Трудовая книжка была придумана для учета трудового стажа и введена в действие в 1918 году. Кроме того, на основании трудовой книжки выдавались продовольственные карточки. Но в современном мире, институт трудовых книжек теряет свою актуальность, хотя действующий трудовой кодекс определяет этот документ, как основной, для учета трудовой деятельности гражданина.
Для чего нужна трудовая книжка и ее значение
В стране введен персонифицированный учет в системе государственного страхования. В персональных учетных записях, содержится более полная информация о трудовой деятельности граждан России, чем в трудовой книжке. Кроме того размер назначаемой пенсии определяется из количества поступивших в Пенсионный Фонд денег, а не только на основании трудового стажа. Однако оформить пенсию без данного документа Вам не удастся. Вот и главный ответ на вопрос, для чего нужна трудовая книжка в современном мире.
Более того, если в документе были допущены ошибки (написано Наталья, а не Наталия, к примеру), даже если в персонифицированном учете все правильно, восстанавливать свои права Вам придется через суд. Хотя все законодатели во весь голос и твердят о том, что трудовая книжка не нужна, что она не несет полезной информации (к примеру, об уровне доходов), тем не менее, отменять ее пока никто не планирует.
Основные функции трудовой книжки
Считается, что трудовая книжка выполняет функции «рекомендательного письма». Потенциальный работодатель может посмотреть трудовую деятельность претендента на должность и узнать, почему он был уволен с предыдущих мест работы, хотя на практике кадровики первый раз открывают трудовую книжку уже после принятия решения о приеме на работу.
У трудовой книжки есть еще одна функция – «защита прав работника». Если он был неправомерно уволен, на основании записи в трудовой книжке он может оспорить это увольнение в судебном порядке и восстановиться в должности. Но это тоже спорный вопрос, записи об этом останутся в книжке навсегда, и как отреагирует на них будущий работодатель трудно предположить. Таким образом, трудовая книжка в ее нынешнем виде стоит на страже интересов государства, а не работников и работодателей, причем интересов, совсем не связанных или мало связанных с проблемами трудовой деятельности граждан. Кроме всего прочего, при выезде за рубеж, от Вас потребуют предъявить заверенную копию трудовой книжки. Это делается, чтобы ограничить выезд за границу граждан, имеющих доступ к государственной тайне.
Каждый гражданин при оформлении официального трудоустройства сталкивается с необходимостью сбора огромного пакета документов, среди которых есть и трудовая книжка. Это документ, в котором отображаются данные обо всех местах официальной работы, сроках, занимаемых должностях, а также датах и причинах увольнений. Преуменьшать значение данного документа не стоит, поскольку это единственный бланк с официальными записями о трудовом стаже, который имеется на руках у самого рабочего.
Основы
История использования документа началась еще 80 лет назад. С годами трудовые книжки стали более модернизированными, а последние изменения, которые коснулись формуляра и правил его оформления, направлены на увеличение защитных свойств документа от внесения лживых данных или несанкционированного использования.
Важно! Согласно действующему законодательству, ТК относится к числу бумаг, которые требуются при трудоустройстве, поэтому при порче или утере документа необходимо узнать, как восстановить трудовую книжку.
В зависимости от того, кем была допущена утеря трудовой, тот и должен понести финансовые затраты, направленные на повторное получение. Если же нарушение было допущено в результате оплошности самого работника, то наниматель имеет право требовать возмещение финансовых убытков, с которыми столкнулась фирма во время восстановления бумаг.
Целесообразность использования подобных отчетов вызывает массу споров. Это связано с тем, что изначально такая форма фиксации рабочих правоотношений была предусмотрена для того, чтобы систематизировать количество отработанных лет, занимаемых должностей и получаемых окладов, что влияло на начисление пенсионных отчислений. То есть владелец персонального отчета отправлялся в пенсионный фонд, где сдавал трудовую книжку.
Сегодня все происходит гораздо проще: Пенсионный фонд самостоятельно фиксирует и систематизирует данные о трудоднях каждого гражданина. Аналогично работают и сервисы обязательного государственного страхования, поэтому в сохранности экземпляра нет необходимости.
С другой стороны, может возникнуть масса проблем, связанных с использованием трудовых. Эти бумаги требуются при оформлении кредитных займов как подтверждение официального трудоустройства. Внесение ложных сведений может стать результатом мошеннического завладения кредитными средствами.
Открытие
Как оформить вкладыш в трудовую книжку , должен знать каждый работник кадрового подразделения. Согласно требованиям законодательства, работодатель, который привлекает соискателя к работе впервые, обязан оформить и предоставить трудовую книжку, которая должна быть организована в течение одной календарной недели с момента принятия гражданина в штат .
Если же соискатель приходит со своим формуляром, где уже значатся данные о прежних местах работы, то руководителю предстоит разобраться, верный ли документ, правдивы ли внесенные в него данные. Сделать это можно несколькими способами:
- личное обращение к руководству с предыдущего места работы, где был трудоустроен гражданин, чтобы уточнить верность отображенной информации;
- проверка бланка, который должен содержать личный номер (анализ серийного номера позволит узнать, совпадает ли год изготовления формуляра с присвоенными номерными знаками);
- проверка реквизитов, которые значатся у каждой из записей, а именно подписей и печатей.
В 2003 году был выпущен новый бланк, который имеет дополнительные меры безопасности – например, водяные знаки, расположенные на каждой странице, подлежащей заполнению. Требования, как правильно заполнить трудовую книжку, не изменились.
Применение
При поступлении на работу соискатель передает администрации фирмы обширный пакет документов, среди которых есть и трудовая книжка. На протяжении периода выполнения труда указанные бумаги хранятся в кадровом отделе работодателя. В обязанности кадрового работника входят учет документов и использование их по назначению.
В отношении трудовых формуляров сотрудник кадровой службы предприятия выполняет следующие действия:
- сохранность всех формуляров, которые переданы работодателю при поступлении на работу всеми участниками правоотношений;
- установление гарантий сохранности подведомственных документов;
- оформление специального Журнала, в котором будут отображаться все передвижения трудовых, а также их действующее нахождение;
- заполнение бланка при увольнении.
Если место работы является в трудовой практике первым, то необходимо заполнение чистой трудовой. Также кадровым сотрудником отображаются все исправления в трудовой книжке, которые связаны с трудоустройством, выполнением служебных обязанностей, прекращением рабочего контракта с конкретным предприятием. Внесение данных не может производиться только по инициативе ответственного лица. Возле каждой записи требуется утверждение информации личной подписью руководства и юридической печатью организации.
Особенности
Нередки факты привлечения к официальному труду лиц, которые являются иностранными подданными. Такая возможность устанавливается внутренними нормативными актами и международными соглашениями, но на практике могут возникнуть сложности с ведением рабочей документации. Первый вопрос – это трудовая книжка и необходимость ее использования.
Во многих странах (особенно бывшего СНГ) практикуется ведение аналогичных формуляров, но на территории России они юридической силой не обладают, то есть будет считаться, что соискатель не имеет трудовой книжки. Тогда нужно ли заполнять в отношении иностранного служащего федеральный формуляр?
В нормах отечественного законодательства отсутствуют требования и разъяснения касательно данного факта, но руководители предприятий предпочитают заводить новый формуляр на вновь прибывших служащих, поскольку правовая норма, в которой указывается необходимость ведения трудовых, не предусматривает исключений в отношении иностранных граждан.
Восстановление
Указанный документ подлежит строгому учету и сохранности, но нередки ситуации, когда в силу утери или порчи возникает вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки. Каждому трудящемуся гарантировано право оформления нового документа, который после подписания собственником получает юридическую силу, равную изначальному экземпляру.
Независимо от того, по чьей вине возникла необходимость повторного получения бланка, в его повторной выдаче принимают участие в равной степени и работодатель, и сотрудник. Служащий кадрового отдела обязуется подготовить, оформить и полностью заполнить документ. Работник должен собрать официальные выписки с предыдущих мест работы, на основании которых в документы будет вноситься информация.
Чтобы получить новый формуляр, сотруднику необходимо подать заявление администрации фирмы, после чего начинается процесс сбора выписок об имеющемся стаже. Данные вносятся в бланк, и затем происходит его утверждение начальником. Процедура бесплатна, но служащему придется оплатить стоимость нового бланка трудовой, цена которого варьируется в пределах 200 рублей. После изготовления документа трудовая книжка вручается владельцу под подпись, чтобы исключить вину фирмы в возможной дальнейшей утере или порче.
О и правилах ее ведения и оформления говорится в (статья 66). Это ОСНОВНОЙ документ, подтверждающий между сотрудником и работодателем. Трудовая книжка содержит личные сведения о ее владельце, трудовой деятельности гражданина и его трудовом стаже . В ней отражаются все изменения, происходящие с человеком в его трудовой жизни ( , повышение, увольнение, смена должности и т.д.).
Согласно трудовому кодексу работодатель не имеет права принять в штат человека без трудовой книжки . Список документов, необходимых для заключения , представлен в статье 65 Трудового Кодекса. В этот перечень входит трудовая книжка, что говорит об обязанности гражданина, поступающего на работу, предъявить трудовую или ее заверенную копию (при ) работодателю.
По некоторым причинам у гражданина может не быть трудовой книжки . Законом предусмотрены следующие случаи:
- Гражданин ранее не работал . Если лицо впервые устраивается на работу, работодатель оформляет ему трудовую книжку на основании принятия человека на первое место работы;
- Трудовая книжка утеряна, находится в негодном состоянии (повреждена). Работодатель оформляет новую на основании заявления будущего сотрудника об утере старой.
Работодатель должен сделать запись в трудовой книжке о принятии человека на работу в первые пять дней . Все записи заверяются личной подписью владельца трудовой книжки.
Работа без трудовой книжки. Какие минусы?
Устраиваясь на работу без трудовой книжки, человек лишает себя гарантий и защиты государства .
Если работодатель не делает запись в трудовой, он не регистрирует работника в штате, не подает сведений о нем в налоговую, пенсионный фонд и фонды социального и медицинского страхования . Это значит, что:
- не начисляется трудовой стаж (является важным обстоятельством при оформлении трудовых пенсий или при приеме на новую работу);
- не увеличивается накопительная часть пенсии (22% годового дохода работника);
- не оплачиваются налоги ;
- не оплачиваются больничные листы и отпуск (хотя некоторые организации позволяют себе такие расходы, в любой момент все может измениться);
- отсутствуют (например, при );
- официально нигде не зафиксирована (как и сам работник), ее стабильность зависит исключительно от совести работодателя;
- после увольнения трудно добиться всех положенных выплат (но возможно, при );
- слабые возможности развития (у компании, укрывающейся от налогов, довольно низкие перспективы, активный рост привлекает внимание - вероятность разоблачения);
- высокая вероятность того, что предприятие закроют (при выявлении нарушений).
Обилие минусов «на лицо». Главное, что устроившись на работу к такому работодателю, гражданин оказывается практически беззащитным в суде . В случае мошенничества или каком-либо другом ущемлении прав человеку будет сложно доказать свою правоту.
Работа без трудовой книжки возможна, но несет за собой большой риск и малые перспективы .
Работа по совместительству. Нужна ли трудовая книжка?
Иногда гражданин располагает временем, чтобы работать в нескольких местах. Трудовой договор «по совместительству» оформляется, когда у человека уже есть основное место работы . В этом случае работник предоставляет только ее копию, а новый работодатель не делает запись в трудовой, так как она находится на хранении по основному месту работы сотрудника.
Однако если сотрудник пожелает сделать эту запись, он должен будет предъявить работодателю, хранящему его трудовую, документ, свидетельствующий о работе по совместительству . Таким документом может быть приказ о принятии на работу, выписка из этого приказа или справка с места работы по совместительству.
Такая запись делается только по желанию самого сотрудника и только работодателем по основному месту работы.
Нужна ли трудовая книжка? Конечно! Людям небезразличным к своему будущему стоит выбирать надежных работодателей , которые не боятся брать на себя ответственность за своих сотрудников.
Как показывает современная жизнь, данные о каждом человеке хранятся в электронной базе. При необходимости сотрудник кадровой службы может обратиться к ее помощи. Пенсионный фонд воспользуется при начислении пенсии. Именно в электронном виде больше информации, чем в документе у человека. Так нужна ли трудовая книжка? Может отказаться от нее, ведь с ней больше проблем.
Рассмотрим неудобства
При потере документа сотруднику необходимо собирать большое количество справок, бумаг, чтобы доказать, что он имеет большой трудовой стаж. Зачем это делать, если на каждого гражданина в пенсионном фонде заведено личное дело, куда вносят все данные о работе. Но может информация о тех людях, которые работали в прошлом веке, не внесена в базу? Скорее всего, это так, человеку самолично придется доказать, что он работал с такого-то года и по такой в определенной фирме. Так что, наверное, отменять еще рано.
Если работник имеет трудовую книжку, доказывающий стаж, и в нем обнаруживается ошибка, то подтверждать необходимо через суд, что документ принадлежит именно этому гражданину. Если бы книжки не было, то и доказывать не пришлось, так как информация хранится в пенсионном фонде. Если книжка на руках неправильно оформленная и в пенсионном фонде информация имеется, по закону человек должен доказать свою причастность к деловым свидетельствам. Видите, сколько бюрократической волокиты. Депутаты хотят упростить жизнь граждан, удалить из нее еще одну ненужную беготню по инстанциям. Компетентные органы будут собирать информацию о сотруднике, если что-то понадобиться, всегда можно сделать распечатку в пенсионном фонде. Нужен ли трудовой документ? Скорее нет, чем да, меньше бумажных проблем для сотрудников.
Если отменить необходимые рабочие бумаги, то работник отдела кадров лишается большого количества проблем. Например, если специалист не вышел на свою деятельность, пропал без вести, то книжку нужно хранить 75 лет. Это проблема для фирмы.
Депутаты утверждают, что при устройстве на работу между сторонами заключается трудовой договор. На каждом предприятии, где работает человек, такой договор присутствует. Одна часть остается у работника. Этот документ служит доказательством. Значит, на вопрос – «Нужна ли трудовая?», можно ответить – «Не нужна!». Но в трудовом договоре не написано когда гражданин уволился, не описаны другие передвижения, поощрения, а также выговоры. Значит, все-таки отмену пока рано производить.
Что говорят руководители?
Сложность заключается в том, если отменить трудовые свидетельства, то доказать компетентность специалиста будет достаточно сложно. Например, пришел он трудоустраиватьс я, принес резюме, в нем указал виды работ, рекомендательное письмо и так далее. Но в резюме включены только хорошие данные, а плохие решил не оглашать. Руководитель берет человека, он подводит компанию, оказывается он любитель гулять, уволили с прежнего места за прогулы. Нужна ли трудоваясегодня? Руководители утверждают, что нужна.
Индивидуальные предприниматели рассказывают, что при приеме смотрят на профессиональные качества, а не на записи в документе. Опрос, тестирование, каверзные вопросы смогут выявить профи и помочь отказаться от безответственного. Трудовой договор играет важную роль. Все договора, что есть у работника необходимо хранить. Но это неудобно, их нужно складывать в специальную папку, чтобы они не мялись. Они занимают много места. Так необходима ли трудовая книжка? И вновь видим, что без нее сложно, люди так привыкли к этому аккуратному, миниатюрному дневнику. Но отвыкать все-таки необходимо. Меньше бюрократии, больше пользы.
Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью:Для чего нужна и кем заполняется
Каждый работающий гражданин должен подтвердить свой стаж.
Все необходимые записи вносятся в трудовую книжку и договор согласно Трудовому кодексу РФ и Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Постановление). Невзирая на многочисленные споры об устаревшем формате и ненадобности книжек, в 2017-2018 годах данный документ остается необходимым атрибутом при приеме на работу, независимо от формы юридического лица.
Трудовая книжка работника — основной документ о его стаже и деятельности. Законодательством установлен порядок ведения данного документа, варианты и возможности исправлений, утвержденный образец вкладыша, а также инструкция по заполнению.
Ее отсутствие может повлечь за собой ряд проблем:
- неподтвержденный опыт и стаж работы может стать препятствием при трудоустройстве;
- серьезные проблемы при оформлении пенсии, которая напрямую зависит от количества отработанных лет и набранных баллов;
- отсутствие льгот и привилегий от государства;
- незаконная деятельность, которая нарушает налоговое законодательство и т.д.
Если работник не может предоставить книжку по причине утраты или невыдачи при увольнении, ему придется получить ее дубликат с прежнего места трудоустройства
Если организация распалась, новый работодатель должен выдать документ, указав причину отсутствия старого.
Записи в трудовой книжке
Ведение и хранение данных документов на период работы сотрудника возлагается на работодателя, включая ИП. Без документального подтверждения, деятельность компании граничит с уголовной ответственностью за нарушение налогового законодательства.
Обязанность по их ведению установлена законом и начинает действовать через 5-7 дней после приема гражданина на основную работу.
Если занимаемая должность является дополнительной (по совместительству), то обязанности по ведению записей в трудовой книжке возлагаются на второго работодателя на основании подтверждающих бумаг, как по основному, так и по дополнительному месту трудоустройства
Кроме выполняемой работы, в нее вносятся записи о награждениях, переводах на новую должность, сведения о причинах прекращения трудовой деятельности и увольнении.
Рабочие моменты подтверждаются номером приказа, который фиксируется в специальной книге учета на рабочем месте. Точные нормативы о записях, их изменениях и правилах внесения регламентированы п. 2 Постановления.
О приеме на работу
Запись в трудовой книжке о приеме на работу начинается на страницах 2-3, в разделе «Сведения о работе». Обязательное условие - указание полного наименования организации с дополнительным сокращенным вариантов в правильной формулировке.
Для каждой графы существует свое назначение:
- порядковый номер;
- дата приема на должность;
- должность, наименование организации;
- номер приказа/распоряжения.
О переводе на другую должность
Чтобы внести сведения о переводе на работу в подразделение, иную компанию или путем смены должности, следует отступить от последней записи 1 строку и продолжить нумерацию списка записей арабской цифрой. Формат даты должен иметь стандартный вариант (01.01.2018 г.), а нарушение данного правила ведет к исправлениям в трудовой книжке, ее негодности и штрафным санкциям для работодателя.
Обратите внимание!
Если перевод проходит в рамках одной организации, указывать ее полное название не требуется. Достаточно вписать номер приказа и новую должность сотрудника, заверив печатью и подписью.
Об увольнении
Запись об увольнении должна проводиться в день подачи заявления сотрудником или подписания приказа о снятии его с должности по каким-либо причинам (подтверждается статьей ТК РФ). Точная инструкция по заполнению трудовых книжек установлена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
В документе указывается дата последнего дня работы сотрудника, если нет иных соглашений по договору
Вкладыш
Если закончились листы для записи, то действующий работодатель выдает вкладыш. Как правильно его оформить:
- выдается в случае недостаточности страниц для внесения записей (на полях и внизу страницы писать нельзя);
- титульный лист заполняется по дате выдачи приложения, а не по дате получения трудовой книжки;
- данные сотрудника должны соответствовать реальному времени, так как за время работы могли произойти изменения (получение образования, смена фамилии и т.д.);
- внизу титульного листа ставится подпись и печать ответственного лица/предприятия;
- вкладыш подшивается к книжке, на первом листе которой вносятся сведения о дополнительных страницах, а также указывается серия и номер документа.
Количество дополнительных страниц неограниченно, в зависимости от периодичности смены рабочих мест.
Как исправить ошибки в трудовой книжке?
Как можно исправить запись, чтобы документ сохранил свою юридическую силу:
- исправить ошибку можно по месту работы, где была допущена опечатка;
- изменить запись имеет право новый работодатель, имея подтверждающий официальный документ о правомерности сведений выписка из архива распавшейся компании, трудовой договор и прочее.
Обратите внимание!
Самовольное исправление в трудовой книжке не допустимо. В подобной ситуации она становится недействительной, а подтвердить отработанный стаж будет можно только в судебном порядке.
Неверная запись не может быть исправлена на основании слов свидетелей, кроме судебных решений, а также вследствие массовой утраты документов по причине чрезвычайной ситуации, катастрофы, пожара и т.п.
Если работник ее потерял, то по новому месту работы заводится новая. В случае обнаружения пропажи, работодатель не имеет права удалить вновь созданную книжку, так как она является подотчетной. В подобной ситуации у сотрудника может быть сразу две трудовых книжки, каждая из которых является действующей.
По законодательству ограничений на данный счет не предусмотрено, а все сведения о перечислениях в пенсионный и страховой взнос хранятся в базе данных организаций. Но есть и негативная сторона:
- проблемы при оформлении пенсионного обеспечения, так как фонд признает только один документ подлинным, а стаж по второму просто не учтут;
- получение сразу по двум книжкам пособия на ребенка, отпускных и прочих платежей, грозят административным наказанием в виде штрафа и полного возмещения полученных выплат;
- проблемы с трудоустройством, где учитывается стаж, должность и рабочие навыки человека. Предъявив одновременно два документа, гражданин попадает под подозрение и, в лучшем случае, в рабочем месте будет отказано.
Лучше работать по одной трудовой книжке, а в случае ее утраты, восстановить документ на новом месте работы или посредством повторного обхода всех организаций
Как восстановить трудовую книжку при утере?
Как получить замену в случае ее утраты регламентировано Постановлением. Собственник, в первую очередь, должен заявить о потере документа начальнику по последнему месту работы. Для этого следует подать письменное заявление в свободной форме, указав причину утраты и выразив желание восстановить документ.
Полный перечень документов для повторного ее оформления включает:
- заявление в отдел кадров;
- подтверждающие трудовой стаж документы со всех рабочих мест, архива, выписки из приказов, лицевой счет заработной платы и прочее;
- в случае распада организации решение по трудовой деятельности в определенный период времени может выдать суд, что требует предварительной подачи иска по данному вопросу и сбор доказательств трудоустройства.
Обратите внимание!
Каждый из документов является действительным только при наличии заверенной подписи/печати. Ответственность за подлог и фальсификацию несет работник.
Согласно установленных законом правил, дубликат выдается работодателем не позднее 15 дней с момента получения заявления. В документе указывается общий трудовой стаж (суммарно), без наименований организаций, должностей и периодов деятельности. В случае недействительных записей по увольнению, рабочему стажу и переводу, подобные сведения не учитываются в дубликате.
Учет ведется на каждом предприятии, включая индивидуальных предпринимателей. Постановлением определены правила по хранению документов, ответственным за которое является начальник организации и сам работник. Какие требования предъявляются к ведению трудовых книжек:
- все даты пишутся арабскими цифрами;
- чернила должны быть устойчивы к УФ свету, разрешается черный и синий цвет, но только шариковой, перьевой ручкой (гелевые чернила использовать нельзя);
- нельзя делать сокращений (независимо от длины названия);
- все сведения должны соответствовать нормативам ТК РФ о работнике, должность, перевод на иное место, увольнение по статье, завершение трудового стажа, поощрения;
- язык написания государственный;
- все данные должны соответствовать указанному приказу;
- сроки внесения записей при приеме на работы не позднее 7 дней, при увольнении в последний рабочий день, если иное не предусмотрено трудовым договором;
- все записи нумеруются;
- работодатель должен ознакомить сотрудника с внесенной записью, что подтверждается его личной подписью в карточке.
Хранить трудовые книжки следует в недоступных для третьих лиц местах — используйте сейфы, шкафы с замками
В случае порчи документов в период их хранения на предприятии, организация может облагаться штрафными санкциями. При невостребованности документов по разным причинам, организация обязана их хранить определенный период времени:
- трудовая книжка 75 лет;
- учет ее движения (книга учета) 75 лет;
- учет бланков (приходно/расходная книга) 5 лет.
Выдача по требованию производится под роспись получателя, так как все бумаги нумеруются и являются подотчетными в организации.
Лица, ответственные за ведение трудовой книжки
Ответственное лицо за хранение и ведение работодатель, на которого возлагается ряд взысканий согласно законам РФ:
- штраф до 50 тыс. рублей или приостановление рабочей деятельности на период до 3-х месяцев;
- дисциплинарное взыскание в форме снятие с занимаемой должности до 3-х лет;
- материальная ответственность за нанесенный работнику ущерб.
При нарушении установленных законом норм следует обращаться в государственный надзор, а также в правоохранительные органы и к опытным адвокатам.