Получить подразделение. Когда нужно открыть обособленное подразделение

Иногда забывают о таком аспекте предпринимательской деятельности, как создание обособленных подразделений. Казалось бы, зарегистрировал фирму и работай спокойно. Однако законодатель устанавливает массу различных обязанностей, которые необходимо будет исполнить.

Сразу отметим, что для ООО, в котором работает только сам учредитель никаких обособленных подразделений (далее – также «ОП», «обособка») открывать не нужно – такая обязанность будет только у тех, кто нанимает себе помощников по трудовым договорам.

Что такое обособка?

Зарегистрировать ООО можно и по адресу места проживания самого учредителя. Это может быть его дом или квартира. Если не создавать промышленных производств в многоквартирных домах, то квартира может вполне стать приемлемым вариантом для регистрации.

Если деятельность Общества будет осуществляться исключительно по адресу регистрации, то обособку создавать будет не нужно. Однако не каждый вид деятельности можно осуществлять, находясь только по одному адресу.

Например, если заниматься торговлей, то без открытия точек розничной продажи будет обойтись проблематично.

В этом случае деятельность ООО будет производиться не только по зарегистрированному адресу, но и в местах, отличных от него. Этот признак является первым, по которому нужно задуматься о создании ОП, но спешить с его открытием не нужно. Дело в том, что юридические нормы связывают регистрацию обособок с наличием рабочих мест по их адресам, если же рабочих мест там не создано, то обязанности не возникает.

Отличие обособки от филиалов и представительств

У многих может возникнуть путаница в голове, а что именно подразумевается под ОП? Согласно ст.55 ГК РФ к ним относятся представительства и филиалы. Но у них совершенно иной порядок создания, с внесением информации в ЕГРЮЛ.

Есть и иные виды обособок, о которых говориться в ст.11 НК РФ, и именно их нужно открывать, если деятельность компании осуществляется не только по её основному адресу.

Согласно данной норме, ОП представляет собой любое структурно обособленное от организации подразделение, где на сроки более одного месяца созданы рабочие места, являющиеся стационарными.

Исходя из формулировок нормы, ОП должно открываться только при совокупном соблюдении следующих правил:

По месту ОП оборудованы рабочие места. Исходя из положений норм ст.209 ТК РФ, рабочее место представляет собой контролируемое работодателем место, куда в силу исполнения своих обязанностей должен прибыть работник, что трудится у данного работодателя по трудовому договору.
Рабочее место является стационарным. Это означает, что работу выполняют не дистанционные работники, которые трудятся удаленно, а люди, что находятся непосредственно на местах, где созданы все необходимые условия для их работы.
Рабочее место создано более чем на месячный срок. Любые иные рабочие места, что существуют меньшее количество времени, не влекут возникновения обязанности по открытию ОП.

Важно! Если с физическими лицами заключён не трудовой договор, а ГПХ, то обязанностей по открытию обособок не возникает, поскольку не оказание услуг по договорам ГПХ не влечёт возникновения рабочих мест.

Таким образом, если в ООО есть склад на окраине города, где хранятся партии товара, то, фактически, по адресу склада тоже осуществляется деятельность компании. Однако на этом складе нет ни охранника, ни сортировщика – только товар, находящийся под сигнализацией. В этом случае регистрировать обособку не нужно, поскольку рабочее место не оборудовано.

Если же на складе каждый день сидит сторож, и его рабочее место просуществует более чем 1 месяц, тогда необходимость в открытии ОП есть. Точно также, если ООО открывает какие-то торговые точки по городу – если там есть продавец, который работает на постоянной основе, то обособленное подразделение открывается.

В чём смысл открытия ОП?

Открытие обособок имеет значения для сбора налоговых отчислений. Согласно ст.230 НК РФ, НДФЛ за работников должен уплачиваться по месту нахождения ОП, в которых они трудятся.

При расширении бизнеса, ООО может открыть несколько ОП в разных городах своего присутствия. Соответственно, именно по месту нахождения каждой обособки за каждого работника, что трудится в них, и должен уплачиваться НДФЛ.

Если ООО зарегистрировано в Белгороде , а деятельность осуществляется в Старом Осколе, то тут вопросов нет – разные регионы, разные налоговые органы.

А как быть в том случае, если обособка создается буквально на соседней улице и имеет с головной организацией одну и ту же налоговую? В этом случае открывать ОП не нужно?

Формулировки закона не делают таких исключений. В законе сказано, что открывать обособки необходимо во всех случаях, когда место деятельности производится не по месту адреса регистрации ООО. Поэтому, во избежание проблем с ФНС, лучше регистрировать все ОП, даже если они находятся в том же регионе и будут состоять на учёте в одной налоговой инспекции с головным офисом.

Как открыть обособленное подразделение

Ст.84 НК РФ устанавливает, что постановка обособок на учёт производиться путём направления специальных сообщений в налоговые органы. Если ОП соответствует всем условиям о рабочем месте, то в месячный срок с момента его создания, согласно ст.23 НК РФ, в ФНС, где числиться на учёте ООО, нужно направить сообщение формы №С-09-3-1.

Важно! Направлять данный документ необходимо в инспекцию по месту учёта ООО, а не по месту открытия ОП – это довольно распространённая ошибка. Если направить сообщение напрямую в налоговый орган, в котором будет состоять на учёте обособка, то сообщение будет возвращено заявителю.

Сообщение формы №С-09-3-1 необходимо подписать руководителем ООО, либо уполномоченным доверенностью лицом. Доверенность необходимо будет приложить к сообщению, других документов прикладывать не нужно.

Сообщение можно подать и в электронном виде посредствам подписания его ЭЦП руководителя.

Как заполнить документы для открытия обособки

Для открытия обособки необходимо заполнить документ по ф. №С-09-3-1, в котором следует указать следующие данные:

наименование ООО;
ОГРН, ИНН, КПП;
информацию о количестве создаваемых ОП и количестве листов сообщения;
сведения о руководителе или представителе (с указанием ФИО и ИНН, телефона и электронной почты);
информацию о создании ОП, его наименовании (можно придумать любое, но чтобы потом не запутаться), адрес ОП и дату его создания.
Заявление подписывается руководителем, ставится дата и печать (если она в ООО предусмотрена Уставом).

В случае изменения каких-либо данных о подразделении, например, при изменении адреса или наименования, подается сообщение этой же формы в течение трёх дней с момента произошедших изменений.

Если ООО прекращает деятельность через ранее созданные ОП, то в ФНС нужно подать сообщение формы №С-09-3-2. Сделать его нужно в течение того же срока, что и при внесении изменений в сведения об обособке. В случае нарушений правил создания ОП или нарушения сроков, законом предусмотрены штрафные санкции по ст.116 НК РФ и ст.15.6 КоАП РФ.

Каждая современная компания, которой требуется расширить сферу своей деятельности, имеет право в РФ открывать разные обособленные подразделения, представленные представительствами или филиалами. Им присваивается определенный индивидуальный адрес. Они наделяются конкретным правовым статусом, указанным в названии. Предоставляются им разные права и обязанности, перечисленные в ст. 55 ГК. Но при этом владельцы организации должны хорошо разобраться в том, как выполняется регистрация обособленных подразделений. Процедура предполагает передачу многочисленных документов в ФНС и другие государственные фонды и организации.

Понятие подразделения

Оно представлено представительством или филиалом основной компании, которой требуется расширить территориально сферу своей деятельности. Чтобы открыть такое подразделение, должны соблюдаться условия:

филиал должен быть территориально отдален от основной компании;
имеется возможность оснастить рабочие места необходимым оборудованием для выполнения должностных обязанностей специалистами.

Регистрация обособленного подразделения не предполагает открытия новой самостоятельной фирмы, поэтому ему не присваивается статус юрлица. Не обладает такой филиал какой-либо правовой самостоятельностью. Все цели, нюансы и задачи работы разрабатываются исключительно головной организацией. Сама фирма занимается ведением бухучета и налогового учета за все представительства.

Законодательное регулирование

Процесс открытия разных подразделений жестко регулируется разными законодательными актами. К ним относятся:

ст. 11 НК содержит основные определения такой производственной структуры, а также описывает признаки, которые должны у нее иметься;
ст. 19 НК говорит о том, что филиалы любой организации должны уплачивать налоги на основании результатов своей деятельности;
ст. 288 НК указывает, что работа должна производиться по адресу регистрации;
ст. 23 и ст. 53 НК описывают правила регистрации подразделения, а также приводится ответственность, применяемая к руководству компании при выявлении серьезных нарушений;
ст. 55 ГК определяет, чем отличается филиал от представительства;
ФЗ №129 содержит сведения о том, как правильно компании должны производить регистрацию своих подразделений, а также перечисляются государственные организации, которые должны уведомляться об этом.

При нарушении любого вышеуказанного законодательного акта компания будет привлекаться к ответственности.

Что нужно знать?

Руководители, принимающие решение о необходимости открытия подразделения, должны хорошо разбираться в том, как выполнить данный процесс. Ориентироваться надо на ст. 11 НК, где указываются все основные требования к такому филиалу.

Оптимальное функционирование допускается при учете требований:

в учредительные документы компании должны вноситься сведения о регистрации обособленных подразделений;
владельцы предприятия обязаны утверждать специальное Положение, содержащее информацию о нюансах функционирования представительства;
назначается руководитель подразделения, на которого оформляется доверенность, позволяющая ему выполнять разные действия, связанные с управлением филиалом;
выпускается руководством фирмы особая внутренняя документация, основным назначением которой выступает определение правил, функций и особенностей функционирования каждого подразделения.

При открытии подразделения руководство фирмы самостоятельно решает, будет ли сформирован филиал или представительство. Филиал располагается по собственному индивидуальному адресу. Он выполняет все функции основного предприятия, а также представляет его по ст. 55 ГК. Представительство отличается обособленностью территориально от головной компании. Основным его назначением выступает представление и защита интересов организации.

Зачем открываются дополнительные подразделения?

Необходимость в этом процессе может быть обусловлена разными причинами. Наиболее часто регистрация обособленных подразделений требуется в таких ситуациях:

компания планирует расширить территориально сферу деятельности, поэтому требуется охватить как можно больше людей, входящих в ее целевую аудиторию;
ведется агрессивная политика фирмы, поэтому нужно охватить территориально полностью конкретный регион;
выбираются регионы, где наиболее выгодно осуществлять деятельность в конкретном направлении;
необходимо удовлетворять спрос клиентов, проживающих в других городах;
повсеместное продвижение бренда в разных городах России;
уменьшение риска банкротства, так как можно перемещать производственные мощности в разных городах, и если одно из подразделений будет убыточным, оно в кризисное время может поддерживаться за счет средств, поступающих из других регионов.

Процесс регистрации любого представительства должен выполняться только с учетом основных положений законодательства. Если присваивается производственной структуре индивидуальный адрес, а при этом планируется работа в течение месяца или большего периода времени, то непременно необходима регистрация в налоговой обособленного подразделения. Данное требование содержится в ст. 23 НК.

Процесс регистрации

Первоначально руководство фирмы должно принимать соответствующее решение, на основании которого требуется открыть филиал или представительство. Пошаговая инструкция регистрации обособленного подразделения предполагает выполнение последовательных этапов. Каждый из них является важным, поэтому фиксируется официальными документами. К этим этапам относятся:

формируется собрание учредителей предприятия, на нем рассматривается необходимость открытия подразделения;
принимается соответствующее решение, оформляемое протоколом собрания;
выпускается приказ;
выбирается форма регистрации обособленного подразделения, так как оно может быть филиалом или представительством предприятия;
определяется оптимальное место для работы, которое оборудуется всеми необходимыми средствами, чтобы работники справлялись со своими основными обязанностями;
в течение 30 дней после начала работы подразделения требуется передать в ФНС уведомление, для чего используется стандартная форма С-09-3-1, причем выбирается для этого отделение налоговой по месту расположения филиала;
далее требуется поставить на учет подразделение в ФСС и ПФ, но это требуется, если у филиала имеется собственный счет в банке, он составляет собственный баланс, а также есть наемные работники, за которых требуется перечислять средства в фонды;
если уже во время работы структурной единицы меняется наименование подразделения или его адрес, то об этом надо также уведомлять ФНС.

Процесс не считается слишком сложным, если в нем хорошо разобраться. Непременно требуется регистрация в налоговой обособленного подразделения. Если это не будет выполнено своевременно, то компания будет привлечена к административной ответственности.

Какие нужны документы?

Перед непосредственным процессом регистрации руководство фирмы должно озаботиться подготовкой определенной документации.

Документы для регистрации обособленного подразделения в ФНС:

паспорт представителя предприятия, который должен быть одним из владельцев компании;
если занимается процессом доверенное лицо, то у него должна иметься доверенность, заверенная нотариально;
приказ об организации подразделения;
св-во о постановке предприятия на учет в ФНС;
заявление на регистрацию филиала.

Все эти документы следует подавать в ФНС. Если требуется обращаться в ПФ, то передается документация:

св-во о постановке самой фирмы на учет в ПФ;
копия приказа о создании подразделения, причем она должна быть нотариально заверенной;
заявление, для формирования которого потребуется специальная форма, выпускаемая ПФ.

На основании этих документов получает представитель фирмы уведомление о постановке на учет филиала.

Регистрация в ФСС обособленного подразделения предполагает подготовку документации:

приказ об открытии представительства;
учредительные бумаги фирмы;
уведомление из ПФ о регистрации подразделения;
св-во о постановке фирмы на учет в ФСС.

На основании этой документации работники учреждения выдают специальное извещение, подтверждающее, что филиал приобрел статус страхователя.

Сроки регистрации

Процедура по длительности зависит от того, как правильно выполняются последовательные этапы. Срок регистрации обособленного подразделения стандартно не превышает одного месяца. Начать процедуру надо в течение 30 дней с того момента, как фактически начинает функционировать представительство.

Нюансы обращения в ФНС

При открытии филиала непременно требуется известить об этом работников ФНС. Такая процедура называется регистрацией в ИФНС обособленного подразделения. Выполняется процесс уже после того, как создано представительство, а также уже могут быть внесены изменения в учредительные документы организации. Для передачи уведомления можно пользоваться разными способами:

непосредственное посещение отделения налоговой службы одним из учредителей или доверенным лицом;
отправка документа заказным письмом, причем дополнительно требуется опись вложения;
использование портала "Госуслуг" или сайта ФНС, с помощью которых в электронном виде отправляется уведомление.

Порядок регистрации обособленного подразделения предполагает, что в течение 5 дней после передачи документов работникам ФНС получает компания уведомление о постановке на учет филиала. В этом документе прописывается КПП структурного подразделения. Он должен использоваться при составлении разных документов. Если заявление о регистрации обособленного подразделения не будет передано в ФНС в установленные сроки, то это выступает основанием, чтобы привлечь руководство фирмы к ответственности.

Нюансы уведомления ФСС

Обращаться в этот государственный фонд следует уже после того, как будет получено уведомление от ФНС. Регистрация в ФСС обособленного подразделения - это простой процесс, который требуется при условиях:

представительство обладает собственным отдельным балансом;
его работники ведут самостоятельно бухучет, что непременно прописывается в учетной документации компании;
начисляется зарплата всем работникам филиала, а также им выплачиваются разнообразные премии или иные платежи;
имеется отдельный расчетный счет.

Для проведения регистрации требуется подать в ФСС соответствующее заявление и другие документы от компании. Нередко требуется получить предварительно справку из банка, где открыт расчетный счет, чтобы предоставить реквизиты данного счета. Документация может передаваться при личном посещении учреждения, через электронные каналы связи или с помощью отправки их почтой.

Нюансы регистрации в ПФ

Подготавливается стандартный пакет документов, передаваемый работникам ПФ. Порядок регистрации обособленного подразделения в ПФ предполагает, что в течение 5 дней после передачи документации будет получено уведомление. Оно говорит о том, что представительство было поставлено на учет в этом фонде. Получено будет два экземпляра, так как один должен находиться в головной компании, а другой передается работникам филиала.

Как зарегистрировать кассу?

На основании ФЗ №54 вся кассовая техника, используемая компаниями или их филиалами, должна быть зарегистрирована в ФНС. Регистрация кассы обособленного подразделения может выполняться двумя способами:

подача заявления в бумажном виде на регистрацию в отделение ФНС по месту нахождения филиала, после чего выдается карточка на онлайн-кассу;
подача заявки онлайн на официальном сайте ФНС.

В заявлении указывается название подразделения, его ИНН, адрес и место монтажа онлайн-кассы, название техники, ее заводской номер и сведения о характере расчетов. С февраля 2017 года требуется устанавливать и регистрировать только онлайн-кассы, поэтому старые ККТ не применяются.

Ответственность за нарушения

Все владельцы компаний, желающие расширить сферу своей работы, должны знать, как правильно открываются филиалы. Регистрация обособленного подразделения организации должна выполняться в течение 30 дней после фактического начала работы данной структурной единицы.

Если нарушаются требования, то назначаются разные меры наказания для владельцев бизнеса:

подача уведомления в ФНС об открытии подразделения с опозданием - штраф в размере 10 тыс. руб.;
работа филиала без уведомления ФНС, ПФ и ФСС - 10 % от полученных в процессе деятельности доходов, но штраф не может быть меньше 40 тыс. руб.;
несвоевременная подача уведомлений в ПФ или ФСС - от 5 до 10 тыс. руб.

Дополнительно выявляется виновник, после чего должностное лицо в индивидуальном порядке привлекается к административной ответственности, поэтому ним перечисляется штраф в размере от 2 до 3 тыс. руб.

Нюансы открытия подразделения

При правильном открытии и регистрации филиала или представительства учитываются некоторые особенности функционирования, к которым относятся:

взносы за страхование сотрудников подразделения вносятся по месту нахождения головной организации;
НДФЛ уплачивается за работников по месту нахождения структурной единицы;
подразделение считается созданным в тот день, когда ему присваивается адрес, а также имеется хотя бы один сотрудник, поэтому первый день выхода человека на работу представлен днем формирования филиала;
ИП не могут открывать подразделения, так как не являются юрлицами;
любая такая структурная единица должна регистрироваться независимо от направления и специфики работы.

Если нарушаются вышеуказанные требования, то это приводит к тому, что фирма привлекается к ответственности. Поэтому целесообразно выполнять процесс создания подразделения при полном контроле со стороны опытного бухгалтера, трудоустроенного в компании. В этом случае можно избежать многочисленных ошибок и отрицательных последствий нарушения законодательства.

Заключение

Таким образом, при открытии любого обособленного подразделения компании должны хорошо разобраться в правилах и процедуре его регистрации. Для этого учитывается, что уведомление должно отправляться не только в ФНС, но и в ФСС и ПФ. Важно разобраться, в какие сроки отправляется документ, какие к нему прикладываются другие бумаги, а также каковы последствия нарушений законодательства. При правильном процессе регистрации филиал может работать официально, представляя и защищая интересы предприятия. При этом у него будет иметься свой адрес и КПП.

Только что созданное ООО довольно часто не имеет собственного или арендованного офиса и числится только по юридическому адресу. Это может быть домашний адрес руководителя (учредителя) или адрес с почтово-секретарским обслуживанием. Пока еще реальная деятельность не ведется, а предназначенная для ООО корреспонденция, особенно от официальных органов, доходит своевременно, такая ситуация нормальна. Но, рано или поздно, ООО начинает работать, а значит, должно где-то «материализоваться» в пространстве.

Ответы на любые вопросы по регистрации ООО и ИП вы можете получить, воспользовавшись услугой бесплатной консультации по регистрации бизнеса :

Иногда характер деятельности позволяет вести бизнес из дома или при помощи удаленных работников, но если ООО открывает магазин, склад, офис, производственное помещение или каким-то другим образом начинает вести деятельность по адресу, отличному от юридического адреса, то надо создавать и регистрировать обособленное подразделение .

Здесь есть важное условие - критерием создания именно обособленного подразделения является наличие хотя бы одного стационарного рабочего места , а оно признается таким, если создано на срок более одного месяца. Понятие рабочего места есть в Трудовом кодексе (ст. 209), из чего можно сделать вывод, что:

с работником должен быть заключен трудовой договор;
рабочее место находится под контролем работодателя;
работник постоянно находится в этом месте в соответствии со своими служебными обязанностями.

Исходя из этого, склад для хранения, на котором нет постоянного работника, не будет считаться обособленным подразделением. Не считаются им и вендинговые аппараты, платежные терминалы, банкоматы и т.п. Дистанционные (удаленные) работники также не подпадают под понятие «стационарного рабочего места», поэтому заключение с ними трудовых договоров не требует создания обособленного подразделения.

Обращаем ваше внимание, что индивидуальные предприниматели не должны создавать и регистрировать обособленные подразделения . ИП могут вести деятельность на всей территории РФ, независимо от места государственной регистрации. Если они работают на режиме ЕНВД или купили патент, то должны только дополнительно встать на налоговый учет по месту ведения деятельности.

Каким должно быть обособленное подразделение, чтобы организация имела право на УСН

Статья 346.12 НК РФ запрещает применять льготную упрощенную систему налогообложения организациям, имеющим филиалы (требование об отсутствии представительства уже отменено). Разумеется, возникает вопрос - как оформить обособленное подразделение, чтобы оно не было признано филиалом, а организация при этом сохранила право на ? Чтобы разобраться в этом, придется обратиться к положениям трех кодексов: Налогового, Гражданского и Трудового:

Налоговый кодекс (ст. 11) дает понятие обособленного подразделения организации как «…любого территориально обособленного от нее подразделения, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места». Характеристику видов обособленного подразделения НК РФ при этом не дает.
Гражданский кодекс (ст. 55) характеризует обособленное подразделение только в виде представительства и филиала . То есть, из этих положений тоже неясно, какими еще, кроме представительства и филиала, могут быть обособленные подразделения.
Трудовой кодекс (ст. 40) указывает, что «…коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях ». Таким образом, только здесь можно увидеть, что обособленные подразделения могут быть какими-то иными, кроме филиала и представительства.

В результате, мы имеем дело с каким-то неуловимым понятием иного обособленного подразделения, поэтому при создании такого подразделения надо просто избегать критериев, которые характеризуют его как филиал или представительство. Характеристики эти в законе более чем скудные:

представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту;
филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительств;
представительства и филиалы не являются юридическими лицами, а сведения о них должны быть указаны в ЕГРЮЛ, а значит, и в уставе организации.

Мы не случайно так подробно разбираемся в этом вопросе, потому что несоответствие этим требованиям (иногда неявное) может лишить организацию возможности работать на УСН, причем неожиданно. Например, руководитель считает, что созданное обособленное подразделение не является филиалом, поэтому организация продолжает работать на упрощенной системе, хотя уже не имеет на это права.

В таких случаях организация будет признана работающей на с начала того квартала, в котором было создано обособленное подразделение, имеющее признаки филиала. А потеря права на ведет к необходимости начислить все налоги общего режима: налог на прибыль, налог на имущество, НДС, и именно с последним может возникнуть больше всего проблем. НДС надо начислить со стоимости всех реализованных товаров, работ и услуг за текущий квартал, а если покупатель или заказчик откажутся его доплачивать, то налог придется платить за счет собственных средств.

Признаки филиала и представительства

Учитывая, к каким неприятным последствиям для плательщика УСН может привести признание обособленного подразделения филиалом, надо знать, какими могут быть его признаки:

Факт создания и начала деятельности филиала или представительства отражается в уставе ООО (с 2016 года это делать необязательно).
Головная организация утвердила положение о филиале или представительстве.
Назначен руководитель обособленного подразделения, который действует по доверенности.
Разработаны внутренние нормативные документы, регламентирующие деятельность обособленного подразделения, как филиала или представительства.
Филиал или представительство представляет интересы головной организации перед третьими лицами и защищает ее интересы, например, в суде.

Таким образом, чтобы сохранить право на УСН, надо следить, чтобы созданное обособленное подразделение не имело указанных признаков филиала. Кроме того, нужно указать в Положении об обособленном подразделении, что оно не имеет статуса филиала или представительства и не ведет хозяйственную деятельность организации в полном объеме (например, магазин занимается только хранением, продажей и доставкой товаров). Создание обособленного подразделения находится в компетенции руководителя ООО, в устав сведения об этом вносить не обязательно.

Сообщаем в налоговую инспекцию об открытии обособленного подразделения

Согласно статье 83(1) НК РФ организации должны вставать на налоговый учет по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения. Дополнительное требование сообщать в налоговую инспекцию обо всех обособленных подразделениях (в месячный срок) и об изменениях сведений о них (в трехдневный срок) установлено статьей 23(3) НК РФ.

Таким образом, при создании обособленного подразделения (не являющегося филиалом или представительством) ООО должно:

сообщить об этом в свою налоговую инспекцию , утвержденной приказом ФНС России от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@;
встать на налоговый учет по месту нахождения этого подразделения, если оно создано на территории, подведомственной не той налоговой инспекции, в которой зарегистрирован головной офис.

Налоговая инспекция по месту регистрации головного офиса, в которую было подано сообщение№ С-09-3-1, сама сообщает об этом факте в ФНС по месту нахождения созданного обособленного подразделении (ст. 83(4) НК РФ), то есть от ООО не требуется самостоятельно вставать на учет.

Если несколько обособленных подразделений находятся в одном муниципальном образовании, но на территориях, подведомственных разным налоговым инспекциям, постановка на учет может быть осуществлена по месту нахождения одного из обособленных подразделений, по выбору организации. Например, если в одном городе у ООО открыто несколько магазинов на территориях разных ФНС, не надо вставать на учет в каждую из них, можно выбрать какую-то одну инспекцию, указав этот выбор в сообщении.

При изменении адреса обособленного подразделения его не надо закрывать и открывать заново (такая обязанность существовала до сентября 2010 года), а только подать сообщение в налоговую инспекцию по месту учета подразделения с указанием нового адреса.

Постановка на учет в фондах

Ранее регистрация в Пенсионном фонде при открытии обособленного подразделения проводилась на основании заявления ООО, сейчас эти данные автоматически передает налоговая инспекция. Однако обязанность самостоятельно становится на учет в ФСС осталась.

Для регистрации в ФСС подают нотариально заверенные копии:

свидетельства о постановке на налоговый учет;
свидетельства о государственной регистрации юридического лица или листа записи ЕГРЮЛ;
извещение о регистрации в качестве страхователя головного организации, выданное региональным отделением ФСС;
информационного письма службы государственной статистики (Росстата);
уведомления о постановке на налоговый учет обособленного подразделения;
приказа об открытии, Положения об обособленном подразделении, документы, подтверждающие наличие у обособленного подразделения отдельного баланса и расчетного счета;
оригинал .

Платить единый упрощенный налог и страховые взносы за работников, занятых в обособленном подразделении, надо по месту регистрации головной организации, а НДФЛ с этих работников надо удерживать по месту нахождения обособленного подразделения.

Ответственность за нарушение порядка регистрации обособленного подразделения

Нарушение сроков подачи сообщений и заявлений о регистрации обособленного подразделения влечет за собой следующие штрафы:

нарушение срока подачи заявления о постановке на учет - 10 тысяч рублей (ст. 116 НК РФ);
ведение деятельности обособленным подразделением без постановки на учет - штраф в размере 10 процентов от доходов, полученных в результате такой деятельности, но не менее 40 тысяч рублей (ст. 116 НК РФ);
нарушение срока регистрации в ФСС - 5 тысяч рублей или 10 тысяч рублей, если нарушение длится более 90 календарных дней (ст. 19 № 125-ФЗ от 24.07.98).

План действий при создании обособленного подразделения

Определиться, что организация создает обособленное подразделение, не являющееся филиалом или представительством (т.к. у них другой порядок регистрации).
Убедиться, что созданное рабочее место является стационарным, то есть создано на срок более месяца, работник присутствует на нем постоянно, и это связано с выполнением им служебных обязанностей. Если работник дистанционный, создавать обособленное подразделение не требуется.
В месячный срок после создания стационарного рабочего места сообщить в налоговую инспекцию, где ООО состоит на учете, о создании обособленного подразделения по форме № С-09-3-1.
В течение 30 дней встать на учет в фонд социального страхования.
При необходимости сообщать в трехдневный срок об изменении адреса или наименования обособленного подразделения в ФНС по месту учета подразделения по форме № С-09-3-1.

Обособленное подразделение - инструкция
Продолжаем серию полезных инструкций. Ненадолго отвлечемся непосредственно от регистрации юридических лиц в смежную область и поговорим об обособленном подразделении. Обособленное подразделение занимает особое положение в структуре организации, позволяя легко и быстро начать работу на удалении от головного офиса.
1. Как следует из ст. 11 Налогового кодекса РФ, "обособленное подразделение организации - любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца."
Под рабочим местом, согласно ст. 209 Налогового кодекса РФ, подразумевается
место, "где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя."
Разъяснения Минфина и арбитражная практика свидетельствуют о том, что "территориальное обособление" означает расположение ОП в отличной от головного офиса налоговой юрисдикции. Если компания стоит на учёте в ИФНС № 19, а рабочее место на территории ИФНС № 26, то необходимо ставить на учёт ОП в ИФНС № 26. В реальности бывает и так, что даже если рабочее место находится на той же улице (второй склад, например), что и головной офис, налоговая может потребовать постановки на учёт ОП. Спорить или нет с такими ИФНС - решать вам.
Как это можно понять из двух вышеприведенных норм, обособленным подразделением (далее - ОП) может быть и торговая точка, и медицинский офис, важно то, что мы говорим о постоянном рабочем месте (т.е. созданным на срок более 1 месяца) и не находящемся по адресу местонахождения юридического лица.
Достаточно краткое и пространное определение ОП всё-таки позволяет отличить его от филиала и представительства: у ОП просто нет таких широких функций (представительство и защита интересов, как это указано в ст. 55 Гражданского кодекса РФ), а потому не требуется вносить изменения в устав.
2. Итак, компания имеет некий офис (например - в другом АО Москвы), этот офис подразумевает постоянные рабочие места, поэтому самое время подать сообщение о постановке на учёт. Делать это необходимо в течение одного месяца с даты создания рабочего места, а датой создания рабочего места может быть и фактическое начало работы.
Ввиду того, что определить начало фактической работы ОП крайне сложно, общепринятой датой создания считается соответствующий приказ о создании ОП. В приказе, помимо создания, могут быть указаны ответственное лицо и руководитель ОП, но это уже сугубо внутренние дела компании, не интересующие налоговую.
Для постановки на учёт ОП необходимо подать специальное сообщение по форме - С-09-3-1 (бланк прикреплен к посту в конце статьи). Заполняется оно элементарно:
Указываем ИНН, КПП, ОГРН, наименование нашей организации. В графе "код налогового органа" указываем код ИФНС, в которой стоит на учёте организация, в эту же ИФНС и подаём наше сообщение.
В графе "количество обособленных подразделений" указываем нужное количество и соответствующее количество страниц на ОП - одним махом мы можем поставить на учёт даже десять ОП.
В нашем примере на учёт мы ставим только 1 ОП. В силу такой скромности, наше сообщение составлено всего на двух страницах, что указываем в нужном поле.
Под чертой ниже заполняем только левый блок. Здесь мы указываем лицо, которое подписывает сообщение, в нашем случае это руководитель, генеральный директор организации. Телефон и электронную почту для связи можно и указать (для приличия), но и в противном случае проблем не должно возникнуть.
Теперь переходим к странице, посвященной ОП. Как я уже говорил, этих страниц может быть несколько, если необходимо поставить на учёт больше одного ОП.
В верхней части заполняем (обычно форма сама заполняет эти поля) поля с ИНН и КПП, нумеруем страницу.
Поскольку ОП мы только создаем, то никаких цифр в поле "Сообщает" мы не ставим, равно как и не указываем КПП ОП - его у нас просто нет.
В большом поле ниже можно указать наименование ОП. Дело это сугубо личное, можно обойтись и вовсе без названия. Но если уж ОП несколько, лучше привести их к некоторому единообразию, чтобы как-то отличать и не путаться в названиях.
Затем переходим к заполнению адреса. Здесь мы должны указать адрес местонахождения ОП, чаще всего - это адрес помещения, на которое заключен договор аренды. Обратите внимание, что в ряде случаев не заполняются поля "Район" и "Город" - это справедливо для Москвы, Санкт-Петербурга, а теперь еще и Севастополя.
После адреса следует указать дату создания. Разумеется, лучше всего указывать текущую дату, если это позволяет бухгалтерия и отдел кадров, дабы не нарваться на штрафы. О них чуть позже.
Заполненное сообщение подписывается на первой странице заявителем, ставится печать, на второй и всех последующих страницах заявитель просто расписывается. Сшивать сообщение не нужно, достаточно скрепить степлером.
К сообщению рекомендуется приложить копию приказа на создание ОП. Если сообщение подаёт представитель, то к сообщению и копии приказа следует приложить доверенность на представителя. Также заранее рекомендуется сделать копию сообщения для отметки сотрудника ФНС о принятии документа.
Сообщение можно также подать дистанционно. Программа ФНС "Налогоплательщик ЮЛ" позволяет направить сообщение по электронному каналу - в программе формируется сообщение в формате XML, которое можно отправить в ИФНС, заверив ЭЦП, через тот же "Такском". Программа не самая простая в освоении, поэтому, если речь идёт о создании одного ОП, проще сделать это в бумажном варианте.
3. Через 5 рабочих дней ОП должно быть поставлено на учёт, о чём ИФНС, на территории которой зарегистрировано ОП, выдаст соответствующее уведомление. Время от времени случаются сбои в связи между двумя ИФНС, поэтому для пущей верности лучше отзвониться в обе ИФНС на 5-й день и узнать, как обстоит дело.
Нужно ли ставить ОП на учёт в ФСС и ПФР? Нет, если у ОП нет своего баланса, расчетного счета и самостоятельных выплат в пользу работников.
Что касается ответственности. Откровенно говоря, на практике не сталкивался с ответственностью за несвоевременное уведомление ФНС о создании ОП, но всё же она предусмотрена:
- п.1 ст. 116 Налогового кодекса РФ (штраф в 10 000 рублей);
- п.1 и п.2 ст. 129.1 Налогового кодекса РФ (штраф в 5000 рублей за первое нарушение в течение года и 20 000 рублей за последующее в течение года);
- п.1 ст.15.3 КоАП РФ (штраф до 1000 рублей для руководителя организации).
Впрочем, учитывая простоту постановки ОП на учёт, было бы совсем уж некстати нарваться на такие редкие штрафы.
Удачи!

При расширении своих коммерческих интересов, компании открывают дополнительные подразделения в виде филиалов и представительств, находящиеся отдельно от места их первичной регистрации по юридическому адресу. Такое право есть у них на основании ст. 55 ГК РФ. Обособленные подразделения могут быть открыты в любых регионах страны, других муниципальных образованиях. Главное условие - это территориальная удаленность от местонахождения головного центра и наличие оборудованных рабочих мест, существующих более 1 месяца, о чем прямо сказано в ст. 11 НК РФ.

Если Гражданский Кодекс говорит только о филиалах и представительствах, то в Налоговом Кодексе приводится более расширенное понятие отделений компании. Ими могут быть филиалы, представительства и другие обособленные подразделения.

Какие документы нужны для регистрации обособленного подразделения

Открытие отдельного подразделения со статусом филиала или представительства фиксируется следующими внутренними документами:

Решение учредителей компании об открытии фирменного филиала или представительства и созданный на его основании Приказ;
Подписанный договор аренды или купли-продажи расположенной отдельно площади;
Приказ о назначении руководителя филиала (представительства);
Оформленная доверенность на имя директора обособленного подразделения;
Положение о подразделении , уточняющее месторасположение, открытие расчетного счета, расчет зарплаты по персоналу и прочие важные моменты.

Приказ о создании обособленного подразделения является основанием для внесения изменений в учредительные документы. При этом устав, учредительный договор либо переписываются в новой редакции, либо дополняются отдельным документом.

После оформления первичного пакета документации, наступает следующий этап: подача заявления в органы ФНС.

При этом подготавливаются заявления по формам Р13001 и Р13002, где указываются вносимые изменения в учредительные документы в виде открытия филиалов или представительств. К ним прилагаются следующие копии:

новой редакции устава фирмы или дополнительного документа к уставу;
положения о филиале (представительстве);
свидетельства о гос. регистрации компании;
приказов о назначении руководителей подразделений;
квитанция или платежное поручение, подтверждающие уплату госпошлины.

Потребуется также последняя выписка из ЕГРЮЛ головного предприятия.

Регистрация филиала или представительства происходит на основании внесения изменений в ЕГРЮЛ.

Подразделение может иметь отдельный расчетный счет, свою печать и выделяться на самостоятельный баланс. В случае, если подразделение наделяется полномочиями начислять заработную плату, и об этом сказано в Положении о филиале, представительстве, то отдельно регистрировать его в органах ПФР и ФСС не нужно: органы ФНС самостоятельно уведомят их об этом.

Документы для регистрации обособленного подразделения без статуса филиала или представительства

Более упрощенный вариант с точки зрения юридической регистрации - открытие обычного подразделения (ОП) без придания ему статуса филиала (представительства). Например, открытие дополнительного магазина, организация отдельного склада и прочее. В этом случае никаких изменений в Устав общества и, соответственно, ЕГРЮЛ вносить не надо, достаточно направить в ИФНС по месту регистрации Сообщение по специальной форме С-09-03-1 о создании обособленного подразделения российской организации (за исключением филиалов и представительств).

Процедура регистрации: куда и в какие сроки подаются сведения

Об открытии всех своих подразделений следует уведомить ФНС не позднее 1 месяца со дня его открытия. Если открывается филиал, то срок отсчитывается с точной даты принятого решения о его создании. Если это обычное ОП, открытое по ст. 11 НК, то срок начинается со дня организации рабочих мест – принятии на работу первого сотрудника.

При смене наименования или адреса подразделения, необходимо уведомить органы ФНС в течение 3 рабочих дней после регистрации данных фактов.

Сообщение об открытии ОП с приложенными документами подается в налоговый орган по юридическому адресу регистрации фирмы. Здесь возможны варианты представления:

электронно – через провайдера ТКС;
заказным ценным письмом с описью вложения;
через портал Госуслуг или в личном кабинете на сайте ФНС;
путем посещения налоговой инспекции, в этом случае для представителя организации потребуется доверенность.

ИФНС по месту регистрации без участия налогоплательщика передает сведения в налоговую службу по месту открытия подразделения. Подразделение регистрируется с тем же ИНН, что и у самой организации, но с отдельным КПП. Уведомление о регистрации ОП можно будет получить в ФНС, зарегистрировавшем его спустя 5 рабочих дней: столько времени по законодательству отводится на регистрацию.