Или «План закупок по 223-фз: как подготовить просто и легко»
Результатом планирования закупок по 223-ФЗ является сформированный по регламентированной форме и вовремя размещенный в единой информационной системе (ЕИС) план закупок. Но закон не регулирует, как вы его сформируете, поэтому заказчики сами определяют порядок процесса планирования и фиксируют его в Положении о закупке, разработанном на предприятии.
Формирование плана закупок достаточно трудоемкий процесс, так как необходимо максимально точно определить потребность всего предприятия в приобретении товаров, работ, услуг минимум на очередной финансовый год, оценить и согласовать необходимость каждого приобретения с учетом лимитов бюджета и складских запасов, при необходимости сгруппировать однотипные потребности, сформировать, согласовать, утвердить и разместить в ЕИС план закупок.
Если целью автоматизации отделов и служб, которые осуществляют проведение закупок, для вашей компании является не только выполнение регламентированных законом процедур, но и построение эффективной системы планирования закупок, в этом случае стоит обратить внимание на проработку методики планирования, выбора оптимального варианта и его автоматизации.
В данной статье разберем несколько вариантов формирования плана закупок, но сначала определимся с терминологией.
Потребность – это заявка на приобретение товаров, работ, услуг. Инициатором потребности может выступать как рядовой сотрудник (например, заявка на приобретение оборудования для выполнения своей работы), так и руководитель, его заместитель, либо специально выделенный сотрудник в отделе (например, формировать потребности для своего подразделения).
Позиция плана закупок – это отдельная составная часть плана закупок (отдельная строка). Если по-простому, то одна позиция - это один лот закупки (см. рисунок ниже).
Несколько потребностей можно объединять в одну позицию. Например, потребности на приобретение компьютеров от разных инициаторов можно включить в одну позицию. В этом случае, мы проводим одну закупку, вместо нескольких, уменьшая нагрузку отдела по организации и проведении закупки.
Позиции плана закупок формируют сотрудники организации, участвующие в обеспечении предприятия материальными ресурсами или услугами, далее ответственные за позиции плана закупок .
Ответственными за позиции плана закупок могут выступать: руководитель ИВЦ – закупка вычислительной техники, специалисты отдела маркетинга – приобретение рекламной и подарочной продукции, специалисты административно-хозяйственной службы – приобретение канцтоваров, мебели и т.д. Также роль ответственного за позиции плана закупок может выполнять ответственный за план закупок.
Использование специализированной системы для формирования плана закупок упрощает работу для ответственного за план закупок, так как она приспособлена под эту задачу, нет лишней информации и позволяет проводить составление и согласование плана максимально эффективно.
Сбор информации о потребностях
Автоматизация процесса по сбору потребностей и занесению в систему может быть организована одним из способов:
1. Непосредственно в соответствующем справочнике;
2. На основании данных учетных систем;
3. На основании служебных записок;
4. На основании планов закупок подразделений (в таблицах Excel).
Рассмотрим варианты построения процесса планирования на примере использования технического решения «Управление закупками » системы DIRECTUM.
1. Формирование потребностей инициаторами в справочнике
Инициаторы потребностей создают записи справочника Потребности
в сроки, определенные регламентами предприятия, согласовывают с
непосредственными руководителями. Ответственные за позиции формируют на
основании потребностей позиции плана закупок, проверяя корректность введенных
данных, дополняя информацией, необходимой для формирования плана закупок
согласно 
требований законодательства. Например, способ закупок, электронная
закупка или нет, дата размещения, участники могут быть только СМП и т.д.
Сформированные инициаторами потребности, как мы уже ранее обсудили, при необходимости ответственный за позиции группирует. Группировать может по общероссийскому классификатору продукции по видам экономической деятельности с учетом дат, к какому сроку необходимо исполнить каждую потребность.
К явным плюсам данной схемы можно отнести распределение нагрузки на подразделения, повышение ответственности инициаторов за планирование, повышение прозрачности процесса, максимум структурированной информации (увеличение инструментов для анализа – аналитические отчеты, KPI), возможность автоматической и ручной группировки потребностей.
2. Формирование потребностей на основании данных учетных систем
● 
Потребности первоначально формируются инициаторами в
учетных системах. Например, 1С или других:
● производственная программа (со сметой затрат на производство);
● ремонтная программа;
● инвестиционная программа;
Вариант применим, когда на предприятии высокая степень автоматизации деятельности предприятия в части учетных задач, в этом случае сформировать план закупок становится менее трудоемким процессом.
Можно рассмотреть вариант загрузки информации в справочник Потребности или сразу в справочник Позиции плана закупок , не используя справочник потребностей. Зависит от того, насколько информация в учетных программах соответствует формату плана закупок, есть ли необходимость в группировке потребностей.
3. Формирование потребностей инициаторами в формате служебных записок
В этом случае на основании полученных бумажных служебных записок
ответственные за позиции или ответственные за план закупок формируют позиции
сами.
Такой вариант имеет место, когда:
● В системе работает ограниченное количество пользователей, например, отдел закупок, согласующие и утверждающие план закупок и документы по самой закупочной процедуре. Инициаторы в системе не работают.
● Организация пока не готова к кардинальным изменениям процесса (нет желания или возможностей отказаться от служебных записок).
При выборе данного варианта работы стоит понимать, что:
● увеличится нагрузка на специалистов тендерного отдела/ отдела закупок/ ответственных за позиции;
● увеличится риск появления ошибок от человеческого фактора при занесении информации в систему;
● нет удобных инструментов объединения потребностей.
4. Формирование потребностей на основании планов закупок подразделений
В организации может использоваться вариант, когда
руководители подразделений фиксируют потребности подразделения в приобретении
товаров, работ, услуг в формате таблицы Excel, отражают
что
, в каком объеме
и в какие сроки
.
Данный вариант работы используется в тех же случаях, как и при варианте формирования потребностей инициаторами в формате служебных записок.
Согласование планов закупок
Как уже отмечали выше, важно не только собрать информацию от инициаторов, но обеспечить обоснованность плана закупок. В том числе это обеспечивается согласованием плана с заинтересованными сторонами и руководителем.
После того как вы определились с вариантом сбора потребностей и формированием позиций, необходимо определиться с вариантом согласования результатов планирования.
|
Вариант |
Согласование |
|||
Федеральное государственное унитарное предприятие работает по Федеральному закону от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц". Был составлен план закупок. Есть закупки, которые планировалось осуществить в марте 2015 года, но они будут либо осуществлены позже, либо не будут осуществлены вообще. Можно ли внести изменения в план закупок только осенью 2015 года, поскольку потребности в товарах (работах, услугах) будут определены только к этому времени?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Конкретных сроков внесения корректировок в план закупки законодательством не предусмотрено. На наш взгляд, соответствующие изменения в план закупки целесообразно вносить по мере изменения потребностей заказчика.
Обоснование вывода:
Федеральный закон от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" (далее - Закон N 223-ФЗ) не определяет порядок и сроки внесения изменений заказчиком в размещенный им на официальном сайте план закупки. Не установлены требования порядку и срокам внесения таких изменений и Правилами формирования плана закупки товаров (работ, услуг) (далее - Правила), а также Требованиями к форме плана закупки товаров (работ, услуг), утвержденными постановлением Правительства РФ от 17.09.2012 N 932.
Корректировка плана закупки может осуществляться в случаях, перечисленных в п. 8 Правил, в том числе в случае изменения потребности в товарах (работах, услугах), сроков их приобретения, способа осуществления закупки и срока исполнения договора.
Единственное требование, касающееся сроков внесения изменений в план закупки, предусмотрено п. 9 Правил. Согласно этому пункту, если закупка товаров (работ, услуг) будет осуществляться путем проведения конкурса или аукциона, внесение изменений в план закупки осуществляется в срок не позднее размещения на официальном сайте РФ в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг извещения о закупке, документации о закупке или вносимых в них изменений.
Таким образом, то обстоятельство, что закупки, отраженные в плане, заказчиком в предусмотренный планом срок не осуществлены, однако изменения в план закупки заказчиком не внесены, само по себе не должно рассматриваться как нарушение закона.
Вместе с тем полагаем, что поскольку одним из основополагающих принципов, которым должны руководствоваться заказчики, применяющие положения Закона N 223-ФЗ, при закупке товаров, работ и услуг, является информационная открытость закупки, то план закупки должен содержать актуальную информацию о планируемых закупках. Поэтому, на наш взгляд, в приведенной в вопросе ситуации план закупки целесообразно скорректировать, исключив из него соответствующие закупки либо изменив изначально запланированный срок их осуществления.
Напомним, что информация о внесении изменений в план закупок подлежит размещению на официальном сайте в течение 10 календарных дней с даты внесения в него изменений (смотрите в связи с этим п.п. 14-19 Положения о размещении на официальном сайте информации о закупке, утвержденного постановлением Правительства РФ от 10.09.2012 N 908.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Счетчикова Валерия
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Александров Алексей
Закупки, проводимые предприятиями с высокой долей государственного участия, осуществляются в соответствии с законом № 223-ФЗ . Составление и размещение в публичном доступе плана таких закупок является необходимой для заказчика процедурой, а порядок составления плана зависит от начальной цены договора с исполнителем, объектов закупки и способов ее проведения.
В зависимости от объектов закупки, существуют два основных варианта формирования плана закупок по 223-ФЗ :
- на срок не менее года;
- на срок от 5 до 7 лет.
На срок 5-7 лет план формируется в случае, если объектами закупок выступают инновационные или высокотехнологичные товары или услуги, а также лекарственные препараты. В остальных случаях минимальный срок действия плана составляет один год.
Порядок составления плана закупки зависит от способа ее проведения, к основным способам относятся:
- договор с .
План закупок, проходящих для ограниченного круга лиц, не размещается в ЕИС.
Дробление закупок
Важно учесть, что закупки на сумму менее 100000 рублей заказчик может не включать в план, а если годовая прибыль организации превышает 5 миллиардов рублей, то в план можно не включать закупки на сумму до 0,5 миллиона рублей (ч. 15 ст. 4 закона № 223).
В связи с этим заказчики часто осуществляют дробление закупки, то есть разделение одной крупной закупки на несколько более мелких, для каждой из которых договора ниже 100000 рублей, с целью невключения таких закупок в план и определения исполнителя по своему усмотрению.
Контрольные органы выделяют следующие признаки дробления закупок:
- наличие нескольких закупок одного и того же ;
- идентичные условия ряда мелких закупок у одного заказчика;
- выбор одного и того же для нескольких однотипных закупок неконкурентным способом.
Заказчики могут обосновать признаки дробления необходимостью разных сроков поставки одного товара или монополией действующего исполнителя на рынке. Важно учесть, что необоснованное дробление может привести к административной ответственности в виде штрафа в размере 30000 рублей (ст. 7.29 КоАП).
Инструкция по формированию
Создание и публикация плана закупок происходит в следующем порядке:
- Заказчик определяет объем необходимых товаров, работ или услуг , а также сроки их поставки.
- Разрабатывается положение о закупке на следующий календарный год.
- На основе положения составляется и утверждается план закупок .
- План закупок размещается в .
- При необходимости в план вносятся поправки .
Заказчик должен опубликовать план в ЕИС в течение 10 дней после подписания приказа об утверждении такого плана, при этом план на будущий год должен быть опубликован до 31 декабря предыдущего года (п. 14 Постановления № 908).
В план нужно внести следующую информацию:
- контактные данные и реквизиты ;
- номер плана с начала года;
- предмет каждой закупки ;
- описания объектов закупки (товаров, работ или услуг);
- единицы измерения объектов закупки;
- регион поставки ;
- способ закупки и начальная цена (при необходимости);
- сроки выполнения договора ;
- характер закупки (с привлечением или без);
- сведения о наличии в перечне объектов лекарственных средств или инновационной продукции;
- сведения об участии в закупке малого или .
В качестве предмета закупки нужно указать предоставление услуг, поставку товаров или выполнение работ. Описания объектов закупки должны позволять их однозначно идентифицировать, в качестве шаблона для описания используется объектов на портале закупок (КТРУ) или сведения из Общероссийского классификатора продукции (ОКПД 2).
Важно знать, что при создании плана закупок высокотехнологичных или инновационных товаров, а также лекарств с привлечением в качестве исполнителей малого и среднего бизнеса проект плана проверяется и оценивается контрольными органами на соответствие законодательным нормам (п. 4.1 Постановления № 932).
План следует разбивать на периоды, равные кварталу или месяцу. Закупки с начальной ценой ниже 100000 рублей следует отмечать в плане нулевыми значениями, указывая только номер и дату закупки.
Порядок внесения изменений
- при изменении потребности в товарах или услугах;
- при изменении требуемых сроков исполнения заказа;
- при изменении стоимости нужных объектов более, чем на 10%;
- в иных случаях , предусмотренных Положением о закупке.
Если при подготовке к закупке и расчете начальной цены выяснится, что увеличение стоимости закупаемых товаров на рынке не позволяет уложиться в запланированные расходы, план корректируется согласно п.п. “б” п. 8 Постановления № 932 .
Обоснование внесенных изменений указывается в плане, если это предусмотрено Положением о закупке.
Изменения могут быть опубликованы в ЕИС в течение 10 дней после подписания приказа о корректировке плана. Если закупка проводится в форме конкурса или аукциона, то внесение изменений в план после публикации окончательного варианта извещения о закупке не допускается (п. 9 Постановления № 932).
Электронный план закупок отражает основную информацию о количестве нужных заказчику объектах, их характеристиках и сроках поставки. Избежать ошибок при размещении плана закупок можно путем детального описания всех позиций типовой формы плана, учитывая при этом требования законодательства о закупках.
Государственные корпорации, компании, имеющие публично-правовой статус, субъекты, представляющие естественные монополии и другие предприятия и организации, которые в соответствии с Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ в редакции от 03.07.2016 занимаются закупками товаров, работ и услуг, должны в обязательном порядке составлять план закупок. В дальнейшем он размещается в интернете на официальном ресурсе единой информационной системы в сфере закупок РФ. Для введения данных используется форма плана закупок, утвержденная постановлением Правительства РФ от 17.09.2012 № 932 в редакции от 30.12.2015. Закупочная схема считается официально размещенной после публикации информации в открытой части системы, причем данные должны там находиться в соответствии со статьей 4 Федерального закона № 223-ФЗ не менее одного года. Возможность заполнения формы появляется только после утверждения Правительством РФ закона о бюджете. Готовый документ имеет электронный формат, что обеспечивает его сохранность на съемных носителях и позволяет осуществлять поиск и копирование необходимых данных с помощью соответствующих компьютерных программ.
Внесение изменений в план закупок
Изменения в план закупок по 223-ФЗ могут вноситься на всех этапах его выполнения. К примеру, планирование закупки горюче-смазочных материалов осуществляется в середине 2016 года по текущим ценам на конкретные объемы, а само приобретение будет только в 2017 году. Но ведь за это время может измениться как стоимость, так и необходимое количество нужного товара.
Может возникнуть ситуация, когда компания решит по каким-либо причинам не осуществлять предполагаемую закупку, изменятся основные условия заказа или возникнет другая непредвиденная ситуация.
Единственно, что изменения в план закупок по 223-ФЗ должны вноситься до начала проведения открытых тендеров или аукционов, если по условиям закупки предусмотрен такой вид торгов. Причем изменения должны вноситься до появления на официальном сайте системы извещения о закупке. Это же касается вносимых исправлений в прилагаемую документацию.
Обновление данных делается заказчиком в закрытой части информационной системы путем внесения необходимых изменений (постановление Правительства РФ от 10.09.2012 N 908 «Об утверждении Положения о размещении на официальном сайте информации о закупке»). После этого электронный вид плана закупки размещается в системе. К нему также добавляется перечень внесенных изменений.
Если в закупках принимают участие субъекты малого и среднего бизнеса, то в этом случае при внесении изменений необходимо руководствоваться пунктом 7 соответствующего положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 11.12.2014 № 1352 в редакции от 02.08.2016.
Измененный план закупок появляется на официальном сайте информационной системы не сразу, а в течение 10 календарных дней с того момента, когда была произведена корректировка.
Приведем в статье перечень сведений, который должен содержать план закупок по Закону 223-ФЗ. Также доступен образец плана закупок по 223-ФЗ.
Из этой статьи вы узнаете:
- что должен включать образцовый план закупок по Закону № 223-ФЗ ;
- как разместить план закупки в ЕИС;
С 1 января 2016 года в связи с принятием постановления Правительства от 11 ноября 2015 г. № 1217 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» вступили в силу ряд изменений, касающихся правил формирования плана закупки товаров (работ, услуг) и требований к форме такого плана. Согласно заголовкам столбцов 2, 3 формы плана закупки, утвержденной Постановлением № 932 (в ред. постановления Правительства РФ от 29.10.2015 № 1169), в столбце 2 указанной формы заказчиком указывается ОКВЭД 2, в столбце 3 – ОКПД 2.
В соответствии с ч. 2 ст. 4 Закона № 223-ФЗ план закупки товаров, работ, услуг на срок не менее чем на 1 год. Образец плана закупок представлен в Приложении к Требованиям к форме плана закупки товаров (работ, услуг) (Далее - Требования), утвержденным постановлением Правительства РФ от 17.09.2012 № 932 с изменениями и дополнениями от 29 октября, 11 ноября, 25, 30 декабря 2015 г. (далее – Постановление № 932).
В соответствии с Требованиями план закупки товаров (работ, услуг) формируется заказчиком по форме согласно приложению к Постановлению № 932 в виде единого документа в электронном формате, обеспечивающем возможность его сохранения на технических средствах пользователей и допускающем возможность поиска и копирования произвольного фрагмента текста средствами соответствующей программы для просмотра.
Для получения полного доступа к порталу ПРО-ГОСЗАКАЗ.РУ, пожалуйста, зарегистрируйтесь . Это займет не больше минуты. Выберите социальную сеть для быстрой авторизации на портале:
Образцовый план закупок по Закону № 223-ФЗ должен включать следующие сведения:
- наименование, адрес местонахождения, телефон и адрес электронной почты заказчика;
- порядковый номер, который формируется последовательно с начала года;
- предмет договора с указанием идентификационного кода закупки в соответствии с ОКВЭД 2 и ОКПД 2 ;
- минимально необходимые требования, предъявляемые к закупаемым товарам (работам, услугам), предусмотренным договором (при необходимости);
- единицы измерения закупаемых товаров (работ, услуг) и код по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ);
- сведения о количестве (объеме) закупаемых товаров (работ, услуг) в натуральном выражении;
- регион поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг и код по ОКАТО;
- сведения о начальной (максимальной) цене договора (цене лота);
- планируемая дата или период размещения извещения о закупке (год, месяц);
- срок исполнения договора (год, месяц);
- способ закупки;
- о закупке товаров (работ, услуг) путем проведения торгов, иных способов закупки, участниками которых являются только СМП ;
- о закупке товаров (работ, услуг), удовлетворяющих критериям отнесения к инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, в том числе у СМП;
- об отнесении (об отсутствии критериев отнесения) закупки к перечню закупок, предусмотренных пунктом 7 Положения об особенностях участия СМП в закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц, годовом объеме таких закупок и порядке расчета указанного объема (при необходимости, по выбору заказчика).
Образец плана закупок по Закону № 223-ФЗ вы можете скачать во вложении к статье.