Понятие контроля и его основные задачи. Стратегическая направленность, ориентация на конечные результаты, своевременность, простота, экономичность и гибкость как принципы эффективного контроля. Основные этапы контрольного процесса. Типология контроля. Внутренняя и внешняя формы контроля. Метод постоянного непосредственного визуального контроля. Методы измерения и оценки результатов. Запланированные и незапланированные механизмы контроля в системе ГМУ. Технология контроля качества и сроков исполнения документов.
Контроль следует определить как процесс выявления, оценки и информирования об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадениях и результатах их анализа. Контроль имеет двоякий характер . С одной стороны , это процесс установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и их отклонений от установленных стандартов. С другой , – это процесс отслеживания хода выполнения и оценки полученных результатов в процессе реализации принятых управленческих решений.
Основной причиной необходимости контроля в управленческой деятельности является та или иная степень неопределенности любого управленческого решения. Цель контроля - обеспечение единства решения и исполнения, предупреждение возможных ошибок и недоработок, своевременное выявление отклонений от заданной программы, поставленных задач и установленных сроков.
Диагностики состояния дел,
Ориентирования,
Стимулирования,
Корректировки действий,
Распространения передового опыта,
Педагогической и
Правоохранительной.
Диагностическая функция контроля состоит в выявлении фактического состояния дел по выполнению принятого решения; Ориентирующая функция контроля направлена на указание ориентиров, т.е. тех проблем, которые в данный момент заслуживают наибольшего внимания; Стимулирующая функция контроля проявляется в выявлении и вовлечении в работу всех неиспользованных резервов, и в первую очередь человеческого фактора. Корректирующая функция контроля заключается в уточнении самого решения, если обстановка изменилась. Сделать это следует «на месте», не откладывая в «долгий ящик». Руководитель должен сознавать, что фактическое положение есть результат проверки принятых им решений. Появляется парадоксальная ситуация: руководитель считает, что проверяет работника, а последний уже проверил своей работой руководителя. Какой должна быть тактика руководителя в данной ситуации; Авторский надзор - одна из функций контроля , в ходе которого автор не только проявляет внимание к воплощению замысла, но и критически оценивает упущения, обсуждает с заинтересованными лицами сомнения, учится, повышает свою квалификацию. Контроль выполняет в этом случае и педагогическую функцию . Контролю свойственна и правоохранительная функция , так как руководитель должен стоять на позиции соблюдения и защиты существующих норм права.
Виды контроля.
Предварительный контроль Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях:1) предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. 2) предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. 3) предварительный контроль в области финансовых ресурсов.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объект - подчиненные сотрудники, а сам он традиционно прерогатива их непосредственного начальника. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.
Заключительный контроль фактически полученные результаты сравнивают с требуемыми либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени Важные функции: 1) дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем; 2)способствует мотивации.
Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля - должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка - контроль лицами, независящими от процесса.
Классифиция: - по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний), - основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону), - объему контроля (за объектом, за решениями, за результатами), - регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).три основные вида контроля: предварительного, текущего и заключительного. схожи, так как имеют одну цель: способствовать тому, чтобы получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются временем осуществления.
Предварительный контроль реализуется в форме определенных правил. применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.
Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его начальником.
Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло время. Этапы процедуры контроля . 1) установка стандартов, т.е. конкретных целей, имеющих временные границы. 2) определяется масштаб допустимых отклонений. Только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой. 3) измерение результатов.
Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать
Характеристики эффективного контроля: 1.Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их. 2.Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным тогда, когда организация достигает желаемых целей. 3.Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. 5.Гибкость контроля. приспосабливаться к происходящим изменениям. 6.Простота контроля. 7.Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля. 8.К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль - это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.
Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Функция управленческого контроля ориентирована на подведение итогов реализации управленческого цикла, оценку качества, и определение состояния разрешения управленческой проблемы. Контроль завершает управленческий цикл и на этом этапе невозможно внести в него какие-либо коррективы. В ходе контрольного процесса решаются задачи : предупредительное обнаружение внешних и внутренних факторов, способных значительно повлиять на функционирование организации; предупредительная подготовка к реакции на их действие; своевременное выявление фактических негативных тенденций и выработка мер по их устранению; оценка эффективности деятельности организации за какой-либо период времени; нейтрализация фактора неопределенности; поддержание успеха.
Этапы контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:
Постановка документов на контроль;
Проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
Предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
Снятие документа с контроля;
Направление исполненного документа в дело;
Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
- ВВЕДЕНИЕ
- 1. Сущность и задачи контроля в системе управления
- 1.1 Контроль как обратная связь в управлении
- 1.2 Области применения контроля. Виды контроля
- 1.3 Процесс контроля и проблемы его осуществления
- 1.4 Эффективность контроля, требования к эффективному контролю
- 2. Контроль в системе управления на примере Домоуправления № 20 ГУ Новосибирская КЭЧ
- 2.1 Характеристика предприятия Домоуправление №20
- 2.2 Миссия организации
- 2.3 Характеристика организации как системы
- 2.4 Структура предприятия
- 2.5 Характеристика внешней среды
- 2.6 Методы управления организации
- 2.7 Анализ руководителя по Г. Минцбергу
- 3. Система контроля на предприятии
- Заключение
- Список использованных источников и литературы
Цели I уровня
Рис.1. - Миссия и цели первого уровня организации
2.3 Характеристика организации как системы Проанализируем предприятие как систему. Внутренняя среда данного предприятия состоит из трех основных подсистем:финансовая подсистема;техническая подсистема;кадровая подсистема.Охарактеризуем подсистемы по виду основных элементов и их функций. Финансовая подсистема предприятия состоит из следующих основных элементов:Бухгалтерия. Функции отдела - сбор, обобщение, обработка хозяйственной и финансовой информации, а также контроль за правильным отражением доходов и расходов в документах, расчет зарплаты сотрудников.Расчетный отдел. Функции отдела - начисление и прием квартплаты, работа с квартиросъемщиками по финансовым вопросам.Техническая подсистема предприятия ДУ № 20 состоит из следующих основных элементов:инженерно - технический отдел. Функции отдела - обеспечение проведения качественного обслуживания и эксплуатации жилого фонда, распределение трудовых ресурсов, прием жалоб и заявок от населения· отдел снабжения. Функции отдела - организация бесперебойного обеспечения предприятия качественными сырьем и материалами, комплектующими.Кадровая подсистема предприятия состоит из следующих основных элементов:· отдел кадров. Функции отдела - поиск, отбор и набор персонала, аттестация кадров, обучение персонала. Осуществление контроля над надлежащим оформлением установленной документации и т.д.;профсоюзный отдел. Функции отдела - социальная защита персонала, организация социальных мероприятий.2.4 Структура предприятия Предприятие ДУ № 20 имеет линейно-функциональную структуру управления (см. рис.1).При данной структуре управления сохраняется преимущество линейной структуры в виде принципа единоначалия, и преимущество функциональной структуры в виде специализации управления. При этом данная структура имеет и ряд недостатков. Во-первых, подобная структура препятствует введению инноваций, и всякие изменения требуют значительных усилий руководства. Во-вторых, сегментация подсистем вызывает их излишнюю замкнутость, что препятствует функционированию организации как единой системы. В-третьих, структура носит централизованный характер, что вызывает перегрузку высшего руководства и требует специального налаживания прямых связей подсистем. В-четвертых, создаются ограниченные возможности по подготовке руководителей высшего уровня.Рис.2. Структура ДУ № 20Структура организации основана на специализированном разделении труда, то есть работа между людьми распределена не случайно, а закреплена за специалистами, способными выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.На предприятии имеют место элементы рациональной бюрократии, имеющие следующие характеристики:Четкое разделение труда.Иерархичность уровней управления.Наличие стройной системы правил и стандартов.Дух формальной обезличенности.Найм на работу в соответствии с техническими квалификационными требованиями. Защищенность служащих от произвольных увольнений.Бюрократическая система имеет следующие отрицательные свойства : преувеличение значимости стандартизированных правил, процедур и норм, обеспечивающих выполнение сотрудниками своих задач, выполнении запросов других подразделений, а также взаимодействие с клиентами. Это приводит к потере гибкости поведения.2.5 Характеристика внешней среды Внешняя среда характеризуется рядом факторов.Таблица 2 - Характеристика внешней средыФактор внешней среды | Влияние на систему | ||
Факторы внешней среды прямого воздействия | |||
1. Потребители | 1.1 Квартиросъемщики; 2. Наниматели жилья; | 1. Оказание услуг по капитальному и текущему ремонту жилых помещений; 2. Озеленение и благоустройство, санитарная очистка населенных пунктов. | |
2. Конкуренты | ДУ № 20 является единственной управляющей компанией на территории Военного городка, конкуренция отсутствует | ||
Факторы косвенного воздействия | |||
3. Государственные институты | 3. Местное самоуправление | Деятельность ДУ № 20 непосредственно зависит от нормативных документов местных органов, властей региона и федерального правительства. Например, оперативный, бухгалтерский статистический учёт и отчетность на предприятии ведётся в соответствии с законодательством РФ. | |
4. Социально - экономические условия | 1. Рост тарифов на коммунальные услуги 2. Доход населения | Вследствие повышения тарифов растёт платёжеспособный спрос, а вслед за ним и дебиторская задолженность организации. Изменение доходов населения оказывает значительное влияние, и может привести к снижению платежеспособности квартиросъемщиков. | |
5. Научно-технический прогресс | На предприятии используется современная техника, оперативный и бухгалтерский учет ведется на ЭВМ при помощи специализированных программ. | При использовании современного оборудования сводятся к минимуму расчетные ошибки, повышается скорость и качество предоставляемых услуг. |
В силу того, что территория Военного городка является относительно закрытой системой, влияние внешней среды можно охарактеризовать следующим образом:
По количеству факторов, влияющих на организацию, внешняя среда является не сложной.
По скорости, с которой происходят изменения во внешней среде - малоподвижной.
Определенная.
Анализ внешней среды позволяет выявить критические факторы, которые могут существенно повлиять на деятельность организации. К наиболее критическим факторам можно отнести экономические, политические и социальные факторы. Анализируя их, можно выявить угрозы, которые могут отрицательно сказаться на устойчивом финансовом положении организации, и возможности, которыми организации может воспользоваться при появлении необходимости. К угрозам следует отнести ожидание высоких темпов инфляции, спад дохода населения, сложности в привлечении финансовых ресурсов, высокие налоговые ставки, неплатежи и отсутствие стабильности в обществе. К возможностям можно отнести возможность выхода на внешний рынок вследствие передачи городка в муниципальную собственность.
2.6 Методы управления организации Основными методами являются административно-распорядительные, которые содержатся в нормах и закреплены юридически. Это правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор.Правила внутреннего трудового распорядка - это очень важный нормативный документ, регламентирующий прием и увольнение сотрудников, рабочее время, организацию труда, порядок разрешения трудовых споров, получения специальных благ и гарантий, вознаграждения и наказания. Это внутренний нормативный документ.Коллективный договор - это соглашение между администрацией, профсоюзным комитетом, представляющим трудовой коллектив. Колдоговор направлен на решение производственных и социальных задач и улучшение условий труда рабочих и служащих.Основными принципами заключения коллективных договоров являются:1. Соблюдение норм действующего законодательства;2. Полномочность представителей сторон;3. Равноправие сторон;4. Свободы выбора и обобщения вопросов, составляющих содержание коллективного договора;5. Добровольность принятия обязательств;6. Реальность обеспечения принимаемых обязательств;7. Системность контроля и неотвратимости ответственностиСоставлены карты процесса каждого отдела, где сформулированы содержания работ, требования к квалификации, исполнители, должность исполнителя, нормативные документы, регламентируемые данный процесс, периодичность и сроки исполнения, нормативные требования к качеству работ и допустимые отклонения, форма записей и выходящий документ.Кроме этого на предприятии используются следующие методы управления:- экономический метод, который предполагает использование материальных факторов управления.- социально-психологический, предполагает использование в ДУ № 20 методов, которые основываются на воздействии руководства на персонал путем осуществления социальных и психологических факторов мотивации труда.Эти методы управления состоят в неразрывной связи друг с другом, так как они предназначены для более эффективного управления организацией.Начальник организации во главу угла ставит производственные вопросы, он представляет организацию на всех значительных и важных переговорах. Но в организации существует профсоюз, который проводит работу с рабочими и пенсионерами.2.7 Анализ руководителя по Г. Минцбергу На предприятии существует ярко выраженный авторитарный стиль управления. Небольшие размеры предприятия и расположенность всех структур в одном здании способствуют тому, что руководитель является не символической главой организации, а ее фактическим лидером, участвуя во всех коммуникационных процессах организации. По классификации ролей руководителя по Г. Минцбергу информационную роль данного руководителя можно классифицировать как приемника информации, т.е. он является основным каналом связи своей организации с внешней средой, а роль, связанную с принятием решения, можно классифицировать как распределителя ресурсов.По типу межличностных ролей начальник ДУ № 20 относится к типу "лидер". Он ответственный за мотивацию и активизацию подчиненных, ответственный за набор, подготовку работников и связанные с этим обязанности (все управленческие действия с участием подчиненных).По типу информационных ролей относится к типу "представитель". Руководитель передает информацию для внешних контактов организации относительно планов, политики, действия, результатов работы организации, действует как эксперт по вопросам данной отрасли.По типу роли, связанной с принятием решения относится к ведущему переговоры. Начальник ответственный за представительство организации на всех значительных и важных переговорах.Рассмотрим теперь стиль руководства по управленческой решетке Моутон - Блейка.В организации роль руководителя оценивается как 5.5 Это означает, что руководитель уделяет достаточно времени и вниманию, как производству, так и коллективу.Ориентация людей | Высокий уровень | |||||||||||
Низкий уровень | ||||||||||||
Ориентация на задачу |
В качестве неформального лидера в организации выступает главный бухгалтер, который очень часто в силу своего авторитета неформально принимает на себя обязанности начальника ДУ № 20. При этом, при всем при всём этом, принимать принципиально важные решения, важные для предприятия, без руководителя этот неформальный лидер не может.
3. Система контроля на предприятии Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.Существует 3 основных вида контроля, которые схожи друг с другом, т.к. имеют одну и ту же цель: способствовать тому, что фактически получаемые результаты были как можно ближе к запланированным. Различаются эти виды контроля только временем их осуществления.1. Предварительный контроль. Этот вид контроля осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления этого вида контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Предварительный контроль используется в 3-х ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.В организации Домоуправление № 20 основными средствами предварительного контроля в области человеческих ресурсов являются следующие: установление минимально допустимого уровня образования и стажа работы в этой области, проведение тестов и собеседований с целью определения профессиональной пригодности и психологических качеств нанимаемого работника в период перед его наймом.Кроме человеческих ресурсов, организация осуществляет обязательный предварительный контроль используемых ею материальных ресурсов. В данной области контроль осуществляется на основе разработанных стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. С целью обеспечения данного соответствия в этой организации используется аккредитивная форма расчетов с поставщиками, позволяющая не оплачивать и возвращать некачественные материальные ресурсы.Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов, используемым организацией ДУ № 20 является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования.2. Текущий контроль. Этот вид контроля осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ.Для осуществления текущего контроля деятельности в организации используется специальная компьютерная система, позволяющая осуществлять учет материальных запасов.Бухгалтерский учет - постоянный, непрерывный, сплошной, достоверный учет хозяйственных операций, охватывающий всю деятельность организации и всех ее подразделений. Данные бухучета обязательно подтверждаются документально в строго определенной форме.Для координации деятельности и оптимизации взаимодействия между подразделениями, выявления проблем, нахождения путей решения еженедельно проводится планерка, членами которого являются начальники отделов. На планерке анализируется деятельность всех подразделений за прошедший период, формируется план на предстоящую, вносятся предложения по повышению эффективности планирования производственной деятельности.3. Заключительный контроль. Этот вид контроля предполагает оценку результатов работы после того, как она выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.Итак, резюмируя, можно сказать следующее. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.Заключение Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.В заключение работы подведем итоги:1. В самом общем виде контроль есть часть управленческого процесса, которая в содержательном плане предусматривает получение информации о результатах управленческих воздействий.2. Для осуществления процесса контроля в организации необходимо:· наличие системы показателей (нормы функционирования);· наличие способности у системы познавать реальность и сопоставлять ее с системой критериев;· выработка корректирующих мер.3. В контроле как функции управления можно выделить две основные стороны: а) познавательную, связанную с восприятием и изучением информации и б) воздействующую, заключающуюся в возможности обеспечить управляющую систему данными для осуществления корректирующих мер.4. При оценке роли и места функции контроля в управлении ДУ № 20, следует помнить, что контроль занимает в управленческом цикле последнее место лишь логически, но отнюдь не по значению.Список использованных источников и литературы1. Агеев А.И. Предпринимательство: проблемы собственности и культуры. - М: Эконом, 2007.
2. Бодди Д., Пэйтон Р. Основы менеджмента: Пер с англ. - СПб.: Питер, 2008.
3. Галькович Р. С, Набоков В.И. Основы менеджмента. М.: ИНФРА-М, 2003.
4. Герчикова И.Н. . Учебник. Третье издание. - М.: ЮНИТИ, 2002.
5. Дункан Дж.У. Основополагающие идеи в менеджменте: Уроки основоположников менеджмента и управленческой практики: Пер. с англ. - М.: Дело, 2006. - С.43^9.
6. Латфуллин Г.Р., Райченко А.В. Теория организации: Учебник для ВУЗов. - СПб.: Питер, 2008.
7. Лафта Дж.К. Теория организации: учеб. пособие. - М.: Проспект, 2008.
8. Лебедев О.Т., Каньковская А.Р. Основы менеджмента. СПб: МиМ, 2003.
9. Лэнд П.Э. Менеджмент - искусство управлять: Секреты и опыт практического менеджмента. М.: ИНФРА-М, 2008.
10. Менеджмент и рынок / Под ред.М.И. Сорокина. М.: БЕК, 2003.
11. Менеджмент организации. Учебное пособие / Румянцева 3.П., Соломатин Н.А., Акбердин Р.З. и др. - М.: Инфра - М, 2007.
12. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер с англ. - М.: Дело, 2006.
13. Туровец О.Г., Родионова В.Н., Теория организации: учеб. пособие. - М.: Инфра-М, 2007.
14. Файоль А., Эмерсон Г., Тейлор Ф., Форд Г. Управление - это наука и искусство. М.: Издательство "Республика", 2002.
15. Хоскинг А. Среда предпринимательства. Курс предпринимательства. - М.: Интер, 2008.
Контроль - процесс обеспечения достижения организацией своих целей, постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть.
Функция контроль – состоит в наблюдении за происходящими процессами в управляемом объекте, сопоставлении реально достигаемых результатов с запланированными и выявлении отклонений. Эта функция наиболее тесно связана с функцией планирования, поскольку контролирует движение организации к поставленным целям. Контроль как функция менеджмент представляет собой взаимосвязь целей, задач, видов и характеристик данного процесса.
Контроль - управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени.
Контроль - комплексная функция, включающая учет, оценку и анализ.
Комплексность контроля реализуются по следующим направлениям:
- сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (учет);
- оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов - плановых заданий, нормативов (оценка);
- анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (анализ).
Значение контроля в системе управления заключается в том, что он:
- завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными функциями ;
- производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле .
Управленческий контроль направлен как вовнутрь, так и вовне организации . Непрерывность ее деятельности требует, чтобы контроль был бы в целом непрерывным процессом, хотя в ряде случаев допустим эпизодический контроль.
Контроль классифицируется по объектам приложения , стадии их жизненного цикла , по субъектам , которые его осуществляют; по интенсивности (нормальный или усиленный), степени охвата (сплошной или выборочный), необходимости разрушения этих объектов (требуется или нет).
В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:
- диагностическую , помогающую изучить реальное положение дел в организации и выявить резервы;
- коммуникативную (установление и поддержание обратной связи);
- ориентирующую , на что нужно обращать особое внимание;
- стимулирующую к более эффективной и качественной работе, так как по его итогам могут иметь место поощрение или наказание;
- корректирующую на основе полученных результатов дальнейшую работу.
Основными объектами внутриорганизационного контроля являются: важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансового состояния, промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий, показатели расходования ресурсов, экономической эффективности, качество, величина запасов, потери, имидж, сохранение коммерческой тайны и пр.
Контроль , без которого в настоящее время не может успешно функционировать ни одна организация, решает в системе управления несколько задач.
Во-первых , позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее деятельность, необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать. Он помогает также отследить недостаточно четко выраженные тенденции в развитии организации, их направление и глубину и создавать более обоснованные и надежные планы.
Во-вторых , контроль помогает своевременно выявить неизбежные в работе любой организации нарушения и изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.
В-третьих , итоги контроля служат основой оценки результатов деятельности организации, работы персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления.
В-четвертых , контроль позволяет скорректировать текущее положение дел, создать необходимые предпосылки для стимулирования.
Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами. Прежде всего, он должен быть всеохватывающим,то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней. Речь, разумеется, идет не о тотальности, мелочности, требовании фиксировать любые события - это дорого и практически невозможно. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину ситуации.
Такой контроль не под силу одному человеку, или небольшой группе людей. К нему нужно привлекать весь персонал организации или его значительную часть , ибо лучший контроль - это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей. Поэтому нужно «отпустить поводья», максимально расширить полномочия людей в процессе выполнения ими своих обязанностей.
Управленческий контроль является одной из основных функций менеджмента, цель которой количественная и качественная оценка труда и учет результатов работы организации. Главными инструментами реализации этой функции является наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общей системе управления контроль выступает как элемент обратной связи. По результатам контроля проводится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Эффективно поставленный контроль имеет стратегическое направления, ориентируется на конечные результаты, осуществляется своевременно и достаточно прост. Последнее требование особенно важно в современных условиях, когда организация стремится строить работу на принципе доверия к людям, ведет к существенному сокращению контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. При таких условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.
Контроль выступает одним из главных инструментов развития организации. В менеджменте без контроля невозможно управленческий процесс. Контроль - это обязательная функция менеджмента, является заключительной стадией управленческого процесса и играет роль связующего звена между управляющей и управляемой системами.
Существуют несколько причин обуславливающих необходимость управленческого контроля:
во-первых - необходимость наблюдать за тем, чем работающие заняты, что и как они делают. Совокупный эффект даже мелких ошибок может существенно повлиять на снижение потенциала деятельности организации;
во-вторых - постоянные изменения в окружающей среде с которыми организация и их менеджеры сталкиваются, требует соответствующего реагирования. Изменения требуют управления не только намеченных планов, а также целей организации. Хорошо организованный контроль помогает менеджерам своевременно приспосабливаться к изменениям;
в-третьих - это постоянно растущая сложность работы организаций, которые занимаются бизнесом, вследствие роста их размеров и масштабов производства. С ростом производства менеджеры, ответственные за выполнение всех задач организации, не могут персонально наблюдать за каждым видом деятельности, а также изменениями условий на рынке и лично решать возникающие проблемы. Поэтому им необходима формальная система контроля.
Деятельность организации требует, чтобы контроль и планирование были плотно связаны между собой и были непрерывными. Сущность контроля заключается в трех основных элементах :
установление контролируемых стандартов деятельности;
анализ результатов деятельности с помощью контроля;
корректировки технологических, хозяйственных и других процессов в соответствии с обоснованных выводов и принятых решений.
Менеджеры начинают осуществлять функцию контроля с того момента, когда они определили цель и создали организацию. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность работающих становится невозможно. Изменение законов, технологий, условий конкуренции и других внешних факторов могут превратить реальные планы в недостижимы. Для своевременного реагирования на подобные изменения в организациях должен быть налажен эффективный контроль.
Контроль - это процесс обеспечения организацией своих целей. Цели контроля будут достигнуты только в том случае, если они будут осуществляться в соответствии с определенными принципами.
Принципы контроля - это основные элементы научно - обоснованной системы контроля . Контроль должен отвечать следующим требованиям:
всеобъемлющим, то есть содержать в поле зрения основные сферы деятельности организации - внешнюю ситуацию и внутренние процессы. Но это не значит, что контроль должен быть тотальным, фиксировать все события в организации. Необходимо добиваться научно - обоснованного подхода, который бы позволял иметь достаточно полную и объективную информацию. В его осуществления необходимо привлекать весь персонал организации и максимально расширять полномочия работающих;
постоянным и оперативным, то есть должен осуществляться постоянно с определенными интервалами времени и обязательно своевременно или с некоторым опережением, в целях устранения выявленных недостатков;
объективным и непрерывным, означает чтобы выводы контролеров были аргументированными, строились на достоверных фактах, установленных с помощью доказательств и свидетельств, а сам процесс контроля осуществлялся постоянно;
массовым и гласным, предусматривающий всеохватность контроля, распространение его на все виды деятельности, структурные подразделения и всех работающих в организации;
действенным и плановым, означает, что по результатам контрольных проверок должны приниматься меры, направленные на ликвидацию выявленных недостатков. Плановость необходима для избежания как излишнего контроля так и бесконтрольности по некоторым видам деятельности или работниками;
иметь конечные результаты, то есть контроль рассматривается как средство достижения целей;
гибким, то есть контроль должен быть тесно связан с планированием, системой управления, с изменениями в структуре организации, иначе он будет опаздывать и станет недееспособным;
ориентированным на человека, предполагает не только объективность контроля, но его доброжелательность, исключение любого слежения за человеком, существенно может ухудшить морально-психологический климат в коллективе;
экономическим, означает, что польза от контроля должна превышать затраты на его проведение. По этой причине необходимо сократить до минимума все связанные с контролем расходы на технические средства, сбор, переработку и хранение информации.
Главная цель контроля - не исправление ошибок, а предотвращение их, что для организации будет значительно дешевле. Без надежной системы контроля ни одна организация не может успешно функционировать. Основными задачами контроля являются следующие:
определить во внешней и внутренней средах организации факторы, которые могут осуществлять существенное влияние на ее функционирование и развитие, своевременно на них отреагировать;
раскрыть неизбежны в деятельности организации нарушения и ошибки и оперативно принять меры по их устранению;
оценка работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления ею.
В итоге, контроль позволяет предотвратить негативных результатов деятельности и создает необходимые предпосылки для стимулирования персонала.
Основными функциями контроля являются:
диагностическая - ведущая функция, которая предусматривает обязательную необходимость изучения состояния дел в организации, то есть поставить диагноз;
обратной связи - информация, которая поступает руководителю о ходе решения задач, дает возможность влиять на процесс;
ориентирующая - проявляется в том, что все вопросы, которые постоянно контролирует начальник, приобретает особое значение в сознании исполнителей, направляет их усилия в первую очередь на объект повышенного внимания руководителя;
стимулирующая - близкая к ориентирующей, но она направлена не в конкретные работы, а на выполнение и вовлечение в процесс труда неиспользованных резервов, и в первую очередь человеческих;
корректирующая - связана с уточнениями, которые вносят в решение на основе материалов проведенного контроля;
педагогическая - контроль, при умелой его построении, способствует продуктивной и добросовестной работе.
Возложение в организации на то или иное лицо функций контроля требует не только его формального контроля в служебной иерархии, но и личных качеств, склонности, отношение к нему коллег и подчиненных.
Основными объектами контроля в организации важны характеристики производственного состояния; промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий; показатели затрат ресурсов; экономической эффективности.
Наиболее объективным и эффективным контроль будет тогда, когда внедрена система нормативов (стандартов) выполняемых работ и конечных результатов (целей). Чаще нормативы и стандарты разрабатывают по следующим группам: ценовые, доходные, программные (технико-экономические), физические (для изделий и технологических процессов), поведенческие и др. Часто нормативами (стандартами) есть соответствующие стратегические цели и плановые параметры стратегий. В этих случаях устанавливаются определенные интервальные значения для нормативов.