Как успешно пройти собеседование секретаря. Как успешно пройти собеседование на должность секретаря

Для женщин — секретарь. Об обязанностях, которые предполагает данная специальность, мы .

Теперь же дадим конкретные практические советы девушкам, желающих по ней трудоустроиться.

Как подготовиться к собеседованию на должность секретаря?

Прежде, чем направлять резюме и торопиться на собеседование, постарайтесь адекватно оценить свою степень подготовленности. Если у вас ещё нет опыта работы в данной сфере деятельности, выделите недельку-другую на самообучение.

Ваши шансы на трудоустройство существенно возрастут за счёт :

правильной — учебники по стилистике вам в помощь;
базового знания английского языка (с нуля его, конечно, за несколько дней не изучить, но старые знания обновить недолго);
чёткого представления о делопроизводстве;
умения обращаться с офисной техникой — принтером, сканером, факсом;
скоропечатания (в Интернете полно специальных программ, помогающих привыкнуть к двухпальцевому набору);
быстрой работы в Word и Excel.

Также постарайтесь собрать максимум информации о деятельности компании , в которую планируете влиться.

Непосредственно перед собеседованием уделите должное внимание внешнему виду. Поговорка «встречают по одёжке» актуальна для девушки, которая предлагает себя в качестве кандидата на должность секретаря, актуальна как ни для кого другого. Секретарь — лицо компании.

Перед вами стоит нелёгкая задача — одеться одновременно и элегантно, и строго. Не злоупотребляйте косметическими средствами и бижутерией.

Особенности предстоящего интервью

Работодатель, конечно же, не ограничится оценкой вашего облика.

Во-первых, он обязательно обратит внимание на то, как вы умеете общаться. Ведите себя уверенно , но будьте безукоризненно вежливы.

Во-вторых, наниматель задаст вопросы биографического толка. Не исключено, если некоторые из них прозвучат неделикатно. Для секретаря важна стрессоустойчивость , и некоторые руководители преднамеренно провоцируют кандидатку в главные помощники. Подхватывать вульгарную манеру разговора и грубить в ответ ни в коем случае не стоит (а замыкаться и плакать — тем более). Лучше всего — продемонстрировать чувство юмора.

Наконец, вам могут предложить проверочные задания по одному из семи пунктов, указанных выше. Типичные контрольные задания — ролевая игра в телефонный разговор или подготовка какого-либо условного документа.

Секретарь – своеобразный координационный центр каждой организации.

Существует заблуждение, что с функциями секретаря вполне справится любой грамотный человек.

Однако это не так, и кандидат на должность секретаря должен обладать рядом профессиональных качеств для выполнения всех функций.

Основные функции секретаря

В обязанности секретаря руководителя любой организации входят следующие задачи :

приём и отправка корреспонденции;
ведение делопроизводства (создание и приём документов, обработка материалов, необходимых для работы организации и лично руководителя и т.д.);
организация встреч и переговоров руководителя, получение информацию для руководителя и отправление его резолюций сотрудникам;
проведение подготовки к заседаниям и совещаниям и организация их проведения;
создание необходимых условий для работы руководителя в его рабочем кабинете;
контакты с посетителями и клиентами организации лично и путём телефонных переговоров;
введение необходимой информации в банк данных и распечатывание необходимых руководителю или другим сотрудникам сведений из него.

Исходя из данных функций, секретарь должен знать :

основы современного делопроизводства и архивного дела;
основы трудового законодательства и административного права;
правила делового общения и составления деловых бумаг;
правила организации труда руководителя.

Личностные характеристики

Организованность, доброжелательность, стрессоустойчивость – вот основные черты, которыми в обязательном порядке должен обладать секретарь.

С секретарём встречается каждый посетитель компании, и контактируют в связи со своими служебными обязанностями все её сотрудники. Спокойно и с неизменной улыбкой должен общаться секретарь со всеми, несмотря на своё настроение и собственное самочувствие.

Секретарь должен обладать организаторскими умениями и навыками, способностью самоорганизации .

Умение быстро перестраиваться в нестандартных ситуациях, проявлять инициативу в организации работы компании, действовать в некоторых случаях без особых указаний особенно ценятся руководителям.

Рассматриваем резюме секретаря

Вопросы на собеседовании для секретаря — это очень важно, однако начинается все с рассмотрения резюме кандидата.

Главная цель любого резюме – представление профессиональных навыков и личностных качеств, требуемых для определённой должности.

Правильно составленное резюме — это самореклама, призванная заинтересовать работодателя .

Оформить его нужно таким образом, чтобы с вами хотелось встретиться и поговорить.

Составлять резюме стоит в расчёте на конкретного работодателя. Нельзя использовать один и тот же, универсальный текст резюме на должность секретаря для обращения во все организации сразу.

Перед составлением резюме изучите требования конкретной вакансии, и составляйте текст, ориентируясь именно на них. Если в объявлении есть особые пожелания, не забудьте отметить своё соответствие именно им

Образование, опыт и навыки работы – вот главные позиции, на которые обращают внимание при отборе кандидатов в секретари, поэтому именно их нужно представить в наиболее выгодном свете. Указать нужно, что кандидат на должность секретаря пунктуален, исполнителен, коммуникабелен, стрессоустойчив.

Одним из требований резюме является предоставление фотографии . Не нужно помещать в него фото, где вы отдыхаете на море, веселитесь в клубе или нюхаете цветочки на даче. Ваша задача – показать, что вы деловой человек, поэтому представьте фото в деловой обстановке, на котором чётко видно лицо и умный взгляд.

Оформление резюме – особый вопрос . Желание раскрасить листочек всеми цветами радуги и вензелями различных диковинных шрифтов приводит к тому, что потенциальный руководитель даже не читает текст. Резюме – документ и оформлять его нужно единым, строгим шрифтом одного цвета, выделяя наиболее важные моменты жирным курсивом. Каждый блок должен быть чётко структурирован и отделён от других подзаголовком.

Перечитайте текст несколько раз и проверьте на наличие ошибок. Их не должно быть в резюме ни в коем случае, поскольку секретарь должен быть грамотным. В процессе работы ему придётся исправлять ошибки сотрудников и даже руководителя, а как он будет это делать, если не может грамотно построить собственный документ.

Подготовка к собеседованию

Каждая конкретная организация имеет свою специфику работы, поэтому нужно перед беседой выяснить как можно больше о ней и сфере, в которой проходит её деятельность.

В любом случае ведите себя достойно, не срывайтесь на крик. Даже провал в собеседовании – не конец жизни и не катастрофа, а определённый жизненный опыт. Если вы будете помнить об этом, спокойствие и уверенность вам гарантированы.

Как видите, пройти собеседование на должность секретаря не так уж и сложно, главное следовать определенным правилам.

И вас пригласили на собеседование. Что дальше? Как вести себя на собеседовании и как пройти интервью это, пожалуй, самые главные вопросы на данном этапе. В этой статье я поделюсь с вами своими наблюдениями о собеседовании секретаря . К слову сказать, эти рекомендации помогут вам не только на собеседовании секретаря , но и при прохождении интервью на другие должности.

Сразу хочу заметить, что несмотря на обилие литературы на тему «как пройти интервью », ни одно из этих изданий не может гарантировать вам трудоустройства. Как правило, помимо квалификаций, которые ожидаются от будущего сотрудника, у работодателя чаще всего имеется некая «картинка» о том, что представляет из себя идеальный кандидат на позицию. И хотя знание определенных техник и правил прохождения интервью, безусловно, повысит ваши шансы на получение желаемой должности, но не является гарантией. Причин непрохождения интервью может быть несколько: от ваших ошибок на интервью до банального «картинка не совпала».

Приведу вам два примера последнего. Я успешно работала секретарем в одной замечательной компании. Работа мне очень нравилась, но через какое-то время мне захотелось «расти» профессионально. К этому времени освободилась вакансия помощника президента компании. Я подала свое резюме на эту позицию, но меня, к сожалению, не выбрали. Президент компании сказал мне о том, что у меня замечательная квалификация и опыт, и я — прекрасный сотрудник, но на данной позиции он хотел бы видеть человека хотя бы лет на десять постарше . Проходя интервью в другой компании на должность помощника директора, мне стало понятно, что на эту должность по каким-то причинам хотят видеть человека модельной внешности.

Как вы видите, отказ не всегда является прямым следствием вашей недостаточной квалификации или ошибок. Поэтому, несмотря на то, что на собеседовании нужно раскрыть ваши таланты по возможности полно, относитесь к этому как к игре, в которой возможен как выигрыш, так и проигрыш.

Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Или наоборот, сначала с непосредственным начальником (если это не президент или директор), а потом с директором по персоналу. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.

К любому собеседованию секретаря необходимо подготовиться. Важно понимать, что интервью – это процесс двусторонний . Собеседование секретаря — не экзамен, от которого будет зависеть ваша оценка. Не только вас оценивают, но и вы оцениваете компанию на предмет того, насколько вам хочется в ней работать. Поэтому подготовка к собеседованию нужна, главным образом, для вас.

Первое, что необходимо сделать после получения приглашения на собеседование секретаря – это зайти на сайт компании. Я считаю, что отправляться на собеседование в компанию, не изучив о ней информации – недопустимо, хотя на моей практике проведения собеседований секретаря (да и не только) таких случаев было много. Я не помню ни одного раза, чтобы такого сотрудника пригласили на работу. Это не всегда напрямую связано с тем, что сотрудник не почитал информацию на сайте, но может быть связано с отсутствием интереса к компании, и это может проявиться в любой другой момент.

Итак, читайте информацию на сайте: чем занимается компания, какова ее миссия, каковы ее цели, как компания планирует развиваться дальше. Некоторые компании даже публикуют приоритеты своей кадровой политики и возможности для роста сотрудников. Изучайте это все! Не пожалеете. На самом деле, чем больше такой информации на сайте компании, тем лучше для вас. Хуже, когда ничего вообще нет.

Для того, чтобы пройти интервью , после того, как вы изучите основные направления деятельности компании, еще раз тщательно просмотрите описание должности , на которое вы подавали свое резюме. Очень часто на собеседовании задается вопрос о том, что в данной вакансии вас привлекло больше всего. В ответ – гробовая тишина. Ничего не привлекло. Подалась куда попало, лишь бы податься. Такое отношение к себе и к своей будущей работе неприемлемо. Отмотайте назад и начните снова.

Возьмите блокнот и запишите вопросы, которые у вас возникли: о компании, о должности, об обязанностях.

В современных компаниях должность секретаря очень ответственная. Он является лицом фирмы. Именно поэтому сейчас секретарями берут не просто симпатичных, а умных и образованных . Они обеспечивают компании нужную репутацию серьезного и надежного заведения.

В большинстве случаев в обязанности секретаря всходит разнообразная помощь директору. Мелкие поручения типа распечатки документов, договоренностей о встречах, коммутация с подчиненными - это только часть большой работы. Очень часто секретари отвечают за заказ воды и канцтоваров в офис, печать мелкой полиграфии (визиток), логистику и многое другое. Все это обязательно нужно уточнить на собеседовании.

Работодателя может интересовать ваш уровень знания английского языка, особенно если у фирмы есть зарубежные партнеры. В этом случае хороший уровень обязателен.

Выбирая костюм для собеседования, лучше придерживаться традиционных синих, серых, черных оттенков. Для варианта с юбкой обязательны колготки, даже в самый жаркий летний день.

Основы бухгалтерского учета, умение работать с программами world и excel - также являются стандартными требованиями при приеме на работу секретаря. На собеседовании могут попросить быстро напечатать текст или построить таблицу. К этому обязательно нужно быть готовыми.

Как вести себя на собеседовании

К собеседованию нужно тщательно подготовиться. Деловой костюм должен быть достаточно строгим, чтобы работодатели поняли, что вы профессионал. Можно принести с собой портфолио, в которое поместить отчеты о выполненных задачах. Кроме того, можно запастись рекомендательными письмами от прошлых работодателей.

Диплом не очень важен при устройстве на работу секретарем. При собеседовании на эту должность берут в расчет опыт и навыки работы, а не то, какой ВУЗ был окончен.

На собеседовании следите за речью. Не торопитесь, говорите четко, правильно выстраивайте фразы. Не спешите . Дайте работодателю понять, что вы человек ответственный, сначала думаете, а потом делаете. А вот задания выполняйте как можно быстрее. Это скажет о вашей компетентности в выбранной области работ.

Не стесняйтесь задавать вопросы. Вы так же нуждаетесь в работе, как и интервьюеры - в ваших услугах. Поэтому стройте диалог, давая понять, что вы тоже пока не определились, подходит ли вам организация.

Как вести себя на интервью? Наиболее оптимальный вариант – вести себя на интервью непринужденно. Это может быть непросто, особенно, если вы начинающий специалист, который беседует с директором по персоналу или президентом компании. Часто произвольно или нет, но кандидат в секретари на интервью нервничает. Постарайтесь представить, что это все-таки не экзамен, а диалог . Ваш интервьюер – это ваш партнер, с которым вы просто беседуете. Ведь интервью – это не допрос в гестапо, это просто беседа. Если вы сильно зажметесь, то впечатление будет только хуже. Но если все-таки у вас не получилось быть спокойными и вы трясетесь на интервью как осиновый лист, вы можете просто сказать: «извините, я немного волнуюсь». Грамотный интервьюер в таком случае попытается что-нибудь сказать, чтобы разрядить обстановку. Или по меньшей мере, поймет вас.

Скажите, что в настоящий момент у вас есть хорошее теоретическое представление о работе с программой, но вы очень легко обучаетесь, и с радостью изучите программу на требуемом уровне в короткие сроки. Если это будет единственное, чего вам будет не хватать, чтобы занять позицию, возможно, работодатель все-таки примет вас на работу (с условием, что вы все-таки программу выучите).

Как я собеседую секретарей

Секретари на ресепшен «произошли» скорее от конторских писарей («писать, читать умеющих, а вежливостью и дипломатией не обладающих»). Только те, кто понимал значение улыбки и исполнительности, выслуживались в более высокие чины. Сейчас, как и раньше, «выйти в люди», то есть сделать карьеру, может только тот секретарь, который сочетает в себе

Зачастую я сама обзваниваю секретарей, и на этом этапе, как правило, конкурс покидают «истинные леди», которые определяются словами «ихний», «тутова», «тама», «звОнит», «дОговор», «катАлог», «чо такого-та?!», «короче» и (мое личное «фи») «сотик». Для таких кандидаток я сразу же придумываю жуткий график работы, занижаю заработную плату, убираю дополнительные льготы, то есть все то, до чего «истинные леди» не опустятся. «Не, ну а чо это ваще?! Даже пожрикать не наложат!» Про построение фраз я вообще молчу. «Истинные леди» в большинстве случаев этим не «заморачиваются».

Как и что говорить на собеседовании на должность секретаря: тесты, вопросы и ответы

При рассказе о себе не говорите о материальных трудностях, проблемах со здоровьем. Нельзя поднимать религиозные и политические темы. Не давайте никому и ничему отрицательных оценок. От вас должны исходить только положительные эмоции и доброжелательность ко всему, что вас окружает.

Собеседование секретаря: как выбрать помощника руководителя, референта и офис-менеджера

Часто ли вам приходится общаться с незнакомыми людьми?
С людьми какого типа вам проще всего взаимодействовать?
Вам легче формулировать свои мысли и взгляды в письменной или устной форме?
Можете ли вы начать разговор первым (первой)? Это вызывает у вас дискомфорт?
Что вам не нравится в людях? Стараетесь ли вы всегда честно говорить людям нелицеприятные вещи или предпочитаете держать свои эмоции при себе?

Не забудьте расспросить кандидата на должность секретаря обо всех обязанностях, выполняемых на предыдущем месте работы, планах на будущее и оценке собственных возможностей, а также о мотивах, побудивших искать работу. Полученные ответы помогут сформировать психологический портрет потенциального работника более полным.

правильной деловой речи - учебники по стилистике вам в помощь;
базового знания английского языка (с нуля его, конечно, за несколько дней не изучить, но старые знания обновить недолго);
чёткого представления о делопроизводстве;
владения азами этикета;
умения обращаться с офисной техникой - принтером, сканером, факсом;
скоропечатания (в Интернете полно специальных программ, помогающих привыкнуть к двухпальцевому набору);
быстрой работы в Word и Excel.

Отбор на должность секретаря приемной, вопросы к собеседованию

Вижу, что Вы уже целый год работаете в компании «Домашние помощники». Вам нравится там работать?
Насколько, по Вашему мнению, Ваш опыт работы поможет Вам на этом месте?
Можете ли Вы рассказать о ситуации, когда Вам пришлось делать несколько дел одновременно?
Один из младших секретарей в приемной – мужчина, и он старше Вас. Как Вы думаете, не будет ли у Вас проблем из-за того, что Вы станете его начальником?
Что подразумевает понятие «забота о клиенте»?

Просмотрите перечень вопросов и выберете тот, который, по Вашему мнению, даст наилучшие результаты. Объясните Ваш выбор и причины, по которым Вы отвергли остальные перечни.
Сформулируйте дополнительные вопросы (не более пяти) различного типа, которые Вы обязательно бы задали кандидату, и объясните их назначение.

Как успешно пройти собеседование на должность секретаря

В своем монологе желательно как можно меньше употреблять местоимение «Я», заменяя его на «Мы», «Наша компания» и т.д. В рассказе не нужно говорить о своем здоровье или о наличии материальных затруднений, не следует слишком распространяться о компаниях, в которых вам приходилось работать, не стоит и обсуждать своего прежнего руководителя.

Тесты для соискателя на должность секретаря разрабатываются таким образом, чтобы проверить его поведение в той или иной сложной ситуации, которая будет для него смоделирована. Не исключено также стрессовое интервью с целью вывести кандидата на должность из себя. Это проводится с целью выяснения его степени стрессоустойчивости.

История о том, как я искала личного помощника

Спустя полтора месяца, изучив полторы сотни резюме и проведя полтора десятка собеседований, я уже собиралась впасть в отчаяние. Нет, сдаваться в мои планы не входило, я понимала, что рано или поздно мы кого-нибудь подходящего найдем. Но уже не надеялась завершить операцию до конца года.

На этом этапе меня ждало еще одно открытие. Дело в том, что я работаю полный день. Соответственно, провести собеседование я могла только вечером. Когда я согласилась поучаствовать в подборе помощника, мне казалось, что это будет удобно для всех. Ведь когда я сама искала работу, назначить собеседование на 19:00 было невероятной удачей.

Вопросы для собеседовании для секретаря

Например, вы точно знаете, что вам нужен человек, который будет заниматься исключительно работой со СМИ, и, помимо этого, не будет заказывать сувениры на Новый год или делать посты в соцсетях. В этом случае ключевые скиллы сотрудника – умение работать с прессой и обрабатывать большой объём информации ежедневно. Этот человек должен быть коммуникабельным, нет, даже очень коммуникабельным. Да, это избито и банально, но действительно так. Пресс-секретарь должен уметь собирать информацию внутри компании и постоянно вылавливать зарождающиеся тренды. Такой человек может из услышанной в коридоре фразы от сотрудника сделать целую статью, причём действительно интересную СМИ.

А. Каковы характеристики проекта/компании? Нужно ли ежечасно отписываться в твиттере гиперактивного руководителя и делать провокационные инсайды журналистам или просто быть на месте, рассылая раз в месяц согласованные и пересогласованные пресс-релизы, из которых вычеркнуто всё то, что интересно?
В. Кто есть лицо проекта? Кто ему нужен для комфорта: милая умница, интеллектуал-сорванец или блондин-кардинал Песков. Сколько типажей руководителей - столько и пресс-секретарей.
С. Какова сфера деятельности проекта? Если кандидат пришёл из «глянца», то вещать о политике партии «Единая Россия» будет плохо или как минимум странно.
D. На какой функционал ищем? Только взаимодействие со СМИ или широкий спектр полномочий (полиграфия, мероприятия, психологическая разгрузка и т. д.).
Е. Стоимость.

Иду на собеседование на должность секретаря

Это разводка? Я сама работаю помощником руководителя, получаю как раз 70 тысяч, но при этом у меня опыт работы 8 лет, хорошее знание английского и делопроизводства. Так что я Вам, Автор, не верю, а Ваша тема — очередная попытка развести склоки на тему, что все секретари спят с боссами, а на собеседованиях смотрят на фигуру, а не на проф. качества. Глупость несусветная, руководителям нужен именно помощник, а не *** подстилка, уважающий себя начальник никогда не свяжется с секретарем, также как и уважающий себя секретарь не будет задавать такие вопросы на форуме, как Вы, Автор

Лика, ты *ура каких только поискать!! «Девочки, мой главный вопрос как на собеседовании выяснить ожидает ли руководитель интима. Как одеваться, чтобы ему понравиться? Слишком откровенно посчитает несерьезным?» Если ты не хочешь интима в дальнейшем с ним, или в будущем, зачем тебе одеваться так, чтобы ему понравиться?? Какой кошмар. И эти самый первый вопрос, который тебя волнует. Про интим и как одеться. Ни слова в теме о проф. качествах, условиях работы и тп. Автор, я поражаюсь просто, как таких земля носит (
И потом, если кадровик «намекала», то тебя это не смутило? Не хочешь спать с ним, не ходи туда. А если такие намеки не смущают тебя, вэлкам.

05 Авг 2018 243