Документальное оформление услуги
Ежедневно организация пользуется большим количеством услуг других организаций.
Очень часто бухгалтер в своей практической работе сталкивается с необходимостью документального подтверждения оказанной услуги. В связи с этим в последнее время в редакцию поступило много читательских вопросов, которые стали основой для написания данного материала.
Что же такое услуга и чем она отличается от работы?
Понятие услуги окончательно было закреплено в связи с вступлением в силу первой части Налогового кодекса. В соответствии со статьей 38 НК РФ “услугой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности”. Таким образом, первая часть Налогового кодекса точно сформулировала основные признаки услуги:
Услуга - это деятельность, то есть совершение определенных действий;
Результат этой деятельности не имеет материального выражения;
Услуга реализуется и потребляется в процессе ее оказания.
Чем понятие услуги для целей налогообложения отличается от понятия услуги в рамках гражданского законодательства?
Прямого определения услуги в гражданском законодательстве нет. Зато есть целая глава, посвященная возмездному оказанию услуг. Это глава 39 и она так и называется - “Возмездное оказание услуг”.
Главные положения этой главы совпадают с понятием услуги в целях налогообложения.
Правила главы 39 применяются к договорам оказания услуг связи, медицинских, ветеринарных, аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению, туристическому обслуживанию и иных, за исключением услуг, оказываемых по договорам : подряда (глава 37), выполнения НИОКР (глава 38), перевозки (глава 40), транспортной экспедиции (глава 41), банковского вклада (глава 44), банковского счета (глава 45), расчета (глава 46), хранения (глава 47), поручения (глава 49), комиссии (глава 51), доверительного управления (глава 53). Каждый из перечисленных договоров имеет свои особенности, но общей чертой является то, что возмездное оказание услуг является лишь частью этих договоров. Помимо оказания услуг, эти договоры могут включать совершение иных действий (иной деятельности), которую нельзя признать услугой.
Гражданское законодательство относит работы и услуги к объектам гражданских прав но в отличие от имущества и имущественных прав в процессе выполнения работ или оказания услуг потребляется их результат.
Услуга от работы отличается прежде всего тем, что результат выполнения работ имеет материальное выражение, а результат оказания услуг не имеет материального выражения. В бухгалтерском учете это отражается следующим образом:
Результат выполнения работ имеет материальное выражение, поэтому исполнителю работ есть что передавать. По результатам выполнения работ составляется акт выполненных работ ;
Результат оказания услуг нематериален, поэтому исполнителю нечего передавать. Услуга потребляется в процессе ее оказания. Стороны могут составить акт оказания услуг, который лишь подтверждает, что услуга фактически оказана.
Очень часто по факту оказания услуг составляют акт выполненных работ . Данный документ не имеет никакой силы, поскольку изначально не соответствует существу отношений сторон.
См. также Требования, предъявляемые к оформлению актов выполненных работ, оказанных услуг.
Является ли акт об оказании услуг первичным бухгалтерским документом?
В пункте 2 Постановления Министерства финансов Российской Федерации от 18.06.98 N 27н “Об утверждении Порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации” сказано, что начиная с 1 января 1999 года первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998 годах по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.
На сегодняшний день унифицированная форма акта об оказании услуг не утверждена.
Согласно пункту 3 статьи 6 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” организация имеет право утвердить в своей учетной политике “формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности”.
Но акт об оказании услуг является документом двухсторонним, следовательно, его форма должна быть утверждена одинаковой у обеих организаций, которые его подписывают.
Но реализовать практически это невозможно по следующим причинам.
Предположим, что организация приняла решение утвердить форму акта об оказании услуг в приказе об учетной политике. Приказ об учетной политике вступает в силу в году, следующем за годом его принятия.
Следовательно, приказ об учетной политике на 2001 год может быть утвержден не позднее 31.12.00.
Организация не может располагать информацией о всех клиентах, которые в 2001 году обратятся к ней за ее услугами. Это означает, что форма акта об оказании услуг будет принята организацией в одностороннем порядке.
В таком случае любой клиент, получивший такой акт, не может принять его как первичный документ, поскольку его форма не была утверждена им самим в приказе об учетной политике. Более того, она и не может быть утверждена им после 01.01.01. Замкнутый круг.
Таким образом, для того чтобы создать по правилам бухгалтерского учета такой первичный документ, как акт об оказании услуг, необходимо со всеми потенциальными клиентами согласовать его форму до начала нового года и закрепить его в учетной политике всем одновременно. Но это, как вы понимаете, нереально.
Сказанное означает, что практически любой акт об оказании услуг не является первичным документом. В лучшем случае он является первичным документом для одной стороны - стороны, его выдавшей.
Но большинство бухгалтеров рассматривают акт об оказании услуг как первичный документ, служащий для отнесения на затраты расходов по оказанной услуге. Фактически же ни один из подобных документов не является обоснованием для отнесения на затраты оказанных услуг.
О том, что акт выполненных работ (оказанных услуг) является обязательным подтверждающим документом только в случае, если составление данного документа является обязательным в соответствии с гражданским законодательством и (или) заключенным договором см. также Письмо Департамента налоговой политики Минфина РФ от 30 апреля 2004 г. N 04-02-05/1/33 "О признании в налоговом учете расходов по гражданско-правовым договорам".
Что же является основанием для отнесения на затраты оказанных услуг?
Распространено ошибочное мнение, что основанием для отнесения на затраты является счет-фактура на сумму оказанных услуг.
Необходимо разобраться, о каком счете-фактуре идет речь.
Если речь идет о счете-фактуре, который составляется согласно Постановлению Правительства от 02.12.00 N 914 “Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость”, то данный счет-фактура является налоговым документом и служит только для получения вычетов НДС по оказанной услуге. Указанный счет-фактура не является первичным бухгалтерским документом.
Налоговый счет-фактура может вообще отсутствовать, если организация, оказавшая услуги, работает по упрощенной системе налогообложения или не является плательщиком НДС по другим основаниям. При этом требовать от таких организаций налогового счета-фактуры потребитель услуг не вправе. Даже если его в таком случае предоставят, то только для удовлетворения настойчивых требований клиента. Выданный в таком случае счет-фактура не имеет никакой юридической силы и не служит основанием для включения в затраты оказанных услуг.
Если же речь идет о товарном счете-фактуре, составленном по форме N 868, то данный документ безусловно является первичным бухгалтерским документом, но не используется по оформлению операций, связанных с оказанием услуг. Данный счет-фактура служит для оформления только товарных операций.
Таким образом, любые виды счетов-фактур при оказании услуг не являются основанием для отнесения стоимости этих услуг на затраты.
Из оставшихся документов по оказанию услуг у нас остались счет и договор.
Является ли договор документом, дающим основание для отнесения на затраты стоимости услуг?
Безусловно. Договор, если он составлен в простой письменной форме, является именно тем бухгалтерским документом, который является основанием для отнесения на затраты стоимости оказанных услуг. В договоре также обязательно содержится предмет договора, который позволяет бухгалтеру определить связь оказываемых услуг с их использованием в процессе производства или управления организацией. Помимо этого, договор дает возможность отнесения услуг к тому или иному отчетному периоду, что немаловажно для распределения расходов по услугам, оказываемым в течение достаточно продолжительного периода времени.
В пункте 16 ПБУ 10/99 “Расходы организации” сказано, что расход признается, если производится в соответствии с конкретным договором.
Если расходы подтверждены документами в целях бухгалтерского учета, то они включаются в расходы в целях налогообложения, если содержатся в Положении о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.08.92 N 552.
Согласно статье 161 ГК РФ сделки между организациями должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения. Исключение составляют также сделки, исполняемые при самом их совершении. К таким сделкам относится огромное количество услуг, если оплата этих услуг совершается сразу до или после ее оказания.
Например, услуги по перевозке, которые оплачиваются сразу, - это сделка, исполняемая при самом ее совершении. Составлять в таком случае договор в простой письменной форме не обязательно.
Фактом, подтверждающим исполнение сделки при самом ее совершении, являются счет и документ, подтверждающий оплату: квитанция приходного кассового ордера, бланк строгой отчетности или кассовый чек (если оплата производится через подотчетное лицо). Отметим еще раз, что наличие налогового счета-фактуры в такой сделке уместно только в том случае, если сторона, оказавшая услугу, является плательщиком налога на добавленную стоимость.
Если момент оказания услуги и оплата этой услуги разнесены во времени, то такую сделку нельзя признать исполняемой при ее совершении, и простая письменная форма договора является в таком случаем обязательной.
Итак, основанием для отнесения на затраты стоимости услуг являются:
Счет и документ, подтверждающий оплату услуги исполнения сделки при самом ее совершении;
Договор, составленный в простой письменной форме в иных случаях.
Что же касается различных “актов оказанных услуг”, “актов приема-передачи услуг”, “актов выполненных работ”, то все перечисленные документы могут быть рассчитаны только на наивного налогового инспектора.
Ирина Степанова, редактор
Вам понадобится
- - кассовый чек;
- - товарный чек;
- - бланки строгой отчетности;
- - товарная накладная/акт выполненных работ.
Инструкция
Документы, которые должны сопровождать любые наличные поступления, зависят от вида деятельности ИП или компании, а также от применяемого налогового режима. При применении общей системы (ОСНО) и упрощенки (УСН) действует кассовый метод признания доходов, поэтому при оплате наличными необходимо выдать покупателю кассовый чек. При этом кассовый аппарат, который печатает чеки, должен иметь фискальную память и зарегистрирован в налоговой. Выдавать кассовые чеки необходимо при покупках частных и юридических лиц. В последнем случае также потребуется товарная накладная (при продаже товаров) или акт выполненных работ (при оказании услуг) и счет-фактура (при работе на ОСНО и выделении в стоимости товаров и услуг НДС).
Часто при наличных расчетах, помимо кассового чека, покупателям выдают и товарный, в котором содержится подробная информация о совершенных покупках. Его выдача необязательна, но покупатели часто просят его предоставить. Однако сейчас во многих торговых точках выдают кассовые чеки, которые содержат наименования товаров. Таким образом, необходимость в выдаче товарных чеков пропадает.
В некоторых случаях ИП или компании могут обойтись без кассовых чеков и выдавать покупателям бланки строгой отчетности (БСО). Причем независимо от налогового режима. Один экземпляр выдается покупателю, второй - остается у продавца. Такая возможность предусмотрена для ИП и компаний, которые занимаются оказанием услуг населению. Например, к БСО относятся билеты, турпутевки, проездные, квитанции, заказ-наряды. БСО имеют установленную форму и должны печататься типографским способом. Их выдачу необходимо фиксировать в специальном журнале.
Предприниматели и ООО на ЕНВД могут выдавать покупателям только товарные чеки, а также квитанцию к приходному кассовому ордеру (ПКО). Товарные чеки не имеют строго установленной формы и их не обязательно заказывать в типографии. Таким образом, товарные чеки не являются бланками строгой отчетности. Тем не менее есть перечень реквизитов, которые обязательно должны содержаться в товарном чеке. Это наименование и номер документа, дача выдачи, данные ИП или ООО (название, ИНН, ОГРН или ОГРНИП), наименование купленных товаров или услуг, сумма покупки и подпись лица, выдавшего чек.
Часто случаются ситуации, при которых предприниматель может совмещать два налоговых режима в работе. Например, компания продает строительные материалы. При их реализации физическим лицам, которые делают у себя дома ремонт, их деятельность попадает под вмененку и они могут ограничиться выдачей товарных чеков. Но когда они продают товары другим юридическим лицам оптом, которые закупают их в целях перепродажи, продавец обязан предоставить им кассовый чек. В последнем случае его деятельность не попадает под понятие розничной торговли, на которую распространяется ЕНВД и к ней должна применяться УСН или ОСНО.
Бухгалтерия, регистрация, налоговая отчетность… После этих слов страшно начинать свое дело. Смелее! На самом деле все довольно просто. В статье я расскажу, как настроить бухгалтерский и налоговый учёт в интернет-магазине. Вы узнаете:
- как выбрать организационную форму для интернет-магазина — ИП или ООО;
- какую систему учёта выбрать — ОСНО или упрощёнку;
- как зарегистрировать ИП или ООО;
- какие документы должен выписывать интернет-магазин;
- где найти бухгалтера для интернет-магазина;
- как сдавать отчётность в налоговую.
Читайте, если собираетесь открыть свой бизнес или начать работать официально.
Пять вопросов про ИП и ООО
Просто частник не сможет создать сколько-нибудь серьёзный интернет-магазин. Хотя бы потому, что не сможет заключить договор с банком на эквайринг (приём денег по кредитным картам). Если собираетесь продавать на сумму более 100 тысяч рублей в месяц, нужно официальное оформление. Для малого бизнеса таких форм всего две — ИП (индивидуальный предприниматель без образования юридического лица) и ООО (общество с ограниченной ответственностью). Чтобы из них выбрать, нужно ответить на пять вопросов:
1. Что именно вы собираетесь продавать?
- Простой товар : повседневные промышленные вещи, посуда, поделки, мелкая недорогая электроника, одежда, аксессуары для мобильных.
- Товар, по которому могут быть претензии : то, что может причинить вред здоровью (например, скоропортящиеся продукты), дорогие товары с гарантийным сроком (дорогая электроника и т.п.).
2. На какую сумму в год вы собираетесь продавать?
Почему это важно: При больших оборотах ИП не сможет использовать упрощённую систему налогообложения, и становится выгоднее открыть ООО. На 2016 год потолок установлен в 79 млн рублей.
3. Вы владеете магазином один или у вас есть партнёры?
Почему это важно: ИП – это один хозяин. Если вас несколько, то нужно открывать ООО.
4. Вы строите интернет-магазин для себя или намерены потом продать его?
Почему это важно: Чтобы продать магазин, зарегистрированный на ИП, нужно оформить много документов. Продать ООО гораздо проще. Вообще продажа бизнеса — комплексный, многогранный вопрос. Обязательно посоветуйтесь с тем, кто это уже хоть раз успешно сделал. Если не найдёте такого человека в своём окружении — напишите мне.
5. Собираетесь ли вы делать большой перерыв в вашей торговле?
Почему это важно: ООО может приостановить свою деятельность без потерь, а у ИП есть обязательные платежи (пенсионный и медстрах).
Итак, если верно хотя бы одно утверждение:
- вы продаёте товар, по которому к вам могут предъявить серьёзные претензии;
- объём продаж предполагается более 79 млн рублей;
- у вас есть или предполагается партнёр;
- у вас есть мысли в близком будущем продать свой интернет-магазин;
- ваши продажи могут приостанавливаться на длительный срок…
…то вам нужно ООО. Иначе достаточно ИП.
Выбор системы учёта
Если ваш объём продаж больше 79 млн рублей в год, подойдёт только ОСНО.
ОСНО — общая система налогообложения. Это все прелести крупной фирмы: НДС, балансы, куча разных налогов и т.д. Подходит крупным торговцам и тем, кто работает с крупными торговыми и промышленными предприятиями. Вам это вряд ли будет нужно, как минимум не на первый год.
Если меньше, выбирайте упрощённую систему налогообложения . В ней гораздо проще вести учёт, можно использовать онлайн-сервисы ведения бухгалтерии, и такие фирмы реже проверяет налоговая. Упрощённых систем две:
- Доходы минус расходы
(налог 15%)
Вы имеете право вычитать из полученных доходов стоимость товаров, расходов на интернет, создание сайта, доставку и т.д. С получившейся прибыли нужно заплатить 15% налогов . Подойдет тем, кто перепродает товары, а не производит сам. Для вычитания расходов они должны быть оплачены, получены и иметь отношение к вашему бизнесу.
Пример: Если вы торгуете электроникой, то затраты на предпродажную подготовку и настройку техники можно вычесть из налогооблагаемой суммы. А вот чек на покупку 5 кг мандаринов и бутылки вина налоговый инспектор вряд ли примет.
- Доходы
(налог 6%)
Вы заплатите 6% налога со всех поступающих вам сумм. Никаких расходов из них вычитать нельзя. Подойдет, если у вас мало задокументированных расходов (например, вы продаёте что-то, сделанное своими руками), либо очень большая наценка.
Регистрация ИП или ООО
Теперь надо подготовить и подать документы для регистрации. Перед началом выберите из классификатора виды деятельности (это обязательно для налоговой), а для ООО ещё название компании и адрес.
1. Вид деятельности по ОКВЭД
Видов деятельности по классификатору (ОКВЭД) можно выбрать несколько, всё зависит от того, чем ещё вы собираетесь заниматься. В интернете множество статей по выбору ОКВЭД, посмотрите. Для интернет-магазина вам обязательно надо выбрать код 52.61, Розничная торговля по заказам . Это будет ваш основной код.
Код 52.61 – это группа. Она включает в себя коды 52.61.1, Розничная почтовая (посылочная) торговля и 52.61.2, Розничная торговля, осуществляемая через телемагазины и компьютерные сети (электронная торговля, включая Интернет). По идее, коды внутри группы указывать не нужно, если вы выбрали группу. Однако, в некоторых регионах у налоговых инспекторов своё понимание закона, и они могут отказать в регистрации в случае, если указана только группа. Они будут неправы, но вам от этого не легче. Поэтому на всякий случай указывайте все три.
Кроме основного кода, можно выбрать дополнительные. Без нужды не регистрируйте лишние ОКВЭД, да и вообще для начинающей фирмы их нежелательно иметь более семи штук — слишком много ОКВЭДов может привлечь внимание налоговой и с вас могут потребовать объяснений.
2. Название для ООО
Оно должно быть коротким и легко произносимым. Очень вероятно, что вам его придётся диктовать своим партнёрам по телефону — нужно сделать так, чтобы вас понимали совершенно однозначно. Отлично, если название будет совпадать с названием вашего домена или магазина.
3. Адрес для ООО
Адрес должен быть ещё до регистрации. Налоговая в борьбе с фирмами-однодневками серьёзно ужесточила регистрацию и это создаёт трудности для реальных фирм. Для регистрации вы должны иметь гарантийное письмо или предварительный договор аренды с собственником помещения. Будьте готовы к тому, что налоговый инспектор навестит собственника и убедится, что помещение действительно есть и его вам дадут. Примерно такая же процедура сейчас с в банке.
Способы регистрации
Итак, у нас есть коды ОКВЭД, название, адрес и система налогообложения. Если вам дорого время, обратитесь к специалистам (бухгалтерским аутсорсерам ). Их масса по соседству с вами, они легко ищутся по запросу «регистрация ИП и ООО». Они самостоятельно все сделают с указанными вами параметрами.
Если хотите сэкономить, воспользуйтесь онлайн-сервисом по подготовке документов для самостоятельной регистрации ИП и ООО. Я рекомендую сервис «Моё Дело»: регистрация ИП и регистрация ООО . Все бесплатно. Обратите внимание: вам всего лишь подготовят правильные документы. Сдавать их в налоговую придётся самим. Инструкция по дальнейшим шагам там же, на сайте сервиса.
Документы, которые обязан выдавать интернет-магазин
У вас начались продажи. Какие документы должен выписывать интернет-магазин?
1. Письмо с подтверждением покупки
Сразу после оформления и оплаты заказа вы должны отправить клиенту на е-мейл подтверждение покупки. Это просто письмо в свободной форме . Его сгенерирует и отправит автоматически ваша система электронной коммерции. Оно может быть практически любого вида и формы, должно быть лишь несколько обязательных полей :
- продавец (это вы), контактные данные;
- покупатель;
- что купили, количество и сумма;
- общая сумма заказа.
Письмо может быть с картинками, фотографиями, самых замысловатых шрифтов и расцветок. Большой простор для индивидуализации! Большинство систем позволяет создать свой собственный шаблон. В Эквиде можно редактировать письмо на любом платном плане.
2. Накладная
Вместе с товаром в посылку покупателю вкладывается накладная (в интернет-продажах её ещё зовут инвойс ). Информация в ней дублирует письмо. Её вам тоже подготовит ваша система электронной коммерции. И да, её тоже можно оформить так, как вам удобно! Вот хороший пример инвойса:
Если ваш товар — электронный, то накладную вы не отправляете. Покупатель самостоятельно может зайти в личный кабинет в магазине и нажать на ссылку «Скачать инвойс». Даже в России с недавних пор достаточно электронного инвойса, а за рубежом это норма уже давно.
Важно: Некоторые перевозчики требуют оформлять накладные по собственной форме. Например, когда вы отправляете товар , вам понадобятся специальные бланки (в Эквиде их можно заполнять автоматически, подключите приложение). Уточните заранее, какой нужен бланк и умеет ли ваша система электронной коммерции подготавливать такие документы. Если нет, можно печатать накладные через 1С или «Мой склад».
По закону 54-ФЗ все продавцы, в том числе интернет-магазины, обязаны выдавать покупателю кассовый чек :
- электронный (на email покупателя), если покупатель оплачивает онлайн;
- печатный, если покупатель оплачивает наличными (по желанию покупателя ему отправяляется также электронный чек на email или в виде sms).
Если вы доставляете товар с собственным курьером или продаете в офлайн-магазине, на выдачу печатного чека при офлайн-оплате обратите особое внимание! Алгоритм действий кассира прописан в законах и инструкциях ФНС и должен быть такой:
- Получить деньги, сообщить сумму денег покупателю «Ваши деньги 5000 рублей».
- Выбить на кассовом аппарате чек.
- Назвать сумму сдачи «Ваша сдача 151 рубль 15 копеек».
- Вручить чек и сдачу одновременно и только в руки покупателю ! Причём купюры и монеты выдаются вместе.
- Вручить товар (и накладную, если товар доставляет курьер).
Важно: Если ваш курьер нарушит алгоритм и нарвётся на сотрудника налоговой не в духе, то он может подвести вас под серьёзный штраф за неприменение кассового аппарата. Чтобы нарушить закон и попасть на штраф, достаточно, к примеру, выдать чек после сдачи или отдать товар до выдачи чека.
Если у вас будет касса, совмещённая с POS-терминалом, то ваш курьер так же сможет принимать оплату по банковским картам прямо в момент выдачи товара (эквайринг). Разница лишь в том, что вы должны будете выдать на руки два печатных чека: кассовый чек и слип (чек снятия денег с кредитки).
Выбор терминалов и онлайн-касс широкий, законодательство в этой области меняется стремительно, и я бы не стал полагаться на один источник информации. Обязательно посетите несколько фирм, торгующих кассовыми аппаратами. Пройдитесь по крупным банкам вашего города и поговорите с ними о мобильных терминалах. У Русского Стандарта, ВТБ и Сбербанка большой опыт в эквайринге и они могут предоставлять терминалы бесплатно. Почитайте свежие статьи про выбор аппарата. Иначе вы рискуете купить аппарат, который через полгода придётся менять из-за поменявшегося законодательства.
Кассовые чеки должны быть утверждённой налоговым ведомством формы. Их вам будет печатать онлайн-касса, вам вручную ничего выписывать не надо. Ваши реквизиты в кассовом аппарате пропишут в той фирме, где продадут кассу. В некоторых кассах чек также можно брендировать — вставить туда свой логотип. Спросите об этом у вашего поставщика кассовых аппаратов.
Как сдавать отчетность
Первое правило сдачи отчётности в налоговую — не делать это самостоятельно. Законодательство у нас кривое и постоянно меняется, возьмите профессионала. Вариантов несколько:
1. Наймите своего бухгалтера
Дорого, придётся обеспечивать рабочее место (компьютер + софт), и хорошего бухгалтера найти сложно.
Этот вариант нужно выбирать в очень редких случаях:
- Вы вынуждены соблюдать режим строгой секретности: работаете на оборонку или на мафию. Интернет-магазин не про это.
- Ваш документооборот уже настолько велик, что вам выгоднее иметь своего бухгалтера, чем платить профессионалам. Вряд ли в начале работы вы сможете похвастаться таким.
- В вашей фирме с самого основания есть три сотрудника: Генеральный директор, Коммерческий директор и секретарша. Тогда, конечно, без Главного бухгалтера вам не обойтись =)
Во всех остальных случаях будут выгоднее другие варианты.
2. Наймите аутсорсера
Тысячи их. Можно выбирать фирму из любого города. Если у аутсорсера правильно поставлена работа, то вам и не придётся видеться, документами можно обмениваться через сеть. В интернете множество статей, как выбрать такую бухгалтерскую компанию. Хороший аутсорсер:
- регулярно обновляет свой сайт;
- может работать исключительно удалённо;
- предоставляет финансовую гарантию своей работы;
- может похвастаться хорошими отзывами.
Например, очень хороший аутсорсер АПБ (Ассоциация Профессиональных Бухгалтеров). Удовлетворяет всем вышеперечисленным условиям. Просто обратитесь через форму обратной связи или напишите. Эквиду ведёт бухгалтерию именно АПБ.
3. Используйте сервисы электронных бухгалтерий
Уже упомянутое «Моё Дело» подготавливает отчётность и самостоятельно отправляет её в налоговую на основании введённых вами документов. Сервис прост в использовании, недорог и надёжен. Онлайн сервисы подходят для ИП и ООО на упрощённой системе налогообложения. Но будьте готовы, что вам придётся работать оператором — самостоятельно вводить документы в систему.
Обмен документами с системами электронной коммерции
В век информационных технологий переписывать документы вручную из одной системы в другую не комильфо. У Эквида и большинства других систем управления интернет-магазинами есть интеграция с 1С . Если вы собираетесь использовать другие программы или сервисы, то в Эквиде есть выгрузка csv для импорта в сторонние системы.
Что запрещено продавать в интернет-магазине
Напоследок напомню, что в России в интернет-магазинах нельзя продавать:
- Алкоголь, табак и другие подакцизные товары.
- «Шпионские» устройства — скрытые камеры и т.д. Их нельзя даже покупать, по данным судебного департамента Верховного суда в 2012 году за это были осуждены 72 человека, в 2013-м — уже 152, в 2014-м — 212.
- Лекарства, однако интернет-аптек в сети полно. Этот вопрос тонкий и не входит в тему статьи. У меня к вам лишь один настоятельный совет: если вы собираетесь открыть интернет-аптеку, вы абсолютно точно должны понимать, что делаете на каждом своём шаге (и тогда эта статья не для вас). Если вы не специалист в аптечном деле — найдите себе другую нишу.
- Наркотики и их пропаганда, к которой сейчас относят и безобидные изображения конопли. Были несколько дел за продажу значков, кепок и маек с подобными рисунками. Не продавайте ничего подобного.
- Биткоины и другие криптовалюты. Многие системы электронной коммерции поддерживают приём биткоинов. При настройке убедитесь, пожалуйста, что такая возможность в настройках у вас отключена.
Удачного вам старта и не стесняйтесь задавать вопросы!
Александр Коваленко – операционный директор в Эквиде и основатель бухгалтерской компании АПБ. Решает проблемы и улучшает процессы. Любит путешествовать на машине, бегать и кататься на горных лыжах.
Какую часть БСО отдавать клиенту , а какую оставлять себе? Таким вопросом задаются многие бизнесмены, которые ведут розничную торговлю и не используют контрольно-кассовую технику (далее — ККТ). Подробнее о порядке оформления сделки с применением бланков строгой отчетности (БСО) читайте в нашей статье.
Как оформляется сделка с использованием БСО?
В соответствии с постановлением Правительства РФ «О порядке осуществления денежных расчетов…» от 06.05.2008 № 359 сделки с населением, осуществляемые с применением наличных средств без использования ККТ, должны сопровождаться оформлением БСО, которые приравниваются к кассовым чекам.
С использованием БСО, в частности, оформляются такие документы:
- билеты;
- путевки;
- квитанции;
- проездные документы,
- абонементы;
- талоны и др.
О предельном размере расчетов наличными между компаниями вы сможете узнать из статьи .
Основные реквизиты БСО
Согласно информационному письму Министерства финансов «О порядке утверждения форм бланков строгой отчетности» от 22.08.2008, любой БСО за небольшими исключениями, перечисленными в пп. 5, 6 постановления № 359, может изготавливаться организациями в индивидуальном порядке. При этом надо позаботиться, чтобы БСО содержал основные реквизиты (п. 3 постановления № 359):
- название бланка, серия и 6-значный номер;
- название компании или Ф. И. О. ИП;
- юридический адрес продавца;
- ИНН предприятия или ИП;
- наименование оказываемой услуги;
- стоимость услуги в рублях;
- сумма, которая была оплачена наличными и/или платежной картой;
- дата составления расчетного документа и проведения оплаты;
- должность и Ф. И. О. лица, которое отвечает за оформление документа и совершение хозоперации, личная подпись и при наличии печать компании (ИП);
- другие реквизиты, необходимые для лучшего отражения специфики совершаемой операции.
По условиям, содержащимся в п. 4 постановления № 359, предприятиям (ИП) необходимо обеспечить изготовление БСО либо типографским способом (с оттиском изготовителя на каждом бланке), либо сформировать документ при помощи автоматизированных способов (на компьютере). На типографских бланках изготовителем пропечатываются сквозные номера и серия. Дублировать серию и номер БСО можно лишь на копии или отрывном корешке (п. 9 постановления № 359).
В соответствии с п. 8 постановления № 359 БСО должен составляться с учетом того, что одновременно заполняется еще одна копия документа, либо необходимо, чтобы у бланка была отрывная часть, кроме случаев, если все реквизиты документа заполнены типографским или электронным способом.
Какой экземпляр БСО выдается клиенту?
В соответствии с пп. 18, 19 постановления № 359 организация или ИП при оказании услуг за наличный расчет (в т. ч. и при использовании платежной карты), оформляя документы на БСО без ККТ, должны обеспечить сохранность сшитых книжек с квитанциями, копий (или корешков, если использовались бланки с отрывной линией).
В п. 20 постановления № 359 среди правил применения БСО при расчете наличными указывается, что документ, подтверждающий прием наличности (или оплаты платежной картой), с подписью кассира должен передаваться клиенту.
Обобщенный анализ этих двух норм указывает на то, что клиенту выдается оригинал документа БСО, при этом у продавца остается или копия с подписью клиента, или корешок (если бланк оформлен с линией отрыва).
Итоги
Организации или ИП при оформлении операций (оказании услуг) за наличные или с условием расчета платежными картами могут без применения ККТ оформлять прием денег путем выписки БСО. Форма БСО может быть разработана продавцом самостоятельно при условии внесения в него всех необходимых реквизитов.
БСО выдается после приема от клиента наличности или при использовании платежной карты в момент расчета. Вместе со сдачей (картой) продавцом возвращается должным образом оформленный платежный документ с его подписью. Клиенту выдается оригинал платежного документа либо отрывная квитанция, а у продавца остается копия документа либо отрывной корешок. Данные документы продавец должен сохранять на протяжении 5 лет.
Подробнее о сроке хранения таких документов вы узнаете из статьи .
Покупатель самостоятельно выбирает товар в интернет-магазине и оформляет заказ. Личного общения компании и клиента не происходит. При этом продавец все равно должен предоставить покупателю документы. Разберемся, какие бумаги должны оформляться при интернет-торговле.
Однозначных рекомендаций на все случаи жизни не существует. Набор документов будет зависеть от особенностей деятельности продавца. С одной стороны, продавец должен оформить покупателю документы, чтобы в случае проблем с купленным товаром клиент мог подтвердить факт приобретения вещей. С другой стороны, интернет-магазин должен обеспечить покупателя информацией о совершенной покупке и собрать данные для предоставления в контролирующие органы.
Дистанционная торговля (к которой относится и деятельности интернет-магазинов), регулируется Правилами продажи товаров дистанционном способом (оно утверждено Постановлением правительства №612 от 27.09.2007). В соответствии с 20 пунктом этих Правил:
Моментом заключения договора купли-продажи при наличных расчетах считается получение подтверждения от покупателя его намерения приобрести товар или выдача клиенту кассового или товарного чека,
При продаже интернет-магазином товаров по безналичному расчету или в кредит (оплата банковскими картами такой не является), продавец должен выписать покупателю товарную накладную или акт приема-передачи товаров. Так как получение оплаты через Cash24 приравнивается к безналичным расчетам, при продаже товара продавец должен оформить накладную или акт на товар.
Информирование покупателей
В соответствии с п. 9 Правил продавец обязан в письменном виде сообщить покупателю наименование и характеристики товара, его стоимость, условия покупки, гарантийный срок, правила эксплуатации, срок годности и пр. Документ с этой информацией необходимо передать клиенту в момент доставки заказа. Это можно сделать следующими способами:
Вложить в посылку с товаром памятку,
Разместить всю необходимую информацию на накладной, акте или чеке,
Отправить данные на электронную почту покупателя или написать клиенту смс.
Вы можете использовать сразу несколько способов. Например, отправьте покупателю смс и положите памятку. Памятка может быть напечатана на оборотной стороне первичного документа или на отдельном листе бумаги. Она должна содержать следующие сведения:
Адрес продавца. На этот адрес покупатель может вернуть приобретенный товар лично или отправить его посылкой,
Часы работы интернет-магазина,
Срок, в течение которого покупатель имеет право вернуть товар, но не менее 7 дней,
Порядок и срок возврата клиентам денег,
Прочие сведения, предусмотренные пунктом 9 Правил.
Товарная накладная
Форму накладной продавец может разработать самостоятельно. Чтобы она признавалась первичным документам, в ней должны присутствовать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Например, вы можете использовать расходную накладную, где будут указаны сведения об интернет-магазине, данные получателя, количество и цена товара. Этот документ можно создать в 1С.
Некоторые интернет-магазины берут дополнительную плату за доставку. Укажите ее в отдельной строке оформляемого покупателю документа.