В процессе деятельности организации формируются приказы, в которых решение руководителя затрагивает интересы сотрудников. Упомянутые сотрудники в документе должны быть ознакомлены с текстом распоряжения, данные о прочтении бланка записываются в дополнительный лист ознакомления, образец которого можно скачать бесплатно ниже.
Причины использования листа ознакомления
Приказом называется директива работодателя, содержащая сведения о принятом им решении: отпуск, прием на работу, увольнение, индексация зарплаты, аттестация специалистов. Они издаются от имени руководителя и действуют внутри компании, имеют срок действия и возможность внесения поправок.
Указания директора не могут нарушать основы гражданского и трудового права подчиненных и неизменно подвергаются ознакомлению. Специалистам на подпись предоставляется документация, имеющая отношение непосредственно к его деятельности на предприятии.
Когда какое-либо решение работодателя затрагивает весь коллектив, целое структурное подразделение или группу сотрудников, к приказу в форме приложения составляется лист ознакомления. Этот бланк не является независимым документом, а лишь дополняет распоряжение директора компании.
При возникновении спорных вопросов между сторонами трудовых отношений, лист с подписями работников может служить доказательством для инспекции по труду и для судебных органов. Своим автографом в документе специалист подтверждает свое согласие с содержанием приказа и готовность к его исполнению.
Подписи собираются очень внимательно и тщательно. Не допускаются пропуски и подделка росписей сотрудников. Если по каким-либо причинам (болезнь, командировка, ежегодный отпуск) работник не может поставить свое ознакомление с приказом в листе, ответственный специалист должен дождаться возвращения сотрудника на рабочее место и получить с него автограф.
Несогласие сотрудника
Вынудить сотрудника поставить подпись в листе ознакомления с приказом работодатель не имеет права. В случае отказа ознакомления с распорядительными документами, представитель фирмы составляет акт об отказе исполнения решения руководителя юридического лица. На его основании директор может наложить на трудящегося меры дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения.
Данная мера воздействия на подчиненных допустима при полном соответствии приказа нормам Российского законодательства и при отсутствии уважительных причин для отказа.
Формирование листа ознакомления с приказом
Документ формируется в одиночном экземпляре и содержит необходимые данные в виде таблицы.
«Шапка» листа включает сведения о полном наименовании предприятия, заголовке бланка, номере, дате составления и местоположении компании.
Текстовый фрагмент состоит из:
- порядкового номера специалиста;
- личных данных (ФИО);
- занимаемой должности;
- росписи и даты ее проставления.
Также к документу можно приобщить данные о структурных подразделениях сотрудников.
В случае, когда действие приказа распространяется на большое количество подчиненных и список не вмещается на одну страницу, тогда все листы пронумеровываются и скрепляются степлером или прошиваются ниткой.
Ознакомление с распоряжением осуществляется сразу после подписания его директором или на протяжении определенного срока, обозначенного в приказе. Подпись сотрудник проставляет до начала выполнения данного решения работодателя.
Хранение листа происходит вместе с соответствующим приказом в отделе кадров.
Игнорирование требования об ознакомлении подчиненных с определенной документацией компании может привести к судебным разбирательствам и отмене изданного распоряжения.
Образец оформления
Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос? |
Каждого работника, устраивающегося в организацию нужно ознакомить с содержанием внутренних нормативных документов, в том числе, с правилами внутреннего трудового распорядка принятыми на предприятии. Существует несколько вариантов того, как это делать. Один из них – подготовить лист ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка. Образец такого документа, подготовленный нашим специалистами, поможет не тратить время впустую, разрабатывая собственный документ.
Ознакомление с локальными актами предваряет подписание трудового договора
Перед тем, как трудовой договор будет подписан, работнику следует показать все нормативные акты предприятия, которые будут касаться его работы (ч.3 ст. 68 ТК РФ). То, что сотрудник ознакомлен с документами, подтвердит его подпись, поставленная напротив наименования прочитанного им локального акта.
К сведению
Правила трудового распорядка – это внутренний документ организации, регламентирующий порядок приема и увольнения, время труда и отдыха, сроки выплаты зарплаты. Если в компании есть коллективный договор, то правила трудового распорядка нужно оформить как приложение к нему. Отдельным документом правила внутреннего распорядка оформляются, если коллективный договор в организации не подписан (ч. 4 ст. 189, ч. 2 ст. 190 ТК РФ).
Оформление листа ознакомления – это один из способов
Перед тем, как поставить окончательную подпись в трудовом договоре, работник должен быть ознакомлен с локальными актами предприятия. Одним из принятых способов зафиксировать факт знакомства работника с внутренним документом является заполнение листа ознакомления. Такой лист прикрепляется к каждому документу и предназначен для того, чтобы после прочтения локального акта работники ставили на этом листе свои фамилии, подписи и даты.
Оформление приказов в организациях и на предприятиях должно осуществляться строго на основании действующего законодательства и правил документооборота. Также не менее важным фактором является обеспечение исполнения такого приказа всеми сотрудниками или работниками, от которых его своевременное и точное выполнение зависит.
Для того чтобы вынесенные распоряжения исполнялись каждым члена трудового коллектива, обязательно их должны ознакамливать с текстом документа, причем в качестве подтверждающего факта является подпись работника на приложенном документе – листе ознакомления .
Прежде чем рассматривать непосредственно необходимость листа ознакомления и принцип его формирования, необходимо разобраться – что представляет собой приказ и почему такое важное значение имеет момент подтверждения факта прочтения текста документа сотрудниками и понимания его сути.
Итак, приказ – что это за документ? Приказом, собственно, называется распоряжение директора организации (руководителя), содержащее какое-либо решение или побуждение к действию, запрет, инструкцию к выполнению каких-либо задач в зависимости от ситуации, которые относятся непосредственно к рабочим моментам и затрагивают интересы данного предприятия или организации.
По своей сути документ может относиться к любым сторонам взаимоотношений сотрудников и работодателей, а также процессов, на которые работники своими действиями могут оказать влияния.
В частности, приказы могут быть следующего рода или назначения :
- О приеме на работу (назначении определенного работника или до этого стороннего соискателя на должность).
- О проведении плановой или внеплановой оценки сотрудников (аттестации).
- О переводе одного или нескольких членов трудового коллектива в другое подразделение, на другую должность.
- О предоставлении планового или внепланового отпуска.
- О проведении индексации заработной платы сотрудников организации или предприятия.
- О возложении обязанностей на работника, связанных с изменением штатного расписания, временным отсутствием основного сотрудника, ранее выполнявшего эти обязанности.
Особенностью издаваемых документов является то, что все они подписываются исключительно руководителем (в некоторых случаях лицом, временно исполняющим его обязанности).
Стоит отметить, что такие документы будут действовать исключительно внутри организации или предприятия, на котором они были вынесены, и при наличии необходимости смысл приказов может изменяться как с поправками к его основному тексту, так и путем отмены предыдущего и вынесения нового.
Также необходимо отметить, что хоть такие документы могут действовать исключительно в пределах одной организации, но их текст ни в коей мере не должен нарушать гражданские или трудовые права работника.
В том случае, если такой факт будет иметь место, сотрудники организации могут направить жалобу в соответствующие органы, и вследствие разбирательства наименьшей мерой наказания может быть привлечение к административной ответственности руководства организации и должностных лиц.
Отдельный документ в качестве листа ознакомления с приказом не всегда необходим – в большинстве случаев его используют в тех ситуациях, когда вынесенное распоряжение касается большого количества сотрудников . Это может быть целое структурное подразделение, один или несколько отделов, какая-то определенная категория работников, которых приказ непосредственно затрагивает.
Разумеется, такой лист не представляет собой отдельного документа – он лишь служит приложением к приказу и отдельно существовать или оформляться кем-либо не может.
Необходимость письменного заверения
Для чего нужен лист ознакомления с приказом? В процессе трудовых отношений нередко возникают ситуации, при которых между работодателем и членом трудового коллектива возникает спор. Именно для того, чтобы подтвердить правоту одной из сторон и служат такие документы, они могут подтвердить, что конкретный работник ознакомился с текстом приказа и в дальнейшем не выполнил необходимые действия.
Может быть и наоборот, если подписи сотрудника в таком листе нет, то и фактически ответственности за невыполнение его он нести не может.
Стоит отметить, что многие начальники подразделений или прочие работники, когда на них накладывают обязательство под роспись ознакомить определенную часть трудового коллектива, практикуют не совсем законные действия – ставят подписи за отсутствующих лиц, не желая тратить лишнее время. Подобная ситуация впоследствии может обернуться громким судебным разбирательством, если возникший конфликт наберет определенных оборотов.
Нельзя забывать, что в процессе судебного разбирательства может быть назначена графологическая экспертиза
, которая с легкостью подтвердит, что фактически сотрудник на листе ознакомления своей росписи не ставил и, что еще хуже, его подпись была подделана.
Такое действие уже попадает под определенную статью и может быть чревато весьма тяжелыми последствиями для лица, допустившего этот факт. В связи с этим лучшим вариантом все же будет подождать выздоровления (возвращения работника и т.д.) для того, чтобы он лично поставил свою подпись и указал фамилию, имя и отчество.
Важным моментом является то, что подпись в листе ознакомления означает не только факт самого ознакомления – своим автографом работник подтверждает, что согласен с приказом и готов выполнять то, что руководитель требует .
В большинстве случаев ознакомление с приказом и подпись листа ознакомления осуществляются, как только сам документ издается, даже если до начала его действия еще есть некоторое время – таким образом все члены трудового коллектива на момент необходимости выполнения уже будут осведомлены.
Как сформировать документ
Кто формирует документ? То, на ком лежит ответственность за формирование листа ознакомления, как правило, зависит от величины (в кадровом понятии) организации и от того, каким образом на нем распределены должностные обязанности.
В большинстве случаев ответственность за составление листа и то, насколько он будет соблюдать все нормы законодательства, несет специалист отдела кадров (инспектор), хотя это могут вполне быть юрисконсульт или секретарь (помощник руководителя).
Отдельным вопросом уже является то, кто несет ответственность за непосредственное ознакомление работников, которые будут затронуты данным документом – с его текстом. Опять же в большинстве случаев отдельным пунктом его идет то, на кого возлагается ответственность за ознакомление – это могут быть начальники подразделений, руководители отделов и т.д.
Всего несколько лет назад большинство кадровой документации, в том числе и лист ознакомления, имели строгую типовую форму. Но уже с 2013 года такое требование отменили, и хоть многие еще продолжают пользоваться типовыми формами, они являются лишь рекомендованными, хоть и содержат все необходимые разделы.
Каждая организация или предприятие вправе разрабатывать собственную форму листа ознакомления с приказом , но при этом не стоит забывать, что требований к документам никто не отменял – в обязательном порядке они должны содержать все те данные, которые требуются к наличию действующим законодательством.
В том случае, если такой лист будет составлен не в соответствии с правилами или с их нарушениями, то при возникновении споров любой более-менее опытный юрист с легкостью сможет доказать отсутствие юридической силы у такого документа. То есть фактически это может означать, что работники с приказом ознакомлены не были .
Итак, рассмотрим, из каких основных частей должен состоять лист ознакомления с приказом:
- Наименование предприятия. В данном случае лучшим вариантом будет его написание в полном соответствии с тем, как оно отражено в свидетельстве о государственной регистрации (разумеется, если это коммерческая организация).
- Название документа – в таком случае дословно прописывают «лист ознакомления с приказом».
- Номер приказа, дату его подписания (издания), а также суть. Этот пункт является особенно важным, поскольку именно он указывает фактически на тот документ, о знакомстве с которым работники организации расписываются.
- Основная таблица, в которой непосредственно содержатся все данные и сведения, подтверждающие факт знакомства с текстом приказа.
Поскольку именно в таблице отражается ознакомление с приказом и согласие с его выполнением, рассмотрим более подробно основные ее составляющие :
- Порядковый номер. В этом случае непосредственно к самому сотруднику, который расписывается в листе, отношения он не имеет – такой номер предназначен исключительно для указания номера подписей по порядку.
- Фамилия имя и отчество работника. К отражению таких сведений нет особенных требований, но лучшим вариантом будет полное написание – без сокращений имени и фамилии, как некоторые делают.
- Должность сотрудника (она также отражается полностью без каких-либо сокращений или аббревиатур).
- Дата, на которую конкретный работник был ознакомлен с приказом. В таком случае нет запретов на то, что даты могут отличаться – то есть часть работников, к примеру, может подписать его 21 марта, другие – 23 марта и еще одна группа – 24 марта. В этом случае основное внимание уделяется достоверности отражаемых в листе сведений.
- Подпись каждого из работников.
При наличии необходимости каждый из руководителей организации может добавлять еще столбцы в том случае, если это необходимо и имеет значение в каждом конкретном случае – это может быть название структурного подразделения.
В некоторых случаях количество работников, которое должно поставить подпись о своем ознакомлении, слишком большое, листов получается несколько. В такой ситуации листы обязательно скрепляют (при помощи степлера, прошивают и т.д.), но впоследствии нумеруют .
Наличие печати на таких листах не требуется, поскольку уже на протяжении нескольких лет сама печать не является обязательной для проставления на внутренней документации организации (разумеется, если во внутренних нормативных документах организации не отмечено обратное).
Сколько должен храниться лист ознакомления? Стоит отметить, что храниться он должен в первую очередь вместе с основным документом, к которому служит приложением, хотя в некоторых организациях для них создают отдельный журнал. Если же говорить о том, сколько он должен храниться, то тут уже определяются то тому приказу, к которому он прикреплен.
Как оформить ознакомление с приказами под роспись? Ответ на вопрос — на видео.
Узнайте, как с помощью одного простого документа избежать штрафа ГИТ и доказать, что работника вовремя ознакомили с распоряжением.
В статье:
Подготовили для вас идеальный образец:
Когда понадобится лист ознакомления с приказом
Приказы - письменные распоряжения, в которых закрепляют принятые работодателем решения. С помощью распорядительных документов регулируют самые разные аспекты трудовых отношений, от переводов и назначений на должности до предоставления ежегодных отпусков и декретов, направления в командировки, пересмотра размера зарплаты и не только.
Закон требует знакомить персонал со всеми нормативными документами, имеющими непосредственное отношение к трудовой деятельности. Это относится ко всем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, привлекающим наемную рабочую силу.
ТК РФ обязывает знакомить работников под подпись:
- с приказами о приеме на работу ;
- с приказами об увольнении ;
- с приказами о применении дисциплинарных взысканий .
С остальными приказами также целесообразно знакомить сотрудников под подпись, поскольку факт неознакомления говорит о том, распоряжение не довели до сведения работника, и, следовательно, у того есть право не исполнять задачу работодателя. Обязанность доводить до сведения персонала содержание важных документов, как правило, поручают сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство: ознакомление с приказами - важная часть работы кадровика.
★ Всегда подтверждайте факт ознакомления письменно, с указанием точной даты. Только так в случае конфликта или судебного спора работодатель сможет доказать, что работника действительно уведомили о принятом решении и сделали это в положенный срок. Узнайте, , где без нее не обойтись, из статьи журнала «Кадровое дело».
Форма ознакомления с приказом бывает разной. Можно предусмотреть специальное поле для подписи работника на бланке приказа, завести отдельный журнал или использовать лист ознакомления с приказом (бланк для таких случаев не утвержден, поэтому каждая организация вправе разработать собственный вариант).
Последний способ - самый практичный и удобный, если действие приказа распространяется на нескольких сотрудников или целое структурное подразделение компании. Оставляя свою подпись на бланке, работник тем самым подтверждает, что готов приступить к выполнению распоряжения работодателя.
★ Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами лучше отражать в специальном журнале, особенно если предприятие крупное - ведь в этом случае с положениями и прочими документами, устанавливающими нормы поведения на работе, знакомятся десятки или сотни сотрудников. Подробнее о порядке читайте в журнале «Кадровое дело».
Общий протокол ознакомления с приказом
Персонал знакомят только с завизированными руководством (а в некоторых случаях - еще и предварительно согласованными с профсоюзом) приказами. Детали процедуры работодатель может закрепить отдельно - например, разработать локальный акт или издать приказ об ознакомлении с документами. Как бы там ни было, применяемый порядок не должен противоречить нормам трудового законодательства.
Недопустимо:
- пропускать кого-либо из упомянутых в приказе работников;
- фальсифицировать подписи;
- путем шантажа и угроз заставлять сотрудников, не согласных с распоряжением, подписывать и выполнять его.
Если в день ознакомления сотрудник, на которого распространяется действие распоряжения, отсутствует на работе, например, болеет, взял отпуск за свой счет или находится в командировке - следует дождаться его возвращения и провести процедуру в обычном порядке. В случае отказа от ознакомления - а так часто бывает, если речь идет о неприятном для работника решении, например, выговоре или увольнении - составляют соответствующий акт, желательно в присутствии свидетелей.
Акт об отказе сотрудника подписать приказ о наложении дисциплинарного взыскания
★ К сотруднику, который без уважительных причин отказывается подписывать и выполнять распоряжение работодателя, можно применить дисциплинарное взыскание. Выбор меры наказания определяют с учетом обстоятельств. Как правило, к злостным нарушителям дисциплины применяют более строгие меры, чем к остальным сотрудникам. Но в любом случае арсенал применяемых работодателем способов воздействия ограничен статьей 192 ТК РФ. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как определить тяжесть проступка и применить дисциплинарное взыскание, не нарушая закон .
Как оформить лист ознакомления с приказом
Поскольку унифицированной формы нет, каждый работодатель вправе разработать собственный лист ознакомления с приказом под роспись (образец документа во многом похож на лист ознакомления с локальным нормативным актом, графиком сменности или графиком отпусков, разница только в названии). Сама по себе формулировка ознакомления с приказом может быть любой, достаточно даже одного слова «ознакомлен » или простой таблицы, в которой есть соответствующая графа. Главное - предусмотреть поля для всех необходимых реквизитов:
- подписей сотрудников;
- порядковых номеров, проставляемых по мере ознакомления персонала с распоряжением;
- дат ознакомления;
- сведений о работнике: фамилии, имени, отчества, табельного номера и структурного подразделения, в котором он числится.
Так выглядит типовой лист ознакомления с приказом (образец), скачать документ подписчики «Системы Кадры» могут бесплатно.
Прежде чем начать ознакомление с приказом под роспись, образец ознакомительного листка следует озаглавить. Укажите, с каким конкретно распорядительным документом знакомите сотрудников: напишите его полное наименование, регистрационный номер, дату оформления и название компании. Некоторые работодатели в особо важных случаях дополнительно издают приказ об ознакомлении сотрудников, образец составляется в свободной форме.
Если издается дополнительный приказ ознакомления, приложение к нему обычно оформляют в одном экземпляре, в виде листа для подписей формата А4. Но можно приложить ознакомительный лист и к основному распоряжению, содержание которого будет доводиться до сведения персонала.
★ Ни в первом, ни во втором случае самостоятельным документом такой листок не считается, поэтому подшивается и хранится вместе с приказом в течение всего срока, установленного законодателем для данного типа распорядительной документации. Например, приказы о приеме на работу и увольнении хранятся как минимум 75 лет, а приказы о предоставлении отпуска вместе со всеми приложениями - не менее 5 лет. О правилах, условиях и сроках хранения разных типов кадровых документов , в том числе - организационно-распорядительных, расскажет эксперт «Системы Кадры».
Ознакомительный лист прилагают к распорядительному или нормативному документу, с которым работодатель обязан ознакомить персонал. Оформить его можно в виде таблицы или списка, строгих требований к виду и содержанию бланка законодатель не предъявляет. Проще всего скачать лист ознакомления с приказом и адаптировать его к конкретной ситуации, добавив все недостающие реквизиты. Убедитесь, что все упомянутые в приказе сотрудники поставили подпись и дату в документе, заполненный бланк храните вместе с приказом (как приложение)
Лист ознакомления с локальными нормативными актами - образец данного источника поможет вам правильно его составить с учетом всех правовых нюансов. Рассмотрим, какие этот документ имеет особенности в части структурирования и заполнения.
Для чего нужен лист ознакомления с локальными нормативными актами?
В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ фирмы-работодатели обязаны знакомить сотрудников -- как уже нанятых, так и оформляющихся на работу, с локальными нормативными актами (далее - ЛНА), действие которых распространяется на трудовые правоотношения с участием данных работников. Такими актами могут быть, к примеру, положение о коммерческой тайне, правила внутреннего распорядка, коллективный договор.
Помимо законной обязанности работодателя по ознакомлению сотрудников с соответствующими ЛНА, у фирмы могут быть и объективные причины сделать это. Например, если она не ознакомит сотрудника с теми же правилами трудового распорядка, то будет не вправе спрашивать с работника за последствия их нарушения.
Законодатель не регламентирует, каким образом сотрудник должен знакомиться с локальной документацией. На практике распространено несколько механизмов обеспечения работодателем соответствия требованиям ст. 22 и 68 ТК РФ. В числе таковых - составление листа ознакомления с ЛНА. Изучим, в какой структуре он может быть представлен.
Структура документа
Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.
1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.
Данный документ:
- подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
- включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.
2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:
- подписывается всеми сотрудниками фирмы;
- содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).
В первом случае в форме журнала отражаются:
- тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
- перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
- даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.
В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.
Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:
- граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
- граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
- отметки о заверении документа руководителем фирмы - поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.
Где можно скачать образец листа ознакомления?
Загрузить заполненный образец листа ознакомления с ЛНА в обоих рассмотренных нами вариантах вы можете на нашем сайте.
Здесь вы можете скачать пример заполнения листа ознакомления, являющегося приложением к трудовому договору.