Советы Эксперта - Консультанта по вопросам Работы и Карьеры
Фото по теме
Руководитель, которому необходимо правильно организовать работу вверенного ему коллектива, должен обладать не только специальными знаниями, но и знаниями по психологии, чтобы оптимально распределить обязанности и добиться от каждого сотрудника максимальной производительности труда. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере.
Краткое пошаговое руководство
Итак, приступим к действиям, настроившись на положительный результат.Шаг - 1
Изучите работу вверенного вам подразделения, ознакомьтесь с методами и технологиями, используемыми в работе, продумайте, как их можно усовершенствовать. Разбейте весь процесс на технологические блоки, которые можно поручить выполнять разным группам людей. Определитесь с тем, что вы имеете на входе и что должны получить на выходе. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Шаг -
2
Познакомьтесь с сотрудниками своего подразделения поближе. Определите действительную степень компетенции и опыта каждого. Присмотритесь к их характеру и поведению, изучите психотипы. Зная это, вы сможете спрогнозировать как поведет себя в разных ситуациях тот или иной сотрудник, какую работу можно ему поручить с тем, чтобы она была для него наиболее подходящей и соответствовала его психотипу. Составьте с учетом этого рабочие группы, в которых каждый будет дополнять своих коллег психологически, чтобы оптимизировать рабочие процессы. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Шаг -
3
Поговорите с каждым из своих сотрудников, объясните, как важен его труд и творческий подход в технологической цепочке, которую выполняет ваше подразделение. Расскажите о тех надеждах, которые вы возлагаете на него, обрисуйте перспективы. Ваши работники должны ощущать, что от них многое зависит, что они могут участвовать в обсуждениях, в которых принимаются окончательные решения. Это один из мощнейших стимулов для каждого сотрудника. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Шаг -
4
Ваша задача – объединить всех своих подчиненных в единый коллектив, чтобы у всех была зона своей ответственности, и любой ощущал важность выполняемой им задачи. Проводите регулярные планерки в подразделении, чтобы рабочий процесс обсуждался и труд каждого был на виду. В этом случае, сами коллеги не позволят кому-то из сотрудников работать плохо или некачественно. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Шаг -
5
Мотивируйте своих сотрудников и справедливо поощряйте их материально. Каждый должен быть уверен, что стоимость его труда напрямую зависит от качества работы. Не тешьте самолюбие, поощряя льстецов, не заводите фаворитов. Это будет способствовать спокойной, рабочей обстановке в вашем отделе и самым положительным образом отразится на производительности труда.
Надеемся ответ на вопрос - Как организовать работу коллектива - содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам в Работе и Карьере!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой -
В современном обществе финансовое положение становится главным аргументом, определяющим социальный статус человека. Единственный законный способ оказаться на верхушке иерархической лестницы – получить высокооплачиваемую должность в успешной компании, став руководителем предприятия или определенного подразделения. , контролируя повседневную жизнь и работу «подчиненных», мечтает большинство рядовых сотрудников. Стать компетентным начальником, знающим нюансы профессии и разбирающимся в личных качествах коллег, способны только единицы работников. Неудивительно, что во главе предприятий стоят управленцы, имеющие среди других сотрудников. Однако хорошими руководителями не рождаются – ими становятся. Можно обладать лидерскими качествами и научиться , но не уметь контролировать работу своих сотрудников. Главная задача босса – организовать трудовую деятельность «подопечных», вовремя простимулировав их или наказав за расслабленность.
Все шефы начинали когда-то с рядовых должностей, выполняя обыденную работу. Некоторые начальники не смогли справиться с возложенной на них ответственностью, потеряв доверие вышестоящего руководства. Основная причина, из-за которой у перспективных сотрудников не получилось оправдать надежды – ограниченный взгляд на взаимоотношения в коллективе. Бессмысленно рассматривать только деловой вариант общения между коллегами, забывая о личных разговорах, симпатиях, дружбе и ненависти.
Начальником способны быть лишь единицы людей, умеющие управлять коллективом и знающие особенности работы, обладающие лидерскими качествами и ответственностью
Исходя из приведенных выше факторов, становится понятно, что хороший начальник должен быть – чутким психологом, предугадывающим смену настроений в коллективе. Если вы не научитесь читать мысли своих сотрудников, то на работе будут процветать воровство и ложь, а производительность компании в экономически нестабильное время негативно скажется на рентабельности предприятия. В сложившейся ситуации единственное рациональное решение – научиться управлять своими «подопечными», заработав среди коллег авторитет и уважение. Чтобы достичь заветной цели, нужно первостепенно разобраться с теоретической частью следующего вопроса: Как руководить коллективом?
Задачи руководителя
В каждой компании трудоустроены сотрудники с разными жизненными позициями, увлечениями и запретами, поэтому нельзя общаться с коллегами, придерживаясь одного формата. Разговор, стимулирующий на работу одного человека, может оказать негативное воздействие на другую личность, мгновенно подорвав авторитет начальника. Люди, оказавшиеся на руководящей должности, первостепенно должны осмотреться вокруг, изучить поведение и характеры «подопечных», избегая преждевременных выводов и вердиктов. Отстраненность от коллектива в первые дни работы позволит вам , сложив собственное мнение о каждом сотруднике. Если вы пойдете на поводу у общества, то сразу потеряете уважение среди коллег. Решения начальника не могут оспариваться, но должны быть рассудительными, взвешенными и справедливыми. Неудивительно, что новоявленные боссы отправляются на тренинги, на которых профессионалы учат управлять людьми и контролировать работу каждого участника коллектива. Оказавшись в кресле шефа, следует придерживаться следующих правил, повременив с поспешным вынесением наказаний и применением санкций к сотрудникам:
Выясните традиции и порядки, установленные в коллективе. Важно уважать устои, которые держаться в обществе уже на протяжении многих лет – главное, чтобы повседневная жизнь сотрудников не мешала производственным процессам.
Познакомьтесь с «подчиненными», составив для себя психологический портрет каждого коллеги. Найдите индивидуальный подход к сотрудникам, выявив их предпочтения и страхи. Одного «подопечного» можно замотивировать премией, а другой будет работать только под угрозой увольнения.
Выясните, кто является негласным лидером коллектива. Познакомившись с человеком, пользующимся авторитетом среди коллег, вы сможете составить общее впечатление об устоях, сложившихся в компании. Если перед вами меркантильная, хитрая и коварная личность, то на предприятии процветают воровство и обман. Если вы видите перед собой профессионала, желающего трудиться во благо компании, то остается только направить его стремления в нужное русло. Действуйте по ситуации, но вступать в открытый конфликт с негласным лидером коллектива, еще не завоевав авторитета среди коллег – нецелесообразное решение.
Подобрав «ключ» к тайным желаниям каждого сотрудника, не манипулируйте «подчиненными». Создайте доброжелательную атмосферу в коллективе, где среди коллег будут цениться честность и открытость, профессиональные навыки и высокий уровень производительности. Однако не забывайте наказывать сотрудников за проступки, демонстрируя необходимость выполнения установленных вами порядков.
Не выделяйте в коллективе отдельных сотрудников, руководствуясь личными симпатиями. Премию или похвалу от начальства могут получать только ответственные коллеги, досрочно выполнившие производственный план или заключившие выгодную для компании сделку. Сотрудники должны четко осознавать, что лесть и дружественное общение с руководителем не помогут на пути к карьерным высотам.
Определившись с планом предстоящих работ, важно обратить внимание на собственное положение в коллективе. Сотрудники неизменно будут вас слушаться, ведь нарушение приказа начальника чревато штрафом или увольнением. Однако повысить производительность компании, вдохновив коллег к сверхурочной работе и наделив каждого участника коллектива энтузиазмом, можно только на собственном примере.
В сложившейся ситуации важно за короткий отрезок времени . Продемонстрируйте коллегам профессиональные навыки, ведь назначили вас на руководящую должность не по знакомству, а за гибкий ум и находчивость. Сотрудники предприятия должны четко осознавать, что ваше социальное положение в компании подтверждается квалификацией и личностными качествами. Начальник – это самодостаточная личность, способная организовывать работу «подопечных», выполнять задания самостоятельно, помогать и подсказывать сотрудникам, направлять их энергию в нужном русле.
Начальник, умеющий дистанционно контролировать работу каждого участника коллектива, добьется максимального уровня производительности в компании
Чтобы сотрудники беспрекословно выполняли ваши приказы, важно выбрать правильную модель поведения. Манера общения и формат взаимоотношений с коллегами напрямую зависят от настроев, царящих в коллективе. Если в компании преобладают молодые сотрудники, недавно закончившие университет, то предпочтительно обратить внимание на обучающую модель поведения. Вы должны стать примером для коллег, советуя им и помогая в сложных ситуациях. Главное, не переусердствовать с добродетельностью, чтобы «подчиненные» стремились выполнять поставленные задачи самостоятельно, а не обращались к вам при малейших трудностях.Если вас назначили руководителем на предприятии в момент кризиса, то рекомендуется остановить выбор на регламентированной модели поведения. Строгость и рассудительность начальника – путь к увеличению уровня производительности компании.
Вы должны контролировать работу каждого сотрудника, уделяя внимание взаимоотношениям сотрудников внутри коллектива. Личное общение в рабочее время категорически запрещается, ведь отстраненные разговоры негативно влияют на трудоспособность коллег. Однако не забывайте , если дела пойдут не по запланированному курсу – сотрудникам не должны передаться панические настроения начальника. Помните об общих рекомендациях для новоявленных руководителей, придерживаясь которых можно научиться контролировать деятельность каждого участника коллектива:
Обращайтесь к сотрудникам по имени, демонстрируя коллегам свое участие в жизни коллектива. Начальник, руководящий компанией – это такой же человек, который не должен забывать о правилах приличия в обществе, этикете и вежливости.
Не нужно регулярно напоминать сотрудникам их должностные обязанности, уточняя сроки выполнения поставленных задач. Справедливый начальник один раз проговаривает план предстоящих работ. Если в компании трудоустроены профессионалы, то они обязательно услышат вас. Если сотрудники оставляют задания без внимания, то наступает момент частичной смены участников коллектива.
Не ограничивайтесь приказами, забывая о человеческих взаимоотношениях. Доверяйте своим сотрудникам, если они не давали вам повода усомниться в своих профессиональных качествах. Авторитарной моделью общения следует пользоваться только в исключительных случаях, когда коллеги не понимают серьезности намерений и важности поставленных задач.
Умейте слушать людей, обращающихся к вам за советами или с жалобами. Вы должны внимательно ознакомиться с предоставленной информацией, вынеся рассудительное решение по заданному вопросу. В некоторых ситуациях «подчиненные» обращаются к начальству с насущными проблемами, на которые некорректно закрывать глаза.
Предпочитайте выстраивать работу в коллективе по методике «кнута и пряника». Мотивируйте своих «подопечных» премиями и поощряйте инициативу коллег, желающих повысить уровень производительности предприятия. Лентяев и безответственных сотрудников предпочтительно наказывать, применяя к ним санкции и штрафы.
Учитывайте мнения «подчиненных» в разговорах на профильные тематики. Инженер знает больше вас о конструкционных особенностях воздвигаемого объекта, поэтому нецелесообразно принимать решение без его участия. В коллективе должны быть трудоустроены мастера, профессиональному мнению которых вы доверяете.
Сдерживайте обещания, демонстрируя сотрудникам весомость сказанных начальником слов. Если вы сказали коллегам, что премируете их в случае перевыполнения плана, то сделайте это – нельзя ставить под угрозу компетентность босса.
Руководящая должность – это не только многообразие привилегий над сотрудниками, но и ответственность, сопровождающаяся различными проблемами
В ситуациях, когда коллектив отказывается принимать вашу кандидатуру на руководящей должности, единственный способ изменить ход событий – продемонстрировать сотрудникам свои профессиональные навыки. Категорически нельзя впадать в депрессию и поддаваться осуждению общественности. и рассудительность помогут вам принимать правильные решения, сохранив чувство собственного достоинства. Покажите коллегам, что вы – специалист, по праву занимающий высокооплачиваемую должность. Даже ярые зачинщики конфликтных ситуаций на работе не смогут ничего противопоставить вашим действиям, положительно влияющим на производительность и уровень рентабельности компании. Стоит отметить, что в некоторых ситуациях предпочтительно продемонстрировать сотрудникам власть, уволив коллегу за невыполнения должностных обязательств. Незаменимых людей нет – каждый участник коллектива должен четко осознавать значение этого тезиса.
Руководитель – это яркий пример для сотрудников, поэтому в лице босса коллеги должны видеть самодостаточную личность. Не забывайте сохранять , не поддаваясь на провокации. Хороший начальник всегда найдет благоприятный выход из трудных ситуаций, правильно замотивировав коллектив.
16 января 2014, 15:21С первого дня вы должны начать вникать в ту работу, которую выполняет вверенный вам коллектив. Даже если вы имеете достаточно ясное представление об этих процессах, вам необходимо знание всех, самых мелких и незначительных деталей. Не стесняйтесь спрашивать у работников и к ним за разъяснениями. За самый срок вы должны знать и четко представлять все технологические цепочки, место каждого сотрудника в этом процессе.
Постарайтесь сначала у себя в голове этот «пазл» и только потом высказывать мнение и принимать решения о внесении изменений в рабочий процесс. Помните, что вы не имеете право высказывать дилетантские суждения и принимать скоропалительные решения. То, что снисходительно простили бы руководителю-мужчине, объясняя это малым опытом, женщине-начальнику не простят, сразу заподозрив в глупости.
Не менее важно изучить не только используемое в процессе работы оборудование и его функциональные , но и психотипы, определяющие характер и поведение ваших подчиненных. Присмотритесь к ним внимательно. Не бывает совершенно никчемных людей. Недостатки, которые они в своем отношении к работе, могут быть полностью компенсированы при взаимодействии нескольких людей с разными психотипами.
Знание психотипов и их особенностей позволит вам не только правильно сформировать рабочие группы и скорректировать участие каждого сотрудника в рабочем процессе, поручив ему ту работу и тот участок, которые подходит ему по особенностям его характера. Вы, тем самым, увеличите отдачу от каждого, ведь такая работа будет выполняться с большим удовольствием и производительностью.
Очень важно мотивацию каждого сотрудника. Для этого побеседуйте с каждым из них по отдельности. Внушите работнику, что именно от него зависит успех и качество порученной подразделению работы. Повышение собственной значимости повысит лояльность сотрудника и его старательность. Возьмите за правило никогда не переходить на крик, поощрять сотрудников публично, а выговаривать им наедине.
Знание всех технологических тонкостей позволит вам объективно оценивать отношение каждого сотрудника к выполняемой работе. Для вашего коллектива распределенное по справедливости материальное вознаграждение станет дополнительным стимулом, повысит стремление работать лучше и заставит каждого понять ответственность за свой участок работы.
Все эти организационные решения помогут вашему подразделению пережить «революцию», связанную с вашим приходом, выйти из стагнации и показать небывалые успехи в работе. А вам – зарекомендовать себя толковым и грамотным руководителем.
Создайте положительную атмосферу в офисе
Человек способен реализовать себя только в том месте, где ему приятно находиться. Приятная обстановка, здоровая атмосфера и отношения с окружающими стимулируют работу и желание трудиться. Если вам удастся организовать такой рабочий процесс, вы будете приятно удивлены результатами и развитием бизнеса.
Заставьте забыть о домашних заботах и личных проблемах
Как мотивировать сотрудников на работе, чтобы они не тратили время на решения личных вопросов в офисе? Ответ один - полностью погрузить в текущие задачи, заинтересовав и подбодрив человека. Только вызвав искреннее желание, вы сможете добиться эффективной работы подчиненных.
Будьте готовы прийти на помощь сотруднику в личном вопросе, если того требует ситуация. Такая инициатива со стороны руководителя очень высоко ценится и имеет огромное влияние на отношение человека к месту, где он работает (например, найти врача или детский сад для ребенка).
Общайтесь с подчиненными
Хотите получить отдачу от своих подчиненных? Тогда держите ситуацию под контролем. Общайтесь со своими сотрудниками, обсуждайте результаты и вместе делайте выводы. Помогите каждому из них почувствовать, что вы - команда. Тогда человек с удовольствием будет прикладывать все свои силы для достижения максимального результата.
Воспитывайте командный дух
Если вы не знаете, как организовать работу так, чтобы коллектив работал единым слаженным механизмом, бросьте все усилия на создание и поддержку командного духа в офисе. Благодаря этому в вашем коллективе появится азарт к работе и желание помогать друг другу. Незамедлительная готовность прийти на помощь так же является огромным преимуществом для эффективной работы коллектива.
Уважайте свободу каждого работника
Вместе с контролем не забывайте, что для эффективной работы человек должен иметь зону собственной свободы. Не старайтесь следить за каждым действием сотрудников, не давая им свободно вздохнуть. Такой контроль уничтожает инициативность и чувство ответственности у человека, превращая любого специалиста в простого исполнителя.
Управленческий труд требует очень тщательного подхода в организации работы. Почему это необходимо и как реализуется? – Правильная организация работы позволяет Вам рационально расходовать жизненную энергию для организации и иметь её запасы, чтобы радоваться жизни, в полной мере использовать возможности, которые обусловлены финансовым успехом. Что такое правильная организация работы? – Правильная организация работы, начинается с правильной организации рабочего места и культуры общения, культуры переговоров, умения сосредоточиться на главном, отсеять ненужное и много ещё простых, но важных правил. И если Вы правильно организуете рабочий процесс, то будете работать с удовольствием, иметь возможность полноценно отдыхать, иметь разносторонние интересы, если же у Вас не будет правильной организации работы, тогда, и скорее всего, в связи с непомерным грузом множества нерешённых проблем, пределом Ваших мечтаний, будет желание добраться до постели, чтобы расслабиться и забыть о тяжёлом трудовом дне.
Почему так категорично? – Для иллюстрации рассмотрим некоторые примеры из жизни, мнения и заблуждения об управляющих всех уровней и как это связано с правильной организацией работы. Например, рабочие, которые трудятся физически, в большинстве своём уверены, что эта работа очень лёгкая и простая – включил кондиционер, сиди в кресле и отвечай на звонки. Некоторые из них, поднатужившись и получив высшее образование, с таким убеждением переходят на офисную работу и если у них нет системного подхода к организации работы, их ждёт глубокое разочарование. Если ранее, работая физически на свежем воздухе, укрепляя мышцы и нервную систему, они приходя домой чувствовали лишь физическую усталость, то после офисной «текучки», они чувствовали себя опустошенными, изнурёнными. Об этом свидетельствуют многие, сменившие физический труд на умственный, офисный, констатируя лишь факт и не говоря или не зная в чём причина, а причина этого – неправильная организация работы.
Как выглядит обычный рабочий день руководителя, ТОП-менеджера? – Постоянные телефонные звонки, почта и сообщения с множеством проблем, необходимость принятия сложных, быстрых решений, очередь в приёмной – партнёры с деловыми предложениями, подчинённые – с проблемами. А ещё планёрки, совещания, вызовы «на ковёр». И если этот процесс пустить на самотёк, то без правильной организации работы многие проблемы не получат должного разрешения, будут накапливаться долги в делах, которые придётся решать за счёт личного времени. Физический труд на производстве регламентируется множеством инструкций, правил, законов, контролируется службами охраны труда, комиссиями, комитетами всех уровней, т.е. охрана труда, техника безопасности организуется на государственном уровне.
«И это правильно, и иначе быть не может», как любил говаривать Михал Сергеич, неправильно то, что такой подход к умственному труду практически отсутствует. Ваша техника безопасности, как руководителя – это системная организация работы. Рассмотрим это на конкретных примерах. Организация работы начинается с выбора, обустройства офиса, рабочего места. Каков главный критерий? – Создание максимально комфортных условий для труда, без излишеств, вычурности, т.к. антиквариат, предметы искусства, которые требуют дополнительной охраны, бережного обращения, осложняют Вашу жизнь, снижают концентрацию внимания на работе. Образно говоря, набор эксклюзивной мебели никак не поможет Вам избежать краха в делах, а можно заработать миллионы сидя за столом производства местной мебельной артели.
Заранее спланируйте расположение Вашего рабочего места, чтобы максимально исключить неудобства, которые отрицательно влияют на Ваше эмоциональное состояние, снижают возможности правильной организации работы. Приведу перечень дополнительных факторов, от которых зависит эффективность организации работы:
Если есть возможность самостоятельно определиться с планировкой офиса (на стадии строительства или реконструкции), заранее составьте список необходимого оборудования, мебели (даже под планируемые закупки), предусмотрите для этого необходимое пространство, определитесь с прокладкой коммуникаций, расстановкой и подключением оборудования, расположением основных и вспомогательных помещений;
Качественное освещение способствует комфорту, а следовательно Вы сможете подойти к организации работы более взвешено, но если рабочее место расположено рядом с окном, необходимо избегать прямых солнечных лучей, сквозняков, а если Вам не хватает окна рядом с рабочим местом – повесьте там яркие занавески или картину с хорошим пейзажем;
Избегайте расположения Вашего кабинета рядом с туалетом, радом с источниками шума.
Ведение бизнеса предполагает многочисленные деловые связи, контакты и это направление требует определённой жёсткости в организации работы по развитию делового сотрудничества. Если Вы позволите втянуть себя в рассмотрение сомнительных предложений, то потеряете много времени и нервов. А начинается это всё с единственного вежливого ответа. Разработайте систему и аргументированную стратегию ответов, выработайте привычку неукоснительно придерживаться её, чтобы не вовлечь себя в бесконечные переговоры и совещания, т.е. учитесь говорить твёрдое «нет».
Ещё одним препятсвием к правильной организации работы, может послужить непродуктивное использование времени. – Договариваться о встрече или переговорах «после обеда, утром». В итоге 5-6 часов проходит в бесполезном ожидании, без пользы, внося в процесс организации работы сумятицу, беспорядок. Рекомендация очевидна – договариваться надо «чисто конкретно», с указанием точного времени, можно без секунд:)
Давайте более подробно рассмотрим оду из немаловажных составляющих правильной организации работы, как культура телефонных переговоров, т.к. её низкий уровень выливается в потерю рабочего времени на уровне 25-30% и это самый большой показатель из всех факторов, снижающих эффективность организации работы. Неумение подготовиться к телефонному разговору, чётко формулировать свои мысли, дорожить своим временем и временем собеседника, также негативно отражается на вашем имидже, репутации Вашего предприятия. К примеру, в фирмах с высокими требованиями к организации работы непременно уволят сотрудника, который не в состоянии решить проблемы или найти приемлемое решение за 2-3 минуты телефонного разговора. Из этого следует, что телефонный разговор должен быть кратким.
Вот некоторые правила организации работы в части общения по телефону в офисе:
Снимайте трубку после второго-третьего звукового сигнала телефона – ждать никто не любит;
сняв трубку, представьтесь, человек звонящий Вам, вправе знать с кем говорит, кроме того, это вносит в разговор элемент доверительности. Слова «алло, слушаю» – нейтральны, неинформативны;
не используйте для заметок клочки бумаги, листки – используйте для этого специальный блокнот;
следите за тем, чтобы Ваши вопросы собеседнику не превратились в допрос: «Кто такой, что нужно?»;
не «отфутболивайте» проблему: «Не мой вопрос, этого не может быть, Вы ошиблись». Помогите человеку разобраться и он будет чувствовать себя должником, а это уже возможность новых контактов, более эффективная организация работы.
Никогда не отвечайте на вопрос фразой «Я не знаю», гораздо эффективней с точки зрения правильной организации работы: «Интересный, неожиданный вопрос, позвольте я уточню». Ваша работа – знать, не подрывайте доверия к своей фирме.
Не отказывайте клиенту или контрагенту «рубанув с плеча» - он уйдёт к конкуренту, гораздо продуктивней взять время на обдумывание вариантов сотрудничества – Ваш бизнес от этого только выиграет, подтвердив, что в организации работы мелочей не бывает.
Никогда не произносите слово «нет» в начале ответа – это очень осложняет решение проблемы. Для отказа в чём-то, выражая несогласие, всегда пытайтесь подобрать менее конфликтный вариант. К примеру: «У нас нет возможности…, но мы готовы…», Ваша организация работы с таким подходом будет более продуктивной.
Если к Вам обращается клиент, избегайте формулировки: «Вы должны…», как правило он Вам ничего не должен, поэтому подбирайте не столь категоричные ответы: «Более приемлемо было бы…, Вам больше подходит…» – это будет более правильное общение с клиентом в контексте правильной организации работы в офисе.
Если Вы ведёте личную беседу с кем-то из посетителей, не отдавайте предпочтение позвонившему по телефону, если уровень проблемы или суть вопроса значительно не превышает сути беседы – это граничит с неуважением. А если организация работы в Вашей фирме находится на должном уровне, то Ваш секретарь должен иметь квалификацию, позволяющую решать эту проблему самостоятельно.
Будет правильно, если разговор заканчивает позвонивший, принявшему звонок не рекомендуется демонстрировать своё нетерпение при условии, что этот разговор не выходит за рамки целесообразности, как по содержательности, так и по продолжительности. Чтобы не обидеть не в меру разговорчивого собеседника и закончить разговор деликатно, разработайте и неукоснительно придерживайтесь стратегии вежливого выхода из нежелательного разговора. Есть много вариантов, но универсальная рекомендация может быть такова – в первой части фразы Вы всячески подчёркивайте значимость этой темы, профессионализм собеседника, а вторая – это большое сожаление, что Вы не можете продолжить столь содержательную беседу из-за неотложных дел, обстоятельств (вариантов много).
Организация работы, её эффективность во многом зависит от Вашего умения корректно пресекать посягательства на Ваше время. По большому счёту – это самый пагубный вид воровства, т.к. украденные у Вас деньги можно как-то вернуть, а украденное время – никогда. Помните это. Я, например, испытываю нечто подобное физическому дискомфорту, когда меня пытаются втянуть в пустопорожнюю болтовню или излагают суть вопроса, предваряя его фразой такого типа: «Когда ещё по Земле ходили мамонты..., я физически ощущаю, что бездарно расходуются минуты, секунды, просто вычёркиваются из жизни, поэтому я задаю наводящие вопросы, вежливо, ненавязчиво перехожу к интересующей меня теме – как правило, собеседник вспоминает, что и у него схожие интересы. С пониманием, без обид договариваемся.
Организация работы невозможна без её планирования. Это относится и к телефонному общению. Никогда не снимайте трубку детально не продумав, а в особо важных, сложных случаях – не составив тезисный план предстоящего разговора.
Утверждение, что план работы на день – это обязательная составляющая эффективной организации работы, может показаться спорным – есть люди, которым, якобы, это совершенно не подходит, обстоятельства и ситуации часто меняются и т.д. К сожалению, в этом вопросе компромисс невозможен – должен быть план по организации работы на день, если Вы хотите избежать непродуктивных потерь времени, лишней работы. План работы на день – это не жёсткая структура не позволяющая адекватно реагировать на изменения внешних и внутренних факторов. Наоборот план организации работы на день – это способ, дающий возможность ориентироваться в тенденциях, направлениях меняющихся событий, обстоятельств.
План по организации работы на день, обязательно должен быть в письменном виде (на бумажном бланке, блокноте, ноутбуке). В обязательном порядке просматривайте его регулярно в течение дня. На это потребуется несколько минут, но Вы получите возможность контролировать, управлять рабочим процессом, правильно определиться с приоритетами, ничего не забывать, вносить необходимые корректировки. План организации работы на день Вы должны составлять с учётом приоритетности каждой новой задачи, для чего необходимо оценить каждую задачу с точки зрения срочности и важности. Исходя из личного опыта, могу порекомендовать следующую градацию приоритетности задач:
1.) Важные и срочные.
2.) Важные, не срочные.
3.) Срочные, не важные.
4.) Не срочные, не важные.
Эффективная организация работы – это умение выделить главные направления, задачи, сосредоточив на них максимум усилий, вместо их распыления на множество рядовых задач. Эта рекомендация вытекает из правила Парето, которое гласит, что 80% успешных результатов продуцируются приложением 20% усилий.
Теперь давайте рассмотрим системный подход, который поможет Вам справиться с большими объёмами информации, избежать стрессов, снижения эффективности Вашего труда. Ключ к этому – правильная организация работы с документами. Прежде всего, необходимо разделить поступающую информацию по уровню ценности, например: важная, срочная, дополнительная. Правильная организация работы в этом случае состоит в том, чтобы Ваши усилия были сосредоточены на главных направлениях. Поручите секретарю или помощнику просматривать все документы и не передавать Вам те из них, которые могут быть рассмотрены в обычном порядке Вашими подчинёнными. Не раздавайте безосновательно свои визитки, чтобы сократить поток «макулатуры», исключите себя из списка рассылки внутренних документов, которые не имеют отношения к Вашим обязанностям, но снижают эффективность организации работы.
Принятие решений – это творческий процесс для каждого руководителя и в практическом плане, его завершение означает, что это всего лишь начало организации работы по реализации принятого решения. Для принятия решения Вам необходимо определиться с ответами на следующие вопросы: зачем принимается именно это решение, каких целей хочу добиться, обладаю ли я необходимой информацией для его принятия и организации работы по исполнению, каковы затраты денег и времени, каковы варианты принимаемого решения?
– Всегда возникает соблазн рассматривать самый привлекательный на первый взгляд вариант и Ваше внимание фиксируется только на нём, в ущерб другим возможностям. Не торопитесь, проанализируйте все варианты, чтобы затем не вносить коррективы на стадии организации работы по выполнению решения. Даже самые блестящие решения могут быть провалены, если Вы не передадите свою убеждённость исполнителям. Основные принципы организации работы по эффективному убеждению, привлечению сторонников, состоит в том, что Вы должны делать это с учётом точки зрения аудитории, установив атмосферу доверия путём изложения анализа и чёткого плана реализации решения, особо подчеркнув выгоды от будущих результатов.
О совещаниях, которые созываются по любому поводу, не принося видимого эффекта, а потери времени при этом огромны, сказано и написано много, а если есть потери времени, то есть и возможности совершенствования организации работы. Почему некоторые люди весьма охотно посещают совещания? – Это, якобы, своеобразное признание их значимости, сопричастность с «верхним уровнем», это возможность произвести впечатление на руководство, коллег, совещания как бы ограждают Вас от скопившихся проблем, телефонных звонков, т.е. совещания – это атмосфера относительной недоступности. Что мы получаем в результате проведения совещаний? – Обмен информацией, мнениями, анализ и продвижение различных идей, необходимость мотивации сотрудников.
Рассматривая перспективу созыва совещания, всегда попытайтесь ответить на вопрос – каков будет конечный результат? – Ведь уже давно известны более эффективные методы организации работы по доведению информации, обмену мнениями, а на совещаниях, как правило, все слушают, а говорят первые лица. Творческие совещания, «мозговая атака» тоже не всегда эффективней индивидуального творчества – об этом свидетельствуют последние исследования. Совещания по целевой мотивации коллектива зачастую проигрывают, когда ставка делается на индивидуальное наставничество, обучение.
Почему так нужна чёткая организация работы офиса? – Она даёт возможность отвоевать у текучки и хаоса 2-3 часа для творческой работы, саморазвития, отдыха, т.е., образно говоря, в Ваших сутках будет не 24 часа, а 26-27 часов.
Не воспринимайте эту статью как готовую инструкцию по организации работы офиса. Это всего лишь материал, в котором излагается суть проблемы, отдельные её направления, пути решения. Многовариантность и объём познания Вами этой темы огромный и зависят они от Вашего личного опыта, уровня знаний во многих областях, начиная с менеджмента и заканчивая психологией.