер от текста этого пункта/подпункта. А когда вы хотите на него где-либо сослаться, то номер уже нужно писать без последней точки, например, «согласно подпункту 2.1.1 приказа».

Текст абзацев нумерованного списка может начинаться от границы левого поля (отступы будут делаться только в красной строке каждого абзаца, как в Примере 6). А может быть расположен весь с большим отступом и вправо будут «съезжать» только номера пунктов/подпунктов, которые в этом случае будут хорошо видны (этот вариант показан в Примере 11).

Пример 5

Нумерация поручений распорядительной части приказа

В каждом пункте указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения . Исполнителя рекомендуется указывать в дательном падеже, при этом называется не только его фамилия, но и должность (возможно с наименованием структурного подразделения) - см. пункт 1 в Примере 6. Если предписываемое действие будет исполняться несколькими исполнителями одновременно, то в этом случае исполнители могут быть указаны обобщенно (как в пункте 2 того же Примера 6).

Пример 6

Формулировка поручения

1. Начальнику Управления операционно-кассового обслуживания Петрову И.И. провести ревизию кассы Дополнительного офиса «Малышок». Срок исполнения - 12 декабря 2012 года.

2. Руководителям филиалов подготовить ежегодный отчет по итогам деятельности подразделений за 2012 год. Срок исполнения - 21 января 2013 года.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - «разработать», «утвердить», «подготовить», «ввести в действие» и т.д.

Срок исполнения должен устанавливаться для каждого задания в отдельности. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

См. статью «Как определить сроки исполнения?» на стр. 12 журнала № 8’ 2011

Чтобы не было лишней путаницы, лучше использовать формулировку «Срок исполнения - <конкретная дата>», как это сделано в Примере 6. Это означает, что если поручение выполнено в указанный день (до конца рабочего дня), то оно выполнено своевременно. Если же вы будете использовать предлоги «к», «до», то будьте готовы к тому, что не все поймут их смысл одинаково. Например, «до 14.12.2012» кто-то поймет как до конца предыдущего дня, т.е. по 13.12.2012 включительно. Еще больше вопросов возникает, когда крайнюю дату исполнения поручения приходится высчитывать, например, для формулировки «в течение 10 дней»:

• с какой даты отсчитываем срок - с даты подписания приказа или со следующего дня?
• считаем календарные дни или только рабочие? и т.п.

Работая с документами, издаваемыми современными авторами, мне приходится делать печальный вывод о том, что красиво и аккуратно разместить текст приказа на листе бумаги многие просто не умеют, т.к. плохо владеют средствами редактирования текстов, например, программой MS Word. Какие ошибки наиболее распространены? Люди не умеют пользоваться функцией «создание нумерованного списка», а если и умеют, то могут заставить машину считать только до первого уровня списка. Не владеют функцией «табуляция». И часто отступ оформляют «дедовским» методом - с помощью клавиши «пробел».

Когда я работала преподавателем делопроизводства, мне пришла в голову замечательная идея: а не использовать ли нам такую простую вещь, как таблицу? Во-первых, текст тогда будет выровнен по левому краю одинаково, номера пунктов тоже сразу видны. Во-вторых, для исполнителя и срока исполнения можно отвести отдельные ячейки, тогда и эта информация будет сразу бросаться в глаза. См. Пример 7.

Говоря об использовании таблиц при составлении документов, мне не хотелось бы, чтобы вы понимали это как руководство к действию (долой текстовые документы!) и перешли на составление документов с помощью «программы-калькулятора» Exсel. Да-да! И это не смешно. Мне присылали на редактирование приказы, отпечатанные в виде такой «умной» таблицы. Скажу честно, править их невозможно... легче перепечатать. Предлагаю использовать таблицы (если моя идея вам понравится) в текстовом редакторе MS Word. Их границы должны быть прозрачными (т.е. видны только на экране).

Пример 7

Структуризация пунктов распорядительной части текста приказа при помощи таблицы

Текст приказа составляется исполнителем-автором документа. Как правило, тщательной проработке подвергается каждое слово поручения. Часто проект документа проходит процедуру согласования с несколькими должностными лицами. Ведь простая ошибка или опечатка могут привести не только к мелким неприятностям, но и к большим проблемам. Вспомните старый-престарый мультфильм, в котором предлагалось правильно поставить запятую в простом распоряжении: «Казнить нельзя помиловать».

Обращу ваше внимание еще на одну проблему - это любовь к сокращениям. Бесцеремонно сокращают должности, названия структурных подразделений. А еще, бывает, пытаются с любовью и придыханием писать с заглавной буквы название каждой должности или структурного подразделения и, что совсем недопустимо, каждое слово должности «горячо любимого руководителя».

Конечно, это не делопроизводство в чистом виде, а скорее вопрос корпоративной этики. Чтобы раз и навсегда уйти от назойливой проблемы, необходимо во внутреннем нормативном документе, например, в инструкции по делопроизводству, четко установить правила написания должностей и подразделений, а также утвердить перечень используемых в документах общепринятых сокращений.

Что писать с маленькой и что с заглавной буквы в наименованиях должностей и подразделений, мы разобрались в статье «Написание наименований должностей», опубликованной на стр. 54 журнала № 9’ 2012

Если к приказу прилагается какой-либо документ , то в тексте приказа его наименование указывается полностью и после этого сразу в скобках делается отметка о том, что документ прилагается к приказу (например, «(прилагается)» или «(приложение 1)», еще см. Пример 8). Если приложений несколько, то они нумеруются. Но отдельно отметка о наличии приложений после текста приказа не оформляется!

На первом листе документа, являющемся приложением к приказу, в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера (Пример 9). Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами.

Пример 8

Упоминание приложений и утверждение документов в тексте приказа

1. Утвердить Перечень структурных подразделений, участвующих в смотре (приложение 1).

2. Утвердить и ввести в действие с 21 января 2013 г. Порядок взаимодействия подразделений банка в процессе издания распорядительных документов (приложение 2).

Пример 9

На приложении к приказу отражается его номер и дается ссылка на утверждающий документ

Пример 10

На утвержденном документе оформляется гриф утверждения с указанием реквизитов приказа

Приказом могут утверждаться внутренние нормативно-методические документы. В этом случае в тексте приказа должно быть воспроизведено их полное наименование (см. пункт 2 текста в Примере 8), а на утвержденном документе оформляется гриф утверждения (см. Пример 10 и обратите внимание, что в грифе слово «УТВЕРЖДЕН» должно согласовываться с родом утвержденного документа, например: Положение - УТВЕРЖДЕНО, Порядок - УТВЕРЖДЕН, а Инструкция - УТВЕРЖДЕНА). Отдельным пунктом приказа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению и дополнению в связи с изданием данного приказа (см. пункт 3 текста в Примере 8).

Последним пунктом приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа . Не рекомендуется в качестве контролера указывать руководителя учреждения, подписавшего приказ. Фраза «Контроль исполнения оставляю за собой» не совсем корректна. Контрольная функция присуща руководителю изначально при назначении его на должность. И если он самостоятельно контролирует исполнение изданных им распорядительных документов, то данный пункт просто не печатается.

Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия. В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается сразу от левого поля документа (без отступа). См. Пример 11.

Так как приказы печатаются на специальных бланках с указанием наименования организации «в шапке», то дублировать его в должности «подписанта» не нужно. Заверять подпись на этом внутреннем документе печатью тоже не нужно.

Отметка о контроле за исполнением приказа чаще всего проставляется на документе, поступившем из вышестоящей организации, исполнение которого обязательно для подведомственных структур. Особо подчеркну, что исполнение данного приказа будет контролироваться не только руководителем организации, получившей приказ, но и учреждением, которым документ был издан.

Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу документа в виде буквы «К» или слова «Контроль». Для этого часто используют штампы.

Пример 11

Приказ по основной деятельности

Сноски

1. Служба ДОУ (служба документационного обеспечения управления) на конкретном предприятии может именоваться по-разному: Управление делами, секретариат, канцелярия и т.п., вплоть до личности отдельного секретаря в малой организации.

2. Это типовые приказы, поэтому они нашли отражение в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558).

3. Известны случаи, когда на специальную мелованную бумагу наносили только изображение эмблемы организации, а затем с помощью принтера печатали необходимый в конкретной ситуации бланк или документ в целом.

Введение

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывавшимся в те далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

В древности документы составлялись на самых различных материалах. В Ассирии - на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне - на пальмовых листьях, в Египте - на каменных плитах и папирусах, в Древнем Новгороде - на бересте. Изобретенная в 105 г. в Китае бумага открыла новую эру в жизни документов. На многие столетия она стала практически единственным материалом для оформления. Реальная альтернатива документам на бумажной основе возникла только несколько десятилетий назад с появлением компьютера. Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

Основная цель работы заключается в изучении и анализе работы с организационно-распорядительными документами, способствующими совершенствованию и правильной организации труда. Работа определяет единую систему организации делопроизводства, устанавливает единые требования к документам, их оформлению на предприятии и его структурных подразделений, единые требования к учету, использованию и хранению документов.

Требования к составлению и оформлению приказов

Специалисты по управлению считают, что эффективность работы предприятия на 75% зависит от умения грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.

Различают три вида приказа:

· приказ по основной деятельности;

· приказ по личному составу.

· приказ по административно-хозяйственным вопросам.

Приказ по основной деятельности

Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности. Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому.

Подготовка приказа включает в себя несколько этапов:

· инициирование издания приказа;

· сбор необходимой информации;

· подготовка проекта документа;

· согласование;

· проверка правильности оформления;

· подписание;

· доведение приказа до исполнителей.

Обработка распорядительных документов может регламентироваться положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в инструкцию по делопроизводству организации.

Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: "В целях...", "На основании...", "В связи с...".

Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т. е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом "Приказываю", который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: "Директорам заводов...", "Начальнику отдела кадров Иванову В. П..." и т. п. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме "подготовить", "зачислить", "обеспечить", "утвердить". Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф.И.О.). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит "приложение" в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: "Утвердить инструкцию по делопроизводству".

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия для обеспечения основной и оперативной деятельности.

Приложение к приказу - дополнительные к основному тексту приказа материалы справочного, документационного или иного характера.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц с охватом основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказ оформляется на общем бланке формата А4. Далее в ходе работы над проектом приказа следуют этапы согласования и подписания. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".

Проект до подписания подлежит согласованию со всеми заинтересованными лицами, а также со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

Для ознакомления с приказом могут быть подготовлены выписки из приказа по каждому пункту.

Работодатель должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжке несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Издание такого приказа по основной деятельности обязательно, несмотря на то что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностные инструкции и в трудовые договоры работников, ответственных за работу с трудовыми книжками. В связи с периодической сменой работников кадровой службы, а также их возможным временным отсутствием представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в настоящий момент сотрудника и можно ограничиться названием должности (если за ней закреплена одна штатная единица).

Новая страница 1

Бланки и реквизиты

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются:

наименование организации;

название вида документа (ПРИКАЗ);

дата издания;

регистрационный номер;

место издания;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

визы.

Оформление основной части приказа

Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми средствами, чтобы исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.

Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа.

· Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.

Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании.

Констатирующая часть приказа отделяется от распорядительной словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое может печататься прописными буквами без разрядки с новой строки с абзацем или строчными буквами в разрядку с новой строки без абзаца (п р и к а з ы в а ю), как это установлено в федеральных органах исполнительной власти . Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Пункты распорядительной части приказа могут носить организационный характер, в этом случае формулируется только управленческое действие и, реже, называются его исполнители.

Если в распорядительной части приказа содержатся конкретные задания, необходимо указывать:

· наименование исполнителя или исполнителей (должность, инициалы, фамилия или наименование организации или подразделения);

· поручение;

· срок выполнения поручения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа.

Исполнителем в приказе может быть одно или несколько подразделений организации, подведомственных организаций, должностных лиц. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом. Пункт или подпункт приказа должен содержать только одно задание с одним сроком исполнения, поскольку контроль исполнения приказов ведется по каждому поручению отдельно.

Последний пункт приказа – пункт о контроле , в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами.

Оформление приложений к приказу

При большом объеме текста в самом приказе излагают лишь основные вопросы, а остальной текст выносится в приложения к приказу.В виде приложений могут оформляться графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты, утверждаемые приказом, и др. В тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части необходимо давать ссылки на приложения:

…(приложение) – если приложение одно;

... (приложение 1) ... (приложение 2) – если приложений несколько.

На документе, являющемся приложением, в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» с указанием, к какому приказу или пункту приказа оно относится.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: ... (приложение) , а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

Отметку о приложении можно оформлять центрованным способом или выравнивать строки по левому краю.

Визирование и подпись

До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации. Если у работника, визирующего приказ, имеются возражения, дополнения, они излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются». Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа.

Если при согласовании были высказаны существенные замечания и дополнения, приказ дорабатывается исполнителем и проводится его повторное согласование. Если при согласовании вносятся редакционные уточнения, не изменяющие сути документа, повторное согласование не требуется.

После окончательного оформления приказа до его представления на подпись руководителю приказ должен быть завизирован всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату.

Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.

ЕслиПодписываются приказы руководителем организации. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.

Первый экземпляр приказа после регистрации подшивается в дело с приказами по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.

После подписания и регистрации с приказа снимаются копии и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии».