ДИСТАНЦИОННОЕ УПРАВЛЕНИЕ КАК НОВОЕ НАПРАВЛЕНИЕ МЕНЕДЖМЕНТА
Авдеева Наталья Михайловна
Тольяттинский государственный университет
Аннотация
Статья посвящена вопросу дистанционного менеджмента как новой формы управления персоналом. Описаны предпосылки, а также причины развития распространения дистанционной формы управления сотрудниками. Автором также приведены неоспоримые достоинства дистанционного вида занятости для сотрудников и весомые плюсы дистанционного управления для организации. В работе приведен определенный ряд условий для перехода компании на дистанционное управление в разнообразных его формах и даны рекомендации для эффективного удаленного управления сотрудниками.
REMOTE CONTROL MANAGEMENT AS A NEW DIRECTION
Avdeeva Natalia Mikhailovna
Togliatti State University
Abstract
The article focuses on remote management as a new form of personnel management. Describes the background and causes of the spread of the remote form of management staff. The author also shows the undeniable advantages of remote type of employment for employees and a significant plus remote control for the organization. The paper presents a certain number of conditions for the transition of the company on the remote control in a variety of forms and recommendations for effective remote management employees.
Научный руководитель:
Гудкова Светлана Анатольевна
Тольяттинский государственный университет
к.п.н., доцент
В настоящее время все чаще замечается такая тенденция: бизнес становится более виртуальным. Многие категории сотрудников и даже целые компании выполняют свою работу не в офисе, а дома или в полях. Но как без личного контакта поставить сотруднику задачу? Как мотивировать его к трудовой деятельности? Как контролировать выполнение работы? Как сделать так, чтобы удаленный сотрудник чувствовал себя членом коллектива и был привержен компании? Сегодня на эти и другие вопросы уже имеются ответы у специалистов теоретиков и практиков дистанционного менеджмента.
Вопреки распространению виртуального менеджмента наблюдается тенденция ухода от дистанционного управления некоторых компаний. Так компания Hewlett-Packard, некогда крупнейший в мире производитель персональных компьютеров, решила отказаться от практики использования дистанционной работы сотрудников и перевести всех своих работников в офисы. Hewlett-Packard тонет в колоссальных убытках, из-за того, что «удаленные» сотрудники не ходят на совещания, не участвуют в «мозговых штурмах», а порой и вовсе тратят рабочее время на запуск своих собственных стартапов. Ужесточать корпоративную дисциплину стали и другие компании, такие как Yahoo, Best Buy и даже Google, в которой уже отменили пресловутое «правило 20%».
Хотелось бы отметить, что управленец должен личностно дозреть для дистанционного управления. Дозреть – значит начать доверять людям. И действительно, при удаленном управлении персоналом могут потеряться коммуникации, упускаться из виду некоторые важные детали. Важным моментом является набор на должности топ-менеджмента людей с высоким уровнем профессионализма, каждого в своей отрасли, чтобы не возникло проблем с тем, что в необходимый момент люди просто будут сидеть, не принимая никаких решений и бездействуя. В такой ситуации никуда без оценки и контроля деятельности подчиненных.
Указывая на необходимость контроля и своевременной постановки задач, следует сказать, что необходимо в четко оговоренный период, например, раз в неделю, отправлять свои рекомендации к процессу и ставить задачи перед сотрудниками на определенный период. Также можно требовать не только отчет о проделанной работе, но и фотографии – и это должен быть регулярный процесс.
На практике известны ситуации, когда без дистанционного менеджмента невозможно обойтись. В этом случае следует отметить некоторые рекомендации, которых стоит придерживаться, для построения эффективной системы дистанционного управления в организации (рисунок 1).
Несмотря на некоторые «подводные камни», дистанционное управление продолжает развиваться. Важнейшими предпосылками дистанционной занятости является наличие компьютерной техники и широкополосного доступа в Интернет (для передачи больших объемов информации) у работника, работающего вне офиса.
Существует целый ряд причин для распространения дистанционного менеджмента:
⁻ Максимально высокие затраты на постоянно присутствующего в офисе сотрудника;
⁻ Определенный вид деятельности компании, которая подразумевает основное количество сотрудников, находящихся на удаленном типе занятости вне офиса (например, фирма, занимающаяся программным обеспечением);
⁻ Наличие сильно разветвленной и региональной сети;
⁻ Руководитель может просто временно отсутствовать в компании – быть в командировке, находиться в отпуске, ведь даже на отдыхе многие руководящие работники стремятся быть в курсе происходящего на фирме.
Важным отличием дистанционной занятости от других форм нестандартной занятости является то, что работники удалены от места, где необходимы результаты их работы, или от тех рабочих мест, где данные работы обычно выполняются. Неоспоримые достоинства такого вида занятости для работников и работодателей представлены в таблице 1.
Таблица 1. Достоинства дистанционного менеджмента
|
Достоинства для работников |
Достоинства для работодателей |
| ⁻ Возможность распределять рабочее время по своему усмотрению;
⁻ Возможность работы в домашних или иных комфортных условиях при наличии Интернета; ⁻ Возможность выбора работы самостоятельно; ⁻ Укрепление здоровья, т. к. это позволяет работнику организовать свое рабочее время с учетом собственного биологического ритма; ⁻ Участие на рынке труда инвалидов, лиц, обремененных обязательствами, замужних женщин и женщин, имеющим детей, студентов и пенсионеров. ⁻ Возможность ослабить напряжение в обществе, связанное со слабой мобильностью населения, существующей в России из-за недоступности дешевого и качественного жилья, высоких ставок по ипотеке; ⁻ Повышение деловой активности и занятости населения, поскольку субъекты труда фактически могут находиться в разных регионах России; ⁻ Устранение неэффективной и ненужной постоянной зависимости работника от бюрократии в организациях и жесткости менеджеров. |
⁻ Отсутствие аренды офисных помещений;
⁻ Гарантия качественного выполнения работы т.к. риск порчи результата работы до его передачи работодателю лежит на работнике; ⁻ Отсутствие затрат на оборудование рабочего места; ⁻ Оплата работы только после ее выполнения (получения результата); ⁻ Гибкость в установлении рабочего графика. |
Существенные преимущества такого дистанционной занятости создают предпосылки перевода некоторых сотрудников на такой вид работы. Однако переход на дистанционное управление в разнообразных его формах предполагает выполнение определенного ряда условий, таких как:
- Максимальное делегирование собственных полномочий и верное определение сотрудника, ответственного за контроль на участке в отсутствии основного руководителя.
- Разработка конкретных, измеримых, реалистичных целей для каждого сотрудника на период отсутствия на рабочем месте руководителя.
- В ходе дистанционного управления происходит увеличение количества каналов коммуникации.
- Любой руководитель должен овладеть техникой проведения видеоконференций одновременно с несколькими сотрудниками.
- Руководителю важно знать особенности письменного способа общения, который требует конкретного выражения мысли, уточнения формулировок.
- Очень эффективно работает практика постановки ежедневных задач, когда руководитель в одно и то же время отправляет письмо с конкретными задачами на день.
- Необходима оценка результативности.
Следует отметить, что существуют факторы, тормозящие развитие дистанционного менеджмента, несмотря на неоспоримые преимущества его как новой формы занятости. Основной проблемой, сдерживающей развитие, считается отсутствие должной нормативной базы. Решения проблемы неформальности заключается в том, чтобы дистанционная занятость стала закрепленной нормой и была грамотно позиционирована с институциональной точки зрения, тем более что практика применения дистанционной занятости в России на микроуровне уже получила широкое распространение.
Таким образом, подводя итог всему вышесказанному, следует отметить, что дистанционный менеджмент все больше развивается как популярная форма занятости. Как и в других ситуациях, при такой работе существуют некоторые недостатки и «подводные камни», однако растущая популярность говорит нам также и о неоспоримых достоинствах нового течения. Предпосылками развития дистанционного менеджмента, безусловно, можно считать развитие IT-технологий, компьютеров, доступность сетевых ресурсов и т.д. Однако в этом направлении на данный момент отсутствует нормативная база и существует некая неформальность дистанционной занятости из-за ее незакрепленности как нормы. Тем не менее, именно рост дистанционной занятости позволит безболезненно пройти путь трансформации стандартных форм занятости и социально-трудовых отношений.
- Перевод
Если вы начнете нанимать на работу людей со всего мира, то это может до неузнаваемости изменить ваш стартап – если только вы будете хорошо относиться к своим сотрудникам.
Отличные сотрудники, работающие удаленно, нынче являются секретным оружием множества успешных стартапов. Вместо того чтобы полагаться на людей, живущих недалеко от офиса (и нередко на самом дорогом рынке), они нанимают самые лучшие таланты со всего мира для того, чтобы те помогали им продвигаться дальше со своей миссией.
Некоторые компании предпочитают, чтобы весь штаб сотрудников работал удаленно, что также имеет свои сложности. В других же наряду с членами команды, которые находятся в офисе, есть и сотрудники, работающие удаленно. Управление удаленной и «оседлой» командами может оказаться нелегкой задачей.
Общение онлайн
«Самой большой проблемой в управлении сотрудниками, работающими удаленно, является уменьшение каналов коммуникации. Причиной этому является тот факт, что они не работают в одном и том же офисе, и скорее всего, у них не совпадают рабочие часы. Чтобы как-то бороться с этим, наша команда ежедневно с утра устраивает 15-минутки в Slack, чтобы обсудить, над чем мы работали вчера, какие у нас планы на сегодня, а также все те вещи, которые могут усложнить наши задачи. Коммуникация – это самое важное, и такие встречи помогают нам всем держать один темп».Джессика Оралкан (Jessica Oralkan), Collecteurs
Ежедневные созвоны
«В самом начале мы использовали все необычное программное обеспечение для коммуникации между сотрудниками и полагались на цифровые методы коммуникации с членами команды, работающими «в удаленке». Это не дало ожидаемых результатов по нескольким причинам. Во-первых, люди легко перестают чувствовать сплоченность, если они не общаются в реальной жизни. Поэтому может развиться отношение «мы VS они». Во-вторых, в цифровой коммуникации нет места нюансам, предположениям и неопределенности. В-третьих, созвонившись вы можете больше выяснить и сделать, чем если бы вы вели переписку.Для того чтобы все исправить, мы начали практиковать ежедневные созвоны, но этого было мало. Теперь мы ежедневно созваниваемся, а по всем звонкам составляются отчеты и рассылаются команде. Это помогает нам избежать потерь времени и денег из-за недопонимания, также благодаря такому общению поддерживается дух товарищества, которое укрепляет работу в команде и общую цель. Это метод старой школы, но он прекрасно работает».
Эндрю Томас (Andrew Thomas), SkyBell Video Doorbell
Ежедневные собрания
«Я управляю штабом сотрудников, которые в основном находятся в соседних штатах, некоторые работают из более отдаленных мест. Да и сам я работаю в удаленке. Для управления командами наших офисных сотрудников и людей, работающих удаленно, мы используем один из методов Рокфеллера: мы проводим ежедневные собрания правления, а затем команд. Как правило, это проходит в режиме видеоконференции. В начале все наши сотрудники ненавидели это и жаловались. Однако я полагаю, именно такой подход обеспечил нам трехкратный рост. Теперь же, когда все мы привыкли к таким собраниям, команда с нетерпением ждет их, чтобы получить фидбек и ответы на вопросы по поводу проектов. Я настоятельно рекомендую проводить такие ежедневные собрания».Ким Уолш-Филлипс (Kim Walsh-Phillips), Elite Digital Group
Не перестарайтесь с управлением
«Помните, что ваши сотрудники, работающие удаленно, иногда могут предоставить вашей фирме уникальные наборы знаний и умений, которых нет у внутренних работников. Вместо того чтобы быть чрезвычайно строгими и ежедневно пытаться контролировать их время и эффективность, просто дайте им ту свободу, которая необходима сотрудникам в удаленке. Оценивайте результаты их работы, и пока они выходят на связь и работают так же эффективно, как и другие, считайте их своим секретным оружием. Постоянные проверки и наблюдение за каждым их шагом только станут источником никому не нужного стресса и уменьшат их продуктивность».Блэр Томас (Blair Thomas), EMerchantBroker
Один чат для всех
«Сейчас на рынке существует множество мессенджеров. Просто сделайте так, чтобы вся ваша команда в обязательном порядке постоянно пользовалась одним чатом, и используйте единое управляющее программное обеспечение. Таким образом все осведомлены о том, кто чем занимается, и работающие удаленно могут так же эффективно решать вопросы, как будто бы они находятся в офисе».Мэтт Дойл (Matt Doyle), Excel Builders
О часовых поясах должен знать каждый
«У нас есть два офиса в разных концах света и множество сотрудников, работающих удаленно. Когда мы берем на работу новых людей, мы очень щепетильно относимся к тому, чтобы команда была осведомлена о том, где они находятся и в каком часовом поясе будут работать. Также эти данные можно увидеть в профайле каждого сотрудника, так что каждый может их проверить. Когда команда знает, откуда каждый работает, то это помогает лучше упорядочить задачи и составить расписание».Мика Джонсон (Micah Johnson), GoFanbase
Пусть сотрудники в удаленке веселятся вместе со всеми
«Один из ключевых членов нашей команды работает удаленно, и мы провели много времени, составляя стратегию общения с ней касательно рабочих вопросов. Однако в конце концов мы обратили внимание на то, что она упускает те моменты, которые призваны сплотить команду – простое общение и забавы в офисе. Тогда мы решили во время неформального общения команды звонить ей в Skype, а также стали более внимательными к тому, чтобы она таким образом могла участвовать в неожиданных празднованиях, которыми знаменуется что-либо хорошее. И это в значительной мере повлияло на ее связь с командой и сделало нашу совместную работу еще более приятной».Мартина Велк (Martina Welke), Zealyst
Используйте одну платформу
«Мы недавно начали использовать непрерывную обратную связь и платформу совместного пользования информацией под названием WeVue. Это позволяет членам команды эффективно работать друг с другом и с компанией, чтобы решать деловые проблемы. Это помогает нам минимизировать необходимость проводить собрания и дает людям возможность право голоса относительно затрагивающих их решений компании».Крис Кэнчалоси (Chris Cancialosi), GothamCulture
Создайте внутренний блог
«Используйте такой инструмент ведения блога как BlogIn, чтобы создать блог для внутреннего пользования, и затем постарайтесь привлечь к нему внимание ваших работников, чтобы те активно использовали его: делали посты с обновлениями и заметки о встречах. На каждом собрании у нас был один человек, который делал заметки, а затем публиковал их вместе со слайдами и другим материалом. Таким образом люди, которые не были на собрании (в том числе и команды других офисов) могут принять участие в обсуждении. Данное решение оказалось выигрышным в плане коммуникации. Когда в блоге доступно слишком много контента, чтобы ссылаться на что-то конкретное, то можно создать запись в вики или обновляемый документ со ссылками на самые важные посты. Нам нравится Blogin, потому что он интегрирован со Slack, а также предоставляет возможность управления группами и создания wiki-страниц».Мэттэн Гриффел (Mattan Griffel), One Month
Держите сотрудников в курсе событий
«Мы стараемся сделать так, чтобы наши работающие в удаленке сотрудники чувствовали сплоченность с командой и были осведомлены о жизни Allocadia. Мы используем Slack для информирования сотрудников о новостях, мероприятиях и событиях, а также для того, чтобы держать их в курсе всех тех вещей, которые происходят в повседневной жизни нашей компании. Мы также записываем видео корпоративных встреч и презентаций, чтобы работники вне офиса ничего не упускали».Кэтрин Берри (Katherine Berry), Allocadia
Инвестируйте в путешествия
«Наша компания два раза в год устраивает выезды на природу. Несмотря на то, что это обходится дорого, такие капиталовложения стали одними из лучших инвестиций в нашу корпоративную культуру, которые мы делали. Как правило, такие встречи длятся два дня, также бывает, что сотрудники, которые обычно работают в удаленке, на пару дней приходят в офис до и после поездки, и мы обсуждаем стратегию компании, финансы и важные этапы. Но работа занимает не более 25% времени, остальное время отдается развлечениям и играм как в небольших командах, так и для всех работников компании, прогулками и хорошей еде. Единственное проблема здесь – это иногда возникающее чувство несоответствия с нашей скудной культурой. Но в результате мы получаем неосязаемую связь, которая невероятно ценна, и которую нелегко создать посредством цифрового общения».Фэн Бай (Fan Bi), Blank Label.
Для современных крупных компаний на определенном
этапе их развития
характерен поворот в сторону
расширения своей представленности на рынке,
что как правило, достигается региональной экспансией. Этот эффект
достижим как результат развития дилерской сети, сети торговых представителей, формирования филиальной сети или структуры представительств. Для чегоэто
надо и что
это дает компании?
Подобные шаги позволяют компаниям более эффективно осваивать новые рынки сбыта, увеличивать свою представленность и свою
долю в регионах
и как
следствие, свои продажи. Всё это
повышает привлекательность компании в глазах
производителей, поставщиков (будь то
продукты или услуги), а так же
инвесторов. Кроме того, все эти шаги повышают стоимость и самой
компании в целом.
Такая известная страховая компания как РОСНО с 2002г. по 2008г. увеличила количество своих филиалов с 76 до
100, а агентств
с 186 до
203. Собственные средства компании за этот
период выросли с 1435038 тыс. руб.
до 7098145 тыс. руб.
Остановимся и более
подробно рассмотрим особенности систем управления персоналом в компаниях,
имеющих ряд филиалов. Дистанционное управление работой, контролем и обучением
удалённых подразделений является современным подходом к решению
данной задачи.
Дистанционное управление имеет, на мой
взгляд, несколько уровней:
Первый уровень, наиболее важный и сложный,
это управление работой целого удаленного подразделения, например филиала. В чем
сложность? Прежде всего, необходима очень чётко прописанная система функционального соподчинения в компании
для того, чтобы избежать «двойного управления» и дублирования
функций сотрудников, приводящая к появлению
лишних рабочих мест и размыванию
структуры организации. Ещё более
ответственно нужно отнестись к разработке
регламентов и процедур
в компании
во избежание
потери информации и сохранения
высокого качества их исполнения
лицами, находящимися вдали от центрального
офиса и руководства.
Так же
необходимо грамотно выстроить систему мотивации руководителя филиала направленную на достижение
поставленных задач. При этом
при формировании системы мотивации сотрудников филиала нельзя не учитывать
региональную специфику: средние показатели рынка по заработным платам, традиционные выплаты или льготы, принятые в регионе.
Вместе с тем,
для того что бы
спрашивать с человека,
его в первую
очередь необходимо научить. Вопросы обучения благодаря развитию систем дистанционного обучения, решается вполне успешно. Важно уделить достаточное количество внимания формированию системы обучения удаленных сотрудников.
Для решения сразу нескольких задач (мотивационных и адаптационных)
важно приглашать сотрудников на семинары,
курсы повышения квалификации или просто обучения в головной
офис компании. Важно предоставлять им возможность корпоративного обучения наравне с сотрудниками
головного офиса, которые заведомо имеют больше шансов на получение
«квоты» на обучение
просто по факту своего присутствия рядом с руководством.
Направленное воздействие на управление
персоналом путем коллективных методов дистанционного обучения помогает сплотить коллектив, являясь важным звеном в концепции
team-building.
К тому же
развитие телекоммуникационных технологий помогает обучать персонал дистанционно, что позволяет фирме не тратить
средства на приглашение
и обучение
сотрудников в головном
офисе или наоборот на тренеров
которые бы
выезжали непосредственно в филиал.
Системы управления знаниями, построенные на электронных
и интернет-технологиях
дают огромные преимущества для корпоративного обучения. Обучающие программы, интернет-конференции и семинары,
корпоративные обучающие курсы,-
это прекрасная альтернатива традиционным способам управления знаниями без отрыва от непосредственных
обязанностей. Обучение персонала на рабочем
месте положительно влияет на качество
исполнения обязанностей сотрудниками, при этом показатели продуктивности работы компании остаются на обычном
уровне по сравнению с необходимостью
выезда персонала на обучающие
курсы. Дистанционная система управления знаниями сотрудников в контексте
нынешней непростой экономической ситуации выглядит как отличное решение проблемы высококвалифицированных кадров с привлечением
минимальных средств. К тому же
дистанционное обучение жизненно необходимо тем компаниям, которые имеет большое количество филиалов по всей стране, а иногда
и миру.
Высокий уровень рисков при работе удаленных подразделений заставляет компании совершенствовать систему контроля. Кроме того, через систему отчетов идет еженедельная оценка работы всего филиала -
это могут быть отчеты о продажах,
наценке, взятых торговыми агентами заказах, выходах на работу,
рентабельности работы отдельных направлений и всего
филиала в целом
и т.д.
Грамотно поставленный управленческий учет позволяет собирать, анализировать и контролировать
расходы, связанные со всеми
формами жизнедеятельности филиала: закупки, зарплаты, налоги, бонусы и скидки
клиентам, арендные и коммунальные
платежи и т.п.
В сегодняшних
распространенных программах типа 1С-Предприятие, 1С-Бухгалтерия все эти базовые параметры контроля реализованы, а при
наличии IT-отдела
есть замечательная возможность дописывать программы до запрашиваемых
руководством параметров. Но даже
эти меры контроля некоторые компания считают недостаточными. Так сотрудник,
одного из головных
офисов, рассказал о превентивных
мерах, которые компания применяла в отношении
региональных подразделений. Боясь, что филиалы попытаются их обмануть,
менеджеров регионального отдела обязывали генерировать идеи на тему:
«Где, каким способом и с какой
вероятностью безнаказанности я бы
обворовал родную компанию, будь я на месте
управляющего филиалом». Система работала хорошо. Обо всех
узких местах, где филиал предположительно мог что-то
украсть, компания знала заранее.
Какими бы
высокими ни были
доверие к управляющему
филиала и степень
его свободы, это, по мнению руководителей головных офисов, не избавляет
компанию от необходимости
тщательно следить за финансовыми
и материальными
потоками. Даже от старых,
проверенных временем филиалов требуется ежедневный отчет по движению продукции -
приход, расход, остатки, реестр расхода (кому, на каких
условиях, за что),
устанавливаются максимальные сроки возврата при продаже в кредит.
На основе
истории продаж для всех крупных клиентов филиалов устанавливаются кредитные лимиты, изменить которые вправе только руководство головной компании на основании
докладной записки с соответствующим
обоснованием. Примерно раз в квартал
проводится на месте
аудит филиала, а ежемесячно
– инвентаризация складских остатков. Это обеспечивает
порядок и поддерживает
внутреннюю дисциплину в филиале.
Но тотальный контроль возможен не везде,
да и не всегда
обеспечивает головной фирме желаемый результат. Воровать и перерасходовать
начинают меньше, но стимулов
к эффективной
работе подобная подотчетность не добавляет.
В то же
время центру, тиражирующему свой бизнес на местах,
тяжело сохранить корпоративные стандарты и обеспечить
стабильное развитие на рынках,
условия которых порой кардинально различаются. Без активного
участия самих региональных подразделений это заведомо невыполнимо. Несмотря на уверенный
рост числа филиалов, пока лишь немногим российским компаниям оказалось по силам решить такую задачу. А те,
кто в итоге
построил рентабельную сеть, достигли своей цели не сразу
и ценой
больших усилий. Например, компания «ВЕЛС» смогла открыть за последние
4 года
только два филиала, но это
позволило увеличить её продажи
на 30%, а прибыль
на 25%.
Следующий уровень дистанционного управления и контроля,
это контроль и постановка
задач для одного (или нескольких) сотрудника, например торгового агента находящегося в области.
При сегодняшнем
уровне развития компьютерной техники и интернет
возможностях это все тоже не проблема.
Рассмотрим данный вопрос на примере
одной из дистрибьюторских
компаний г. Владимира
ООО «ВЕЛС».
В данной
компании все торговые агенты имеют карманный персональный компьютер (КПК) и систему
связи с сервером
находящимся в центральном
офисе. Всё это
достаточно легко реализуется такими специальными программными продуктами как “Клиент+” или “Оптима”. Каждое утро сотрудник, находящийся в области,
получает обновление на КПК
о товарных
остатках, прайс-лист
и информацию
о ситуации
с дебиторской
задолженностью по его клиентам. Каждый взятый заказ у клиента,
а так же
маркетинговый отчет о ситуации
в торговой
точке тут же
отправляется в офис,
где обрабатывается, набирается на складе
и в течении
24-х часов доставляется заказчику. Супервайзер выборочно проверяет заказы, продажи и время
работы торгового агента. Оценивая полученную информацию, он имеет
возможность оперативно влиять на ситуацию,
а дистрибьютор
имеет возможность оперативно и качественно
доставлять заказы клиентам.
Существует контроль и на более
низком уровне. Как рассказал
директор по логистике одной из дистрибьюторских
компаний, все их машины
развозящие товар оборудованы приборами «Автоскан». Данный прибор установлен на транспорте
компании и фиксирует
все остановки автомобиля, скорость его движения, расход топлива, время работы. Вся информация
через радиоканал считывается автоматически и поступает
на компьютер
механика нашей фирмы. Механик имеет возможность контролировать отклонение автомобиля от маршрута,
расход топлива и оперативно
управлять ситуацией. Кроме того, это позволяет более четко следить за транспортными
затратами.
Таким образом, наличие современных подходов по использованию дистанционного управления и контроля,
позволяет компаниям расти, расширять географию своего присутствия, открывать новые дилерские точки, минимизируя при этом возможные потери. А возможности
дистанционного обучения позволяют персоналу удалённых филиалов серьёзно развиваться в профессиональном
плане, чувствовать свою нужность и взаимосвязь
с головным
офисом. Все эти
шаги в отдельности
позволяют увеличивать эффективность и стоимость
компании в целом.
Активно развивающиеся компании, имеющие разветвленную филиальную сеть, рано или поздно сталкиваются с проблемой дистанционного управления по регионам. Географически разбросанные подразделения, не объединенные в общие звенья одной цепи, доставляют немало проблем руководителям.
Что мешает эффективному управлению филиалом?
- Недостаточный доступ к информации о происходящем в удаленном подразделении
- Высокая самостоятельность в оперативном принятии решений. Это следствие недостаточной информированности: на нестандартную ситуацию на месте проще и быстрее среагировать самостоятельно, чем использовать стандартную схему взаимодействия с удаленным руководством
- Сложность контроля персонала и построения бизнес-процессов
Что поможет руководителю контролировать работу филиала?
- Качественно налаженная, автоматизированная и оперативная система учета и отчетности
- Все возможные средства связи для облегчения коммуникации с удаленным подразделением
- Планирование, прогнозирование, мониторинг состояния дел у компаний, работающих аналогичным образом
- Простая система мотивации за результат
- Грамотное управление рисками, своевременное их прогнозирование
Отдаленная вселенная. Свой собственный, локальный мир.
Что такое головной офис для филиала?
Еще более отдаленная вселенная, попасть в которую привилегия и испытание одновременно.
Остановимся на линейно-функциональной системе удаленного управления региональной командой. Она основана на иерархическом принципе: за стратегию и тактику отвечает штаб, за полевую, оперативную работу - сотрудники, находящиеся в регионах.
Такая система работает хорошо, если соблюдены основные факторы:
- высокий профессиональный уровень сотрудников,
- четкая стандартизация управленческих процессов и распределения функционала на местах,
- оперативное и качественное принятие решений,
- возможность привлечения специалистов высокого уровня по отдельным функциям.
Эти моменты должны быть четко прописаны и зафиксированы соответствующими регламентами, для того чтобы избежать дублирования функций у специалистов. Разработка регламентов и четкое их выполнение при такой системе управления - один из важных инструментов. Это помогает избегать потери информации и не потерять качество работы у сотрудников, находящихся далеко от представителей центрального офиса.
Управляющие сотрудники, работающие в штабе, принимают решения, разрабатывают стратегию и вследствие своей профессиональной компетенции могут влиять на линейных руководителей на местах, не занимаясь выполнением оперативных задач напрямую.
Каждое подразделение имеет свои цели, но у региона существует общий план, учитывающий локальные цели, как составляющие общей.
Система ключевых показателей эффективности
У команды управленцев, отвечающих за тактику и стратегию, и у регионального руководителя, работающего с полевыми сотрудниками общие KPI. У полевых сотрудников на уровне региона KPI рассчитывается отдельно по функциям, а также работают общие KPI, завязанные на специфику работы конкретного региона.
Например, при введении нового продукта, у каждого сотрудника на своем уровне существует комплекс поставленных ему задач. Региональный руководитель отвечает за конкретный результат по внедрению продукта в подчиненном ему регионе. Тренер - за обучение продавцов всего региона характеристикам продукта и методам его продвижения, мерчендайзер - за грамотную выкладку товара по точкам, отдел документооборота - за общее документальное обеспечение процесса. Есть своя система построения работы в городе и области. Время на внедрение нового продукта в городских и областных подразделениях тоже будет различаться. Все это должно быть учтено при расчете ключевых показателей эффективности.
Планирование
Важную роль при управлении развитой филиальной сетью играет планирование. Планирование по целям идет на год, поквартально и ежемесячно. Чётко выстроенная система отчетности помогает отследить реальное состояние дел и соответствие их стратегическим задачам и зафиксированным в планах целям.
Постановка задач и контроль
Задачи в регион ставятся еженедельно. Используются системы управления задачами, технические средства в виде аудио или видеоконференций. Работа подразделений выстроена соответственно установленным регламентам, а значит существует общая система и оперативные проблемы, возникающие на местах в разных регионах, могут иметь общие причины.
Аудио-видеоконференции
Если есть возможность выбирать вариант между аудио или видеоконференцией, приоритетнее видео вариант, это дает возможность не только читать текст, но и видеть мимику, жесты, выступающих, а значит иметь больше информации.
При подготовке к видеоконференции, задача организатора обеспечить всех участников одинаковыми документами, соответственно, файлы рассылаются заранее, людям дается время на ознакомление. И далее все участники конференции имеют возможность одновременно видеть один и тот же документ, по которому идет обсуждение.
Максимальная длительность мероприятия -1 час. Если видеоконференция длится дольше, люди устают, снижается концентрация внимания, а значит и эффективность мероприятия. На таком отчетном совещании не обсуждается реальность цифр, они уже ранее принимаются как факт, согласовываются всеми инстанциями «за кадром». Обсуждаются только зафиксированные документально результаты. Например, по плану продаж макрорегиона в целом.
Мероприятие начинается с выступления руководителя макрорегиона и краткого обзора того что происходит. Так как время мероприятия лимитировано, у каждого выступления жесткий регламент. Действует правило трех. Вначале выступают представители трех наиболее успешно продающих регионов, рассказывают о том с помощью каких мероприятий удалось добиться таких высоких результатов. И так же отчитываются руководители трех регионов с самыми низкими результатами. Делятся проблемами, озвучивают, как они видят пути решения и сроки исправления ситуации. Время на эти выступления тоже имеет жесткие рамки– и у «отличников», и у «двоечников» по пять минут на отчет. Остальное время совещания уходит на подведение итогов и постановку задач по макрорегиону на новый период времени до следующего мероприятия.
Формирование и подбор команды
Чем больше сил и времени вложено в человеческие ресурсы, тем эффективнее работает команда. Первичный отбор на местах проводят HR и региональными руководителями, но руководителю, ответственному за региональные задачи, стоит самому знать, кто работает в его команде, окончательное решение по каждому из кандидатов на вакантную должность должно оставаться за ним.
При проведении аудитов важно общение с полевыми сотрудниками, это поможет понять их истинные роли и эффективность их работы на местах.
Регулярное посещение регионов
Контроль работы филиала осуществляется на разных уровнях, но основной инструмент управленческого взаимодействия с людьми - личное, очное общение.
Необходим четкий график поездок сотрудников центрального офиса в каждый регион. По итогам посещения филиала составляется отчет по всем направлениям деятельности филиала, о всех плюсах и удачах, минусах и сложностях. На основе этой аналитики принимаются стратегические и оперативные управленческие решения.
Обязательны как плановые, так и внеплановые выезды руководителя, осуществляющего общее управление макрорегионом на места, для встреч с партнерами, личного общения с региональными руководителями, полевыми сотрудниками и проведения общего аудита по региону.
Что дает такая система дистанционного руководства филиалами
Минимизацию рисков, возможность понять причины работы убыточного подразделения и превратить отстающий регион в лидера продаж.
В качестве примера
Длительное время один из регионов, в составе большого макрорегиона считался убыточным. Причины были непонятны, так как отчетность велась правильно и люди на местах не менялись.
В одну из плановых проверок проблемного филиала, управляющий, пообщавшись с сотрудниками и самим руководителем, выяснил, что руководитель филиала не делит своих полевых специалистов по функционалу. Все его полевые сотрудники занимаются всеми процессами, никто не берет на себя ответственность за что-то конкретное.
В результате допущенные ошибки и недочеты не выявляются, а бонусная часть распределяется не прозрачно, согласно разработанным KPI для региона, а соответственно личным симпатиям руководителя.
Руководителя филиала поменяли. Вслед за ним обновили команду, закрепив каждую функцию за отдельно ответственным лицом. Прошло достаточно много времени, почти год, пока машина заработала как положено, и регион из убыточного и отстающего стал зарабатывающим подразделением.
Удаленное управление региональной командой - интересная задача для руководителя, требующая отличных управленческих навыков, оперативности и умения стратегически мыслить.
Резюмируя все вышесказанное стоит еще раз обратить внимание на основные инструменты эффективного управления региональной командой :
- Индивидуальный подход к подбору персонала от руководителя, ответственного за общие результаты.
- Прозрачная, простая система постановки целей и задач.
- Материальная мотивация, завязанная на конечный результат.
- Количественная, а не качественная оценка результатов.
- Регулярный дистанционный контроль (аудио-видео конференции, отлаженная система отчетности).
- Регулярный очный контроль (четкий график еженедельного присутствия представителей штаба по каждому региону).
- Системный анализ работы на основе отчетов по всем направлениям по итогам каждого посещения филиала.
Надежда Киракосова начальник отдела кадров АО «ЦНИИ «Электроника»
Удаленное управление сотрудниками – если раньше это представлялось как маловозможная и малоэффективная методика, то сейчас, в свете современных технологических достижений, считается вполне реальным.
Конечно, в этом вопросе есть определенные особенности. Первая – это мотивация персонала. Удаленная коммуникация требует хорошей самоорганизации от сотрудников. Дело в том, что даже самый высококвалифицированный профессионал, не «ощущая затылком» теплый, дружественный взгляд своего руководителя, постепенно-постепенно начинает менее ответственно относиться к своей работе.
Пропадают условности и формальности, на которых, как правило, и держится дисциплина в коллективе. Здесь приходится надеяться на самоорганизацию сотрудников. Вторая особенность – общение в рамках корпоративной почты, скайпа или телефона никогда не заменит живого общения. Так что удаленное управление хорошо для начальников «формалистов», сильно не рассчитывающих на большую дружбу и любовь со стороны своих подопечных.
Во всем остальном «удаленка» - это очень удобно.
Способы и инструменты контроля и воздействия
Способы удаленного управления и контроля могут быть самыми разными. Кто-то фиксирует приход на работу через активность в скайпе, ICQ или корпоративной почте. Совещания могут проводиться в формате «конференц-колла» или вебинара. Сегодня создать виртуальную комнату и пригласить туда всех желающих – простое и быстрое дело. Достаточно микрофона и наушников, чтобы быстро провести «планерку» и обсудить текущие задачи. Самое интересное, что для таких целей даже не нужно оплачивать платформу для вебинара – есть ряд порталов, которые предоставляют «виртуальные кабинеты» в безвозмездное пользование (до определенного количества участников, скажем, до 200 человек. Но, как правило, такого количества вполне достаточно).
В другом случае для группового общения подойдет и скайп.
То, что должно быть обязательно, – это четко прописанная структура обязанностей каждого сотрудника. Каждый должен заниматься именно своей работой. Таким образом можно избежать «задвоенности» функций.
Подбор и обучение персонала
Не так просто все обстоит с подбором персонала. Здесь многое зависит от должности и, опять же, от компетентности самих сотрудников. В принципе, сейчас уже не удивишь собеседованиями по скайп – вполне приличную картину можно составить, задействовав такой формат. Но! Будем реалистами – личное общение все равно ничто не заменит.
Все зависит от должности, которую предлагают кандидату. Если это высший менеджмент, конечно, есть смысл поговорить с человеком очно и получить о нем более полное впечатление. Другое дело, если вам нужен человек, квалификацию которого можно выявить через удаленные форматы. С обучением персонала в удаленном формате тоже история очень интересная. Тут есть и плюсы, и минусы, впрочем, как и везде. Из плюсов: порталы дистанционного обучения, методические материалы компании и вебинары помогают существенно экономить время и, что важно, деньги.
Дистанционное обучение существенно бюджетнее очного. Однако, во-первых,качество очного обучения всегда будет выше. Во-вторых, удаленное обучение требует от сотрудника высокого уровня самоорганизации. В-третьих, намного труднее оценить, насколько хорошо усвоил материал обучаемый, а особенно его практическую часть.
Конечно, тут очень многое зависит еще не только от формата управления, но и от личности обучаемого. Похожая ситуация обстоит и с аттестацией персонала. По сути, оценка сотрудника складывается из двух качеств: профессиональных и личных. Наверное, кто-то будет спорить и говорить, что личные качества вообще тут ни при чем, потому что сотрудника надо оценивать только по профессионализму. Однако любой коллектив – это живой организм, и очень многие предпочли бы приятного человека с малым (пока) опытом работы, ведь его всегда можно обучить, нежели «профи», скажем, с манией величия, от которого постоянно одни проблемы.
Главный нюанс удаленного управления именно в этом. Сложнее оценить людей по их личным качествам, соответственно, труднее управлять и настраивать необходимый позитивный психологический климат в коллективе. Сотрудник оценивается сугубо по результатам его работы.
И, конечно, важно помнить, что удаленное управление не даст такого эффекта в плане создания «командного духа» и сплоченности группы, как присутствие в кабинете сильного, яркого лидера.
Удаленный формат управления не является ни плохим, ни хорошим. Все зависит от структуры и особенности организации: в каком направлении она ведет свой бизнес, какова политика руководства, каков психологический климат в коллективе и, конечно, каковы финансовые возможности организации. В любом случае удаленное управление – это очередная возможность и очередное достижение в развитии бизнеса и менеджмента.
Видео
Осуществлять удаленное управление помогают и специальные платформы. Об одной из таких платформ и идет речь в данном видео.
Система управления проектами Basecamp также может быть очень полезна при удаленном управлении сотрудниками. Руководитель будет иметь возможность следить за ходом проекта, узнавать, сколько времени сотрудники уделяют тем или иным задачам, давать поручения и составлять план для всех участников проектов.