Унифицированная форма Т-12 служит для отражения фактически отработанного сотрудником времени, а также периодов неявок как по уважительным, так и по неуважительным причинам. На его основе происходит начисление большинства выплат сотруднику при различных системах оплаты труда.
Задачи, решаемые с помощью унифицированной формы Т-12
В соответствии со ст. 91 ТК РФ точный учет времени, отработанного сотрудником, должен в обязательном порядке осуществлять работодатель. Методические аспекты данного вопроса, как и специализированные формы для указанного процесса, законодательно не утверждены. В качестве бланка, в целях экономии времени на его разработку, можно применять одну из форм, введенных Госкомстатом РФ.
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 принята унифицированная форма Т-12 , которая объединяет в себе два раздела:
- Непосредственно табель учета рабочего времени для фиксации отработанных ежедневно часов, а также периодов отсутствия по различным причинам.
- Лист, предназначенный для расчета оплаты за отработанное время, а также периоды, в которых за сотрудником сохраняется заработок либо ему должны выплачиваться компенсации и пособия. В деловой практике он применяется крайне редко, что связано с разграничением функций учета рабочего времени и расчета заработной платы между отделами компаний. Кроме того, в случае применения учетных баз данных данный процесс, как правило, автоматизирован.
Исходя из сказанного, унифицированную форму T -12 следует рассматривать в первую очередь как инструмент сбора данных об отработанном времени и периодах отсутствия сотрудника. Она является незаменимым источником информации при расчете зарплаты.
Правила оформления унифицированной формы табеля учета рабочего времени
Обязанность по учету времени, фактически отработанного сотрудником, возлагается на специально назначенное для этого лицо. Это может быть работник кадровой службы, бухгалтерии, начальники отделов и т. д.
В зависимости от применяемых методов контроля явок сотрудников, специфики организации работы, особенностей учетного процесса, методика формирования, проверки и утверждения формы Т-12 может отличаться на разных предприятиях. Поэтому рекомендуется ввести в действие локальный нормативный документ, фиксирующий основные требования к заполнению и утверждению данной формы, а также сроки ее предоставления. Его титульный лист достаточно типичен для подобного рода документов, в нем необходимо указать:
- наименование юридического лица;
- ОКПО;
- порядковый номер документа;
- период, за который он оформлен;
- дату составления.
Данный документ формируется по итогам месяца, записи о состоянии сотрудника вносятся в него за каждый календарный день. Документ может составляться в целом по компании, если она небольшая, или в разбивке по отделам, если фирма большая и имеет разветвленную структуру. Днем оформления документа указывается последний день месяца, а расчетным периодом выступает рабочий месяц. В качестве подспорья при составлении табеля на первой странице приведены буквенные и числовые обозначения для отражения дней работы или отсутствия сотрудника. Бывают ситуации, когда ни один из приведенных шифров не соответствует свершившемуся событию. В этом случае рекомендуется ввести дополнительное обозначение самостоятельно и закрепить его локальным актом.
За первой страницей следует раздел, в котором приведены данные о работе сотрудников. Количество листов должно быть достаточным для отражения информации по всему списку сотрудников. Помимо фамилии, должности и табельного номера для каждого работника предусмотрено по 2 строки, состоящие из ячеек, согласующихся с конкретным числом месяца. Под каждый день отведена пара клеток, в верхней проставляется обозначение вида присутствия, отсутствия, в нижней - соответствующее количество часов. Если сотрудник не присутствовал на работе, нижняя ячейка может быть пустой.
Помимо метода заполнения табеля, предполагающего сплошную непрерывную фиксацию времени работы или отсутствия на месте, возможен другой - отражение в оговариваемом документе только неявок. Он приемлем только в случае, если все работники выполняют свои обязанности по графику пятидневной рабочей недели, и их общее количество невелико. Но оформленный таким образом табель не так хорошо воспринимается зрительно, и увеличивается вероятность ошибок и неточностей.
По итогам половины месяца рассчитывается общее количество отработанных дней и часов, в конце месяца аналогично поступают с оставшейся частью периода, а кроме того, выводят итоги за весь месяц. Внизу бланка в соответствующих строках ставятся подписи ответственного за ведение документа лица, начальника службы и сотрудника службы персонала.
На что следует обратить особое внимание при составлении табеля
Выходные и нерабочие праздничные дни в табеле оформляются буквой «В», если в месяце меньше дней, чем полей под числами, в «лишних» ячейках ставится знак «Х». Время работы сотрудника фиксируется со дня его приема на работу. Последний табель на увольняющегося работника составляется в месяце расторжения договора, как правило, он подписывается сразу в день увольнения. Он формируется отдельным документом и служит основанием для окончательного расчета.
Все неявки по уважительной причине проставляются на основе документов: больничного, приказа на отпуск, справки о сдаче крови. Если причина отсутствия неясна, до момента ее уточнения в табеле проставляется обозначение «НН».
Неявки по уважительной причине в календарных днях (командировка, отпуск, больничный), в том числе приходящиеся на выходные, фиксируются во всех ячейках табеля.
Компании стремятся минимизировать командировки в выходные, ввиду необходимости их оплаты согласно положениям ст. 153 ТК РФ, однако если день приезда или отъезда приходится на выходной день, то в соответствующих клетках также ставится «К».
При внешнем совместительстве или приеме на неполную ставку продолжительность смены в часах ставится согласно условиям контракта. Все проработанные помимо этого часы относятся к сверхурочным. Они должны быть оформлены приказом о привлечении к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Внутренние совместители будут проходить в табеле 2 раза.
Работа в выходной день производится (за исключением особых случаев, поименованных в ТК РФ) с письменного согласия работника на основе приказа руководителя. Такая работа должна быть оплачена в размере не менее двух часовых (дневных) тарифных ставок. По желанию сотрудника повышенная оплата может быть заменена одинарной оплатой с предоставлением последующего неоплачиваемого отгула.
С образцом заполнения формы Т-12 пользователи нашего сайта могут ознакомиться, перейдя по ссылкам ниже.
В качестве рабочей формы табеля можно использовать формы, утвержденные Госкомстатом РФ ранее. Хотя они не являются обязательными, данные бланки хорошо подходят для организации качественного учета фактического отработанного времени.
Рассмотрим в статье, что представляет собой табель рабочего времени, какие формы используются. Правила заполнения табеля, пример заполнения. Выявим основные трудности при заполнении табеля, которые могут привести к ошибкам при расчете заработной платы.
Табель учета рабочего времени – это документ, который отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником и количество неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и .
Все организации обязаны вести табель учета рабочего времени.
Для учета рабочего времени существуют две унифицированный формы Т-12 и Т-13, утвержденные Госкомстатом России.
Форму Т-12 применяется не только для учета рабочего времени, но и для расчета оплаты труда. Поэтому, в небольших фирмах, когда бухгалтер ведет еще и кадровую часть, используют данную форму Т-12.
Когда необходима информация только о количестве отработанных часов и неявок, то используют либо первую часть формы Т-12 либо форму Т-13.
Для учета рабочего времени можно применять любую форму.
Правила заполнения табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени ежедневно заполняет кадровик, если на предприятии отсутствует отдел кадров, тогда табель ведет сотрудник бухгалтерии.
При заполнении табеля не забываем указывать наименование организации и структурного подразделения.
Обязательно должны быть заполнены «Номер документа» и «Дата составления»
В ячейке «Отчетный период» проставляем начало и конец месяца, за который ведется табель.
– порядковый номер;
– фамилию, инициалы, должность (специальность или профессию);
– табельный номер;
– отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
В верхней строке таблицы ставится буквенный или цифровой код рабочего времени по каждому дню месяца (явка, командировка, и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Например, если сотрудник 3 июля 2014 год отработал полностью смену, то в табеле за июль в ячейке с числом 3 напротив фамилии сотрудника проставляется код “Я” и 8 рабочих часов. Если в этот день сотрудник заболел, то необходимо поставить “Б”, а так как рабочих часов у него не было, нижняя ячейка не заполняется или проставляется 0.
– промежуточные и итоговые результаты;
– при наличии неявок проставляются отметки о неявках по причинам.
В конце табеля обязательно проверяем, чтобы была подпись лица, ответственного за заполнение табеля рабочего времени, а также подпись руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы.
Основные коды для заполнения табеля учета рабочего времени
| Вид рабочего времени | Буквенный код | Цифровой код |
| Рабочий день | Я | 01 |
| Служебная командировка | К | 06 |
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
| Р | 14 | |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет | ОЖ | 15 |
| Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя | ДО | 16 |
| Временная нетрудоспособность с назначением пособия согласно законодательству | Б | 19 |
| В | 26 | |
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН | 30 |
Нестандартные ситуации при заполнении табеля
1. Работник заболел во время отпуска.
После отпуска работник вышел на работу и предоставил больничный лист на период заболевания. В табеле вместо отпуска (ОТ) проставляется код временной нетрудоспособности (Б) с первого дня болезни, а сам отпуск продляется на период заболевания.
Бывают случаи, когда сотрудник продолжает болеть и после окончания отпуска, предупредив работодателя. Так как слова работника не являются основанием заполнения табеля учета рабочего времени, поэтому после отпуска ставим неявки по невыясненным причинам (НН). После предоставления работником больничного – исправляем период на код Б.
2. У работника в период отпуска были праздничные дни.
Работник, например, с 1 по 29 июня 2014 года был в отпуске. В табеле учета рабочего времени основной период отпуска проставляем код ОТ, при этом 12 июня отмечаем кодом В (нерабочий праздничный день), так как данный день не входит в период оплачиваемого отпуска.
Трудовым Кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2019 год (ТУРВ), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени 2019 года.
Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определен порядок ее заполнения и применения. Предлагаем выбрать подходящий и скачать табель учета рабочего времени (бланк простой).
Форма Т-12
Форма Т-13
Форма ОКУД 0504421
Как фиксировать отработанное время
При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время может отражаться в таблице учета двумя способами:
- методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
- путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).
Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый день работы.
В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.
Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Как заполнять календарь (табель) рабочего времени на 2019 год
При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания). При этом используются . Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.
Образец заполнения формы ОКУД 0504421
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени, скачать чистый бланк которого вы смогли выше, заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.
Образец приказа о назначении ответственного
Выходные и праздничные дни в табеле на 2019 год
Они отражаются в соответствии с , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.
Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.
Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной день, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.
Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровым (27) код.
Срок хранения табеля учета рабочего времени
Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:
- пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
- 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывалось работа сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.
Учет и налоги
Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.
При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если будут обнаружены нарушения, то сумма налога на прибыль, указанная в отчетах, будет признана неверной,что повлечет за собой наложение штрафных санкций.
С заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ для того, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Именно табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать данную особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.
Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя будет официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.
Табель учета рабочего времени – основной документ, содержащий информацию о числе явок и неявок на работу каждого сотрудника фирмы. Он передается в бухгалтерию. И на основании данных рассчитывается и начисляется заработная плата.
Законом предусмотрено 2 унифицированные формы табеля: Т-12 – для заполнения вручную; Т-13 – для автоматического контроля фактически отработанного времени (через турникет).
Данные вносятся каждый рабочий день. В конце месяца подсчитывается итог по явкам и неявкам каждого работника. Формирование отчета можно упростить, автоматизировав заполнение некоторых ячеек средствами Excel. Посмотрим, как.
Заполняем вводные данные функциями Excel
Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.
Скачать табель учета рабочего времени:
В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.
Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.
В графе «Отчетный период» указываем первое и последнее число отчетного месяца.
Отводим поле за пределами табеля. Здесь мы и будем работать. Это поле ОПЕРАТОРА. Сначала сделаем свой календарик отчетного месяца.
Красное поле – даты. На зеленом поле проставляет единички, если день выходной. В ячейке Т2 ставим единицу, если табель составляется за полный месяц.
Теперь определим, сколько рабочих дней в месяце. Делаем это на оперативном поле. В нужную ячейку вставляем формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;""). Функция «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество непустых ячеек в том диапазоне, который задан в скобках.
Вводим вручную порядковый номер, ФИО и специальность сотрудников организации. Плюс табельный номер. Информацию берем из личных карточек работников.
Автоматизация табеля с помощью формул
Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.
Для примера возьмем такие варианты:
- В – выходной;
- Я – явка (рабочий день);
- ОТ – отпуск;
- К – командировка;
- Б – больничный.
Сначала воспользуемся функцией «Выбор». Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В». Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;"Я";"В"). Формулу достаточно занести в одну ячейку. Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке. Получается так:
Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если». Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если». Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В». «Если истина» - «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов. «Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24="В";"";8). «Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:
Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы:
Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат. Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.
Посчитаем количество рабочих часов. Есть два способа. С помощью функции «Сумма» - простой, но недостаточно эффективный. Посложнее, но надежнее – задействовав функцию «СЧЁТЕСЛИ». Пример формулы:. Где AW25:DA25 – диапазон, первая и последняя ячейки ряда с количеством часов. Критерий для рабочего дня («Я»)– «=8». Для командировки – «=К» (в нашем примере оплачивается 10 часов). Результат после введения формулы.