Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.
Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):
- для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
- для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.
Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы
В организации должен быть установлен кассовый лимит.
Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.
Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.
Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .
Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).
Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .
Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений
В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).
Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.
Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы
Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.
Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.
Кассовые операции: лимит расчетов наличными
Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.
С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).
Кассовые правила
Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.
Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции
Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.
Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).
Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.
Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.
Документальное оформление кассовых операций
Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).
ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).
Кассовые операции: кто подписывает документы
При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.
Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.
Прием наличных
Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
- соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
- наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.
Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.
При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.
Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Выдача наличных
При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):
- наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
- соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.
При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.
Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.
Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.
Выдача наличных для выплаты зарплаты
Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.
Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).
Работник обязательно должен расписаться в ведомости.
Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:
- подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
- записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
- сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
- проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).
Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.
Выдача наличных подотчетнику
В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.
Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.
Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению
При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).
Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности
Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):
- соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
- соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.
В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».
Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.
Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.
В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.
Книга учета принятых и выданных наличных денег
Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).
Кассовая книга
Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.
Способ оформления кассовых документов и книг
Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).
Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.
В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.
Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.
Электронные документы подписываются электронными подписями.
Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.
Это словосочетание является ярким примером «обычаев делового оборота», так как законодательно никак не закреплено, но является общеупотребительным.
Под такой дисциплиной понимается строгое и точное выполнение комплекса правил осуществления расчетов наличными деньгами и их хранения, обязательных к соблюдению всеми экономическими субъектами страны.
Основными задачами такой дисциплины являются:
- своевременное и правильное оформление операций по движению наличных денежных средств и связанных с ними расчетов;
- повседневный оперативный контроль за сохранностью наличных денег и ценных бумаг в кассе экономического субъекта;
- соблюдение правил выдачи подотчетным лицам и контроль за использованием указанных средств по целевому назначению;
- контроль за соблюдением лимита кассы;
- контроль за соблюдением лимитов расчетов, установленных для сделок с покупателями, поставщиками и прочими контрагентами;
- контроль за осуществлением расчетов и связанных с этим сроков выплат по заработной плате.
Кассовая дисциплина с 1 июля 2017 года
Обязательными к применению остаются унифицированные формы, которые используются в качестве первичных учетных документов. Это формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:
- приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001);
- расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002);
- (код ОКУД 0310004).
При выдаче из кассы заработной платы применяется платежная ведомость (код ОКУД 0301011) или расчетно-платежная ведомость (код ОКУД 0301009), утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Письмом от 21.07.2017 г. № 03-01-15/46715 Минфин РФ подтвердил, что в настоящее время необязательно применять унифицированные формы, связанные с применением ККТ, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 и МФ РФ от 30.08.1993 № 104.
В числе необязательных форм:
- акт о переводе суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (ККМ);
- акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию;
- журнал кассира-операциониста;
- справка-расчет кассира-операциониста;
- журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста;
- акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным чекам (в том числе по ошибочно пробитым чекам);
- журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ;
- сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации;
- акт о проверке наличных денежных средств кассы.
Изменения в кассовой дисциплине с 2017 года
С 19 августа вступили в силу изменения в «Порядок ведения кассовых операций...» утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Эти изменения внесены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У, которое изменило правила оформления ПКО и РКО на основании чеков ККТ, порядок оформления документов в электронной форме, а также порядок выдачи в подотчет. Для наглядности представим эти изменения в таблице.
| Отменено или изменено | Суть изменений |
|---|---|
| п. 5.2. утратил силу | п. 4.1. Документы (ПКО и РКО) могут оформляться по окончании проведения операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1. фед. закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. |
| п. 5.1. изменен | п. 5.1. При оформлении ПКО в электронном виде квитанция к ПКО может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты. |
| п. 6.1. изменен | п. 6.1. Наличие подписей ответственных лиц проверяется при оформлении документов на бумажном носителе. |
| п. 6.2. изменен | п. 6.2. В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег может проставляться электронная подпись. |
| п. 6.3. изменен | п. 6.3. С 19 августа отдельное заявление на подотчет можно не составлять, если на подотчетное лицо есть приказ (т.е. вернулся порядок, действовавший до 01.06.2014). |
| п. 6.3. изменен — абзац третий утратил силу | п. 6.3. С 19 августа выдавать аванс можно при непогашенном долге по предыдущему. |
Кассовая дисциплина при онлайн кассах
С 2017 года прекращена регистрация ККТ в порядке, установленном старой редакцией закона № 54-ФЗ. Поэтому пробивать чеки нужно только с помощью онлайн-касс или аренды онлайн кассы (закон от 03.07.2016 N 290-ФЗ).
Кроме изменения порядка оформления ПКО и РКО на основании фискальных документов (см. таблицу выше), теперь необходимо выполнять следующие действия только через личный кабинет ККТ (приказ ФНС РФ от 29.05.2017 N ММВ-7-20/483@):
- в трехдневный срок отвечать на запросы ИФНС, поступившие через этот кабинет;
- во избежание административного наказания сообщать о неприменении ККТ или нарушениях при ее использовании в трехдневный срок со дня устранения этих нарушений;
- в течение одного рабочего дня с момента размещения ИФНС в кабинете ККТ данных о выявленных нарушениях сообщать о своем согласии или несогласии.
Передаваемые сведения должны быть подписаны усиленной квалифицированной ЭЦП (электронной цифровой подписью). ИФНС подтверждает получение сообщений, разместив в кабинете ККТ квитанцию о приеме.
Контроль налоговыми органами
Ранее контроль над соблюдением дисциплины возлагался на банки. Теперь это возложено на работников ФНС. Посмотрим, что проверяется во время выездной проверки кассовой дисциплины налоговыми органами 2019 года:
- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями — для выявления сверхлимитных расчетов;
- порядок учета наличных в кассе, включая проверку фискальной памяти ККТ — с целью обнаружения фактов неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности;
- порядок хранения свободных денежных средств в кассе и сумму остатка — для проверки его соответствия лимиту кассы;
- порядок выдачи чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя в соответствии с нормами фед. закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины 2019 года
За нарушение порядка работы с денежной наличностью, порядка ведения операций и прочие нарушения кассовой дисциплины 2019 штраф по статье 15.1. КоАП РФ составит:
- для должностных лиц - от 4 000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц - от 40 000 до 50 000 рублей.
По закону все кассовые операции должны быть оформлены первичными документами – таков порядок учета хозяйственной деятельности любого предприятия.
Госкомитет статистики обозначил перечень унифицированных форм отчетности, который действует и в 2016 году:
- кассовая книга;
- приходный ордер;
- ордер о расходовании средств;
- книга, где отражается принятие и выдача кассиром денежной массы;
- расчетно-платежная выписка;
- платежная ведомость.
Разрешается не подавать кассовые документы индивидуальным предпринимателям, контролирующим и заполняющим отчетность по доходной и расходной части или физическим значениям. Вести кассовую книгу предприниматели тоже не обязаны, однако по собственному желанию физлица это возможно – иногда документация по движению денег позволяет систематизировать порядок ведения бухучета.
Кассовая книга
Деньги, поступающие в кассу организации от реализации товара, обеспечения услуги или выполнения работ, должны быть учтены в специальной кассовой книге. Она может быть представлена в нескольких вариантах: бумажном (печатном) или электронном виде.
Если кассовая книга отпечатана в виде бланков, скрепленных в единое целое, бухгалтер пронумеровывает страницы еще до начала пользования документом, внизу ставится подпись предпринимателя и отвечающего за составление отчетности по фирме. Если кассовая книга хранится на флеш-устройстве или ПК, руководитель должен побеспокоиться о закрытом доступе для других сотрудников, чтобы избежать внесения в документ заведомо ложной информации. Подтверждением того, что электронной кассовой книге можно верить, будет электронная подпись.
Если кассовая книга оформлена в электронном варианте, листы тоже нумеруются, но делает это специальная программа. Распечатывать книгу лучше каждую неделю, чтобы после не запутаться в листах, ведь кассовая книга предоставляется 1 раз в год. Записи в папку вносятся непосредственно кассиром, основанием для заполнения кассовой книги являются приходные и расходные ордеры. Если деньги поступают от агентов, средства фиксируются в отдельных кассовых журналах, которые заполняются самими агентами.
Задача кассира – в конце каждой рабочей смены сверять информацию, взятую из кассовой книги, со сведениями, проходящими в кассовой отчетности, если все в порядке – результат фиксируется подписью с указанием остатка наличной денежной массы в кассе. Окончательную проверку делает бухгалтер, а затем и руководство организации.
Что делать, если в какой-то из дней отсутствовали кассовые операции? Остаток каждый раз забирать нет необходимости – сумма по остатку определяется тем днем, когда хозяйственная деятельность по движению денег осуществлялась.
Для чего нужен приходный и расходный ордера
Из названия приходного ордера сразу становится понятным, что этот документ отвечает за отображение поступающих наличных средств в кассу. Чаще всего ордера заполняются традиционно вручную, но также возможен вариант составления на ПК или при помощи печатной машинки. Помарки и исправления допускать нельзя, сделали ошибку – придется переделывать.
В приходный ордер всегда входят такие составляющие:
- Регистрационный номер.
- Название организации, возможно, отдел или указание филиала с определенным ОКПО.
- Число, когда составлялся документ.
- Нумерация счета или субсчета, для последующего отражения в бухгалтерском учете.
Если кассир выдает средства, в 2019 году заполняется расходный ордер. Ко всему прочему он заверяется начальством и главным бухгалтером.
Когда кассир может выдать деньги? Если у получателя на руках есть расписка с указанием суммы в рублях, обозначенной не цифрами, а словами, также при себе гражданин должен иметь паспорт или другой документ, который может подтвердить его личность. Информация, находящаяся в представленных документах, записывается кассиром отдельно.
Для выдачи средств основанием также может послужить доверенность. Тогда в ордере следует зафиксировать имя человека, на которого выписана доверенность, этот документ прикладывается к ордеру.
Книга учета наличных
Если предприятие более крупное и на нем работает сразу несколько кассиров, в обязанности старшего кассира входит ведение книги учета денежных средств. В начале рабочей смены бухгалтер имеет право передавать деньги подотчетным лицам на нужды в отношении осуществления их профессиональной деятельности. Эти сотрудники ставят подпись в книге, а в завершение дня отдают остаток и снова расписываются.
Если деньги выдаются с целью выплатить зарплату, отчет включает в себя заполнение документации вплоть до даты, указанной в платежке. Наличные, которые числятся на остатке, каждый день кладутся в конверт, где определяется точная сумма, а после конверт передается бухгалтеру под расписку.
Что такое расчетно-платежная ведомость
Документ необходим для контроля за отработанным сотрудниками временем, начислениями, удержаниями и, наконец, выплатами работникам организации. Заполнением ведомости занимается бухгалтер, одного образца достаточно, чтобы обработать первичные документы, учитывая выработку, отработанные часы и т. д.
В 2016 году принято начислять заработную плату на банковские счета трудящихся, в этом случае оформляется расчетная ведомость. В ней фиксируются:
- зарплата к выдаче;
- социальная помощь;
- надбавки и премии;
- вычеты и удержания из зарплаты.
На титульном листе принято отражать совокупную сумму выплат, на которую после составляется расходный ордер, число заполнения последнего фиксируется в ведомости. Если кому-то из сотрудников не начислена заработная плата, напротив, в строке указывается «депонировано». Если расчет с сотрудниками происходит наличными, в дело вступает расчетно-платежная ведомость.
Как ведется платежная ведомость
Когда предприятие выдает зарплату или осуществляет другие виды выплат, информация всегда заносится в платежную ведомость. Некоторые кассиры по-прежнему ориентируются на расходный ордер, но опытные бухгалтеры отдают предпочтение учету в ведомости.
Окончательная проверка в 2019 году ложится на плечи главного бухгалтера, заверяет эту проверку руководство фирмы. Исправлений в отчетности быть не должно.
ИП, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать
20.04.2017Российский налоговый портал проводит на тему применения касс нового образца. На конференцию начали поступать уже вопросы и мы готовим на них ответ. Особо хочу выделить тему применения кассовой дисциплины для предпринимателей в 2017 году.
Как нам говорит пункт 2 Указаний Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У (ред. от 03.02.2015 г.) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать. Другими словами, предприниматели и компании малого бизнеса вправе не разрабатывать и не утверждать лимит кассы.
В связи с введением в жизнь новых касс облегчается работа кассира. Не надо теперь ежедневно делать записи и вести журнал кассира-операциониста. Этот журнал уходит в прошлое.
Не надо бояться потерять бумажный чек (документ), потому что есть онлайн-чек.
Для предпринимателя весь порядок ведения кассовых операций описан в Указаниях Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У. Давайте выделим основные моменты:
1) Как я писала выше, не надо устанавливать лимит кассы;
2) Можно не выписывать расходные и приходные кассовые ордеры. Как отмечено в подпункте 4.6 пункта 4 Указаний, если индивидуальные предприниматели в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга ими может не вестись.
Но мой совет, если у ИП есть работники, им выплачивается зарплата и выдаются денежные средства в подотчет, то лучше выписывать расходные и приходные кассовые ордеры (это поможет не допустить ошибку в расчетах). А если у ИП нет наемных работников, и денежные средства напрямую идут на счет ИП, то не надо выписывать лишние кассовые документы. А если предприниматель применяет УСН, тогда он ведет Книгу учета доходов и расходов, в которой он отражает всю поступающую выручку и расходы. Стоит обратить внимание на то, что если предприниматель взял средства из кассы на личные нужды, то записывать в Книгу УДиР не надо эти суммы, потому что они расходом не признаются.
Как правильно расходовать наличную выручку для ИП?
Предприниматель вправе расходовать наличную выручку только на конкретные цели. Нельзя, например, расходовать наличную выручку на оплату аренды недвижимого имущества; организацию азартных игр; операции с ценными бумагами; выдачу займов. Как быть, если ИП должен оплатить аренду помещения?
Обратимся к Указаниям Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У, в которых четко указано, что для таких целей надо сначала снять выручку из банка со своего счета, а уже потом тратить ее на определенные цели. Можно использовать банковскую карту, которая оформляется на физическое лицо.
Новые кассы для предпринимателя
В 2017 году применять онлайн кассы ИП обязан в том случае, если он не оказывает услуги населению. Например, если предприниматель на УСН и ведет торговлю, то уже с 1 июля 2017 года он будет использовать кассу нового образца.
А вот если ИП торгует алкоголем, то независимо от системы налогообложения он обязан применять новые кассы уже с 31 марта 2017 года.
Согласно Указания ЦБ РФ № 3210-У с 1 июня 2014 г. вводится новый учет кассовых операций для соблюдения кассовой дисциплины и правильного учета денежных средств в кассе, устанавливаются новые правила ведения кассовых операций 2019 .
Также, как и ранее, в Положении ЦБ РФ № 373-П, необходимо будет устанавливать и рассчитать лимит остатка кассы, делать специальный расчет лимита. В новом порядке ведения кассовых операций предусмотрены старые бланки приходного и расходного кассового ордера 2019 (КО-1 форма по ОКУД 0310001 ПКО - приходник и КО-2 форма по ОКУД 0310002 РКО-расходник), бланк и образец заполнения которых можно скачать бесплатно.
Все юридические лица, кроме ИП, обязаны вести кассовую книгу и оформлять кассовые документы. Для неприменение лимита остатка наличных средств - единственное «упрощение» порядка ведения кассовых операций. В остальном они должны полностью соблюдать все правила, установленные для юридических лиц.
Дается подробное описание ведения кассовой книги в 2019 году, образец заполнения, а также есть возможность бесплатно скачать бланк кассовой книги.
Формы кассовых документов остались прежними. Правда, как хотели ранее, часть реквизитов, такие как корреспондирующие счета (субсчета) , из бланков не убрали. Необходимо будет издать новый приказ на лимит кассы, потому что в старом ссылались на старое Положение ЦБР. Индивидуальным предпринимателям больше не придется вести кассовую книгу и соблюдать лимит остатка наличных, а также выписывать кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера).
В данной статье даются разъяснения про кассовые операции 2019. Описано ведение и заполнение кассовой книги. Дан расчет остатка, образец и возможность скачать бланк лимита кассы и приказ для его установления. Приведены бланки приходного и расходного кассового ордера.
Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются настоящим Указанием, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.
2. Для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег (далее - кассовые операции) юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица (далее - касса), после выведения в кассовой книге 0310004 суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег).
Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к настоящему Указанию, исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.
Платежный агент, осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 3 июня 2009 года № 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами" (далее - платежный агент), банковский платежный агент (субагент), осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 27 июня 2011 года № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» (далее - банковский платежный агент (субагент), при определении лимита остатка наличных денег не учитывают наличные деньги, принятые при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента).
Подразделению юридического лица, по месту нахождения которого оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места) (далее - обособленное подразделение), сдающему наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке, лимит остатка наличных денег устанавливается в порядке, предусмотренном настоящим Указанием для юридического лица.
Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу юридического лица, с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим обособленным подразделениям.
Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется юридическим лицом обособленному подразделению в порядке, установленном юридическим лицом.
Примечание : Существует образец лимита кассы 2019, где приведен подробный расчет остатка кассовой наличности. Данный руководителя или распоряжением ИП.
Юридическое лицо хранит на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного в соответствии с абзацами вторым - пятым настоящего пункта лимита остатка наличных денег, являющиеся свободными денежными средствами.
Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.
В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.
Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.
Примечание : Лимит кассы ИП и малое предприятие может не устанавливать. Т.е. хранить любое количество денег в кассе.
к меню
3. Уполномоченный представитель юридического лица сдает наличные деньги в банк, в котором юридическому лицу открыт банковский счет, или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка (далее – организация, входящая в систему Банка России), для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.
Уполномоченный представитель обособленного подразделения может в , сдавать наличные деньги в кассу юридического лица, или в банк, в котором юридическому лицу открыт банковский счет, или в организацию, входящую в систему Банка России, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.
4. Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель) из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.
При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира (далее - старший кассир).
Кассовые операции могут проводиться руководителем.
Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением программно-технических комплексов.
Программно-технические комплексы, конструкция которых предусматривает прием банкнот, должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, перечень которых установлен нормативным актом Банка России.
4.1. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее - кассовые документы).
Кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абзацем двадцать седьмым статьи 1.1 Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа".
Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) на наличные деньги, принятые при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), оформляет отдельный приходный кассовый ордер 0310001.
Индивидуальными предпринимателями , ведущими в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться .
4.2. Кассовые документы оформляются:
- главным бухгалтером;
- бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее – бухгалтер);
- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
4.3. Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром.
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.
4.4. Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (далее - печать (штамп), а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, при оформлении кассовых документов на бумажном носителе.
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.
4.5. При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.
к меню
4.6. Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге.
Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) для учета наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), ведет отдельную кассовую книгу.
Записи в кассовой книге 0310004 осуществляются по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).
В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге 0310004, и заверяет записи в кассовой книге 0310004 подписью.
Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.
Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.
5.1. При получении приходного кассового ордера 0310001 кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и при оформлении приходного кассового ордера 0310001 на бумажном носителе - ее соответствие образцу, за исключением случая, предусмотренного в абзаце втором подпункта 4.4 пункта 4 настоящего Указания, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере 0310001.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.
Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.
После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.
При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир подписывает приходный кассовый ордер 0310001, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру 0310001, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру 0310001. При оформлении приходного кассового ордера 0310001 в электронном виде квитанция к приходному кассовому ордеру 0310001 может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.
При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер 0310001 кассир перечеркивает (в случае оформления приходного кассового ордера 0310001 в электронном виде - проставляет отметку о необходимости переоформления приходного кассового ордера 0310001) и передает (направляет) главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) для переоформления приходного кассового ордера 0310001 на фактически вносимую сумму наличных денег.
к меню
5.2. Утратил силу. - Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У.
5.3. Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по приходному кассовому ордеру 0310001. Приходник.
6. Выдача наличных денег проводится по .
Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.
6.1. При получении расходного кассового ордера 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011) кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и при оформлении указанных документов на бумажном носителе - ее соответствие образцу, за исключением случая, предусмотренного в абзаце втором подпункта 4.4 пункта 4 настоящего Указания, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере 0310002.
Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства РФ (далее – документ, удостоверяющий личность), либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) или в доверенности.
При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности; соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность. В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «по доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).
В случае выдачи наличных денег по , оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).
к меню
6.2. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер 0310002 получателю наличных денег для проставления подписи. В случае оформления расходного кассового ордера 0310002 в электронном виде получателем наличных денег может проставляться электронная подпись.
Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.
Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.
После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.
6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
6.4. Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по расходному кассовому ордеру 0310002. (расходнику)
к меню
6.5. Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно- платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно- платежной ведомости (платежной ведомости). Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).
Выдача наличных денег работнику проводится в порядке, предусмотренном в абзацах первом – третьем подпункта 6.2 настоящего пункта, с проставлением работником подписи в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).
В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно- платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск печати (штампа) или делает надпись «не выдано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму невыданных наличных денег, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю).
На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно- платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется расходный кассовый ордер.
7. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.
8. Настоящее Указание подлежит официальному опубликованию в "Вестнике Банка России" и в соответствии с решением Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 28 февраля 2014 года № 5) вступает в силу с 1 июня 2014 года, за исключением абзаца пятого пункта 4.
8.2. Со дня вступления в силу настоящего Указания признать утратившим силу Положение Банка России от 12 октября 2011 года № «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ», зарегистрированное Министерством юстиции РФ 24 ноября 2011 года № 22394 («Вестник Банка России» от 30 ноября 2011 года № 66).
Председатель
Центрального Банка
РФ Э.С. Набиуллина
Примечание : - показана правомерность осуществления налоговыми органами проверок по соблюдению организациями и ИП порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, расчетов наличными деньгами с другими организациями.
к меню
Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде
Если превышен лимит кассы к концу дня?
Действующий порядок хранения наличных в кассе не всегда удобен, кроме предприятий малого бизнеса, где лимита кассы нет. Зачастую в кассе накапливается денег больше, чем позволяет закон. Штрафы за сверхлимитную наличность весьма внушительны. Они составляют от 40 000 до 50 000 руб.
Можно обойти ограничение по лимиту денежных средств в кассе, если выдать излишек в подотчет. Это позволит избежать штрафа в 50 000 руб. за нарушение порядка работы с наличными (ст. 15.1 КоАП
Указание ЦБ России 3073-У устанавливает лимит расчета наличными и правила осуществления и оплату наличных расчетов между юридическими лицами в рублях и иностранной валюте.