Нужно ли ставить печать на коммерческих предложениях. Как составить коммерческое предложение? Базовые коммерческие предложения

Какова конечная цель коммерческого предложения? В идеале оно подтолкнет клиента купить ваш товар или услугу. Проблема в том, что не всякое коммерческое предложение может это сделать. Давайте выясним, почему.

Цель коммерческого предложения (далее КП) - увеличить клиентскую базу и продажи. Предлагаем поучиться на чужих ошибках и на чужих успехах. Посмотрим, на что стоит обращать внимание, а что - забыть как страшный сон. Все по пунктам и с картинками.

А пока вспомним, какими бывают КП.

Бывает холодным, бывает горячим

Холодные, иначе неперсонифицированные - это те, которые рассылаются массово. Вы охватываете большую аудиторию и экономите время. Иногда такие КП «выстреливают», при счастливом стечении обстоятельств.

Горячие, соответственно, персонифицированные отправляются после того, как вы поговорили с клиентом. Клиент его ждет. Оно точно дойдет до адресата.

Хотя два этих вида КП отличаются по содержанию, по сути они остаются катализатором продаж. И писать их нужно с учетом потребностей целевой аудитории. Поэтому нельзя однажды составить документ и рассылать его всем подряд. Потребности мы выявляем, когда определяем проблему клиента, думаем, как ее можно решить, и что из этого получится.

Без анализа всего вышеперечисленного КП будет неэффективным. Его либо не прочитают, либо прочитают, но не заинтересуются.

Житие и прайс-лист

Вот два примера предложений, на которые ваши клиенты не откликнутся. Львиная доля всех КП пишется именно в таких стилях. И как показывает практика, это не работает.

1. Сам себя не похвалишь – никто не похвалит

Начало таких предложений занимает полстраницы и является одой самому себе:

«Нашей компании 120 лет. Мы занимаем почетное семнадцатое место в рейтинге тридцати самых значимых организаций поселка Жмайлово. У нас богатый опыт работы…».

Если такое КП не будет написано языком хорошего детектива с элементами экшена, клиент не доберется до сути. А если доберется, то по пути тысячу раз спросит себя, на черта ему все это.

Почему? Потому что «нашей, мы, у нас». Смекаете?

Истина такова: клиента не интересуете вы, ваша компания, сколько лет вы на рынке, в чем вы лидируете. Что интересует клиента, так это решение его проблем. Точка.

2. Прайс-лист

Хорошо, если есть приветствие (а оно, как правило, есть). В остальном такое КП – перечисление услуг и цены. Напоминает карту на битую посуду и сломанную мебель в барах:

«Наши цены: кружка пивная – 300 рублей, пепельница – 150 рублей, лампа настольная – 1000 рублей, лицо бармена – бесценно».

Отдельно стоит обратить внимание на дизайн прайс-листа на услуги дизайна. Ах, какая ирония.

Такое может кого-то заинтересовать только в одном случае: у вас просто бессовестные скидки или нереально низкая цена. При этом делаете вы действительно конкурентный продукт.

В остальных случаях – увы! Вероятнее всего, у клиента уже есть поставщик таких товаров или провайдер услуг. Простая бумажка с цифрами не заставит его поменять сложившиеся отношения на кота в мешке.

А что работает? Графика

Хоть мы и обозначили коммерческое предложение как документ, не стоит понимать это буквально. Здесь не нужна печать и подпись руководителя. Это послание. Оно должно быть красивым, стильным и привлекать внимание. И чем необычнее будет само предложение и подача, тем лучше.

Оно может быть интерактивным и само разговаривать. Например, как это:

Даже если представить, что уровень дизайна этой компании примерно такой же, как у той, что сделала КП в виде прайс-листа - выигрывает явно эта.

КП может быть оформлено и в виде буклета, который вы отправите по почте или вручите лично:

Дизайн: Egor Gordeev !--noindex-->

Дизайн развязывает вам руки - вам совсем не обязательно продавать ваш товар или услугу текстом. Визуализируйте - так легче воспринимать информацию!

Дизайн: Andrej Laptev !--noindex-->
Дизайн: Andrew Morozkin !--noindex-->

Может, вы вообще решите отправить послание в бутылке, а вручать его будет аниматор в костюме пирата. Все зависит от фантазии и ресурсов.

А что работает? Тексты

Что касается традиционного коммерческого предложения в виде письма, стоит соблюдать некоторые правила. Ведь в итоге оформление играет ключевую роль в принятии решения. Так пусть это решение будет в вашу пользу.

1. Глубокоуважаемый Вагоноуважатый

   Каждое коммерческое предложение должно быть именным.

   Кроме того, убедитесь, что правильно написали должность адресата. Например, в шаблоне стоит «директору», а он президент и очень этим гордится. Если сомневаетесь, напишите нейтральное «руководителю».

   Та же песня с формой собственности. ООО или ОАО. Проверьте. И название тоже. И фамилию, на всякий случай.

2. Заголовок должен цеплять

   Зачем нужен заголовок? Чтобы привлечь внимание, конечно.

   И заголовок должен сделать так, чтобы клиент обратил внимание именно на ваше предложение. Ведь ему таких предложений каждый день приходит, догадываетесь сколько? Итак, выделяемся.

   Не надо пространных риторических общих вопросов. Заголовок должен быть привлекательным и эффективным. Владеть такими словесными конструкциями - отдельное искусство.

   Важно! В заголовке должна быть отражена основная выгода вашего предложения.

3. Не преимущества. Выгоды

   Какие преимущества есть в каждом КП? Широкий спектр услуг. Богатый/огромный опыт работы. Выгодные цены. Скидки постоянным клиентам.

   Догадываетесь, что таким образом вы не выделитесь? Нужно говорить не о преимуществах. Нужно говорить о выгодах. Для клиента.

4. Краткость - сестра вашего коммерческого предложения

   Если мы говорим о формате письма или листовки, то предел - одна страница формата А4. В крайнем случае - две. Дальше читать никто не будет.

   Если мы говорим о презентации, буклете, то здесь можно развернуться. Схемы, рисунки, фото, новая мысль - новая страница.

   В тексте надо помнить о доступности и простоте. Чтобы читать предложение было комфортно, откажитесь от длинных предложений, больших абзацев и аббревиатур.

5. Действуй, сестра

   Что вы делаете в самом конце? Оставляете контакты, и это правильно. Однако лучше добавить призыв. Чтобы у клиента не возникало сомнений, напишите, что он должен сделать. Написать, позвонить, зарегистрироваться в партнерской программе.

   Предложите все возможные способы связи с вами: корпоративный сайт, электронная почта, все номера телефонов, скайп. Это как бы намекает на открытость вашей фирмы. На первое место поставьте наиболее удобный для вас вариант.

Напоследок

Ваше коммерческое предложение рассказывает клиентам о вас. Именно по нему они будут судить о ваших качествах. Поэтому помните, что текст должен быть кратким и информативным. Не забывайте про оформление.

Если предложение будет не только кратким и емким, но и красивым, ваши шансы возрастут в разы. Успехов!

Денис Каплунов, автор книги «Эффективное коммерческое предложение» , уверен - даже самое мощное по своей сути предложение окажется провальным, если вы не уделите внимания его оформлению. Он подготовил чек-лист, который поможет правильно оформить любое коммерческое предложение и существенно повысит ваши шансы на успех.

1. Проверьте, чтобы основной текст вашего коммерческого предложения (без приложений) не превышал объем в две страницы. Идеальный вариант - одна страница.
2. Проверьте, следовали ли вы правилу: печатный текст - шрифты с засечками, электронный текст - шрифты без засечек?
3. Убедитесь, что размер шрифта вашего письма максимально удобен для чтения (с экрана и в печати) - например: Verdana 12, Tahoma 11, Calibri 14.
4. Даже если вы готовите коммерческое предложение на основании индивидуального дизайна (в том числе полиграфического), помните - читать «черное на белом» гораздо удобней, чем «белое на черном».
5. Если вы используете цвет - убедитесь в том, чтобы в документе было не больше 2-3 разных цветовых оттенков.
6. Запомните - коммерческое предложение, выполненное в цветном оформлении (печатный и электронный вариант) всегда изучается более увлеченно.
7. Используйте в тексте не больше 2-ух разных шрифтов, чем больше разных шрифтов - тем сложнее плавно изучать текст.
8. Не нужно в шапке коммерческого предложения наряду с контактной информацией указывать свои банковские реквизиты - вы же еще не договорились.
9. В крупных компаниях принято регистрировать и датировать коммерческие предложения - перед отправкой убедитесь, что у него есть номер и дата (кстати, дата должна быть актуальной).
10. Проверьте, что вместо фразы «Коммерческое предложение» вы используете заголовок. Исключение - когда вас самих просят отправить или подготовить конкретно «коммерческое предложение». В таком случае после фразы «коммерческое предложение» приветствуется краткое уточнение. Например «Коммерческое предложение по раскрутке сайта _____ в Facebook». Это делается в две строки: первая - «Коммерческое предложение» (более крупным шрифтом), вторая - само уточнение.
11. Убедитесь, что заголовок в своей длине не превышает две строки. Идеальный вариант - 1 строка и 3-5 слов.
12. Заголовок коммерческого предложения должен быть написан более крупным шрифтом (по сравнению с основным текстом) и выравнен по центру.
13. Внимательно посмотрите, чтобы в вашем коммерческом предложении не было пустых строк для заполнения от руки («__________») - это признак шаблонности.
14. Убедитесь, что вы используете один тип выравнивания основного текста (или по ширине или по левому краю) и что нет визуальных пропусков.
15. Подзаголовки выделяйте полужирным шрифтом. Как правило, они выравниваются по левому краю.
16. Убедитесь, что абзацы в вашем коммерческом предложении не превышают объем в четыре строки.
17. Проверьте, чтобы максимальная длина предложений не превышала две строки.
18. Наиболее удобная для чтения ширина одной сроки - 60-80 символов с пробелами.
19. Убедитесь в том, что между абзацами есть «воздух» (пробел, пустая строка).
20. Запомните, перечисления должны быть оформлены в виде маркированного или нумерованного списка (клиенты, преимущества, характеристики, варианты товара и т.д.)
21. Проверьте, выделили ли вы ключевые моменты (то есть, расставили ли вы акценты) в своем тексте с помощью визуальных и графических инструментов?
22. Старайтесь ограничить количество слов, написанных заглавными буквами, особенно в заголовках и подзаголовках.
23. Если в тексте коммерческого предложения используется прямая речь или цитаты - их желательно выделять курсивом или использовать рукописный шрифт.
24. Если вы предлагаете товар, убедитесь, что вы приложили к коммерческому предложению его фотографии (в разных ракурсах). Очень хорошо работают «фотографии в действии», то есть когда он уже используется по назначению.
25. В электронном тексте ссылки лучше «прикреплять» к конкретной фразе (особенно в призыве к действию), чем помещать их в натуральном виде.
26. Если Вы отправляете коммерческое предложение по электронной почте желательно его не прикреплять как документ, а помещать сразу в поле письма (особенно в виде дизайнерского корпоративного шаблона).
27. Никаких «смайликов»!
28. Убедитесь, что в каждом случае используете не больше одного восклицательного (а также вопросительного) знака.
29. Не увлекайтесь многоточиями.
30. Убедитесь в том, что постскриптум визуально выделен - именно «P.S.», а не всякие «З.Ы.». И еще - в коммерческом предложении достаточно одного постскриптума.
31. Подпись на коммерческом предложении должна быть поставлена пастой или чернилами синего цвета (при условии, что основной текст черный). И никаких факсимиле.
32. Если вы используете приложения к своему коммерческому предложению - не забудьте об этом сказать в основном тексте. Причем, каждое приложение должно иметь номер и четкий заголовок.
33. Если вы прилагаете к своему коммерческому предложению визитку - не забудьте загнуть ее верхний правый край: по деловому этикету это означает, что вы передаете визитку лично.
34. Перед отправлением всегда тестируйте качество оформления. По электронной почте - отправьте его на свой второй ящик. По факсу - отправьте его на другой факс, и убедитесь, что все хорошо видно.
35. Если вы отправляете текстовый документ по электронной почте - желательно его перевести в формат PDF. Предварительно из MS Word версии уберите визуальные подчеркивания красного и зеленого цвета, указывающие на возможность грамматических неточностей.

Больше информации о тонкостях составления коммерческих предложений в книге Дениса Каплунова.

Вопрос о том, нужна ли печать на письмах и, если да, то то какие письма нужно заверять печатью, в практике работы возникает довольно часто. Его решение осложняется еще и тем, что в законе по этому поводу никаких четких указаний нет. В статье мы постарались дать полный ответ на эти вопросы, руководствуясь целесообразностью и здравым смыслом.

Из статьи вы узнаете:

Для чего ставится печать на письме или другом документе

Прежде, чем выяснять вопрос, нужна ли печать на письмах ,сначала необходимо уяснить, что она собой представляет. Это специальное приспособление с плоским основанием, выполненным из твердой резины. На слое резины вырезано зеркальное изображение оттиска печати предприятия или организации. Если этот слой покрыть специальным красящим веществом и прижать печать к листу бумаги, на нем появится ее точное отображение. Такие клише печатей являются, в некоторых случаях, обязательными реквизитами документов и ставятся на подпись лица, подписавшего документ, с целью подтверждения подлинности этой подписи и документа в целом.

Обратите внимание: Основные технические требования и описания формы и размеров печатей, а также правила размещения на них текста приведены в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденном постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст.

Требования на уровне государственных, установлены только в отношении тех печатей, на которых имеется изображение герба РФ и, в том числе, гербов субъектов Федерации, муниципальных и сельских образований. В отношении печатей коммерческих структур таких общих для исполнения регламентов не существует. Поэтому если предприятие активно использует печать на исходящих письмах и других деловых документах для заверения подписей, целесообразно разработать локальный нормативный акт, которым будут регламентироваться такие вопросы, как:

• какие типы печатей используются в организации;
• порядок и правила использования оттисков разного типа печатей;
• как они хранятся и кто отвечает за их сохранность;
• порядок обновления печатей и их утилизации и т.д.

Какую ставят печать на письмах и документах

С учетом положений ГОСТ Р 51511-2001, все печать можно подразделить на три типа:

гербовые;

приравненные к гербовым;

К гербовым относятся все печати, на которых изображен герб Российской Федерации. Такие клише могут использовать только органы государственной власти, а также организации и учреждения, имеющие статус государственных или имеющие полномочия представлять государство. Государственные полномочия, например, имеют частные нотариальные конторы.

Приравненная к гербовой печать на письме может стоять в том случае, когда его отправителем является коммерческая организация. На оттисках таких клише модно увидеть фирменный логотип компании, ее эмблему или просто название. Если у частного предпринимателя имеется своя печать, она также имеет статус приравненной к гербовой. В этом случае вместо наименования предприятия по ее центру расположены фамилия, имя и отчество бизнесмена.

Гербовые и приравненные к ним печати на письмах и документах обязательно должны иметь круглую форму и содержать такие реквизиты организации, компании или ИП, как:

• индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
• номер свидетельства о государственной регистрации.

Обратите внимание: Недавно правительство инициировало принятие закона, которым отменяется обязательное наличие круглой, приравненной к гербовой печати, которая раньше была необходима всем юридическим лицам. Теперь, если предприятие такое клише в своей деятельности не использует, ему есть смысл оформить подтверждающее письмо об отсутствии печати, чтобы облегчить взаимодействие с банками и иными государственными структурами.

К простым относятся те печати, которыми пользуются отдельные структурные подразделения предприятий, а также те, что предназначены только для какого-либо одного вида документов. Их форма может быть любой - квадратной, круглой треугольной. Такие печати на официальных письмах и документах не ставятся - используют их для заверения копий, справок, пропусков и пр.

В таблице представлены некоторые виды документов и виды печатей, которые ставятся на них.

Наименование документа	Вид печати
Трудовые и гражданско-правовые договоры, соглашения к ним, договоры подряда	Приравненная к гербовой
Справки с места работы, в том числе о заработной плате, и характеристики	Простая печать (отдела кадров, бухгалтерии или структурного подразделения
Гарантийные и иные письма, в которых фиксируются факты, связанные с движением денежных средств	Приравненная к гербовой
Локальные нормативные акты работодателя	Приравненная к гербовой
Ходатайство о награждении сотрудника, грамоты и дипломы	Простая печать (структурного подразделения)
Трудовые книжки	Приравненная к гербовой

Место расположения печати на письме

Печать на официальном письме является подтверждением юридической значимости этого документа. Ее наличие и расположение установлено ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обратите внимание: В текущем году этот регламент будет заменен ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который вводится в действие уже с 1 июля.

В соответствии со стандартом, оттиск - обязательный реквизит, имеющий порядковый номер 25, располагается внизу документа, чуть ниже той строки, в которой указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ. Оттиск должен быть расположен так, чтобы частично перекрывать наименование должности, но не перекрывать собой подпись и фамилию подписавшего документ лица.

В некоторых случаях место, где ставят печать на письмах или иных документах, обозначено буквами «М.П.». Это предполагает, что оттиск должен быть поставлен прямо поверх этих буквенных обозначений.

Читайте также:

Какое письмо заверяется печатью

В соответствии с общим правилом, установленным ГОСТ Р 6.30-2003, печать , заверяющая подлинность подписи того должностного лица, которым подписан документ, ставится в трех случаях:

• на документах, удостоверяющих права предъявителя;
• на тех, которые фиксируют факты, связанные с движением денежных средств;
• в иных случаях, предусматривающих необходимость заверения подлинности подписи.

Четкого перечня документов, на которые ставится та или иная печать, законом не установлено. Но, если следовать рекомендациям вышеупомянутого ГОСТа, на письмо ставится печать, если оно:

1. является гарантийным;
2. подтверждает исполнение взятых ранее или принятие на себя новых обязательств по оплате;
3. устанавливает график поставок или, например, график поэтапной оплаты.

Нужна ли печать на официальном письме

Ранее, когда бланки организаций и предприятий изготавливались исключительно типографским способом и каждый из них имел свой регистрационный номер, действовало правило, согласно которому печать на письме, отпечатанном на бланке, не ставилась. За исключением писем, имеющих финансовое содержание, конечно. Но в настоящее время почти на всех предприятиях с целью экономии времени и средств бланки формируются в обычных текстовых редакторах, установленных на любом компьютере и распечатываются тут же на принтере. Особой сложности в том, чтобы подделать любой бланк нет.

Обратите внимание: Если письмо без печати и отпечатано на бланке, но имеются сомнения в его подлинности, необходимо связаться с организацией-отправителем по контактным телефонам указанным в шапке бланка и уточнить, отправляли ли они такой документ.

Имеет смысл составить локальный нормативный акт, которым будет регламентироваться порядок использования печатей на предприятии и будет четко прописано, какие письма нужно заверять печатью. Этим документом будет определен перечень деловых бумаг, в обязательном порядке требующих заверения, а также установлены правила в каких случаях и на каких документах будет ставится гербовая или приравненная к ней печать, а на каких - простая.

Ставить ли печать на сопроводительном письме

Сопроводительное письмо само по себе никакой информационной нагрузки не имеет. Этот вид деловой корреспонденции оформляется в виде вступительной части, как правило, состоящей из стандартной фразы-штампа: « При этом направляем вам;...» и нумерованного перечня с описанием каждого документа, вошедшего в пакет отправки.

Прямой необходимости ставить печать на сопроводительном письме нет, даже если в пакет документов входят какие-то деловые бумаги, имеющие характер финансовых и гарантийных обязательств, те же договоры, например.

Обратите внимание: категорически запрещается ставить печать на пустых бланках писем или чистых листах бумаги - это прямой путь к злоупотреблениям и мошенничеству.

Печать благодарственных писем

Как правило, для оформления благодарственных писем, особенно если они предназначены для торжественного вручения кому-то из работников, используются уже готовые типографские цветные бланки-открытки, а не стандартные бланки предприятия. В таком случае, есть прямой смысл поставить печать на подпись руководителя под благодарственным письмом.

Если же такое письмо отправляется в адрес заказчика, клиента или партнеров по бизнесу, для его оформления, как правил, используется типовой бланк организации. Если это так, нет необходимости ставить на таком благодарственном письме гербовую или приравненную к ней печать.

По Федеральному закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контракт­ной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспе­чения государственных и муниципальных нужд» для определения цены контракта направляются запросы в организации. Запросы о предоставлении ценовой информации направляются заказчи­ком по электронной почте. Коммерческие предложения посту­пают ответными письмами. Заказчик направляет запросы с целью определения цены по конкурентным способам закупок.
Можно ли принимать ответы от организаций на фирмен­ных бланках, но без печати организации?

Согласно ч. 1 ст. 22 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муници­пальных нужд», начальная (максимальная) цена контракта и в предусмотренных указанным Законом случаях цена кон­тракта, заключаемого с единственным поставщиком, под­рядчиком, исполнителем, определяются и обосновываются заказчиком посредством применения одного или несколь­ких методов, перечисленных в данной части, из которых приоритетным, используемым по умолчанию методом явля­ется метод сопоставимых рыночных цен (анализа рынка). Каких-либо правил, касающихся документов, содержащих информацию, на основании которой выполняется расчет НМЦК, Законом № 44-ФЗ не установлено.

Методические рекомендации по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщи­ком (подрядчиком, исполнителем), на основании ч. 20 ст. 22 Закона № 44-ФЗ утверждены приказом Минэкономразвития России от 02.10.2013 № 567. При этом следует иметь в виду, что Методические рекомендации лишь разъясняют воз­можные способы определения и обоснования НМЦК с применением методов, предусмотренных законом (п. 1.2 Методических рекомендаций). Они применяются с учетом особенностей рынков конкретных товаров, работ, услуг, закупаемых для обеспечения государственных или муни­ципальных нужд (п. 1.3 Методических рекомендаций). Поэтому они, как правило, носят именно рекомендатель­ный характер, что отражается в самих их нормах (см., напр., п. 3.3, 3.7 Методических рекомендаций). В частности, и в п. 2.1 Методических рекомендаций указано, что оригина­лы использованных при определении, обосновании цены документов, снимки экрана (скриншот), содержащие изо­бражения соответствующих страниц сайтов с указанием даты и времени их формирования, целесообразно хранить с иными документами о закупке, подлежащими хранению в соответствии с требованиями Закона № 44-ФЗ. Очевидно, что слово «целесообразно» не является эквивалентом слова «обязательно».

Отметим, что у полученного по электронной почте доку­мента не может быть в принципе оригинала (в общеприня­том смысле) «с синей печатью», поэтому полагаем, что реко­мендация хранить скриншоты относится и к документам, полученным по электронной почте. Хотя очевидно, что, в случае если такой документ занимает большой объем (много «экранов») или передан прикрепленным в электронном письме документом, открывающимся в интерфейсе служеб­ной программы, не показывающей связь с этим электрон­ным письмом, исполнение данной рекомендации может быть затруднительным. Поэтому полагаем, что само по себе использование заказчиком при расчете цены контрак­та копий коммерческих предложений, простых распечаток документов, полученных по электронной почте, не является нарушением законодательства. О принципиальной возмож­ности использования для определения НМЦК коммерче­ских предложений, полученных по электронной почте, сви­детельствует и правоприменительная практика (см., напр., постановление Восемнадцатого арбитражного апелляци­онного суда от 24.07.2014 № 18АП-6753/14). Требований же, согласно которым в целях определения НМЦК могут использоваться только коммерческие предложения, на кото­рых имеется печать, нормативные акты не содержат (в том числе и применительно к коммерческим предложениям на бумажном носителе).

Обращаем внимание, что правоприменительная практика по заданному вопросу на сегодняшний день не выработана, в связи с чем сказанное является нашим экспертным мне­нием. За официальными разъяснениями вы можете обра­титься в Министерство экономического развития РФ или Федеральную антимонопольную службу РФ.

Иван Морозов, Алексей Александров,
эксперты службы правового кон­салтинга ГАРАНТ