Тамара Воротынцева – директор по развитию тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва). Практикующий бизнес-тренер, автор книги «Строим систему обучения персонала» и публикаций в деловых изданиях России, Казахстана и Украины. Создатель интернет-рассылки: «E-mail переписка в бизнесе» на сервере subscribe.ru! Книга является практическим пособием для деловых людей, ведущих активную переписку с клиентами и партнерами. В ней представлены инструменты, которые помогут сделать электронное общение эффективным, оптимальным по времени и результату, максимально соответствующим нормам и правилам, принятым в современном деловом сообществе. Автор дает практические советы, иллюстрирует свои наблюдения случаями из жизни, приводит аргументированные выводы. Текст книги богат узнаваемыми примерами реальной деловой переписки. Автор делится своими наблюдениями, приемами, «хитростями», которые способны существенно повлиять на эффективность и результативность делового электронного письма. Если вы – деловой человек и для вас важно писать оперативно, лаконично, грамотно, в соответствии в правилами хорошего делового тона, – эта книга станет вам надежным помощником.
Книга:
Письмо-отказ
Письмо-отказ
Ситуация, когда клиент просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.
В чем обычно заключается трудность?
Мы не можем пойти на уступки адресату («хорошему», надежному, постоянному).
Нам неприятно отвечать отказом.
Как эти трудности преодолеть?
1. Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию.
2. Полезно знать алгоритм корректного отказа.
А теперь немного подробнее.
Как написать письмо-отказ
Итак, для того чтобы написание отказа не вызывало у вас внутреннего напряжения, важно осознать следующее:
1. Вы работаете в бизнесе.
2. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели.
3. Цели сторон не всегда совпадают.
4. Важно поддерживать взаимное уважение и понимать, что каждый имеет право на свои интересы.
5. Вы представляете деловые интересы своей компании.
6. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай.
7. Более того, это распространенная ситуация, с которой важно научиться грамотно работать.
Научиться грамотно отказывать – значит научиться делать это максимально корректно.
Письмо-просьба:
From: Андрей Выхин
Sent: Friday, October 03, 2009 5:49 PM
To: Михаил Михайлов
Subject: Официальная просьба
Добрый день, уважаемый Михаил!
Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.
Наша компания занимается продажей и техническим обслуживанием грузовой и строительной техники, а также поставкой запасных частей. С 2002 года мы являемся Вашими постоянными клиентами и деловыми партнерами.
В связи со сложной ситуацией на рынке грузовой и строительной техники и сокращением бюджета на проведение рекламных кампаний мы обращаемся к Вам с просьбой предоставить нам скидку 20 % при размещении наружной рекламы.
Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку.
С уважением,
Андрей Выхин
Директор по маркетингу
Ответ-отказ:
From: Михаил Михайлов
Sent: Friday, October 04, 2009 11:02 AM
To: Андрей Выхин
Subject: Re: Официальная просьба
Уважаемый Андрей Иванович!
Выражаю Вам искреннюю благодарность за длительное сотрудничество с нашей компанией.
Что касается Вашего вопроса, то скидки на наружную рекламу у нас являются накопительными и рассчитываются от совокупного объема услуг, оказанных и оплаченных за последние 365 дней (12 месяцев). Шкала скидок едина для всех наших клиентов и партнеров. Высылаю Вам ее в приложении.
Письма-отказы - это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.
Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:
- нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
- неприятно отвечать отказом;
- важно сохранить расположение и лояльность адресата.
Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда?
Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» - это лишь часть конструктивного диалога деловых людей. Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать. Таким образом, отказ - это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно.
Во-вторых, отказывайте грамотно. Грамотный отказ - это корректный отказ. Покажите, что Вы уважаете и с пониманием относитесь к позиции адресата, но, как говорится, своя рубаха ближе к телу.
В этой статье вы узнаете 9 секретов, как написать корректный отказ .
Итак, манера письма-отказа - уклончивая, чтобы не обидеть адресата. Сначала Вы аргументируете отказ, чтобы читающий понял ход Ваших мыслей, а в конце сообщаете о принятом решении.
Но давайте по порядку. Чтобы отказ для адресата звучал максимально корректно следует придерживаться такой схемы написания отказа:
1. Начните письмо с персонального обращения к адресату.
«Здравствуйте, уважаемый Иван Степанович!»
«Уважаемая Мария Сергеевна!»
2. Поблагодарите адресата за отклик на Ваше предложение:
«Мы признательны за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!»
«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»
«Благодарим за присланное в наш адрес резюме»
3. Задайте контекст. Это должен быть нейтральный комментарий, в котором следует проинформировать о теме письма. В этой части не должно быть и намека на окончательный ответ.
«Сообщаем Вам о решении экспертной комиссии по поводу Вашей заявки на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения…»
Благодарность и контекст письма можно объединить в один блок:
«Благодарим Вас за присланную заявку на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения и сообщаем о решении экспертной комиссии…»
4. Покажите адресату, что Вы прочли то, на что отказываете. В письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова. Нет ничего обиднее, чем типовой отказ всем участникам рассылки. Многие прекращают откликаться на предложения, когда чувствуют, что их проект (резюме, предложение) даже не открывали. Даже если это рассылка, следите за словами, а то рискуете потерять потенциальных партнеров.
«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».
«Мы внимательно изучили Ваш проект по…».
«Комиссия внимательно изучила представленные Вами данные и результаты опросов».
5. Выразите понимание и сочувствие.
«Мы понимаем, как важно для Вас участие в данном проекте».
«Мы разделяем Вашу заинтересованность результатами…»
«Члены комиссии разделяют Вашу озабоченность тем, что…»
6. Сделайте комплимент адресату, отметьте достоинства предложения, что Вам понравилось - это позволит адресату сохранить лицо.
«Организация дистанционного обучения позволила бы заметно улучшить ситуацию».
«Увлеченность и быстрая обучаемость – очень ценные качества для сотрудника».
«Ваш опыт и знания заслуживают внимания».
7. А теперь самое время сказать «…, но… ». Аргументируйте свой отказ, ссылаясь на объективные обстоятельства. Изложите причины в позитивной или нейтральной форме. Объяснение не должно выглядеть как извинение. Постарайтесь подобрать наиболее убедительные для получателя аргументы.
«Однако в настоящее время из-за отсутствия технической инфраструктуры доступ к Интернет в регионах имеют менее 1% жителей. В планы государственных структур входит статья для выделения средств на развитие инфраструктуры только в следующем году».
«Однако в данный момент нам требуется квалифицированный и опытный специалист по ремонту автомобилей данной марки. Расширение штата дирекция компании планирует только в следующем году».
8. Отказывайте красиво: «… ты для меня слишком хорош ».
«В отсутствии технической возможности выхода в Интернет выделение гранта для организации дистанционного обучения представляется несколько преждевременным - запуск проекта без необходимой технической базы мог бы только дискредитировать хорошую идею »
«Открытие вакансии помощника нам видится на данный момент нецелесообразным из-за отсутствия квалифицированного мастера , который мог бы передавать знания коллегам».
Письмо-отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:
«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».
9. Предложите альтернативу адресату. Отнеситесь к нему с пониманием. Оставьте адресату надежду на будущее сотрудничество, ведь он потенциально может представлять для Вас интерес в будущем.
«Мы сожалеем, что на данном этапе не смогли содействовать реализации Ваших планов в регионах. Возможно, в следующем году ситуация с обеспечением Интернет будет более благоприятна, и тогда эти планы будут реализованы, - предлагаем Вам направить их на рассмотрение в … .
«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».
«В случае если обстоятельства в ближайшее время изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей заявки».
Многие специалисты кадровой службы не отвечают на высланные резюме, ссылаясь на нехватку времени. Тем не менее, это не очень вежливо, ведь люди, отправившие резюме, ждут результатов, надеются и хотят знать о судьбе вакансии, которая им приглянулась. Как вариант, используют универсальное письмо-отказ.
Предлагаем рассмотреть универсальное письмо-отказ на резюме:
«Мы тщательно ознакомились с Вашим резюме, но вынуждены отказать. Ваша кандидатура не отвечает некоторым требованиям, которые предъявляются к претендентам на данную вакансию. Благодарим Вас за внимание к нашей компании и желаем удачи».
Предлагаем это же универсальное письмо трансформировать, используя 9 секретов:
«Добрый день, Сергей!
Благодарим за присланное резюме и сообщаем результаты конкурса на вакантную должность Х в ХХХ компании. Кадровая служба компании тщательно изучила Ваше резюме. Мы понимаем, как важно для Вас выиграть конкурс и получить эту вакансию. Действительно, Ваши опыт и знания заслуживают внимания. К сожалению, в данный момент позитивное решение принято в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач. Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий.
С уважением,…»
Письма-отказы, написанные с использованием предложенных девяти секретов, помогут автору (компании-отправителю) создать имидж грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника.
| - | ||||
 |
- | Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма» ! Вы можете пройти его в любое удобное время по . | - | - |
| - |
 |
- |
Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше!
Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом. |
- | - |
| - |
1. Очень жаль, но мы не можем удовлетворить. Вашей просьбы из таких причин:
2. На сожалению, должны сообщить о невозможности
3. Жаль, но учитывая ухудшение экономической ситуации мы не можем 43 сожалением сообщаем, что не можем
5. Искренне сожалеем, однако сложившаяся ситуация, не дает нам возможности
6. Нам очень жаль, но из-за наличия нескольких сих пор не оплаченных счетов мы не можем
7 очень обидно, однако в этом году у нас нет возможности
8. Извините, но мы не можем согласиться с
9. Вынуждены сообщить, что, к сожалению, не имеем никакой возможности удовлетворить. Вашу просьбу
Отказ в предоставлении предложения и изменении ее условий
1. К сожалению, должны сообщить, что сейчас в нашем распоряжении нет изделий, которые. Вас заинтересовали
2. Поскольку положение на рынке изменилось, мы больше не производим нужных. Вам товаров
3. Вынуждены сообщить, что из-за технических трудностей мы прекратили производство этой продукции
4. Жаль, но с объявлением нового валютного коридора мы вынуждены повысить цены на наши товары
5. На сожалению, мы не можем принять. Вашего предложения, затем что не работаем сейчас за границей
6. Извините, но мы не можем сейчас удовлетворить. Вашу просьбу
7. Нам очень жаль, но в наших складских помещениях сейчас нет образцов нужной. Вам продукции
8. На сожалению, мы не можем осуществить пробную поставку, так как оно значительно замедлит выполнение нашей торговой сделки. Рассчитываем на. Ваше понимание
9. Очень обидно, но вынуждены сообщить, что не осуществляем продажу своих товаров на условиях пробной закупки
10. На сожалению, мы не можем принять условия поставки которые. Вы нам предлагаете в письме от (дата). Из-за ограниченного (незначительную) площадь наших складских помещений поставки должно быть осуществлено в несколько этапов - т тремя партиямтіями.
11 V ценах, указанных в нашем предложении, учтены все детали, поэтому мы, к сожалению, не можем удовлетворить. Ваших требований (пожеланий) об условиях оплаты и способа транспортировки товара
12. Вынуждены сообщить, что, к сожалению, не можем согласиться на экспресс-поставки за наш счет, как того хотите. Вы ключ от (дата) действующая только на условиях, указанных в ней
13. На сожалению, мы вынуждены отклонить. Ваше предложение относительно способа упаковки
14. Очень жаль, но мы не можем принять и выполнить. Ваш заказ, потому что сейчас все наши производственные мощности заняты
15. Нам очень жаль, но из-за того, что. Вы до сих пор не оплатили нескольких счетов, мы не можем принять от. Вас нового заказа
16. Жаль, но из-за сложной экономической ситуации мы вынуждены отклонить. Ваш заказ
17. С сожалением сообщаем, что не имеем ни малейшей возможности удовлетворить. Вашу просьбу об аннулировании заказа от (дата), потому что товары были отгружены еще вчера
Отказ от предложения
1. Спасибо (очень благодарен). Вам за предложение работать представителем. Вашей фирмы в (название страны). Ваше признание и одобрение моих методов работы очень важны для меня, однако, к сожалению, обстоятельства ст ладаються так, что я вынужден отказатьсяитися.
2. Я вынужден отклонить. Ваше предложение, затем что ее условия меня не устраивают
3. На большому сожалению, я вынужден отклонить. Ваше предложение: меня не устраивает территория, где я должен работать
4. Благодарен за предложение, но, к сожалению, не могу принять ее, потому что уже работаю агентом по продаже недвижимости в другой фирме
5. Благодарен за интересное предложение, но, к сожалению, вынужден отклонить ее по личным причинам
6. Обрадованный. Вашим предложением, и, к сожалению, вынужден отклонить его по семейным обстоятельствам
7. Мне обидно (вред), что на этот раз я не смогу принять участие в проведении
8. По состоянию здоровья, к сожалению, я не могу работать. Вашим представителем в области
9. Посему личные причины я не могу продлить контракт на
10. Я получил выгодное предложение о сотрудничестве от другой фирмы, поэтому не планирую продолжать свой контракт с. Вами
Отказ претенденту на место работы
1. Искренне сожалеем, но вынуждены сообщить, что право представлять нас уже передано другому лицу
Спасибо за интерес, проявленный к нашей организации. С удовольствием отмечаем высокую квалификацию, заверенную. Вами на собеседовании. Однако, согласитесь,. Ваша специальное образование не отвечает нашим потребностям
2. Мы рассмотрели. Вашу просьбу, и, к сожалению, у нас сейчас нет вакансии
3. К сожалению, вынуждены сообщить, что все вакансии рекламных агентов уже заполнены (заняты)
4. Ваши требования по заработной плате, к сожалению, неприемлемы для нас. Жаль, но вынуждены отказать. Вам
5 должностей генерального представителя нашей фирмы уже занимает другое лицо
6. В связи с тем, что мы уже взяли на работу собственного продавца, не нуждаемся в торговых представителях
Отказ в продлении срока контракта (договора)
1. Мы внимательно изучили. Вашу просьбу о продлении контракта на следующий год и вынуждены сообщить, что, к сожалению, не можем (не можем) этого сделать. Благодарны. Вам за сотрудничество и желаем всего найкращогго.
2. Учитывая значительное сокращение количества штатных работников, мы, к сожалению, не можем продлить контракт с. Вами
3. Искренне сожалеем, но неприятная ситуация, сложившаяся во время выполнения. Вами договора, не дает нам возможности утривалиты срок его действия
4. Спасибо (весьма благодарны) за сотрудничество, и, к сожалению, утривалиты срок контракта с. Вами мы не можем (не планируем). Вынуждены сообщить, что мы не очень довольны результатами. Вашей работы
5. Через то, что. Вы нередко (время от времени) допускаете ошибок, мы вынуждены отказать. Вам в подписании нового договора
6. Извините, но сложившаяся ситуация не дает нам возможности продлить контракт с. Вами
7. Спасибо за присланные замечания и дополнения к проекту договора. Рассмотрев их на заседании, к сожалению, вынуждены сообщить, что не можем согласиться с редакцией некоторых пунктов
8. На наш взгляд, в обязанности представителя г (фамилия и имя) входит не только оформлению заказов, но и предоставление покупателям консультационных услуг
9. В обязанности представителя фирмы входит также регулярное посещение клиентов на всей территории его деятельности
10. Относительно выплаты комиссионного вознаграждения подчеркиваем, что она осуществляется только после получения платежей от заказчика
11. Мы получили. Ваше письмо от (дата), в котором. Вы обращаетесь с просьбой изменить пункт договора. Сожалеем, но мы не имеем никакой возможности удовлетворить. Вашу просьбу. На это есть несколько серьезных причин:
12. Считаем, что к соглашению нельзя вносить пункт о, так как это противоречит
13. Жаль, но мы не можем согласиться с. Вашей редакцией некоторых пунктов проекта соглашения
14. Жаль, но сейчас мы не можем изменить условия договора
Письмо-напоминание
Это - служебное письмо, в котором говорится о приближении или окончания срока выполнения определенных задач, обязательств, в связи с чем необходимо принять соответствующие меры
Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым: ни в коем случае не следует обвинять адресата, поскольку причиной задержки оплаты или неоплаты, например, может быть очень затруднительна финансовая с ситуация, в которой он оказался.
Содержание письма-напоминания прежде всего зависит от того, впервые, во второй или третий раз вы напоминаете партнеру о выполнении его обязательств, несоблюдение срока оплаты счетов и т.п.. Если клиент не реагирует н на ваши напоминания, то, конечно же, вы вынуждены будете сообщить ему о своем намерении обратиться в суд и расторгнуть контракт. Однако даже в этом случае стиль письма должен быть вежливым, сдержаннымим.
Например:
. Уважаемые господа!
. Позвольте напомнить. Вам, что срок представления отчета по научно-исследовательской и методической работы университета за 2009-20О0 учебный год завершается. ЗО июня 2010
. Просим срочно отправить отчет
. Уважаемый!
. Пользуясь случаем, позвольте напомнить. Вам, что срок оплаты счетов за. Ваш заказ № от (дата) истек
. Будем. Вам благодарны, если к (дата). Вы пришлете перевод. Вашей задолженности на сумму
извинения за то, что вынуждены побеспокоить. Вас по этому поводу
. Остаемся с уважением
. Глубокоуважаемый господин!
. Нам очень неудобно, что вынуждены вновь напоминать, что. Ваш счет-фактура до сих пор остается неоплаченным
. Идя. Вам навстречу, миутривалюемо срок оплаты до (дата), выполняя при этом. Ваши новые заказы. Если вы не оплатите задолженности до (дата) / не пришлете чека, покажет оплату, мы вынуждены будем временно приостановить исполнение всех. Ваших замо овленлень.
. Ждем. Вашего ответа
. С искренним уважением
. Уважаемые господа!
. Извините, что опять вынуждены побеспокоить. Вас, но, к сожалению, мы не получили никакого ответа на наши предыдущие напоминания огорчен, что. Ваша фирма так небрежно отнеслась к нашим просьбам, хотя мы, со своей стороны, всегда четко придерживались условий контракта и качественно выполняли все ваши заказыя.
. Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры,. Ваш долг не только остается непогашенным, но и растет, поэтому считаем необходимым сообщить. Вам о своем намерении расторгнуть контракт
. Очень жаль, aie мы не видим другого выхода из этой досадной ситуации
. Уважаемые господа!
. Извините, пожалуйста, но мы вынуждены снова напомнить. Вам о большой задолженности нашей фирме, растущей. Мы всегда пытались понять. Ваши финансовые трудности, однако на этот раз задолженность перевигиуе все предыдущие, а срок оплаты давно минув.
. Надеемся,. Вы понимаете, что мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы, а потому вынуждены подать иск в суд
. Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным
Инструкция
Кажется, чего проще, вы нашли тот же самый товар по более выгодной цене, и вам следует отказать другому поставщику, с которым у вас давно налажено деловое сотрудничество. Но в этом случае обычные фразы типа «мы вынуждены отказаться от дальнейшего сотрудничества» могут быть превратно истолкованы и восприняты как обида. В деловом мире следует с уважением относиться к своим партнерам и избегать полного разрыва взаимоотношений, поэтому следует написать письмо-отказ таким образом, чтобы оставить возможность сотрудничества в будущем, ведь не исключено, что условия этого сотрудничества в дальнейшем могут быть изменены к вашей выгоде.
Прежде всего, следует внутренне настроиться, что ничего плохого вы писать не собираетесь, и отказ в деловом общении вовсе не означает какую-то обиду. И вы, и ваши постоянные партнеры преследуете свои цели, они могут совпадать или не совпадать, но каждый из вас имеет право достигать их любыми более выгодными, оптимальными и рациональными путями. Вашей задачей является отказать в максимально тактичной и корректной форме. Сделать это не так уж и трудно.
При написании отказа особенно важна персональная адресация. Начните его с такого обращения: «Добрый день, уважаемый Иван Иванович!». Обязательно следует поблагодарить партнера за те деловые предложения, которые он направлял в ваш адрес, или за долговременное сотрудничество. Здесь необходимо, чтобы было понятно, что эти предложения вами были внимательно изучены или что это сотрудничество было для вас полезным. Необходимо, чтобы ваш адресат видел в тексте те факты и слова, которые ему знакомы. Это служит подтверждением искренности ваших слов.
Переходя собственно к отказу, необходимо четко сформулировать и сам отказ, и причины, побудившие вас отклонить предложение или приостановить дальнейшее сотрудничество. Например: «В настоящее время мы не можем принять ваше предложение, поскольку наша компания не имеет возможности приобрести предлагаемый товар по указанным ценам» или: «Мы вынуждены временно отказаться от сотрудничества с Вами по данному вопросу, поскольку нам были предложены более выгодные условия, позволяющие повысить эффективность деятельности нашей компании».
Письмо-отказ должно содержать упоминание альтернативных вариантов сотрудничества в будущем: «Мы выражаем надежду, что наше сотрудничество продолжится, и в дальнейшем мы останемся партнерами и сможем реализовать несколько новых проектов».
Людям нужно помогать, но иногда обстоятельства складываются так, что вы не можете этого сделать, или индивидуум пытается повесить на вас свои проблемы. При отказе, в любом случае, нужно быть вежливым и постараться не обидеть человека.
В определенных жизненных ситуациях нужно уметь говорить «нет». Это значительно упрощает жизнь и избавляет от проблем. Иногда отказать человеку очень сложно, однако, согласие может повлечь за собой ряд трудностей. Грубить не нужно, особенно, если с данным индивидуумом предстоит общаться дальше. Существуют определенные способы, которые помогают вежливо отказать.
Долговременное согласие
Это ситуация, в которой человек вроде не отказывает, но в то же время и не выполняет просьбу. Он растягивает выполнение поставленной задачи во времени. Индивидуум все ждет и ждет, ему это надоедает, и он обращается за помощью к другому человеку. Конечно, человек может обидеться, потеряв столько времени на ожидание, поэтому лучше использовать данный способ как можно реже.
Нехватка времени
Можно привести веские доводы о невозможности выполнить что-то, ссылаясь на тотальную загруженность. Из вежливости можете предложить свои услуги через довольно длительный промежуток времени.
Трудности
В данном случае можно рассказать человеку о жизненных сложностях, которые вы испытываете. Дайте понять, что сейчас не до него.
Это наиболее распространенные способы вежливо отказать. Каждая ситуация индивидуальна и можно найти новый психологический подход к данному вопросу.
Принимать предложение о работе не то же самое, что отклонять его — в этом меньше удовольствия и больше трудностей. Однако, отказ от предложения является отличной возможностью для создания собственного бренда и поддержания отношений с сотрудниками из этой компании.
3 шага для написания письма отказа от предложения:
Шаг 1: Выразите свою благодарность
В первую очередь важно поблагодарить HR-менеджера за предложение о работе и за уделенное вам время. Хотя интервьюирование потенциальных кандидатов является частью работы менеджера по персоналу, тем не менее, этот человек потратил несколько часов на то, чтобы прочитать ваше резюме, просмотреть ваши профили в социальных сетях и провести с вами собеседования. Возможно, они рассказали о вас другим сотрудникам компании и дали отличные характеристики. Поэтому, искренняя благодарность за потраченные время и усилия, выраженное в письме, будет иметь большое значение.
Например:
«Большое спасибо за предложение о работе на позицию менеджера по маркетингу. Я очень признательна за то, что Вы нашли время, чтобы рассмотреть мою кандидатуру и ответить на мои вопросы о компании и о должности».
«Еще раз спасибо за собеседование, проведенное на прошлой неделе — мне было приятно познакомиться с командой и посмотреть офис. Я многое узнал о позиции операционный директор и очень благодарен за Ваше предложение».
«Мне бы хотелось еще раз поблагодарить Вас за приглашение и возможность работать в Вашей компании».
Шаг 2: Кратко объясните причину
Особенно, если вы потратили много времени на прохождение различных этапов собеседований, то будет неправильно оставлять HR-менеджера в неведении, почему вы отклоняете предложение. Тем не менее, нет необходимости вдаваться в подробности и говорить о том, что другая компания вам предложила лучшие условия или, что вы всю прошедшую неделю провели в мучительных раздумьях по поводу своего решения. Самое лучшее, что вы можете сделать — это честно и кратко объяснить причину, почему вы не принимаете предложение.
Например:
«Все тщательно взвесив, я принял решение принять предложение от другой компании».
«После долгих раздумий, я решил, что сейчас не самое подходящее время для того, чтобы оставлять мою текущую должность в компании «Y».
«Несмотря на то, что эта должность открывает для меня много возможностей, я все же решил, принять предложение от другой компании на позицию «Директор по маркетингу», на которой я смогу реализовать мои профессиональные цели в сфере маркетинга».
«Я получила несколько приглашений от компаний и выбрала другую компанию, которая лучше всего соответствует моим текущим целям и планам по построению карьеры».
«Я вынуждена отказаться от Вашего предложения. У меня появилось другое предложение, и в настоящий момент оно мне более интересно по уровню должности и зоне ответственности».
Шаг 3: Оставайтесь на связи
Мир поиска работы — особенно в некоторых отраслях очень тесен. Поэтому, перед тем как вы откажитесь от предложения, не помешает написать немного любезностей в адрес HR-менеджера. Если вы обсуждали на собеседовании какое-то событие или конференцию, на которые вы оба собираетесь пойти, упомяните об этом в письме. В противном случае, вы можете просто пожелать этому человеку удачи и всего наилучшего в будущем.
Например:
«Надеюсь, вновь Вас увидеть в следующем месяце на конференции, на которой мы оба будем присутствовать».
«Мне было очень приятно познакомится с Вами, и я надеюсь, что в будущем наши пути пересекутся».
«Спасибо еще раз за потраченное время и Вашу поддержку. Желаю Вам всего наилучшего».
«Мне было нелегко принять это решение, поскольку мне бы очень хотелось работать с Вами, если не сейчас, то в будущем на другой позиции и с более интересным для меня функционалом. Еще раз спасибо».
Независимо от того, насколько вы уверены, что не хотите работать в этой компании, отказываться от предложения — дело не из приятных. Но помните, что это неотъемлемая часть для поиска работы вашей мечты.
1. Действуйте без промедления
Как только вы приняли решение отклонить предложение, звоните HR-менеджеру и пишите письмо. Компании нужно будет предложить эту позицию другому кандидату, и вы не должны задерживать процесс.
2. Будьте вежливы
Даже если вы отказываетесь от предложения, вы должны сделать так, чтобы компания имела вас в виду в будущем, когда у них будут открытые вакансии. Поэтому, используют любую возможность для установления и расширения сети контактов. Так что, поблагодарите всех людей, кто вас интервьюировал и пожелайте им и их компании успехов.
3. Будьте дипломатичны
Если вы приняли другое, более щедрое предложение, не раскрывайте деталей условий вашего трудового договора. Сообщите HR-менеджеру, что вас впечатлила компания и вы внимательно рассмотрели их предложение, но соглашаетесь принять другую позицию, которая больше соответствует вашим карьерным целям.
4. Будьте краткими
Это письмо не место для рекламирования своих навыков и достижений. Компания уже знает вам цену. В данном случае, фраза «Краткость — сестра таланта» как никогда кстати.
Примеры писем отказов от предложений:
Пример №1
Большое Вам спасибо за предложение о работе на позицию «Ассистент бренд-менеджера». После тщательного рассмотрения, я вынужден Вам сообщить, что отказываюсь от этого предложения. Несмотря на то, что Вы очень подробно описали будущие возможности продвижения внутри компании «Y», я принял предложение от другой компании, позиция в которой больше соответствует моим навыкам и карьерным целям.
Мне было очень приятно познакомиться с Вами и с остальными сотрудниками компании (можете перечислить поименно). На всех этапах собеседований Вы были очень добры ко мне, и я сожалею, что обстоятельства не позволяют мне принять Ваше предложение.
Желаю Вам всего наилучшего.
С уважением,
N
Пример №2
Уважаемый(-ая) HR-менеджер (имя),
Я хотел бы воспользоваться возможностью и поблагодарить Вас за сделанное мне предложение о работе. Я получил огромный опыт после прохождения с Вами и Вашей командой различных видов собеседований, и я рад, что вы выбрали на эту должность мою кандидатуру.
С большим сожалением Вам сообщаю, что в этот раз должен отказаться от Вашего предложения. Личные обстоятельства мешают мне принять его. Я прошу у Вас прощение за то, что не могу присоединиться к Вашей компании, потому что я уверен, что это то место, где бы я мог расти и развиваться, как в профессиональном, так и в личном плане.
Еще раз большое спасибо за предложение, и я желаю Вам и Вашим коллегам удачи и дальнейших успехов.
С уважением,
N
Узнайте, что советуют эксперты кандидатам в статье
Следующие две вкладки изменить содержание ниже.
Коуч-консультант по поиску работы и построению карьеры. Единственный в России тренер-интервьюер, который готовит к прохождению всех видов собеседований. Эксперт по написанию резюме. Автор книг: "Я боюсь собеседований!", "Сразить наповал #Резюме", "Сразить наповал #Сопроводительное письмо".