Начисление заработной платы - достаточно сложный и ответственный вид бухгалтерского учета. На предприятии любой формы собственности существует должность бухгалтера по зарплате. Его обязанности не так уж просты в наши дни, при существующем многообразии видов и форм оплаты труда.
Если предстоит рассчитать зарплату за неполный месяц
Довольно часто требуется знать, сколько положено заплатить работнику, если месяц им отработан не полностью. При этом нужно объяснить ему, почему начислена именно данная сумма. Причем рассказать доступным языком - во избежание непонимания и жалоб в трудовую инспекцию. Да и подстраховаться не мешает на случай возможных претензий со стороны последней.
Правила, по которым происходит начисление, определяются системой оплаты, принятой в организации. Что непременно фиксируется в Положении об оплате и личном трудовом договоре любого сотрудника. Чаще всего это либо повременная, либо сдельная, либо комиссионная форма вознаграждения.
При повременной оплате сотрудник имеет должностной оклад или тарифную ставку (дневную, часовую). Последний вариант гораздо удобнее, если работа ведется посменно.
Когда у вас стабильность
В первую очередь рассмотрим наиболее распространенную форму из всех - так называемый "твердый" оклад. Такие расчеты используются в случаях, когда надо знать, например, как рассчитать зарплату воспитателя детского сада или государственного служащего.
Итак, если месяц отработан целиком, работнику причитается его оклад в полном размере. При этом не имеет значения, сколько рабочих дней было в прошедшем месяце. Даже если он был совсем коротким (например, январь с учетом продолжительных зимних каникул), заработная плата трудящимся повременно выплачивается полностью. Таким образом, никаких сложностей с вопросом о том, как рассчитать зарплату по окладу, не возникает.
Следует заметить, что подобная ситуация бывает отнюдь не всегда. Огромное количество трудящихся отрабатывают текущий месяц не полностью по множеству различных причин. Кто-то находился в отпуске или в командировке, кто-то болел или брал короткий отпуск за свой счет, а кто-то просто-напросто устроился на работу не с 1-го, а, скажем, с 10-го числа или, напротив, уволился, не дождавшись окончания календарного месяца.
Во всех этих случаях бухгалтер обязан знать, как рассчитать зарплату исходя из отработанных по факту дней или часов.
Табель как основной документ
Как гласит Трудовой кодекс РФ, в процессе формирования зарплаты имеют значение и берутся к расчету только рабочие дни. И начисление суммы заработка за тот месяц, что отработан не в полном размере, происходит пропорционально фактически выработанному времени. При этом администрация обязана вести строгий учет как дней выхода на работу, так и пропусков с указанием причины (болел, в отпуске и т. п.). Для чего на любом крупном предприятии предусмотрена должность табельщика, задача которого - ежедневно отмечать выход или невыход каждого из сотрудников.
Отметки эти ставятся в документ специальной формы с подписью ответственного за ведение и руководителя предприятия. В конце месяца табель сдается в бухгалтерию. В маленьких организациях вести учет отработки сотрудниками своего времени может быть обязанностью делопроизводителя, секретаря или инспектора по кадрам.
Обратите внимание, что в расчет берутся именно рабочие, а не календарные дни.
Если вы в отпуске
Теперь рассмотрим начисление заработной платы за неполный месяц на конкретных примерах. Для начала возьмем случай, когда работник некоторое время находился в отпуске. Здесь возможны два различных варианта того, как рассчитать зарплату.
Первый. Согласно производственному календарю, на часть месяца до (или после) отпуска приходится какое-то количество рабочих дней - выходные и праздники не берем. В этом случае бухгалтер должен полный оклад работающего поделить на норму рабочих дней (т. е. вычислить стоимость одного трудового дня именно в данном месяце), а затем умножить полученную сумму на то количество дней, которое сотрудник провел на работе.
Второй. Работник ушел в отпуск, например, сразу после майских праздников (или новогодних каникул). То есть, хотя он в отпуске не с первого числа, фактических рабочих дней в этом месяце у него нет - только выходные и праздничные. Тогда он получит за упомянутый месяц только отпускные.
Если вы - "новенький"
Точно так же расчет ведется, если сотрудник устроился в организацию не с начала месяца. Как правильно рассчитать зарплату в этом случае? Здесь тоже возможны два варианта. Если с 1-го числа месяца до даты трудоустройства имелось какое-то количество рабочих дней, то они выбрасываются, а начисление идет с даты, указанной в приказе о приеме.
Если же, например, трудоустройство произошло сразу после новогодних каникул, на которые не пришлось ни одного рабочего дня, человек обязан получить полный оклад (конечно, при условии ежедневной добросовестной явки на работу и соответствующих отметок в табеле).
Возможна и обратная ситуация. Допустим, сотрудник сразу после новогодних каникул берет отпуск без содержания, окончание которого лежит за пределами календарного месяца. Тогда как рассчитать зарплату? И положено ли работнику вообще хоть что-то?
К сожалению, в этом случае ему не приходится рассчитывать ни на какую сумму, ведь фактически дней, отработанных в этом месяце, не было.
О минимальной заработной плате
Как рассчитать зарплату за месяц для низкооплачиваемых категорий? Порой вся сумма (если месяц отработан не в полном размере) оказывается меньше величины минимального размера (МРОТ). Работник начинает предъявлять претензии, ссылаясь на законодательство, и даже порой способен сбить с толку неопытного бухгалтера. Стоит ли в таком случае доплачивать ему до "минималки"?
На самом деле, никакого противоречия или нарушения здесь нет. И оснований для подобных доплат никаких не имеется. Статья 133 ТК РФ оповещает нас, что ниже МРОТ не должна опускаться месячная зарплата тех работников, кто полностью "выбрал" лимит рабочего времени. То есть трудившихся весь месяц и полный рабочий день.
Если же это условие не соблюдено, начисленная сумма может оказаться ниже МРОТ. И нарушения здесь не будет. Главное условие - изначально установленная заработная плата в размере не ниже "минималки", с учетом региональных надбавок.
Впрочем, суть данного положения можно понять даже путем обычного логического размышления. Допустим, у работника отработано в текущем месяце всего один или два дня. На каком основании он будет требовать себе полную зарплату, пусть и минимальную?
Выходные - особая статья
Случается, что месяц отработан не полностью, но при этом на его протяжении человек выходил трудиться в выходные либо праздничные дни. (При этом часть месяца пропущена, допустим, по болезни). Как рассчитать зарплату сотруднику в такой ситуации? Если в итоге получается, что общая сумма отработанных дней соответствует производственному календарю, это вовсе не значит, что месяц отработан полностью. И начислять полный оклад - неправильно.
Дело в том, что за работу в выходные и праздники положена двойная (как минимум) оплата. И заменить рабочий день выходным просто так не получится. В упомянутой ситуации следует вести раздельный подсчет рабочих дней и отработанных в выходные или праздники. Первые оплачиваются по схеме, рассмотренной выше, вторые - отдельно и в двойном размере. Немаловажно, чтобы выход работника в "неположенное" время был обоснован приказом руководства и зафиксирован в табеле. Без этого доказать законность начисления ему "праздничных" часов перед лицом проверяющих будет затруднительно.
Следует ли дробить налоговый вычет?
Как известно, доход работника - в целях налогообложения - может быть уменьшен на сумму налоговых вычетов. Самый широко известный из них - вычет «на детей» по НДФЛ. Речь идет о сумме, не облагаемой подоходным налогом у работников, имеющих детей и предоставивших соответствующие документы.
Согласно трудовому законодательству, размер вычета остается неизменным, независимо от полной или неполной отработки месяца. Он - фиксированная величина, и предоставляется в любом случае, пока работник сохраняет трудовые отношения с организацией. Пересчитывать его в случае болезни или отпуска не нужно.
Более того, если сумма налогового вычета больше причитающейся работнику за месяц зарплаты, остаток вычета переносится на следующий календарный период (но обязательно в рамках текущего года).
Если у вас твердый тариф
При той же повременной форме оплаты, когда применяется тарифная ставка, число фактически отработанных дней умножается на ее дневной размер, что значительно упрощает расчет.
При этом не следует забывать о пропорциональной оплате ночных (к ним относится время от 22 часов вечера до 6 утра).
О тех, кто работает сдельно
Перейдем теперь к сдельной системе оплаты, т. е. той, что напрямую зависит от выработки. Как правило, она применяется там, где возможен точный учет количества выполненной работы (например, число произведенных изделий или оказанных услуг), и работодатель заинтересован в повышении этого количества. Руководством устанавливается норма выработки и расценка за единицу труда. Как рассчитать зарплату работающим сдельно?
Как в полном, так и в неполном рабочем месяце зарплата определяется путем умножения величины единичной расценки на объем произведенной продукции (или оказанных услуг). Таким образом, видим, что расчет при сдельной оплате предельно упрощен, главное - точный учет сделанного за месяц.
Работающим за процент
Третий вариант - так называемая комиссионная система. В данном случае подразумевается привязка величины зарплаты работающего к сумме выручки, например, от реализации определенного товара. Т. е. доход работающего напрямую зависит от его "полезности" для компании. Выше продажи - выше комиссионные. И отсутствие сотрудника на работе по любой причине сразу же сказывается на оплате.
Казалось бы, никакой сложности в том, как рассчитать процент зарплаты, нет. Но в чистом виде комиссионная система используется достаточно редко, ведь низкие продажи могут случаться и по независящим от работника причинам. Чаще всего мы сталкиваемся с ее разновидностью под названием «оклад + проценты».
Как рассчитать зарплату работника за неполный месяц при такой системе? Очень просто. «Окладная» (т. е. фиксированная часть) высчитывается согласно отработанному времени (точно также, как и при обычной повременной системе), а комиссионные проценты - в зависимости от объема выручки за отработанные дни.
О зарплате учителей
Встречаются гораздо более сложные случаи начисления зарплаты, например, вознаграждение за педагогический труд. Финансирование школ увеличилось, деньги в настоящее время выдаются не в виде сметы с заранее расписанными статьями расходов, а как субсидии. На что их потратить, решает в основном сама школа. И не каждый бухгалтер, особенно неопытный, представляет себе, как рассчитать зарплату учителя.
Раньше оклад преподавателя зависел от нагрузки, стажа и присвоенной категории. Сейчас принимается во внимание ряд других показателей - количество учащихся, их успеваемость, состояние кабинета и многое другое. В разных регионах свои варианты соотношения двух частей (базовой и стимулирующей), из которых состоит зарплата. Базовая часть не может быть меньше законодательно установленной, а какую и кому выдать премию, решает сама школа, согласовав вопрос с профсоюзной организацией и органом управления образования.
Как при этом следует рассчитывать учительский оклад? Основной единицей расчета служит так называемая стоимость одного ученико-часа. Эту величину умножают на количество детей в классе и число часов в месяц по каждому предмету, затем на повышающий коэффициент, который зависит от степени приоритетности учебного предмета, и на другой - отражающий степень квалификации педагога. Кроме того, к полученной сумме добавляется доплата за другую нагрузку (неаудиторную).
Все не так страшно
Сложность расчета педагогической зарплаты может напугать неопытного бухгалтера, особенно, когда речь идет о начислении за неполный месяц. Но следует помнить, что учителя относятся к категории тружеников повременной системы оплаты (точнее, повременно-премиальной), и расчет за неполный месяц производится по вышеприведенной схеме. Премиальная же часть выплачивается в зависимости от "местных" условий выплат премий - согласно законодательным нормативам.
Для облегчения труда бухгалтера расчет зарплаты любых категорий работников давным-давно автоматизирован. Классический, применяемый повсеместно программный комплекс для этого, - 1С Бухгалтерия, позволяющий вести учет любых хозяйственных операций предприятий всех форм собственности. Отдельный его модуль посвящен кадровым вопросам и расчету зарплаты.
Компьютер нам поможет
Как рассчитать зарплату в 1с? При заранее введенных данных (оклад работника либо сумма дневной тарифной ставки, все необходимые надбавки и доплаты) расчет происходит автоматически. Задача бухгалтера - лишь правильно ввести число отработанных дней или часов. Программа рассчитывает не только начисления, но и удержания.
При помощи данного интерфейса расчет зарплаты - дело быстрое и наглядное. В список документов следует ввести все требуемые виды начислений с указанием параметров каждого. Суммы подсчитываются автоматически, согласно выбранному методу. Алгоритм сохраняется на протяжении заданного срока, и вопрос о том, как рассчитать среднемесячную зарплату (для любых целей), уже не представляет какой-либо сложности.
Налоговый вопрос
Как известно, с зарплаты в обязательном порядке должен удерживаться подоходный налог. При его расчете применяются вычеты: стандартные, имущественные, социальные и прочие. Работодатель, как правило, имеет дело именно со стандартными.
Как рассчитать налоги с зарплаты? Прежде всего следует определиться, является работник налоговым резидентом или нет. Затем учесть все полагающиеся коэффициенты и надбавки к окладу, поощрения и премии. В расчет не берутся материальная помощь, пособия, стипендии и тому подобные выплаты, не имеющие статуса дохода.
Если же при этом отработан не весь расчетный период - работник уходил в отпуск или болел – подоходный налог берется исходя из среднего заработка.
Как рассчитать среднюю зарплату? Необходимо суммировать все выплаты, полученные в расчетном периоде, затем разделить на число дней этого периода. Таким образом мы получим ответ на часто задаваемый вопрос: "Как рассчитать зарплату за день?"
Полученная в итоге сумма среднего дневного заработка умножается на количество фактически отработанных работником дней. Это и будет налоговая база за указанный период.
Повременная оплата по окладу очень широко используется при установлении систем оплаты сотрудников предприятия и обычно не вызывает сложностей при ее начислении. Однако есть смысл остановиться немного более подробно на процессе её начисления. Эта информация может быть полезна не только новичкам, но и более опытным специалистам.
Хочу сразу отметить, что в интернете есть большое количество программного обеспечения, позволяющего сделать этот расчет, не изобретая заново формулу расчета заработной платы по окладу. Новичку, однако, будет просто не по силам разобраться с их интерфейсом, включающим в себя разного вида справочники, графики и условия. Для этого и пишу статью.
Алгоритм расчёта заработной платы совсем не сложный, но есть некоторые нюансы, которые следует знать и учитывать при начислении заработной платы.
Зарплата = Оклад / Кол-во дней план * Кол-во дней факт
Такой расчёт вполне жизнеспособен тогда, когда совпадает плановое и фактическое отработанное время и нет никаких переработок или невыходов на работу.
Но жизнь разнообразна и любому работодателю приходится мириться с тем, что работники могут отсутствовать на работе по каким-то важным для них причинам. А иногда приходится даже и оплачивать такое отсутствие. Поэтому я и буду рассказывать все нюансы расчета оплаты по окладу.
Шаг 1: Выясните значение должностного оклада и тарифной ставки
Сначала необходимо выписать себе исходные данные для расчета. Прежде всего, это значение размера оклада сотрудника, которому следует сделать расчёт заработной платы.
Как правило, размер должностного оклада устанавливается из расчёта на месяц. Другие периоды применяются в РФ редко.
Должностной оклад обычно устанавливают в тех случаях, когда характер работы сотрудника не предусматривает существенных колебаний по количеству отработанного времени месяц от месяца. То есть сотрудник отрабатывает свои рабочие дни в обычном режиме работы, например, для 40-часовой рабочей недели, и у него нет необходимости в одну неделю отработать 4 рабочих дня, а в другую – 6.
Обычно оклад назначают руководителям, специалистам и служащим. Редко его применяют к рабочим, но и такое практикуется. Например, для высококвалифицированного рабочего могут установить персональный повышенный оклад, чтобы закрепить его на предприятии.
Часовая тарифная ставка используется там, где месяц от месяца происходит существенное изменение количества отработанного времени сотрудниками. Например, в одном месяце рабочий выполнял свои обязанности по утвержденному графику в течении 12 смен по 8 часов, а в другой отработал 16 смен. При системе оплаты по окладу заработная плата в этих месяцах оказалась бы одинаковой.
То есть время, проведенное на работе, было разным, а оплата – одинаковой. Это является предпосылкой для разного рода трудовых конфликтов. Более справедливо оплатить труд рабочего в зависимости от отработанного времени.
Оклад или тарифная ставка – устанавливается системой оплаты труда предприятия. Вам нужно будет лишь отметить для себя тот или иной тип базовой ставки, так как от него будет зависеть выбор алгоритма расчета.
Шаг 2: Выясните норму рабочего времени для расчётного месяца
В зависимости от количества выходных и праздничных дней в каждом месяце фактическое количество рабочих дней все время разное. То есть разная норма времени.
Узнать точное количество рабочих дней и часов в каждом месяце можно в производственном календаре. Ниже для примера показан производственный календарь на 2016 год:
Например, если сотруднику установлена 40 часовая рабочая неделя, то в июле 2018 года он должен был отработать 21 рабочий день, или 168 часов.
Если сотрудник работает по «скользящему» графику или просто «по сменам», то норму времени нужно брать из утвержденного в организации графика работы.
Такие графики обычно устанавливаются на весь год и достаточно редко подлежат пересмотру. Пересмотр таких графиков требует выполнения определенных кадровых процедур, со сроком предупреждения не менее чем за 2 месяца.
Шаг 3: Соберите информацию о всех видах оплачиваемого времени для конкретного сотрудника
Следующим этапом необходимо взять информацию о фактически отработанном сотрудником времени. При этом для выполнения всех требований трудового законодательства нужно все отработанное время распределить таким образом:
Время нужно учитывать не только отработанное, но и то, когда работник не присутствовал на работе. Это делается потому, что существуют некоторые причины отсутствия человека на работе, которые работодатель должен оплачивать, даже если сотрудник отработал неполный месяц.
Перечислим их:
- Отсутствие по причине болезни;
- Все виды отпусков, кроме отпуска без сохранения заработной платы;
- Служебные командировки
- Исполнение государственных обязанностей (работа в выборных органах, призыв на военные сборы, повестка в суд и ряд других оснований)
- Простои по различным причинам, когда был издан соответствующий приказ
Могут быть и другие виды отсутствия на работе, которые оплачиваются работодателем.
Шаг 4: Выясните все виды доплат, установленные конкретному работнику
Практика показывает, что даже самые простые системы оплаты труда со временем усложняются. Это обусловлено двумя факторами. В первую очередь тем, что есть требования трудового законодательства, регулирующие необходимость доплат и надбавок в отдельных случаях. Более подробно о них читайте в этой статье.
Во вторую очередь появление разного рода надбавок вызвано тем, что эффективная система оплаты должна «подстраиваться» под каждого сотрудника, учитывать эффективность его труда. Именно доплаты и надбавки позволяют точно настраивать систему, являясь хорошим дополнением к системе премирования сотрудников.
Помимо перечня доплат, выясните условия их применения и проверьте, есть ли основания для расчёта и выплаты каждой из них, чтобы правильно применить.
Упрощенно можно сказать так, что надбавки и доплаты могут быть трёх видов:
- фиксированной суммой, не зависят от отработанного времени (например, персональная надбавка);
- фиксированным процентом к сумме оплаты за каждый отработанный день (например, доплата за стаж работы);
- фиксированным процентом к сумме оплаты за конкретный отработанный день (например, доплата за ночную смену)
Зная все виды доплат, вы сможете не упустить важные элементы расчёта зарплаты.
Шаг 5: Выполните расчет заработной платы
Для того, чтобы выполнить этот расчёт, необходимо прежде всего определить среднечасовой заработок в расчётном месяце. Для этого оклад, установленный сотруднику, делится на количество рабочих часов в этом месяце.
СЧЗ = Оклад / РВ, где
СЧЗ – среднечасовой заработок
РВ – норма рабочего времени, часов
После этого необходимо среднечасовой заработок умножить на количество фактически отработанных часов сотрудником. Но это еще не завершение расчёта, так как необходимо учесть все доплаты и надбавки. Более подробно про них было рассказано в 4-ем шаге нашего алгоритма.
Допустим, при окладе 20000 рублей сотрудник имеет в своём компенсационном пакете следующие доплаты:
- надбавку за стаж работы 10% к окладу
- «ночные» в размере 40% к окладу
- ежемесячную премию в размере 50% к окладу
При норме в 168 часов им отработано 144 часа, в том числе – 18 часов в ночное время. То есть отработан неполный рабочий период.
Тогда расчёт зарплаты по окладу будет иметь следующий вид:
Зарплата = (СЧЗ * 144 ч. + СЧЗ * 18 ч. * 0,4) + СЧЗ * 144 ч.* 0,1 + СЧЗ * 144 ч. * 0,5
Формула, конечно, выглядит сложно. Но и расчёт заработной платы не является очень простым делом. Нужно учитывать многие факторы, влияющие на стоимость труда. Думаю, что приведенный выше пример поясняет, как и по какому принципу можно её рассчитать.
Тем не менее, для удобства я привожу пример таблицы расчета заработной платы в Excel.
В таблице Вы должны подставить все необходимые значения, информацию о которых собрали на предыдущих шагах алгоритма.
Также возможно использовать какой-либо онлайн калькулятор для такого расчёта. Но такие сервисы, как правило, не учитывают всех особенностей конкретной компании и дают только приблизительный расчёт.
Шаг 6: Рассчитайте НДФЛ
Размер налога на доходы физических лиц в РФ установлен в размере 13%. Соответственно, полученную сумму оплаты необходимо умножить на 0,87 (коэффициент, учитывающий НДФЛ).
Получившийся результат и будет заработной платой, причитающейся сотруднику в данном месяце.
На что нужно обратить внимание
На какие моменты следует обратить внимание при выполнении расчета заработной платы по окладу:
- Из месяца в месяц количество рабочих часов при 40-часовой рабочей неделе разное, из-за выходных и праздников. Однако размер оклада будет неизменный в этих месяцах. Если в январе 2015 года было всего 15 рабочих дней (120 часов), то в марте было уже 21 рабочих дней (168 часов). Однако месячный должностной оклад выплачен должен быть одинаковый в том и другом месяце. То есть стоимость часа изменяется.
- Указанное выше правило не работает при повременной оплате по часовой тарифной ставке. Там уже будет существенная разница в оплате.
- Чаще всего все доплаты и надбавки к заработной плате, а также премии, рассчитываются от размера должностного оклада (тарифной ставки). Исключением является районный коэффициент и надбавка за работу в особых климатических условиях («северные»). Для начисления районного коэффициента существуют свои правила.
- Налог на доходы физических лиц рассчитывается от общей суммы дохода работника (в том числе, и в натуральном, не денежном выражении. Пример – талоны на бесплатное питание).
- Не забывайте про выплаченные ранее авансы. В соответствии с ТК РФ заработная плата выплачивается два раза в месяц. Поэтому может оказаться, что расчётчик «забыл» о выплаченных в счет ЗП деньгах.
Для правильного расчёта заработной платы по окладу, следует разделить эти два понятия. Заработная плата – сумма, которая начисляется бухгалтерией для перевода на карточку.
В ней учитываются все премиальные, надбавочные выплаты, налоговые и другие вычеты за определённый, фактически отработанный, промежуток времени.
Оклад – количество денежных средств, для оплаты труда работника, указанное в трудовом договоре при найме на работу, т. е. нулевая ставка для отсчёта всех последующих выплат.
Принимая во внимание данные об окладе нанятого работника, все действия по исчислению зарплаты производятся, основываясь на установленном порядке расчёта по одной из двух систем оплаты труда: повременной или сдельной.
Сложные разнообразные работы, результаты которых не имеют материального воплощения, и производственные затраты, которые определяются только по количеству времени затраченного на эти работы, рассчитываются согласно повременной оплате.
Применение этой системы характерно при расчётах с персоналом, занимающимся творческими, исследовательскими или организационными направлениями трудовой деятельности.
В сфере обслуживания клиентов или в работе бухгалтерии, как и при ведении научных исследований, невозможно заранее рассчитать количество и качество полученных результатов.
В таких случаях известна лишь величина, определяющая отрезок времени, потраченный на эти действия. Значение, составляющее эту величину, лежит в основе расчёта повременной оплаты труда.
Оплата процесса трудовой деятельности работника, по окончании которого нанимателем должны быть получены количественные и, в отдельных случаях, качественные результаты, рассчитывается согласно сдельной оплате трудовых затрат.
Производство работ, основанное на договоре со сдельной оплатой труда, — гораздо эффективнее для повышения результативности при выполнении трудовых обязательств работником.
Фонд оплаты труда
Совокупность всех расходов, в числе которых премии, надбавки, компенсации на зарплату персонала любой организационной структуры, представляет собой фонд оплаты труда.
Этим показателем руководствуются при анализе расходования средств на выплаты сотрудникам.
С его помощью корректируются и оптимизируются затраты, регулируются расценки окладов и ставок.
Все предусмотренные законодательными актами выплаты пенсии, страховых взносов начисляются от суммы фонда оплаты труда, которая рассчитывается, исходя из запланированного времени на производство работ, объёма производства соответственно тарифным и сдельным расценкам.
Особенности расчёта заработной платы
- В первом случае документы для начислений подаются и обрабатываются два раза в течение месяца, причём с обязательной выплатой взносов в пенсионный фонд. Выплаты по этим документам осуществляются дважды в месяц;
- Во втором – зарплата начисляется один раз за месяц, но выплаты также двухразовые: заранее оговоренный аванс и зарплата за вычетом полученного аванса. Получение аванса не подлежит никаким налоговым отчислениям.
Расчёт индексации
Компенсации денежных потерь, полученных в результате инфляционных процессов, призван помочь механизм индексации заработной платы.
Порядок расчёта индексации проводится согласно законодательным актам Российской Федерации.
Периодичность применения устанавливается коллективным договором и производится, основываясь на данных Росстата об индексе изменения потребительских цен на товары и услуги, путём умножением суммы выплаты на индекс.
Расчёт за задержку выплаты
В день, следующий за днём, определённым для выплаты заработной платы, при отсутствии таковой — начинается период задержки.
Согласно его продолжительности производится последующий расчёт входящих в обязанность работодателя компенсационных выплат, сумма которых напрямую зависит от длительности задержки.
Она равна сумме, полученной от умножения просроченной выплаты на количество дней задержки и умноженной на значение скорректированной ставки рефинансирования.
Формула расчёта заработной платы по окладу
Для исключения ошибок и упрощения процесса при вычислении суммы положенных работнику денежных выплат применяется выверенная формула, по которой:
- В случае повременной оплаты – оклад делится на количество рабочих календарных дней и умножается на дни фактически отработанные, затем к этому показателю добавляются все виды компенсационных и стимулирующих доплат. Из полученной в результате этих действий суммы, вычитаются подоходный налог, а также все удержания, предусмотренные по закону в каждом конкретном случае. Размер удержаний, согласно законодательству, не может быть больше 20% от суммы всего дохода;
- Для начисления сдельной оплаты , на предприятии должна вестись персонифицированная статистика выработки продукции. Согласно нарядам, составленным на её основе, берётся количество произведённой работником продукции или услуг, умножается на договорные расценки, суммируется с компенсационными и стимулирующими выплатами. К этому значению плюсуется вознаграждение за праздничные и иные нерабочие дни. От полученной суммы отнимаются подоходный налог и всякого рода удержания, максимальный размер которых ограничен.
Помимо этих основных методов расчёта существуют дополнительные системы оплаты труда, при которых формула, взятая для расчёта заработной платы, будет несколько отличаться по составляющим значениям:
- комиссионный метод – при его использовании в формулу к сумме доплат добавляются проценты от объёма выполненной работы;
- аккордный – вычисление заработанной суммы до удержания налогов и выплат, производится на основе перечисления выполненных работ, а также относительно договорных срока выполнения и размера оплаты;
- расчёт на основе изменяемых окладов – начисление зависит от количества выручки за определённый период.
Пример расчёта зарплаты
Для примера, в качестве расчёта заработной платы конкретного работника следует использовать данные всех положенных налоговых и социальных выплат, а также данные о произведённых им трудозатратах.
Если, за установленный в качестве периода для начисления заработной платы промежуток времени длиной в месяц, состоящий из, допустим, 21 рабочего дня, работник отработал 20 дней, а указанный в договоре найма оклад составляет 10000р., то в таком случае согласно формуле расчёта зарплаты 10000 x 20/ 21= 9523р – получаем оклад за фактически отработанное время. Приплюсуем премиальные в размере 10% от оклада: 9523 + 1000р = 10523р.
Следующий шаг заключается в определении положенных вычетов. Следует иметь в виду, что выплаты в данные фонды, за работка оплачивает работодатель:
- пенсионный;
- социального страхования;
- обязательного медицинского страхования.
Физическое лицо выплачивает обязательный налог в размере 13%: 10523 x 0,13 = 1368. Если иных вычетов не предусмотрено, зарплата работника составит: 10523 – 1368 = 9155р.
Налоги и удержания
Расчет заработной платы на предприятии занимаются сотрудники бухгалтерии. Если численность предприятия достаточно высока, то целесообразно завести в штате специалиста с функционалом бухгалтера по зарплате. В расчете сумм заработной платы участвуют и специалисты по кадрам, которые готовят табели, расчет отработанных часов и подсчет количества сверхурочных. В статье рассмотрим пошаговый процесс вычисления оплаты труда персонала, приведены формулы, примеры. Информация актуальна на 2017 год
Согласно действующему трудовому законодательству, выплата заработной платы за предшествующий период должна произойти не позднее 15 числа следующего месяца, причем двумя суммами. Конкретные даты выплаты должна быть в обязательном порядке прописана в Положении по оплате труда предприятия, причем между ними должно быть не менее 15 дней. Как устанавливаются .
Не выплаченная в срок заработная плата влечет за собой начисление компенсации за каждый день – рассчитать сумму компенсации за задержку в бесплатно.
Пошаговый порядок расчета заработной платы работников в 2017 году
Алгоритм расчета зарплаты выгладит следующим образом:
При этом проводят все больничные и отпуска. После того, как количество часов будет проставлено за каждый день по каждому сотруднику, табель закрывают – то есть подписывают у руководителя, присваивают ему номер и вписывают в Журнал учета табелей. Для удобства можно именовать табеля индексом «-ТУРВ», что означает «табель учета рабочего времени». После этого готовые подписанные табеля передают в бухгалтерию.
Ошибкой многих начинающих специалистов является убеждение в том, что табель необходим только для учета рабочего времени сотрудников, которые работают на часовой тарифной ставке, на суммированном учете рабочего времени или на гибком рабочем графике. Табеля должны быть заведены на каждого сотрудника. При этом не важно, будет это единый табель на все предприятие или отдельный документ на каждое подразделение в частности.
Здесь возможны два варианта.
Первый из них основан на окладной части заработной платы. В этом случае если сотрудник отработал весь месяц и не имел дней ежегодного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы или больничного листа, заработная плата будет равна той, что указана в его трудовом договоре. Если какое-то время месяца было оплачено больничным или отпускными, бухгалтер рассчитывает окладную часть пропорционально отработанным дням. Важно: речь идет именно о днях, не о часах.
Формула для расчета зарплаты за отработанное время по дням (часам):
ЗП за отработ.время = Оклад * К-во отработанных дней / Общее ко-во рабочих дней в месяце
ЗП за отработ. время = Оклад * К-во отработанных часов / Общее к-во рабочих часов в месяце.
Если в трудовом договоре сотрудника прописана ЧТС – часовая тарифная ставка, бухгалтер рассчитывает заработную плату сотрудника, умножив его тарифную ставку на количество отработанных часов.
Формула для расчета оплаты отработанного времени по тарифной ставке:
ЗП = Тарифная ставка (дневная или часовая) * К-во отработанных дней (или часов) в месяце.
Если в трудовом договоре прописана сдельная оплата труда , то формула для расчета зарплаты следующая:
ЗП = Сдельная расценка * К-во единиц продукции (работ, услуг, операций) за месяц.
Он производится на основании «Положения о премировании» предприятия, в котором, кроме сроков выплат и порядка расчета, должна быть прописана форма мотивации для каждой должности. Предварительно в отдел расчета заработной платы подают документы на расчет мотивационной части зарплаты. В них для каждого сотрудника утверждаются KPI – ключевые показатели эффективности. Документ должен быть так же, как и табеля подписан руководителем подразделения.
Трудовым кодексом установлены ситуации и категории сотрудников, которым необходимо делать дополнительные выплаты, что может быть связано с характером их профессиональной деятельности. Так, доплаты положены сотрудникам:
- За работу в ночное время суток , которым официально считаются часы с 22.00 до 6.00. Сумма доплаты должна быть не менее 20% от оклада или часовой тарифной ставки сотрудника
- За работу во вредных или опасных условиях труда . Отметим, что основанием для того, чтобы считать профессию таковой может быть только результаты СОУТ – Специальной оценки условий труда, по результатам которой оценивающая компания выдает заключение – список всех рабочих мест на предприятии, по ним и будет необходимо делать доплаты.
Также это могут быть доплаты, установленные коллективным договором, межотраслевым соглашением или локальными нормативными актами.
Например, к ним можно отнести:
- Доплата за обучение стажеров
- Доплата за совмещение нескольких профессий.
- Доплата за руководство группой сотрудников.
- Разовые премии, связанные с показателями работы.
- Доплаты за выслугу лет, стаж работы на предприятии
- Районный коэффициент, например, в регионах Крайнего Севера.
Удержания – важный момент расчета зарплаты работников. Они могут иметь несколько причин:
- Удержания по исполнительному листу от судебного пристава или по решению суда.
- Вычеты в виде алиментов, размер которых определяется также исполнительным листом.
- Материальный вред предприятию, который был нанесен сотрудником. Здесь есть важный момент: для того, чтобы произвести вычеты, необходимо иметь на руках полный пакет документов, доказывающих вину сотрудника: его объяснительную, служебную записку руководителя, видео или фотоматериалы, а также приказ о применении дисциплинарного взыскания.
При проведении удержаний бухгалтеру важно помнить ряд правил в отношении допустимого процента вычета. В большинстве случаев он составляет не более 20% от суммы заработка сотрудника с учетом премиальной части. Если исполнительных листов несколько, то общая сумма удержания не может превысить 50% от заработной платы. При возмещении материального ущерба и взыскании невыплаченных вовремя алиментов нельзя удерживать более 70% месячного заработка.
Если производится расчет заработной платы, то из общей рассчитанной суммы вычитают аванс, выданный за первую половину месяца.
Общая формула для расчета зарплаты работников:
ЗП = Оплата за отработанное время + Премии + Доплаты – Удержания
Проводка по начислению зарплаты: Д 20 (или 44 для торговых предприятий) К 70.
Он является единым для всех граждан и составляет 13%. На эту сумму работодатель, являясь налоговым агентом, платит в налоговую службу от имени работника, соответственно, уменьшая размер дохода к начислению на эту сумму.
Если работнику положены стандартные налоговые вычеты, то работодатель перед расчетом подоходного налога должен учесть сумму вычетов. Если речь идет о вычете на ребенка, то дополнительно должно выполняться условие – суммарная заработная плата с начала года не превышает отметки 350000 руб.
Формула для расчета НДФЛ с заработной платы:
НДФЛ = 13% * (ЗП работника за отработанное время – Стандартные вычеты)
Код проводки для удержания налога: Д70 К68 НДФЛ.
Работодатель считает три вида взносов:
на ОСС (ВНиМ) – ставка 2.9% до предельной базы, свыше 0% (социальные отчисления в связи с временной нетрудоспособностью и материнством) – платятся в ФНС с 2017 года;
- на ОСС (ПФиНС) – соцотчисления на травматизм платятся в ФСС;
- ОПС – ставка 22% до предельной базы, свыше – 10%, (пенсионные отчисления) – платятся в ФНС с 2017 года;
- ОМС – ставка 5.1% со всей суммы дохода (медицинские отчисления) – платятся в ФНС.
Общий размер процента взносов от зарплаты составляет 30%.
Важно: сумма заработной платы работника при этом не уменьшается, взносы платятся из бюджета работодателя.
Формула для расчета взносов с зарплаты:
Взнос = Начисленная ЗП * Тариф
Его работодатель обязан выдавать до или в день выдачи заработной платы, в нем содержится расшифровка начислений. Для удобства можно настроить рассылку расчетных листов на электронную почту сотрудника, при этом предусмотреть пароль для каждого файла. Выдача бумажного расчетного листка производится строго в руки.
Законодатель не приводит ограничений по форме выплаты. Будет это выплата наличными или перевод на реквизиты банковской карты, решение принадлежит сотруднику. Работодателю категорически запрещено принуждать сотрудников к участию в зарплатных проектах или прочих активностях. Сотрудник имеет право предоставить реквизиты любого банка по своему усмотрению, написав .
Едва ли не самый важный вопрос, который волнует, как работника, так и работодателя, – это начисление зарплаты. Если работодатель где-то ошибется и недоплатит работнику, у него могут возникнуть серьезные проблемы с трудовой комиссией и налоговой службой, а если работник не будет знать, из чего складывается его заработная плата и порядок ее выплаты, он может никогда и не узнать, что ему недоплачивают.
Нормативная база
Особенности начисления и выплаты заработной платы описаны в ст. 21 Трудового кодекса Российской Федерации. В ст. 136 Трудового кодекса «Порядок, место и сроки выплаты заработной платы» описываются главные нюансы, которые необходимо знать работодателю, осуществляющему начисление и выплату заработной платы.
Как начисляется зарплата
Заработная плата каждого работника начисляется согласно установленному на предприятии порядку, с которым работник обязательно должен быть ознакомлен. При начислении зарплаты учитывается система оплаты труда, которая установлена на данном предприятии для данной категории работника, все меры поощрения и взыскания, все социальные и прочие выплаты и налоговые вычеты. Пенсионные и страховые взносы работодатель по законодательству оплачивает из собственных средств.
Сведения, необходимые для начисления
Начисление зарплаты происходит с первого же дня, когда работник приступает к выполнению своих служебных обязанностей.
После того как работник приносит все необходимые для оформления на работу документы в отдел кадров (или непосредственно работодателю, если речь о небольшом предприятии), он подписывает трудовой договор с работодателем.
В трудовом договоре оговариваются все нюансы трудовых отношений – от режима работы и выплаты заработной платы до особенностей расторжения трудового договора. На основании этого договора по предприятию издается приказ или распоряжение о приеме на работу нового сотрудника, и именно этот документ и является для бухгалтерии (или расчетного отдела) основанием для начисления заработной платы.
Помимо приказа или распоряжения о приеме на работу, который содержит сведения о дате начала работ, окладе сотрудника и его фамилии, имени, отчестве, должности, табельном номере, бухгалтеру, начисляющему заработную плату, нужны также следующие сведения:
- установленная система оплаты труда – повременная, сдельная или смешанная;
- фактически отработанное время или сведения об объеме произведенной продукции (оказанных услуг).
Для уволенных сотрудников понадобится также дата прекращения трудовых отношений и сведения о неиспользованных днях отпуска.
Системы оплаты труда
Для того чтобы знать, как начислить зарплату, необходимо знать, какая система оплаты труда установлена работнику. Существуют следующие две основные системы:
- повременная – когда работнику зарплата начисляется в зависимости от отработанных часов, дней, недель и так далее. Учет ведется в рабочем табеле – электронном или бумажном;
- сдельная – когда заработная плата выплачивается, например, за количество выполненных единиц продукции или оказанных услуг. Учет ведется по формам, разработанным и установленным на предприятии.
Порядок выплаты
Согласно трудовому законодательству, заработная плата должна выплачиваться два раза в месяц. Даты выплат работодатель может устанавливать самостоятельно и обязательно должен прописать в локальных документах предприятия, например, в коллективном договоре.
Также работодатель должен установить, производятся ли выплаты наличными или переводятся на счет работника в банке и утвердить форму документа (расчетного листа), в котором будет описано начисление заработной платы, начисленных надбавок, произведенных вычетов и тому подобное.
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан ознакомить работника как с порядком начисления заработной платы, так и со всеми подробностями ее начисления.
Обычно первую выплату в начале месяца принято называть авансом. Для его расчета применяют один из двух методов:
- устанавливают определенный процент от положенного работнику оклада – например, тридцать или сорок – без учета премий, надбавок, удержаний и тому подобного;
- рассчитывают заработную плату, положенную работнику за фактически отработанное время или за выработанное количество единиц товаров (услуг) с учетом премий, надбавок и удержаний.
Разумеется, удобнее рассчитывать и выплачивать фиксированную сумму. Выплаты должны производиться строго в установленный день; если он выпадает на выходной или праздник, выплату необходимо произвести накануне. Учет выплат должен вестись по ведомости, форма которой установлена Государственным комитетом статистики 05.01.2004.
Дополнительные начисления и удержания
До того, как зарплата выплачивается, необходимо произвести все положенные работнику выплаты и удержания. Удержания бывают следующими:
- выплата подоходного налога – обязательного государственного налога на доходы физических лиц, в перечень которых попадает и заработная плата;
- удержания за причиненный работником материальный ущерб;
- удержания за перерасходованные отпускные дни (для уволенных работников);
- алименты;
- выплаты на погашение займа – по письменному заявлению работника;
- удержания, в случае если была излишне выплаченная зарплата.
Дополнительные выплаты бывают следующими:
- установленная на предприятии обязательная или дополнительная премия по результатам труда в расчетный период;
- установленный в регионе коэффициент;
- установленная надбавка за условия труда;
- отпускные выплаты.
Рассмотрим некоторые удержания и дополнительные выплаты подробнее.
Подоходный налог
Согласно законодательству, перед выплатой зарплаты из нее необходимо удерживать налог на доходы физических лиц. Процентная ставка для резидента страны – лица, которое провело на территории государства последние сто восемьдесят три дня, – составляет тринадцать процентов. Подоходный налог высчитывается до удержания алиментов, денег на погашение займа и тому подобного.
Начисление отпускных
Выплата отпускных (как и удержание) производится по среднедневному заработку. Если работник отработал расчетный период (год) полностью, то среднедневной заработок равен выплаченной за этот период заработной плате, разделенной на двенадцать месяцев и среднемесячное количество календарных дней – эту величину принято считать 29,4.
Если работник не полностью отработал расчетный год, то количество месяцев, которые он отработал полностью, умножают на среднемесячное количество календарных дней и прибавляют календарное количество дней в неполностью отработанном месяце. На получившееся число делят зарплату, выплаченную работником за отработанный им период. Среднедневной заработок умножают на количество дней отпуска и работнику выплачивают полученную сумму.
Отпускные деньги должны быть выплачены работнику за три дня до того, как он уйдет в отпуск, поэтому заниматься расчетом отпускных лучше, не дожидаясь окончания месяца. Приказ о предоставлении работнику отпуска должен быть оформлен и завизирован за две недели до его начала.
Начисление пособия по больничному листу
Выплата пособия по больничному листу тоже производится по среднедневному заработку, но его вычисляют методом деления среднего заработка (за последние два года) на семьсот тридцать – количество отработанных дней. При выплате пособия учитывается также страховой процент, который устанавливается в зависимости от страхового стажа:
- менее пяти лет – шестьдесят процентов;
- от пяти до восьми лет – восемьдесят процентов;
- восемь и больше лет – сто процентов.
Среднедневной заработок умножают на количество дней по больничному листу, полученную сумму умножают на страховой процент и получившееся число выплачивают работнику.
Выплата пособия по больничному листу возможна только тогда, когда больничный лист закрыт и предоставлен работником в бухгалтерию или расчетный отдел предприятия. Чаще всего больничные выплаты работник получает со следующей заработной платой.
Пособия по беременности и родам всегда умножаются на сто процентов, вне зависимости от страхового стажа. Также среднедневной заработок подсчитывается немного иначе: средний заработок необходимо разделить на количество дней в двух последних отработанных годах за исключением тех дней, когда работница была на больничном, в отпуске по родам и уходу за ребенком.
Поскольку нюансов при выплате заработной платы очень много, пример начисления заработной платы в каждом конкретном случае будет разным.
Случаи неправильного начисления
Нельзя сказать, что случаи, когда зарплату начисляют неверно, часты и повсеместны, но иногда случаются. Зарплата может быть неправильно начислена по разным причинам, например, в случае механической ошибки бухгалтера, который посчитает не ту сумму или цифру.
«Лишние» деньги считаются неосновательным обогащением и их необходимо вернуть – то есть они будут удержаны из следующей заработной платы. При этом существуют такие нюансы: общая сумма всех удержаний не должна превышать двадцать процентов от установленной работнику заработной платы. То есть в случае, если работник, например, дополнительно еще выплачивает алименты, сумма этой выплаты и удержания по возврату неверно начисленной зарплаты не могут превышать упомянутых выше двадцати процентов; если излишняя зарплата была выплачена в результате недобросовестного поведения работника или счетной ошибки бухгалтера, она удерживается с работника, если же зарплата была завышена из-за халатности бухгалтера, издержки высчитают с бухгалтера, поскольку по его вине был причинен убыток предприятию.