В практике работы юридических лиц, помимо оформления и ведения обязательных документов, строго регламентированных законодательством, существуют также такие документы, составление которых не является обязательным, но требуется для удобства организации работы.
Одним из таких документов является акт сверки взаиморасчетов .
Назначение и основные функции акта
Данный документ применяется для согласования учета операций между контрагентами. Сторонами в данном документе могут быть два юридических лица, или организация и какой-либо из государственных органов.
Работа организации часто подразумевает постоянное или длительное сотрудничество с одними и теми же партнерами, а также дробление партии поставляемой продукции и суммы оплаты за эту продукцию на несколько отдельных поставок и перечислений. В таких ситуациях у сторон могут возникнуть расхождения в учете товаров и платежей.
Именно для урегулирования подобных расхождений и применяется акт сверки.
Образец заполнения Акта сверки взаимных расчетов
Правила и порядок составления
Поскольку документ не относится к числу обязательных для применения в работе, законодательством не предусмотрена унифицированная форма его составления. Поэтому каждая организация, применяющая метод сверки имеет право составить документ в произвольной форме исходя из своих предпочтений и своих требований к содержанию.
Как правило, акт оформляется в виде реестра первичных документов, имеющихся у составляющей стороны и подтверждающих факты оплаты и передачи товаров.
Помимо этого он должен также содержать :
- Наименование документа;
- Дату составления;
- Период сверки;
- Наименования сторон;
- Реестр документов;
- Сторона-составитель;
- Подписи и печати сторон.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Описание процедуры сверки
Процедура проведения сверки, начинается с того, что одна из сторон должна выступить инициатором ее проведения и составить акт сверки в произвольной форме в двух экземплярах
. Сведения вносятся на основании имеющихся первичных документов. Оба экземпляра подписываются и заверяются печатью, после чего направляются контрагенту.
Другая сторона, получив акт, сверяет наличие документов, указанных в нем. Если информация совпадает, оба экземпляра подписываются и заверяются печатью, после чего один из них возвращается организации-составителю, второй оставляется для хранения. Если выявляются расхождения , процедура будет примерно такой же, но перед возвратом в акт нужно вписать имеющиеся расхождения.
Период сверки может быть указан любой, в зависимости от количества и регулярности операций между контрагентами. Это могут быть ежемесячные, ежеквартальные, а также охватывающие весь период отношений акты. Либо, если регулярность их составления не установлена, можно составлять каждый следующий акт с даты окончания периода сверки, указанной в предыдущем акте.
Заверение акта подписями зависит от причин его составления. Если сверка проводится просто для упорядочивания платежей и документооборота, то под ним достаточно подписи главных бухгалтеров контрагентов. Если подразумевается предоставление акта для судебного разбирательства, необходима подпись руководителей.
Вообще, использование акта для судебного разбирательства имеет некоторые особенности.
Для начала, следует обратить внимание, что неподписанный одной из сторон акт не имеет юридической силы. При этом контрагент имеет полное право отказаться подписать поступивший акт сверки, если сочтет нужным. Поэтому процедуру сверки следует оговорить заранее, еще на этапе подписания договора, а также внести в него ответственность за уклонение от сверки и за отказ от подписания акта.
Далее, если акт содержит информацию о наличии задолженности у одной из сторон, то в суде это потребуется подтвердить. Для обоснования задолженности необходимы документы, подтверждающие факт возникновения обязательства. Акт сверки к ним не относится, но может подтвердить отсутствие оплаты или сместить дату отсчета исковой давности.
В последнем случае, если у стороны, требующей погашения долга, имеется на руках акт сверки, подписанный должником и содержащий информацию о признании им долга, срок исковой давности будет отсчитываться уже не от даты совершения спорной сделки, а от даты, указанной в акте.
Как правильно составить акт взаиморасчетов между контрагентами рассказано в следующем видеоматериале:
Чтобы не ошибиться во взаиморасчётах, юридические лица и ИП составляют акт сверки по итогам периода.
Что такое акт сверки
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который составляют два юридических лица или юридическое лицо и ИП, чтобы согласовать платежи и понять, должен ли один другому.
Это не обязательный документ: он оформляется, если обе стороны согласны его подписать. Несмотря на это, акт сверки использует большинство организаций во всех сферах экономики.
Для чего используется
Обычно компании сверяют данные по определённым договорам или счетам-фактурам за конкретный период времени. Цель составления акта сверки — найти и зафиксировать расхождения по всем поступлениям денег.
Выявленная задолженность помогает сторонам договориться о сроках её погашения. Акт сверки вместе с договором, счетами-фактурами, накладными станет подтверждением нарушения сроков при обращении в суд.
Акт сверки взаиморасчётов нужно составлять ежегодно, чтобы вернуть долги, если они есть. Статья 196 Гражданского Кодекса устанавливает срок исковой давности по делам, связанным с возвратом задолженности. А по ст. 200 ГК РФ, подать заявление в суд можно не позже трёх лет с момента обнаружения задолженности.
Если в течение трёх лет вы ничего не сделаете, то должник в суде может сослаться на то, что срок давности истёк. Суд примет решение в его пользу, а вы не получите свои деньги.
Срок исковой давности можно прервать. Для этого нужно составить и подписать акт сверки в течение трёх лет после появления задолженности. Если должник, подписавший акт, так и не выплатил долг, то можно обратиться в суд, который вынесет решение о прерывании срока давности. И у вас будет ещё три года на взыскание задолженности.
Кто участвует в составлении документа
Любая из сторон договора может запросить акт сверки взаиморасчётов. Его составляет бухгалтер по финансовым документам: счетам, счетам-фактурам, актам выполненных работ и т.д.
Перед отправкой документа контрагенту его подписывает главный бухгалтер, руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Акт сверки будет иметь юридическую силу, если его подписал руководитель организации или у бухгалтера есть доверенность, которая позволяет ему подписывать все важные документы организации.
Как провести сверку по расчётам
Акт сверки составляют по одной из позиций:
- По наименованию или артикулу товара.
- По договору.
- По конкретной поставке.
- По определённому промежутку времени.
Лучше составлять акт после получения денег, закрывающих договор, или после того, как товар был поставлен.
Бывает, что акт сверки составляют при проведении инвентаризации имущества и средств организации. Обычно после проведения такой проверки обнаруживают дебиторскую или кредиторскую задолженность. По итогам инвентаризации нужно сразу составить акт сверки и отправить контрагенту.
Как сделать акт сверки
Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.
Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.
Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.
Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.
С 2016 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет не действителен в суде.
Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.
Как создать акт в Эльбе
Эльба формирует акт сверки в разделе «Контрагенты» → нужный контрагент → создать новый → период для сверки. В акте появятся данные из разделов «Деньги» и «Документы».
Например, если у ИП в Эльбе есть исходящая накладная, входящий акт и поступление в разделе «Деньги» от одного ООО, то акт сверки будет выглядеть так:
По этому акту ООО должен ИП 119 400₽, и если ООО его подпишет, то согласится с задолженностью.
Акт сверки взаимных расчетов - документ, позволяющий установить точную сумму долга контрагента для возможности дальнейшего ее погашения зачетом. Рассмотрим образец заполнения на 2018 год.
Регулярная сверка взаиморасчетов позволяет фирме контролировать своих контрагентов в части уровня кредиторской и дебиторской задолженности. Кроме того, бухгалтер может своевременно выявить и проанализировать ошибки и неточности, допущенные в бухгалтерском и налоговом учете. Соответственно, декларации по налогу на прибыль и НДС не будут содержать эти ошибки и неточности. У налоговых органов не возникнет вопросов и претензий.
В нашем онлайн-сервисе вы можете в 2 шага сформировать акт сверки взаиморасчетов с контрагентами. Попробовать бесплатно
Составить акт сверки онлайн
Есть обязанность по проведению ежегодной сверки компаний со всеми своими контрагентами по состоянию на 31 декабря - перед оформлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Таким образом, польза акта сверки расчетов в разрезе договоров с контрагентами заключается:
- В расширении возможностей для требования погашения дебиторки.
- Отражения сумм дебиторки в налоговом учете, что оказывает влияние на показатели отчетности.
Форма акта сверки взаимных расчетов
Акт сверки расчетов включает в себя данные по продажам товаров, выполнению, работ, оказанию услуг и по их оплате. Из документа можно узнать входящий и исходящий остаток задолженности по расчетам с контрагентом.
Законодательство не содержит строго установленной формы акта сверки взаимных расчетов. Компании вправе применять самостоятельно разработанный бланк. При этом вид формы следует закрепить в приложениях к учетной политике компании.
Бланк акта сверки взаиморасчетов, актуальный на 2018 год, выглядит так:
Акт сверки: образец заполнения 2018
Заполняют документ следующим образом:
Нюансы составления акта
Есть ряд важных моментов, которые следует учитывать при составлении акта.
- Нужно проверить контрагента на предмет изменения его правового статуса путем , если фирма не имеет с ним регулярных контактов.
- При наличии нескольких договоров с одним контрагентом следует указать в акте номер конкретного договора. Это позволит налоговым инспекторам и контрагенту правильно определить источник задолженности. Можно будет легко идентифицировать соответствующее обязательство и установить правильный срок его исковой давности.
- Помимо договора, важно указать в акте реквизиты первички по сделке (платежные поручения, накладные, акты оказанных услуг и т. п.). Это поможет установить порядок проведения расчетов и подтвердить сальдо.
- Указать организационно-правовые формы компании и ее контрагента, суммы дебиторской или кредиторской задолженности, а также даты проведения инвентаризации расчетов.
- Поставить подписи ответственных лиц компании и контрагента, расшифровать их. Указать должности этих лиц. Как правило, документ подписывают директоры организаций. Если это делает представитель, требуется указание реквизитов доверенности или иного документа, подтверждающие его полномочия.
- Обязательно указать в акте, кто является плательщиком НДС. Например, прописать, что в сумму задолженности включен НДС в размере 18%.
- Правильно поставить дату подписания акта. В дальнейшем она будет оказывать влияние на продление срока исковой давности обязательства. Исковая давность составляет три года. Дата составления и подписания акта - это разные даты. Налоговые инспекторы примут во внимание дату подписания. Также учитывайте, что если даты подписания сторонами акта отличаются, например, фирма подписала документ 19 числа, а контрагент - 22-ого, то брать во внимание нужно более позднюю дату.
Протокол разногласий к акту
При наличии расхождений данных компании с данными, которые
Неопытные бухгалтеры и предприниматели порой совершенно зря недооценивают важность регулярного проведения сверки взаиморасчетов и подписание соответствующих актов обеими сторонами. Когда акт сверки взаиморасчетов действительно важен:
- в случае предоставления продавцом отсрочки платежа;
- в случае регулярных и стандартных сделок/предоставления услуг;
- с случае широкого ассортиментного ряда;
- в случае высокой стоимости товара/услуг;
- в случае необходимости заключения большого числа договоров и дополнительных соглашений.
Вообще, акт сверки – это своеобразная демонстрация хорошего тона. Заключили сделку – выполнили свои обязательства – подписали соответствующий документ. Для тех, кто не приемлет лирику, сообщу, что хоть и суды (см. Постановления ВАС РФ) отрицают, что акт сверки - это признание должником суммы долга, без акта сверки взаиморасчетов суды вообще возвращают дела в виду недостаточности требований. На самом деле отказ мотивирован нежелании копаться в многочисленных платежках, счетах-фактурах и накладных. Именно поэтому не стоит перекладывать ответственность с больной головы на здоровую и самостоятельно позаботиться о сверке взаимных обязательств и требований.
Как правило, акт сверки взаиморасчетов составляется бухгалтерией организации, но подписан он должен быть исключительно первым лицом: директором или предпринимателем . Если для проведения сверки взаиморасчетов стороны направляют друг к другу своих представителей, то им обязательно нужно выдать доверенности для удостоверения его личности и придания акту легитимной силы. В документ должны быть отражены все операции за определенный период с данным партнером.
Оформляется акт сверки взаиморасчетов в форме реестра. Форма данного документа законодательно не утверждена , поэтому может быть разработана организацией самостоятельно, однако при составлении акта лучше придерживаться требований, выдвигаемых к первичным документам. Затем документ в 2-х экземплярах направляется в адрес контрагента.
Причем, если вы сверяетесь со своими поставщиками или покупателями регулярно, то можете провести сверку только по одной спорной позиции, например:
- конкретному договору;
- определенному артикулу товара;
- одной поставки.
В целях получения объективной картины сверка взаиморасчетов проводится либо с начала возникновения взаимоотношений (дата подписания договора, дата поставки) либо с момента проведения последнего взаиморасчета.
Чтобы не делать двойную работу, то можно приобщить проведение сверки взаиморасчетов к обязательной ежегодной инвентаризации : перед сдачей годового отчета предприниматель обязан провести инвентаризацию, цель которой выявить дебиторскую и/или кредиторскую задолженность. Это требование п.2 ст. 12 ФЗ от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.
Сверка расчетов с контрагентами включает проверку учетных данных следующих счетов:
- 205 00 000 «Расчеты по доходам»;
- 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам»;
- 209 00 000 «Расчеты по недостачам»;
- 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам».
Результаты инвентаризации оформляются актами сверки. Если в ходе инвентаризации были выявлены расхождения, с которыми обе стороны согласны, то данные бухгалтерского учета необходимо привести в соответствие с принятым сторонами решением. Однако не стоит думать, что достаточно «ударить по рукам», все первичные документы должны быть восстановлены и подшиты для хранения у обеих сторон.
Сверку взаиморасчетов проводят также:
- при завершении ответственного этапа работ (в строительстве, отгрузке);
- при факте кражи, подозрении на хищение, пожаре, затоплении и т.д.
- при смене ответственных лиц (приеме на работу или увольнении);
- по окончании всех договорных отношений с контрагентами.
Сверка взаиморасчетов может быть инициирована любой стороной , как дебитором, так и кредитором. Причем необходимость проведения такого рода процедуры может быть прописана специальным приказом, а может быть закреплена в положениях о документообороте в организации.
Все бы хорошо, вот только есть одно НО: нередки ситуации, когда одна из сторон, естественно, должник отказывается от проведения сверки взаиморасчетов и подписания акта сверки или даже акта разногласий. Как правило, он мотивирует это тем, что у него все в порядке, разбирайтесь, мол, сами, это ваши внутренние проблемы бухгалтерии.
К сожалению, инициатор сверки никак не в силах повлиять на контрагента законным путем, можно пригрозить отказом в дальнейшем сотрудничестве, но это нанесет ущерб и вашему бизнесу тоже. Тут следует выбирать меньшее из зол, а на будущее прописывать в договоре о:
- необходимости проведения сверки расчетов;
- сроках такой проверки и ее периодичности;
- порядке проведения сверки;
- сроках подписания акта сверки или для мотивированного ответа о несогласии с ее результатами;
- предварительном согласовании формы акта сверки.
Самый действенный пункт договора в части проведения сверок взаиморасчетов – это штрафные санкции в случае неисполнения условий договора. Если ничего не помогает, то тогда единственный выход – обращаться в суд.