Проведение тендеров порядок условия проведения. Как выиграть тендер? Инструкция по участию в государственных и коммерческих тендерах

Организация и проведение тендерных процедур

1.Управление проведением тендера и характеристика основных этапов

2.Тендерная документация

.Оценка тендерных предложений

.Электронные торги

1. Управление проведением тендера и характеристика основных этапов

В большинстве инструктивно-нормативных документов сфера тендерного процесса ограничивается работой от объявления торгов до их завершения, т.е. выявления победителя. Обеспечить же эффективность тендерного процесса одним лишь правильным использованием процедур невозможно, необходима тщательная подготовительная работа по их организации и проведению, а также анализ результатов каждого проведенного тендера.

В соответствии с этим весь процесс закупки целесообразно рассматривать состоящим из трех этапов:

−подготовительный;

−непосредственного проведения конкурсных торгов;

−подведения итогов.

Каждый из них имеет свои цели и задачи, включает определенные мероприятия.

Универсальной организационной схемы подготовки и проведения конкурсных торгов не существует. Поэтому для каждого тендера формируется собственная концепция, аппарат управления и разрабатывается конкретная схема и план проведения.

Весь процесс проведения торгов можно разделить на несколько основных укрупненных этапов:

Подготовка торгов.
Подготовка и представление предложений участниками торгов.
Оценка предложений участников организаторами торгов и присуждение контракта.

Подготовка торгов. Инициаторами проведения торгов обычно выступают правительства и отраслевые государственные структуры, муниципалитеты, частные фирмы. Органами, осуществляющими непосредственную подготовку и проведение торгов, являются тендерные комитеты.

В состав комитетов включаются представители заинтересованных министерств и ведомств, независимые эксперты. Чем значимее заказ, выставляемый на торги, тем выше статус тендерного комитета и его членов.

Тендерный комитет в соответствии с национальным законодательством принимает решение о виде торгов, сроках и условиях их проведения, разрабатывает тендерную документацию, при необходимости определяет порядок предквалификационного отбора и публикует объявления о торгах в средствах массовой информации.

Объявления о торгах публикуются в ведущих органах средств массовой информации страны (газеты, бюллетени, журналы), уведомляя все фирмы, способные принять участие в конкурсе. Рекомендуется использовать хотя бы одно издание, имеющее широкое международное распространение. Для привлечения иностранных участников организаторы могут направлять информацию о торгах в иностранные торговые представительства и торговые палаты, зарубежные средства массовой информации, электронные системы обмена данными.

Информация о закрытых торгах и приглашение принять в них участие направляются только определенным фирмам и не появляются в печати.

Основной принцип передачи информации состоит в том, что все участники должны получить одинаковые сведения. По нормам ВТО временной интервал между датой опубликования объявления и последним сроком принятия заявок от участников может быть различным, но не менее 30 дней.

Предварительная квалификация участников. Отбор участников может осуществляется на основе постоянных квалификационных списков, которые ведут компетентные государственные органы, или квалификационной процедуры, осуществляемой непосредственно перед конкретными торгами.

В любом из этих случаев доступ для прохождения квалификации должен быть открыть всем желающим. Цель квалификации - сузить круг претендентов, оставив только фирмы, обладающие устойчивой репутацией и стабильным финансовым положением, имеющие определенные производственные мощности, квалифицированный персонал и необходимую техническую компетенцию. Это, как правило, основные критерии отбора. Отбор позволяет сэкономить время и средства, не рассматривая позднее возможные предложения значительного количества фирм, которые могут оказаться не в состоянии обеспечить качественное выполнение заказа.

Фирмам, желающим пройти предварительную квалификацию, сообщаются критерии отбора и проводится анкетирование.

Соискателей могут просить представить информацию о: руководстве фирмы или компании; ее структуре (тип, оборот, число служащих, площадь помещений, год регистрации, заверенные копии устава и внутреннего распорядка); финансовом состоянии (заверенные балансы, названия обслуживающих банков и аудиторских фирм и т.п.); производственных мощностях; ранее осуществленных проектах и т.д. Показательно, что могут быть потребованы подробные отзывы иных заказчиков о ранее построенных объектах.

По результатам квалификационного отбора к торгам не допускаются фирмы, не соответствующие объявленным критериям отбора, не представившие все необходимые документы, сообщившие о себе ложные сведения.

Подготовка и представление предложений участниками торгов. Получив тендерную документацию, подрядчик или поставщик тщательно изучает объемы работ или поставок, технико-экономические характеристики товаров, оценивает собственные возможности и принимает решения о целесообразности подготовки предложения и участия в торгах. Критическая оценка собственных возможностей важна, поскольку подготовка предложения на выполнение сложного заказа - достаточно трудоемкий и дорогостоящий процесс, отнюдь не гарантирующий автоматическую победу в торгах.

Тендерное предложение участника обычно состоит из двух основных разделов: технического и коммерческого, каждый из которых разбит на два подраздела: констатирующий и перечень разногласий. В констатирующей части описываются товары, условия контракта, соответствующие требованиям организаторов, либо просто подтверждается принятие условий заказчика. В перечне отклонений содержаться иные варианты и их обоснование. Так, если предлагается иное оборудование, иная технология и т.д., то должны быть определены достоинства, которые могут привлечь заказчика (новизна, эффективность, экономичность, более низкая цена и т.д.). Такая структура предложения (констатирующая часть и перечень отклонений) позволят организаторам торгов быстрее и эффективнее изучить и оценить его.

Предложение должно быть подано в конкретные сроки, поступившие позднее установленной даты предложения не рассматриваются. Однако возможна подача мотивированной просьбы со стороны участников о продлении срока подачи предложений. Организаторы торгов, заинтересованные в тщательной проработке предложений на сложные заказы, могут их удовлетворить, вероятность продления срока существенно возрастает при поступлении таких просьб от нескольких участников.

Вместе с подачей предложения участник должен внести определенное обеспечение, гарантирующее его безотзывность в течение заявленного срока. В качестве обеспечения для частных фирм обычно требуется депозит, для государственных организаций - гарантия банка или страховой компании. Иногда возможно использование резервных аккредитивов, чеков, векселей, поручительств. Сумма обеспечения составляет 3-5 % от ориентировочной стоимости заказа (в тех случаях, когда цену предлагает соискатель, обеспечение вносится в виде твердо фиксированной суммы, одинаковой для всех участников, чтобы избежать раскрытия цены предложения). В случае досрочного отзыва предложения участник торгов теряет свое обеспечение. Однако допустимо вносить изменения в уже поданные предложения или отозвать их без потери обеспечения, до истечения предельного срока подачи предложений, т.е. до их вскрытия и рассмотрения.

Оценка предложений и присуждение контракта. Все поданные предложения вскрываются в ходе специальной церемонии, которая происходит в присутствии членов тендерного комитета в назначенный организаторами срок и в определенном месте.

По соглашению ВТО вскрытие предложений возможно в присутствии независимого и незаинтересованного свидетеля. Этот подход может быть использован при проведении негласных торгов, когда представители фирм на заседание тендерного комитета не приглашаются, и соискатели не информируются о составе участников и ценах конкурентов.

С момента вскрытия предложений начинается процесс их рассмотрения и оценки. Он занимает определенное время. При проведении открытых торгов на небольшие партии товаров возможно быстрое изучение поступивших предложений и выявление победителя в день вскрытия конвертов. Однако в большинстве случаев, это невозможно, поскольку необходимы изучение большого количества документов, спецификаций, оценка и сопоставление различных критериев с участием специальных экспертных групп. Для крупных заказов этот период может быть равен 3 - 4 и в отдельных случаях достигать 10 месяцев.

В процессе оценки все предложения ранжируются. Предложения, получившие самый высокий бал, рассматриваются как наиболее приемлемые. Фирма, подавшая его, побеждает в торгах. В ряде стран решение тендерного комитета носит характер предварительного присуждения, поскольку подлежит утверждению правительственными органами и только после этого вступает в законную силу.

Заключение сделки между организаторами и фирмой победителем происходит в форме, предусмотренной в тендерной документации: либо путем принятия предложения участника, либо путем подписания формального контракта. Подписанию контракта может предшествовать процесс проведения переговоров, в ходе которых уточняются и согласовываются позиции сторон.

В случае, когда фирма победитель не сможет заключить контракт с организаторами торгов, они имеют право использовать предложение фирмы, занявшей второе место.

Победитель торгов должен внести определенное обеспечение, гарантирующее выполнение заказа. Величина депозита или гарантии составляет в среднем 5-10% от величины стоимости заказа.

Тендерная документация

Тендерная документация (досье тендера) - это комплект документов, содержащих информацию, позволяющую претенденту принять решение об участии в торгах и подготовить тендерные предложения (оферты) на поставку товаров, работ, оказание услуг в соответствии с требованиями покупателя, а также правила и процедуры проведения тендера.

Документы на участие в торгах обычно подразделяются на части:

условия договора, в которых должны найти отражение сроки и условия поставки, особенности и объем обязательств сторон, условия их выполнения, степень ответственности по обязательствам и обеспечение гарантий. Как правило, приводится типовой проект контракта - проформу контракта. Типовой контракт представляет собой образец (проект) договора и служит основой переговоров о заключении сделки. Он может корректироваться и дополняться сторонами. Условия соответствующего типа контракта становятся обязательными для сторон только тогда, когда они воспроизведены в заключенном сторонами договоре или в нем содержатся прямые отсылки к таким условиям.
технические подробности. Обычно эта информация приводится в виде технических спецификаций (технические задания, спецификации, эксплуатационные характеристики или перечень функциональных обязанностей для услуг). В случае необходимости приводятся чертежи, схемы, другая дополнительная информация. Правильно подготовленные спецификации позволяют поставщикам предоставить предложения в полном соответствии с требованиями покупателя. При составлении спецификаций желательно использовать ссылки на международные стандарты, а в случае отсутствия таковых - национальные стандарты. В соответствии с международной практикой, при проведении открытых международных торгов документы должны быть подготовлены на английском, испанском или французском языках.

3)критерии оценки предложений и условия передачи победителю заказа. Критериями присуждения контракта могут быть:

- самая низкая цена;

-экономически самое выгодное предложение.

Во втором случае в качестве критериев могут быть наряду с ценой качество, надежность, долговечность, эстетические и функциональные характеристики. Все критерии, их порядок, значимость в обязательном порядке должны найти отражение в тендерной документации. В противном случае он (критерий) не может рассматриваться при подведении итогов конкурса. Если в тендерной документации критерий не указан, при подведении итогов автоматически принимается первый - самая низкая цена.

4)подробные инструкции для участника торгов о том, как представить его предложение. Цель инструкции заключается в том, чтобы установить правила тендерного соревнования, облегчить процесс подготовки предложений поставщиками и подведения итогов тендерной (оценочной) комиссией. Как правило, инструкция содержит следующую информацию: реквизиты заказчика, формы предложения и гарантии предложения, требования к квалификации претендента. Приводятся имена и адреса лиц, с которыми необходимо связываться в случае необходимости, а также любая другая информация, которая, по мнению заказчика, может понадобиться в процессе проведения конкурса. Конкретный состав тендерной документации, ее объем зависят непосредственно от предмета торгов. Так, для поставки товаров тендерная документация может быть представлена несколькими инструкциями. Что касается работ, то ее объем может составлять сотни и тысячи страниц.

5)приглашение к участию в торгах входит в состав тендерной документации и должно содержать следующую информацию:

§наименование и адрес покупателя (госзаказчика), номер торгов;

§источник финансирования;

§характер, количество поставляемых товаров, выполняемых работ;

§срок и место поставки товара;

§критерии и процедуры, которые будут применяться для оценки квалификационных данных претендента;

§порядок, сроки и место получения тендерной документации;

§способ передачи, цена тендерных документов и порядок ее взимания;

§валюта или валюты торговых сделок, а также валюту выплаты договорной цены по контракту закупки, так как в торгах участвуют претенденты из разных стран;

§место, день и час подачи тендерного предложения;

§заявление о применении преференции.

Объявления в печати могут быть не столь подробны, но должны включать достаточную информацию для принятия решения поставщиком об участии в торгах. В ответ на приглашение поставщики приобретают тендерную документацию.

Можно упомянуть 4 пункта, которые часто встречаются в приглашениях на участие в торгах.

1).В приглашении указывается, что заказчик не обязан принимать самое дешевое предложение или вообще какое бы то ни было предложение, но и при отсутствии этого пункта заказчик не обязан делать этого.

).Заказчик может зарезервировать за собой право разъяснить сущность предложения участникам. Этот принцип описан в Руководящих принципах Мирового банка следующим образом:

Заказчик должен попросить любого претендента разъяснить его предложения, но не обязан просить или допускать изменение сущности такого предложения после начала торгов.

3).Если предполагается отдать предпочтение некоторым предложениям по некоммерческим причинам, например, по местным, политическим или региональным соображениям, это должно быть четко отражено в приглашении.

4).В приглашении должно быть указано, что заказчик имеет право не заключать договор, если будет доказано, что подрядчик или любой его сотрудник вовлечены в любую форму взятки или коррупции в связи с контрактом.

Плохо составленная тендерная документация как документ, регулирующий права и обязанности заказчика и исполнителя, может привести к многочисленным недоразумениям, спорам и конфликтам как во время, так и после проведения торгов.

Комплект тендерной документации продается участникам торгов, его цена устанавливается обычно исходя из фактических расходов на изготовление тендерной документации.

Вместе с тем в мировой практике довольно часто встречаются случаи передачи тендерной документации без взимания платы. Передача тендерной документации бесплатно или за мизерную плату может значительно увеличить число мелких фирм-участниц, но отпугивает крупные организации. С другой стороны, значительная плата за тендерную документацию отсекает от участия в торгах мелкие фирмы.

3. Оценка тендерных предложений

международный тендерный торги

Оценка конкурсных заявок и выбор победителя является наиболее важным и ответственным этапом тендерного процесса. Он не всегда самый трудоемкий, но всегда один из самых «опасных», с точки зрения возможных последствий.

Выбор поставщика и присуждение контракта могут последовать непосредственно после вскрытия и оглашения поступивших предложений в тех случаях, когда речь идет о выборе предложения с самыми низкими ценами при аналогичных других условиях конкурсных предложений.

Для многих развивающихся стран иногда решающим условием при выборе поставщика являются размер, длительность, стоимость и сроки погашения кредита.

Оценка и сравнение принятых оферт производится в строгом соответствии с процедурами, сформулированными в тендерной документации, может торгов быть гласной или закрытой, в зависимости от вида объявленных.

Существуют следующие этапы оценки предложений:

§сначала автоматически откланяются запоздавшие торговые предложения и неподкрепленные доказательствами серьезных намерений участника и того, что он не отзовет свое предложение во время оценки;

§оставшиеся предложения проверяются на предмет правильности оформления, полноты представленной документации (например, наличие гарантий обязательства), арифметических ошибок, и соответствия требованиям конкурсной документации техническим условиям, соблюдение графиков поставок и графика платежей, наличие запчастей и послепродажного обслуживания, рабочие характеристики и производительность оборудования. Заявка признается отвечающей требованиям конкурса если ее положения соответствуют всем понятиям и условиям конкурсной документации и не имеют значительных отклонений.

§затем осуществляется процесс оценки, который заключается в ранжировании представленных предложений по степени их привлекательности для заказчика. Это позволяет не только определить победителя, но и резервировать поставщиков на случай отказа победителя от заключения договора. В простых конкурсах традиционно и с успехом используются простейшие балльные методы экспертной оценки конкурсных заявок. Для сложных конкурсов, особенно в сфере закупки инновационной продукции, продукции закупаемой в интересах национальной безопасности и обороны, таких средств будет недостаточно, нужны многофакторные методы. Организаторам потребуются собственные или привлекаемые специалисты по информационно-аналитическим технологиям экспертной оценки сложной продукции.

Балльный метод. При применении балльного метода выбираются оцениваемые критерии (цена, квалификация, график платежей, производительность оборудования и т. п.), определяется их важность - относительные веса (например, цена- 0,9, квалификация- 0,1), затем производятся оценка по выбранным критериям и взвешенное суммирование.

Данный метод достаточно прост в применении, однако использовать его возможно только при закупках продукции с относительно легко формализуемыми характеристиками и наличии устоявшегося рыночного предложения.

Бij = 1 + [(Nij - Nхудj) / (Nлучj - Nхудj) ] * (Бmax - Бmin) (2.1)

Бij-балльная оценка j-го го показателя для i-го поставщика;значение j-го показателя для 1-го поставщика в натуральных единицах измерения;лучj-лучшее значение j-го показателя среди всех предложений (в натуральных единицах);

Nхудj-худшее значение j-го показателя среди всех предложений (в натуральных единицах);

Бmax-максимальный балл (обычно он равен 10);

Бmin-минимальный балл (обычно равен 0 или 1).

Обычно используется десятибалльная шкала. Лучшее по анализируемому критерию предложение получает 10 баллов, худшее - 0. Лучшим признается предложение, получившее наибольший суммарный оценочный балл.

Например

КритерийПоставщик 1Поставщик 2Поставщик 3Поставщик 4Цена (млн. руб.)1,51,41,061,15

Для поставщика 1, предложившего максимальную цену, - бальная оценка минимальная - 1, для лучшего предложения (поставщика 3) - 10.

Для поставщика 2 балльная оценка:

Б 2 = 1 + [ (1,4 - 1,5)/(1,06 - 1,5)] * (10 - 1) = 3,045

Для поставщика 4 балльная оценка:

Б 4 = 1 + [(1,15- 1,5) (1,06-1,5)] * (10- 1) = 8,159

КритерийПоставщик 1Поставщик 2Поставщик 3Поставщик 4В баллах13,045108,159

Очень важно, чтобы используемые при подобном подходе критерии были легко формализуемыми и независимыми друг от друга.

Несоблюдение последнего приводит к неоправданному увеличению значимости того или иного параметра оцениваемых предложений.

цену заявки, сроки осуществления платежей;

срок действия заявленной на конкурс цены;

условия корректировки цены;

расходы на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт, связанные с закупаемыми товарами;

сроки поставки товаров;

функциональные характеристики поставляемых товаров;

формы, порядок платежей;

условия предоставления гарантий на товар.

В принципе, балльный метод можно применять и для более широкого круга закупок. Для этого он должен быть несколько модифицирован.

Модификация балльного метода. Все используемые критерии должны делиться на две категории - критичные (обязательные) и некритичные (желательные).

При отсутствии информации или существенных отклонениях от требований конкурсной документации некритических критериев возможно дальнейшее рассмотрение предложения (с соответствующим увеличением его оценочной стоимости).

При отсутствии информации или несоответствиях требованиям по критичному критерию предложение должно однозначно отклоняться.

Таким образом, удается сгладить последствия от возможного эффекта компенсации, когда предложение, неудовлетворительное по ряду важных критериев, оказывается победителем по суммарной оценке за счет завышенных значений второстепенных критериев.

Данная методика может применяться даже в случае, когда система критериев изначально четко не установлена. Таким образом, алгоритм действий при использовании модифицированного балльного метода следующий.

Модифицированный балльный метод:

1.Определение оцениваемых критериев (требований).

1.Определяются требования к закупаемой продукции (работам, услугам).

2.На основе этих требований формулируется перечень оцениваемых критериев.

.Определение значимости критериев.

1.Определяется, выполнение каких сформулированных выше критериев является обязательным, а каких - желательным.

2.Определяется значимость (удельный вес) каждого критерия (вес каждого критерия оценивается экспертом на основе результатов исследования, полученных на первом этапе, или нормативов (стандартов - в случае их наличия).

.Оценка предложений.

1.Проверяется соответствие предложений обязательным критериям. При несоответствии предложение отклоняется без дальнейшего рассмотрения (каждый критерий оценивается по 10-балльной шкале. Оценка ниже 5 баллов - неудовлетворительная.).

2.Оценивается каждое из оставшихся предложений (оценки от 1 до 10 по каждому из оцениваемых критериев).

3.Производится взвешенное суммирование.

.Определение победителя.

1.Если все предложения не соответствуют обязательным критериям, необходимо пересмотреть систему критериев и вернуться к пункту 2 либо отклонить все предложения.

2.Предложения ранжируются по результатам оценки.

3.Анализируется достоверность информации о лучшем предложении - насколько формальные показатели соответствуют реальным возможностям претендента. При низком уровне достоверности, особенно по обязательным критериям, предложение отклоняется, и рассматривается следующее по предпочтительности (процедура постквалификации).

Не всегда формально победившее в результате балльной оценки предложение отвечает интересам заказчика.

Победа объективно более слабого предложения вполне возможна, например, при знании участником конкурса критериев и весов, применяемых при оценке, и, соответственно, высокой квалификации специалистов, готовящих конкурсное предложение.

Например, зная, какие из оцениваемых критериев наиболее весомы, соответствующие параметры в конкурсном предложении участники могут искусственно завышать.

В таком случае «защитить» интересы заказчика может метод мягкого рейтинга , согласно которому предложения ранжируются при помощи балльной оценки, а потом из лучших (скажем, трех) предложений комиссия выбирает победителя по экспертной оценке ее членов.

В случае, когда оцениваемые критерии сложно формализовать (например, квалификация персонала поставщика), используется метод экспертно-балльной оценки , по которому легко формализуемые критерии (цена, финансовые показатели и т. п.) оцениваются аналогично методу балльной оценки, а остальные определяются в баллах экспертами.

Этот метод менее «прозрачен», чем рассмотренные выше, кроме того, адекватная числовая оценка параметров конкурсных предложений в рамках утвержденного критерия иногда бывает довольно сложной.

Могут также использоваться и иные, более сложные методы оценки, такие, как метод анализа иерархий , однако к ним прибегают при сложных закупках.

На стадии оценки контакты участников конкурса с его организатором разрешены только в случаях, когда последнему требуются разъяснения по тому или иному пункту конкурсного предложения.

С изменением экономической ситуации в странах меняются и подходы к определению победителя.

На данном этапе может быть проведена процедура оценки квалификации поставщика - технические и финансовые возможности выполнить взятые обязательства в срок. Если покупатель находит, что участник торгов, представивший самое дешевое предложение, не в состоянии справиться с выполнением контрактных обязательств, то данное предложение отклоняется.

Окончательный выбор победителя производится в результате проведенной объективной оценки полученных торговых предложений и их технико-коммерческого сопоставления. При этом учитываются такие моменты, как способность поставщика выполнять ремонт и техническое обслуживание поставляемых изделий, проводить техническую консультацию, его местонахождение, опыт работы с ним, его репутация и др.

В итоге составляется оценочный отчет, в соответствии с которым выносятся рекомендации о присуждении контракта.

Электронные торги

Электронные торги, несут с собой преимущества, которые достаточно очевидны. Прежде всего, публикация в интернете исчерпывающей информации о проводимых конкурсных торгах и их результатах делает этот важнейший сектор деятельности государства открытым для каждого гражданина страны. Выход в Интернет дает возможность привлечь к конкурсам самый широкий круг поставщиков.

Компьютеризация повышает эффективность и надежность всех этапов проведения конкурса. В частности, существенно удешевляются, ускоряются и упрощаются процедуры получения конкурсной документации, подачи и приема конкурсной заявки, передачи уточняющих вопросов к конкурсной комиссии и получения ответов на них.

Рассмотрение технической стороны создания системы электронных торгов представляет интерес скорее для программистов. Для нас же важны организационно-правовые аспекты данного вопроса. Поэтому рассмотрим поэтапно возможности использования информационных технологий в процессе подготовки и проведения конкурса.

. Подготовка конкурсной документации. Возможно использование стандартного пакета документации, в которую при помощи заполнения электронных форм вносятся изменения, адаптирующие ее к текущей закупке. Согласование документации также может происходить в электронном виде.

Степень автоматизации бывает различной. Например, при составлении технических спецификаций могут использоваться данные из маркетинговой базы знаний, разнообразные классификаторы и т. п.

Наличие автоматических систем проверки позволит свести возможность ошибок до минимума. Например, программа известит в случае, если время между публикацией объявления и окончанием приема предложений меньше 45 дней (для госзакупок) или 30 дней (для конкурсов коммерческих структур).

Особых проблем в автоматизации данного этапа нет. Хотя подготовка базы пакетов типовой конкурсной документации, маркетинговых исследований и т. п. - очень ресурсоемкая задача.

. Приглашение к участию в торгах. Приглашение, подготовленное как часть конкурсной документации, автоматически рассылается заинтересованным лицам, в первую очередь подписчикам почтовых рассылок и по адресам потенциальных поставщиков, а также в профильные информационные издания.

Данный этап автоматизируется сравнительно просто. Однако важно не нарушить требования законодательства. Так, в части государственных закупок информация заинтересованным лицам может рассылаться только после ее публикации в официальном издании. В противном случае проведение конкурса может быть оспорено другими поставщиками, чье право на одновременный доступ к информации будет нарушено (хотя, как показывает арбитражная практика, одного этого все равно недостаточно для отмены результатов конкурса).

Предоставление конкурсной документации. Конкурсная документация может рассылаться в электронном виде. При этом все ее получатели должны зарегистрироваться, чтобы иметь доступ к возможным изменениям и дополнениям, а также ответам организатора конкурса на вопросы участников.

Особых затруднений с данным этапом не возникает. Правда, необходимо обеспечить возможность участия в конкурсе поставщиков, не использующих Интернет.

Подача предложений. Подача предложений может осуществляться путем заполнения электронных форм. Это позволит избежать возможных ошибок, облегчит некоторые рутинные действия, например расчет общей стоимости конкурсного предложения.

Главными проблемами автоматизации этого этапа торгов являются идентификация пользователей, соблюдение необходимой конфиденциальности (обеспечивается криптографическими системами) и, наконец, придание электронному документу юридической силы (также обеспечивается использованием электронной подписи). Отдельную проблему создает предоставление обеспечения предложения (например банковской гарантии), но она не относится к числу неразрешимых.

Как и на предыдущем этапе, следует решить вопрос о получении предложений в традиционном виде - не все участники пока готовы использовать электронные системы.

Оценка предложений. Эту проблему помогают решать системы поддержки принятия решений. В них могут быть реализованы различные методы оценки, однако данные системы являются лишь инструментом работы эксперта. Автоматическое определение победителя допустимо только при закупках типовой продукции.

Помимо реализации компоненты электронных торгов, следует разработать модули: учета контрактов, бюджетный и т. п.

Таким образом, организационно и технически создание системы: электронных закупок в настоящее время вполне возможно. Более того, уже действует ряд проектов, в том или ином объеме реализующих идею проведения электронных конкурсов.

Анонимные электронные конкурсы.Не секрет, что на уровень цен и качество продукции, предлагаемых поставщиком, нередко оказывает влияние информация о том, какая именно фирма (министерство, ведомство, организация) производит закупку, и кто из конкурентов принимает участие в конкурсе. Например, при закупках крупных компаний предлагаемые поставщиками цены чаще несколько завышаются («они богатенькие - смогут себе позволить и переплатить немного»).

Для устранения негативного влияния этого фактора некоторые электронные торги проводятся в анонимном режиме, когда поставщик имеет доступ ко всей предусматриваемой в подобных случаях информации, кроме данных о заказчике, таким образом публикуется «анонимное» приглашение к участию в конкурсе.

Конечно, в ряде случаев, исходя из специфики закупки, понять, кто за ней стоит, возможно. Но чаще заказчик все же может сохранить свою анонимность до завершения процедуры конкурса.

Из информации о конкурентах поставщику доступны лишь сведения о том, каково общее число просмотренных приглашений или поданных заявок, что не дает ему возможность прогнозировать стоимость их предложений.

Стоит заметить, что эффект от анонимности закупки может быть совершенно разным. В некоторых случаях поставщик вообще не предложит товар или услуги неизвестно кому или увеличит стоимость предложения для компенсации возможных рисков.

Экономический кризис — отличное время… для того, чтобы покупать новые информационные системы, внедрять передовые технологии и уходить в отрыв от своих конкурентов. Какие перспективы открывает тендер заказчику системы в условиях мирового финансового кризиса? Стоит ли приглашать консультантов или можно обойтись своими силами? Как правильно провести тендер? Ответы на все эти вопросы вы найдете в статье.

Тендер — это выгодно!

Тендер — это, по сути, форма выбора продукта и/или услуги на конкурсной основе.

Конкурс предполагает наличие конкуренции среди поставщиков аналогичных систем (вендоров) за право поставки своего решения. Это означает, что, во-первых, на рынке существует несколько и более систем со схожими функциональными возможностями и, во-вторых, предложение инициатора тендера является интересным для поставщиков.

Но даже если в настоящий момент невозможно получить несколько реальных альтернативных предложений, ничего не мешает компании, решившей провести тендер, сравнивать стоимость и результаты внутренней разработки системы собственными силами на базе некоторой платформы и покупки готовой системы, уже существующей на рынке.

Если же говорить об интересе поставщиков, то он выражается в значительной совокупной стоимости тендерного лота, которая может увеличиваться за счет:

большого количества рабочих мест системы;
услуг по внедрению системы;
дополнительных услуг по реинжинирингу и обучению.

Естественно, чем выше интерес поставщиков, тем выгоднее их коммерческие предложения, выставляемые на тендерные торги. Стремясь заполучить заказ, поставщики будут готовы на значительные уступки в цене и условиях поставки.

Кроме того, сам факт проведения тендера, как правило, означает, что заказчик серьезно подходит к организации проекта, и, значит, после подписания договора с победителем тендера риск неудачи проекта снижается.

Надо заметить, что в настоящий момент наряду с дорогостоящими проектами интерес для поставщиков представляют и небольшие проекты — из-за высокой конкуренции на рынке информационных систем, спровоцированной мировым экономическим кризисом и сокращением спроса со стороны традиционных заказчиков. Для России это, прежде всего, — государственный, энергетический и финансовый сектора.

Какие еще перспективы открывает тендер заказчику системы сегодня?

Обострившаяся в условиях кризиса конкуренция между поставщиками информационных систем — это предпосылка для возникновения большого числа инновационных ИТ-продуктов. Это новые, актуальные, клиентоориентированные решения, однако вследствие возможного сокращения расходов на R&D они могут быть сырыми.

Актуальность. Стремление выгодно отличиться от конкурентов заставляет разработчиков информационных систем выпускать гибкие решения, внедрение которых можно осуществить за минимально короткие сроки.
Инновационность. Появляются действительно новые решения, в том числе не имеющие аналогов на рынке ИТ-продуктов. Разработка ни на что не похожих систем, как и раньше, сопряжена с высокими рисками, но теперь «игра стоит свеч», когда на кон поставлена рентабельность предприятия-разработчика. Опыт показывает: выигрывает, как правило, тот, кто имеет одну или несколько — но четко нацеленную команду и продукт, являясь лидером на своем рынке. Компания, пытающаяся диверсифицировать риски за счет «универсальности», теряет свои позиции, если только она не является постоянным и главным поставщиком для нескольких крупных заказчиков. Эти аспекты нужно учитывать при выборе поставщика среди участников тендера.
Клиентоориентированность . От предприятий-разработчиков сегодня можно требовать более тщательного анализа потребностей клиентов. Возможно, специфика и ограничения бизнеса вашей компании до сегодняшнего момента не позволяла купить подходящего решения. Как знать, может быть ситуация изменилась и на рынке появилась система или поставщик, который соответствует требованиям компании?

Таким образом, появившиеся на рынке новые системы могут представлять большой интерес для заказчиков. Кроме того, не стоит забывать о том, что не только бизнес диктует требования к информационным системам, но и наличие новых систем может позволить организовать бизнес по-новому, более эффективно.

Тендер как форма выбора информационной системы предполагает проведение тщательного анализа всех возможных систем требуемого класса, представленных на рынке. Он не дает случайно пропустить лучшее, наиболее подходящее решение и позволяет приобрести его на максимально выгодных условиях.

Какие опасности подстерегают предприятие при выборе системы в ходе тендерных торгов? К каким последствиям приводят ошибки, допущенные при проведении тендера? Как не допустить возникновения этих ошибок?

Работа над чужими ошибками позволяет избежать своих

Предупрежден — значит вооружен!

Главный критерий успеха тендера — это достижение его целей. А главной целью тендера является выбор решения, отвечающего текущим потребностям бизнеса компании, а также потребностям бизнеса в обозримой перспективе. Каковы же основные причины выбора «не той» системы? Возможные ответы на этот вопрос перечислены ниже:

Не из чего было выбирать. Было получено недостаточно предложений, либо информации в предложении было недостаточно для принятия объективного решения. Если компания отправила потенциальным участникам тендера запросы на предложения, а в ответ получила значительно меньшее число коммерческих предложений, это означает лишь то, что в тендерном задании (запрос на предоставление предложения) был недостаточно учтен интерес поставщиков (прежде всего, финансовый). В то же время, если полученные предложения не содержат необходимой для принятия решения информации, это свидетельствует, скорее всего, о том, что в тендерном задании были указаны размытые, обобщенные требования к вендору и системе.
Пока выбирали систему, бизнес изменился. Процедура проведения тендера не была четко регламентирована по срокам, и тендер затянулся на длительное время. Это чревато не столько технологическим отставанием, сколько изменением цены системы из-за нестабильности валют в период кризиса. К моменту заключения договора поставки с вендором, могут возникнуть непреодолимые разногласия и по цене, и по другим условиям поставки, в результате победитель тендера может отказаться от заключения договора, как, собственно, и сам заказчик системы. Такую возможность необходимо заранее предусмотреть. Обычно в этом случае либо выбирается другой победитель (например, набравший наибольшее количество баллов), либо объявляется новый тендер. Кроме того, если при выборе системы не учитывались перспективы развития бизнеса, такой критерий, как гибкость системы, при затягивании сроков проведения тендера выбранная система может оказаться «неподходящей» для изменившегося бизнеса.
Поставщику присудили победу за вознаграждение. Личная заинтересованность сотрудников, принимающих решение о выборе победителя тендера, не позволяет провести его объективно. Главный риск при этом — даже не финансовая зависимость сотрудника от участника тендера и выбор более дорогого решения, а возможный выбор неподходящего решения. В этом случае потери будут связаны уже не с перерасходом средств, а с провалом проекта и отставанием от конкурентов.
Чтобы исключить возможную договоренность с поставщиком, все важные решения по тендеру должны приниматься коллегиально тендерной комиссией (комитетом), в состав которой входят и представители бизнес-подразделений, и руководители ИТ. Тем не менее, сама по себе коллегиальная форма выбора победителя не является панацеей от коррупции. Чем меньше формализована процедура проведения тендера, чем обобщеннее документируются результаты обследования систем — тем сложнее проверить добросовестность сотрудников, ответственных за выбор поставщика. Но даже при хорошем документировании не стоит забывать о том, что результаты обследования систем и поставщиков могут быть сфальсифицированы. Поэтому при выборе стратегически важных систем, а также дорогостоящих решений уместно пригласить в качестве экспертов внешних независимых ИТ-консультантов.
Ошиблись в выборе критериев оценки . Бессистемный подход к определению критериев выбора системы и поставщиков, однобокость анализа предложений поставщиков (например, фокусировка только на характеристиках информационной системы и недостаточное внимание к поставщику) не позволяют сделать правильный выбор победителя тендера. Отсутствие или неправильная расстановка приоритетов при определении критичных критериев, которым в обязательном порядке должна соответствовать система или ее поставщик, приводит к тем же результатам. Проведение анализа рисков, сопряженных с выбором той или иной системы и ее поставщика, значительно повышают устойчивость и надежность решения при подведении итогов тендера.

Таким образом, объективный тендер требует обоснованного, аргументированного решения о выборе системы и ее поставщика.

Процедура проведения тендера и выбора решения должна быть прозрачной для всех сотрудников, принимающих в нем участие, а также для вышестоящего руководства.

Для того чтобы процедура проведения тендера была известна и понятна всем сотрудникам, ее регламентирует. Регламент определяет «правила игры»: права и обязанности участников тендера, помогает учесть различные ситуации, которые могут возникнуть в ходе тендера (например, если не пришло ни одного тендерного предложения, соответствующего условиям тендерного задания, тендер объявляется несостоявшимся), также регламент ограничивает нежелательную свободу действий при проведении тендера (например, чрезмерное упрощение процедуры его проведения). Регламент может быть описан очень детально, а может быть оформлен в форме внутреннего протокола на одну страницу. В любом случае, в нем должны быть отражены все вехи (или ключевые точки) процесса проведения тендера, а также механизм принятия основных решений в ходе его проведения.

Прозрачность выбора системы и поставщика обеспечивается ведением подробной документации, оформляющей важные решения, принимаемые в ходе тендера на всех его этапах.

Пакет тендерной документации может включать в себя следующие документы:

Обобщенные бизнес-требования к системе позволяют обосновывать необходимость проведения тендера. Это документ, который инициирует процесс проведения тендера, в нем описываются основные потребности в новой системе. Бизнес-требования к системе могут быть оформлены, например, в виде служебной записки, заключения консультанта или отчета о гэп-анализе. К ним также желательно приложить обобщенный план, в котором были бы определены сроки проведения тендера и собственно внедрения информационной системы (как правило, поэтапного), согласованные с вехами соответствующих бизнес-проектов.
Регламент проведения тендера описывает порядок проведения тендера.
«Длинный список» решений поставщиков (Long list) позволяет определить основные критерии выбора поставщиков и состав «длинного списка». Это широкий перечень решений, представленных на рынке в настоящий момент.
«Короткий список» решений поставщиков (Short list) позволяет определить критерии формирования «короткого списка» и собственно состав «короткого списка», т.е. состав участников, которым рассылается RFP.
Запрос на предоставление предложения (Request for Proposal, RFP ) описывает информацию, предоставляемую участникам тендера для формирования ими коммерческих предложений: требования к составу предложения в части информации о поставщике, его системе, коммерческих условий сотрудничества.
Материалы презентаций и референс-визитов используются для планирования таких мероприятий в ходе тендера (план, сценарий, список тем и вопросов) и эффективного распространения информации среди участников тендерной комиссии.
Отчет о результатах тендера обосновывает позицию сотрудников, принимающих решение о выборе победителя тендера. Это результат сравнения предложений поставщиков, презентаций систем и других внутренних рабочих документов. Отчет оформляет итоговое решение о выборе победителя, которое может быть описано в виде протокола тендерной комиссии.

Важно отметить, что тендер — это проект, а значит у него есть свои цели и задачи, вехи, риски и, конечно, план. Только детальный план проекта не дает затянуться тендеру на неопределенный срок и позволяет выбрать решение, отвечающее текущим потребностям бизнеса компании. А быстрое внедрение решения — это необходимое условие его эффективности в условиях финансового кризиса, характеризующегося постоянными, плохо прогнозируемыми изменениями.

Проведение тендера по выбору информационной системы — серьезное мероприятие, требующее значительных усилий и знаний сотрудников компании. «Звать или не звать консультантов?» — вот в чем вопрос.

«За что мы платим консультанту?»

Существует несколько основных причин привлечения консультантов:

Организация тендера: в компании отсутствует целостная методология выбора решения, основанная на опыте проведения тендеров по выбору информационных систем, и времени на разработку такой методологии просто нет.
Компетенция: в компании практически нет сотрудников, имеющих соответствующую квалификацию и опыт проведения тендеров по выбору информационных систем.
Сроки и ресурсы: компетентные сотрудники слишком заняты выполнением своих текущих обязанностей и у них нет возможности уделять достаточного внимания проведению тендера.
Объективность и доверие спонсоров: руководство или акционеры не готовы полностью довериться своим сотрудникам в выборе решения, необходим независимый «взгляд со стороны».

Все вышеперечисленные недостатки помогут компенсировать независимые консультанты, причем формы их привлечения могут быть различными:

Экспертиза пакета тендерной документации;
Консультирование тендерной комиссии и ее членов;
Комплексные услуги по проведению тендера.

В любом случае, окончательное решение о выборе победителя тендера должна принимать только тендерная комиссия. Все выводы, сделанные консультантом, носят рекомендательный характер и могут быть пересмотрены. Попытка возложить на консультанта ответственность за дальнейшее внедрение выбранной системы, как правило, приводит к потере объективности при выборе.

Чтобы сторонняя помощь оказалась продуктивной, привлекаемый консультант должен быть профессионалом своего дела, понимающим специфику бизнеса компании-заказчика и специализирующимся на выборе программных систем. Независимость от вендоров позволяет рассчитывать на объективность выбора победителя тендера.

«Не навреди!»

В некоторых случаях внешнее вмешательство консультанта является малоэффективным. Подобными ситуациями могут быть:

Сроки. Если тендер необходимо провести в кратчайшие сроки, лучше это сделать своими силами. Для того чтобы правильно оценить ситуацию, консультанты в начале любого консалтингового проекта проводят экспресс-обследование предприятия клиента. Это позволяет им понять специфику бизнеса заказчика, познакомиться со стратегией развития ИТ-инфраструктуры, согласовать цели и задачи проекта и в конечном итоге определить правильный курс работ при проведении тендера.
Цена вопроса. Проект по проведению тендера следует возложить на плечи внутреннего персонала при небольших масштабах внедрения и минимальных рисках, сопряженных с выбором того или иного решения. Масштаб внедрения может определяться количеством необходимых пользовательских лицензий, сложностью и стоимостью покупаемой информационной системы. Величина риска характеризуется серьезностью последствий для бизнеса в случае неудачного внедрения. И степень риска, и масштабность проекта можно описать в стоимостном выражении. Оценка возможных потерь определяет целесообразность привлечения консультантов.
Закрытость организации. Руководство не готово предоставить консультанту по соображениям информационной безопасности информацию, необходимую для правильного выбора информационной системы. В этом случае консультант не сможет вынести объективного решения, и привлекать его бессмысленно.

Тендер как проект: вести последовательно и завершить в срок

Процесс проведения тендера состоит из нескольких основных этапов:

1. Инициация проекта;

2. Формирование «длинного списка» поставщиков (long list) ;

3. Формирование «короткого списка» поставщиков (short list) ;

5. Получение дополнительной информации в ходе презентаций, референс-визитов, консультаций;

6. Оформление результатов;

7. Заключение соглашения с победителем тендера.

Рассмотрим их более подробно.

1. Проект по проведению тендера начинается с определения и обоснования потребностей в новой информационной системе (системах) и определения рамок проекта. На предварительном этапе инициации проекта решаются организационные задачи назначения руководящей тендерной комиссии, участники которого должны будут управлять процессом проведения тендера; происходит мобилизация команды, производящей выбор победителя тендера; подготавливается и утверждается поэтапный план работ по проекту с разбивкой на сроки; готовится регламент проведения тендера.

2. На этапе формирования «длинного списка» поставщиков рассматривается максимально широкий список решений, представленных на рынке. Предварительный отбор систем производится при минимизации затрат на получение дополнительной информации о решении. Т.е. при составлении «длинного списка» используют открытые источники информации, а также личный опыт участников проектной команды и рекомендации коллег, пользующихся доверием. Как правило, это веб-сайты вендоров, содержащие описание основных характеристик систем; обзоры в профессиональной прессе, презентации и демонстрационные ролики, руководства пользователей и т.д. Отбраковка решений из полного списка происходит на основании небольшого числа критичных критериев. Соответствие этим обязательным требованиям является основанием для внесения системы в «длинный список». При оформлении результатов этапа (самого Long List) полезно указывать не только системы, вошедшие в «длинный список», но и все рассматриваемые системы. Например, можно вынести перечень отбракованных решений в отдельный раздел документа. Важно не только перечислить их, но и указать причину исключения системы из рассмотрения — это позволяет вынести обоснованное решение и предупредит возможные вопросы со стороны руководства.

3. Формирование «короткого списка» поставщиков производится из «длинного списка» на основании расширенного состава критериев выбора решения. На данном этапе требования к решению уточняются и систематизируются. Рекомендуется отдельно рассматривать требования к системе, поставщику и проекту.

Требования к системе подразделяют на:

Функциональные — перечень функций, которые должна поддерживать система;
Нефункциональные — требования к быстродействию, надежности, эксплуатации и обслуживанию системы, к эргономике, защите информации и т.д.;

Требования к поставщику подразделяют на две группы:

Общие показатели деятельности — например, требования к численности персонала компании-поставщика решения; время нахождения на рынке, финансовые показатели деятельности компании за отчетный период, отсутствие задолженности перед налоговыми органами;
Прочие требования — например, наличие сертифицированных специалистов, заключенные партнерские договора с вендорами, возможность предоставления определенного уровня поддержки, подход к ценообразованию.

Требования к проекту могут быть следующими:

Принципы организации проекта и управления проектом;
Требования к ресурсам, выделяемым на проект;
Сроки начала и завершения отдельных этапов проекта и проекта в целом;
Зависимость от критичных для бизнеса дат (дата сдачи отчетности);
Зависимость от других проектов;
После того, как требования к решению определены, следует разработать методику формирования «короткого списка» из «длинного» и отбраковать системы, не соответствующие требованиям в соответствии с разработанной методикой. В качестве примера возможных методик сравнения можно привести следующие:

Попарное сравнение систем;
Балльная оценка систем в с учетом веса каждого критерия выбора системы;
Приведенная стоимостная оценка решений, включающая финансовую оценку рисков;
Качественное сравнение решений на основе анализа реализации ключевых сценариев (key use cases);
TCO (Total Cost of Ownership);

Решения, не вошедшие в «короткий список», следует так же, как и на предыдущем этапе формирования «длинного списка», вынести в отдельный раздел, указав причину их «отбраковки».

4. После того, как все требования к решению сформулированы и состав «короткого списка» определен, потенциальным участникам тендера (поставщикам, перечисленным в short list), высылается запрос на предоставление предложения (Request for Proposal, RFP) . Разрабатывать его обычно начинают в самом начале проекта, а при получении из длинного и короткого списка поставщиков дополнительной информации о решении RFP может быть расширен.

RFP может состоять из следующих основных блоков:

Выдержки из Регламента проведения тендера (основные сроки, правила и процедуры, контактные данные заказчика);
Требования к информации в предложении могут включать:
- Правила заполнения предложения, которые указываются для удобства обработке предложений. Ответы потенциальных участников тендера должны описываться в единой форме для того, чтобы при обработки предложений построить единую таблицу сравнения ответов поставщиков;
- Требования к участнику — требования, которым должен соответствовать поставщик решения, свидетельствующие о его «успешности», надежности, соответствии проекту;
- Требования к системе — функциональные, нефункциональные требования, требования к информации о сроках, стоимости решения, истории и опыта ее внедрения;
- Требования к прочим услугам, оказываемым в ходе проекта: требования к составу работ по проекту (внедрение системы, обучение сотрудников работе с системой, сопровождение).

5. В ответ на RFP, поставщики высылают свои предложения, таким образом, становясь участниками тендера, и фактически с этого момента начинается собственно проведение тендера. Присланные предложения тщательно анализируются и после приведения их к единообразной форме сопоставляются, ответы поставщиков уточняются. Иногда после обработки предложений «короткий список» поставщиков удается сократить до 2-3 решений. Для оставшихся решений организуются презентации и тестовые демонстрации на территории поставщика или заказчика.

Целей у демонстраций и референс-визитов несколько:

Наглядно подтвердить свойства решений, которые заявлены в тендерных предложениях;
Подтвердить опыт конкретных проектов, также указанный в тендерных предложениях;
Продемонстрировать свойства решений, которые не могут быть оценены на основе предложений (например, юзабилити);
Оценить способность команды участника тендера к взаимодействию с заказчиком;
Оценить экспертизу команды участника тендера.

Для эффективного проведения презентаций рекомендуется разработать и предоставить участникам тендера единый план или несколько сценариев. Это позволит, во-первых, заставить их показывать то, что действительно интересно компании (а не только сильные стороны системы и поставщика), и, во-вторых, упростит сравнение результатов презентаций различных участников тендера.

6. После уточнения всех важных свойств решения, проведения сравнительного анализа систем и выбора победителя оформляется отчет о результатах тендера . В отчете могут быть отражены следующие виды анализа систем:

Качественная оценка решений предполагает сравнение систем с точки зрения их функциональности. По сути, качественная оценка является отчетом о проведенных демонстрациях систем;
Анализ рисков, сопряженных с выбором каждого решения. При оценке рисков должны учитываться вероятность наступления рисковой ситуации и стоимость расходов при наступлении или предупреждении риска;
Финансовая оценка всех затрат, связанных с выбором каждого решения. В качестве одного из подходов можно предложить включать в финансовую оценку наряду с TCO оценку рисков, связанных с выбором конкретного решения.

При принятии решения важно соблюсти принцип коллегиальности и участия всех заинтересованных лиц, иначе могут возникнуть как политические, так и организационные препятствия — причем уже при внедрении системы.

Если окончательный выбор сделать не удается, то следует задаться вопросом: «Какая дополнительная информация позволит склонить чашу весов в ту или иную сторону?» После этого участникам направляются дополнительные запросы и проводятся новые встречи.

В отчете о результатах тендера должно даваться краткое заключение по каждой из рассматриваемых систем. Рекомендуется определять не только единоличного победителя тендера, но и второго «финалиста» — на тот случай, если по каким-либо причинам не удастся заключить договор поставки с победителем.

7. После того, как победитель определен, с ним заключат соглашение на поставку информационной системы. Предварительно может быть подписан договор о неразглашении (NDA). После согласования с поставщиком всех условий поставки договор подписывается, что является точкой в процессе проведения тендера и началом проекта внедрения новой системы. Материалы, использованные в процессе проведения тендера, могут стать хорошей основой для написания технического задания на доработку системы.

Вне зависимости от того, будет ли компания обращаться к помощи консультантов или примет решение все работы проводить самостоятельно, принципы проведения тендера едины:

Организация тендера как самостоятельного проекта со своими целями, ресурсами, сроками;
Выделение ключевых требований бизнеса как критериев для выбора;
Поэтапное уточнение критериев — от «длинного списка» до окончательного выбора победителя;
Поэтапное сокращение числа и детализация описания сравниваемых решений.

Для России термин «тендер» новый, хотя сама процедура, описанием которой он служит, применяется уже очень давно.

Его отечественный синоним – торги. Несмотря на широкое распространение в бизнес-кругах, своего закрепления на законодательном уровне в РФ он пока не получил .

Впервые такое определение появилось в 1993 году, после принятия ЮНИСТРАЛ типового закона, воспользовавшись которым государства получали возможность реформировать своё законодательство в отношении процедур закупок с целью обеспечения нормального , а также достижения справедливости и объективности в ходе осуществления закупок.

Использование этого международного правового акта в законодательствах относительно закупок призвано обеспечить в странах, где их применяют, максимальную эффективность и экономичность при осуществлении данной процедуры.

Тендер (tender) – это отбор предложений на поставку/закупку продукции/услуг/работ на конкурсной основе, согласно заранее установленным условиям.

Он проводится в течение определённого периода времени и осуществляется исходя из принципов состязательности, равноправия и эффективности .

В качестве организаторов тендера могут выступать государственные и коммерческие структуры, а также субъекты, обладающими имущественными правами.

Принимать участие в мероприятии разрешается любым физическим или юридическим лицам, чьи средства и направление деятельности позволяют им выполнить взятые, согласно условиям тендерного договора, обязательства.

Тендерный пакет приобретается потенциальными участниками по установленной цене или предоставляется бесплатно, если имеет место быть неофициальная процедура.

Виды

Классификация тендеров предусматривает их деление по признакам. В зависимости от цели они могут быть ориентированы на закупку или продажу .

В этом случае победитель определяется сразу после рассмотрения всех заявок, после чего с ним заключается контракт.

Второй вариант используют при поиске исполнителя на заказы, связанные с проведением масштабных инженерно-конструкторских работ, научных исследований и прочие.

В такой ситуации участник сначала предоставляет заказчику технические сведения относительно своих возможностей выполнения установленных условий и уже после рассмотрения их организатором приступают к определению цены.

В зависимости от организатора тендеры бывают :

государственные (регламентируются ФЗ № 44) характеризуются жёсткими требованиями отбора участников, планированием и отчётностью по совершённым госзакупкам, наличием запрета на некоторые виды закупок и прочее;
коммерческие отличаются отсутствием законодательного регулирования и возможностью самостоятельного установления правил торгов;
закупки отдельными юридическими лицами (регламентируются ФЗ № 223) – самая проблематичная категория тендеров, поскольку, несмотря на правила, установленные в законодательном порядке, лица, их проводящие, также наделены возможностью самостоятельной разработки своих положений, что нередко приводит к противоречивости фактических и юридических установок.

Следует дополнительно отметить, что в зависимости от масштабности предприятия, которое собирается совершить заказчик, тендеры можно поделить на официальные и неофициальные.

Если сумма торгов небольшая, то проведение полномасштабных мероприятий по поиску исполнителя экономически нецелесообразно . В этом случае заказчик просто уведомляет потенциальных участников о возможности выполнения своего заказа, а после рассмотрения заявленных кандидатур, выбирает наиболее подходящую.

Весьма интересной формой является запрос котировок и предложений. Их заказчики проводят с целью провести анализ цен и технических возможностей потенциальных исполнителей.

Полученные сведения могут использоваться для составления оптимального тендерного пакета, и проч.

Особенности организации официального тендера

Официальный тендер может несколько отличаться процедурой проведения, в зависимости от организатора, но в целом имеет больше общих черт.

Его главной особенностью и отличием от неофициальных торгов является конкретно установленный порядок проведения и прохождения, определяемый непосредственно самим заказчиком и соответствующий нормам законодательства.

Он включает следующие пункты:

разработка тендерной комиссией всех критериев будущего проекта;
размещение информации о предстоящем тендере с возможностью предоставления тендерного пакета;
подача заявок потенциальными исполнителями, сопровождаемые соответствующей документацией, которая служит их основанием для выполнения размещённого заказа;
рассмотрение заявок организатором;
выбор победителя и заключение с ним контракта.

Чтобы заранее обезопасить себя от ошибочной сделки некоторые компании требуют от участников предоставление банковских гарантий.

На государственные тендеры по закупкам это требование распространяется всегда .

Классификация торгов по допуску участников

По допуску участников тендеры делятся на открытые и закрытые .

Первый вид предусматривает полную публичность относительно информации об участии.

Сведения могут размещаться как на электронных торговых площадках, так и в СМИ, на сетевых порталах и в прочих источниках. Как правило, ограничений к подаче заявок нет.

Второй, наоборот, предполагает конфиденциальность. Круг участников в этом случае небольшой.

Необходимость закрытого проведения тендера может быть продиктована соображениями государственной безопасности или же цена на сам заказ организатора настолько мала, что не оправдывает проведения крупномасштабных торгов.

Что собой представляют электронные торги?

Электронные тендеры осуществляются на специальных площадках в интернете. Их в сети немало.

Среди них существуют 5 официальных торговых площадок, на которых организуются государственные тендеры .

Процедура проведения таких мероприятий (электронных) мало чем отличается от традиционной. От участников требуется предоставление аналогичной документации, от организаторов сбор и обработка информации и т. д.

Деятельность таких ресурсов и порядок мероприятий, проходящих в их рамках, регламентированы правовыми нормами РФ.

Итак, тендеров существует огромное количество, и возникновение каждого из них является следствием определённой потребности той или иной рыночной ниши.

Можно с уверенностью прогнозировать, что их число будет неуклонно увеличиваться.

Что касается регулирования на правовом уровне, то политика государства в этом отношении направлена на обеспечение условий для здоровой конкуренции и экономию бюджетных средств.

Несмотря на то что проведение тендеров госзакупок проходят в более жёстких условиях, нежели коммерческие, возможности, предоставляемые государством, своим исполнителям зачастую оказываются шире.

Частые вопросы

Узнав о таком мероприятии, как тендер и как участвовать в нем, можно приступить к оформлению и подаче документов.

Список документов определяет сам заказчик, однако существует основной пакет, который необходим в любом случае . В него входят:

заявка, которую заверяет руководитель предприятия;
заявление и приложенная к ней презентация со сведениями о прошлых проектах;
опись документации, которая имеется в пакете;
копия ИНН, заверенная нотариусом;
свидетельство о государственной регистрации;
справка, подтверждающая отсутствие задолженности перед налоговой службой;
отчетность о финансовом состоянии компании за прошедшие три месяца.

Кроме того, заказчик может включить пункт об обеспечении заявки . Это говорит о том, что претендент должен заранее внести определенную сумму, которая составляет не более 5% от общей суммы контракта .

Такие действия являются подтверждением намерений исполнителя выполнить заказ. Перечисление этих средств подтверждает платежное поручение, которое предоставляется на рассмотрение с пакетом документов.

Этот залог удержится в том случае, если участник решит уклониться от выполнения данного заказа после того, как его выберут в качестве исполнителя. Всем претендентам возвращается вложенная ими сумма после того, как конкурс будет завершен . Это также касается и тех участников, которые преждевременно отозвали заявку.