Планирование и отслеживание итеративной разработки с помощью Microsoft Project. Методы и формы работы

Рынок решений для строителей на базе MS Project в России сегментировался на решения разных уровней. Пока большую часть представляют традиционные простейшие решения по управлению графиками строительства и пользователи таких решений сейчас как правило думают как перейти на следующий уровень. Появились решения по созданию информационных порталов для консолидации и отображения данных о ходе строительства из других систем, в том числе из систем не производства Microsoft . Самый старший класс решений на базе технологий MS Project обеспечивает сами процессы планирования и контроля выполнения работ с управлением подрядчиками и непосредственное управление строительными ресурсами.

Строительным компаниям сейчас необходимо существенно повысить эффективность управления, т.к. условия кризиса лишили запаса рентабельности, инвесторы же требуют прозрачного и эффективного управления. В этих условиях строительным компаниям нужно выбирать между старыми решениями ориентированными на рисование простых графиков и новым классом решений обеспечивающими полную информационную картину.

Поэтому строительные компании как и поставщики решений разделились на две категории. В первой категории те, кто еще верят в действенность "обычного" MS Project , в другой категории те, кто как мы утверждают, что без эффективных средств коммуникации между подразделениями строительной компании, интеграции со сметными системами и т.п. внедритьэффективное решение нельзя.

Свой выбор сделали мы уже сделали, с 2009 мы года больше не внедряем в строительных компаниях MS Project Server без специальных отраслевых решений для строителей, т.к. удовлетворить ожидания от решения старшего класса для строительных компаний без них просто невозможно. Строительным компаниям которые ориентированы на решения только по управлению графиками работ мы предлагаем обращаться к другим партнерам Microsoft, либо сделать такие решения самостоятельно, т.к. технологически они крайне просты.

Данный материал анализирует ограничения MS Project Server для управления строительными компаниями и обеспечивает информацией для принятия решения о необходимости использования отраслевых решений на базе Microsoft Project Server.

Необходимость в резком повышении рентабельности в строительных компаниях привело к скачкообразному увеличению требований к внедрению систем управления проектами

Условия кризиса резко стимулировали строителей повышать эффективность своего управления. Действительно в условиях сверх-прибыли эффективность управления в строительной отрасли существенно снизилась. На текущий момент просто повышение эффективности управления строительной компании позволяет значительно снизить затраты и увеличить скорость выполнения проектов.

Поскольку повышение эффективности управления для строительных компаний стало важным резервом для повышения рентабельности строители резко увеличили к требования к внедрениям. Фактически большинство ставит себе задачу пропустить сразу несколько промежуточных вариантов простых внедрений и сразу переходить к решениям старшего класса с очень высокими требованиями к коммуникации в проектах и управления ресурсами.

Большинство строительных компаний в России уже применяют MS Project для календарного планирования хотя бы для части своих работ. Поэтому "традиционное" внедрение MS Project Server с элементарными достижениями им не интересно, т.к. не может существенно повысить эффективность относительно уже текущего уровня составления графиков.

Еще несколько лет назад ведение самого строительного проекта в MS Project для многих было откровением. Сейчас это уже не достижение и этого недостаточно для существенного повышения эффективности. Примечательно, что ряд экспертов известных по первым внедрениям MS Project в строительстве даже покинули консалтинговый бизнес, т.к. их опыт уже устарел и перестал быть востребованным. Диаграммой Ганта и схемой внедрения без коллективной работы сейчас уже никого не удивишь.

Строительные компании которые сейчас решают задачи следующего уровня раскручивают новый виток конкуренции на строительном рынке и в условиях кризиса ставят перед своими конкурентами не много не мало, а вопрос выживания, т.к. при низком запасе рентабельности обострение конкуренции способно разорить строителей с недостаточной эффективностью управления.

Неудивительно, что развязалась "гонка вооружений" в области внедрения эффективных инструментов управления строительными проектами. Сейчас внедренная система управления проектами только "для понтов " вызывает у руководства строительных компаний уже скорее усмешку. Кризис всех сделал практичными. Нужны действенные средства для конкурентной борьбы в новых условиях.

Фактически текущая планка требований для решения старшего класса у строителей теперь такая:

  • Обеспечение коммуникации всех менеджеров вовлеченных в строительный проект по обмену плановой и фактической информацией
  • Создание в MS Project единой информационной картины по управлению строительным проектом включая: сроки, стоимости, составы работ, физические объемы, готовность проектной документации, состояние поставок, статус передачи в эксплуатацию
  • При наличии собственных сил сразу ставится вопрос оптимизации использования строительных ресурсов и повышению эффективности их использования. Впервые стали ставить вопросы об анализе загрузки ресурсов и заказчики/генпордячики строительных работ, т.к. хотят точно знать сколько должно быть машин и механизмов, а также рабочих для своевременного выполнения строительно-монтажных работ.
  • Типичным запросом стала интеграция MS Project с учетными системами для загрузки фактических данных, например интеграция с "1С: Управление строительной организацией"

В этом материале мы рассмотрим типичные сценарии бизнес-процессов в строительных компаниях и в каких случаях возникают проблемы при использовании MS Project Server и как их решать.

"Штатная" коммуникационная модель MS Project Server ориентирована на управление инженерами

Требуются специальные компоненты для коммуникации в строительных бизнес-процессах

Одна из больших проблем MS Project Server заключается в том, что Microsoft закрыл информацию о бизнес-процессах, которые были в него заложены даже от золотых партнеров. Доступ к этой информации имеется у экспертов со статусом MVP и у членов Microsoft EPM PAC . Неудивительно, что данная информация превратилась в "тайное знание". Часть таких сценариев бизнес-процессов Microsoft опубликовал, но только на английском языке, поэтому они для русскоязычной аудитории остались почти неизвестными. Следствием этого стало то, что многие пользователи думают, что MS Project Server это примерно как MS Project локальный который они хорошо знают, только "корпоративный".

Тут следует одно неверное предположение, что MS Project Server такой же гибкий и неориентированный на конкретные бизнес-процессы как и локальный MS Project. На самом деле это неверное ожидание. Практически любое корпоративное программное обеспечение ориентировано на коллективную работу. Коллективная работа без некоторых правил в принципе невозможна. Следствием этого является неизбежность введения типовых сценариев эксплуатации. Фактически это сценарии бизнес-процессов, на которые ориентировано программное обеспечение.

Возможно для многих будет откровением, что стандартная модель коллективной работы MS Project Server в принципе имеет отраслевую направленность. По-английски это Professional Services, т.е. услуги оказываемые профессиональными инженерами (служащими). Ниже представлена схема бизнес-процесса по коммуникации и сбору фактической информации, которая заложена в коммуникационную модель MS Project Server. Это одна из схем бизнес-процессов заложенных в MS Project Server, которую Microsoft счел необходимым опубликовать.

Материалы Microsoft: Бизнес-процесс коммуникации заложенный в MS Project Server это процесс управления инженерами
Для поддержки процессов коммуникации в строительных проектах нужны дополнительные компоненты

Если внимательно изучить схему бизнес-процесса выше, то становится понятным, что штатные средства коммуникации MS Project Server это управление инженерами, но не машинами и механизмами и даже не бригадами рабочих как то требуется в строительстве. В типовом бизнес-процессе их просто нет. MS Project Server штатными средствами ориентирован на то, что конечный ресурсы это профессиональные и высокооплачиваемые сотрудники, которые сами будут заходить в Microsoft Project Web Access и взаимодействовать со своим руководителем проекта. Большинство успешных внедрений MS Project Server и происходит в компаниях где такая модель управления. Например, это банки, IT- компании, конструкторские бюро и проектные институты. При внедрении в компаниях по проектированию обычно использование MS Project Server очень эффективно и позволяет установить контроль над персоналом из инженеров как производственным основным ресурсом.

В строительстве схожие бизнес-процессы встречается только на ряде задач согласования, но основные производственные ресурсы строительной компании это техника, материалы и бригады рабочих. Коммуникационная модель управления этими видами ресурсов конечно отличается от управления инженерами.

Следует учесть, что ориентация MS Project Server на управление проектами из профессиональных инженеров также накладывает особенности на средства по подготовке отчетности, т.к. в таких компаниях нет проблем любому менеджеру зайти на Microsoft Project Server Web Access и нераспечатывая на бумаге отчет посмотреть нужные данные. Как мы увидим далее в строительных компаниях такой сценарий не всегда работает.

Коммуникационная модель в строительных компаниях отличается. Она не проще и не сложнее, она просто другая. На рисунке приведена типичная схема коммуникации.

В строительных и промышленных компаниях характерна коллективная работа по планированию и сбору фактических данных
Дополнительное условие это возможность работать удаленно

В принципе нет ничего страшного в том, что MS Project Server имеет какую-то встроенную коммуникационную модель определенной направленности. Технология MS Project в чем-то сравнима с технологиями 1С, что не делает сам Microsoft, могут сделать его партнеры. Технология Microsoft Project открытая платформа для создания партнерами Microsoft отраслевых решений. Microsoft затем проверяет и сертифицирует такие дополнительные компоненты.

Проблема будет в только в том случае, если ожидания пользователя от MS Project Server не совпадают с заложенным в его функционалом и когда пользователь не может поверить, что нужного функционала в базовой поставке просто нет и нужны специальные отраслевые решения. В этом случае ситуация может быть просто патовой, удовлетворить его невозможно и нужно отказываться от внедрения. Я надеюсь, что информация из данного материала послужит тому, что ложных ожиданий не будет. В тоже время отраслевые решения могут удивить как возможностями так и ценой во многом выходя за рамки ожиданий уже в лучшую строну.

Коллективная работа по планированию

Различие коммуникационной штатной коммуникационной модели MS Project Server и коммуникационной модели по планированию строительного проекта видны сразу же.

В случае заказчика, генподрядчика, девелопера или управляющей строительной компании ресурсом выступают подрядчики строительства.

Управление строительными проектами на данном уровне обычно подразумевает многогранный контроль за всеми аспектами проекта: проектная документация, поставки техники и материалов, выполнение самих строительных работ, сдача в эксплуатацию.

Самая сложная модель коммуникации у заказчиков строительства, т.к. они контролируют полный цикл.

Сложность заключается в том, что модель коммуникации подразумевает групповую работу по планированию строительного проекта не уровне подпроектов, как то заложено в стандартный функционал MS Project Server, а коллективное заполнение информационных колонок в проекте . Надо сказать, что такое ограничение характерно не только для MS Project Server, многие решения для подрядчиков строительства не позволяют построить сценарии по коллективному планированию с совместным заполнением колонок. Просто модель коммуникации подрядчика строительства и заказчика/генподрядчика/девелопера отличается.

Модель коллективной работы заказчика/генподрядчика/девелопера работает в в другой плоскости. Не в плоскости подпроектов, а в плоскости совместного редактирования колонок.

Обменная орма Excel позволяет при планировании работ готовить данные сразу нескольким службам (ПО, ТО, СДО, МТС, ИП и т.д.)
Также обменная форма Excel позволяет использовать уже текущие данные из к ниг Excel через формулы, что очень важно для СДО

Например. Сотрудник технического отдела может создавать структуру работ. Сотрудник сметно-договорного отдела обычно отвечает за плановые (договорные) сроки и стоимости по подрядам. Сотрудник контролирующий снабжение для всех работ устанавливает контроль за статусами поставки комплектов материалов и необходимой техники. Сотрудник контролирующий сдачу-приемку формирует информацию по вопросам передачи в эксплуатацию.

Обычно все это сотрудники разных подразделений и все они хотят одновременно редактировать свои данные в проекте. Как варианты решения на "коробочном" MS Project иногда предлагают повторный ввод информации через планировщиков или же даже такие экзотические варианты как последовательное редактирование данных пользователями.

Вариант с повторным вводом создает ошибки и очень трудоемок. Последовательное редактирование малореалистично, т.к. информации во всех подразделениях генерируется постоянно. Также при последовательном редактировании встает вопрос информационной безопасности и разделения доступа. Штатные средства MS Project Server разделяют доступ к информационным колонкам проекта, однако на редактировании данных такого разделения нет. Иными словами, сотрудник заполняющий второстепенную колонку с данными может увидеть всю остальную информацию включая стоимости работ. Для проектов где обеспечение безопасности и конфиденциальности критично такое недопустимо.

На самом деле такая ситуация не является критичной, если ее правильно сформулировать как описано выше. Используя специальные Обменные формы на Microsoft Excel интегрированные с MS Project задача решается очень дешево и очень эффективно.

Для подрячиков строительства или собственных сил в строительных холдингах могут встречаться схожие проблемы по коллективной подготовке плановой информации, но есть и дополнительное отличие. Если заказчики и генподрядчики редко применяют непосредственное управление строительными ресурсами, то для подрядчика это его основная задача. Поэтому в основе формирования плановой информации идет интеграция со сметными системами для получения как составов работ, так и данных о планируемых ресурсных загрузках. Для решения данных задач требуются средства интеграции со сметными системами, которые конечно в штатный функционал MS Project не входят, но обеспечиваются через дополнительны компоненты.

Коллективная работа по сбору фактической информации

Сбор информации о фактическом выполнении в строительных проектах кардинально отличается от штатной модели MS Project Server. Основная особенность это то что данные поступают от технадзора или подрядчиков. В обоих случаях такие отчеты о фактически выполненных объемах работ заполняются на месте строительства, где как правило нет надежного доступа в Интернет и поэтому штатные средства сбора фактической информации не работают .

Обменная форма Excel позволяет вести удаленную регистрацию данных о фактическом выполнении.


Технадзор может делать отметки с помощью коммуникатора 		Указанная проблема имеет дешевое и эффективное решение через Обменные формы Excel , но такое решение доступно через дополнительные компоненты.

Выгрузка данных в Excel также позволяет решить задачу по возможности ввода данных с мобильных устройств и коммуникаторов. В строительных проектах часто неудобно постоянно носить с собой ноутбук. Коммуникатор на Windows Mobile может быть постоянно в кармане и доступен для отметок об выполнении и регистрации дефектов.

В состав Windows Mobile входит мобильная версия Microsoft Excel, что позволяет работать с Обменными формами Excel . Без установки дополнительного ПО можно загружать обменные формы на коммуникаторы и использовать в работе.

После выполнения отметок, сотрудник технадзора (или прораб, если заполнял отчет подрядчик) передает файл с данными планировщику в для импорта в общий план работ.

Информационная безопасность при совместном вводе проектных данных

Я уже указывал выше, что MS Project Server не контролирует разделение прав доступа при совместном редактировании на уровне информационных колонок. При управлении строительным проектом ситуация с необходимостью редактировать колонки параллельно возникает постоянно. Если пользователи будут редактировать без разделения прав доступа, это может послужить причиной нарушения правил охраны конфиденциальных данных. Во многих проектах федерального значения ситуация с раскрытием данных из информационных колонок может повлечь высокий уровень ответственности.

Если знать эту проблему, то можно обеспечить ее решение опять же применяя Обменные формы в Excel , которые защищают от раскрытия информации при совместном редактировании колонок.

Управление ресурсами

Для управления строительными ресурсами требуется довольно много дополнительного функционала:

  • Интеграция со сметными системами
  • Моделирование производительности ресурсов
  • Моделирование физических объемов
  • Моделирование совместной работы машин и механизмов, рабочих и с расходом материалов.
  • Возможность использования собственных нормативов для калькуляции стоимости и потребности в ресурсах

Все указанные возможности достижимы через дополнительные компоненты, но конечно в стандартный функционал MS Project Server не входят.

Возможность загрузки состава работ и ресурсов из смет это только Turbo Project

На рисунке форма для автоматической группировки ресурсной информации из смет, малозначимые ресурсы будут объединены в "прочие"

В некоторых крупных строительных холдингах уже введены формы для отчетности по использованию ресурсов, где как требование предъявлено выделение главных ресурсов и группировка в "прочие" малозначимых ресурсов. Сейчас только Turbo Project удовлетворяет таким требованиям к подготовки информации, т.к. имеет специальные средства группировки ресурсов импортируемых из смет.

Возможность использовать строительное нормирование это только Turbo Project

Если нормативы в сметах недостаточно хороши, строителю нужно самостоятельно ввести нормативы по самым значимым ресурсам. Требуется инструмент в системе управления проектами для строительного нормирования. Такой инструмент предоставляется через дополнительное решение Turbo Project.

В "обычном" MS Project как возможность моделировать производительность ресурсов, так и возмоджность реализовать сценарии по управлению строительными ресурсами равна нулю. Microsoft разработал платформу позволяющую партнерам решить эти задачи, но без компонент от партнеров решения у Вас нет.

Подробно тема управления ресурсами в строительных компаниях освящена в данном материале.

Анализ и печать портфеля проектов

Фактически для эффективного ведения строительных проектов в MS Project требуются решения партнеров Microsoft для обеспечения необходимой коммуникации. Давайте рассмотрим как обстоят дела с MS Project Server как средством консолидации данных и отчетности по строительным проектам.

В принципе такое средство как Центр Проектов должно позволить вести эффективный анализ. Действительно, сейчас даже есть примеры анализа крупных строительных проектов через Центр Проектов в MS Project Server. Однако если существует ряд существенных ограничений для применения этого средства без дополнительных компонент.

Центр Проектов в MS Project Server имеет ограничения по индикаторам на группировках и печати
Ограничения преодолеваются через дополнительные компоненты

К Центру Проектов доступ производится через Internet Explorer. Как несложно заметить это средство имеет существенные ограничения по возможности печати отчетов с диаграммой Ганта. Для компаний управляющих инженерами это несущественное ограничение, т.к. в любой момент можно зайти в Web Access и просмотреть состояние проектов, поэтому печать применяется не часто. Однако в строительных проектах необходимы полнофункциональные возможности печати отчетов, чтобы была возможность взять планы проектов с собой на строительный объект.

Полнофункциональная печать возможна только через клиент MS Project, сам клиент MS Project не умеет отображать Центр Проектов для своих штатных средств печати. Требуется, чтобы портфель строительных проектов представлял собой мульти-проект, отдельные проекты являются подпроектами. Во многих случаях для создания таких мульти-проектов требуются специальные дополнительные компоненты.

Другое ограничение это возможность анализа ключевых показателей по группировкам проектов. Как видно по примеру выше штатный функционал Центра Проектов не выводит индикаторов по итоговым строкам групп проектов. Это ограничение можно преодолеть, если использовать специальные генераторы мульти-проектов для портфелей строительных проектов, тогда можно в Центре Проектов получить индикаторы по группам подпроектов.

Штатный функционал MS Project включает в себя поддержку подпроектов необходимых для консолидированного анализа данных по строительным проектам, а также возможность их корректной распечатки. Однако в штатный функционал не входит средств для автоматической генерации мульти-проектов для моделирования таких портфелей проектов. Это позволяют только дополнительные компоненты.

Несмотря на указанные ограничения на задаче анализа консолидироанных данных, особенно в холдинговых структурах, средства MS Project Server представляют строительным компаниям важные возможности. Но как уже отмечалось, в ряде случаев эффективность таких решений становится невелика из-за ограничений в печати и ограничения отображения индикаторов по группам консолидации. Это разрешимо через дополнительные компоненты.

Экономическая целесообразность внедрения MS Project Server

Если внимательно проанализировать критику MS Project Server выше, можно обнаружить, что для большинства сценариев управления строительными проектами достаточно стандартной версии MS Project без применения MS Project Server, в том случае е сли используются специальные дополнительные компоненты для отраслевых решений.

Развертывание MS Project Server это довольно существенные затраты не только в лицензии, но затраты в оборудование, обслуживание, обучение персонала и обеспечение линий связи между филиалами и подразделениями. Целесообразность таких затрат должна быть обоснована. Примеры калькуляции бюджетов приведены тут .

Внедрение MS Project Server более чем оправдано в управляющих аппаратах строительных холдингов , но и там также желательно использование специальных отраслевых решений.

Такие доводы нам приводили и компания ACCELERAT ION основываясь на своем обширном опыте строительного консалтинга. Это послужило причиной почему разработали Turbo Project Standard . Для внедрения в подразделениях и филиалах часто внедрение MS Project Server экономически нецелесообразно, достаточно применения MS Project Standard со специальными компонентами. В центральных офисах х олдингов MS Project Server может успешно выполнять функции информационного портала.

Преодоление рисков внедрения отраслевых решений для MS Project

Следует отметить, что в большинстве случаев клиентам понятны ограничения технологий MS Project и существует понимание, что если нужно добиться большего чем рисование простых графиков, то требуется более мощные IT- решения.

Тем не менее, существуют не только позитивные факторы внедрения отраслевых решений, но и риски связанные с этим. Поставщик отраслевых решений привязывает клиентов к своим продуктам. Очень важно иметь гарантии получения альтернативного сервиса, защиты от повышения цены поставщиком, а также свободу для перехода на другие решения, если они появятся.

В случае Microsoft действуют общие правила ведения бизнеса для сертифицированных поставщиков отраслевых решений, которые существенно снижают риски внедрения:

  • Работа через партнерские сети и возможность смены поставщика сервиса . В "эко-нише" Microsoft принято, что поставщики готовых решений как мы никогда не делают внедрений без партнеров, т.е. сами внедренческие услуги должны оказывать другие компании. Поставщик может делать только отдельные консультации. Это требование соблюдается и у нас, если клиента не удовлетворяет сервис одного из наших партнеров, он может перейти к другому. Мы рекомендуем заказчикам обычно несколько партнеров, которые могут выполнить его класс внедрения.
  • Независимость партнеров от поставщика отраслевого решения . Следует помнить, что наши партнеры по внедрению это независимые от нас компании, поэтому могут быть считать, что какие-то решения следует делать иначе и могут выполнять внедрение иначе. Есть выбор между подходами.
  • Сама технология Microsoft Project защищает ваши данные и базовый набор функций . Следует помнить, что отраслевые компоненты это только надстройка над стандартным функционалом MS Project. Вы всегда можете отказаться от использования дополнительных компонент сохранив свои данные и базовые средства манипуляции ими. Конечно эффективность решения снизится при отклонении специальных компонент, но речи не идет об утрате данных и полной потери возможности манипулирования над ними.
  • Сертификация отраслевых решений компанией Microsoft . Microsoft проводит сертификацию дополнительных компонент от поставщиков таких как мы . Это не только проверка их качества, но контроль, что все используемые технологии относятся к классу документированных.
  • Вопрос цены и конкуренция с решениями на других платформах . Любой поставщик теоретически имеет возможность манипулирования ценами на свою продукцию. Однако в "эко-нише" Microsoft принято агрессивно снижать цены для стимулирования массового спроса. Ориентация на массовый спрос сразу определяет очень выгодную цену сейчас и в перспективе. В этом легко убедится на примере ценообразования Turbo Project Standard .

Другие мнения. Как попытаться обойтись штатными средствами MS Project Server ?

Анализ внедрения отраслевого решения для строительства будет неполным и неадекватным, если не рассмотреть возможные альтернативы. Насколько они приемлемы решать Вам.

Можно ли через регламенты управления проектами преодолеть ограничения MS Project Server ?

Как альтернативное решение предполагается провести очень глубокое бизнес-моделирование и перенести нагрузку с системы автоматизации на бумажные регламенты и инструкции.

Если регламенты существуют преимущественно на бумаге, то очевидно, что будут проявлятся все проблемы связанные с низкой степенью автоматизации:

  • Низкая дисциплина исполнения, т.к. автоматические средства контроля отсутствуют
  • Высокая трудоемкость и повторный ввод данных, необходимость в большом числе административного персонала и как следствие большие административные издержки
  • Человеческий фактор при составлении отчетных данных. Низкая надежность управленческой информации
  • Принципиальная неосуществимость бизнес-процессов требующих интенсивного обмена информацией достижимого только через автоматизацию

Многие пользователи думают, что можно делать бизнес-моделирование не учитывая сценариев бизнес-процессов заложенных в программное обеспечение. Такое возможно, но только для концептуального консалтинга, который не занимается анализом частных аспектов бизнес-процессов, а принимает принципиальные решения. Для концептуального консалтинга обычно не требуются система автоматизированного управления вообще . Это консалтинг по принятию разовых, но важных решений.

Однако если мы начинаем моделировать бизнес-процессы и разбирать эффективность отдельных операций, ситуация меняется. Как мы увидим далее, стоимость разработки ПО во много порядков раз больше стоимости разработки бизнес-модели процессови всех прочих услуг по самому внедрению. Поэтому фактически профессиональные консультанты вынуждены подстраиваться под сценарии заложенные в серийное программное обеспечение, если цель в конечном счете получить автоматизированную систему управления проектами. Это очень важный момент. Бесперспективно бизнес-моделирование, которое изначально не учитывает возможности и ограничения выбранной платформы автоматизации. Неудивительно, что профессиональные консультанты в строительстве такие как ACCELERATION довольно плотно сотрудничают с производителями IT- решений, это как раз позволяет консультанту добиться поддержки его бизнес-моделей на уровне автоматизации.

Бизнес-моделирование является необходимой частью внедрения, но без адекватных средств автоматизации модели могут остаться только на бумаге. Штатный функционал MS Project Server автоматически сводит возможности бизнес-моделирования в очень простые задачи, которые могут обычно компании решить и не привлекая внешний консалтинг.

На мой взгляд это решение клиента чем пользоваться, но консультант должен указывать на заведомые ограничения разных IT- решений и как скажется выбор тех или иных систем на возможности построения тех или иных схем управления.

Можно ли MS Project Server дешево доработать под бизнес-модель, которая в него изначально не заложена?

Очень многие пользователи думают, что разработка программного обеспечения это очень дешево. В основе вывода низкая стоимость серийного программного обеспечения. Ориентируясь на стоимость в $600 для MS Project Standard пользователь обычно заключает, что софт разрабатывается с очень низкими затратами. Поэтому даже если потребуется допрограмировать MS Project Server это будет от силы несколько тысяч долларов.

Вновую версию Microsoft Office инвестирована астрономическая сумма $ 7 600 000 000 (7,6 миллиарда долларов), это значит что разработка только одной версии MS Project обходится примерно почти в $1 миллиард. Просто потом такая невероятная себестоимость будет разделена на 10 000 000 пользователей и получатся дешевые продукты, которыми мы все пользуемся.

Стоимость услуг по внедрению MS Project ничтожна мала по сравнению стоимостью самих IT- технологий, просто "чудо серийного программного обеспечения" позволяет использовать IT- технологии за микроскопическую долю себестоимости их разработки.Бюджетность таких решений как Turbo Project Standard связанна именно с серийностью и массовостью.

Однако если из серийного программного обеспечения мы переходим к заказному, то сразу получаем очень внушительные по бюджету, а главное очень рискованные IT- проекты. Серийные продукты обкатываются сразу на многих компаниях, поэтому сценарии заложенные в них более надежные и более адаптивные при изменении условий в компании.

Если брать Turbo Project, то также как и MS Project он достается потребителям за ничтожную стоимость его разработки. Причем риски минимальны, т.к. продукт готов и его можно сразу проанализировать на пригодность.

Однако даже в кризисное время многие готовы начать IT- проекты по разработке, но при этом заказчики в условиях кризиса не могут выделить достаточно средств для создания тяжелых заказных ("кастомизированных") решений. Во многих случаях задача выглядит просто нерешаемой, т.к. требования заказчика не совпадают с его возможностями по финансированию проекта больших работ по программированию и тестированию.

Конечно MS Project Server это платформа для создания отраслевых решений, но дешевыми и надежными решениями являются только серийные, а не заказные продукты.

Использование MS Project Server как информационного портала для других систем управления проектами

Многие вопросы упомянутые в данной статье могут быть разрешены другими системами управления проектами. Многие из таких систем имеют продвинутые средства планирования, но очень слабые возможности для построения информационных порталов, которые очень легко создать на базе MS Project Server . Поэтому уже было несколько случаев, когда представлялся информационный портал MS Project Server по крупному проекту, а на самом деле все бизнес-процессы планирования и сбора фактической информации выполнялись с использованием другого программного обеспечения.

Насколько целесообразны такие решения покажет практика. Однако использование разных системы управления проектами в составе одного решения ставит нетривиальные вопросы по их интеграции, сопровождению, а также политике лицензирования. Очень большая проблема таких комбинированных внедрений это обучение, т.к. теряются преимущества MS Project по легкому основоению информационной системы. Стоимость таких гибридных решений на текущий момент также выглядит не конкурентно.

Как информационный портал в холдинговых структурах MS Project Server очень эффективное решение , но нужно иметь ответ на вопрос как будет создана плановая и фактическая информация, которая наполнит данный портал. Кроме этого при построении информационных порталов на базе MS Project Server также потребуются дополнительные компоненты для работы индикаторов по группировкам проектов и эффективные средства обеспечения печати отчетов.

Выводы

Для тех кто использует на практике MS Project Server большинство информации выше не являются новостью. Для поддержки большинства сценариев бизнес-процессов в строительных компаниях нужды дополнительные компоненты.

Удовлетворить высокие требования строительных компаний сейчас без таких компонентов представляется невозможным, хотя многие пользователи испытывают неоправданные ожидания относительно стандартного функционала MS Project Server.

Я как эксперт не вижу путей реализации эффективных бизнес-процессов в строительных компаниях без использования дополнительных компонент обеспечивающих необходимую полноту функционала. Поэтому мне не видны пути как удовлетворить клиентов-строителей, которые ожидают решения путем только использования MS Project Server.

Поэтому c 2009 года мы решили отказаться от сопровождения инсталляций MS Project Server в строительных компаниях, которые не применяют специальных отраслевых решений для MS Project . Удовлетворить их на уровне современных требований к эффективности управления строительными проектами не представляется возможным. Формальное внедрение не может обеспечить повышение эффективности, т.к. фактически MS Project Server выступит в виде новой "файловой папки" для обычных графиков, которые делались и так без всякого внедрения.

В то же время строительные компании ориентированные на отраслевые решения на базе MS Project такие как Turbo Project сейчас получают доступ к очень дешевым и быстрым способам внедрения решений старшего класса с мощными средствами по коммуникации участников проекта и управлению ресурсами. Такие компании приобретают очевидные конкурентные преимущества за счет более эффективных процессов управления строительством. Эти компании также более прозрачны и потому более привлекательны как для инвестиций так и для кредитования.

Как стало известно "Ъ", "Ростех" решил создать внутри госкорпорации холдинг, который объединит предприятия по спецхимии и промышленными взрывчатым веществам. Консолидация должна не только упростить модель управления разрозненными активами, но и устранить внутреннюю конкуренцию на рынке спецхимии...

Майкрософт Проджект (Microsoft Project) - это комплексное программное обеспечение - система управления проектами и способ оптимизации управления портфелями, который позволяет планировать и контролировать проектную деятельность организаций. Для этого применяются встроенные шаблоны, инструменты для разного уровня аналитики и статистики, средства управления рабочим временем и т. д. В статье даётся описание функций и более подробно рассказывается о том, что такое Ms Project, как работать в программе, и как пользоваться всеми Microsoft Project-возможностями.

Общие характеристики и место продукта среди конкурентов

Начиная с 2007 года, каждая новая версия Ms Project выходит раз в три года. Таким образом, последней на данный момент является приложение версии 2016 года с подпиской на «Office 365», совместимое с Windows 10, 8.1 и 7. По сравнению с другими аналогичными программами Ms Project считается самой распространённой и «лёгкой», относящейся к начальному уровню программного управления проектами с классическим стандартным офисным интерфейсом. На рынке однопользовательских и малых решений программный продукт занимает порядка 80% (его использует около 20 млн. человек).

Считается, что в качестве интегрированного набора методов, процессов и средств для Ms Project чаще применяется при реализации относительно небольших проектных замыслов. Однако существование нескольких платных вариантов – базового, профессионального и расширенного – при выборе наиболее полного функционала позволяет значительно расширить возможности программы по сравнению с базовой версией.

Тем не менее, конкуренты – аналоги Ms Project, увеличивая свои конкурентные преимущества, часто «отстраиваются» именно путём масштабирования средств стоимостного и ресурсного планирования и обеспечения организации многопользовательской работы.

Среди таких программ, ориентированных на крупные проекты, можно выделить русифицированный Open Plan.

Ещё одним направлением «отстройки» является специализация продукта. Среди такого программного обеспечения популярна Primavera, получившая распространение в сфере инженерных и строительных проектов как средство календарно-сетевого планирования, позволяющего учитывать финансовые, материальные и трудовые ресурсы в средних и крупных проектах. Программный облачный инструмент Basecamp считается главным конкурентом в сегменте ультра-лёгких управленческих решений. При этом Microsoft тоже с 2013 года предлагает облачную версию своего продукта.

Кроме облачного приложения, под маркой Project доступны несколько продуктов:

1. Project Standard позволяет осуществлять индивидуальное планирование для небольших проектов.

2. Корпоративное управление осуществляется с помощью специальной платформы, включающей:

  • собственно Project Server,
  • корпоративный вариант Project Professional, где к возможностям версии Standard добавлены средства совместной работы (Project Server и SharePoint Foundation / Server),
  • технологию Web-интерфейса отчётности исполнителей о ходе выполнения задач, для просмотра портфелей проектов и другой совместной работы (Project Web Access).

Основой почти монопольной популярности продукта Microsoft стало то, что он представляет часть семейства Ms Office, что даёт возможность:

  • проще осваивать управление инструментов в привычной среде продуктов Ms Office (очевидно стилистическое сходство интерфейса Project с Excel),
  • настраивать Ms Project-формулы в стиле формул Excel,
  • адаптировать продукт под особенности своего бизнеса, путём программирования либо приобретения готовых решений на базе Microsoft.Net или Visual Basic.

Чтобы уменьшить число проблем, связанных с технической поддержкой, Microsoft (например, через программу Microsoft ISV Royalty) стимулирует приобретение у партнёров готовых решений, компенсируя клиентам при этом разработку отраслевых решений.

Задачи и возможности программы

Работу в Microsoft Project рекомендуется начинать с освоения проектного подхода как такового – ознакомления с его принципами и методами проетирования. Это нужно для того, чтобы правильно пользоваться инструментов: разделять крупные проекты на части, корректировать временные оценки, учитывать и закладывать риски, отслеживать командную работу и пользоваться мотивационными приёмами. В учебном пособии, выпущенном в 2013 году Министерством образования РФ для освоения Project 2010, первые главы посвящены введению в основы проектного управления – технике планирования и построению «проектного треугольника» («время-стоимость-объём работ»).

В случае реализации проектного подхода программа Project помогает решать следующие задачи:

Для работы в программе используют понятия «Задача», «Ресурс» и «Назначение». Для достижения цели проекта работа разбивается на задачи. Понятие «ресурс» чаще применяется к сотруднику, но может относиться и к недвижимости, оборудованию, материалам. В Microsoft Project назначения возникают в тот момент, когда на выполнение задачи выделяются ресурсы. Именно назначения определяют объём необходимого на решение задач времени и, как следствие, – общее время проекта. Для отображения, анализа и ввода существуют т. н. представления задач (Диаграмма Ганта, Форма задач и др.) ресурсов (График ресурсов, Лист ресурсов) и назначений (например, Использование ресурсов), которые бывают графическими, табличными и представлениями форм.

Чтобы на одном экране полнее отобразить необходимую информацию, вместо одиночного (обычного) режима представлений путём установления «флажка» в меню, выводят комбинированный режим. В этом случае экран разделяется по горизонтали, что даёт возможность видеть одновременно два представления.

Разделение работы по проекту формирует структуру , в которой задачи представлены разными типами:

  1. Отдельной задачей.
  2. Суммарной задачей (фазой), состоящей из группы связанных задач.
  3. Вехой – опорной отметкой – точкой важного события, по которой контролируют ход выполнения проекта.
  4. Повторяющейся задачей, регулярно возникающей по ходу проекта (например, «утренние планёрки»).

Начиная с версии Project 2010, задачи можно планировать как в автоматическом, так и в ручном режимах, помещая, в этом случае, задачу в любое место расписания.

В пакете преимуществ, которые оценили Intel, Tesla, Toyota, BMW, Kraft, 21st Century Fox, British Airways и миллионы других компаний, постоянно появляются новшества, с которыми можно ознакомиться на официальном сайте Project, в специальном русском блоге или в сообществе Facebook и Вконтакте.

Статья Алексея Просницкого, РМР, MVP (Компания Leo Consulting), первоначально опубликованная .

Данная статья посвящена рабочим процессам планирования и исполнения работ по проектам в проектных институтах и инструментам для автоматизации этих процессов (Microsoft Project Server / Microsoft Project Pro + PlanBridge).

Рабочий процесс планирования работ по проекту в проектной организации выглядит примерно так, как показано на Рисунке 1 .

Рисунок 1. Возможный рабочий процесс планирования проекта в проектной организации*

Примечание 1 - При детализации план-графика проекта и назначении ответственных, рекомендуется проводить оценку не только по длительности этапов и задач, но и по трудоемкости, сохраняя естественно каждый раз базовый план (копируя его), чтобы можно было провести анализ оценок.

Примечание 2 - Конечно, в каждой проектной организации схема взаимодействия может быть отличной от приведенной. Например, длительность разработки одного раздела, определяется за 1 раз, если это только не суперсложный проект, которых в общем объеме очень мало.

Как видно из Рисунка 1 , планирование проекта может происходить не одним человеком, а несколькими.

Также стоит обратить внимание на то, что работы по детализации этапов могут вестись параллельно начальниками отделов, и потом, до задач, начальниками групп.

На Рисунке 2 изображен возможный рабочий процесс отчетности и отслеживания проекта.

Рисунок 2. Рабочий процесс отслеживания проекта

Сейчас мы рассмотрим, можно ли в Microsoft Project Professional и Microsoft Project Server/Online планировать и отслеживать проекты согласно вышеприведенным бизнес-процессам в проектных организациях.

Microsoft Project Professional

«Голый» Microsoft Project Professional или как его задумал Microsoft

В Microsoft Project Professional, в том виде, в каком он представлен на рынке, нет возможности ни одновременного планирования (детализации) работ (см. Рисунок 1 ), ни возможности автоматизировать рассылку и сбор отчетности об исполнении от исполнителей (Рисунок 2 ). Т.е. работать с план-графиком проекта будет только один человек, и он самостоятельно будет собирать отчетность от исполнителей и заносить ее в проект.

Что делать?

Microsoft Project Professional + PlanBridge

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Современная система управления проектами ProjectExpert и Microsoft Project 2007. Project Expert – разработка бизнес планов и оценка инвестиционных проектов, возможности программы. Управление проектом "ОАО Ниф-Ниф" в программной среде Microsoft Project.

    курсовая работа , добавлен 14.05.2015

    Понятие и функциональные особенности, оценка возможностей MS Project как системы управления проектами, разработанная для согласованной работы с другими приложениями корпорации Майкрософт и облачными службами. Сферы ее практического использования.

    презентация , добавлен 03.03.2015

    Характеристика основных методик управления проектами, их отличительные особенности, критерии и обоснование выбора, анализ информационных технологий. Анализ возможностей, предоставляемых программой Microsoft Project, ее экономическая эффективность.

    дипломная работа , добавлен 28.06.2010

    Принципы работы Microsoft Project (программы по управлению проектами), ее основные понятия: задачи, ресурсы, назначения. Последовательность действий по созданию нового проекта, вводу задач и зависимостей между ними, вводу ресурсов. Работа с календарями.

    курсовая работа , добавлен 23.01.2011

    Основы управления проектами с использованием Microsoft Project. Анализ модернизации производства сверхвысокочастотной техники на НПП "Салют" с увеличением производства монолитно-интегральных, гибридно-монолитных приборов и электронных компонентов.

    курсовая работа , добавлен 16.01.2014

    Описание ключевых характеристик проекта создания хлебопекарни, фазы, задачи и необходимых для их выполнения ресурсы. Анализ и оптимизация плана проекта с использованием Microsoft Project, ввод данных в программу. Автоматическое выравнивание ресурсов.

    контрольная работа , добавлен 02.06.2010

    Описание программы Microsoft Project 2003, ее практическое применение в управлении. Основы теории управления проектами. Вводный курс, обучающий работе в MS Project. Принципы регулирования степени риска, особенности проведения контроля качества в проекте.

    контрольная работа , добавлен 24.09.2014

    Назначение, основные задачи, функциональные возможности программы Project Expert. Входные и выходные данные системы. Инструментальные средства для работы пользователя. Основные программные модули и диалоги. Решение финансовых и транспортных задач в Excel.

    контрольная работа , добавлен 07.08.2013