Прямой необходимости вести эту документацию законодательством не устанавливается, но в статье 15 и статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации указано, что официальная работа на предприятии определяется штатным расписанием , на которое опирается трудовой договор.
В первую очередь, в тексте указываются реквизиты (Название организации, ОКПО, номер документа и дата). Далее вся информация заключаются в таблицу :
Какие установлены нормативы?
Единственным нормативным требованием является ведение документа согласно унифицированной форме № Т-3.
Справка. Штатное расписание может быть составлено любым сотрудником в организации, если на него возложена эта функция. Но для этого в обязательном порядке издается соответствующий приказ руководства.
Где найти инструкцию и что в ней содержится?
Законодательство не ставит рамок в отношении времени действия документа. Но, как правило, его расписывают на один календарный год. Для того, чтобы упростить этот процесс, создаётся инструкция по делопроизводству. В инструкции содержится следующая информация :
Полезное видео
Что такое штатное расписание и как его правильно оформлять — подробное видео:
Заключение
Штатное расписание — важный документ в любой фирме . Его наличие обязательно, но жестких требований по оформлению и содержанию законодательством не предусматривается. При проверках, трудовые и налоговые инспекции могут его запрашивать а, в случае отсутствия, оштрафовать предприятие.
Кроме того, бумаги могут стать доказательством правомерности поведения работодателя при увольнениях и сокращениях, если дело дойдет до суда. Поэтому грамотный подход к ведению документации принесет компании только пользу.
директор по персоналу группы компаний «Белая Дача»
Вот уже два с лишним года в России применяется единая форма штатного расписания . До введения в действие постановления Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 каждая организация составляла этот локальный нормативный акт по-своему. До 2001 года правового акта федерального уровня, который бы устанавливал форму и порядок составления штатного расписания для всех без исключения организаций, не существовало. На протяжении длительного времени обязательность штатного расписания , особенно для малых и средних компаний, вообще ставилась под сомнение.
В апреле 2001 года кадровики, наконец, получили официальный ответ на вопрос, каким должно быть штатное расписание . А с принятием Трудового кодекса РФ сомнения в обязательности этого документа для организации отпали окончательно.
Давайте попробуем вместе разобраться, как правильно составить штатное расписание и работать с ним.
Что понимается под «штатом» и «штатным расписанием»?
Штат — это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.
Различные источники дают различные определения понятию «штатное расписание», но, в принципе, суть их сводится к следующему: штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании 1 отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.
Кто должен составлять ШР и вносить в него изменения?
В этом вопросе ясности нет до сих пор. В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии).
В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.
Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов.
С чего начинается составление ШР?
Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.
Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления ШР, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 — попробуем.
С чего начинать заполнение унифицированной формы?
Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того, чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции).
Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например — «шр»).
Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.
Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.
Как назвать структурное подразделение?
Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения мало понятными иностранными словами). Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Поэтому задача правильного отражения в штатном расписании наименований структурных подразделений ложится на отдел кадров или отдел организации и оплаты труда. Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях и Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.
Наименования подразделений указываются по группам:
- руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);
- производственные подразделения;
- вспомогательные или обслуживающие подразделения.
Как правило, расположение наименований структурных подразделении в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).
К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.
Что такое «код структурного подразделения»?
Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.
Как заполнять графу «Профессия (должность)»?
Данная графа заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, потом долж-ности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем — рабочих.
Что такое «штатная единица»?
Штатная единица — это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.
Как установить оклад (тарифную ставку)?
Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.
Тарифные ставки — инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей.
Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со статьей 133 Трудового кодекса РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда. Также нужно учитывать, что в размер минимального размера оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты.
При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в штатном расписании можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятиях со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным. В большинстве организаций размер месячного фонда оплаты труда для отражения в штатном расписании рассчитывается из среднего числа рабочих часов и принимается условно равным 166 часам в месяц.
Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в ШР, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определенным методикам.
При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами — Положением об оплате труда в организации, Положением о премировании и другими.
Что такое «надбавки и доплаты»?
В унифицированной форме № Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка». В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты».
Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.
Надбавки к заработной плате — это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.
До момента введения на законодательном уровне определений понятиям «надбавка» и «доплата» разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, — это две основные формы выплаты надбавок и доплат. Первая форма — процентная — устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты). Вторая форма выплат — это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении размера оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом. При установлении в штатном расписании доплат или надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).
Один из наиболее часто задаваемых вопросов — как сделать так, чтобы работники, занимающие одинаковые должности, получали бы зарплату, соответствующую уровню их квалификации, и при этом соблюдались бы принципы равенства, заложенные в Трудовом кодексе РФ? У этой задачи решения могут быть разными — все зависит от профессионализма руководящего состава. При поиске собственного решения необходимо оценить существующую систему оплаты труда на предприятии. Но, в основном, эта проблема решается путем установления «стандартного» оклада для всех сотрудников, работающих по данной должности или профессии, а оплата труда более квалифицированных работников производится путем установления персональных надбавок на определенный период. При подтверждении работником своей квалификации приказом руководителя предприятия надбавка устанавливается на следующий период.
Что такое «месячный фонд заработной платы»?
Месячный фонд заработной платы — это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием и системой оплаты, действующими на предприятии, для выплаты работникам.
Когда в ШР вносятся изменения?
Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.
Можно ли вносить изменения в унифицированную форму № Т-3?
Как сказано в постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа); удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Штатное расписание - это удобная форма систематизации данных о количестве персонала организации в разрезе структурных подразделений и с учетом фонда заработной платы. Ведение штатного расписания является обязательным для всех предприятий. Это один из основных документов компании, в нем отображена вся структура предприятия, а также фонд оплаты труда.
Штатное расписание: особенности ведения
Штатное расписание отображает кадровую структуру предприятия с разбивкой на подразделения, должности, профессии и с учетом фонда заработной платы (тарифных окладов и надбавок по должностям). В этот документ включаются все структурные единицы, в том числе вакантные должности.
Заполнение этого документа является обязательным для каждого предприятия, для этого можно использовать унифицированную форму Т-3 или создать собственный образец штатного расписания. Разработанная Госкомстатом форма Т-3 является понятной для заполнения и удобной для пользования, поэтому большинство предприятий предпочитают ею пользоваться.
Штатное расписание составляется для всей компании в целом, учитывая все подразделения и филиалы. Для филиала может составляться отдельный документ, но он обязательно включается в расписание штатной структуры компании в целом.
Штатное расписание составляется в начале деятельности предприятия, срок его действия устанавливает компания самостоятельно. При этом обязательно указывают на документе дату составления и срок действия. Большинство компаний составляют штатное расписание на один год, но если в компании не происходит значительных изменений, то оно может составляться и на несколько лет.
В случаях переименования должностей и отделов, введении новых структурных единиц, реструктуризации организационной структуры компании, сокращении штата обязательно нужно вносить изменения в штатное расписание.
Изменения вносятся путем приказа руководителя. Приказ может быть:
- на внесение изменений (при единичных изменениях, например, добавление новой должности);
- на составление нового штатного расписания (рекомендуется не чаще 6 раз в год).
Об изменениях в штатном расписании необходимо письменно уведомить сотрудников, которых эти изменения касаются.
Ответственными за составления штатного расписания назначаются специалисты кадрового отдела или бухгалтерии, если компания маленькая, это может делать и руководитель.
В штатном расписании содержатся элементы коммерческой тайны (например, размер заработной платы), поэтому оно составляется в одном экземпляре и хранится в бухгалтерии, при необходимости может быть составлен экземпляр для руководителя. До руководителей структурных подразделений доводится только та часть документа, что относится к их зоне ответственности. В кадровую службу предоставляется информация по вакантным должностям.
В штатное расписание не включается информация с фамилиями людей, которые занимают отдельные должности. Эти данные вносятся в отдельный необязательный для компаний документ - Штатную расстановку или замещения, этот документ может дублировать образец штатного расписания только с дополнительным столбцом с ФИО работника.
Пример структуры штатного расписания
Штатное расписание предприятия должно включать следующие разделы:
- Название компании и код ОКПО.
- Дата документа, номер и срок его действия.
- Перечень структурных подразделений компании. Если предприятие связано с государственной службой или с опасными условиями производства, то название подразделений должно точно соответствовать государственным и отраслевым классификаторам, справочникам и нормативным документам, чтобы не спровоцировать проблемы при оформлении льготных пенсий сотрудникам.
- Коды подразделений. Для каждого подразделения на предприятии определяется отдельный код, что отображает место подразделения в общей структуре компании, это значительно упрощает документооборот компании.
- Названия должностей. Все должности компании должны отображаться по подразделениям. Название должно соответствовать Общероссийскому классификатору профессий.
- Количество персонала, что предусмотрено для каждой должности. Если предполагается работа по совместительству или неполный рабочий день, то в штатное расписание вносятся соответственные показатели - 0,25; 0,5; 0,75; 1,5 и т.д.
- Тарифные ставки в разрезе должностей, указывается в рублях, процентах от продаж или других показателях (зависит от того, какая система оплаты труда выбрана на предприятии).
- Надбавки, премии по каждой должности. Также могут отображаться как в рублях, так и в процентах.
- Доплаты за вредные условия труда, что утверждаются по специальной схеме.
- Суммарная заработная плата с учетом надбавок и т. д. Из этой графы легко и просто для руководителя можно увидеть фонд заработной платы на месяц.
- Примечание. Если расчет заработной платы сильно сложный, то можно в данной графе вставить номер документа, где описан детальный расчет.
- Подпись руководителя, а также главного бухгалтера и начальника кадровой службы.
- Приказ руководителя.
Если работник не занимает определенную должность, а привлекается для выполнения временной работы, то это также нужно включать в штатное расписание.
При заполнении тарифных окладов и надбавок часто возникают ошибки, исправить их можно путем зачеркивания и исправления с подписью исполнителя.
Роль штатного расписания на предприятии
При составлении штатного расписания нужно внимательно соблюдать правила, так как часто оно используется как доказательство в судебных спорах и при оформлении пенсии. Этот документ имеет постоянный срок хранения.
Из документа руководитель может проанализировать структуру предприятия, количество должностей, фонд зарплаты и внести замечания.
В некоторых случаях сотрудника при трудоустройстве нужно ознакомить с записями о его должности в штатном расписании, если в его трудовом договоре указано, что оклад формируется согласно штатному расписанию.
Сотрудник может также затребовать выписку из штатного расписания с данными о его должности и заработной плате, важно, чтобы в данном документе были данные, касающиеся только этого сотрудника.
Государственные органы (Налоговая инспекция, Пенсионный фонд, ФСС и др.) часто требуют штатное расписание в процессе проверок.
"Отдел кадров", 2008, N 1
Составляем штатное расписание
Штатное расписание - важный кадровый документ для любой организации. Но вот вопрос: обязаны ли работодатели, независимо от организационно-правовой формы, иметь штатное расписание, и если да, то как правильно его составить и как в него вносятся изменения?
Штатное расписание является первичным документом по учету кадров. Его унифицированная форма N Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Согласно данному Постановлению унифицированные формы по учету кадров должны применять юридические лица всех организационно-правовых форм. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Оно может составляться как в виде единого документа для организации в целом, так и для ее отдельных структурных подразделений. Подписывают штатное расписание руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, при необходимости его могут подписывать руководители структурных подразделений. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или уполномоченного им лица и является основным документом, определяющим организационную структуру и закрепляющим должностной и численный состав организации.
Что мы понимаем под штатным расписанием
Существует множество различных определений понятия "штатное расписание", из которых следует, что это организационно-распорядительный документ, в котором отражена структура организации. Он содержит перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.
Часто руководители различных организаций не знают, кто именно должен составлять штатное расписание и вносить в него изменения. В крупных организациях, где численность персонала превышает 500 человек, есть либо служба персонала, либо отдел кадров, которые и занимаются вопросами кадрового делопроизводства. А вот в малых предприятиях или у индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, численность сотрудников которых не превышает 50 человек, составлением штатного расписания могут заниматься и сотрудники бухгалтерии, и сам руководитель или предприниматель. В организациях с численностью персонала от 100 человек руководитель возлагает функции кадрового делопроизводства либо на офис-менеджера, либо на юрисконсульта. В настоящее время такие организации предпочитают принять на работу юриста с функциями кадрового работника, тем самым "убивая двух зайцев". Но в любом случае процесс формирования штатного расписания достаточно сложен и состоит из нескольких этапов, поэтому требует привлечения не только работников кадровых служб, но и экономистов.
Этапы составления штатного расписания
Прежде чем браться за составление штатного расписания, необходимо определить организационную структуру организации, то есть схематично отобразить структурные подразделения, а также порядок их подчиненности и связей между собой. Затем переходим к следующему этапу - составление штатного расписания и приведение его в надлежащий вид по унифицированной форме N Т-3 "Штатное расписание". Заполнить ее несложно, но следует учитывать некоторые моменты. Например, наименование организации указывается в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. Если организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого из них. Заполнение колонок даты и номера документа затруднения вызовет вряд ли, но для крупных организаций, где в штатное расписание часто вносятся изменения, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания.
Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа "Штатное расписание на период ______ с "___" ________ 20__ г. ", то есть определенная дата, с которой штатное расписание вступает в действие.
Также в унифицированной форме в отдельной графе проставляются дата и номер приказа руководителя об утверждении штатного расписания. Обратите внимание: штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать бессрочно. В этом случае для работы с документом следует учитывать все изменения и дополнения, вносимые распоряжениями (приказами) руководителя, что на практике не всегда бывает удобно. В силу того что никаких ограничений на количество изменений штатного расписания для коммерческих организаций не существует, лучше вводить при каждом изменении новое штатное расписание.
Теперь рассмотрим колонку "Структурное подразделение". Коммерческие организации, как правило, наименование структурных подразделений определяют самостоятельно, руководствуясь общепринятыми понятиями и определениями (нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными словами). Но существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). В этом случае правильное отражение в штатном расписании наименований структурных подразделений очень важно. Для облегчения работы в обозначении структурных подразделений существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список производств, цехов, профессий и должностей, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/П-22, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.
Как правило, сначала указываются структурные подразделения администрации (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем производственные подразделения и в конце обслуживающие и вспомогательные подразделения (отдел снабжения, ремонтные службы и др.).
Графа N 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации" заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. При определении наименований должностей, включаемых в штатное расписание организации, следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367. В названном Классификаторе, в частности, приведены должности служащих в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).
Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Обычно сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, затем ведущих и главных специалистов, затем исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем рабочих.
Могут возникать вопросы относительно порядка заполнения графы 4 "Количество штатных единиц". Количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью. Если организацией предусматривается содержание неполной штатной единицы, при заполнении графы 4 количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Как установить оклад (тарифную ставку)?
В соответствии со ст. 129 ТК РФ под окладом (тарифной ставкой) понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.
Тарифные ставки - это инструмент тарификации оплаты труда работника в бюджетных организациях в соответствии с Единой тарифной сеткой. Но следует обратить внимание, что Правительство РФ издало Постановление от 22.09.2007 N 605 "Об утверждении Положения об установлении систем оплаты труда работников федеральных государственных учреждений и гражданского персонала", в котором определило основы перехода на новые системы оплаты труда и наделило бюджетные учреждения полномочиями самостоятельно устанавливать оклады, компенсационные и иные выплаты. Коммерческие организации устанавливают размер окладов самостоятельно исходя из своих финансовых возможностей. Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со ст. 133 ТК РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда.
В унифицированной форме N Т-3 есть несколько граф (N N 6, 7, 8), объединенных общим названием "Надбавка". В действующем Трудовом кодексе нет четкого определения понятия "надбавка".
Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, - это две основные формы выплаты надбавок: 1) процентная - устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае изменения размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки; 2) в виде фиксированной суммы - может оставаться постоянной даже при изменении оклада (ставки).
Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, в соответствующих графах допускается указывать проценты (коэффициенты). В случае изменения размера последних можно поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 "Примечание" сделать ссылку на документ, который регулирует это изменение. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности "северного" стажа. Поэтому при заполнении штатного расписания в графах "Доплаты" можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате. Иные стимулирующие выплаты кроме надбавок в штатном расписании не показываются, то есть нет необходимости отражать в унифицированной форме N Т-3, например, премии.
Один из наиболее часто задаваемых вопросов - как сделать так, чтобы работники, занимающие одинаковые должности, получали бы зарплату, соответствующую уровню их квалификации, и при этом соблюдались бы принципы равенства, определенные в Трудовом кодексе? Здесь может быть несколько ответов, но в основном проблема решается путем установления "стандартного" оклада для всех сотрудников, работающих по данной должности или профессии, а оплата труда более квалифицированных работников производится путем установления персональных надбавок на определенный период. При подтверждении работником своей квалификации приказом руководителя надбавка устанавливается на следующий период.
Когда в штатное расписание вносятся изменения?
Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата - отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса. Если необходимо ввести новые должности или структурные подразделения в связи с организационными мероприятиями, штатное расписание также подлежит изменению.
Как внести изменения в штатное расписание?
Начнем с того, что форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации"), но неизменными остаются код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании - приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.
Штатное расписание работодатель может изменять сколь угодно часто. В случае возникновения спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается. Но, если работодатель не имеет штатного расписания, он лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, документально подтвердить правомерность этих действий он в случае спора не сможет.
Приведем примеры приказа об утверждении штатного расписания и приказа о внесении изменений в штатное расписание.
│ Приказ N 01 │
│Об утверждении штатного расписания │
│В целях определения организационной структуры, должностного и численного│
│состава и утверждения ежемесячного фонда заработной платы ООО "Звездочка"│
│ ПРИКАЗЫВАЮ: │
│2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного│
│бухгалтера А.И. Иванову. │
│ Петров │
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Общество с ограниченной ответственностью "Звездочка" │
│ Приказ N 12 │
│О внесении изменений в штатное расписание │
│В целях рационализации штатной структуры должностей ООО "Звездочка" │
│ ПРИКАЗЫВАЮ: │
│Внести в штатное расписание следующие изменения: │
│должность офис-менеджера (подразделение "Администрация"), в количестве│
│1 единицы, оклад - 9000 руб. 00 коп. │
│(подразделение "Транспортный отдел") в количестве 3 единиц, оклад -│
│8000 руб. 00 коп. │
│нового штатного расписания не действует. │
│5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного│
│бухгалтера А.И. Иванову. │
│Приложение: штатное расписание на 1 листе. │
│ Петров │
│Генеральный директор ООО "Звездочка" ------ А.А. Петров │
│С приказом ознакомлены: Иванова │
│главный бухгалтер ------- А.И. Иванова │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Во многих организациях распространено составление штатного списка - расстановки. Этот документ очень удобен для специалиста, занимающегося кадрами. Штатный список позволяет быстро определить число вакантных и занятых мест в организации, а также размеры и виды надбавок. Для создания такого документа не нужно "придумывать велосипед". Можно взять форму штатного расписания, добавив в нее столбец "ФИО сотрудника". Таким образом, будет видно, в каком отделе работает конкретный сотрудник, какую должность занимает, какие надбавки ему положены.
Эксперт журнала
"Отдел кадров"
Подписано в печать
Предприятие представляет собой живой организм, поэтому нуждается в корректировках расписания и графика работы. Не является исключением такой документ, как штатное расписание. Необходимость внесения в него поправок (переименование должности, добавление или сокращение) связано с рядом причин: реорганизацией структуры, изменением фонда оплаты труда, модернизацией или спадом производства. В этом есть свой порядок действий и типовые образцы приказов.
Штатное расписание - основа деятельности предприятия
Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии. Речь идёт не только об изменениях в графике работы, ведь при любых переменах в системе очень важно учитывать продуктивность и результативность работников - эти показатели не должны быть ниже предыдущих за аналогичный период.
Руководство компании может избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, если отнесётся с ответственностью к процессу оформления изменений в штате.
Когда меняется штатное расписание, издаётся соответствующий приказ.
На каких основаниях изменяют штатное расписание
Изменения в штатное расписание вносят в следующих случаях:
- Преобразование (модификация) компании, что требует исключения некоторых должностей или введения новых.
- Уменьшение масштабов деятельности, когда появляется необходимость в сокращении численности штатных сотрудников.
- Развитие бизнеса, которое влечёт набор новых работников.
- Повышение или понижение фонда заработной платы.
- Реорганизационные процессы на предприятии.
- Корректировка наименований должностей.
Данный список не ограничен представленными случаями, но именно эти встречаются на практике наиболее часто.
Стандартная форма штатного расписания применяется как на частных, так и на государственных предприятиях
Существуют ли исключения и ограничения по закону
Предъявленные Трудовым кодексом регламентирующие требования касаются причин, по которым могут быть изменены качество и численность штата.
Что касается ограничений, если они не противоречат основным требованиям уставных документов предприятия (род деятельности, сфера производства товаров или предоставления услуг, технология изготовления и т. д.), каждое предприятие вправе вносить любые корректировки и изменения в плане создавшейся ситуации.
Кто должен составлять штатное расписание и вносить изменения
В законодательстве нет чёткого указания на то, кто должен заниматься штатным расписанием. Так или иначе участвовать в комплектации кадрового состава могут все. Даже рядовые сотрудники имеют право подавать ходатайства о необходимости упразднения и введения ставок, переводе на другую должность. Технически составляет штатное расписание тот, на кого руководство возложило такую обязанность. Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. В небольших предприятиях штатным расписанием занимается сам учредитель.
Как правильно внести изменения в штатное расписание
Порядок действий и оформление приказа будут несколько отличаться в зависимости от того, по какой причине вносятся изменения.
Увеличение и уменьшение оклада
Первоосновой приведения в правовое поле повышение окладов сотрудников компании является издание соответствующего приказа, в котором должны быть указаны:
- Перечень должностей, по которым будет производиться повышение оклада.
- Размеры новых окладов (конкретно по каждой должности).
- Точная дата внесения изменений.
Обе стороны трудовых отношений подписывают соглашение к трудовому договору по поводу повышения оклада, на основании чего издаётся приказ. Многие руководители используют унифицированную форму, но трудовое законодательство позволяет составлять этот документ в свободной форме, приемлемой для данного предприятия, с учётом его специфики.
Все вопросы, касающиеся оплаты, являются одной из основ трудовых отношений. Работодатель должен придавать этому важное значение, особенно в плане выполнения законных требований. Исходя из этого, после документального оформления повышения окладов сотрудникам, следует внести соответствующие коррективы в трудовой контракт. Те, кого коснулись изменения, должны быть ознакомлены с приказом, подтвердив это своей подписью.
Изменения в оплате труда вносятся в штатное расписание посредством приказа
В случае уменьшения оклада, конечно, отношения субъектов значительно усложняются. Законным может считаться уменьшение оплаты без согласия сотрудника в случаях, вызванных конкретными технологическими или экономическими причинами . Хотя это не является утешительным фактором для работника, подлежащего сокращению.
Нередки случаи, когда руководитель ведёт себя некорректно, предлагая в принудительном тоне заключить дополнительный трудовой договор о снижении размера зарплаты. Причём делает это, превышая свои полномочия и пользуясь служебным положением. Если работник не соглашается, руководитель позволяет себе угрожать ухудшением условий работы или даже увольнением. Такие случаи однозначно расцениваются как нарушение трудового законодательства и, естественно, являются причиной для подачи иска в суд. Такие моменты усугубляют трудовые споры и доводят до такого уровня, когда по-другому с ними справиться невозможно.
Реорганизация компании и оптимизация штата: ввод, вывод и замена должностей
В штатное расписание в период реорганизации вводятся новые должности и исключаются те, которые не составляют интереса для предприятия . С новыми должностями вопрос понятен, ведь желающих их занять в настоящее время достаточно. А вот с сокращёнными или выведенными за штат рабочими всё значительно сложнее.
Сокращение штата и ликвидация отделов
Администрация предприятия обязана подготовить служебную записку о предстоящем сокращении за два месяца до события. Уволенному работнику выплачивается выходное пособие - среднемесячный заработок в течение двух месяцев от момента прекращения трудовых отношений.
В приказе о сокращении численности трудового коллектива необходимо указать следующие данные:
- Список сокращаемых должностей.
- Точная дата сокращения.
Сокращению могут подвергаться как отдельные должности, так и целые отделы
Очень важным моментом, который должны учитывать работодатели, являются категории сотрудников, не подлежащие сокращению.
При переименовании должностей руководитель также должен уведомить об этом сотрудника письменно за 2 месяца до внесения изменений (ст.74 ТК РФ).
Наличие вакансий является самым безболезненным выходом при сокращении, ведь работодателю не придётся испытывать лишние негативные эмоции, когда он вынужден лишать человека работы. Если под сокращение попадают незанятые должности, составляется акт, на основании которого вносятся изменения.
Видео: консультация юриста об увольнении по сокращению; категории лиц, которых не могут сократить
Введение новых штатных единиц и отделов
Приказ о введении новых должностей содержит такую информацию:
- Наименование должности. Если вводится целый отдел, указывается его название и список должностей.
- Точная дата вступление изменений в силу.
В данном случае момент издания приказа совпадает с моментом штатных нововведений. Это возможно потому, что данные изменения не отражаются на судьбе сотрудников предприятия. С нововведениями знакомят в первую очередь кадровиков, которые будут заниматься разработкой должностных инструкций.
Если контроль за исполнением приказа возлагается на конкретных сотрудников, они расписываются в том, что ознакомлены с ним
Порядок действий при переименовании должности
Новое наименование должности часто происходит в сфере трудовых отношений, в производственных и административных процессах. К примеру, можно вспомнить, что в недалёком прошлом в торговле была очень распространённой должность товароведа. Сейчас вряд ли осталась такая интерпретация, ей на смену пришло понятие «менеджер».
Так вот, при переименовании должности изменение происходит, как говорится, без лишних движений. Издаётся приказ по тому же принципу, как и при введении новой штатной единицы, с той лишь разницей, что в документе должно указываться предыдущее название должности, а затем новое.
В ситуации, когда на должности работает сотрудник, изменение наименования проводится с его ведома и согласия. Опытный руководитель всегда найдёт общий язык с подчинёнными и сумеет доходчиво объяснить причину изменений и основательно аргументирует . Если трансформации вызваны серьёзными технологическими и организационными факторами, работодатель вправе произвести изменения даже без согласия работника (ст. 74 ТК РФ). Далее обе стороны подписывают соглашение по поводу модификации названия должности. После этого издаётся соответствующий приказ. Кадровик вносит информацию в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.
Иногда переименование должности входит в целую группу измениений штатного расписания, все их можно ввести одним приказом
Методика внесения изменений в штатное расписание
Прежде чем внести изменения, начальник отдела или другого структурного подразделения готовит на имя руководителя компании докладную записку с подробным обоснованием и экономическими расчётами.
Правила составления приказа
Приказ издаётся на основании ст. 74 ТК РФ, как правило, он называется «О внесении изменений в штатное расписание» или «О частичном…». Констатирующая часть заполняется аргументацией на уровне данного предприятия, уточняются нюансы изменений.
На фирменном бланке руководитель издаёт приказ. Текст данного документа состоит из двух частей: констатации и распоряжения. Первая часть - законное основание и причина, вторая - конкретные изменения с указанием сроков и ответственных за исполнение.
Если компания представляет собой сложную структуру с большим штатом, названия должностей могут повторяться. Поэтому в приказе необходимо указывать не только должность, но и конкретное структурное подразделение.
Уведомление сотрудников
Содержимое приказа документа должно быть доведено до всех штатных сотрудников, которых касаются нововведения. Они должны внимательно ознакомиться с ним, принять к сведению и расписаться на обратной стороне.
Если сотруднику понадобится выписка из расписания, она выдаётся на основании ст. 62 ТК РФ. Выписка содержит сведения о выплатах по конкретной должности. Руководствуясь ст. 88 ТК РФ, информация об окладах остальных работников в выписке не указывается.
В каких случаях нужно утверждение нового расписания
При частичных, незначительных коррекциях, изменения вносятся в отдельные графы действующего документа. При существенных модификациях возникает необходимость разработки нового расписания штата сотрудников.
Обычно штатное расписание составляется сроком на год. Если нужно переименовать должность или ввести новую в середине года, в штатное расписание вносятся изменения приказом. Количество повторных изменение законом не ограничивается. А оформить новое штатное расписание можно будет на следующий год.
Если изменения в штатном расписание глобальные, проще упразднить старый и составить новый документ
Обоснование изменений: служебная записка
Руководство предприятия готовит служебное письмо, обращённое к сотрудникам. Оно содержит уважительное обращение и подробное объяснение необходимости внесения изменений, особенно если это касается сокращения. В записке предлагаются варианты выхода из ситуации. Это может быть предложение занять другую должность.
Форма составления и заполнения служебной записки произвольная
Если предстоящее сокращение вызвано серьёзными технологическими обстоятельствами, работодатель вправе сократить должность без согласия сотрудника . Однако этот факт не исключает требования в написании руководителем служебной записки. В этом случае он должен проявить уважение и такт, особенно по отношению к работникам, которые добросовестно исполняли свои обязанности. Здесь имеет место человеческий фактор, когда сотрудник получает моральную травму в связи с потерей работы. Именно проявление деликатности не позволит усугубить и без того затруднительное положение человека, а значит не вызовет в нём протеста и не вынудит его идти на крайний шаг - подачу иска в суд.
Внесение изменений в штатное расписание должно иметь в первую очередь обоснованный характер. Информация должна быть доведена до ведома сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность выполнения контроля, должно отчитаться о результатах проделанной работы. Работодатель должен владеть основами юридической грамоты и не допускать лишних трудовых споров, ведь существуют боле уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в список сокращённых.