Большая организация - большие хлопоты. Руководитель корпорации не успеет повсюду, даже с помощью заместителей. Чтобы правильно спланировать день, ничего не забыть, распределить и проконтролировать работы, руководитель нуждается в помощнике. Чем занимается работник на этой позиции, что он должен уметь и знать?
Помощник руководителя: его роль в организации
Следуя логике классификатора профессий, утверждённого на государственном уровне, помощник руководителя относится к категории руководителей, ведь он курирует практически все вопросы, отнесенные к компетенции первого лица.
В то же время некоторые организации трактуют позицию помощника руководителя как администратора, менеджера или секретаря: первые две должности подразумевают организационно-административные функции, третья - презентационные и вспомогательные. Классификатор профессий относит эти виды работ к различным категориям - специалистам, техническим служащим, но к руководителям причисляет лишь помощника.
Как определить круг трудовых обязанностей?
2.3. Составляет план работы директора на следующий рабочий день и своевременно предоставляет его руководителю.
2.4. Организовывает и контролирует делопроизводство на предприятии, проверяет его на соответствие требованиям законодательства.
2.5. Обеспечивает учёт и регистрацию всех доверенностей, выдаваемых директором.
2.6. Осуществлять руководство делопроизводителями и контроль над результатами их деятельности.
Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и
3. Полномочия
Помощник руководителя имеет право:
3.1. Ознакамливаться с принятыми решениями по предприятию.
3.2. Участвовать в совещаниях аппарата управления.
4. Ответственность
Помощник руководителя несёт ответственность:
4.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей, предусмотренных этой инструкцией, приказов и распоряжений директора, действующего законодательства, регулирующего деятельность предприятия.
4.2. За недостаточный контроль над деятельностью подчинённых работников.
4.3. За разглашение информации с ограниченным доступом.
Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.
5. Квалификация
Помощник руководителя должен иметь полное высшее образование, профильный стаж работы не менее 2 лет.
6. Должен знать
Действующее законодательство, Устав, (указывается, какие акты и нормы должен знать сотрудник).
7. Взаимодействие
Указывается, с кем и по каким вопросам сотрудничает помощник руководителя.
Согласовано:
Начальник отдела кадров
Юрисконсульт
Ознакомлен:
Специфика компетенций помощника руководителя проекта
Предполагается, что руководство проектом - должность временная, соответственно, и помощник принимает на себя определённые обязательства до завершения проекта. Его будут зависеть от специфики и темы проекта, а также от потребностей конкретной организации.
Должностная инструкция помощника руководителя проекта по функциям будет более узкоспециализированной, однако с административно-организационной окраской. Типовые обязанности для этой позиции можно найти в квалификационном справочнике, а затем доработать их под ситуацию.
Отличаются ли по общим вопросам?
Сферы обязанностей помощника генерального директора и помощника директора по общим вопросам будут отличаться. Разумеется, во втором случае полномочия окажутся более узконаправленными, так как руководитель по общим вопросам отвечает не за всю деятельность организации, а лишь за отдельный сектор.
Должностная инструкция помощника руководителя по общим вопросам составляется, исходя из функций начальника, которому "помогают". Соответственно, основой будет сфера его ответственности и функций.
Должностная инструкция "Помощник руководителя" в этом случае подойдет в качестве основы, от неё можно отталкиваться при разработке новых документов для смежных позиций.
I. Общие положения
1. Помощник относится к категории специалистов.
2. На должность помощника назначается лицо, имеющее профессиональное (техническое, экономическое, (высшее; среднее) юридическое, пр.) образование, стаж административной работы не менее лет в (2 лет; 3 лет; др.) (указать направление) сфере бизнеса.
3. Помощник должен знать:
3.1. Структуру управления предприятием.
3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.
3.3. Структуру и оборудование современного офиса.
3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.
3.5. Принципы и методы администрирования.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Основы этики и эстетики.
3.8. Правила делового общения.
3.9. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.
3.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4. Назначение на должность помощника и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.
5. Помощник подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
II. Должностные обязанности помощника
Помощник:
1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.
12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.
III. Права помощника
Помощник имеет право:
1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3. Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4. Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
IV. Ответственность помощника
Помощник несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Помощник генерального директора – лицо, в котором нуждается каждый достойный руководитель. Осуществляя управление компанией, важно доверить половину рабочих дел тому человеку, который обладает должными знаниями, навыками, соответствующей компетенцией. Именно поэтому первым и наиболее существенным вектором направления деятельности являются должностные обязанности помощника генерального директора.
Утверждение инструкции
Основой любой должностной инструкции выступает трудовое законодательство России, не стала исключением и такая должность, как помощник генерального директора. Обязанности, возлагаемые на «правую руку» руководителя в обязательном порядке должны быть составлены в соответствии с ТК РФ, а также дополнительными нормативно-правовыми актами.
Составленная инструкция утверждается начальником или руководителем организации. Его подпись означает законность принятого документа, а также согласие со всеми его положениями. Более того, руководитель вправе вносить изменения, дополнять обязанности либо вовсе не поставить автограф с вынесением мотивированного отказа и указанием на существенные недостатки.
Общие положения: чем руководствуется помощник?
Невозможно переоценить в деятельности компании роль, которую играет помощник генерального директора. Должностная инструкция для подобной категории лиц должна в обязательном порядке содержать общие положения, где работник сможет ознакомиться с нормативно-правовой базой, регулирующей его деятельность, а также с материалами, определяющими характер его работы.
Помощник генерального директора является техническим исполнителем указаний и решений управленца организации. Принимается и увольняется с должности путём приказа соответствующего должностного лица. Как правило, к нему предъявляются следующие требования:
- высшее образование;
- наличие или отсутствие стажа работы (его срок определяется руководителем);
- требования, предъявляемые к стажу работы по специальности.
Если вы желаете попробовать себя в данной должности, то будьте готовы к тому, что непосредственное и неукоснительное подчинение начальнику – главное правило работы, которого придерживается любой помощник генерального директора. Должностная инструкция также говорит о случаях отсутствия помощника на рабочем месте. В это время его обязанности выполняет заместитель руководителя, который несёт полную ответственность за их исполнение.
Нормативно-правовая регламентация
Функции помощника генерального директора основаны на следующих нормативно-правовых актах:
- Документы, которые регулируют его деятельность в целом либо регламентируют схожий вид деятельности.
- Методические рекомендации и иные материалы, созданные в целях упорядочивания того или иного направления деятельности.
- Устав компании/организации/предприятия.
- Трудовой распорядок.
- Приказы и распоряжения, изданные непосредственным начальником организации.
- Определяемая начальником должностная инструкция.
Помощник генерального директора должен быстро, чётко и правильно ориентироваться в нормативно-правовой базе, которая регулирует его деятельность в целом, а также работу подчинённых помощнику должностных лиц. Важно отметить, что необходимо изучить не только федеральное и региональное законодательство, но и местные нормативные документы.
Что необходимо знать?
Должность «правой руки» начальника компании предполагает твёрдые знания структуры и руководящего состава организации, а также всех существующих подразделений. Важным навыком в работе являются умения правильно составить надлежащий документ – приказ, распоряжение, постановление и так далее. То есть без основ делопроизводства помощник генерального директора не сможет в полной мере выполнять свои должностные обязанности.
Лица, претендующие на должность, должны обладать основами этики, владеть правилами делового общения, а также знать общие нормы трудового кодекса и административного права. Да и без навыков работы с электронно-вычислительными машинами также не обойтись.
Функции помощника
Следующим базовым разделом должностной инструкции выступает перечень функций, которые обязан выполнять помощник генерального директора по общим вопросам:
- Правильная и чёткая организация технического обеспечения административной распорядительной деятельности руководителя компании.
- Ведение и организация делопроизводства, осуществление контроля деятельности других работников, разъяснение сотрудникам непонятных вопросов в данной области.
- Разработка либо участие в мероприятиях, направленных на рационализацию документооборота компании.
- Приём посетителей.
Пример должностных обязанностей
Характеристика помощника генерального директора складывается как из представленных должностных обязанностей, так и из уровня их исполнения, и выглядит следующим образом:
- Принятие поступающей в компанию корреспонденции на имя начальника, её передача и использование в соответствии с принятым решением руководителя.
- Ведение делопроизводства в соответствии с федеральными законами, а также эффективное использование компьютерной техники; применение базовых навыков в работе по сбору и обработке информации.
- Принятие документов и заявлений, отправка их на подпись начальнику организации.
- Подготовка документов для работы руководителя.
- Организация телефонных переговоров. Кроме того, человек, занимающий данную должность, обязан полученную в результате проведённых переговоров информацию доводить до сотрудников, обличая в требуемую форму.
- Составление писем, запросов, а также иных видов документов, подготовка ответов на запросы по поручению руководителя.
- Организация деятельности по подготовке заседаний, совещаний, ведение протоколов и оформление их в последующем в надлежащую форму.
- Контроль работы сотрудников компании.
- Организация рабочего места руководителя в соответствии с предъявляемыми требованиями, обеспечение канцелярскими принадлежностями, создание условий для успешной и эффективной работы.
- Распечатывать служебные и рабочие материалы.
Важно отметить, что представленный перечень должностных обязанностей работника не является исчерпывающим. Руководитель по своему усмотрению может изменить каждый пункт, если внесённые поправки не противоречат законодательству РФ.
Права помощника генерального директора
В общем виде права помощника генерального директора представлены в следующем перечне:
- право на ознакомление с проектами решений руководителя, касающихся деятельности помощника;
- право на рассмотрение предложений, вносимых руководителем и связанных с выполнением должностной деятельности помощника;
- право на информацию, получение которой необходимо с целью успешного выполнения трудовой деятельности в дальнейшем;
- право на истребование от руководства действий, содействующих исполнению должностной инструкции.
Юридическая ответственность помощника
Как правило, заключительным пунктом любой должностной инструкции являются положения о мерах ответственности, предъявляемых к работнику. Так, ответственность предусмотрена за следующие виды действий:
- Ненадлежащее исполнение либо отказ от исполнения должностных обязанностей.
- Нарушения уголовного, административного, трудового, гражданского законодательства.
- Причинение ущерба имуществу организации.
Юридическая ответственность может быть возложена на лицо как с участием правоохранительных органов, так и без привлечения таковых. Как правило, существенную роль в определении меры ответственности играет характер и степень причинённого вреда. Если работником была испорчена вещь организации, то взыскание происходит в рамках дисциплинарной ответственности. Если же ущерб носит межличностный характер, без участия следственных органов не обойтись
Утверждение инструкции
Должностная инструкция помощника ген. директора утверждается не только подписью руководителя, но и подписью лица, приступающего к выполнению своих прямых обязанностей. Данный нормативно-правовой акт является местным, поэтому распространяется лишь на территории определённой организации. Если в должностной инструкции имеются несоответствия федеральному или региональному законодательству, то работник имеет право отказаться от выполнения незаконно утверждённого положения.
При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность. Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.
Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.
Целесообразность должностной инструкции
Основное назначение:
- помощь руководителю в его повседневной деятельности;
- максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
- в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
- отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
- позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
- позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
- позволяет оценивать деятельность каждого работника;
Наличие инструкции полезно и самому помощнику. Он четко знает свои права и обязанности. Выполнять функции, которые не указаны в инструкции, он не обязан.
Нормативно - правовая база для составления должностной инструкции
Она в основном выглядит следующим образом:
- действующее законодательство РФ;
Законодательство позволяет предоставлять сотруднику любые функции, если ему доверяют, он имеет достаточно знаний, опыта, квалификации для решения подобных вопросов. Учтите, что полномочия обязательно необходимо руководителю оформить своим приказом.
- должностная инструкция;
Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.
- внутренние документы:
- устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.
Помощник должен быстро ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей его деятельность и работу подчинённых ему должностных лиц. Необходимо ему изучать федеральное, региональное законодательство, нормативные документы организации.
Основные части должностной инструкции
Структура представлена в государственных справочниках по квалификации сотрудников. Она содержит все основные требования к помощнику руководителя и указывает его место в структуре организации.
Основные составные части инструкции:
- общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
- требования и его умения;
- служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
- полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
- ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
- связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.
Рассмотрим более подробно каждый раздел.
Общие положения
Основные положения:
- помощник - специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
- назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
- в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
- на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
- помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю - минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.
Предъявляемые требования
Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.
Занимающий эту должность на практике, может быть:
- фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
- личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.
Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.
Неверно отождествлять указанные должности. Одна подразумевают выполнение в основном вспомогательных функций, а помощник руководителя выполняет организационно-административные функции.
Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:
- выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
- знать правила корпоративного этикета и делового общения;
- знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
- грамотно вести деловые переговоры;
- уметь оформлять важные документы;
- информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
- работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
- желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
- уметь составлять типовые соглашения.
Руководитель предприятия, учитывая важность должности своего помощника, может дополнить указанный список, с учетом специфики организации и его работы.
Обязанности помощника руководителя
Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.
Основные обязанности следующие:
- выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства;
- планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
- сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
- вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
- обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
- подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
- вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
- координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
- доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
- вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
- готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
- обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
- осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
- получать необходимые сведения - собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
- готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
- организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
- получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
- общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.
Круг полномочий
Основные полномочия и права помощника:
- регистрировать, подписывать документы в пределах своей компетентности;
- получать доступ к закрытой для общего доступа информации при служебной необходимости;
- изучать документы, касающиеся своей профессиональной деятельности;
- знать структуру, руководящий состава все подразделения организации;
- - составлять письма, запросы, иные документы, готовить ответы на запросы (по поручению руководителя);
- запрашивать у представителей структурных подразделений необходимые документы, материалы, получать информацию в объеме, необходимом для осуществления своих прямых обязанностей;
- знакомиться с принимаемыми решениями, приказами и распоряжениями руководителя;
- участвовать в совещаниях, встречах руководителей организации;
- подавать запрос руководителю на разрешение предоставить важные документы в структурные подразделения;
- направлять предложения с целью улучшить свою работу и деятельность компании;
- организация рабочего места руководителя, создание условий для успешной и эффективной работы.
С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.
Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.
Область ответственности помощника
Взыскания за нарушение договора, должностной инструкции, внутреннего распорядка, законов должны быть только согласно действующему законодательству. Обычно степень ответственности регулирует Трудовой кодекс РФ.
Помощник руководителя несет ответственность за:
- ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
- нарушение сроков выполнения требуемой работы;
- нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
- действия не в пределах своей компетенции;
- не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
- нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
- предоставление недостоверной информации сотрудникам;
- недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
- разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.
Предусмотрены наказания за:
- не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
- правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
- причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).
Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.
Руководитель организации разрабатывает инструкцию, согласовывают: юрист, руководитель отдела кадров, по охране труда. После внесения поправок, добавлений, утверждает руководитель. Указывается его должность, фамилия (с расшифровкой), дата утверждения и роспись.
Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.
Заключение
Должность - помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания - главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.
Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.
Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации. Главное - инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами. С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.
Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь. Помощник - «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам - руководителям.
Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.
Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента
Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.
Функциональные обязанности помощника руководителя:
- Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
- обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
- работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
- обеспечение психологического комфорта начальства;
- проведение первичных переговоров;
- перевод;
- обеспечение руководства канцтоварами и т.д.
Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.
Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.
Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию
Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.
Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:
- умение работать во всех офисных программах;
- высокая скорость печати;
- грамотность;
- знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
- знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
- умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
- знание основ действующего законодательства;
- грамотная, поставленная речь.
Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.
Требования к личным чертам ассистента
Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.
Прежде всего, это:
- стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
- многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
- позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
- высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.
Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.
Общие обязанности помощника руководителя
Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:
- ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
- координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
- ведение переписки от имени организации;
- прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
- обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.
Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации
Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.
Наиболее частые дополнительные обязанности, это:
- перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
- организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
- сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
- услуги бытового характера.
Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.
Режим работы личного ассистента
Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.
Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.
Должностная инструкция помощника руководителя
Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.
Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.
В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.
Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.
Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.
Что указать в резюме помощника руководителя
Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.
Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.
Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:
- Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
- Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
- Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
- Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
- Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
- Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
- Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.
Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.
Обязанности помощника руководителя подразделения
Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.
Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.
Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:
- необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
- контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
- вести специфическую документацию подразделения.
Перспектива карьерного роста личного ассистента
Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.
Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.
Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.
Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.