Архивист - скучная и бесперспективная в карьерном росте специальность? Не стоит спешить с выводами. Современный бизнес сыграл позитивную роль в переосмыслении роли архивиста. Динамичная бизнес-среда потребовала от него не только новых профессиональных навыков, но и принципиально иного подхода к выполнению работы, основанного на умении мыслить стратегически, а при необходимости – еще и творчески. Генеральный директор компании «Делис Архив» Денис Авдюшин поделился с нашими читателями размышлениями о том, как современный бизнес повлиял на формирование профессии.
Знать про документы все
В современной России представление о профессии архивиста изменилось сравнительно недавно. В XX веке архивист-интеллектуал и архивист-философ уступили место советскому - политически сознательному – архивисту, который вплоть до конца столетия не смог стряхнуть с себя малопривлекательный имидж советской выделки. Безусловно, сама профессия в ее классическом понимании ограничена определенным набором компетенций: архивист должен уметь составлять архивные справки, знать правила учета и хранения документов, ориентироваться в законодательстве и иметь достаточные для работы исторические познания.
Если заглянуть в прошлое профессии, можно обнаружить, что к судьбе документов всегда были причастны два героя: делопроизводитель и архивист. Делопроизводитель принимал участие в создании и учете документов, выступая таким образом в качестве родоначальника документа. Архивисту отводилась не менее значимая роль: он хранил документы, обеспечивая их сохранность для текущих и будущих потребностей организации. При этом нередко возникали ситуации, когда обязанности делопроизводителя плавно переходили к архивисту и наоборот. Например, к архивисту могли обратиться с просьбой определить, какие документы должны сопровождать тот или иной бизнес-процесс и как правильно их оформить. Обычно сотрудники не могли внятно ответить на этот вопрос, объясняя свою несостоятельность просто: «Мы архивисты, а не делопроизводители». Случалось также, что в организации полномочия архивиста и делопроизводителя совмещались в одном специалисте. Так профессия и развивалась.
В бизнес-среде деление делопроизводитель – архивист до сих пор не укладывается в головах многих руководителей. Почему принятый на работу архивист не может составить номенклатуру дел? Почему он не может определить, как и на каком этапе должен формироваться тот или иной документ? Он же архивист, поэтому должен знать про документы все! Такой подход говорит о том, что работа и в малых, и в больших компаниях требует от архивиста множества навыков и умений при одинаково высокой ответственности и способности принимать оперативные и взвешенные решения.
От архивного романтизма – к бизнес-реализму
Когда человек принимает для себя решение поступать в историко-архивный институт, он либо романтик, который воображает себя будущим Нестором-летописцем, либо труженик, готовый в тишине и одиночестве посвятить себя работе с архивами. Это те два полюса, между которыми архивист существует как профессионал и как личность. Но диапазон ролей, который предлагает архивисту современный бизнес, намного шире популярных стереотипных крайностей.
Задумываясь о выборе профессии, человек понимает, что нужно учесть несколько факторов: подходит ли ему эта работа, будет ли ему интересно, есть ли там возможность самореализации. И, конечно, не на последнем месте стоит финансовый вопрос. К сожалению, о профессии архивиста сложился такой стереотип – это скучно и никому не нужно, никто не будет за это платить больше, чем 20 тысяч рублей (в Москве). Многие из тех, кто хотел бы выбрать эту специальность, не могут позволить себе заниматься таким альтруистическим трудом.
К счастью, эти представления о профессии уже устарели. Современный подход к пониманию роли архивиста в компании сводится к его умению управлять большими объемами данных и быть участником, а зачастую и организатором процессов у своего работодателя. Таких специалистов на рынке немного. Те, кто остается в профессии после окончания высшего учебного заведения (по экспертным подсчетам это не более 10 процентов выпускников), не соответствуют всем требованиям, предъявляемым к ним реалиями бизнес-жизни. Выпускников научили уважать прошлое и владеть методикой поиска и работы с архивными документами, но то, каким образом сложный архивный комплекс встроен в процессы современной компании, на университетской скамье не выучишь.
Что требует от архивиста современный бизнес? Обычно в рабочих вакансиях указывается огромное количество компетенций, которыми должен обладать будущий архивных работник: наличие профессионального опыта или высшего историко-архивного образования, знание порядка обработки формирования дел в соответствии с требованиями государственных архивов, понимание особенностей бухгалтерского документооборота, умение разрабатывать номенклатуру дел, знание современных технологий и, в частности, способность самостоятельно составить техническое задание для электронного архива. Помимо этого, архивисту придется составлять бюджеты, взаимодействовать с субподрядчиками, которые будут сканировать документы и хранить их на аутсорсинге, проводить запрос коммерческих предложений (в случае электронных аукционов и участия в тендерах), вести переговоры и др.
Руководители готовы платить за такого специалиста очень хорошие деньги. Так, на московском рынке труда зарплата архивиста, отвечающего вышеперечисленным требованиям, начинается с 65 тысяч рублей. Однако найти кандидатов, отвечающих всем критериям отбора, бывает весьма проблематично. Справедливости ради стоит отметить, что от дефицита кадров страдают не только коммерческие организации, но и государственные и муниципальные архивы, в которых в общей сложности работает более 16 тысяч сотрудников.
Подготовка архивиста: в тандеме с потребностями работодателей
Несмотря на инерцию представлений об архивном деле, постепенно компании начинают понимать, что архивист – это хранитель секретов компании и своеобразный гарант ее безопасности. Имея в штате архивного сотрудника, отпадает необходимость приглашать для упорядочивания документов человека со стороны. При должном наборе навыков «свой человек» сможет обеспечить нормальную работу компании. Он будет знать, как правильно оформить документы, как их формировать, как правильно они должны поступать в архив и в каком составе, как своевременно обрабатывать поступающие запросы от граждан, контрагентов и т.д.
Профессионалы нужны везде. И начинать нужно с образования. В первую очередь необходимо адаптировать существующие программы в вузах к актуальным потребностям работодателей. Это поможет повысить образовательный уровень среднестатистического студента и на этой основе сформировать новый пласт будущих специалистов. Архивное дело долгое время оставалось консервативным, но сейчас, когда в нашу жизнь проникают информационные технологии, появилась возможность больших перемен, которые должны затронуть и вузовскую подготовку.
Государственные институты помогают студентам получить систематические академические знания. Более того, в рамках учебной программы они обычно проходят практику в госархивах. И это, без сомнения, очень ценный и базовый опыт. Вместе с тем будущие архивисты должны пробовать себя и в коммерческих компаниях, для того чтобы понимать колоссальное различие между архивистом, занятым в госучреждении и в корпорации. Знание разных граней своей специальности в дальнейшем позволит разобраться в собственных предпочтениях и сделать правильный профессиональный выбор.
В бизнесе возможно все!
При всей важности образовательной подготовки будущих архивистов, важно помнить о том, что ни одна даже самая совершенная программа обучения не гарантирует место в рабочем кабинете. Университет жизни и опыта – лучшая школа! Обучение в процессе – большой стресс для специалиста, но оно гораздо эффективнее пассивной теории и его практически ничем нельзя заменить. Человек, который проработал большую часть времени в госархиве, попадая в коммерческую компанию, теряется. В госучреждениях все структурировано, стабильно и понятно, а в крупных компаниях работа требует другого отношения и уровня ответственности. Правда, и доход в частной фирме в несколько раз выше.
В новой среде архивисту приходится постоянно самообразовываться, повышать квалификацию и искать нестандартные пути решения архивных задач. Это не просто, но важно понимать, что на рынке действительно не хватает специалистов, а значит, настоящий профессионал абсолютно точно сможет трудоустроиться, причем трудоустроиться очень удачно.
Сегодня архивист – это работа на передовой бизнеса, и поэтому это престижно. Без документов (не важно, в бумажном или электронном виде) бизнес не может существовать. В современных реалиях архивист становится не только хранителем, но и . Он напрямую участвует в обмене информацией, а значит, может в определенной степени влиять на экономические факторы своей компании.
Современный архивист – живой и непосредственный участник бизнеса, готовый развиваться и совершенствоваться вместе с ним. Это больше не профессия, замкнутая на самой себе. В ней присутствует динамика, которая предполагает способность выстраивать коммуникацию, быстро осваивать современные технологии и уметь претворять их в жизнь. К этому нужно быть готовым. Современному бизнесу не нужны громоздкие структуры. Ему нужны специалисты, способные переключить сознание на интенсивное существование в деловой среде. Компании будут бороться за тех, кто осознанно получает профессию, кто ценит полученные знания и знает, как правильно их применить. Это очень важный психологический момент. Студентам часто говорят: «Такого быть не может». А я вам скажу, что в бизнесе бывает все.
Денис Авдюшин
генеральный директор компании
Как-то услышала выражение «архивная крыса». Конечно, посмеялась. А все потому, что никогда не сталкивалась с архивами и людьми, которые в них работают. Ничем не управляемое воображение быстренько нарисовало мне картинку – крыса в шапочке читает книжку. Согласитесь, что смешно?!
Через несколько лет одной моей знакомой, которая собралась на пенсию, понадобились документы, подтверждающие ее трудовой стаж. Казалось бы, чего уж проще: трудовую книжку в руки, а в ней - записи. Пробежалась по адресам, и вот они справочки! Ан, нет! В 90-е она работала в иностранных фирмах, которые, как грибочки после дождичка, в огромном количестве появлялись в нашем городе. В нулевые они так же быстренько исчезли, и, как оказалось, без следа.
Вот тогда и понадобились архивы. Сказала бы, что все работники там были милы и профессиональны, но, увы, не могу - это была бы гнусная ложь. Но одно, несомненно, работа их очень нужна. И не только тем, кто собирает справки для пенсии. В любой организации есть архив, особенно это касается всех государственных и финансовых организаций.
А как вы думаете, кто стоял у истоков архивного дела в России? Правильно, Петр Первый! В далеком 1720 году он издал Указ, который определял систему организации всех государственных учреждений империи. Назвал его «Генеральным регламентом», чаще всего его называли просто «Указ». Среди прочих пунктов было приказано вести архивы во всех властных структурах.
Архивных работников нарекли актуариусами. Это потому, что на эту должность обычно ставили судебного писца, который писал акты, а потом заносил их в судебный реестр. Вот корень «акт» и стал основным в составе этого слова. Потом оказалось, что архивы нужны не только в судах. Акты писать там было не нужно. Тогда работников архивов стали называть архивариусами. Всех, без исключения.
Работа у архивных служащих, прямо надо сказать, на первый взгляд и даже на второй, скучноватая. Получив документ, работник должен внести его в реестр, то есть зарегистрировать. Сегодня это делается не только в электронном виде, но и в бумажном тоже. Потом документ отправляется на предназначенное ему место на полке стеллажа и ждет своего часа.
Документы работники архива не только принимают на хранение, но и выдают. Разумеется, на время и только для работы. Иногда не сам документ выдают, а только его копию. И делается это только тогда, когда нет грифа «Секретно». В таком случае следует проверить наличие допуска для работы с секретными документами. Все действия по документообороту строго отчетны. Ведется особый журнал, куда заносится любое «движение» документа.
Такая работа требует определенного типа характера. Никакой холерик в архиве не усидит, ему что-нибудь креативненькое подавай. А тут еще и огромное количество нормативных документов требуется знать чуть ли не наизусть. Добавьте к ним нормативные акты, инструкции и различные положения. Конечно, без знания компьютера и офисной техники тоже не обойтись.
Что же это получается? Значит, в архиве работают очень серьезные люди, которые делают важную работу. И называются они «архивариусами» или «архивистами». Последнее слово появилось в лексиконе в начале 20 века. И говорят, сделано было это для облегчения произношения. То есть, слово «архивариус» звучало слишком анахронично, и поэтому было осовременено.
Но скажу вам по секрету, что сами работники архивариусом называют заведующего архивом, а архивистами – всех остальных служащих. А если обратиться к словарю, то никакой разницы в лексическом значении этих слов просто не существует.
Должностная инструкция архивариуса пишется для специалиста, услуги которого могут быть востребованы на многих крупных предприятиях с большим объемом документооборота. О том, кто такой архивариус, какие трудовые обязанности присущи работнику этой профессии и как грамотно составить должностную инструкцию для него, расскажем в статье далее.
Кто такой архивариус?
Архивариус (архивист) — это сотрудник архива, или, в более широком понимании, хранитель документов. К архивному фонду России относятся как государственные архивы, так и негосударственные; при этом государственные могут подразделяться:
- на федеральные архивы;
- архивы субъектов Федерации;
- архивы различных ведомств.
В связи с тем, что многие документы, сопровождающие предпринимательскую деятельность любой организации (налоговые отчеты, приказы, бухгалтерские документы, документы делопроизводства и т. д.), требуют сохранности в течение определенного промежутка времени, в частных фирмах также может потребоваться специалист, способный организовать работу архива и систематизировать документооборот в нем. Именно этим и занимается архивариус.
Таким образом, он может быть работником как государственного (бюджетного) учреждения, так и частного предприятия. В частности, архивариусы довольно востребованы в страховых и финансовых компаниях, банках, на госпредприятиях. Такое разнообразие заметно влияет на круг должностных обязанностей специалиста, а значит, и на содержание должностной инструкции в каждом конкретном случае.
Структура и содержание должностной инструкции архивариуса
Должностная инструкция архивариуса должна не только соответствовать стандартной структуре, принятой в деловом обороте для подобных документов, но и учитывать профессиональные требования к сотруднику и специфику работы организации, для сотрудника которой она составляется.
Типовая должностная инструкция для архивариуса может выглядеть так:
- Начинается документ с отметок об утверждении и согласовании должностной инструкции, а также подписей ответственных лиц и дат (утверждения и согласования), проставляемых в соответствующих графах в правом верхнем углу первой страницы.
- Далее идет раздел «Общие положения», включающий в себя требования о возрасте и профессиональных навыках сотрудника. К общим положениям относится и информация о месте должности архивариуса в штатной структуре компании, то есть уточняется, кому подчиняется сотрудник, к каким работникам относится должность архивариуса (техническим, руководящим и т. д.). В этом же разделе перечисляются законодательные акты и внутренние документы организации, с которыми должен быть ознакомлен работник, а также определяются правила приема на работу, увольнения и замещения работника на время отсутствия.
- Затем идет раздел, в котором описываются должностные обязанности и права архивариуса. Это важнейший раздел документа, требующий тщательной проработки: недостаточно перечислить типовые должностные обязанности, присущие архивариусу, — нужно сделать их корректировку с учетом особенностей работы организации, а также включить в обязательственный круг функции, которые могут и соответствовать профессии, но которые сотруднику в процессе работы придется выполнять. Что касается должностных прав, то под ними понимается круг правомочий, вытекающих из должностных обязанностей и предоставляемых сотруднику для оперативного их исполнения.
- Следующий раздел посвящен ответственности архивариуса за ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Внимание: степень ответственности не может выходить за рамки, определенные трудовым законодательством.
- Завершает должностную инструкцию место для отметок (даты и подписи работника), свидетельствующих об ознакомлении с документом.
Типовые требования к архивариусу
Получить специальность архивариуса можно, прослушав курс «Документоведение» («Архивоведение») или «Архивное дело». Пройти обучение можно в том числе и на краткосрочных курсах, предоставляемых, например, биржей труда. Свидетельство об окончании таких курсов является одним из основных требований, предъявляемых к кандидату на должность архивариуса.
К другим требованиям, позволяющим работодателю выбрать из соискателей на должность архивариуса подходящего специалиста, можно отнести:
- Определенный уровень образования. В дополнение к наличию свидетельства о полученной специальности архивариуса некоторые работодатели могут заявлять требования, касающиеся учебных заведений, которые должен окончить кандидат на должность. Так, кому-то будет достаточно среднего или среднего специального образования, кто-то удовлетвориться неоконченным высшим, а кому-то потребуется исключительно специалист по организации документооборота, закончивший высшее учебное заведение.
- Опыт работы.
- Возраст. Об определенной возрастной планке может идти речь, если подыскивается специалист на должность начальника архива или другую руководящую должность в области организации архивного дела на предприятии.
- Знание нормативной документации, касающейся архивного дела.
- Знание компьютера, в том числе необходимых офисных программ.
Также от специалиста в области архивного дела могут требоваться:
- умение работать с офисной техникой;
- навыки работы со значительными объемами информации;
- грамотная устная и письменная речь;
- иные навыки, определяемые спецификой работы конкретного предприятия.
Должностные обязанности архивариуса
Круг должностных функций архивариуса должен в первую очередь включать в себя те обязанности, которые непосредственно связаны с его профессиональной специализацией, так как именно из-за этих специальных навыков и принимается на работу сотрудник. Кроме того, каждый работодатель волен включать в круг должностных обязанностей сотрудника иные, отличные от стандартных, трудовые функции, которые могут как соответствовать профессиональным навыкам работника и лишь немного корректироваться в соответствии со спецификой и особенностями работы организации, так и не быть связанными с его специализацией.
К типовым должностным обязанностям архивариуса можно отнести:
- Организацию и ведение архивного делопроизводства на предприятии (как в бумажном, так и в электронном виде).
- Прием и регистрацию поступивших в архив документов.
- Хранение находящихся в архиве документов.
- Участие в составлении нормативных требований по учету и использованию архивной документации.
- Обеспечение доступа сотрудников к архиву, выдачу требуемых архивных документов.
- Составление отчетов.
- Ведение учетных и отчетных документов (журналов, реестров и т. д.).
К должностным обязанностям, не связанным с профессиональными навыками, которые могут быть включены в должностную инструкцию, относятся:
- Различные организационные требования по соблюдению трудового распорядка в организации.
- Обязанности, связанные с поддержанием в надлежащем порядке рабочего места и архивного помещения (к примеру, соблюдение противопожарной безопасности).
- Обязательства по сотрудничеству и взаимодействию с различными подразделениями организации.
Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса
Процедуру создания должностной инструкции для архивариуса можно условно разделить на следующие этапы:
- Разработка проекта документа. Этим занимаются обычно либо сотрудники подразделения, в котором придется работать специалисту, либо сотрудники специального отдела, в чьи обязанности в числе прочего входит и разработка различных инструкций.
- Согласование документа. Проект должностной инструкции должен быть согласован со всеми заинтересованными службами. Как правило, к ним относятся:
- структура, в которой предстоит работать специалисту (в нашем случае это архив или архивный отдел на предприятии);
- юридическое подразделение;
- кадровая служба.
Утвержденную должностную инструкцию на предприятии используют, как правило, до тех пор, пока не изменятся требования к условиям работы или кругу должностных обязанностей специалиста. В заключение предлагаем вам ознакомиться с образом должностной инструкции архивариуса, имеющимся на нашем сайте.
43.9
Для друзей!
Справка
Почему сегодня одна из самых древних профессий - работа архивиста - особенно интересна и современна? Глобальное использование информационных технологий привело к тому, что делопроизводство и документооборот переходит в электронный вид. Архивист XXI века знает не только историю и смежные дисциплины, геральдику, эпиграфику, историю государственных учреждений, литературы и искусства, полиграфию, но и хорошо знаком с электронно-вычислительной техникой и исторической информатикой. Любое предприятие, учреждение имеет свой архив. Сам факт существования архива говорит о престиже, устойчивости и стабильности предприятия. Поэтому историки-архивисты востребованы всегда и везде. В новейшее время различают государственные правительственные архивы, общественные, общинные и частные архивы, исторические архивы и хранилища (государственные или частные) содержащие в себе юридические документы.
Описание деятельности
Архивисты делают обработку материалов, создают научно-справочный банк документов, осуществляют учет документов и контроль их использования, занимаются публикаторской работой, а также, п запросу, поиском материалов по тем или иным историческим событиям.
Заработная плата
средняя по Москве: средняя по Санкт-Петербургу:
Трудовые обязанности
В профессиональные обязанности специалиста архивного дела входят: организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в фонд архива; прием и регистрация новых документов; отбор, упорядочение, комплектование архивных документов; систематизация и формирование дел; подготовка сводной описи единиц постоянного и временного сроков хранения; участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
Особенности карьерного роста
В наш век информация представляет огромную ценность. Поэтому у хранителей этой самой информации неплохие шансы карьерного роста. Помощник архивиста со временем станет ведущим архивистом, ведущий архивист - начальником отдела архива. В перспективе - должность главного инспектора архивов и библиотек, начальника управления архивного дела или даже Главного государственного архивиста России.
Архивист - хранитель или сотрудник архива, отвечающий за систематизацию и учет документов, доверенных на хранение.
Архивист (от лат. archivum, греч. archaios — древний.) — это хранитель или сотрудник архива, отвечающий за систематизацию и учет документов, доверенных на хранение. Профессия подходит тем, кого интересует история (см. выбор профессии по интересу к школьным предметам).
Особенности работы
Архивист работает с так называемыми исполненными документами. Т.е. с документами уже пришедшими на хранение (до этого ими занимается специалист по документоведению).
В архиве могут храниться самые разнообразные документы: приказы и распоряжения дирекции, старые метрические книги, протоколы, видео- и аудиосведетесльва. Содержимое архива зависит от профиля организации, в которой действует архив.
Например, в региональных госархивах находятся документальные свидетельства о жизни наших предков. И многие люди, пытаясь составить свою родословную, обращаются в эти архивы.
Задача архивиста - не только хранение и систематизация. Он, как библиотекарь, получает запросы на хранящиеся документы, находит их выдаёт для пользования. Готовит выписки из архивных документов, снимает копии.
Технология поиска документа зависит от поставленной задачи. В крупных архивах с разветвлённой структурой поиск нужной информации или документа — это работа коллектива. Заказчик может и не знать заранее, какие именно документы он хочет найти. Перед началом поиска архивариус-консультант старается четко сформулировать цели и задачи работы, максимально точно обрисовать планируемые результаты, нарисовать картинку предполагаемого «на выходе» продукта. Только после этих проделанных шагов можно организовывать команду специалистов для реализации проекта.
Рабочее место
Государственные архивы, фонды хранения видео- и аудио-документов, крупные организации и предприятия с большим документооборотом.
Важные качества
Склонность к работе с документацией, к работе с большим количеством информации, хорошая память, системное мышление, пунктуальность, аккуратность.
Знания, навыки
Архивариус должен владеть такими дисциплинами, как архивоведение, делопроизводство.
Знать соответствующие нормативные правовые акты, положения, инструкции.