Как заполнить новую трудовую книжку. Как заполняется трудовая книжка — требования к ведению документа

Заполнение трудовых книжек в 2019 году регулируется следующими нормативными документами:

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко написанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по .

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

первое трудоустройство;
оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

Ф.И.О.;
дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
образование и специальность;
профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. На всякий случай напомним, какие документы работник должен вам предоставить при заключении трудового договора:

об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
о воинском учете (если лицо военнообязанное);
СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
паспорт.

Трудовая не указана в списке, хоть это и обязательный документ, но мы про него и пишем. Образец оформления трудовой книжки 2019 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. Здесь нужно сказать пару слов. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников будет возложена ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (подробнее см. пункт 45 правил, утвержденных ). Кто это будет — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек был назначен приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Еще нюанс: целесообразнее назначить двух работников на это направление, потому что если работник один, он может и заболеть и в отпуск уйти, а второй как раз его на это время подстрахует.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2019 года выглядит так:

А как же быть в ситуациях, когда работник меняет свои персональные данные? Не выкидывать же книжку... Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице мы аккуратно зачеркиваем (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой аккуратно пишем новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2019 году в данном случае, написано в разделе III правил, утвержденных . Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

наименование компании;
число, месяц, год внесения записей;
сам факт приема на работу;
передвижения по должностям;
переводы (на постоянной основе);
совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2019 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д., при увольнении записи вносятся, как правило, в последний рабочий день, см. пункт 10 Правил, утвержденных ). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует свой порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Образец заполнения трудовой книжки (2019)

Правила заполнения трудовой книжки (2019)

Порядок внесения информации в этот раздел следующий:

В графу «Сведения о работе» (по сути она третья) вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (согласно приказу или фактическому допуску к работе).
В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в данном случае, можно посмотреть ниже.

Как внести запись об увольнении

Согласно приказу нанимателя, в трудовую вносится запись (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ». Пример заполнения трудовой книжки по данному основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то ссылка на статью поменяется, запись будет следующего содержания: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации ». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник также ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

Профессиональные заслуги сотрудника, награды и поощрения за хороший труд также вносятся в трудовую книжку (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки можно посмотреть выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена . Выглядит он вот так:

Из важного, что надо знать про вкладыш:

он должен быть вшит (прямо нитками, каким образом — неважно, важно чтобы был прикреплен);
при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, образец, как заполнить трудовую книжку РК (2019), можно смотреть в нашем тексте.

Законодатели уже не первый год грозятся избавить нас от трудовых книжек. Но когда ещё это будет, а пока ведение этих документов на каждого работника является «головной болью» кадрового делопроизводства. Дело в том, что ошибки делают записи в трудовой книжке недействительными и требуют исправления путём переписывания, а иногда и оформления дубликата. К тому же регламентирующие порядок оформления трудовых книжек Постановление кабмина № 225 «О трудовых книжках» и постановление №69 за подписью министра труда, утверждающее соответствующую инструкцию, содержат некоторые противоречия, разрешать которые кадровикам приходиться, обращаясь к тексту Трудового Кодекса.

Большинство же предпринимателей ведут кадры самостоятельно, далеко не всегда разбираются в нюансах трудового законодательства и понятия не имеют, как правильно заполнить трудовую книжку.

Правила оформления трудовых книжек

Трудовые книжки в отделе кадров организации ведутся на всех работников следующих категорий:

оформленные на постоянную работу;
принятые в штат по временному трудовому договору;
сезонные рабочие, если данная работа является для них основной;
внештатные сотрудники, подлежащие социальному страхованию;
на внешних совместителей не оформляются.

Работники, уже имеющие трудовой стаж с официальным трудоустройством, при приёме на работу должны иметь книжку на руках и предоставить её в отдел персонала. Кадровый работник оценивает документ на подлинность и действительность: сверяет паспортные данные владельца, проверяет правильность заполнения первой страницы, наличие необходимых реквизитов, подписей и печатей, записи об увольнении с предыдущего места работы. При отсутствии у нового работника трудовой книжки работодатель заводит для него новую.

Для оформления документа существует специальный типографский бланк, относящийся к бланкам строгой отчётности. Трудовая книжка с уникальным номером заводится на человека одна на всю жизнь, а при её окончании заполняется вкладыш.

Бланк состоит из 3 разделов:

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой

Перейдём непосредственно к оформлению документа и изучим инструкцию по заполнению трудовых книжек поэтапно.

1. Титульный лист

Итак, вот полный перечень необходимой информации:

фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки полностью;
число, месяц, год рождения цифрами;
уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее);
профессия / специальность по диплому (бухгалтер, инженер);
дата заполнения;
подпись работника;
подпись кадровика, оформлявшего трудовую книжку;
гербовая печать работодателя.

2. Записи о работе

Заполнение раздела о трудовой деятельности каждым новым работодателем начинается с полного и сокращённого юридического наименования организации, которое вносится от руки или проставляется штампом.

Затем оформляется первая запись, фиксирующая факт приёма на работу (не позднее пятого рабочего дня с момента поступления):

графа 1 «номер записи» - в новой трудовой книжке это будет запись №1, а каждый следующий работодатель будет продолжать нумерацию по порядку;
графа 2 «дата» – число, месяц и год проставляются каждый в своей графе и соответствуют дате приёма на работу, указанной в трудовом договоре;
в графу 3 вносится содержание записи, в данном случае – поступление на работу с указанием должности и подразделения;
графа 4 – документ, на основании которого производится запись (сначала наименование, затем дата и номер приказа – только в таком порядке).

Аналогичным образом отражаются факты перевода работника на другую должность, в другой отдел.

Последняя запись свидетельствует об увольнении работника. В сведениях об увольнении обязательно указывается его причина (по собственному желанию, по переводу, по инициативе работодателя со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ). Кадровый работник проставляет свою должность и подпись с расшифровкой, гербовую печать.

3. Раздел с поощрениями

Этот раздел в большинстве трудовых книжек так и остается незаполненным. К сведениям, которые в него вносятся, не относятся денежные премии, включённые в систему оплаты труда, и устные благодарности руководства. Поощрениями считаются звания, награды, дипломы и грамоты, нагрудные значки, которые предусмотрены коллективным договором и другими внутренними регламентами организации, а также законодательством РФ.

Порядок заполнения аналогичен:

номер записи по порядку;
дата поощрения;
тип поощрения (благодарность, грамота, почётное звание), кем и за что выдано;
реквизиты документа, фиксирующего выдачу данной награды (приказ, постановление).

Здесь следует отметить, что многие работодатели практикуют выдачу всевозможных грамот, дипломов, благодарностей без сопровождения их соответствующим приказом. В таком случае эта благодарность – всего лишь «бумажка», которая никак не отражается ни в личном деле работника, ни в его трудовой книжке. В интересах работника официальная фиксация всех таких поощрений, поэтому он вправе настаивать на внесении полученного поощрения в свои документы. Проблема решается созданием необходимого распорядительного документа, на основании которого кадровики оформят запись в трудовую.

4. Дополнительные сведения

По желанию работника в трудовую книжку заносятся и данные о работе по совместительству. Вообще эти сведения не относятся к обязательным, но если сотрудник принёс в отдел кадров документы, подтверждающие совмещение в другой организации, то на их основании соответствующую запись можно оформить.

Трудовая книжка на руки работнику для предоставления на работу по совместительству не выдается, она хранится и ведется только у основного работодателя. Как заполнять трудовую книжку в этом случае? В разделе о работе записывается все то же самое: номер записи, дата оформления совместителем (из приказа), в какую организацию принят с указанием отдела и должности, реквизиты приказа. Увольнение фиксируется аналогично.

К дополнительным данным относится получение сотрудником второй профессии, присвоении категории, разряда и т.д. Эти факты вносятся в раздел со сведениями о работе в общем порядке.

Особая ситуация – переименование организации. Если это не реорганизация, во время которой производится увольнение с одновременным приемом персонала в штат вновь созданного юридического лица, то в трудовую книжку каждого работника вписывается новое название работодателя со ссылкой на документ-основание. В этом случае по записям в трудовой будет понятно, почему печать организации, проставленная при увольнении, не соответствует наименованию фирмы на момент трудоустройства.

Так же следует поступать, если произошли изменения штатного расписания, оформленные не переводом работников с одной должности на другую, а связанные с переименованием должностей.

Что делать, если трудовая закончилась?

Бывает случаи, когда у работника уже нет свободного места в одном из разделов трудовой книжки. Для решения этой проблему существует вкладыш, который ведется в том же порядке, что и основная книжка. Инструкция по ведению трудовых книжек не указывает, в какое конкретно место вкладыш вшивается, но по логике это делают после последней страницы.

Вкладыш имеет серию и номер, которые обязательно указываются на титульном листе или обложке основной книжки на штампе «Вкладыш выдан». Зарегистрированный таким образом вкладыш является неотъемлемой частью трудовой, заполняется точно так же (включая титульный лист), нумерация записей продолжается.

Если бланк вкладыша при первичном заполнении испорчен, его уничтожают по правилам утилизации бланков строгой отчётности: в присутствии комиссии с оформлением соответствующего акта. Так же поступают с испорченными и устаревшими бланками трудовых книжек.

Основные ошибки в трудовых книжках и их исправление

Ошибки при заполнении трудовых книжек совершенно недопустимы. Что делать, если они всё же возникают?

Перечёркивать неверные записи нельзя! Исправление ошибок в трудовой книжке, допущенных в сведениях о работе и поощрениях, производится исключительно путём признания всей записи недействительной. Делается это так:

графа №1 – номер записи по порядку;
графа №2 – дата исправления;
графа №3 – вписывается фраза: «Запись за номером … (указать номер некорректной записи) недействительна», затем указывается правильный вариант;
графа №4 – данные подтверждающего документа.

Ошибка, допущенная на одном из предыдущих мест работы, должна и исправляться там же. Если это невозможно, то нынешний работодатель может сделать это самостоятельно при наличии у владельца трудовой книжки приказа-основания или любого другого официального документа со ссылкой на этот приказ (справка, выписка из книги регистрации приказов и т.д.)

Достаточно часто возникает необходимость в изменении сведений о работнике на титульном листе (обычно это смена фамилии при замужестве или разводе). Исправление данных производится только на основании документа, предоставленного сотрудником в отдел кадров.

Старая фамилия перечёркивается одной чертой.
Новая вписывается над ней.
На обложке с левой стороны от титульной страницы указываются реквизиты подтверждающего смену фамилии документа.
Данная надпись заверяется подписью и печатью организации.

На что ещё обратить внимание при работе с трудовыми книжками? Есть целый перечень типичных ошибок, которые наиболее часто допускаются кадровыми службами при оформлении записей:

наличие сокращений;
ошибки в написании ФИО;
неверный формат записи даты (месяц нельзя вносить прописью);
не полностью заполнены данные или оставлены пустые строки на титульном листе (например, сведения об образовании, профессии);
пропущена дата оформления книжки;
отсутствуют подписи владельца и ответственного сотрудника;
не проставлена печать на титульном листе;
данные о работе внесены в раздел поощрений и наоборот;
запись об увольнении подтверждена печатью отдела кадров, а не гербовой;
не соблюдён порядок указания реквизитов приказов.

Во избежание недоразумений все записи необходимо заносить своевременно, дублируя их в личной карточке работника. Наша инструкция и образец заполнения трудовой книжки помогут вам правильно оформить этот важный документ.

Разработаны нормативные требования и понятия, на которые приходится опираться каждому работодателю. ТК имеет юридическую силу при условии соответствия обозначенным требованиям. Основные резолюции определены в гл. 10 и 11 ТК РФ, а ст.66 определяет основы трудовой.

Важными являются Правила и Инструкции, которые определяют требования к ведению и хранению книжек, а также буквальные стандарты заполнения и внесения в них записей.

Образец заполнения трудовой книжки на прием на работу:

Если молодой специалист устраивается после учёбы в вузе или по окончании колледжа, техникума – запись осуществляется при предъявлении диплома таким же образом.

Для непосредственного включения сведений о работе, нужно выстроить следующую правовую цепочку:

Трудоустраивающийся пишет заявление работодателю, которое он подписывает.
На основе подписанного заявления составляется приказ.
На основании приказа делается запись в трудовой.

Обозначенные сведения поочерёдно вписываются в четыре колонки, каждая из которых составляет самостоятельную группу данных. Вносимые сведения не должны ничем различаться при первичном приёме на работу и для лиц, работавших ранее. Первичность записи констатирует лишь порядковый номер внесения сведений.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу — образец:

При приёме на работу название организации вписывается до внесения записи о приёме, печать не ставится. Отсутствие печати на сведениях о приёме продиктовано опорой на положения Инструкции (№ 69), обозначенные в пункте 3.1.

В первой колонке впишите порядковый номер записи. Тщательно проконтролируйте, чтобы он продолжал нумерацию, отталкиваясь от предыдущей записи.
Во второй – впишите дату.
Третья графа содержит основную базовую запись. Здесь внесите сведения о том, куда (в которое из подразделений предприятия) оформлен прибывший, с наименованием должности. Запись вносится лаконично и чётко, используя формулировку, принятую в Инструкции (п.3.1). Должность должна строго совпадать с официальным наименованием.
В последней, четвёртой колонке вносится наименование документа «приказ» и его исходящие данные: номер и дата выхода. Этим приказом лицо трудоустроилось на постулируемую записью должность.

Что делать в случае переименования организации, читайте .

Имейте в виду, что вписана должна быть дата приёма на работу , то есть – указывайте день, в который работник приступит к своим обязанностям на основании приказа. Не перепутайте его с днём внесения записи в книжку.

Дата внесения записи в книжку будет указываться на титульном листе, если трудовая заводится впервые, но в сведениях о работе – исключительно день выхода (приложение 3 Правил).

Дата приёма на работу, указанная во второй графе трудовой всегда совпадает с информацией на этот счёт:

в приказе,
в трудовом договоре.

Малейшее расхождение на этот счёт может стать проблемой как для владельца трудовой, так и для лица, допустившего ошибку. Тем не менее, допущенную ошибку необходимо исправить немедленно. При этом ни в коем случае не зачёркивайте ошибочную запись и не исправляйте дату другим образом, это – грубое правонарушение. Поступайте следующим образом:

Поставьте следующий порядковый номер.
Укажите, что запись за соответствующим номером недействительна и здесь же, под этим же номером впишите правильные сведения.

Например:

«Запись за номером 45 недействительна
Принята на должность повара 3 разряда с 11.11.2011 г.».
Внесите приказ о правильной записи.

Обратите внимание на важнейшие нюансы:

Наименование организации вписывается до внесения порядкового номера и даты, то есть, запись заканчивается строчкой выше, чем вносятся основные сведения.
В нумерации перед текущим числом порядкового номера не ставится «0».
Все сведения и формулировки должны совпадать с данными из приказа, которым лицо принимается на работу. Но в трудовой они имеют более сжатый характер изложения (пункт 10 Правил).
При внесении записи в книжку, не ставятся знаки препинания: точки и запятые.
В ТК не вносятся непредусмотренные Инструкцией сведения.
При записи используются только арабские цифры.

Сменная работа

При работе посменно или вахтовым методом, а также в других случаях, первый рабочий день сотрудника может наступить в выходной день уполномоченного за оформление трудовых лица. Этот момент не должен вас беспокоить. В соответствии с положением, внесение записи в трудовую может осуществиться в течение недели, но не позднее.

Так что в этом случае не торопитесь вносить запись заранее, лучше оформить всё в спокойной обстановке после выходного дня, а работник в это время зарекомендует себя на рабочем месте.

По положению, проработавшему менее 5 дней работнику не обязательно вносить запись в трудовую.

Если ваш новый работник после внесения записи и оформления на работу так и не явился на рабочее место – и договор, и внесённые сведения можно аннулировать. Для того чтобы аннулирование имело статус правового прецедента, нужно собрать подтверждающие этот факт документы, в роли которых могут выступить:

акт об отсутствии на рабочем месте;
докладная записка руководителя подразделения.

Аннулировать приём на работу можно отдельным приказом, в срок до 5 рабочих дней со дня приёма на работу недобросовестного труженика. В этом случае:

В первой колонке ставится новый порядковый номер, например 7.
Во второй колонке ставится дата, которая соответствует дате в приказе об аннулировании трудового договора. Она совпадает с первым планируемым, но не состоявшимся днём выхода.
В следующей колонке прописываете: «запись за номером 6 считать недействительной в связи с аннулированием трудового договора».
В последнюю колонку внесите исходящие данные приказа, которым аннулирован трудовой договор.

В какой срок вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу? В соответствии с п.10 Правил, сведения о работе в ТК вносятся не позднее 7 дней от даты приёма на работу. При этом дата на титульном листе книжки может быть более поздней, чем в сведениях о работе. Это нормально, пусть вас не смущает данное разногласие. Если лицо трудоустроено впервые, то на основании п.8 Правил, сведения внесите в его присутствии.

Некоторыми особенностями обладает внесённая запись в ТК, если приём осуществляется в порядке перевода . При приёме на работу, перед данными, которые внесли вы, должна стоять точная запись об увольнении со ссылкой на перевод в вашу организацию.

Эти записи вносятся на основании заявлений, которые регистрируются работодателями, один из которых увольняет сотрудника, а другой – принимает его.

На основе заявлений составляются приказы, где фигурируют факты увольнения и приёма на работу в порядке перевода. На их основании вносится запись:

Название вашей компании.
Порядковый номер записи, следующий за предыдущим.
Дата приёма на работу, которая совпадает с датой увольнения с предшествующего места работы с разницей в 1 день, кроме случаев выходного дня, которые могут определить разницу в 2-3 дня.
Сведения о приёме на работу, с указанием, что приём осуществляется в порядке перевода из организации (предприятия), наименование которого должно быть полностью внесено. Здесь же указывается должность, разряд и другие необходимые данные.
Ссылка на приказ, принимающий на работу в порядке перевода.

Имейте в виду, что ни в коем случае нельзя вносить в трудовую запись о приёме, если отсутствует запись об увольнении. Если организация, в которой работал субъект, развалилась, без внесения соответствующих записей, он имеет возможность восстановить правовое содержание ТК путём проведения процедур признания права на внесение записи, но это не входит в компетенцию работодателя.

Заключение

Оформление ТК – ответственная работа, которая опирается на многообразные нюансы. Работодатель и уполномоченное лицо обязано их знать в достаточной степени, чтобы не испортить трудовую карьеру работнику, а самому не попасть в круговорот судебных тяжб.

Допущенных ошибок нужно избегать всеми доступными способами. А в случае их возникновения – необходимо исправлять их всеми дозволенными способами, не оставляя за собой неразрешённых ситуаций.

Имейте в виду, что запись в ТК будет сопровождаться вашей подписью, что не снимет с вас ответственности на протяжении всей трудовой деятельности работника.

Как правильно заполнить трудовую книжку, чтобы избежать штрафов от проверяющих органов? Читайте в нашей статье, скачайте образцы заполнения

Читайте в нашей статье:

Правила заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка - это документ, наиболее полно отражающий трудовую деятельность гражданина и при ее заполнении кадровики обязаны соблюдать определенные правила (Постановление №225 от 16.04.2003г).

Если человек устраивается на свою первую в жизни работу, бланк трудовой книжки выдаётся организацией, которая его принимает, она же заполняет и титульный лист.

Неправильное заполнение титульного листа может в будущем создать проблемы сотруднику, поэтому отнестись к его оформлению следует с особым вниманием:

фамилия, имя и отчество вносятся полностью в соответствующие строки, не допускается использование инициалов;

дата рождения вносится арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг (частая ошибка кадровиков – обозначение месяца рождения буквенным эквивалентом);

образование - эта строка заполняется строго в соответствии с подтверждающими документами:

В нашей стране люди довольно рано начинают свою трудовую деятельность, зачастую совмещая её с учебой в колледже или вузе. При заполнении трудовой книжки на такого работника у кадровиков может возникнуть вопрос – а что писать в строке «образование»? Согласно правилам, конечно, нужно вносить сведения на основании школьного аттестата, поскольку диплома у студента пока еще нет. Однако, не будет нарушением временно оставить пустой эту строку, и по факту получения диплома, внести в неё соответствующие сведения;

специальность - заносится на основании диплома. Распространенная ошибка при заполнении трудовой книжки в 2019 году – кадровик путает квалификацию и специальность, хотя в документе об образовании эти понятия четко разделены. Возвращаясь к вопросу о сотрудниках-студентах – очевидно, что специальности они пока не получили, так что же писать в этой строке? По аналогии с предыдущей, лучше всего оставить ее временно не заполненной, чем допускать нелепую ошибку и вписывать сюда не специальность, а должность, на которую принимают сотрудника;

дата оформления документа чаще всего совпадает с датой приема на работу (по приказу), но не всегда, поскольку работодатель обязан заполнять трудовую книжку только тех сотрудников, которые проработали более пяти дней;

На титульном листе обязательны подписи владельца книжки и лица, выдавшего её. Заверяется документ печатью организации.

Как заполнить трудовую: пошаговая инструкция

Любые сведения заносятся в трудовую книжку не позднее, чем через 7 дней после издания руководителем соответствующих приказов. Исключение составляют случаи увольнения сотрудника – тогда отметка проставляется в трудовой книжке в последний рабочий день.

Структура документа довольно проста и понятна для заполнения, однако, существуют некоторые тонкости, о которых необходимо знать.

Шаг 1. Раздел «Сведения о работе». Начинать заполнение этого раздела нужно, как ни странно, со столбца 3. Первая запись в нем – это название первой организации, в которую принят на работу владелец трудовой книжки, своеобразный подраздел, в котором в дальнейшем будут фиксироваться события трудовой деятельности человека в этой организации.

Шаг 2. Вернемся к столбцам 1 и 2. Строки, в которых указано название организации, не нумеруются. Порядковый номер присваивается только той строке, в которой, в соответствии с записями в столбце 3, зафиксировано событие.

Шаг 3. Заносим в столбец 3 непосредственно суть события с указанием его причины, если она имеется. При приеме на работу, например, таковой причины не указывается. В этом же столбце регистрируются прочие события, касающиеся трудовой деятельности служащего:

прием на работу;
постоянный перевод на другую должность (временный перевод в трудовой книжке не фиксируется);
сведения о повышении квалификации, изменении квалификационной категории или разряда;
увольнение.

Также в столбец 3 заносится информация о переименовании или реорганизации предприятия, например: Общество с ограниченной ответственностью «Кристалл» (ООО «Кристалл») 22.01.2018 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Эдельвейс» (ООО «Эдельвейс»).

Эта информация не имеет прямого отношения к трудовой деятельности человека, поэтому такой записи в столбце 1 порядковый номер не присваивается, но в столбце 4 указывается основание, согласно правилам.

Шаг 4. Должность и подпись лица, вносившего запись – строкой ниже.

Шаг 5. В столбце 4 обозначены реквизиты документа, на основании которого произошло событие. Обычно это приказы руководителя, т.е. запись может выглядеть так «Приказ №17 от 25.02.2018 г».

Шаг 6. Занесение каждой новой записи в трудовую книжку помимо заверения подписью руководителя, визируется печатью организации.

Шаг 7. При приеме на новое место работы в столбце 3 работодатель пишет название организации (без нумерации в столбце 1), после чего вносит первую запись о приеме на работу, уже нумеруя её. Стоит отметить, что нумерация используется сквозная, то есть, каждый последующий работодатель продолжает нумерацию, начатую предыдущим.

Раздел сведений о награждениях и поощрениях заполняется аналогично разделу сведений о работе. Здесь отражена информация о присвоенных званиях, полученных наградах и грамотах, включая государственные. Заносятся только те награждения, которые выданы согласно приказу руководства. Например: «Награжден грамотой за многолетний и добросовестный труд» (с указанием реквизитов приказа в ст.4).

Запись в трудовой книжке о приеме на работу: образец

Как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении

Есть и не слишком приятные причины, которые не так часто можно увидеть в трудовых книжках. Например: в связи с несоответствием занимаемой должности, в связи с нарушением требований по охране труда, в связи с предоставлением подложных документов и т.п.

Внимательно изучив Трудовой Кодекс, можно найти статьи, соответствующие этим и другим причинам, и обязательно указать их в трудовой книжке, если все-таки не удалось избежать так называемого «увольнения по статье».

Разбираем образец трудовой книжки и правила заполнения документа в различных ситуациях. В статье вы найдете пошаговые инструкции по заполнению трудовых книжек сотрудников в разных случаях: при приеме на работу, совместительстве и увольнении.

Из статьи вы узнаете:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Прием на работу: кто заполняет трудовую книжку

Трудовая книжка - основной документ о рабочей деятельности и стаже сотрудника (ч. 1 ст. 66 ТК). Форму и правила заполнения трудовых книжек смотрите в постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225. По закону компания-работодатель обязана вести документ на каждого работника, который проработал в ней больше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК).

По правилам заполнения трудовой книжки вести ее должны работодатели-компании и работодатели-предприниматели. У работодателей-физлиц, которые не признаются предпринимателями, нет права делать пометки в книжках работников.

Скачайте документы по теме:

При трудоустройстве сотрудник должен принести ряд документов, в том числе о своей рабочей деятельности и стаже (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК). Проверьте серию и год выпуска трудовой книжки . Образцы серий бланков, которые выпускались в России и СССР с 1974 года, смотрите ниже. Они не утратили силу, заменять их новыми не надо.

Сейчас компании используют бланки, которые введены с 2004 года. Книжка нового образца утверждена приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н. Рассмотрим, как ее заполнять в разных случаях. Для каждого случая смотрите образец заполнения трудовой книжки нового образца.

Новая трудовая книжка в 2017 году: кому и когда оформить

При заключении договора вам надо оформить и заполнить трудовую книжку (образец ниже) сотруднику, который:

начинает работать впервые (ч. 4 ст. 65 ТК);
предъявил документ иностранного образца;
повредил или утратил документ (ч. 5 ст. 65 ТК).

Прием на работу: как правильно заполнить трудовую книжку

Запись о приеме сотрудника сделайте в разделе «Сведения о работе». Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу смотрите ниже. В графу 3 впишите полное и сокращенное название компании (п. 3.1 Инструкции). Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») .

Задайте свой вопрос экспертам

При приеме на работу директора графу 3 в разделе «Сведения о работе» надо заполнять иначе в его трудовой книжке. Образец заполнения приема на работу директора смотрите ниже. Напишите так: «Назначен на должность директора ». В графе 4 укажите реквизиты документа, например, протокола общего собрания участников.

Сотрудники-совместители: как заполнять трудовую книжку

Совместителям записи о такой работе вносите по их желанию. Внести запись может только работодатель по основному месту работы. Если работник принес подтверждающий совместительство документ, сделайте запись в его трудовой книжке. Образец заполнения трудовой книжки внешнего совместителя смотрите ниже.

Запись о том, что сотрудника перевели на другую постоянную работу, внесите на основании приказа директора. Причем в течение недели. Запись должна точно повторять формулировку приказа (п. 10 Правил). Например, работник трудился помощником бухгалтера, его перевели на должность младшего бухгалтера.

Образец заполнения трудовой книжки в связи с изменением названия должности сотрудника смотрите ниже.

Награждение

Внесите в документ запись о награждении, если работника наградили или поощрили. Например, премировали за продолжительный стаж. Запись сделайте в разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки. Образец заполнения трудовой книжки в связи с премированием смотрите ниже.

В графе 3 укажите полное и сокращенное наименование компании. В строке ниже в графу 1 впишите порядковый номер записи. В графу 2 - дату, когда наградили сотрудника. В графе 3 отразите кто, за что и чем наградил сотрудника. В графу 4 внесите реквизиты приказа о награждении как на образце трудовой книжки ниже (п. 10 Правил).

Практическая ситуация

Что писать в трудовой книжке лучшему работнику месяца

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «

Отвечает Елена ВАВИЛОВА,
начальник отдела кадрового администрирования ООО «Миле СНГ» (Москва)

Компания выплатила сотрудникам ежегодную годовую премию и присвоила звание «Лучший работник месяца». Нужно ли вносить сведения об этом в трудовые книжки? На примерах разберем, как поступить кадровику и не допустить ошибок.

Помимо сведений о работе, в трудовую книжку работодатель обязан вносить информацию о награждениях за успехи в труде ( ). Инспектор ГИТ вправе проверить раздел «Сведения о награждениях» трудовой книжки, поэтому заполнять его нужно верно…

Полная версия ответа доступна после бесплатной

Расторжение договора: как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении

При прекращении договора с сотрудником сделайте в его документе запись об увольнении в разделе «Сведения о работе». В графе 1 поставьте порядковый номер записи. В графе 2 - дату увольнения (п. 5.1 Инструкции). Образец заполнения трудовой книжки при увольнении по собственному желанию смотрите ниже.

Узнайте подробнее, из-за каких обвинят в проблемах с пенсией работника.

Общие правила заполнения
Заполняйте документ	Перьевой, гелевой или шариковой ручкой
Используйте ручку с чернилами	Свето- и водостойкими, черного, синего или фиолетового цвета
Если в ручке закончились чернила	Закончите запись другой ручкой с чернилами того же типа и цвета
Даты вписывайте	Арабскими цифрами
Не сокращайте записи	Не пишите «пр.» вместо «приказ»
Не зачеркивайте записи в разделах	«Сведения о работе» и «Сведения о награждении»
Можно изменять записи	О фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника.
В записи об увольнении указывайте	Номера пунктов, частей и статей ТК цифрами или прописью
Если в компании нет кадровой службы, записи заверяет
Если компания использует печать, заверьте печатью	Записи на титульном листе, записи об увольнении и награждении
Новые правила заполнения трудовых книжек 2017
Если компания не применяет печать, записи заверяет	Директор или назначенный им сотрудник