Различные юридические недоговоренности или конфликты не обязательно решать с помощью суда.
Отличным эффективным способом показать свое недовольство или претензию является такой документ, как претензионное письмо. Его можно составить для партнера, какой-либо организации.
В этой статье мы подробно рассмотрим, что же такое претензионное письмо, зачем оно нужно, в чем его преимущества и как его составить максимально правильно и грамотно.
Что такое претензионное письмо
Претензионное письмо – это специальный документ, который представляет собой обращение к своему контрагенту с просьбой или требованием о нарушении ним своих договоренностей, а также об устранении этих нарушений.
Претензионное письмо – это своего рода предупреждение о том, что, если организация или партнер не исправит ситуацию, то вашим следующим действием будет обращение в судебные органы.
При заключении договора многие фирмы, организации или партнеры по бизнесу обсуждают либо же прописывают в контракте, что, если возникают какие-либо разногласия, то для начала следует написать претензионное письмо, прежде чем обращаться в суд. Но претензия даже без этого пункта является эффективной мерой воздействия на контрагента без применения законных разбирательств при .
В каких случаях составляется данный вид писем
Претензионное письмо в основном составляется в случае нарушения контрагентом своих непосредственных обязательств.
В рамках закона
составление претензионного письма должно быть в таких случаях:
- В конкретной ситуации в законе прописано обязательное составление претензионного письма;
- По договору между сторонами предусмотрено составление претензионного письма.
Существуют обстоятельства, при которых рекомендуется составление такого документа. Это возможно в таких случаях:
- Вы планируете со своим контрагентом и дальше продолжать партнерские отношения;
- Вы уверены в своем партнере и в том, что он не использует время рассмотрения претензии в свою пользу и во вред вам.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Форма и план оформления
Общепринятых стандартов и правил составления претензионных писем нет. Но есть определенные негласные правила этикета , которых следует придерживаться при составлении этого документа.
Вот их перечень:
- Письмо должно быть составлено в деловом стиле;
- Документ должен быть лаконичным и максимально полезным;
- В претензионном письме не должно быть отрицательных эмоций;
- Обращаться к партнеру нужно максимально вежливо, так как трудности могут возникать не по его вине;
- В письме должны присутствовать все ваши требования;
- Нужно подробно изложить перечень возможных последствий, которые наступят в случае невыполнения ваших требований.
Чаще всего претензионное письмо составляется в том случае, если речь идет о . Но это далеко не единственный случай. В принципе, составление претензии имеет место в любом случае, который касается нарушения договора или невыполнения обязанностей.
Понятно, что официально принятого плана составления претензионного письма не существует. Однако ниже приведен примерный перечень действий :
- Описание конкретно возникшей ситуации или конфликта;
- Сноски из договора или документов, которые подтверждают существующие нарушения;
- Требования, предъявляемые партнеру;
- Подпись;
- Приложения, которые обычно содержат копии всех необходимых документов или актов.
Что касается формы претензии, то в «шапке» указывается от кого и кому адресовано письмо. В середине следует указать непосредственно сложившуюся ситуацию, а в конце – поставить дату составления. Но это все примерный план, обычно составление претензии ведется в свободной форме.
Содержание документа в различных ситуациях
Существуют абсолютно разные ситуации и конфликты. Претензионное письмо для каждой из них содержит несколько особенностей и нюансов, которые мы рассмотрим ниже.
О погашении задолженности
В этом случае следует указать сумму задолженности и накопившиеся проценты , если они предусмотрены договором. Но даже если такого пункта нет, то отправитель все равно имеет право требовать компенсацию. В приложение такого письма нужно включить подробный отчет о финансах, которые ему должны.
О качестве товара поставщику
Такая претензия должна описать, в чем же проявляется недостаток товара . Некачественным товар можно назвать, если он не способен в полной мере выполнять надлежащие ему функции. Написание такой претензии по закону возможно в течение двух лет после приобретения товара.
Как правильно составить данный вид претензионного письма, смотрите в следующем видеоролике:
О некачественном выполнении работ
В таком случае нужно указать, какой именно пункт договора нарушил партнер. В приложении нужно обозначить статью закона, которая регулирует данный конфликт.
О возврате денежных средств
В таком письме нужно указать сроки , в которые должен быть возвращены средства. Ссылаться нужно на закон, нужный пункт из которого также требуется поместить в документ.
О расторжении договора
В этом случае нужно указать причины расторжения договора . Но они должны быть объективными, поскольку расторжение возможно при согласии обеих сторон.
В страховую компанию, банк или в пенсионный фонд
В таком документе нужно указать спорные моменты , а также ссылки на законы, согласно которым эти моменты не выполняются.
Для транспортной компании
В этом случае ссылаться необходимо непосредственно на договор с компанией, нарушение которого имеет место. Ссылки на договор нужно предоставить в приложении.
Претензионное письмо работодателю
Если работодатель не выполняет свои обязанности или нарушает ваши права, то вы можете написать ему претензионное письмо, в котором изложить ваши требования, ссылаясь на пункты между вами или на пункты, прописанные в законе.
Мы обсудили подробно, как составить претензионное письмо, и на какие документы ссылаться, в каких случаях его составлять и для каких ситуаций это обязательно. Так, теперь следует поговорить о том, что делать, если на ваше имя пришло претензионное письмо, и как составить грамотный ответ.
Как составить ответ
Отвечать на претензионное письмо нужно обязательно. Это предусматривают правила этикета. К тому же следующим шагом отправителя может стать обращение в суд. Важно учесть, что претензионное письмо обычно содержит пункт, в котором указаны сроки ответа. В них нужно постараться вложиться максимально.
Итак, в ответе на претензионное письмо должна содержаться такая информация:
- Сообщение, что претензия принята к рассмотрению;
- В случае соглашения с требованием корректный и лаконичный ответ, который содержит сроки выполнения;
- В случае отказа максимально вежливое объяснение причины;
- Дата и подпись составителя, а также печать отправившей организации.
Дополнительная информация , которая может пригодиться при составлении ответа:
- Содержание должно быть предельно понятным;
- В ответе не должно быть никакой абстракции, только конкретика;
- В письме должны присутствовать реквизиты обеих сторон, а также контактная информация ответчика;
- В приложении должны содержаться копии документов и сноски из нормативных актов, которые могут быть полезны.
Ответ на претензию должен быть максимально лаконичным, корректным и обоснованным. Это даст возможность избежать конфликтов и продолжить сотрудничество в дальнейшем, если вы в этом заинтересованы.
Итак, перечень желательных требований к претензионному письму
:
- Письмо пишется вручную или печатается на листе формата А4;
- Грамотность и отсутствие исправлений и помарок – ваш главный козырь. Это покажет уважение к партнеру и заставит его отнестись к вам также уважительно;
- Писать и указывать нужно только главную, основную информацию. Но не следует с перебором ее урезать, все необходимые спорные вопросы нужно обозначить;
- Претензия должна иметь фактическое обоснование. Ссылаясь на законы, нужно быть уверенным, что вы правильно определили нарушение, а также, что письмо вообще имеет место;
- Претензия составляется в двух экземплярах, один из которых остается у вас на руках, а второй отправляется контрагенту заказным письмом, но предпочтение отдается передаче при личной встрече.
Таким образом, претензионное письмо – это достойный шаг, который способен решить множество вопросов быстро, качественно, не потеряв репутацию и хорошие отношения с контрагентом.
О правилах составления данного документа рассказано в следующем видеосюжете:
Очень часто результат защиты своих интересов субъектом правоотношений напрямую зависит от качества и профессионализма подготовки первичных документов, на которых базируются предъявляемые требования.
Обсудим основные и обязательные условия, которые должны быть в наличии при подготовке претензии в защиту своих прав. Другие особенности и атрибуты данного вида правовых документов будут рассмотрены в других публикациях, с которыми можно ознакомиться, перейдя по ссылкам в конце данной статьи.
Адресат направления претензии.
Лицом, которому направляется претензия, чаще всего является руководитель субъекта правовых отношений, нарушившего права предъявителя претензии. Это может быть генеральный директор, директор, начальник в учреждениях с единоличной (индивидуальной) формой управления и принятия решений, или председатель правления при коллективной форме принятия решений. Опрометчивым шагом будет адресация претензии непосредственно тому должностному лицу, которое, с точки зрения предъявителя претензии, непосредственно виновато в нарушении прав и ответственно за устранение нарушений.
Тема претензии.
В теме письма с первых строк получатель претензии должен уяснить, что представляет собой документ и каковы причины его направления.
Поэтому тема должна быть максимально понятной, конкретной и содержать указание на документы, которые легли в основу написания претензии и подтверждают правомерность требований предъявителя. Следует избегать общих и обтекаемых слов и фраз.
Заголовок письма.
Заголовок может быть достаточно кратким, но обязательно должен содержать слово «ПРЕТЕНЗИЯ».
Непосредственное обращение в письме к руководителю с требованиями, просьбами о выполнении изложенных в документе действий является недопустимым и ошибочным. Претензия — это не просто произвольный документ, с помощью которого можно добиться выполнения определенных ходатайств и требований. Она определена в действующем законодательстве как действенный, и в некоторых случаях обязательный документ урегулирования гражданско-правовых и хозяйственных споров, с определением сроков выполнения и ответственности за игнорирование обоснованных требований. В определенных правоотношениях отсутствие претензии препятствует дальнейшему рассмотрению споров по сути.
Преамбула.
Она, как правило, совпадает с основной частью претензии
В преамбуле в произвольной форме изложите свои претензии к поставленному товару, предоставленной услуге или выполненной работе. Подробно опишите выявленные недостатки товара, его некомплектность, сообщите о том, что работа выполнена с нарушением срока, установленного договором, или допущены иные нарушения ваших прав. В этой же части документа ссылайтесь на те нормативные акты, которые регулируют данный вид правоотношений.
Резюме.
В этой части письма изложите суть ваших требований, в чем они состоят. Это может быть возмещение причиненного ущерба, поставка дополнительного оборудования или недостающих экземпляров заказа, другие требования, в зависимости от вида нарушенных обязательств.
В претензии к самому письму обязательно приложите все документы или надлежащим образом заверенные их копии, которые подтверждают наличие обязательственных или иных правоотношений между предъявителем претензии и ее получателем, факт нарушения обязательств или совершения иных неправомерных действий.
Это могут быть договора, акты выполненных работ или предоставленных услуг, бухгалтерские документы: кассовые ордера, чеки, товарно-транспортные накладные, платежные поручения. В письме укажите самые основные нормативно-правовые акты, которые подтверждают обоснованность предъявления претензии.
Подпись.
Юридическая значимость, достоверность и факт подачи претензии надлежащим субъектом правоотношений удостоверяется подписью руководителя стороны, подающей претензию. Допустима подпись главного юрисконсульта учреждения, если его должность соответствует уровню начальника отдела.
В каких ситуациях можно оформлять претензию?
Предъявление претензии — это действенный метод устранения нарушений прав сторон — участников правоотношений. Претензии могут подаваться при нарушении обязательственных правоотношений или при совершении противоправных действий, которые повлекли причинение вреда и нарушение прав. К таким правонарушениям можно отнести дорожно-транспортные происшествия, повлекшие причинение материального ущерба, нанесение вреда вследствие ненадлежащего использования жилищно-бытовых приборов (затопление квартиры, пожар, повреждение линий электроснабжения).
Кроме того, претензии можно разделить на такие, которые предъявляются в обязательном порядке, и на те, которые подаются на усмотрения лица, чье право нарушено.
Обязательные претензии предъявляются в тех спорных правоотношениях, которые требуют обязательного досудебного урегулирования. Особенность таких претензий состоит в том, что в случае невыполнения претензионных процедур становиться невозможной дальнейшая судебная защита прав.
Наиболее распространенными случаями предъявления претензий являются факты нарушения прав потребителей. Это может быть претензия об устранении недостатков, о возврате товара, о возврате денежных средств. Досудебное урегулирование споров о защите прав потребителей является обязательной стадией производства по таким делам в судебной инстанции.
Однако, претензии могут предъявлять не только в случае прямых нарушений прав сторон. но также в случае необходимости изменить установленные правоотношения на другие или вообще разорвать их. Это касается изменения и расторжения любых договоров, заключенных между юридическими и физическими лицами.
Каждый вид конкретных договоров предполагает свои обязательные или альтернативные варианты досудебных урегулирований, и действующее законодательство определяет порядок совершения таких действий в каждом конкретном случае. Это могут быть договора купли-продажи, мены, дарения, подряда, аренды, займа.
Как отправить рассматриваемый документ?
Правильное отправление претензии ее адресату, обеспечение гарантированной и своевременной доставки письма по назначению — это не менее важный шаг, чем составление самого письма. От того, насколько правильно, с соблюдением всех необходимых условий была отправлена претензия, будет зависеть эффект и результат ее предъявления.
С целью подтверждения в последующем в суде факта соблюдения досудебного урегулирования спора, претензию адресату, который пребывает в другом населенном пункте, на длительном расстоянии, необходимо отправлять почтой рекомендательным письмом. В таком случае даже при недобросовестности получателя претензии факт ее своевременного направления сможет подтвердить почтовая служба.
В рамках одного населенного пункта, при наличии такой возможности и с целью экономии времени, претензию с соответствующим приложением можно доставить в службу делопроизводства получателя лично и сдать уполномоченному должностному лицу. Подтверждением принятия у вас претензии может служить входящий номер, дата и подпись лица на вашем экземпляре документа, или же оттиск специального штампа для входящей корреспонденции.
При этом в случае уклонений представителя учреждения от принятия претензии под любыми необоснованными предлогами необходимо проявить упорство, принципиальность и настойчивость.
К сожалению, с необходимостью написать претензию сталкиваться приходится достаточно часто. Количество разнообразных видов претензий – более двух десятков. Самые характерные конфликтные ситуации – некачественно оказанная услуга, товар. Составляется претензия письменно в произвольной форме. Звонить и предъявлять претензию как минимум бессмысленно. Чтобы претензия достигла, цели необходимо написать и оформить ее правильно.
Претензия, поданная в письменной форме – это требование потребителя, описывающего на бумаге факты нарушения его прав услугодателем (работодателем, продавцом, исполнителем). У вас должны быть документы, подтверждающие факт покупки товара или предоставленной услуги: договор, чеки, квитанции, справки, свидетельские показания, фото, прайс-лист, какие-то другие доказательства. Претензию можно подготовить на компьютере или от руки. На листе А4 в верхнем углу справа напишите к кому вы обращаетесь с претензией. Как правило, это не один конкретный человек, а организация (организация, от лица которой оказана некачественная услуга, поставщик, изготовитель). Обязательно укажите название виновной организации, ФИО ее руководителя, занимаемая им должность. Ниже напишите от кого претензия: свои личные (фамилия, инициалы) и контактные данные для связи.
При взаимодействии с партнерами принято корректно выражать свои нарекания по качеству услуг, непогашенной задолженности и прочим нарушениям обязательств по договору. В этом случае имеет смысл грамотно составить претензиальное письмо, в котором отразить суть требований и предложение по решению возникшей проблемы. Готовые примеры, правила составления и другая полезная информация – все это приводится далее.
Возникновение противоречий, как правило, можно разрешить без подачи искового заявления в суд. Основная цель как раз состоит в том, чтобы приложить максимальные усилия для того, чтобы избежать разбирательства в суде. Поэтому назначение этого документа следующее:
- Сформулировать собственно претензию – конкретные нарекания к товару, услугам, задержке платежей и прочим важным моментам. При этом нарекания могут касаться невыполнения отдельных условий договора или вообще неисполнения своих обязанностей.
- Донести до партнера свою позицию – как предполагается скорректировать ситуацию, какие решения вы ожидаете от своего контрагента.
Таким образом, в большинстве случаев при составлении текста нужно уделить внимание не только «негативной» части со своими требованиями и обоснованием недовольства, но и «позитивной», в которой делается конкретное предложение по разрешению проблемы.
Плюсы досудебного урегулирования ситуации очевидны:
- можно сберечь время и деньги;
- можно сохранить добрые отношения с надежным партнером, у которого наметились временные затруднения;
- можно поднять и свою деловую репутацию как неконфликтного партнера, который имеет намерение и возможность разрешить все противоречия мирным путем.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Даже в случае дальнейшего обращения в суд будет правильным предварительно сформулировать свои нарекания и отправить их партнеру. Если эта мера и не возымеет действия, во время разбирательства можно будет предоставить документ как дополнительное доказательство того, что вы действительно предприняли попытку решить проблему без посредничества суда.
Кто может обратиться с письмом
При этом составить обращение могут все граждане и юридические лица:
- Частные лица – граждане России и иностранцы.
- Коммерческие компания и предприятия (в лице своих представителей, уполномоченных директором).
- Общественные объединения и религиозные организации, прочие юридические лица.
Заявитель может обратиться как лично сам, так и направить своего представителя, действующего на основании доверенности. В последнем случае указываются данные доверенности – название и дата составления.
Последовательность действий при составлении
Прежде чем взяться за составление текста, важно грамотно проанализировать ситуацию, чтобы понять:
- Какова цель написания обращения, какие требования уже есть к партнеру. Это и будет основным предметом обращения.
- Как можно обосновать свои недовольства – нарушением норм законодательства, договоренностей письменного или устного характера.
- Какие документы можно приложить для обоснования – копии договоров, чеков, квитанций, иные платежные документы.
- Какой ущерб был нанесен – не только материальный, но и деловой.
- Что вы конкретно можете предложить: с точки зрения законодательства или со своей точки зрения.
Требования к тексту
После того, как были получены четкие ответы на каждый вопрос, можно приступить к тексту. При его составлении можно опираться на общие правила делового этикета:
- Стиль изложения – официально-деловой. Следует избегать художественных приемов, двусмысленных выражений, личных оценок конкретного человека и тем более негативных высказываний в его адрес.
- Желательно составить текст на фирменном бланке компании в печатном виде.
- Текст должен быть достаточно кратким, но в то же время содержать подробное описание претензии (по пунктам). Оптимально уложиться в 1-2 печатные страницы.
- По ходу написания текста желательно постоянно ссылаться на конкретные пункты договора, нормы законодательства, прочие регламентирующие документы.
- При написании предложения нужно также постараться максимально обосновать свои действия. Можно также корректно намекнуть на то, что в случае неисполнения обязательств вы оставляете за собой право и имеете намерение обратиться в суд.
Способ доставки
Используются самые разные способы доставки отправления, однако основная задача – получить документальное подтверждение получения письма. Это может быть:
- уведомление о доставке;
- расписка о вручении;
- выписка из журнала регистрации входящей корреспонденции (ставится дата, название и номер документа).
- Лично или с курьером (представителем компании или внештатным сотрудником).
- С помощью Почты России – в этом случае нужно послать заказное письмо, в которое также приложить опись с описанием вложения (название документа, оригинал или копия, количество бумаг, общее количество страниц).
- С помощью услуг частной почты – доставка по принципу «от двери до двери».
Как вариант, можно отправить сообщение и по факсу, но в этом случае вы не можете получить как таковое уведомление о вручении. Поэтому если есть реальная возможность судебных разбирательств в дальнейшем, лучше всего отправить именно по почте заказным письмом.
Срок ответа
В обще случае срок ответа составляет 30 календарных дней с момента вручения отправления адресату. Отсчет начинается с рабочего дня, который следует за днем вручения (дата указывается в уведомлении). При этом время доставки ответа не учитывается – т.е. контрагенту, партнеру дается ровно 30 календарных дней для того, чтобы сформулировать свой ответ.
Однако в некоторых случаях срок может быть уменьшен:
- По закону «О защите прав потребителе» продавец должен предоставить ответ на обращение (или заявление претензионного характера) покупателя не позднее 10 рабочих дней .
- В случае со спорами, связанными с ОСАГО, срок составляет 5 рабочих дней .
- Наконец, во многих случаях партнеры изначально договариваются об особенностях досудебного разрешения своих разногласий. В частности, нередко прописывается и предельный срок ответа на обращение претензионного характера.
В отдельных случаях стороны могут договориться об увеличении сроков рассмотрения заранее и закрепить это в договоре. С другой стороны, по ходу самой ситуации, в зависимости от конкретных обстоятельств, может также понадобиться дополнительное время – например, для проведения экспертизы, лабораторных анализов и т.п.
В некоторых случаях (например, в связи с противоречиями по аренде) законодательство предписывает обязательный досудебный порядок урегулирования споров. В основном предполагается, что сторона, терпящая ущерб, должна сначала обратиться в своему партнеру по договору с письменным обращением. Если ответа в указанные сроки не поступило или ответ не устроил, то компания вправе сразу обращаться в суд.
Количество экземпляров
Количество экземпляров определяется по ситуации. Как минимум, письмо пишут в двух оригинальных экземплярах – один посылается контрагенту, другой остается на руках. При этом желательно зафиксировать факт отправки и в своем внутреннем журнале регистрации исходящей/входящей корреспонденции.
С оригинала допускается снимать любое количество копий. Эти копии компания может заверить – на всех страницах ставится печать и рукописная подпись уполномоченного лица. Заверение нотариусом необязательно.
Юридическая сила
Это тоже довольно важный и распространенный вопрос. На самом деле письмо нельзя считать документом, который имеет для какой-либо из сторон характер обязательного. В нем не содержится описание прав или обязанностей, потому что это не договор и не соглашение.
С другой стороны, именно оно – основное доказательство того, что компания (или частное лицо) действительно пыталась урегулировать свои разногласия в досудебном порядке. Опыт показывает, что большинство судей позитивно относятся к таким попыткам. С другой стороны, игнорирование обращения контрагентом – это определенная репутационная и даже судебная издержка для него.
Образец 2019 г.
В законодательстве не содержится четкого определения подобного документа и требований к его оформлению, поэтому при составлении следует исходить из реально сложившихся традиций делового документооборота, с учетом особенностей своей ситуации.
- В «шапке» прописывается подробное название адресата и отправителя – официальное название компании, контактные данные, ФИО и должность лиц, которые переписываются, т.е. кто обращается и к кому. В случае с частными гражданами достаточно указать ФИО и адрес, контактные данные.
- Далее прописывается название документа, оно начинается со слов «Письмо-претензия», а далее можно уточнить характер нареканий: например, «о возврате денежных средств», «о качестве товара», «о нарушении условий договора поставки» и т.п.
- Далее идет собственно текст – во вступительной, описательной части следует кратко прояснить ситуацию: какой договор был заключен, когда, на каких условиях.
- Затем формулируют претензию. Если их будет несколько, лучше перечислить списком или оформить в виде таблицы для более удобного восприятия получателем.
- После этого описывают свои предложения – каким вы видите решение этой ситуации. Здесь же можно выразить надежду на то, что конфликт действительно будет разрешен без привлечения судебного разбирательства. С другой стороны – можно намекнуть на то, что в случае игнорирования обращения у вас не останется иного выбора.
- После этого указывают приложения – т.е. количество, названия приложенных документов (копия договора, оригинал платежного поручения, чека и т.п.), а также количество страниц в многостраничных документах.
- Ставится подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), прописывается должность обратившегося лица. Здесь же ставится печать, если компания использует ее в своем документообороте.
Бланк, который можно приспособить практически под любой случай, представлен ниже. А конкретные примеры рассматриваются в следующем разделе.
По сути, тональность текста зависит от ваших дальнейших планов. Если отношения с партнером достаточно дороги, лучше всего описать свои пожелания и нарекания в позитивном ключе – как выражение неудовлетворенности, но вместе с тем и надежды на плодотворное сотрудничество в будущем. Если же отношения явно зашли в тупик и был нанесен ощутимый ущерб, нужно рассматривать обращение как последний шаг перед подачей искового заявления. И свои намерения нужно ясно сформулировать и донести до партнера.
Виды претензий
Конкретный вариант оформления зависит от причины нареканий – т.е. какой именно договор был нарушен, чем именно недовольна компания. Далее рассматриваются реальные примеры и правила оформления наиболее распространенных обращений претензионного характера.
Возврат денежных средств
Это наиболее распространенная тематика. Обычно сторона изначально обращается с устной просьбой, но в большинстве случае получает отказ, поэтому вынуждена составить письменное обращение или даже сразу обратиться в суд – по своему усмотрению.
К особенностям составления подобного документа можно отнести следующие:
- Возврат денежных средств – довольно серьезное требование, поэтому его необходимо тщательно обосновать, ссылаясь не только на заключенный договор, факт покупки, приложенные документы, но и определенные законодательные нормы – например, на закон «О защите прав потребителей» или Гражданский кодекс.
- По этим же соображениям следует предельно конкретно расписать сумму, номер чека, платежного поручения, дату покупки/заключения договора и иные существенные условия с отсылкой к соответствующим документам.
- Наконец, важно уточнить и сроки исполнения своих требований, которые тоже обосновываются законодательно. Например, в случае рассмотрения претензии в связи с возвратом средств за некачественный товар покупателю следует исходить из закона «О защите прав потребителей» (продавцу дается 10 рабочих дней для принятия решения).
Образец на который можно опираться как на готовый пример, представлен ниже.
Невыполнение условий договора
Это наиболее распространенная ситуация, связанная с разногласиями друг к другу представителей разных юридических лиц. Нередко с подобными замечаниями обращаются и частные лица, неудовлетворенные оказанными услугами. При этом разногласия могут быть по поводам:
- нарушение отдельных пунктов договора;
- невыполнение договора в целом;
- отказ от своих обязательств на незаконных основаниях и т.п.
Структура обращения практически ничем не отличается, однако важно ссылаться на конкретные пункты договора, подробно описывать факты нарушения (дата, суть), но при этом стараться избегать определения вины, потому что это уже задача суда.
За образец составления можно взять такой пример:
Погашение задолженности
Подобное письмо чаще всего направляется банком своему клиенту или в адрес одной компании со стороны другой: в претензию ставится неполное погашение задолженности, нарушение сроков, способа перечисления суммы (не на тот счет) и т.п.
По качеству товара
В данном случае потерпевшей стороне необходимо подробно описать, почему она считает товар некачественным, сослаться на обязательства партнера по договору, а также определенные нормативные документы, например, ГОСТ, в которых подробно описаны требования к качеству. К этой же категории можно условно отнести те обращения, которые связаны с ситуациями недокомплекта, заводского брака, следов механических повреждений, связанных с некачественным оказанием услуг доставки и т.п.
Срыв срока поставки
Наконец, еще один вид обращения претензионного характера связан с грубым нарушением срока поставки. В этом случае сторона может описать тот ущерб, который был получен, а также указать свое намерение обратиться в суд. За основу можно взять следующий пример:
Составление претензионного обращения – это основная мера досудебного урегулирования, поэтому каждая компания должна иметь в виду, что правильное оформление документа дает дополнительное основание для надежды решить проблемы без посредничества суда.
Претензия – это часть диалога между партнерами. Справедливая претензия – это возможность защитить свои права и стимулировать партнера выполнять обязательства. Конечно, при написании таких писем от Вас потребуется особое мастерство и виртуозность, чтобы сохранить отношения с партнером и в то же время сказать «все, что вы о нем думаете».
Цель любой претензии – передать полную информацию о возникшей проблеме и максимально четко сообщить адресату о возможных последствиях невыполнения обязательств.
Претензия - этописьменное требование к стороне, ущемляющей права, в добровольном порядке решить проблемные вопросы. Как правило, претензия содержит аргументированные тезисы, которые официально информируют о нарушениях, содержат ссылки на соответствующие законы и нормативные документы.
Претензионное письмо может быть и документом, если дело доходит до судебного разбирательства. Именно по этой причине очень важно правильно и тактично составить этот вид письма.
Статистика свидетельствует, что написание претензии вызывает затруднения у 90 % приступивших к написанию такого письма.
Это связано с тем, что очень сложно при написании придерживаться золотой середины, не скатываясь в омут личных эмоций или голых угроз.
В данной статье мы предлагаем Вам общий алгоритм легкого написания претензии по любому поводу.
1. Начните с предварительной подготовки к написанию письма.
- Что стало предметом или поводом для предъявления претензии.
- Какого результата Вы ждете от рассмотрения претензии, то есть чего Вы будете требовать от адресата.
- Соберите доказательную базу – документы, касающиеся предмета претензии (договоры, чеки, свидетельства, квитанции и т.д.).
- Подсчитайте сумму ущерба.
- Разберитесь в ситуации с точки зрения Закона. Это добавит Вам убедительности.
2. План письма-претензии.
1) Задайте контекст, в котором сообщите адресату о предмете письма.
Пусть это будет нейтральный комментарий, в котором Вы укажете дату, условия и обстоятельства приобретения товара или услуги. Это будет базовая информация, от которой адресат будет отталкиваться.
Обращаемся к Вам по поводу проблемы, возникшей у нас в процессе эксплуатации пылесоса, приобретенного в Вашем интернет-магазине 30.10.14.
Обращаемся в Вашу компанию по поводу работы бригады строителей, нанятых 24.11.14 через интернет-ресурс www.strojka.com для проведения отделочных работ в новострое.
10.10.2014 менеджер по персоналу ГК «Серебряные ключи» обратился в Ваше агентство за помощью в подборе персонала. Мы просим Вас помочь разобраться в сложившейся ситуации.
Фактически, это первая фраза, с помощью которой мы должны ввести адресата в курс дела и настроить на нужную нам волну. Контекст должен быть лаконичным, но достаточным и конкретным.
2) Начинайте критиковать действия компании, нарушившей обязательства.
Здесь важно помнить, что адресат лично Вам ничего плохого не сделал. Ваш адресат должен Вам помочь, поэтому не поливайте его грязью. Постарайтесь максимально полно и объективно рассказать адресату, чем Вас обидели, какие обязательства не выполнили, какие права нарушили.
На сайте на данный пылесос прилагалась гарантия 36 месяцев, но в коробке с ним гарантийного талона не было, как не было и инструкции по эксплуатации. Кроме того, интернет-магазин «***» на сайте не указывает сервисные центры, готовые работать с их товарами по гарантии.
Ваша компания не выслала договор о работе, хотя деньги за найм были перечислены. Менеджер сайта пообещала, что уже 25.11.2014 в 9.00 работники будут на объекте по указанному в форме адресу. Однако ни 25.11.14, ни 26.11.2014 бригада отделочников так и не появилась. На звонки по горячему телефону менеджеры не отвечают.
Согласно заключенному договору с кадровым агентством «Хозяюшка», в течение 30 календарных дней один раз в три дня Ваши менеджеры должны были высылать резюме 3-5 новых кандидатов по перечисленным в договоре вакансиям. Услуги агентства были предоплачены на месяц. Однако в течение 14 дней со дня заключения договора не было выслано ни одного резюме. По телефону не удалось получить внятного разъяснения сложившейся ситуации.
Описывать ситуацию необходимо лаконично, четко и объективно. Критика действий компании подразумевает описание ситуации по модели: что должны были сделать? – что сделали? Скажите о документах, подтверждающих договоренности, не забудьте их копии приложить к письму.
Вы обижены, от возмущения Вы хотите рвать и метать. В адрес обидчика Вы готовы листы ругательств отправить…
А теперь сделайте глубокий вдох и не менее глубокий выдох… Постарайтесь успокоиться. И сделайте все с точностью до наоборот: вместо того, чтобы унизить обидчика, помогите сохранить ему лицо. Вспомните, почему Вы обратились именно к этой компании. Напишите о хороших отзывах, о репутации, о положительном опыте предыдущих обращений.
Мы уже не первый раз заказываем в интернет-магазине «***» технику, и до этого времени таких проблем не возникало никогда: в комплекте всегда были все документы, хотя и на технику мы никогда не жаловались в силу ее высокого качества.
О Вашей компании очень много положительных отзывов, что и стало главной причиной обращения к Вам за услугами.
Мои партнеры не единожды хорошо отзывались о качестве работы Вашего кадрового агентства.
4) Обоснуйте свои требования.
Чтобы Ваши требования не были голословными, обоснуйте их. Ссылайтесь на пункты договора, если он есть, на Законы, постановления, нормативные документы и т.д. При этом следите, чтобы все было точно; и названия документов, и пункты, и даты. Можете даже их цитировать.
Согласно Закону о защите прав потребителей…. В течение 14 дней товар может быть возвращен или обменян…
В соответствие с Договором №578 о предоставлении услуг от 10.10.14…., частности с пп.3-4…
5) Предъявите свое требование.
Сообщите адресату, какой выход из сложившейся ситуации Вы видите. Чего бы Вы хотели: возврата товара, расторжения договора, материальной компенсации, выполнения обязательств и так далее. Адресат должен четко понимать, как он может разрешить конфликт, чтобы дело не дошло до суда, но Ваше недовольство было нейтрализовано.
Настоятельно просим Вас обменять нам пылесос на такой же, но со всей документацией в комплекте.
Прошу Вас выслать копию договора и прислать бригаду отделочников не позднее 28.11.14.
Прошу Вас расторгнуть договор и возвратить предоплату в полном объеме.
Помните, что требование должно быть реальным и выполнимым, иначе без суда не обойтись.
6) Не загоняйте адресата в угол. Ищите выход вместе.
Хотя претензия и предполагает ультимативный тон. Дайте адресату шанс сделать выбор. Предложите компромисс.
Если нет возможности обменять пылесос данной модели на такой же, мы готовы рассмотреть варианты пылесосов в данной ценовой категории с тем же набором функций.
Если возникли какие-то сложности с выполнением условий договора, позвоните по телефону *** для обсуждения альтернативных вариантов разрешения ситуации.
7) Выразите надежду на лучшее.
Покажите, что Вы доброжелательны к адресату, но хотите просто отстоять свои интересы.
Надеемся, что приемлемое решение будет найдено, и у нас не будет необходимости обращаться в суд требовать возврата стоимости вышедшего из строя пылесоса и моральной компенсации. Мы хотели бы и дальше пользоваться услугами интернет-магазина и рассчитываем на Ваши оперативные действия.
Надеемся, что мы сможем найти компромисс и у нас не будет необходимости встречаться в суде.
3. Как оформить письмо-претензию?
1) Укажите в бланке письма реквизиты адресата и свои.
Укажите в реквизитах адресата:
- Фамилию и инициалы адресата
- Должность (директор, заместитель и т.д.)
- Название компании и ее адрес (по возможности)
В своих реквизитах укажите:
- Фамилию и инициалы
- Адрес
- Контактный телефон
2) Укажите дату отправки письма.
3) Название документа
С новой строки заглавными буквами посредине указываете название документа –
ПРЕТЕНЗИЯ
4) Обратитесь к адресату.
Несмотря на то, что Вы обижены и разгневаны, найдите силы и возможность обратиться к адресату по имени отчеству. Это, с одной стороны, расположит адресата к себе, а с другой – наложит на него ответственность разобраться с Вашей проблемой лично.
Уважаемый Николай Николаевич!
Если Вы не знаете, как зовут Вашего адресата, обратитесь к нему по должности:
Уважаемый директор ООО «КиКО»!
5) В конце письма поставьте подпись:
С уважением, Коренная В.И.
6) Укажите приложения.
В приложениях перечислите все документы, копии которых Вы прикрепляете к письму и количество листов каждого из них.
Приложения:
1. Чек о покупке – 1 л.
2. Гарантийный талон на изделие – 1 л.
3. Заключение экспертизы сервисного центра – 1 л.
Этот алгоритм подготовки письма-претензии поможет Вам достаточно быстро и легко составить тактичную и убедительную претензию по любому поводу.
И желаем Вам как можно реже встречаться с необходимостью писать такие письма!
Валентина Коренная,
 |
- |
Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше!
Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом. |
- | - |
| - |