Приказ о поощрении (формы № Т-11 и Т-11а)
Под поощрением понимается признание работодателем заслуг работника, дань уважения ему за добросовестную работу.
Оформление поощрения является функцией кадровой службы. Работа ее сотрудников значительно облегчается если в организации есть локальный нормативный акт , подробно регламентирующий вопросы поощрения работников. Если такого акта нет - в качестве базового документа для поощрения работников используются Правила внутреннего трудового распорядка.
Поощрение работника оформляется приказом по унифицированной форме № Т-11, а группы работников - по форме № Т-11а.
В приказе необходимо указать мотив поощрения. Таковым в соответствии со ст. 191 ТК РФ является добросовестное исполнение работником трудовых обязанностей. Составляя приказ о поощрении работника, не рекомендуется ограничиваться этой общей формулировкой. Поскольку на его основании в трудовую книжку будут вноситься сведения о ряде поощрений, желательно предельно конкретно и точно указать, за какие именно достижения поощряется работник. Формулировки мотивов могут быть различными. Например: «за образцовое выполнение трудовых обязанностей»; за повышение производительности труда»; «за успешную реализацию проекта»; «за продолжительную и безупречную работу в организации»; «за досрочное выполнение производственного плана», др.
Приказ о поощрении |
|||
Код по ОКУД | |||
Количество экземпляров | |||
Формат бланка | |||
Вид поощрения указывается в соответствии со ст. 191 ТК РФ, которая предусматривает такие формы и виды поощрений, как:
а) моральные: объявление благодарности, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии;
б) материальные: выдача премии, награждение ценным подарком.
Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка в организации могут вводиться дополнительные виды поощрений, например, занесение на Доску почета, занесение в Книгу почета, награждение свидетельствами и дипломами за успехи в труде, награждение нагрудными знаками, присвоение группам работников (коллективам) почетных званий и т. д.
Иные виды поощрений также могут предусматриваться уставами и положениями о дисциплине.
Системами стимулирования персонала может быть предусмотрено применение к работнику одновременно (по одному мотиву) двух видов поощрения, например, объявления благодарности и выдачи премии. В этом случае указываются оба вида.
В унифицированных формах № Т-11 и Т-11а в качестве основания издания приказа указано представление. Этот документ составляется непосредственным руководителем работника, выдвигающим предложение о поощрении работника. Инициатива о поощрении работника может исходить непосредственно от кадровой службы, от руководства организации (руководителя его заместителей). С ходатайством может выступить и трудовой коллектив. Для того, чтобы каждый раз не выяснять, кто и какой документ должен представить в кадровую службу, в Правилах внутреннего трудового распорядка, ином локальном нормативном акте, следует описать предварительный этап поощрения (кто составляет представление на поощрение, в какие сроки после его получения кадровая служба готовит приказ о поощрении и т. д.). В строке «Основание» унифицированной формы № Т-11 указывается не только наименование документа, но и лицо, его подготовившее (должность или фамилия, инициалы), номер и дата.
На каждом предприятии вводится своя схема издания приказов о поощрении. В основном она повторяет общую схему организации документооборота, но в отношении представлений на поощрение она может отличаться. В основном решение о поощрении работника принимает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо. Поэтому документ, в котором изложено предложение о поощрении работника направляется из кадровой службы в дирекцию, где принятое по нему решение выражается в виде резолюции (непосредственно на представлении). Обычно, до резолюции представление визируется руководителем кадровой службы, а если речь идет о материальной форме поощрения, то и главным бухгалтером организации.
Из форм № Т-11 и Т-11а можно исключать реквизит «в сумме ____ руб ____коп». При составлении приказа о выдаче премии, напротив, иногда возникает необходимость в дополнительной информации (например, для указания источника премирования). Для этого в форму можно включить дополнительные строки. Они могут пригодиться кадровой службе и в том случае, если для отдельных видов поощрений предусмотрены особые процедуры (например, организация торжеств) и нужно определить сроки и место их проведения, назначить ответственных лиц и т. д.
Несмотря на то, что форма № Т-11а предназначена для оформления поощрения нескольких работников, она может быть использована только в одном случае - если к группе работников единовременно применяется один вид поощрения.
В том случае, если к каждому работнику группы применяются разные виды поощрения, то издаются либо отдельные приказы (на каждого работника), либо в форму № Т-11а вносятся изменения: строка «вид поощрения» переформатируется в дополнительный столбец таблицы (5), и в нем по каждому работнику указывается конкретный вид поощрения. Таким изменением запрет Госкомстата России на исключение отдельных реквизитов не нарушается - реквизит «вид поощрения» не удаляется, а просто переносится и меняет место расположения.
Подписанный руководителем организации приказ о поощрении объявляется работнику (группе работников) под расписку.
Согласно п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ, на основании приказа в трудовую книжку работника вносятся следующие сведения о поощрении за трудовые заслуги:
О награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
О других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации , а также коллективными договорами , Правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
Образец приказа по форме № Т-11 |
Унифицированная форма № Т-11
России
Форма по ОКУД | |||
наименование организации |
документа | ||
ПРИКАЗ | 20.04.2005 |
|
(распоряжение) | ||
о поощрении работника |
Табельный номер |
|||||
Филоненкову Анну Константиновну | |||||
фамилия, имя, отчество | |||||
заместителя начальника финансового отдела | |||||
должность (специальность, профессия) | |||||
финансовый отдел | |||||
структурное подразделение | |||||
за многолетнюю добросовестную финансово-экономическую работу |
|||||
мотив награждения | |||||
наградить Почетной грамотой |
|||||
прописью | |||||
Основание: представление | |||||
начальника финансового отдела от 01.01.2001 |
|||||
Руководитель организации | |||||||||
должность | личная подпись | расшифровка подписи |
|||||||
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен | « 21 » | апреля | 05 | ||||||
личная подпись |
Образец приказа по форме № Т-11а |
Унифицированная форма № Т-11а
Утверждена Постановлением Госкомстата
России
Форма по ОКУД | |||
наименование организации |
документа |
составления |
|
ПРИКАЗ | 14.03.2005 |
|
(распоряжение) | ||
о поощрении работников |
За высокое качество научно-реставрационных и ремонтных работ |
мотив награждения |
выдать премию |
вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и др. - указать) |
Фамилия, имя, отчество | Табельный номер | Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия) | Сумма, руб. | С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника. |
|||||
Жукову Сергею Алексеевичу | отдел реставрационных работ | художнику- реставратор у | ||||||||
Премия – один из основных видов стимулирования работника. С другой стороны – это вид финансовой операции, которая обязательно отражается документально, например, в приказе о премировании сотрудников. Образец и инструкция по составлению – в этой статье. Специфика премирования определяется 2 моментами:
Таким образом, что касается самого факта выплаты премии, порядка этой процедуры, то все это является доброй волей компании, а конкретно – уполномоченных лиц, имеющих право принятия соответствующего решения. Поэтому ответственность возникает только за правильность оформления этой финансовой операции в документации. Исключения составляют те случаи, когда в трудовом договоре был изначально указан размер премии и порядок ее выплаты работнику.
Порядок составления приказа во многом зависит от величины предприятия и численности его штата: если премирование сотрудников в небольшой фирме можно организовать буквально за 1 день, то в крупном подразделении процедура значительно сложнее. В общем виде порядок следующий:
Если одни виды премий начисляются ежегодно, ежеквартально и даже ежемесячно, то другие могут выделяться во внеочередном порядке. Поэтому классификация приказов зависит именно от порядка выдачи премий:
Классифицируются эти выплаты и в зависимости от причины премии:
Образец и примеры заполнения приказа 2019Форма Т-11. Форма Т-11а. Работодатель вправе использовать любую форму или разработать самостоятельный вариант оформления . Главное – правильно отразить операцию в документах бухгалтерского учета и прочих финансовых бумагах. Основное требование к содержанию – кому начислена премия, в какой точной сумме и на каком основании. Обычно в приказе также отражают ФИО и должность лица, которое отвечает за его реализацию. Пример приказа о премировании (в случае с выплатой двум сотрудникам) может быть таким. Таким образом, документ включает в себя:
Что лучше – готовая форма или свояКак правило, комфортнее использовать готовую форму, поскольку это обеспечивает:
Премирование работников: 6 рисков для работодателяПоскольку выдача премии – финансовая операция, то и определенные риски со стороны проверяющих инспекторов существуют. Они касаются, прежде всего, налоговых контролеров, но нередко и идут со стороны представителей трудовой инспекции. Риск 1. Неверная формулировка в трудовом договоре Нередко работодатель указывает, что его сотруднику, с которым заключается договор, полагается ежемесячная или ежеквартальная премия в установленном размере, например 15% от его оклада. В данном случае премия по факту становится неотъемлемой частью зарплаты, поскольку работодатель уплачивает ее в оговоренные сроки и в установленных размерах, обязательства о которых сам же и взял на себя. Более корректно отражать факт выплаты в категории «право», а не «обязанность» работодателя – иначе по сути это уже не премия, а зарплата. Риск 2. Выплаты «13 зарплаты» Премия в конце года в размере всей средней зарплаты или значительной ее части по традиции называется «13 зарплатой». В законе нет такого понятия, соответственно, подобная премия – это исключительная добрая воля работодателя. Но опять же важно правильно отразить ее в трудовом договоре (индивидуальном и коллективном), а также в локальных внутренних актах предприятия. При этом в договорах можно указать только ссылки на эти акты, а в актах порядок выплаты должен быть прописан максимально подробно:
Риск 3. Премии к праздникам Подобные выплаты рассматриваются большинством руководителей как символические подарки в сумме 500-1000 рублей. Поэтому нередко этому пункту не уделяется внимание, а все сводится к формулировке «Работодатель выплачивает каждому сотруднику премию 1000 рублей ежегодной к 22 марта – Дню основания компании». В этом случае лучше обезопасить себя от финансовых рисков и указать, что фирма обязуется это делать только при наличии возможности, а также оставляет за собой право не платить премию, если работник грубо нарушил трудовой распорядок и т.п. Риск 4. Сумма премии и норма рабочего времени Предусмотреть следует и тот важный момент, что далеко не все сотрудники отрабатывают готовую/квартальную/месячную норму часов в связи с разными обстоятельствами – отпуска за свой счет, больничные, отпуск по беременности или уходу за ребенком и т.п. Поэтому сумму премию, как и саму возможность ее выплаты следует тесно и однозначно связать с определенной нормой: например, не менее 180 рабочих дней. Риск 5. Депремирование и лишение права на премию Эти понятия широко присутствуют в реальной трудовой практике, однако нередко возникает путаница с трактовкой как в документах, так и на уровне устного разъяснения руководством норм компании для сотрудников. В трудовом, коллективном договоре и прочих документах важно четко развести оба понятия. Если депремирование – это мера, которая законно принимается работодателем в случае существенной ошибки работника, допущенной им при выполнении обязанностей, то лишение права премии может иметь и сугубо экономические, объективные причины. Обычно все эти нюансы подробно прописываются в локальных актах. Риск 6. Как правильно разработать механизмы снижения премии Как основания для начисления/неначисления премии, так и основания для ее обоснованного снижения следует прописать в локальном акте очень подробно. Лучше всего приводить не конкретные цифры (снижение на 500 рублей и т.п.), а процентные соотношения – например, «в случае допущения ошибки при обслуживании клиента, что привело к его отказу от сотрудничества, ежемесячная премия снижается на 10% от изначально установленной суммы». Чаще всего размер снижения устанавливается по простой формуле – пропорционально тому, насколько был выполнен план, причем важно учесть не только индивидуальные показатели, но и связь с показателями работы отдела и всего подразделения. Это особенно актуально для крупных компаний. Таким образом, лучше предусмотреть заранее все приведенные ключевые моменты. Основной критерий правильного порядка премирования сотрудника – это составление приказа и договоров таким образом, чтобы он сам в любой момент смог рассчитать сумму выплаты. Т.е. расчет премии должен быть предельно прозрачным, а основания для выплаты или невыплаты – предельно однозначными. Положение о премированииОтразить особенности процедуры можно в следующих документах:
При этом в договорах можно не прописывать подробно весь порядок, который сам по себе должен занять несколько печатных страниц, а только сослаться на документ, в котором есть соответствующая информация. При этом важно ознакомить каждого сотрудника с Положением о премировании под подпись . Таким образом, схема учреждения порядка премирования может выглядеть так. Готовый пример стандартного Положения о премировании представлен ниже. Налогообложение премииПоскольку премия – это вид зарплаты, т.е. фактически это ее часть, то она также относится к налоговой базе, как и сама зарплата. Т.е. по общему правилу от суммы премии удерживается НДФЛ и страховые взносы . К исключениям относятся следующие случаи:
И напоследок видеоинструкция по составлению документа, а также анализ возможных последствий в случае его отсутствия.
Руководитель организации издаёт приказ о поощрении (премировании или награждении). Этот приказ оформляется в отделе кадров по унифицированной форме № Т-11 или Т-11а (для группы сотрудников). Приказ служит для документирования факта поощрения работников. Сведения из приказа заносятся в личную карточку работника. Унифицированная форма № Т-11 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1. (Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365) Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденноПосмотреть как работает Класс365
Как правильно заполнить приказ о поощренииРаботодатель может поощрять своих работников за безупречное выполнение своих обязанностей, добросовестный труд и другое. Поощрение может быть выражено в виде благодарности, денежной премии, награждении почётной грамотой или ценным подарком, а также в виде представления к званию лучшего в своей профессии. Для того, чтобы выдать сотруднику премию, руководитель предприятия издает специальный приказ о поощрении работника. Основанием для него обычно служит ходатайство главы того или иного подразделения компании, однако это могут быть и другие документы, подтверждающие заслуги премируемого (например, подтверждающие его стаж работы на предприятии). Что касается самого приказа, то здесь вам не придется ничего выдумывать или изобретать. Документ не только унифицирован, но и утвержден Госкомстатом. Вам понадобится стандартный бланк по форме Т-11. В него нужно вписать наименование предприятия так, как оно записано в ваших учредительных документах. Если вы - индивидуальный предприниматель, впишите в приказ о поощрении работника ваш код по ОКПО. Номер документа и дата приказа проставляется в соответствии с текущими данными. Мотив поощрения пишется с маленькой буквы. Это могут быть, например, «высокие достижения в работе», «добросовестное исполнение должностных обязанностей» и т.п. Теперь осталось только подписать документ. Первым это делает руководитель организации, ее первое лицо - он вписывает наименование своей должности (например, генеральный директор, председатель совета директоров или президент), фамилию и инициалы и ставит подпись. После этого приказ заверяется печатью компании. Начните работу с Класс365 прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.Подключиться бесплатно к Класс365 Помимо выплаты основной зарплаты работодатель может поощрять работника дополнительными денежными суммами – премиями либо ценными подарками. Все виды премий должны быть оформлены с помощью приказа, который является основанием для их начисления. Для оформления этих выплат предусмотрены унифицированные формы: Т-11 и Т-11а. Первая форма предназначена для премирования одного работника, а форма с литерой «а» используется, если премируются два и более сотрудника компании. Обязательно ли использовать эти формы?Сейчас использование унифицированных форм в кадровом делопроизводстве уже не является обязательным, поэтому формы Т-11 и Т-11а работодатель может использовать по своему желанию. Он может разработать свою форму либо внести изменения в унифицированные. Главное утвердить новую форму приказом по организации. Также приказ о премировании может издаваться в свободной форме на общем бланке для приказов, утвержденном в организации. Обычно такой способ оформления премий используется, когда нужно подробно расписать о достижениях работника, за которые он получает премию или когда приказы о поощрениях вывешиваются на общедоступные места (информационные уголки, доски почета и т.д.). В этих случаях приказ, изданный в свободной форме, лучше воспринимается при прочтении. Пример текста приказа о поощрении в свободной форме:По итогам конкурса «Лучший производственный участок», проводившегося в период с 21 по 30 мая 2019 года, производственный участок Филиала № 4 занял первое место. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Поощрить денежной премией за достигнутые результаты:
2. Премию выплатить за счет собственных средств. 3. Приказ довести до сведения всех работников организации. Приказ о материальной помощиПомимо различных денежных премий существует еще такое понятие, как материальная помощь. Для этих целей не выделено отдельной унифицированной формы и поэтому для оформления материальной помощи очень часто используют бланки формы Т-11 и Т-11а, особенно если в организации используются автоматизированные программы для ведения кадрового делопроизводства (КАМИН, Отдел кадров ПЛЮС и т.д.), в стандартные версии которых внесены только унифицированные бланки. Унифицированную форму можно адаптировать, изменив название. То есть изначально приказ носит название «О поощрении работника (-ов)», а нужно заменить его на «О материальной помощи», либо «О выплате материальной помощи». Можно также использовать и свободную форму приказа. Но в любом случае нужно четко указывать вид денежной выплаты, не стоит писать формулировок типа: «выплатить денежную сумму в размере …». От того, к какому виду выплат относится выдаваемая денежная сумма, будет зависеть:
Основания для издания приказаОснованием для издания приказа о премировании (материальной помощи) могут служить следующие документы:
После того, как приказ издан, его копия направляется в бухгалтерию для начисления указанных в нем сумм. Для выплаты премий и материальной помощи не установлено конкретных дат. Они могут быть выданы работнику сразу после начисления либо приурочены к зарплате или авансу. Инструкция по заполнению формы Т-11С помощью формы Т-11 оформляется премия для одного работника. Порядок ее заполнения выглядит следующим образом: Наименование организации Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в учредительных документах. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится, то же требование. Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям. Рядом с названием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой. Фамилия, имя и отчество работника вносится полностью, в родительном падеже. Табельный номер Структурное подразделение При его отсутствии в организации данная строка не заполняется. Мотив поощрения В этой строке можно подробно расписать причину премирования сотрудника в случае, если в организации не используют бланки приказов свободной формы либо приказ издается с помощью специализированной программы. Вид поощрения В этой строке поясняется, в какой форме будет произведено поощрение (материальная помощь): денежные средства, ценный подарок либо просто объявление благодарности или вручение почетной грамоты. Затем указывается документ, который послужил основанием для издания приказа (заявление работника, служебная записка, распоряжение руководителя и т.д.) Подпись руководителя, а также подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом. Инструкция по заполнению формы Т-11аФорма Т-11а предназначена для оформления выплаты сразу нескольким работникам. Основные реквизиты приказа оформляются аналогично, как и в предыдущей форме. Также аналогично форме Т-11 заполняются строки: «Мотив поощрения» и «Вид поощрения», после которых последующая информация вносится в виде таблицы. Это значит, что мотив и вид поощрения должен быть одинаковым для всех перечисленных в приказе сотрудников. То есть, даже если один и тот же сотрудник одновременно будет получать премию и материальную помощь, на него будет необходимо оформить два разных приказа. Заполнение табличной части приказа:
Срок и место хранения приказов о премированииОригинал приказа хранится в книге приказов по кадрам. Копия в бухгалтерии, там она либо подшивается в отдельное дело, где хранятся все копии приказов, либо подкалывается к документам о начислении премии. Приказы о премировании работников и выдаче им материальной помощи должны храниться в организации 5 лет, а затем подлежат уничтожению. Но на практике уничтожать такие документы лучше после того, как пройдет налоговая проверка. Поскольку в ее ходе могут возникнуть различные вопросы о налогообложении сумм, начисленных на основании этих приказов, и необходимо будет подтвердить формулировку, от которой, как уже было сказано выше, и зависит то, как эти суммы будут отражаться в налоговом учете организации. Мы подобрали для вас лучшие предложения для ИП и ООО по открытию расчетного счета.
|