Заключая с работниками трудовые контракты хозяйствующий субъект должен организовать учет времени их работы. Для этих целей может применяться табель учета рабочего времени, который открывается каждый месяц, и в нем ответственное лицо отражает время работы сотрудников, их отпуска, больничные и другие виды неявки на работу. По данным, содержащимся в этом документе, впоследствии начисляется зарплата.
Законодательство требует от администрации организации или ИП организации и ведения учета периодов работы по каждому сотруднику. Заполнение табеля учета рабочего времени может производиться ответственным лицом, которое определяется распоряжением руководства.
Чаще всего такими лицами могут выступать руководители подразделений, кадровые работники, бухгалтера и т. д. В их обязанность входит внесение в табель с помощью кодов и шифров периодов работы.
С развитием технических средств для учета времени работы может также использоваться специализированная система с использованием карт, с помощью которых происходит фиксирование появления и ухода работника на предприятии. Учет рабочего времени может вестись сплошным отражением работы или суммировано.
В дальнейшем информация из табеля учета времени работы используются при начислении зарплаты, особенно при повременной системе. Вместе с трудовым контрактом табель рабочего времени является одним из обоснований расходов предприятия, особенно при налогообложении.
Табель рабочего времени не только фиксирует рабочее время, но и позволяет контролировать соблюдение работником трудовой дисциплины. С помощью его осуществляется контроль за соблюдением норм продолжительности работы и выявлением сверхурочной работы. Многие отчеты, сдаваемые в статистику и содержащие данные кадрового учета, заполняются на основании табеля.
Важно! Если в компании не ведется табель рабочего времени, то контролирующие органы могут применить к ней соответствующие меры наказания.
Как учитывается рабочее время сотрудника?
Законом устанавливается два типа нормативов - шестидневная рабочая неделя (36 часов) и пятидневная рабочая неделя (40 часов). То есть работники могут работать пять дней при восьмичасовом дне работы, или же шесть дней - при шестичасовом дне. Нарушение их допускается в редких случаях - при суммированном учете или же ненормированном графике.
В первом случае применяются нормы в более укрупненном периоде времени, например, квартал, полугодие и т. д. Получается что в меньшем периоде работы факт может не соответствовать действующим нормам, но он не должен превышать нормативы в выбранные более крупные временные промежутки.
Для некоторых работников может применяться пониженная дневная норма или же недельная. Как именно нужно учитывать время работы сотрудников необходимо зафиксировать в . В табеле необходимо также отражать все время, когда работник не работал, но числился на предприятии.
К таким периодам может относиться:
- Больничный.
- Период простоев и т. д.
Табель открывается в начале месяца, а по его окончании его закрывают. Ответственное лицо в середине месяца подводит промежуточный итог, отражая данные за первую часть времени работы. Документ подписывается руководителем подразделения и передается для проверки в кадровую службу. Затем данный он передается в бухгалтерию для расчета зарплаты.
Внимание! Табель учета рабочего времени на 2017 год может быть, как и в предыдущие периоды, двух видов – форма т-12 и форма т-13. Первый предполагает не только учет времени работы, но и возможность начисления зарплаты. Форма Т-13 используется только для фиксации времени работы, для начисления оплаты труда используются другие документы.
Правомерно ли применять электронные системы контроля?
Законодательством предусмотрена обязанность работодателя по учете времени работника. Для этих целей он имеет право использовать различные электронные системы. Но чтобы их применять на практике, администрация компании должна в правилах внутреннего распорядка и в заключаемых с работниками трудовых контрактах отразить данный момент.
Если этого не сделать, то применять данные электронные системы нельзя.
С помощью различных средств фиксируется время появления и уходы с предприятия. В дальнейшем подобная система на основании полученных данных заполняет в автоматическом режиме табель.
Скачать бланк и образец заполнения табеля
Табель учета рабочего времени скачать бланк в формате Excel, по и по .
В формате Word.
В формате Excel.
Внимание! Если причина отсутствия неизвестна, то в табеле нужно проставить буквенный шифр «НН». В дальнейшем, этот код уточняется. Если сотрудник в этот период болел, то код исправляется на «Б». В том случае, когда оправдательных документов нет, то вместо кода «НН» вносится код «ПР».
Праздничные дни выпали на время отпуска
Согласно ТК, если на период отпуска выпадают праздничные дни, то в расчет календарных дней они не включаются.
Когда сотруднику предоставляется ежегодный отпуск, то в течение его периода выходные дни в табеле не отмечаются, потому как они входят в число календарных дней - на их место ставится буквенный код «ОТ» либо цифровое обозначение 09 для ежегодного отпуска, а также код ОД либо обозначение 10 - для дополнительного отпуска.
Внимание! Нерабочие праздничные дни в число календарных дней не включаются. Поэтому, в табеле такие дни необходимо обозначать буквенным кодом «В» либо цифровым 26.
Сотрудник заболел во время отпуска
Если во время нахождения на отдыхе работник заболел, то для подтверждения этого факта ему необходимо предоставить правильно оформленный больничный. В результате, дни отдыха должны быть продлены на время нахождения на больничном, или же перенесены на другое время.
Первоначально, время отпуска должно отмечаться в табеле буквенным кодом «ОТ», либо цифровым обозначением 09. После того, как предоставлен больничный листок, то табель должен быть скорректирован - на дни болезни вместо предыдущего обозначения записывается код «Б» либо цифровое обозначение 19.
Командировка выпала на выходные
Согласно письму Минтруда, все дни командировки в табеле нужно обязательно отмечать, даже если они выпадают на выходные дни. Для этого нужно использовать обозначения в табеле – специальный буквенный код «К» или цифровое обозначение 06. При этом количество часов проставлять не надо.
Если в момент нахождения в командировке сотрудник работал в выходные дни, то в табеле они отмечаются кодом «РВ» – работа в выходные, либо цифровым обозначением 03. Число часов работы при этом нужно проставлять только в одном случае - когда руководство компании дало работнику конкретное указание, какое количество часов выходной день ему необходимо посвятить работе.
Внимание! Более подробно о том, как оплачивается, отмечается , а также другие особенности описаны в данной статье.
Табель учета рабочего времени ‒ документ, использующийся с целью внесения информационных данных касательно проведенного времени на рабочем месте сотрудником компании. Основываясь на указанных сведениях, бухгалтер начисляет зарплату и выплаты. Такой документ должен быть в любой организации не зависимо от формы собственности. При его отсутствии предусматривается административная ответственность согласно действующему законодательству.
Заполнение документа
Бланк T-12‒T-14 может заполняться персонально работником, сотрудником, входящим в кадровый отдел, главным структурного подразделения или нанятым табельщиком. Он считается основным учетным документом и в зависимости от особенностей кадрового учета, может заводиться на лиц организации либо для каждого отдела вестись в индивидуальном порядке.
В документ вносятся данные организации, содержащие: полное название, код ОКПО, вид деятельности, правовой статус и структурный отдел на который распространяется табель. Затем в предусмотренное поле вписывается порядковый номер, отвечающий документообороту, и фиксируется отчетный период. Форма Т-13 используется, когда фиксация присутствия и отсутствия на рабочем месте сотрудника выполняется автоматически.
Чистый табель учета рабочего времени считается регулярным документом, поэтому каждый месяц составляется по-новому. Все экземпляры имеют определенный порядковый номер, который приравнивается к месяцу их создания. Данный вид документации разрешен для заполнения в письменной и электронной форме. После внесения нужных данных выполняется его подпись ответственными лицами.
Для чего требуется вести табель учета рабочего времени
Благодаря табелю учета кадровики и бухгалтера могут совершать:
- Подсчет времени наемного работника;
- Контроль над соблюдением графика в рабочий период;
- Начисление заработной платы на основании указанной информации.
Такой документ выдается каждому работнику вместе с трудовой книжкой при увольнении.
Форма Т-12
Трудовым законодательством РФ не регламентируется применение действующей формы табеля, но скачать в Excel готовый бланк будет намного проще и быстрее, чем самостоятельно его составлять. Форма Т-12 ведется вручную и состоит из 2-х разделов:
- Подсчет времени потраченного на работу;
- Расчет, связанный с выплатой з/п.
В документ заносятся отработанное и неотработанное время, которое отображается в часах и минутах. Он оформляется за месяц и должен содержать ведомости о штате работников. Готовый бланк подписывается главным лицом и специалистом кадрового отдела, после чего направляется к бухгалтеру.
Пометки в табеле
Согласно правилам внесения данных в табель учета времени, формы 0504421 на период 2017 года информация относительно присутствия и отсутствия работника отображается в виде кодов. Предусматриваются обозначения с использованием букв и цифр:
- «Я», «01» — работа в дневную смену;
- «Р», «14» — отпуск в связи с беременностью, родами и усыновлением недавно рожденного ребенка;
- «ОЖ», «15» — отпуск для ухода за новорожденным малышом до момента исполнения им 3-х лет;
- «ОТ», «09» — главный отпуск, который оплачивается;
- «ОД», «10» — дополнительный отпуск, который оплачивается.
На нашем сайте вы сможете бесплатно загрузить чистый бланк табеля учета рабочего времени и прочих документов, которые востребованы в различных сферах деятельности. При необходимости есть возможность посмотреть пример правильного заполнения документации с учетом всех требований. Для поиска нужного файла воспользуйтесь поиском.
Скачать документы
Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте
| Табель учета рабочего времени Т-12 |  |  |  |
| Табель учета рабочего времени-Т-13 | |||
| Табель учета рабочего времени универсальный Украина |
Учёт и контроль - два основных постулата бизнеса. Поэтому табельный учёт актуален для всех компаний, которые имеют в штате хотя бы одного сотрудника. И это не просто внутренние документы для расчёта вознаграждений и выявления нарушений. Это обязанность каждого работодателя, установленная законодательством РФ. Корректность ведения табельного учёта контролируют трудовой и налоговый регуляторы, Росстат и инспекция по труду. Поэтому в компании, имеющей наёмный персонал, должен быть внедрён весь пакет внутренних документов, регламентирующий табельный учёт.
Табель учёта рабочего времени - нормативы, правила и способы ведения
Порядок и правила ведения учёта рабочего времени в организации регламентированы в первую очередь статьёй 91 Трудового кодекса РФ (частью 4), в которой указано, что все работодатели обязаны вести регулярный учёт трудового времени по каждому служащему своего предприятия. Только на основании этого реестра могут быть насчитаны зарплаты и премии, компенсационные выплаты на отпуск и по больничным листам, а также другие дотации работнику. Ежемесячно заполнять табель учёта должны все предприятия, имеющие наёмный персонал, независимо от их правового статуса и организационной формы: и юр. лица, и индивидуальные предприниматели.
Во вторую очередь табель учёта, являясь первичным документом бухучёта и кадрового делопроизводства, подчиняется нормативным требованиям, отражённым в Постановлении Госкомстата России №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».
Основные требования, которые предъявляются к учётной первичке:
- Вести учёт рабочего времени имеет право только работник предприятия, назначенный на эту функцию приказом, иначе его действия при проверке будут признаны неправомерными, а сам регистр - недействительным. При этом наниматель должен для начала предложить сотруднику выполнять этот функционал за дополнительную плату, а тот имеет право отказаться от этой обязанности. Неоплачиваемая работа по ведению учётного регистра также является незаконной. В итоге до начала заполнения табеля на предприятии должен быть ратифицирован приказ о введении в должность табельщика со всеми реквизитами, в том числе с визой работника об ознакомлении. Должность сотрудника не имеет значения, это может быть:
- Способы ведения учётной первички по отработанному времени не регламентированы законодательством. Ключевое правило здесь - использование любого из способов закрепляется локальным положением о табельном учёте и внутренним трудовым распорядком.
Без регламента, утверждающего правила внутреннего учёта, табель будет признан недействительным
- Ещё в 2013 году нормативными актами было установлено, что каждый работодатель имеет право на своё усмотрение выбирать тот способ учёта, который более удобен для предприятия, это могут быть:
- ручной способ, когда табельщик ведёт реестр на бумажном носителе, регулярно заполняя его от руки. Такой метод имеет место в компаниях, где числится минимальное количество сотрудников и учёт элементарен, например, когда все работают одно и то же количество времени, без переработок;
- электронный вид, к примеру, ведение табеля в программе excel. Это наиболее распространённый для малых и средних предприятий способ. Эксель даёт возможность табельщику при помощи заранее внесённых в файл формул автоматически считать итоговые цифры по каждому сотруднику, отделу, организации и хранить все табели в электронном виде в целом по году;
В формате экселя удобно вести табель
- автоматический табельный учёт - наиболее оперативный онлайн-способ, который, будучи связанным с 1С и пропускной системой предприятия, позволяет контролировать вход/выход каждого сотрудника в режиме реального времени. Каждый руководитель структурного подразделения или гендиректор имеет возможность посмотреть по каждому подчинённому (и по себе) отработанное время. Понятно, что используется такой учёт на крупных предприятиях, а также в ведомствах и госструктурах. Такой способ даёт возможность свести к нулю ошибки, снизить влияние человеческого фактора и автоматизировать процесс.
В программе 1С, связанной с пропускным режимом, учёт ведётся фактически автоматом
- По форме существует четыре возможных варианта ведения табеля учёта:
- Хранение учётных документов должно осуществляться на основании требований архивирования, а также статьи 29 закона № 402-ФЗ. Срок хранения - 5 лет.
Корректность и регулярность заполнения табеля контролируются при камеральных и выездных проверках. Проверить, как ведётся табель, может и инспекция по труду. Поэтому контроль первичной документации - серьёзный процесс для всех работодателей.
Участвует учёт рабочего времени и в статистической отчётности по предприятию.
Табель полезен для корректного внутреннего учёта по определённым видам рабочего времени сотрудников. Он даёт полноценное обоснование денежной демотивации, а также увольнения нерадивых служащих, являясь страховкой нанимателя при трудовых спорах (как внутренних, так и судебных). А ещё табельный учёт при правильном использовании - хороший аналитический инструмент управленческого учёта, на его базе можно регулярно выстраивать графики и проводить анализ эффективности использования рабочего времени на предприятии.
Видеообзор: грамотная организация табельного учёта
Как правильно заполнить табель учёта рабочего времени
Прежде всего нужно усвоить основополагающие требования к ведению табельного учёта:
- Учётный регистр должен основываться на утверждённом на уровне Правительства РФ производственном календаре. Нормативное основание для определения нерабочих дней регламентировано статьёй 112 ТК РФ. В производственном календаре на каждый год определяется количество рабочих, праздничных, а также сокращённых на 1 час предпраздничных дней. Регулируется количество рабочих часов по каждому кварталу, устанавливаются переносы при стандартном рабочем графике.
- Табель открывается с первого календарного дня месяца, закрывается последним днём. При производственной необходимости допускается промежуточная отчётность, которая сдаётся пятнадцатого числа каждого месяца.
- Запрещено вносить данные заранее. Поэтому табель должен быть заполнен и отправлен на согласование в первые рабочие дни по окончании месяца. Тайминг процедуры должен быть установлен во внутреннем акте.
- Учёт может вестись как по структурным подразделениям организации, так и по предприятию в целом. Установить этот пункт нужно во внутреннем регламенте по учёту. Если учёт идёт отдельно, оформляется столько табелей, сколько отделов существует в организации.
- Каждая ячейка в табеле должна быть заполнена.
- При оформлении на работу каждому сотруднику присваивается табельный номер. Неправильным считается изменение этого кода в течение трудовой деятельности человека на предприятии, то есть при изменении должности работника он остаётся тем же. И даже при увольнении человека его табельный номер не присваивается никому ещё в течение трёх лет.
- При заполнении табеля используются унифицированные коды для учёта рабочего времени, утверждённые Госкомстатом. Здесь есть два варианта на выбор - буквенный и цифровой. Какой из них будет использоваться, должно быть определено в регламенте по учёту.
Минфин РФ в своих комментариях по учёту рабочего времени обратил внимание декларантов, что есть 2 вида оформления табеля (смотри Письмо №02–06–10/32007):
- сплошной метод - информация по количеству отработанного времени фиксируется за каждый день месяца;
- метод отклонений - когда фиксируются только показатели, не относящиеся к стандарту производственного процесса (человек отсутствовал на работе, был в командировке, находился в очередном отпуске или отдыхал без содержания и пр.).
Пошаговый алгоритм заполнения табеля
Для образца возьмём унифицированную форму Т-13, которая максимально полно отражает схему. Порядок заполнения следующий:
- Первым делом оформляется шапка табеля, где должны быть указаны стандартные для кадрового учёта реквизиты:
- В табличной форме заполняются ежедневные данные учётного регистра. Содержание столбцов:
- Табель в обязательном порядке должен быть распечатан на бумажном носителе и завизирован ответственными работниками:
Таблица: кодовые обозначения табельного учёта, установленные Госкомстатом
| Цифровой шифр | Буквенный шифр | Значение | Примечание |
| 01 | Я | Явка в дневное время | Используется для обозначения фактического присутствия работника |
| 02 | Н | Явка в ночное время | Выполнение должностных функций в период с 22.00 вечера до 6,00 утра |
| 03 | РВ | Явка в праздничный день | Выполнение обязанностей в дни, которые согласно утверждённому графику являются праздничными |
| 04 | С | Сверхурочные часы | При пятидневном недельном графике рабочая неделя составляет 40 часов. Превышение этого показателя считается сверхурочным периодом. |
| 06 | К | Период командировки | Фиксируется время нахождения работника в поездке по делам организации |
| 09 | ОТ | Период отпуска | Указывается время нахождения сотрудника в отпуске |
| 10 | ОД | Период дополнительного отпуска | Некоторые категории граждан (например, женщины, имеющие детей до 14 лет) имеют право на получение дополнительного отпуска. Он оплачивается в соответствии с законодательством. |
| 14 | Р | Время пребывания в отпуске по беременности и родам | Ставится при наличии больничного листа, который предоставляется женщине на дородовой и послеродовой период |
| 15 | ОЖ | Время декретного отпуска | Проставляется женщинам, изъявившим желание уйти в отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет |
| 18 | ДБ | Период отпуска за свой счёт | Обозначение применяется в случаях пребывания работника в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы |
| 19 | Б | Период болезни | Оплачиваемый больничный. Сначала проставляется на основании заявления сотрудника. Окончательное фиксирование возможно только после предоставления больничного листа. |
| 20 | Т | Время нетрудоспособности без оплаты | Факт болезни подтверждён справкой из медицинского учреждения. Отсутствие на работе связано с необходимостью ухода за больным родственником без предоставления больничного. |
| 26 | В | Дни выходных или праздников | Отмечаются дни, когда в соответствии с графиком предприятие или отдельный сотрудник не работает |
| 30 | НН | Неявка на рабочее место без объяснения причины | Обычно временное обозначение, когда непонятна причина неявки сотрудника. После объяснения причины буквенное обозначение может измениться. |
Видеоинструкция: как заполнить форму Т-13
Некорректное заполнение табеля - типичные ошибки и алгоритм их исправления
Наиболее распространённой ошибкой при оформлении бланка является кодовая фиксация отпускных дней в период, когда производственным календарём предусмотрены праздничные дни. Если отпуск выпадает на праздничные дни, в табеле проставляется стандартный для всех код - «В» либо «26» (выходной день). А вот выходные в отпускном периоде не учитываются, поэтому в субботу и воскресенье у работника должно стоять «ОТ» или «09» (отпуск).
Не менее типичное несоответствие - неправильное оформление командировочных дней в выходной или праздник. Случается, что человек возвращается из командировки в 00.01, это по трудовому законодательству признаётся днём командировки. И если в авансовом отчёте по командировке фигурирует этот факт, то в табеле и в выходной, и в праздничный день должен стоять код «К/06» (командировка), а не «В».
Вносить исправления в табель нормально и допускается учётной политикой. Если ошибка обнаруживается уже после оформления и подписания табеля, то табельщиком должен быть составлен уточнённый документ. Оформляется он аналогично первичному табелю с одним отличием - в шапке документа фиксируется, что бланк корректирующий, и ставятся правильные коды учёта. Бланку присваивается следующий за первичным порядковый номер. Корректировки должны быть засвидетельствованы документально. К табелю нужно будет приложить служебку, в которой следует отразить причины и основания для уточнений, использовав копии документов.
Например, нестандартная ситуация, когда сотрудник не выходит на рабочее место и его руководитель не в курсе, почему это произошло. По правилам кадрового делопроизводства нужно:
- Руководителю - подготовить докладную и акт об отсутствии на работе.
- Двум работникам - подписать акт в качестве свидетелей.
- Табельщику - указать в документе код «НН/30» (неявка по невыясненной причине).
- По возвращении человека на рабочее место попросить объяснить неявку. Здесь возможны варианты:
- работник предъявляет листок нетрудоспособности - в корректирующем документе меняют запись на «Б/19», копия больничного подшивается;
- документа, подтверждающего уважительную причину, нет - нарушитель трудовой дисциплины должен написать объяснительную. Если причина не признаётся уважительной, в корректировочном табеле указывается прогул. К нему прикладывают копии акта и объяснительной.
Корректировочный табель может быть заполнен двумя способами:
- Продублировать в отчёте показатели, которые не подлежат корректировке, и внести поправки только в те строки, где это необходимо.
- Заполнить только те строки табеля, где нужно изменить данные.
Корректирующий табель составляется, когда надо внести изменения в уже подписанный документ
Ответственность: если табель не ведётся, если есть ошибки
Табельный учёт фиксирует факт отработанного времени, от него зависят сумма фонда оплаты труда, размер социальных взносов и цифры по расходам бизнеса, сокращающим налогооблагаемую базу. Поэтому, если при проведении фискального контроля ИФНС обнаружит ошибки в табеле или вообще его отсутствие, это может повлечь за собой признание бизнес-затрат документально необоснованными. А отсюда может последовать 2 варианта санкций:
- Штраф и пени за сознательное занижение налоговой базы.
- Перерасчёт суммы налогового сбора.
Основные недочёты в ведении табельного учёта подпадают под действие статьи 52.7 КоАП РФ, ей предусмотрены санкции:
- 1 000-5 000 ₽ - штраф, который накладывается на должностное лицо или индивидуального предпринимателя, если нарушение зафиксировано впервые;
- 30 000 -50 000 ₽ - штраф для организации при первом нарушении;
- 10 000-20 000 ₽ - штраф для ИП или руководства, когда нарушение зафиксировано во второй и последующий разы, также за это могут лишить должности гендиректора компании на срок от года до трёх лет;
- 50 000 -70 000 ₽ - штраф для юр. лица при повторном нарушении.
Штрафы налагаются не на прямого исполнителя - табельщика можно демотивировать только внутренними актами. Отвечает за табельный учёт по предприятию руководство компании в целом и ответственное лицо, заверяющее документ.
Ведение табеля - постоянный и ответственный труд, который должен быть оплачен, и относиться к этой обязанности нужно соответственно. Каждый, кому была доверена эта миссия, должен скрупулёзно и точно фиксировать каждую минуту рабочего времени сотрудников компании. Это влияет на мотивацию, регулирует как внутренние взаимоотношения работника и нанимателя, так и внешние трудовые споры. Есть и довольно серьёзная ответственность по этому вопросу, которая вменяется и руководству компании (вплоть до дисквалификации гендиректора), и всей организации в целом.
Табель учета рабочего времени должен быть в каждой организации независимо от ее формы собственности. За его отсутствие предусмотрено административное наказание, как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников.
Из статьи вы узнаете:
- Для чего нужен табель;
- По какой форме вести учет;
- Оформление бланка
- Как заполнить
- По каким данным рассчитать выплаты работникам
Не допустить ошибок при заполнении кадровых документов, вам поможет журнал «Зарплата». При подписке на журнал сейчас вы получаете сразу несколько бонусов. Выберите .
Кому и зачем нужен табель рабочего времени
Он содержит информацию о фактически отработанных часах и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации (простой, болезнь, прогулы и т. п.). Этот документ необходим:
- бухгалтеру . На основании сведений табеля работникам начисляется заработная плата, отпускные, пособия, командировочные.
- налоговикам . Если табель в организации не ведется, то при проверках может быть пересмотрена правильность начисления или удержания налогов с заработной платы. Для этого достаточно сверить данные по отработанным дням, указанным в табеле, с данными по выплате заработной платы. И если, например, работнику начислена зарплата за неотработанные дни, компанию могут обвинить в завышении расходов, а, следовательно, и в занижении налоговой базы по налогу на прибыль. За подобное нарушение компанию могут оштрафовать на сумму от 20 до 40% неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ). Кроме того, обяжут доплатить в бюджет недостающую сумму налога, а также пени.
- представителям ФСС России . Он может потребоваться при проверке правильности расчета пособий, выплачиваемых за счет фонда;
- трудовой инспекции . На его основании трудовики могут оценить, не нарушены ли права работников, например, в части соблюдения норм о сверхурочных часах. Если будет выявлено нарушение, придется заплатить штраф. Его размер для организации составляет от 30 000 до 50 000 руб., для руководителей — от 1000 до 5000 руб. Если же руководитель повторно нарушит трудовое законодательство, его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет;
- органам статистики . С его помощью составляется ряд отчетов, например форма № П-4.
Еще Ваши коллеги читают:
Что грозит за отсутствие табеля
Отдельной статьи за неведение кадрового учета трудовое законодательство не устанавливает. Несмотря на это, если компания не будет вести табель учёта, она может быть привлечена к ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательство о труде. Для должностных лиц - предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. Для организации - штраф от 30 000 до 50 000 руб.
Кто заполняет
Руководитель компании назначает работников, ответственных за ведение табеля. Как правило, это руководители подразделений. Назначение ответственных оформляют приказом (образец ниже) и знакомят с ним ответственных работников под роспись. В компаниях с большой численностью может быть отдельная ставка табельщика. Табельщик передает этот документ в кадровую службу, оттуда он попадает в бухгалтерию уже заполненным.
Какой может быть форма
Организации могут использовать одну из двух унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:
- форма Т-12
- форма Т-13
Форма Т-12 используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Компании, которые временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведут раздельно, могут заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени». Она может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.
Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательных реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.
Таблица. Обязательные реквизиты
№ п/п |
Реквизит |
Что должно быть в табеле |
|---|---|---|
|
Наименование документа |
||
|
Дата составления |
При увольнении одного работника дата заполнения - последний день его работы |
|
|
Наименование экономического субъекта, составившего документ |
Наименование компании (можно типографским способом) Наименование структурного подразделения |
|
|
Информация об использовании сотрудниками рабочего времени (ФИО, табельные номера, должности работников, буквенные или числовые коды времени) |
||
|
Величина натурального изменения факта хозяйственной жизни, единицы его измерения |
Числовые показатели использованного времени (единица изменения (час, день)) |
|
|
Наименование должности лиц, ответственных за оформление документа |
Наименование должностей ответственных:
|
|
|
Подписи лиц, ответственных за оформление документа |
Подписи ответственных:
специалиста кадровой службы |
Составляется табель в одном экземпляре и передается в бухгалтерию. Имейте в виду: в компаниях, в которых аванс начисляется за фактически отработанное время, сведения должны поступать в бухгалтерию не реже чем один раз в месяц.
В табель заносятся сведения о сотрудниках, которые трудятся на основании трудовых договоров, по принципу «одна должность - одна позиция». Исполнение обязанностей по другой должности в основное рабочее время в порядке совмещения профессий или замещения временно отсутствующего работника в табеле не отражается. Также не включаются исполнители, работающие на основании гражданско-правовых договоров. А вот если работник является внутренним совместителем, то сведения по нему должны отражаться два раза.
Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное наименование компании в соответствии с учредительными документами и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке — для какого структурного подразделения составляется этот табель, если таковое имеется.
Затем записываются порядковый номер документа, дата составления (как правило, это последний день отчетного периода), а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).
После шапки переходим к заполнению основной части документа.
В графе 1 проставляется порядковый номер работника.
В графах 2 и 3 указываются полные ФИО работника, его должность, присвоенный табельный номер. Заполнять эти графы надо на основании сведений из личных карточек сотрудников (форма № Т-2), которые заводят согласно приказу (распоряжению) о приёме на работу.
Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой — в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.
Если условными обозначениями не предусмотрено время, которое необходимо отразить в табеле, организация может ввести собственное буквенное (цифровое) обозначение. Например, если нужно отразить перерывы для кормления ребенка, предоставляемые работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет (ч. 1 ст. 258 ТК РФ), можно ввести буквенный код КР и цифровой 37. Поскольку такие перерывы включаются в рабочее время и оплачиваются в размере среднего заработка в отличие от обычного рабочего времени, то в нижних строках нужно указать продолжительность перерыва (ч. 4 ст. 258 ТК РФ).
Обозначения в табеле учета рабочего времени
Виды учитываемого времени |
Буквенный код |
Цифровой код |
|---|---|---|
|
Продолжительность работы в дневное время |
||
|
Продолжительность работы в ночное время |
||
|
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни |
||
|
Продолжительность сверхурочной работы |
||
|
Продолжительность работы вахтовым методом |
||
|
Служебная командировка |
||
|
Повышение квалификации с отрывом от работы |
||
|
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности |
||
|
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск |
||
|
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск |
||
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением |
||
|
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы |
||
|
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) |
||
|
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет |
||
|
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом "Т") с назначением пособия согласно законодательству |
||
|
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством |
||
|
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством |
||
|
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе |
||
|
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству |
||
|
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством |
||
|
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) |
||
|
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) |
||
|
Время простоя по вине работодателя |
||
|
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника |
||
|
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством |
||
В графе 5 проставляется, сколько дней и часов выработано за каждую половину месяца — дни сверху, часы снизу.
В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.
Графы 7—9 предназначены для отражения сведений, необходимых для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в документ, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7—8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.
Если в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Например, для зарплаты используется код 2000, для отпуска и компенсации - 2012, для больничных листов -2300 и т. д.
Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.
В графы 10—13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте — здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.
Подписывается документ лицом, ответственным за его заполнение, а также руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, либо директором компании.
Ниже вы найдете корректный образец заполнения табеля учета рабочего времени.
К сведению: к основному табелю может заводиться дополнительный лист. Например, он может потребоваться в случае увольнения работника в начале или середине месяца. Допустим, сотрудник увольняется 8 ноября. Тогда на отдельном листе табеля отражаются отработанные им дни, а 9 ноября делается запись «Уволен». По окончании месяца этот лист (на одного работника) прилагается к основному табелю, в котором уже не нужно дублировать информацию об уволенном сотруднике.
Еще один случай, когда может потребоваться дополнительный лист, - сотрудник отсутствовал на работе, но не позвонил, не уточнил, по какой причине. В такой ситуации до сдачи табеля в бухгалтерию графу «Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца» можно оставить незаполненной. Если к моменту сдачи табеля работник не появился, не представил оправдательных документов, в табеле следует проставить отметку о неявке по невыясненным причинам — код НН или 30.
После того как работник представит оправдательные документы, например больничный лист, код НН нужно заменить кодом Б или 19. В этом случае к закрытому табелю прилагают дополнительный лист с точными сведениями по данному работнику.
Срок хранения табеля учета рабочего времени
Отработанный табель подшивается в специальные папки и по окончании года сдается архив, где он должен храниться не менее пяти лет. Если в компании вредные и опасные условия труда, то его следует хранить 75 лет (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Как считать выплаты работникам
Все коды в табеле учета рабочего времени делятся на две группы: оплачиваемые и неоплачиваемые.
К неоплачиваемым, например, относится код «В» - выходные и нерабочие праздничные дни. Для удобства список неоплачиваемых кодов мы привели в таблице ниже.
Таблица. Коды, которые не нужно оплачивать
№ п/п |
Период времени |
Буквенный код |
Цифровой код |
|---|---|---|---|
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы |
|||
|
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя |
|||
|
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации |
|||
|
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы |
|||
|
Временная нетрудоспособности без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством |
|||
|
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) |
|||
|
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни |
|||
|
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) |
|||
|
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
|||
|
Время простоя по вине работника |
|||
|
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы |
|||
|
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)* |
|||
|
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы |
* Работникам, принимающим участие в забастовке, за этот период зарплата не положена. Но коллективным договором, локальным нормативным актом могут быть предусмотрены компенсационные выплаты.
По оплачиваемым кодам из табеля учета рабочего времени бухгалтер определит, какую выплату нужно рассчитать. Для каждой выплаты установлен свой порядок расчета. Для удобства мы составили таблицу, в которой вы найдете список самых распространенных оплачиваемых кодов и порядок расчета выплат по каждому коду.
Таблица. Порядок расчета выплат по оплачиваемым кодам
Кто подписывает табель учета рабочего времени на предприятии, сказано в постановлении Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. Однако на самом деле здесь есть некоторые нюансы, на которые стоит обратить внимание, — вот об этом и поговорим в нашей статье.
Кто должен подписывать табель учета рабочего времени?
Применяемые на предприятиях для табелей учета формы Т-12 и Т-13 были утверждены в 2004 году постановлением Госкомстата РФ № 1. Несмотря на то что с 01.01.2013 вступил в силу федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который сделал этот нормативный акт необязательным (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012), формы до сих пор применяются:
- Т-12 — при обычном составлении, а также одновременном расчете оплаты. Обычно такой табель заполняется от руки на готовом бланке с помощью чернил либо шариковой ручки.
- Т-13 — при использовании автоматических систем учета рабочего времени (турникетов, систем регистрации пропусков, личных электронных карточек доступа и т. п.). Как правило, табель по такой форме готовится с помощью специальных программ.
В целом разница между данными формами невелика, благодаря чему они во многих случаях могут быть взаимозаменяемыми. Более того, постановление Госкомстата разрешает при необходимости вводить в них дополнительные графы, если условия работы требуют учет дополнительной информации.
Постановление Госкомстата РФ, утвердившее формы табелей, одновременно утвердило и порядок их заполнения. Табель готовится уполномоченным лицом и подписывается начальником соответствующего отдела, цеха либо другого подразделения. Кроме того, готовый табель подписывается и кадровиком, после чего документ передается в бухгалтерию предприятия.
Однако необходимо помнить: с 01.01.2013 организации вправе сами утверждать образец табеля учета, а также внутренние акты, касающиеся правил его ведения. Во всяком случае, информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 прямо это разрешает. Соответственно, своим приказом руководитель организации имеет право назначить лиц, которые будут отвечать за то, чтобы табели учета составлялись и передавались в бухгалтерию для начисления зарплаты.
Также своим приказом руководитель может утвердить правила, по которым будет заполняться табель. Дело в том, что постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 разрешает вносить информацию в табель следующими способами:
- «Сплошным» методом, когда в табель вносятся данные по каждому дню (каждой смене). Он используется в случаях, когда продолжительность рабочего дня может быть различной.
- Метод отклонений. Он используется в тех ситуациях, когда продолжительность смен одинакова. При этом регистрируются лишь отклонения от обычного порядка: неявки на работу, сверхурочные и т. д.
Какой метод избрать, решает руководство организации. Важно лишь обеспечить применение только одного метода.
Кто утверждает табель учета рабочего времени в учреждениях?
Формы Т-12 и Т-13, а также разработанные самостоятельно образцы применяются лишь в ограниченном числе случаев. В частности, по отношению ко многим учреждениям должна применяться форма 0504421, утвержденная приказом Минфина РФ № 52н от 30.03.2015. Правила, установленные этим приказом, значительно отличаются от тех, что предусмотрены постановлением Госкомстата РФ № 1.
В частности, по приказу № 52н табель не должен проходить согласование с кадровой службой. В результате подпись кадровика не требуется, поэтому документ, составленный лицом, назначенным приказом по организации, им же подписывается и сразу передается в бухгалтерию для начисления зарплаты.
В методических указаниях, утвержденных тем же приказом, указывается, что табель по форме 0504421 может корректироваться в случаях, когда обнаружена недостоверность указанной в нем информации. В этом случае ответственное лицо составляет корректирующий табель и также передает его в бухгалтерию.
Кто же может быть назначен ответственным за составление и утверждение табеля? Здесь ответ могут дать должностные инструкции, утвержденные в учреждении. При их подготовке же обычно ориентируются на квалификационный справочник должностей, утвержденный постановлением Минтруда РФ № 37 от 21.08.1998, согласно которому организация табельного учета в организации возлагается на начальника отдела кадров. Личного ведения табеля от начальника при этом не требуется. Он может лишь контролировать работу табельщиков, непосредственно ведущих составление документов.
Может ли вести табель бухгалтер?
На практике часто возникает и вопрос о том, может ли быть возложено ведение табельного учета на бухгалтера. Тут нужно отметить, что напрямую круг лиц, которые обязаны вести табели, нормативно не закреплен. То есть чисто с формальной точки зрения поручить эту работу бухгалтеру организации можно.
Однако стоит ли это делать? Дело в том, что в обязанности бухгалтера, согласно квалификационному справочнику, входит лишь прием первичных документов по учету отработанного сотрудниками времени и начисление зарплаты. Обязанность ведения табельного учета ни законом о бухучете, ни квалификационным справочником, ни профстандартом бухгалтера, ни каким-либо другим нормативным актом не предусматривается. Более того, если на предприятии используются формы Т-12 и Т-13, то легко заметить, что в правилах их ведения среди лиц, которые указаны в качестве подписывающих табель, бухгалтер не упоминается.
Тем не менее, если на предприятии отсутствует кадровая служба, возможность возложить эти обязанности и на бухгалтера есть. Однако в этом случае важно помнить, что соответствующие функции должны быть установлены внутренними актами предприятия. Сделать это можно 2 способами:
- Приняв соответствующую должностную инструкцию. При этом для бухгалтеров, работающих в ОАО, страховых компаниях и ряде других организаций, инструкция должна в обязательном порядке разрабатываться на основе профстандарта.
- Внеся запись об этом в трудовой договор в установленном законом порядке.
Если ни трудовой договор, ни должностная инструкция подобной функции не предусматривает, бухгалтер вправе отказаться от ведения таких документов.