Хранение в электронном виде. Как организовать хранение электронных документов

Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Внутренняя опись электронных документов

Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

Организация ежегодной экспертизы ценностей.
По итогам экспертизы уничтожаются бумаги с истекшими сроками хранения.
Актуальные ЭД включаются в опись и направляются в архив.

Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

Особенности составления описи

Компания должна правильно организовать опись:

Отдельные описи нужно оформлять для документов, срок хранения которых превышает 10 лет.
Если документ составляется для электронных дел, графу «срок хранения» добавлять не требуется.
Опись оформляется в двух экземплярах.
Если в компании есть только один фонд, не обязательно указывать номер фонда в документе.
В заголовке прописывается год сдачи ЭД в архив.
Название структурного подразделения указывается в разделе «Наименование раздела описи».
Названия разделов и индексы проставляются в соответствии с номенклатурой.
Опись требуется согласовать с руководителем отдела делопроизводства, а также с экспертной комиссией, если она имеется.
Вторая часть документа оформляется при приеме-передаче ЭД в архив.
Порядковый номер описи нужно проставлять в архиве.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

Подразделение подготавливает ЭД к передаче в архив, сохраняет их в требуемых форматах.
ЭД нужно записать на электронные носители с оформленными обложками.
ЭД с большим сроком хранения нужно включить в описи.
Опись и приложения к ней направляются в архив в бумажном формате.
Архивариус должен просканировать предоставленные носители антивирусной программой.
Каждый из файлов проверяется на читабельность.
В опись включается запись о приеме-передаче.
Документ должен быть подписан архивариусом и сотрудником, который занимался передачей ЭД.

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Требования к документам, отправляемым в архив

Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

При направлении ЭД в архив нужно конвертировать их в специальный формат. В частности, это формат PDF/A-1.
Учетной единицей считается контейнер ЭД. Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные.
Бумаги систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Все это выполняется в структурном подразделении.
Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе.
Учитываться должны все электронные документы.
В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре. Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр нужно отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные.

Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

Особенности хранения ЭД в архиве

При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.

Выдача документов

При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

Дата предоставления документа.
Фамилия и инициалы сотрудника, который запросил бумаги.
Наименование структурного подразделения.
Учетный номер предоставленного ЭД.

Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

Особенности уничтожения ЭД

Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки. В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем. К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
Поиск нужного документа не требует много времени.
Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

В статье мы расскажем, как организация должна хранить свои электронные документы. Выясним, как и на какой носитель лучше записать электронные дела, как составить опись дел электронных документов и передать их на хранение в архив организации.

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ И ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПОНЯТИЯ РАЗНЫЕ, ХОТЯ И РОДСТВЕННЫЕ

Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.

Хранение электронных документов - это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков.

Конечно, это идеальный вариант, когда электронный архив является частью системы хранения электронных документов организации. К этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и тем самым формируя электронный архив. Но это - не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, ведь в архив организации сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов - это не архив. А электронный документ - это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.

НАШ СЛОВАРИК

Электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах .

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПО ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

С каждым годом в организациях объем электронных документов растет. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных хранению электронных дел, к сожалению, не увеличивается. Руководствоваться приходится только Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее - Правила 2015). Правила 2015 - основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.

Немалый интерес представляет также Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (см. сайт Федерального архивного агентства: http://archives.ru). Проект был разработан ВНИИДАД в 2012 году и до сих пор остается проектом. Тем не менее архивам организаций этот проект может быть полезен, так как содержит немало информации, которой больше нигде нет.

Эти документы содержат одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.

ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА

С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:

однородными (например, дело «Приказы по основной деятельности», состоящее только из приказов);
составными (например, составное дело «Документы об оказании услуг контрагентам», в которое входят переписка, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).

Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.

Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную (файл). Например, электронное дело «Служебные записки» может представлять собой одноименную папку, которая содержит файлы служебных записок с первого по последний номер.

Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей, метаданные электронного документа - набор зависит от программного обеспечения организации.

Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.

ПОМЕЩАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

В номенклатуру дел электронные документы помещаются в общем порядке. Указать «электронность» документа можно двумя способами:

в графе «Примечание» (Пример 1);
в графе «Заголовок дела» (Пример 2), как советует п. 3.6 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:

1) проводится ежегодная экспертиза ценности;

2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;

3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.

Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2015 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.

Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Рассмотрим «организационные моменты» составления этой описи:

описи составляются отдельно на электронные дела постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
в описи электронных дел постоянного хранения опускается графа «Срок хранения»;
описи составляются в двух экземплярах (один останется в архиве, другой, с подписью принявшего документы архивариуса, вернется в подразделение);
номер фонда можно не указывать и вообще исключить эту графу, если в организации сформирован только один архивный фонд (эту информацию подразделению дает архивариус или ответственный за хранение документов секретарь);
в заголовке описи указывается год, за который сдаются документы;
наименование структурного подразделения выносится в наименование раздела описи;
наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел;
опись согласуется с начальником отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (если она есть) и подписывается руководителем структурного подразделения;
вторая часть описи (передал-принял) заполняется при приеме-передаче документов в архив;
порядковый номер описи присваивается в архиве.

На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.

Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2015 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи - это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).

В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных дел:

приложение обязательно составляется на каждое электронное дело;
не вкладывается в носитель и не записывается на него, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, передаваемой в архив.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ

Формат архивного хранения установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.

Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.

Неизменяемость формата. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив.

Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.

В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием - переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.

Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно - было бы желание.

Носители. Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело - один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).

Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.

Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.

Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.

Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива - компакт-диск.

Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:

наименование организации (полное, сокращенное);
номер фонда;
номер описи электронных дел, документов;
номер дела по описи;
отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
крайние даты документов электронного дела;
дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.

Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.

Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

ПЕРЕДАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВ

Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п. 4.34 Правил 2015. Алгоритм следующий:

Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив - самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.

Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.

Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи (см. Примеры 3 и 4).

Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе.

Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.

Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.

СТАВИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА УЧЕТ В АРХИВ

Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы - архивные описи.

Для электронных дел предусмотрены специальные описи, формы которых приведены в Правилах 2015:

опись электронных дел и документов постоянного хранения (приложение № 17);
опись электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).

Обратите внимание: описи электронных дел по личному составу не существует. Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.

Как заполнить архивную опись. Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел. Разница лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает. Кроме того, «тома» в электронных делах практически исключены, разве что это настолько объемное дело, что его пришлось записать на несколько носителей.

В Примере 6 показан образец заполнения описи электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Опись электронных дел постоянного хранения составляется так же, единственная разница - в ней отсутствует графа «Срок хранения».

Форма описи (таблица) не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив (см. Пример 3). Разница в том, что в Примере 6 представлен годовой раздел описи электронных дел и документов, общий по организации. В него архивариус сведет все сданные подразделениями документы. Обратите внимание на Пример 6: в опись в числе прочих внесены документы, которые были указаны в Примере 3.

Приложения 17 и 18 к Правилам 2015 тоже имеют приложения, которые по форме повторяют внутренние описи электронных дел (см. Пример 4). На практике это означает, что архивариусу не нужно заново составлять эти «внутренние описи» на каждое дело. Достаточно проследить, чтобы коллеги из других подразделений передавали их при сдаче своих документов в архив.

ХРАНИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА В АРХИВЕ

Обязательные условия хранения электронных документов следующие (п. 2.30 Правил 2015):

в архиве организации должны быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
архив должен быть укомплектован техническими и программными средствами, позволяющими воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, контролировать физическое и техническое состояние;
режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Обратите внимание: в архиве должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга. Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить.

УНИЧТОЖАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Уничтожение электронных документов происходит в общем порядке. Также в общем порядке электронные документы помещаются в акт об уничтожении, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Никаких особенностей. Все так же, как при уничтожении бумажных документов.

Как и бумага, носители должны быть уничтожены методом, исключающим их восстановление. Проще всего отправить диски в печь или шредер вместе с уничтожаемыми документами на бумажных носителях.

Обеспечение сохранности архивных документов — одно из главных направлений работы архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида:

обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;
обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;
обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

Обеспечение физической сохранности файлов

Данный аспект обеспечения сохранности электронных документов — проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях (рабочем и резервном носителях). Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.

Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от:

вида хранимых электронных документов и их совокупного объема,
предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа,
характера производства самих носителей и предполагаемых режимов их хранения,
требований по обеспечению аутентичности документов.

Например, хранение объемных и сложноструктурированных информационных ресурсов (интегрированных баз данных, гео- и мультимедиа-систем, проектной и конструкторской документации, оригинал-макетов печатных изданий) лучше осуществлять на емких электронных носителях для того, чтобы не нарушать целостность документов.

Для хранения электронных документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации (в том числе, магнитные дискеты). Главное обращать внимание на репутацию фирмы-изготовителя и страну-производителя, что в итоге ориентирует на стоимость носителя, а также соблюдать минимальные требования к режимам их хранения. Как с любым товаром, здесь действует правило: дешевое хорошим не бывает. По этой же причине при организации долговременного хранения электронных документов следует, например, выбирать оптические диски («болванки»), розничная цена которых будет не ниже 22 — 25 рублей.

Оптические компакт-диски (CD) непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 10 — 15 лет. Большего и не требуется. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на современные и емкие носители.

Оптические диски считаются самыми долговечными носителями. Некоторые производители определяют срок хранения своей продукции чуть ли не в 200 лет. Насколько это обосновано, может показать лишь практика, а она крайне противоречива. С одной стороны, есть свидетельства успешного использования записей на CD в течение 10 — 15 лет, с другой стороны, регулярно появляются сообщения об отказах считывания информации с этих дисков. При этом в последние годы особенно много нареканий поступало на доступ к файлам, записанным на CD-R . Аналитики пока затрудняются дать исчерпывающее объяснение возможных причин: являются ли сбои в чтении файлов следствием ущербности технологии CD-R или каких-то других факторов (нарушения технологии при изготовлении «болванок», нарушения условий и режима хранения, технологической несовместимости устройств записи и считывания информации).

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R — оптические диски с однократной записью информации.

Создание нескольких экземпляров файлов не исчерпывает комплекс работ по обеспечению их сохранности. Чтобы минимизировать затраты на поддержание этих экземпляров, необходимо создать оптимальные условия для хранения носителей информации.

Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителей необходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей — электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т.п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5 года для снятия статического напряжения и предотвращения так называемого копирэффекта. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей .

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которой он постоянно хранится. Например, хранение полиэфирных магнитных лент при относительной влажности 50% и температуре +11 оC обеспечивает сохранность их свойств в течение 50 лет (ISO 18923). По грубым оценкам, тот же срок для оптических дисков CD-R обеспечивается хранением при относительной влажности 50% и температуре +10 оC (ISO 18927); для дисков WORM — при относительной влажности 50% и температуре +3 оC (ISO 18925).

* Изменение показателя в сутки.
** Изменение показателя в час.

Как видим, низкие температуры способствуют сохранению электронной информации, однако, они совершенно некомфортны для длительной работы человека. При этом также следует учитывать, что если требуется извлечение носителей из хранилища для их использования в нормальных офисных условиях, то они должны будут пройти акклиматизацию. Иначе весьма вероятны ошибки при считывании информации и нарушение структуры (порча) самих носителей. Но для того, чтобы акклиматизировать оптический диск с указанной выше температуры до +23 — 25 оC, потребуется не менее 3 ч. (лучше сутки). Продолжительность акклиматизации магнитной ленты зависит от ее ширины: чем шире лента, тем дольше следует ее акклиматизировать. Следует также иметь в виду, что ленты быстрее достигают температурного равновесия, нежели влажностного баланса. Например, для полудюймовых лент изменение температуры на 5 оС должно проводиться не менее 0,5 часа, а изменение относительной влажности на 10% — не менее 4 суток.

Поэтому при выборе режимов хранения электронных носителей следует учитывать множество факторов и соотносить интенсивность использования носителей, затраты на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители. Как отмечалось выше, при организации долговременного хранения электронных документов вполне допустим срок в 10 лет для хранения носителей, на которые они записаны. При этом допустимы «офисные» режимы хранения: для магнитных лент — температура +23 оC (ISO 18923), для оптических дисков — +25 оC (ISO 18927), при относительной влажности 50%. «Основные правила работы государственных архивов» устанавливают следующий температурно-влажностный режим в архивохранилищах: температура — +17 — 19 оC, относительная влажность — 50 — 55%. При таких условиях можно рассчитывать на срок хранения дисков CD-R до 20 лет.

Решение проблем, связанных с устареванием аппаратного и программного обеспечения

Если проблемы физической сохранности файлов в настоящее время решаются довольно успешно, то другие аспекты долговременного хранения электронных документов ждут своего методологического обоснования и технологического прорыва. Возникающие проблемы связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения.

Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают.

Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами и драйверами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты: многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков, скорее всего, также со временем изменятся.

Приблизительный жизненный цикл подобных технологий — 10 — 15 лет, после чего следует их быстрое вытеснение из производства. Такие технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов. Желательно каждые 10 — 15 лет копировать документы на новейшие типы электронных носителей. Так что вопрос, сохранят ли свои качества магнитные ленты или оптические диски после 50 лет хранения, теряет остроту. Архивам достаточно гарантий производителей на ближайшие 15 — 20 лет.

Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения:

операционной системы,
системы управления базами данных (СУБД),
текстовых редакторов и процессоров (Word, Pad),
графических (ACDSee) и web-браузеров (Internet Explorer, Opera, Firefox),
специализированных проектных (AutoCAD, ArchInfo) и гео- приложений (MapInfo),
программ, специально разработанных для работы с конкретными базами данных.

Для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов с небольшими сроками хранения зависимость от смены программного обеспечения не существенна: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5 — 7 лет. К тому же, многие современные электронные делопроизводственные системы и системы электронного архива организации (например, на базе таких широко известных систем управления документооборотом как DOCUMENTUM или DocsOpen) снабжаются необходимыми конверторами форматов. В кратковременной перспективе для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов (но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа) использование таких конверторов самодостаточно.

При организации долговременного хранения электронных документов смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности их просмотреть. Существует несколько решений данной проблемы:

Миграция — своевременный перевод баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами (т.н. «пользовательские форматы»). Это сложный и дорогой путь. Как правило, простых конверторов здесь не достаточно. Наибольшие проблемы возникают с базами данных. Обычно к миграции прибегают для обеспечения доступа к оперативным и архивным информационным ресурсам, которые имеют важное значение для деятельности организации и постоянно используются в работе. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам.

При организации долговременного хранения баз данных и других электронных документов желательна их предварительная (перед передачей в архив) миграция в «открытые» или «архивные» (страховые) форматы. Для текстовых документов это — txt, rtf, pdf; для графических — tiff, jpg; для таблиц и баз данных — txt, xls, db, dbf. Цель такой подготовки к архивному хранению заключается в том, что в случае необходимости из страховых форматов проще конвертировать документы в форматы текущих информационных систем.

Иногда миграция информационных ресурсов на другие платформы по какой-то причине представляется нереальной или может существенно исказить оригиналы электронных документов. Это, в первую очередь, относится к сложноструктурным и многоформатным ресурсам: документам из систем автоматизации проектных работ (САПР) и геоинформационных систем, мультимедиа-продуктам и т.п. В таких ситуациях можно использовать эмуляторы программной среды, что, впрочем, бывает непросто сделать, так как они могут быть разработаны не для всех программных оболочек. Именно поэтому при разработке информационных систем следует изначально ориентироваться не только на распространенные форматы хранения, но и на распространенные операционные системы, СУБД и другое программное обеспечение. В этом случае может быть проще найти необходимые эмуляторы, которые могут разрабатываться и поставляться на рынок самими производителями программного обеспечения. Например, операционные системы MS Windows\’95, 98, NT, 2000, XP поддерживают эмулятор операционной системы MS DOS. Так как это широко распространенные операционные системы, есть надежда, что корпорация Microsoft и в дальнейшем будет поддерживать эмуляторы своих старых ОС.

Инкапсуляция — включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например, в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем.

Следует отметить, что исследования, связанные с применением эмуляции и инкапсуляции при долговременном хранении электронных документов, носят пока единичный характер. Даже если вскоре и будут предложены некоторые методики, потребуется немало времени для их апробации. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов пока остается миграция.

Обеспечение аутентичности (подлинности) электронных документов

Со способами обмена электронными документами и методами обеспечения их долговременного хранения тесно связаны проблемы обеспечения их аутентичности.

До сих пор главным средством аутентификации электронной документации служат протоколы аудита сетевых ресурсов. С их помощью можно проследить историю документов и выявить случаи несанкционированного доступа к ним. Однако слабым местом такой системы аутентификации являются сами протоколы, находящиеся в практически бесконтрольной власти сетевых администраторов.

Другая проблема — обеспечение аутентичности в межсетевом (межкорпоративном) пространстве. Без четких представлений о происхождении электронных документов и твердых гарантий их целостности суды отказываются признать за ними доказательную силу и принимать в качестве письменных свидетельств. Обмен электронными документами осуществляется на доверительной основе (например, электронная почта) и их достоверность гарантируется лишь авторитетом владельца информационного ресурса или электронного адреса. В свое время именно нерешенность вопросов аутентичности и целостности электронных документов помешала реализации идей «безбумажного офиса».

С середины 1990-х гг. наметился заметный прогресс в аутентификации электронных данных, в технологическом и правовом отношениях. Все большее распространение получают электронные средства защиты целостности данных и их идентификации с определенным физическим лицом — так называемые цифровые (электронные, электронные цифровые) подписи и печати, электронные «водяные знаки», контрольные суммы файлов и т.п.

Все множество цифровых подписей условно можно свести к двум классам:

с использованием биометрических параметров человека — отпечатков пальцев, тембра голоса, радужной оболочки глаз и т.п.;
с применением методов криптографии. Последний класс получил название — «электронная цифровая подпись» (ЭЦП). Именно ЭЦП считается наиболее надежным средством аутентификации в межкорпоративном электронном пространстве.

В правовом отношении ЭЦП долгое время находила применение лишь в частноправовой сфере. Для ее применения необходимо было заключение двусторонних или многосторонних договоров (на бумаге), в которых определялись все нюансы генерации, верификации, хранения ЭЦП и ответственность сторон. Рубеж веков стал периодом массового правового признания электронных средств аутентификации в открытых информационных сетях. Законы об ЭЦП или электронном документе были приняты в большинстве развитых и многих развивающихся странах.

Правовое признание ЭЦП превращает этот реквизит в надежное средство, обеспечивающее аутентичность и целостность электронных документов, однако только тех, которые находятся в оперативном использовании, со сроком хранения пять, максимум 10 лет. Для аутентификации документов на протяжении десятков лет ЭЦП не годится. Чтобы понять, почему это происходит, нужно несколько слов сказать о том, что собой представляют технологии криптографической аутентификации и защиты информации, определяемые законодательством как «аналог собственноручной подписи».

Российский закон об ЭЦП помогает раскрыть сущность этой технологии. В нем ЭЦП определяется как «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе» (ст. 3).

ЭЦП выглядит как последовательность цифр и других символов, что, собственно, и позволяет говорить о ней как о реквизите, обособленном от других реквизитов электронного документа. Технологически ЭЦП возникает в результате выполнения системой криптозащиты так называемого асимметричного алгоритма шифрования, т.е. шифрования с использованием ключа (опять же последовательность цифр), который отличается от ключа, применяемого потом для расшифрования сообщений. Первый ключ называется закрытым (тайным, личным) ключом. Им может владеть только тот человек, от лица которого документ подписывается. Второй ключ — открытый, его значение может узнать любой, кому необходимо удостовериться в подлинности ЭЦП. Эта пара ключей взаимосвязана, но при этом закрытый ключ не может быть за обозримое время вычислен, исходя из значения открытого ключа. Таким образом, использование открытого ключа при аутентификации надежно связывает подписанный документ с обладателем закрытого ключа.

В то же время особенностью ЭЦП, которая отличает ее от собственноручной подписи человека, является то, что идентифицирует она не столько лицо, подписавшее электронный документ, сколько конкретный документ: два разных документа, подписанные с использованием одного и того же закрытого ключа, будут иметь разные числовые выражения ЭЦП. Связано это с тем, что, кроме закрытого ключа, в алгоритм вычисления ЭЦП включены и другие параметры, в первую очередь, так называемый хэш-код файла/ов с электронным документом.

Алгоритмы хэширования информации реализуются с помощью хэш-функций, которые в криптографии относятся к разряду однонаправленных, т.е. таких, которые достаточно легко высчитать, но очень непросто обратить. При использовании качественной хэш-функции вероятность получения одного и того же хэш-кода для двух различных файлов ничтожно мала. Именно хэш-код электронного документа гарантирует его целостность — то, что после подписания документа можно будет легко установить, вносились ли в него изменения или нет. Удобство хэш-функций при вычислении ЭЦП заключается также в том, что они преобразовывают цифровые последовательности (файлы) разнообразной длины в последовательности (хэш-коды) фиксированной длины в 56, 64 и т.п. бит информации. Этим самым экономятся вычислительные ресурсы пользовательских компьютеров.

Идею асимметричного шифрования выдвинули в 1976 г. американские криптографы У. Диффи и М. Хеллман. Тогда же появился RSA, широко используемый и в настоящее время алгоритм шифрования с открытым ключом. В нашей стране в 1994 г. были изданы ГОСТ 34.10 на генерацию и верификацию ЭЦП и ГОСТ 34.11 на хэширование информации. С 1 июля 2002 г. действует новый ГОСТ 34.10-2001, который в два раза увеличил длину ключа подписи (до 1024 бита). Большинство существующих на российском рынке средств ЭЦП основаны именно на этих стандартах.

Существуют разные технологии приложения ЭЦП к электронному документу. Одни из них дописывают хэш-код, подпись и другие, связанные с ними реквизиты (например, отметку о времени подписания), непосредственно в файл с документом. Другие размещают эту информацию в связанных с документом файлах. Во многом именно по этой причине ЭЦП, сгенерированную в одной системе криптозащиты, невозможно проверить в другой системе, даже если они основаны на одних и тех же алгоритмах шифрования. Кроме этого, российские средства ЭЦП — «Верба», «Криптон», «Крипто-Про», «Корвет», «ЛАН Крипто» — часто реализуют различные протоколы (правила) аутентификации, что также не способствует их совместимости. Таким образом, подлинность подписи лучше проверять тем же средством ЭЦП, с помощью которого она была сгенерирована.

Следует также отметить, что подтверждение подлинности ЭЦП — процесс технологически кратковременный. Он зависит от жизненного цикла средства ЭЦП — конкретной системы криптографической защиты данных. В частности, аутентификация электронного документа становится невозможной после смены технологической платформы или бесполезной после утраты юридической силы сертификата средства ЭЦП. Это значит, что под вопросом оказывается подлинность документов, подписанных ранее.

Немаловажен и вопрос о стойкости ЭЦП, которая в первую очередь зависит от длины открытого ключа подписи. В середине 1970-х гг. считалось, что для разложения на множители числа из 125 цифр потребуются десятки квадрильонов лет. Однако всего через два десятилетия с помощью нескольких тысяч компьютеров, соединенных через Интернет, удалось разложить число из 129 цифр. Это стало возможным благодаря как новым методам разложения больших чисел, так и возросшей производительности компьютеров и объединения их в глобальные вычислительные сети. В настоящее время при расчете стойкости алгоритмов генерации и верификации ЭЦП во внимание принимается срок ответственности по основным банковским операциям. А он не превышает пяти лет. Например, первый ГОСТ Р 34.10-94 использовал 512-битный алгоритм шифрования. ГОСТ Р 34.10-2001 использует уже 1024-битный алгоритм. По мнению экспертов, данный ГОСТ сможет сохранить устойчивость к вскрытию лишь в ближайшие 5 — 6 лет. То есть через 10 — 15 лет никто не гарантирует, что ЭЦП, сгенерированная с использованием этого ГОСТа, не была фальсифицирована неделю назад.

Но главная проблема при аутентификации электронных документов, подписанных ЭЦП, состоит в том, что этот реквизит (как и значение отдельного хэш-кода или контрольной суммы, гарантирующих целостность документа) неразрывно связан с форматом документа. При переформатировании электронного документа (что неизбежно при долговременном хранении) проверка подлинности ЭЦП становится бессмысленной.

Наиболее приемлемым методом обеспечения аутентичности электронных документов при долговременном хранении (особенно заверенных ЭЦП) можно было бы считать применение эмуляторов или конверторов при их воспроизведении. Но подобная практика пока мало изучена. Проблемы здесь видятся как в ограниченном наборе этих программных средств, так и в возможных ошибках воспроизведения документов, которые могут возникать при эмуляции или конвертировании, что опять-таки негативно сказывается на доказательной силе электронных документов при долговременном хранении. Инкапсуляция, вероятно, самый перспективный способ. Именно способ решения проблемы аутентичности электронных документов видят в нем американские архивисты. Но он требует долговременной апробации и дальнейшего развития.

Необходимость переформатирования электронных документов при долговременном хранении приводит к тому, что, по существу, появляется другой документ с измененными реквизитами и контрольными характеристиками: датой последнего сохранения, объемом, контрольной суммой, хэш-кодом, ЭЦП и т.п. Получается, что подлинник электронного документа будет невозможно прочитать и использовать, а его миграционная копия не будет иметь юридической силы.

Отмеченная проблема — обеспечение аутентичности электронных документов в долговременной перспективе — на сегодняшний день, пожалуй, самая острая и сложная. Четких рекомендаций, как ее решить, пока нет ни в нашей стране, ни за рубежом. Сейчас выход видится в одном: не стоит на этапе делопроизводства создавать, а затем хранить исключительно в электронном виде документы, предполагающие длительный срок хранения и серьезную ответственность сторон. Желательно одновременно создавать и хранить этот официальный документ также на бумажном носителе.

В условиях нерешенности технологических проблем аутентификации электронной информации на первое место выходит «старый дедовский метод»: удостоверение подлинности электронных документов при передаче их на внешних носителях в архив с помощью документов на бумаге, оформленных в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.4-84 и ГОСТ 28388-89. Указанные ГОСТы технологически и концептуально давно устарели, многие их положения на практике просто не выполнимы. Однако они по-прежнему действуют и включают в себя рациональное ядро, которое можно использовать при разработке формы удостоверяющего документа. Подобный документ (удостоверяющий лист, сопроводительное письмо, акт приема-передачи документов или т.п.) должен включать идентификационные характеристики файлов и электронного носителя и быть заверенным подписями должностных лиц и печатью.

Залог успеха

Таким образом, анализ природы электронных документов позволяет определить несколько условий, выполнение которых обеспечивает их сохранность и возможности использования на протяжении десятков лет:

В архив должны приниматься и храниться «информационные объекты» (файлы), включающие, главным образом, содержательную и контекстную информацию (данные). Прием на хранение информационных ресурсов в комплекте с исполняемыми программами (оболочками прикладных информационных систем) со временем может вызвать правовые и технологические проблемы их использования. Прием компьютерных программ необходим в исключительных случаях, когда без этого невозможно воспроизведение принимаемых на хранение электронных документов.
В краткосрочной перспективе (5-10 лет) сохранность документов обеспечивается созданием резервного и рабочего экземпляров электронных документов на отдельных носителях.
В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо проведение миграции документов в так называемые программно независимые форматы (страховые форматы), причем таким образом, чтобы в дальнейшем полученное поколение документов можно было признать подлинниками.
Электронные документы в страховых форматах могут оказаться очень неудобными в использовании и могут значительно замедлять время доступа пользователей к архивной информации. Оперативность доступа к архивным электронным документам может обеспечиваться тем, что они будут приниматься, храниться и/или своевременно переводиться в форматы текущей информационной системы организации/архива — пользовательские форматы. Процедура миграции в пользовательские форматы также должна быть ориентирована на возможное признание полученных документов подлинниками. Эта мера необходима в связи с тем, что заранее трудно определить, какие из форматов (страховые, пользовательские или те, в которых документы приняты на хранение) могут стать основой для создания миграционных страховых копий последующих поколений.
При обеспечении сохранности электронных документов большое внимание следует также уделять вопросам информационной безопасности: обеспечению их аутентичности, защите от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступа.

В следующем номере читайте продолжение статьи. Будут рассмотрены вопросы организации учета и описания электронных документов при их долговременном хранении.

1 См., например: Через пару лет информация с CD-R исчезнет (http://www.rambler.ru/db/news/msg.html?mid=4528814&s=5).

2 2 См.: ISO 18923, 18925, 18933.

3 См.: ISO 18923:2000. Imaging Materials. Polyester-Base Magnetic Tape. Storage Practices (Полиэфирные магнитные ленты. Правила хранения); ISO 18927:2002. Imaging Materials. Recordable Compact Disc Systems. Method for Estimating the Life Expectancy Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Компакт-диски с однократной записью информации. Метод оценки долговечности, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью); ISO 18925:2002. Imaging Materials. Optical Disc Media. Storage practices (Оптические диски. Правила хранения).

4 См: INFORMATION MANAGEMENT. Challenges in Managing and Preserving Electronic Records. GAO. United States General Accounting Office. Report to Congressional Requesters. June 2002. GAO-02-586.

5 См.: Анин Б.Ю. Защита компьютерной информации. СПб., 2000. С. 121.

6 ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1985; ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения. М., 1990.

Храмцовская Наталья Александровна ,
ведущий эксперт по управлению документацией,
член Гильдии управляющих документацией и ARMA International,
"Электронные Офисные Системы" (ЭОС)

CNews: В чем, на ваш взгляд, сложность организации хранилища электронных документов?

Виталий Шилов: Сложности в организации хранилища данных документов можно разделить на две части: технические и управленческие. Если первая на сегодняшний день довольно легко может быть решена и фактически зависит только от готовности заказчика инвестировать требуемое количество денежных ресурсов в создание эффективной программно-аппаратной инфраструктуры и опыта подрядчика, который эту задача решает. То вторая - а именно, готовность людей работать с электронными документами и централизовать разрозненные данные в единых комплекс, обеспечивающих сквозной поиск и единообразное управление документами, - является, на мой взгляд, самой сложной.

CNews: Какие проблемы встают перед создателями такого хранилища? Как их обычно решают?

Виталий Шилов: Следуя описанному выше разделению, примерами проблем технического уровня являются отсутствие каналов связи требуемой пропускной способности до потребителей документов, нехватка существующих аппаратных ресурсов для централизации информации, обеспечение удобных и эффективных механизмов поиска документов в хранилищах.

Решения этих задач известны и поэтому я не буду их подробно описывать. Отмечу лишь, что производители ИТ-оборудования и ПО начинают все более активно работать именно на рынке долговременного хранения информации, что приводит к появлению интересных систем, таких как EMC Centera – CAS (Content Address Storage) устройство, предназначенное именно для архивного хранения неизменяемых данных. Оно способно автоматически мигрировать данные на более современные носители информации по мере их появления и подключения к системе.

Для повышения лояльности потенциальных пользователей системы стандартных подходов нет, и здесь приходится выбираться алгоритм действий для каждого конкретного случая. Вот почему наши проекты зачастую не ограничиваются внедрением хранилища электронных документов, мы разрабатываем и проводим тренинги повышения квалификации пользователей, семинары, на которых рассказываем, зачем создается система, какие преимущества она дает, организовываем индивидуальную работу с отдельными ключевыми пользователями.

CNews: Насколько важно, на ваш взгляд, сохранить контекст документа. Какие системы ДО это позволяют сделать?

Виталий Шилов: Хранение контекста является важной задачей, так как он дает дополнительную информацию о документе и облегчает принятие решений на ее основании. Но если говорить про контекст документа в привязке в системам ДО, то это просто набор атрибутивных данных, хранящихся, чаще всего, в системе управления базами данных. Поэтому технически хранить эту информацию в дополнение к собственно самому файлу документа особого труда не составляет. Главной задачей здесь является не столько сохранение самого контекста, сколько обеспечение его целостности.

CNews: Насколько хранилище долговременных документов отличается от обычного ЦОДа?

Виталий Шилов: ужно путать хранилище долговременных документов и ЦОД. Это совершенно два разных понятия, которые между собой почти не пересекаются. ЦОД - это комплекс программно-аппаратных средств. Он, как правило, состоит из вычислительной системы, системы хранения данных, сетевой инфраструктуры и инженерных систем. Хранилище долговременных документов в качестве инфраструктуры может использовать ресурсы ЦОД, но помимо этого оно включает в себя прикладную систему или системы, которые обеспечивают логику работы, а также окружения в составе набора регламентов, инструкций, правил по работе с ней и с документами, которые в ней хранятся; рабочих станций пользователей, на которых установлены приложения для взаимодействия непосредственно с файлами документов; PKI-инфраструктуры, обеспечивающей функционирования подсистемы ЭЦП.

CNews: Согласны ли вы, что хранить ЭЦП вместе с документами излишне? И достоверность документа достаточно обеспечивать встроенными средствами системы хранения?

Виталий Шилов: тот вопрос сейчас сложно ответить, так как основная цель использования и, следовательно, хранения ЭЦП – это возможность в случае необходимости представить данный документ в суде или других органах, где могут потребоваться доказательства его значимости. С учетом текущего состояния законодательства в этой области, а также отсутствия значимого количества судебной практики по данным вопросам, потребуется время, чтобы выработать правильное решение, которое позволит защитить интересы пользователя. Если обратиться к западной практике, то существуют специальные сертификации программно-аппаратных комплексов, гарантирующие, что данный продукт способен обеспечить достоверность документа. В России аналогов таких сертификации пока не существует, поэтому компании должны принимать решение, довериться или нет такой системе, самостоятельно.

Изменения обусловлены новой редакцией Постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137, которую утвердило Постановление Правительства РФ от 25.05.2017 № 625.

Приказом от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ ФНС утвердила формат описи документов, которая сопровождает электронный документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками.

1 января 2017 года вступил в силу Порядок подачи в арбитражные суды РФ документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа.

Соответственно меняется и формат описи, которая их сопровождает. Изменения внес Приказ ФНС РФ от 28.11.2016 № MMB-7-6/643@.

С 2017 года направлять в суд ходатайства, заявления, жалобы, представления и доказательства можно будет в электронном виде.

Это значит, что представить такие документы в налоговые органы через интернет можно только до конца 2020 года.

Компания организует «Роуминговый центр» (РЦ ЭДО), который должен стать централизованным хабом для операторов.

Это позволит беспрепятственно использовать новый, утвержденный в конце апреля, формат счета-фактуры и снимает последние ограничения в переходе на ЭДО для компаний, которые обмениваются УПД.

Ранее в реестр были включены еще четыре программы СКБ Контур — Контур-Персонал, Контур-Зарплата, «Контур-Бухгалтерия Актив» и «Контур-Бухгалтерия Бюджет».

Теперь компании, которые используют УПД на бумаге, смогут беспрепятственно перевести его в электронный вид.

7 апреля в 11-00 по Москве Оксана Леонова расскажет, как Приказ Минфина № 174 отразился на пользователях ЭДО, и ответит на ваши вопросы.

Документ вступает в силу 1 апреля 2016 года и отменяет действующий Приказ Минфина от 25.04.2011 № 50н.

Минфин официально подтвердил это письмом от 25.01.2016 № 03-07-11/2722.

Налоговая служба обновила прежние электронные форматы накладных ТОРГ-12 и актов приемки-сдачи работ.

Законодательство, регулирующее нормы электронного документооборота (ЭДО), меняется стремительно. И 2016 год не станет исключением, в силу вступит целый ряд изменений.

Федеральный портал проектов правовых актов опубликовал проект ФНС об утверждении формата электронного универсального передаточного документа (УПД).

Плательщики НДС должны регистрировать все счета-фактуры в книгах покупок и продаж, а организации-посредники — в журналах учета. Бумажные счета-фактуры обычно учитываются по дате их составления. А как вести учет электронных, если у них фиксируется сразу три даты: составления, выставления и получения? Как принять к вычету НДС, если счет-фактура получен на стыке налоговых периодов?

На данный момент еще нет сертифицированых ФСБ России версий СКЗИ для Windows 10.
Использование несертифицированных средств ЭП может поставить под сомнение легитимность ЭП и подписанных ею документов.

Бумажный документооборот часто становится причиной не только системных проблем, которые тормозят бизнес-процессы компании, но и сложностей с налоговыми органами. Как следствие — доначисление налогов и отказ в получении вычета по НДС. Рассмотрим, как можно устранить эти риски с помощью сервиса электронного документооборота (ЭДО) Контур.Диадок (разработчик СКБ Контур).

14 апреля вступил в силу новый формат электронных счетов-фактур. Наши специалисты проанализировали новый формат и составили сравнительный список различий с предыдущей версией.

Вступает в силу новый формат электронных счетов-фактур.

Он утвержден ФНС России приказом от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@. Прежний формат имел ряд недостатков, которые ограничивали компании в переходе на электронный документооборот (ЭДО). Новый формат призван снять эти ограничения.

Изменения коснутся веб-версии и API Диадока.

Срок подачи декларации по НДС по новой форме неумолимо приближается, а у налогоплательщиков все еще остается масса вопросов. Как правильно представить данные? Кто и какие сведения должен подать? Как застраховаться от ошибок? Иными словами, как сделать так, чтобы декларация по НДС была представлена вовремя, а у налоговых органов не возникло вопросов и нареканий.

В новом году отчетность по НДС изменится. Юрлицам придется подавать декларацию в расширенной форме, которая включает сведения из книги покупок и продаж, а посредникам — данные из журналов учета счетов‑фактур: и полученных, и выставленных. Форма такой отчетности уже установлена приказом ФНС. Сейчас он регистрируется в Мин-юсте.

Часто товар или услуга продается в одном налоговом периоде, а счет-фактуру потребитель получает уже в другом. Действующее законодательство и сложившаяся практика не позволяют покупателю получить вычет по счету-фактуре в периоде поставки товара или оказания услуги. Однако с 2015 года ситуация изменится.

Принято считать, что электронный документооборот (ЭДО) - прерогатива крупных компаний. Однако статистика говорит о том, что на одну крупную компанию в системе ЭДО приходится около 20 малых и средних. Одним из первых клиентов нашей системы, например, стал ИП, с которым до сих пор работаем.

Количество электронных документов, переданных за полугодие, выросло в шесть раз по сравнению с аналогичным периодом прошлого года.

Впервые в России физические лица начали выставлять электронные документы в системе электронного юридически значимого документооборота (ЭДО) Диадок компании СКБ Контур.

Согласно Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» налогоплательщики имеют право свободно пользоваться документом, объединяющим в себе счет-фактуру и первичный документ.

У клиентов СКБ Контур появилась возможность представлять в налоговую инспекцию журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур и книги покупок и продаж по ТКС без необходимости самостоятельно формировать xml-файлы.

Вопросы, заданные представителями операторов электронного документооборота (ЭДО) и волнующие весь прогрессивный бизнес в России, касались нарушения пятидневного срока выставления счетов-фактур, количества электронных формализованных документов, возможных поощрений налогоплательщиков, перешедших на ЭДО, и сети доверенных операторов ЭДО.

В разделе «Консультации онлайн» на портале Клерк.Ру эксперту снова можно задавать любые вопросы об электронном документообороте.

Возможности представлять истребуемые документы по ТКС уже чуть более года. На электронный документооборот с налоговой переходит все больше и больше самых разных компаний. О том, как это работает и что думают об электронном представлении крупнейшие налогоплательщики и налоговые инспекторы, смотрите ниже.

В первом выпуске системный аналитик проекта Диадок Тамара Мокеева рассказала о представлении документов в электронном виде в налоговую инспекцию в три шага.

Задать вопрос эксперту можно на портале Клерк.Ру, в разделе «Консультации онлайн».

Согласно поправкам, внесенным Госдумой в Федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», действие ЭЦП продлится еще полгода после утраты силы Федеральным законом от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Вопрос: Добрый день! Недавно опубликованное постановлению № 446 (об изменениях в постановление № 1137) исключило из документооборота электронными счетами-фактурами извещение от покупателя. Прокомментируйте, пожалуйста, как в таком случае сейчас будет происходить обмен счетами-фактурами?

ФНС России предлагает всем желающим принять участие в обсуждении проекта формы многоцелевого первичного учетного документа, который можно использовать в целях применения НДС и налога на прибыль.

Сегодня налоговые инспекторы для ускорения проверки все чаще просят налогоплательщиков направить документы через Интернет. О том, как удовлетворить просьбу налоговой на примере системы «Контур-Экстерн», читайте ниже.

Компания сформировала пакет истребуемых документов в виде скан-образов и вместе с описью направила его по ТКС через спецоператора связи СКБ Контур.

С проникновением электронных документов в России работодатели начинают предпочитать брать на работу сотрудников, умеющих работать в системах электронного документооборота.

C 1 января 2013 года вступил в силу федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Помимо прочего закон утверждает некоторые новшества, касающиеся электронных первичных документов. При этом работу с электронными документами усложняет наличие нескольких видов электронных подписей: электронной цифровой подписи, неквалифицированной и квалифицированной электронных подписей. О том, чем теперь подписывать электронную «первичку», рассказывает Тамара Мокеева, эксперт системы электронного документооборота «Диадок».

С 1 января 2013 года утратил силу федеральный закон РФ от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Одновременно с этим вступил в силу федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Помимо прочего законом утверждены некоторые изменения, касающиеся электронных первичных документов.

Согласно п. 3 ст. 168 Налогового кодекса (НК) РФ продавец обязан выставить счет-фактуру в течение пяти дней с момента отгрузки товаров или выполнения работ (услуг). По мнению Минфина (письмо Минфина от 26.08.2010 № 03−07−11/370), нарушение пятидневного срока влечет за собой отказ в вычете входящего НДС. В электронном счете-фактуре, в отличие от бумажного, дата выставления строго фиксируется оператором электронного документооборота (ЭДО), изменить ее нельзя. Однако реальных оснований для утраты права на вычет нет, считают эксперты.

На мероприятиях, где освещается электронный документооборот (ЭДО), часто приходится слышать реплики бухгалтеров о том, что электронный документ слишком дорог по сравнению с бумажным. О том, так ли это, рассказывают бухгалтеры и менеджеры, которые уже перешли на электронный документооборот (система «Диадок»).

После вступления в силу Приказа ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ налогоплательщики могут высылать в ответ на налоговое требование в ИФНС не заверенные бумажные копии документов, а их скан-образы или XML-файлы документов в электронном виде по ТКС.

Налоговые органы активно готовятся к приему и обработке документов в электронном виде. А пока что принимают заверенные копии электронных документов, переданных через Диадок.

Это выяснилось в ходе семинара компании СКБ Контур «Электронный документооборот (ЭДО) хозяйствующих субъектов и органов, принимающих отчетность», проведенного в Подмосковье с 6 по 8 июня.

Согласно п.2.1 — 2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н, каждый участник электронного документооборота (ЭДО) должен оформить и представить своему оператору заявление об участии в ЭДО, в котором указать перечень необходимых реквизитов, как то: полное наименование организации (или ФИО ИП), место нахождения организации, сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи, ИНН/КПП, сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация и т д.

19.04.2012 был подписан Приказ ММВ-7-6/251@, внесший изменения в Приказ ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@. Согласно этим изменениям, был обновлен унифицированный формат транспортного контейнера при информационном взаимодействии с приемными комплексами налоговых органов по ТКС с использованием электронной подписи.

Как стать Оператором ЭДО, и почему их пока не существует? Зачем временные правила, и когда уже появится реестр? Ответы на вопросы читайте ниже.

Приказ № ММВ-7-3/83@ от 14.02.2012 содержит в себе описание кодов видов операций по налогу на добавленную стоимость, необходимых для ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

С 1.04.2012 выставить счет-фактуру можно будет только по новой печатной форме, утвержденной Постановлением №1137 от 26.01.2012.

Искренне надеемся, что форматы электронных счетов-фактур будут утверждены в ближайшее время.

Министерство Финансов России направило в Федеральную налоговую службу официальное письмо c разъяснениями сроков применения новой формы счета-фактуры.

ФНС утвердила форматы документов, необходимые для выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением электронной подписи.

Компания СКБ Контур, разработчик системы для обмена внешними электронными документами Диадок, выпустила специальное приложение, позволяющее бухгалтерам решить проблему с неактуальными формами счетов-фактур.

Со вступлением в силу Постановления правила работы со счетами-фактурами существенно изменились.

Минфин России в письме от 07.12.11 № 03-07-14/119 сообщил, что на утверждении Правительства РФ находится проект постановления, в котором предусмотрены новые формы счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж. Предполагается, что документ вступит в силу с 1 января 2012 года.

АСТАНА, 4 ноя — ИА Новости-Казахстан. Поэтапное введение электронных счетов-фактур с 2012 года позволит казахстанскому бизнесу экономить как минимум пять миллиардов тенге в год, сообщил в пятницу заместитель председателя Налогового комитета министерства финансов Казахстана Аргын Кыпшаков.

С 1 октября 2011 года вступил в силу закон №245-ФЗ в части корректировочных счетов-фактур. Это означает, что теперь, при необходимости внести изменения в счет-фактуру, бухгалтеру необходимо будет создать новый документ — корректировочный. Отметим, что раньше правки вносились в исходный счет-фактуру.

В Российской газете опубликован Федеральный закон от 19 июля 2011 г. № 245-ФЗ, который вносит изменения в первую и вторую часть Налогового кодекса РФ. В частности, данный закон закрепляет право компаний выставлять корректировочные счета-фактуры.

Формализованный единый стандарт документа и автоматизация процесса (то есть максимальное исключение «человеческого фактора») помогут налогоплательщикам сократить количество ошибок и, как следствие, избежать риска доначислений налогов. Мы проанализировали ошибки, которые совершаются при составлении и выставлении счетов-фактур, и выделили те, о которых можно забыть при условии перехода компании на электронные документы.

Юг России - точка огромного потенциального роста систем электронного документооборота (СЭД): объём их внедрений в нашем регионе пока составляет всего несколько процентов. Законодательство способствует развитию СЭД в бизнесе, а госорганы уже просто обязаны пользоваться только ими

Первичный документ, оформленный в электронном виде и подписанный электронной цифровой подписью, может являться документом, подтверждающим расходы налогоплательщика.

В Российской газете опубликован Федеральный закон от 19 июля 2011 г. № 235-ФЗ, который вносит изменения в первую и вторую часть Налогового кодекса РФ. В частности, данный закон закрепляет право компаний выставлять корректировочные счета-фактуры.

Вероятнее всего электронные счета-фактуры появятся уже в третьем квартале этого года. О том, какие изменения в счетах-фактурах коснутся налогоплательщиков, рассказал Сергей РАЗГУЛИН, заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России.

До недавнего времени для счетов-фактур устанавливалась только бумажная форма. Однако вскоре российские компании смогут выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде. Такая возможность появится, как только чиновники утвердят соответствующий электронный формат документа. Разберемся, как будет происходить обмен счетами-фактурами в цифровом виде.

Федеральная налоговая служба письмом от 22.06.2011 № ЕД-4−3/9868@ направила налоговым органам для сведения и использования в работе копию приказа Министерства финансов от 25.04.2011 № 50н об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП.

Об электронных документах бизнес знает не понаслышке. Многие предприятия уже давно используют внутренние СЭД для упрощения работы с документами в рамках компании. Однако процесс обмена электронными документами уже давно преодолел границы отдельно взятых предприятий и перерос в куда более масштабное явление. Сейчас российские компании получили законодательное право использовать электронные юридически значимые документы и во внешнем документообороте — при работе с клиентами и поставщиками. Договоры, накладные, акты выполненных работ и пр. можно подписывать электронной подписью и отправлять контрагентам через интернет, исключив почту и курьеров.

Министерство Финансов Германии приняло решение упростить законодательство по электронным счетам — фактурам с 1 июля этого года.

Недавно вступил в силу приказ ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168@, который определяет порядок предоставления документов по требованию инспекции в рамках налоговой проверки. На практике выслать хоть какие-то электронные документы в инспекцию можно будет не раньше конца 2011 года. Однако обмениваться электронной первичкой с контрагентами, не дублируя ее на бумаге, можно уже сейчас.

По имеющейся у нас информации, проект приказа Минфина России, который утверждает Порядок обмена электронными счетами-фактурами, скоро должен быть зарегистрирован в Минюсте России. Согласно проекту, продавцы и покупатели будут пересылать друг другу электронные счета-фактуры через оператора документооборота.

Первый квартал 2011 года был очень успешным для Центра электронных счетов почтовой службы Эстонии. По сравнению с тем же периодом прошлого года оборот по этому направлению увеличился почти на 300%.

С вступлением в силу нового закона «Об ЭЦП» можно ожидать активного применения цифровых подписей гражданами. В том числе, для получения госуслуг в электронном виде

Будут ли налоговые инспекции при проверках запрашивать оригиналы в бумажном виде, стоит ли помимо электронных документов иметь обязательные бумажные копии, как технически представлять электронные документы по требованию инспекции? Такие вопросы в первую очередь возникают у российских налогоплательщиков, когда речь заходит о цифровом документообороте. Эксперты Диадока отвечают на эти вопросы.

В минувшую пятницу 25.03.2011 Госдума РФ одобрила в последнем чтении проект Федерального закона «Об электронной подписи».

24 марта 2011 г. прошел круглый стол «Актуальные проблемы электронного взаимодействия налоговых органов с налогоплательщиками».

21 марта состоялась встреча, посвященная вопросам внедрения в России электронных счетов-фактур

В 2010 году субъекты Уральского федерального округа стали активнее переходить от теории на тему электронных госуслуг к практике. Стали появляться первые сервисы, позволяющие решать проблемы граждан дистанционно. Впрочем, как отмечают эксперты, основным тормозом в развитии электронных госуслуг является само государство.

В России вступили в силу ряд изменений, касающихся использования счетов-фактур. 229-ФЗ официально признал их в электронном формате, отменив действующую до этого времени формулировку о законности лишь бумажной версии этого документа. В результате электронный счет-фактура логично завершил список документов, использующихся всеми российскими компаниями для документарного подтверждения своих хозяйственных операций.

13 октября в Германии завершился 6-й Европейский саммит — крупнейшее ежегодное мероприятие по электронным счетам-фактурам и другим электронным документам (EXPP Summit).

Интересные результаты показал опрос «Электронный обмен счетами-фактурами», проведенный осенью этого года среди читателей PC Week/RE. Как следует из его итогов (см. диаграмму 1), почти всех наших респондентов (свыше 94%) в той или иной степени заинтересовало известие о том, что в России наконец-то разрешен электронный обмен счетами-фактурами.

Интервью с Петром Диденко, главным специалистом по стратегическому развитию СКБ Контур

16 июля Госдума в третьем чтении приняла законопроект, позволяющий предприятиям обмениваться счетами-фактурами в электронном виде с помощью Интернета. Спустя три дня его одобрил Совет Федерации. Теперь организации, имеющие совместимые технические средства, могут пересылать друг другу электронные документы по взаимному согласию сторон сделки.

Леонид Волков на Тверском Форуме рассказал, что такое e-invoicing, и почему он так популярен в мире. И как сделать так, чтобы e-invoicing заработал в России.