Даже для людей, уверенно знающих английский язык, затруднительно в первый раз писать формальные почтовые письма или email. Что уж говорить о начинающих, обладающих крайне узким словарным запасом. Сегодняшний материал поможет грамотно составить текст всем, кто желает завести с иностранцами деловую или менее формальную переписку. Мы разберем все тонкости о том, как начать письмо на английском: изучим стандартные клише, рассмотрим разницу в социальных статусах и обращениях, а также учтем все необходимые нормы пунктуации.
По правилам, структура письма на английском языке начинается с указания адресов получателя/отправителя и даты. Поэтому для начала разберем именно эти пункты.
Отправитель
Помимо конверта, адрес отправителя может располагаться в правом верхнем углу письма. Для передачи русских обозначений не пользуются переводом слов, так как писать адрес на английском следует транслитерацией. То есть, русские слова записывают латинскими буквами. Исключение делают только для названия страны и известных городов.
Также допускается полностью числовое обозначение даты в письме . Но, при этом важно помнить, что в Америке в таких записях первым идет указание на месяц.
- 07.10.2017 – 7 октября 2017 (английское восприятие)
- 07.10.2017 – 10 июля 2017 (американское восприятие)
Получатель
Адрес получателя письма пишут по левой стороне, непосредственно перед началом основного текста.
Если мы пишем письмо из России в Англию, то построение адресной записи происходит по следующему принципу:
- Имя и фамилия, или название учреждения;
- № дома, название улицы, № квартиры или офиса;
- Город и почтовый индекс;
- Указание страны.
Рассмотрим примеры того, как выглядит адрес в английском для личной переписки или деловой корреспонденции с учреждением.
| Jack Addington
7 Abby road, apt. 3 |
The British Museum,
Great Russell Street, London WC1B 3DG, |
В деловом письме конкретному человеку перед личными данными ставится соответствующее обращение: Mr, Ms и т.п.
Как начать письмо на английском – приветственные клише
| Вежливые обращения | ||
| № | Персональные обращения | Многочисленная аудитория |
| 1. | Если мы имеем представление о собеседнике, то можем обратиться к нему, используя обозначения статуса по-английски в комбинации с указанием фамилии.
Dear Mr *. Brown , … Уважаемый мистер Браун, … Dear Ms . Peterson **, … Уважаемая госпожа Петерсон, … Такой формат приемлем для делового письма на английском. |
Для приветствия нескольких лиц используется вежливая форма с существительными во множественном числе:
Dear partners, … Уважаемые партнеры, … Dear heads of departments, … Уважаемые начальники отделов, … Dear colleagues , … Уважаемые коллеги, … |
| 2. | Если личные данные адресата нам не известны, то можно употребить нейтральные:
Dear Sir, … Уважаемый сэр, … Dear Madam, … Уважаемая мадам, … Подобные конструкции используют при обращении к фирмам и компаниям: Dear Imperial Tobacco Group plc, … Уважаемая группа компаний Imperial Tobacco , … |
При обращении к широкой публике, начало письма может выглядеть следующим образом:
Dear Sirs and Madams , … Уважаемые дамы и господа, … Ladies and Gentlemen, … Леди и джентльмены,… |
| 3. | Если неизвестен пол лица, то следует воспользоваться составной комбинацией:
Dear Sir or Madam , … Уважаемый господин или госпожа… Если известны персональные данные, но не ясен пол адресата, рекомендуется воспользоваться вежливой формой, опустив сокращенное обращение: Dear K.L. Gridd, … Уважаемый(ая) К.Л. Гридд, … |
Если ваше деловое письмо на английском предназначено для массовой рассылки, то вы начнете текст с фразы:
To whom it may concern***: Всем, кого это касается: Канцелярский вариант перевода: По месту требования: На русском звучит не очень, но для делового английского это стандартная и часто встречающаяся фраза. |
| 4. | Вышеприведенные формы используются как приветствие в рамках официального общения. Для неформального круга близких друзей и приятелей чаще встречаются стандартные слова связки c именем:
Dear Lucy, … Дорогая Люси, … Hello John, … Здравствуй, Джон, …. Hi Pamela , … Привет, Памела, … |
Если письмо предназначено для двух лиц, то следует вежливо обратиться к ним обоим:
Dear Mr. Trust and Ms. Roberson, … Дорогие господин Траст и госпожа Роберсон… Если допустимо неформальное общение, то выражения могут быть более простыми: Dear Nick and Jessica , … Дорогие Ник и Джессика, … Hello Bob and Mary , … Привет Боб и Мэри, … |
*Важно отметить, что обращения всегда пишутся в сокращенной форме, недопустимо применение конструкций Mister , Mistress + фамилия и т.п.
** Для обращения к женщине также могут использоваться слова Mrs и Miss , подчеркивающие ее семейное положение: Mrs – замужняя, Miss – незамужняя . Однако, чаще используется нейтральное Ms.
*** Обратите внимание на пунктуационные знаки. Во всех обращениях это запятые, но в данной конструкции всегда используется двоеточие. Причем предложение не продолжается, а с новой строки автор начинает основной текст письма.
Итак, мы узнали множество способов, как начать письмо на английском для деловой переписки или личной. Рассмотрим комбинации, которые позволяют по-английски кратко выразить суть и вежливо завершить послание.
Причины письма и вежливое прощание
Про личные письма рассказывать не будем, так как в них могут рассказываться самые разные обстоятельства. А вот деловое письмо на английском языке имеет стандартные высказывания, которые можно использовать для разных ситуаций.
Люди деловой сферы ценят свое время, поэтому сразу после обращения необходимо раскрыть суть вашего письма. В зависимости от контекста, для выражения цели послания можно воспользоваться одной из приведенных ниже фраз.
| Пример | Перевод |
| We apologize for… | Мы приносим свои извинения за… |
| This letter is to confirm… | Это письмо – подтверждение того, что… |
| We are writing to you to offer… | Мы пишем вам, чтобы предложить… |
| This is to request you to grant… | Это просьба/запрос предоставить… |
| We’re writing to enquire about…. | Мы пишем с целью узнать о… |
| We would like to inform you that… | Мы хотели бы уведомить вас о том, что… |
| We’re writing in reference to…. | Мы пишем в отношении… |
| We’re writing in connection with…. | Мы пишем в связи с тем, что… |
После того, как вы выразили свое вежливое сообщение, необходимо также на достойной ноте завершить послание. Приведем несколько примеров, как пишется концовка письма по-английски.
И, конечно же, по правилам хорошего тона следует обязательно подписать свое послание. Заключительная подпись в английском письме может выглядеть следующим образом:
- Yours sincerely – С искренним уважением (к знакомому собеседнику);
- Yours faithfully – С уважением (к незнакомому адресату);
- Best wishes – С наилучшими пожеланиями (нейтральное высказывание);
- Kind regards – С добрыми пожеланиями (менее формальный оттенок);
- Warmest regards – С наитеплейшими пожеланиями (неформальное общение).
На основе приведенных примеров, можно легко составить образец полного письма и достойно провести официальную переписку с бизнес партнерами или должностными лицами в учреждениях. Успехов в совершенствовании языка и налаживании деловых связей!
Безусловно, email – это самый быстрый и удобный способ обмена рутинными деловыми сообщениями с англоязычными партнерами, но классическое «бумажное» деловое письмо по-прежнему является предпочтительным и солидным способом донести важную информацию.
Тщательно продуманное письмо, напечатанное на стильном бланке, может быть мощным инструментом бизнес-коммуникации. Пожалуй, не стоит пояснять, что впечатление от письма даже с самым заманчивым коммерческим предложением может быть испорчено, если его внешний вид не соответствует общепринятому.
Чтобы убедиться, что каждое письмо под логотипом Вашей компании отвечает требованиям к формату, который считается стандартом деловой переписки в англоязычной среде, следуйте следующим правилам составления делового письма на английском языке:
Правило №1: Разбейте текст письма на блоки.
Получая очередное письмо от зарубежного коллеги, Вы обращали когда-нибудь внимание на то, что оно очень легко «считывается»? Секрет его понятности и последовательности прост: сегодня во всей англоязычной деловой документации используется блочная структура. Считается, что такой принцип структурирования информации в наибольшей степени соответствует потребностям и запросам современного сверхзанятого человека и помогает справляться с непрерывным потоком деловой переписки. Во-первых, можно сэкономить время на этапе составления письма, собрав его, как конструктор, из отдельных смысловых блоков – «Адрес отправителя», «Дата», «Адрес получателя», «Приветствие», «Заголовок», «Концовка» и т.д. Во-вторых, открыв такое «блочное» письмо, получатель может быстро сориентироваться в его содержании.
Блочная структура предусматривает следующие особенности оформления:
- весь текст письма разделяется на абзацы с одинарным отступом между ними;
- красная строка не используется;
- пунктуация открытая, т.е. отсутствуют нефункциональные точки и запятые;
- выравнивание делается по левому краю.
Правило №2: Пишите простым и понятным языком.
Само понятие «деловое письмо» уже вызывает у многих дискомфорт. Многие изучающие английский живут с уверенностью, что их письменный язык недостаточно сложен для бизнес-переписки. Спешим их успокоить: максимально эффективное деловое письмо должно быть написано короткими и простыми предложениями, а используемая лексика не должна быть слишком «заумной». Перегруженный по сложности текст плохо воспринимается, но Вы ведь хотите, чтобы Ваши идеи и предложения были понятны, не правда ли? В бизнес-общении ценится не богатейший словарный запас, а четкость и последовательность изложения и безукоризненная логичность. И здесь Вам не помощь придут так называемые “transitions” и “linking words” – слова-связки, которые позволяют выстроить идеи так, чтобы мысли плавно перетекали из одной в другую.
Правило №3: Правильно расположите имя и адрес отправителя.
Первым блоком письма, расположенным в левом верхнем углу страницы, является информация об отправителе в следующей последовательности:
- название компании
- номер дома, улица
- город, почтовый индекс
- страна
Online-school of foreign languages "LINGVISTER"
Почему рекомендуется включать в письмо адрес отправителя? Даже если Ваш адрес уже есть в адресной книге получателя, избавьте своего адресата от необходимости его искать. Когда информация поступает в готовом виде, шанс получить наиболее быстрый ответ на свое письмо увеличивается на 30%.
Правило №4: Обратите внимание на формат даты.
Согласно стандарту, дата указывается на три строки ниже информации об отправителе.
Дата в письме приводится полностью, но последовательность следования элементов уникальна для каждой страны. Так, в Великобритании указываются день/месяц/год, которые не разделяются запятыми.
В США и Канаде последовательность другая - месяц/день/год, причем перед указанием года иногда ставится запятая.
December 16, 2014
Правило №5: Верно укажите имя и адрес получателя.
Сразу после даты написания письма должен следовать адрес получателя. Уделите особое внимание имени адресата: имя должно в точности повторять то, как Ваш адресат указывает свое имя в подписи письма. Так, если получатель подписывается Christopher Nolan, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Полное имя и адрес получателя располагаются на разных строках в следующей последовательности:
- полное имя
- должность
- название компании
- номер дома, улица
- город, почтовый индекс
- страна
Mr Christopher Nolan
Executive Producer
Syncopy Films Inc.
4000 Warner Blvd., Building 81, Suite 203
Burbank, CA 91522
Правило №6: Выберите приветствие и обращение.
Как мы уже говорили, в англоязычной деловой переписке приняты особенные нормы пунктуации. Так, после обращения в письмах обычно ставится запятая, а основной текст письма начинается с новой строки после одинарного отступа.
В подчеркнуто официальной бизнес-переписке и при обращении к лицу, занимающему высокий пост, принято ставить двоеточие после официального обращения:
Dear Mr Vice President:
Если в адресе получателя Вы указали полное имя адресата, а не просто название компании, письмо рекомендуется начать с личного обращения:
Dear Christopher,
В случае, если письмо направляется на имя организации, а не предназначено конкретному сотруднику, следует использовать более формальное приветствие:
Если имя адресата Вам неизвестно, используйте нейтральную форму обращения:
Dear Sir or Madam,
Правило №7: Укажите тему письма в заголовке.
Заголовок, кратко сообщающий о содержании письма, располагается через одну строку после обращения. Для того, чтобы отделить тему письма от основного текста и привлечь к ней внимание адресата, используются символы верхнего регистра или нижнее подчеркивание.
SAN DIEGO COMIC CON 2014
Правило №8: Не забудьте о завершающей фразе с «призывом к действию».
В заключительный абзац письма включаются запросы информации, напоминания и призывы к скорейшему ответу. Мы предлагаем Вам варианты уместных и энергичных заключительных фраз:
- I would again apologize for the delay in replying and I trust that this has clarified the points you have raised, however, if you wish to discuss any points I have not clarified, or need any further information, you may wish to telephone or contact me accordingly.
- I look forward to hearing from you, and in the meantime, should you have any queries, please do not hesitate to contact me.
- I regret that I cannot be of more assistance in this matter, and should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.
- I would appreciate your immediate attention to this matter.
- I appreciate any feedback you may have.
Правило №9: Используйте уместную концовку и оставьте подпись.
Концовка письма напрямую зависит от того, какое обращение Вы использовали в начале письма. Нейтральными вариантами концовки письма знакомому или коллеге являются:
Если имя адресата Вам известно, и Вы использовали личное обращение в начале письма, уместной будет только одна концовка:
Dear Mr Nolan…Yours sincerely,
В сочетании с приветствиями Dear Sirs/Dear Sir or Madam используется только одна концовка:
Dear Sir or Madam…Yours faithfully,
Не забудьте поставить запятую между прощанием и Вашей подписью!
Оставьте место для собственной подписи, отступив от концовки 4-5 строк.
Имя отправителя может быть написано целиком с помощью букв верхнего регистра, или же прописными могут быть только первые буквы. Должность отправителя указывается непосредственно на следующей строке под именем. Проявите внимание к мелочам: сокращение Mr не используется, если автор письма - мужчина, но если автор - женщина, обычно в скобках добавляют (Mrs).
Yours sincerely,
Yours sincerely,
SUSAN HAYWARD (Mrs)
Правило №10: Упомяните вложения в письме.
Указанием на то, что в письме есть вложения, является надпись Enc или Encs (“Enclosures”) внизу письма, через одну строку после должности отправителя.
Yours sincerely,
SUSAN HAYWARD (Mrs)
Следуя этим простым правилам, Вы всегда с успехом сможете составлять деловые письма своим партнерам.
Деловая переписка - основа коммуникации в любом бизнесе. Даже сегодня, когда общение ведется с помощью электронных писем, правила деловой переписки остаются неизменными.
При написании делового письма важно придерживаться ряда формальностей. Переписка ведется между малознакомыми или совсем незнакомыми людьми; правила позволяют сделать письмо вежливым и эффективным.
Общий стиль делового письма
Деловая переписка очень формализована, поэтому здесь важно сохранять уважительный тон письма. Даже в том случае, когда вы пишете язвительную жалобу.
Чтобы письмо выглядело вежливо, часто используют модальные глаголы. К примеру, вместо фразы «Please write me an answer» (пожалуйста, пришлите мне ответ) можно использовать «I would be grateful if you could write me an answer» (Я был бы рад, если бы вы прислали мне ответ).
В деловом стиле нельзя использовать сленговые фразы и жаргонные выражения. Также не стоит использовать слова с сильным эмоциональным фоном - terrible (ужасный), marvelous (удивительный), rubbish (чушь) и подобные.
Сокращения также не допускаются - все словосочетания нужно использовать только полностью.
- Wouldn"t - would not
- I’m - I am
- I’d like to - I would like to
Не стоит использовать и фразовые глаголы. Лучше заменить их синонимами. Например, вместо «give up» - «surrender», вместо «put together» - «compose». Фразовые глаголы - это прерогатива разговорного стиля, в деловом они неуместны.
Специалисты школы английского языка EnglishDom советуют использовать в деловое переписке только те конструкции и фразы, в значении которых вы на 100% уверены. Многоуровневыми составными приложениями тоже увлекаться не стоит - в них легко сделать ошибку, что негативно скажется на вашем имидже.
Тем не менее, все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Давайте разберем каждую из частей делового письма.
Обращение в деловом письме
Приветствие - первая часть письма, по которой адресат составит свое впечатление о вас. Стоит сделать лишь одну ошибку в приветствии, и эффективность письма упадет почти до нуля.
Dear Sir or Madam
Используйте это обращение, когда не знаете имени получателя. Такое обращение допустимо, к примеру, если вы отправляете email на корпоративную почту, которой пользуются несколько сотрудников.
Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)
Стандартное обращение к адресату. Используется в большинстве деловых писем:
- Mr - обращение к мужчине;
- Mrs - к замужней женщине;
- Ms - к женщине без обозначения семейного положения;
- Miss - к незамужней женщине.
Обращение нужно использовать только в сокращенном виде. Не пишите Mister или Mistress полностью.
В обращении по фамилии допустимо указать имя: Mr John Black. Но в переписке между незнакомыми или малознакомыми деловыми партнерами вполне можно ограничиться только фамилией.
Если у адресата есть ученая степень, в обращении рекомендуем указать ее вместо Mr и Ms:
Dear Dr. Black
Dear Prof. Black.
Dear John
Именное обращение. Можно использовать только при общении с близкими партнерами по бизнесу или работе. И только после обоюдного согласия называть друг друга по именам.
Помните, что обращение по имени не избавляет вас от формальностей деловой переписки - это всего лишь один из способов проявить уважение и показать доверительные отношения.
Dear Valued Customer
Обезличенное обращение чаще всего используется в стандартизованных письмах, рассчитанных на отправку группе людей.
Также допустимо применять его, когда вы хотите подчеркнуть определенную должность человека: Mr Editor-in-Chief.
Несмотря на то, что такое обращение считается корректным, мы рекомендуем при возможности использовать персонализированное - оно работает лучше.
Пунктуация и орфография в обращении
В британском и американском английском несколько отличаются правила пунктуации в деловых обращениях.
В британской версии после Mr или Ms знаки препинания не ставят, но в конце обращения обязательно нужна запятая:
Mr Black,
Американский английский требует точку после Mr, Mrs и Ms, а в конце обращения - двоеточие.
Mr. Black:
Тем не менее, допустимо вообще не использовать пунктуацию в обращении. Этот вариант очень популярен в онлайн-переписке.
Mr Black
Обязательно проверьте, правильно ли написано имя адресата. Особенно это касается сложных и длинных фамилий. Ведь ошибка в имени может сильно испортить впечатление от переписки.
Тело письма
Первое предложение
В первом же предложении стоит обозначить причину написания письма. Для этого рекомендуем использовать следующие фразы:
- I am writing to enquire about… (Я пишу Вам, чтобы выяснить о...)
- In reply to your request… (В ответ на Ваш запрос...)
- Further to our conversation… (В продолжение нашего разговора)
- I would be grateful if… (Я буду очень рад, если)
- I received your address from… and I would like to… (Мне дал Ваш адрес… и я бы хотел...)
- Thank you for your email from 14 May… (Спасибо за Ваше письмо от 14 мая)
Раньше в деловой переписке считалось моветоном сразу переходить к делу, поэтому часто использовались вводные фразы «ни о чем». В них было принято делать ссылку на предыдущие встречи или разговоры с адресатом, писать нейтральные фразы о погоде или вопросы о семье.
Сегодня же подобные фразы воспринимаются не слишком хорошо, потому что они не несут смысловой нагрузки. Мы рекомендуем в письме ограничиться маленькой вступительной фразой и сразу переходить к сути вопроса, без излишних расшаркиваний.
Следующее за вступительной фразой предложение должно раскрывать тему и суть письма. Оно должно быть коротким и емким, чтобы не отвлекать адресата от основной мысли сообщения.
Основная часть
Излагать цель письма нужно с помощью небольших абзацев. Короткие предложения приветствуются, но использовать их не обязательно.
Не пытайтесь решить в одном письме сразу несколько разноплановых вопросов. Руководствуйтесь правилом: «Одно письмо - один запрос». Тем не менее, вы можете задать несколько связанных вопросов, которые касаются одной темы.
Если главная мысль поместилась в один абзац - не пытайтесь расширить его без особой надобности.
В деловом письме нужно все писать только по делу. Такой вот каламбур.
Заключительная мысль
Последняя фраза в теле письма играет роль жеста вежливости и заканчивает мысль. В деловой переписке мы рекомендуем использовать одну из стандартных фраз:
- Looking forward to your answer. (С нетерпением жду ответа)
- I look forward to your reply. (Жду Вашего ответа.)
- If you require more information, please contact me. (Если Вам нужно больше информации, напишите мне об этом.)
- Please respond at your earliest convenience. (Прошу ответить как можно быстрее.)
- Feel free to contact me by email. (Вы можете свободно связаться со мной по электронной почте.)
- Thank you for taking it into consideration. (Спасибо, что приняли это во внимание.)
- I would appreciate your immediate attention to this matter. (Буду признателен за Ваш скорый ответ).
Заключительная фраза должна выражать уважение. При этом ее формулировка может быть произвольной. Вы можете использовать разные варианты фразы для разных адресатов или же выбрать одну стандартную для всех видов писем.
В заключительной фразе также можно сделать ссылку на дополнительные материалы, которые прикреплены к письму.
- Enclosed you will find… (К письму прилагается...)
- Attached to the letter is… (В приложении к письму есть...)
- Please find attached… (Пожалуйста, найдите в приложении...)
Окончание письма
Для окончания делового письма используется несколько стандартных словосочетаний. В русском языке повсюду используется фраза «с уважением», но в английском все немного сложнее.
Yours faithfully (искренне Ваш) - эту фразу нужно использовать, если вы с адресатом не знакомы. Также это окончание следует писать, если в обращении вы писали «Dear Sir or Madam».
Yours sincerely (искренне Ваш) - используйте фразу, если адресат вам известен, а он знает вас.
В случае, если вы хорошо знакомы с адресатом или давно ведете общение в переписке, можно немного уменьшить градус формальности и использовать более теплые окончания:
Best wishes
Kind regards
Warmest regards
Все 3 фразы переводятся как «с наилучшими пожеланиями».
Осталось написать только свое полное имя - и письмо завершено.
Пример правильно составленного делового письма:
|
Further to our conversation about 3D designer vacancy in Liberty LTD I am sending you my CV attached to this letter. I have five years of experience as a Lead 3D designer, so I beleive that my skills will contribute to your company"s success. Looking forward to your answer. Yours sincerely, |
Дорогой мистер Блэк, В продолжение нашего разговора о вакансии 3D-дизайнера в компании «Либерти» я отправляю Вам свое резюме, прикрепленное к этому письму. Я обладаю 5-летним опытом работы в качестве ведущего 3D-дизайнера, поэтому я считаю, что полученные навыки позволят мне сделать существенный вклад в развитие вашей компании. И получите комплексную обратную связь по своему уровню знаний, затем выбирайте преподавателя и программу обучения себе по душе! Успехов вам! |
Здравствуйте, мои дорогие.
Когда мы проанализировали его переписку, то стало понятно, что его манера общения с партнерами при помощи электронных писем была больше похожа на русскую, с привычной фамильярностью и простотой. И если его партнеры поляки и испанцы это ему спускали с рук, то с англичанами и немцами вопрос оставался нерешенным. Назревали межкультурные конфликты и возможность срыва крупных международных контрактов. Вот в тот момент он и обратился ко мне за помощью. Буквально несколько часов изучения правильных деловых писем дали свой результат: письма Вячеслава стали грамотными, а фразы, которые он использовал, были именно тем, что нужно было видеть консервативным англичанам в своем партнере.
Поэтому сегодня я расскажу, как сделать перепиcку действительно эффективной, каких правил придерживаться и какие фразы для деловой переписки на английском языке использовать. В конце дам вам рекомендации по книгам, которые можно использовать для самостоятельного овладения навыками деловой переписки
Правила написания письма.
Ведение переписки с зарубежными партнерами требует, как минимум, знания правил деловой переписки на английском языке.
- В начале любого письма в левой части листа необходимо указать свое полное имя, название компании, а также адрес и телефон.
- Ниже указываем адрес получателя, название его компании, и его контактные данные.
- Никогда не забывайте писать дату. Причем в Великобритании принят формат день/меся/год, а в Америке - месяц/день/год. Будьте внимательны с этим!
- Текст вашего письма должен быть разделен на абзацы. Более того, помните, что в английской деловой переписке нигде не ставится красная строка.
- Начинать письмо нужно с обращения и приветствия, а также с пояснения причин обращения.
- Письмо нужно закончить благодарностью и словами прощания.
Правила - это, конечно, хорошо, но давайте перейдем ближе к практике. Предлагаю начать с основных фраз для обращения.
Полезные фразы и выражения
- Ели вам не известно, к кому конкретно вы обращаетесь, тогда пишите «Dear Sirs
» или «Dear Sir or Madam
».
Если же вы уже знаете имя адресата, тогда смело можете писать «Dear Mr. ...» или «Dear Mrs... .». - В случае если вы пишите письмо человеку, с которым уже общались или состоите в каких-либо бизнес-отношениях, тогда для начала разговора вам будут полезны следующие стандартные (но тем не менее всегда актуальные) фразы. А чтобы вам было проще, я напишу их с переводом:
Thank you for your e-mail of … - Благодарю Вас за Ваше письмо…
I apologize for not getting in contact with you for a long time … - Я приношу свои извинения, что так долго не связывался с Вами…
With reference to your letter of 24th of August / your article in the «Economist» … - Относительно Вашего письма от 24 августа / Вашей статьи в «Экономист»…
Further to your letter / our meeting … - Отвечая на Ваше письмо… / В дополнение к нашей встрече…
- Как я уже говорила, каждое письмо нужно начинать с объяснения причины, почему вы вообще пишите этому человеку. И для этого можете воспользоваться такими выражениями:
I am writing to confirm / to enquire
… - Я пишу, чтобы подтвердить / узнать …
I am writing to apologize for
…
- Я пишу, чтобы извиниться за….
- В большинстве случаев деловое письмо пишется с просьбой, либо вам нужно согласиться с условиями, или передать информацию. Запишите стандартные фразы для этих случаев.
Could you, please…
. - Не могли бы Вы…
I would be grateful if you
…
- Я был бы благодарен, если бы Вы…
I would be delighted / glad / pleased to
…
- Я был бы рад…
I am writing to let you know
…
- Я пишу, чтобы сообщить о…
I am delighted to inform you…
- Я рад сообщить Вам…
We regret to tell you that
… - К сожалению, должен сообщить Вам, что …
- Если вы в приложении письма высылаете какие-то файлы, то сообщить об этом адресату можно следующим образом:
I / We enclosure…
- Я / Мы прилагаем…
In the attachment you can find…
- В приложении письма Вы можете найти….
- Заканчивать письмо необходимо словами «Yours faithfully » или «Your sincerely ». Причем первый вариант можно использовать, только если вы обращались к кому-то неизвестному, а второй сочетается с персональными обращениями.
Никогда, я прошу вас, никогда не используйте фразу « Best wishes ». Был у моей подруги один знакомый преподаватель из Англии, который обещал бить - не в прямом смысле, конечно)), - своих учеников каждый раз, когда они пишут эту фразу!
Чтобы вы поняли на практике, я хочу показать вам пример одного из писем, написанного одним из моих учеников.
MATTHEWS Co.
421 Crystal Lane
Texas, III. 85830Mrs. Elisabeth Kown
Marketing Director
EusoStepGroup Inc.
148 Baltimor Street
Newcastle WIC 37D
EnglandFurther to your letter of 24th of June we would like to confirm your order of 1500 details art. 03-03-439. The order will be delivered within 10 days since the day of the payment. In the attachment you can find an invoice and the contract to get acquainted with. The delivery will be made in terms of INCOERMS 2010.
Look forward to your reply.
Yours faithfully,
Заметьте, в этом письме соблюдены все правила, о которых я говорила раньше. Поверьте мне, официальная переписка по электронной почте не так сложна, как кажется. Вы сможете освоить ее буквально за несколько уроков. А я буду рада помочь вам на этом пути.
Если вам необходимо по максимуму окунуться в мир деловой переписки, постигнуть все ее тонкости и узнать о подводных камнях, то могу вам порекомендовать две современные книги. Они смогут помочь вам разобраться как в формальных, так и в психологических моментах ведения переписки.
Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.
Деловая переписка на английском языке — также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!
Подписывайтесь на новости моего блога, и получайте все самые интересные и актуальные новости первыми.
А на сегодня я с вами прощаюсь.
До новых встреч, мои дорогие!
- Dear Mr. Brown
Уважаемый г-н Brown - Dear Ms. White
Уважаемая г-жа White - Dear Sir/Madam
Уважаемые господа
Starting (Вступление)
- We are writing
Мы пишем
– to inform you that …
что бы сообщить Вам, что
– to confirm …
что бы подтвердить
– to request …
что бы попросить
– to enquire about …
что бы узнать о - I am contacting you for the following reason…
Я связываюсь с Вами по следующей причине - I recently read/heard about ….. and would like to know ….
Я недавно читал/слышал о….. и хотел бы узнать … - Having seen your advertisement in …, I would like to …
Увидев Ваше объявление в ….. Я хотел бы … - I would be interested in (obtaining / receiving) …
Я был бы заинтересован в (получении / передаче) - I received your address from —– and would like to …
Я получил Ваш адрес из …. и я хотел бы ….
Referring to previous contact (Ссылаясь на предыдущие контакты)
- Thank you for your letter of March 15.
Спасибо за Ваше письмо от 15 марта - Thank you for contacting us.
Спасибо за обращение к нам - In reply to your request, …
В ответ на Ваш запрос …. - Thank you for your letter regarding …
Спасибо за Ваше письмо, касающееся …. - With reference to our telephone conversation yesterday…
Применительно к нашему вчерашнему телефонному разговору - Further to our meeting last week …
В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе - It was a pleasure meeting you in London last month.
Было приятно встретиться с вами в Лондоне в прошлом месяце - I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo.
Мне было приятно пообедать с Вами на прошлой неделе в Токио - I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday.
Я просто хотел бы подтвердить основные моменты, которые мы обсуждали во вторник
Making a request (Оформление просьбы)
- We would appreciate it if you would …
Мы были бы признательны, если бы вы - I would be grateful if you could …
Я был бы благодарен, если бы Вы …. - Could you please send me …
Не могли бы вы выслать мне - Could you possibly tell us / let us know …
Можете ли вы рассказать нам / сообщить - In addition, I would like to receive …
Кроме того, я хотел бы получить … - It would be helpful if you could send us …
Было бы полезно, если вы можете отправить нам - I am interested in (obtaining / receiving) …
Я заинтересован в (получении / передаче) - I would appreciate your immediate attention to this matter.
Я был бы признателен Вам за немедленное внимание к данному вопросу - Please let me know what action you propose to take.
Пожалуйста, дайте мне знать, какие действия вы намерены предпринять
Offering help (Предложение помощи)
- Would you like us to …?
Хотели бы вы, чтобы мы … - We would be happy to …
Мы были бы счастливы … - We are quite willing to …
Мы вполне готовы … - Our company would be pleased to …
Наша компания будет рада …
Giving good news (Сообщать хорошие новости)
- We are pleased to announce that …
Мы рады сообщить, что … - I am delighted in inform you that ..
Я рад сообщить вам, что … - You will be pleased to learn that …
Вам будет приятно узнать, что …
Giving bad news (Сообщать плохие новости)
- We regret to inform you that …
Мы с сожалением сообщаем вам, что … - I’m afraid it would not be possible to …
Я боюсь, что это не было бы возможным … - Unfortunately we cannot / we are unable to …
К сожалению, мы не можем / мы не в состоянии … - After careful consideration we have decided (not) to …
После тщательного рассмотрения мы решили (не) …
Complaining (Жаловаться)
- I am writing to express my dissatisfaction with …
Я пишу, чтобы выразить свое недовольство о … - I am writing to complain about …
Я пишу, чтобы пожаловаться на - Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived.
Обратите внимание, что товары, которые мы заказали (дата) еще не прибыли. - We regret to inform you that our order n° —– is now considerably overdue.
Мы с сожалением сообщаем вам, что наш заказ № —– теперь со значительным опозданием - I would like to query the transport charges which seem unusually high.
Я хотел бы запросить транспортные расходы, которые, кажутся необычно высокими