Как отправить заказное письмо быстро. Как отправить заказное письмо: инструкция

    Пожалуй лучший вариант(и доступный по стоимости)-это отправление первым классом. Как работник почтовой сортировки с многолетним стажем скажу так- у отправлений первого класса сейчас все приоритеты, за ними строжайший надзор и особые условия пересылки для сохранности, их всегда обрабатывают первыми, отложив просто заказные письма или письма с уведомлением. На другой конец страны дойдет за 3-4 дня. В труднодоступные регионы доставка может быть затруднена нелтной погодой.

    Сложно ответить на вопрос, так как иногда совершенно непонятно, как работает почта. Отправишь обычным письмом, дошло быстро, отправишь ускоренной почтой - письмо письмо придет позже, чем ожидаешь.

    Из опыта скажу, что заказные письма точно идут дольше, ведь к ним особое отношение,почта следит за ним особенно, что тормозит весь процесс, получается идет дольше.

    самый лучший вариант это воспользоваться курьерской службой, но это далеко не всем по карману.

    Так что стоит все письма отправлять заранее, чтоб не переживать, успеет или нет. А если действительно очень надо и что-то важное, то не пожалейте денег, время и нервы дороже.

    оптимальнее всего отправить письмо не обычной почтой, а курьерской. тогда оно дойдет быстро и будет вручено лично в руки (если сделаете отметку об этом). Но готовтесь, что данное отправление обойдется вам достаточно дорого. Так, например, почт.отправление из Москву до Якутска весом 0,5 кг будет доставлена за 1-4 дня (в зависимости от тарифа: супер-экспресс, экспресс и т.д.) и будет стоить от 760 рублей за данный вес по минимальному тарифу. Расчет производился на сайте курьерской компании ПОНИ-экспресс.

    Чтобы быстро дошло, надо воспользоваться ящиком для писем, который находится непосредственно в отделении связи. Там выемка писем производится строго по графику, указанном на ящике. В противном случае письмо может задержаться в пути и из-того, что долго пролежало в каком-нибудь забытом почтовиками ящике.

    Чтобы письмо дошло до получателя в кратчайшее время, можно заказать заказное письмо. Оно стоит дороже, но дойдет намного быстрее, причем вас уведомят о том, что ваше письмо получатель получил. Но коме этого можно вот о чем задуматься, не бросать письма в почтовые ящики, расположенные на улице, а лучше дойти до почтового отделения и уже там найти почтовый ящик. В отделениях почтовые ящики проверяют чаще. Да и с письмом в почтовом ящике на улице может что-нибудь случиться. Например хулиганы могут содрать или того хуже поджечь почтовый ящик. А вы потом будете винить в этом почту России, не ведая даже о том, что ваше письмо главпочтампт не получил его для отправки.

    Никаких гарантий в том, что Ваше письмо дойдет быстро, Вам никто не даст. Даже (а я бы сказала: Тем более!) Почта России.

    Времена, когда почтовая корреспонденция доходила в пункт назначения за считанные дни, канули в лету.

    В дореволюционной России почта на лошадях быстрее доставляла почтовые отправления, нежели современная высокотехнологичная стратегическая отрасль экономики.

    Советский период тоже отличался более-менее отлаженным механизмом доставки почтовой корреспонденции. Для сравнения: обычное письмо из Белгорода в Москву доходило за сутки. К слову, доехать на поезде из того же Белгорода в Москву можно за одну ночь.

    То, что творится сейчас в этой отрасли хозяйства, является полным отражением той бесхозяйственности, безалаберности, безответственности, безнаказанности и пр., и пр., и пр., что царит в России практически во всм.

    В качестве иллюстрации привожу пример, когда письмо с объявленной ценностью и с заказным уведомлением, отправленное из Белгорода в Москву, было вручено адресату через (Внимание!) 29 дней после отправки. За такой срок до Москвы можно было бы и пешком дойти!

    Отличный просто вопрос)

    Почитал ответы, посмеялся и выражаю большое спасибо тем, кто здесь нашутил)) Теперь собственное мнение.

    Наша почта - это как тот муравейник(забрали, отправили, а ты иди к гадалке и она, если не ошибтся, точно скажет когда там кто-то получит что-то).

    Посмотрите, что по этому поводу пишет вся Россия:

    И наконец самая точная картина , которая олицетворяет нашу почту:

    Теперь ответ на вопрос. Максимально быстро через почту России не получится.. Пошлите текст по мылу через Гугл и вложите в него нужные сканы тех документов, которые нужны + скан квитанции с почты, что заказное письмо с доками принято и отправлено.

    Вс остальное - как Бог пошлт ..)

    Быстрее всего дойдет письмо 1-класса. Медленнее всего - заказное или ценное письмо. Узнать подробности, а также отправить письмо, не выходя из дома можно через сервис ВконВерте.рф

    Стоимость услуг практически равна себестоимости (своему походу на почту) 🙂

    Отправлять что то почтой России это всегда лотерея, вам никто не гарантирует что письмо придт быстро но можно выгадать более удачное время для отправки письма. Так например не стоит отправлять не срочную корреспонденцию ближе к новому году, там у них каждый год аврал.

    Для того, чтобы ускорить доставку письма/бандероли почтой России , нужно воспользоваться услугой Отправления первого класса , что является ускоренным на 25-30% способом доставки традиционной почтовой корреспонденции. Корреспонденция первого класса включает в себя:

    • простые письма
    • заказные письма
    • письма с объявленной ценностью

    а также бандероли.

    О тарифах и контрольных сроках отправлений первого класса можно узнать вот здесь.

Инструкция

Для того, чтобы отправить по почте, нужно знать точный адрес получателя. От точности указанного адреса зависит, дойдет ли письмо, и как быстро. Чем точнее адрес (написание , сопутствующая информация), тем быстрее письмо дойдет до адресата. Также конечный пункт зависит от вида конверта, количества и стоимости отправления.

Если гарантия доставки письма для вас очень важна, следует выбрать отправление ценным или заказным письмом. В этом случае процедура регистрации и отправки письма будет проходить дольше, заплатить придется немного больше, чем за обычное письмо, однако вероятность такого отправления минимальна.

Видео по теме

Обратите внимание

В обычных письмах деньги, пластиковые карточки и ценные документы пересылке не подлежат.

Полезный совет

Если в письме предполагается пересылка документов, то отправление обязательно нужно посылать в виде ценного или заказного.

Источники:

  • марки для писем по россии

– самый традиционный и привычный вид отправления, которое можно совершить по почте. Письма бывают нескольких видов: простые, с объявленной ценностью и заказные. В письме нельзя пересылать ничего, кроме бумажных документов и посланий.

Вам понадобится

  • конверт, марки

Инструкция

На почте вам нужно приобрести конверт, заполнить адрес и выбрать тип отправления. Простые письма доставляются проще всего – их опускают в почтовый ящик адресата. Если письмо вытащили хулиганы, не несет за это никакой ответственности, а вы никогда не сможете проверить, произошло ли это на самом деле или письмо потерялось . Заказное письмо отличается тем, что его отдадут адресату только при предъявлении удостоверения личности. Письмо с объявленной ценностью будет оплачено в случае потери во время пересылки. Бывают также регистрируемые отправления – такие, для которых составляется опись, и перед запечатыванием конверта сотрудник почты проверяет истинность сведений, указанных в описи.

В зависимости от размера письма вам нужно будет подобрать конверт. Они бывают нескольких размеров. Самые популярные это 110х220 мм и 114х162мм, самые большие допустимые почтой России конверты имеют размер 229х324мм. Конверты стандартных размеров, как правило, имеют марки, так что дополнительно приобретать их не нужно. Следует помнить, что марка оплачивает письмо весом 20г. Так что если ваше письмо тяжелее, оно , чтобы вы его доплатили. Поэтому лучше сразу взвесить конверт , если вы сомневаетесь. Если вы не укажете обратный адрес, то за дополнительные марки придется доплатить адресату.

Заполняйте адрес очень внимательно, потому что большинство проблем и задержек с связаны именно с тем, что отправитель либо не пишет индекс, либо пишет его неправильно, а иногда и вообще ошибается с адресом или он неразборчив.

Чтобы отправить простое письмо, положите его в любой почтовый ящик. Для того чтобы гарантировать надежность попадания письма к почтовым службам, кладите его в ящик для только в . Заказные и с объявленной ценностью письма можно отправить лишь на почте. Все письма из города отправляются на главпочтамт, поэтому чтобы ускорить доставку на 1-2 дня, можете сразу отнести письмо туда.

Обратите внимание

В письмах запрещено пересылать деньги, ценные документы и пластиковые карточки. Документы рекомендуется пересылать как заказные письма.

Полезный совет

Несмотря на то, что вероятность потери письма при пересылке крайне маленькая, отправляйте важные письма как заказные – ведь обычные письма чаще всего пропадают именно из почтовых ящиков. Они несколько дороже, но вы будете уверены в доставке. К тому же, каждое такое письмо получает собственный номер, по которому вы можете отслеживать его маршрут.

Источники:

  • Внутренняя письменная корреспонденция

Несмотря на то, что современные в основном общаются посредством электронной почты, социальных сетей, sms, в конце концов, обыкновенные бумажные письма актуальности своей не утратили. Итак, как отправить послание в конверте в столицу нашей Родины?

Инструкция

Письмо в Москву отправляется так же, как и в любой другой регион России. Особых правил для столицы нет. Весить письмо должно не больше 20 граммов. За каждые последующие 20 г. нужно доплатить. Если не уверенны, взвесьте конвертик перед тем, как отправить его в синий ящик. Если нужно - доклеиваете еще марок. В противном случае письмо вернется к вам через пару дней и доплатить все равно придется.

Адрес нужно заполнять правильно и аккуратно. Для начала - индекс. Его наличие на почтовом отправлении значительно ускоряет доставку письма адресату. Если уж совсем не знаете - не придумывайте от себя. К тому же в любом почтовом отделении есть соответствующий с перечнем всех индексов в любом городе. В интернете такая информация тоже есть. Лучше всего заполняйте индекс по приведенному на конверте образцу - сортировка все-таки неручная. Адрес , начиная с названия улицы. Если что-то в нем вы укажете неверно, письмо могут . К тому же, очень часто письма даже не в пределах почтовых служб, а уже в вашем доме, подъезде.
А вот если вы написали верно все, но забыли указать номер дома, то письмо вам вернут.

Письма бывают разными по степени важности и ценности отправления. Рядовая переписка - это обычные письма. Заказные лучше использовать для пересылки документов, бланков, к тому же этот вид отправления дойдет быстрее и с большей гарантией. Если же пересылаются ценные документы, то и само письмо можно оформить как ценное с объявленной стоимостью. А вот деньги, пластиковые карты пересылать письмом нельзя. Тем более, если оно где-то затеряется, хотя вероятность этого невелика, не несет ответственности.

Видео по теме

Полезный совет

Чтобы письмо дошло быстрее, опускайте его в ящики возле почтовых отделений. А еще лучше на главпочтамте.

Бумажные письма с возникновением интернета практически потеряли свою актуальность. Однако иногда приходится пользоваться Почтой России для отправки официальной или просто важной корреспонденции.

Индексы , поэтому если индекс записан неверно, письмо может отправиться в совершенно произвольном направлении.

Тщательно проверяйте номер дома и корпуса или строение, узнайте, записываются эти данные. В некоторых случаях из-за неправильного формата записи письмо может затеряться или просто очень долго идти.

От конечного пункта и вида корреспонденции зависит количество марок, вид конверта, стоимость отправления.

Виды почтовых отправлений

К простым письмам относят почтовые отправления, которые принимаются без расписок и квитанций. К ним относятся поздравительные открытки, извещения, частная переписка. Письмо должно весить не более двадцати грамм, если оно тяжелее, за каждые двадцать грамм лишнего веса придется доплатить (наклеить дополнительные марки). Простые письма отправляются в стандартных конвертах, толщина которых не может быть больше пяти миллиметров. По правилам в простом письме не может быть пластиковых карт, денег или ценных документов.

На почте или в интернете можно узнать, обойдется доставка письма до нужного населенного пункта, и приобрести нужное количество марок. Простые письма можно опускать в обычные почтовые ящики на улице, не отправляясь в почтовое отделение, конечно, если у вас есть нужное количество марок.

Разнообразные квитанции, бланки, документы, отчеты и другие бумаги, которые требуют гарантированной доставки, нужно отправлять заказным письмом. Такая корреспонденция регистрируется в почтовом отделении, после чего отправителю на руки выдается квитанция. Адресату письмо с распиской о получении. Вес письма не может превышать ста грамм. Если оно тяжелее, то будет отнесено к бандеролям.

Если вам нужно, чтобы письмо дошло максимально быстро, отправляйте его с , поскольку из районных отделений после сортировки все письма в любом случае отправляются туда, на что уходит определенное время.

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат.

В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

Кто должен заниматься отправкой корреспонденции?

Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача - так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени.

Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами. Недостатки такого подхода очевидны:

  • трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;
  • чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;
  • при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.

Работаем с «Почтой России»

Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже.

Работа «Почты России» строго регламентирована. Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:

  • Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред. от 06.12.2011);
  • Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;
  • Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п;
  • Порядок приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 24.01.2007 № 28-п;
  • Руководство по приему международных почтовых отправлений (с изменениями от 17.10.2013 на момент написания данной статьи).

Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание . В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке. Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www.russianpost.ru , а также охотно предоставляется операторами горячей линии.

Какие бывают письма?

Все почтовые отправления делятся на две категории: регистрируемые и нерегистрируемые . Разница между ними принципиальная: по требованию отправителя почта обязана разыскать регистрируемое отправление или предоставить информацию о месте его нахождения. След же нерегистрируемого отправления теряется в тот момент, когда отправитель опускает его в почтовый ящик. В свою очередь, зарегистрированное на почте письмо будет вручено адресату под роспись, нерегистрируемое - опущено в ящик или просто передано секретарю, и никто не докажет, что письмо было получено.

Поэтому нерегистрируемым, или простым, письмом лучше отправлять документы, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительные открытки к праздникам. А все то, что хотя бы теоретически может стать предметом спора, настоятельно рекомендуется регистрировать на почте.

Основной вид регистрируемой корреспонденции - заказные письма и бандероли . В отличие от простых писем о поступлении заказного получатель будет извещен специальной квитанцией и получит конверт из рук работника почты, как уже говорилось, под роспись.

Дополнить заказное отправление можно описью вложения . Это документ, описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления. Один экземпляр описи вкладывается в конверт поверх вложения в почтовое отправление, другой выдается отправителю вместе с квитанцией. Получив письмо с описью, адресат не сможет утверждать, что ему не отправили каких-либо документов.

Обратите внимание!

Заклеивать конверт с описью вложения до отправки не нужно: оператор почтового отделения обязан удостовериться, что все документы, указанные в описи, действительно находятся в конверте.

Наконец, особое внимание следует уделить простым уведомлениям о получении заказных писем. Уведомление представляет собой карточку, которая приклеивается к конверту. При получении письма адресат расписывается на карточке, после чего она высылается отправителю. Вернувшееся уведомление является документом, который официально подтверждает факт получения письма. Срок хранения уведомлений - 5 лет .

После возврата уведомления информация о его наличии может быть зафиксирована в Журнале регистрации почтовых отправлений (см. ниже). Вряд ли нужно скрупулезно переписывать с карточки, кто и какого числа получил письмо. Если исполнителю понадобятся эти сведения, он всегда может обратиться к секретарю. Чаще всего достаточно информации о том, что письмо было получено. Сканировать уведомления имеет смысл, только если в компании внедрена система электронного документооборота (СЭД). В СЭД есть возможность «привязать» файл уведомления к информации об исходящем документе. Это очень удобно: исполнитель в любой момент может проверить, было ли письмо доставлено адресату.

Раскладываем по полочкам

Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления. Как вариант - в канцелярии можно поставить лотки с надписями: «Простые письма», «Заказные письма», «Заказные письма с уведомлением», «Заказные письма с уведомлением и описью» и т.п. Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии.

Наш совет

В регламенте по отправке корреспонденции рекомендуется указать, что неправильно оформленная корреспонденция, а также письма без адреса или индекса будут возвращены исполнителю, несмотря на их срочность.

Готовим почту к отправке

Если есть возможность автоматизировать какой-либо процесс, не стоит ею пренебрегать. Так, если секретарь до сих пор надписывает почтовые конверты от руки, ему стоит обратить внимание на набор функций текстового редактора Microsoft Word по надписыванию конвертов, приданию им фирменного стиля, а также распечатыванию конвертов по списку рассылки. Другими словами, вместо того чтобы надписывать каждый конверт от руки, можно один раз задать в программе:

  • обратный адрес отправителя;
  • фирменный стиль конверта.

После того как в программу будет внесен список адресов получателей (список рассылки), останется только вложить в принтер пачку конвертов и задать команду «Печать». Описанные функции можно найти на вкладке Рассылки (Создать ® Конверты , Наклейки ).

Кстати

Кроме адреса, на конверте можно напечатать и индекс получателя, причем оформить его по правилам написания индексов. Для этого нужно установить на компьютер специальный шрифт. Его легко найти в Интернете - достаточно ввести в поисковой системе запрос «Шрифт для индекса». Файл со шрифтом имеет расширение.ttf. Скачав его, нужно перейти в папку «Мой компьютер», затем в папке «Панель управления» отыскать папку «Шрифты» и поместить в нее файл шрифта.

На рис. 1 вы можете увидеть, как выглядит готовый к печати конверт, созданный в программе MS Word.

Рис. 1

Когда набор писем для отправки будет готов, нужно заполнить первые две графы формы 103 «Список для отправки партионных почтовых отправлений». Это требование почты касается всех организаций, если они отправляют 5 и более писем. Ответственный за отправку должен перечислить в списке все отправляемые регистрируемые письма. Остальные графы заполняет оператор почтового отделения. Список распечатывается в двух экземплярах, подписывается ответственным за отправку, после чего его подпись заверяется печатью. Один экземпляр заполненного реестра останется в почтовом отделении, второй вернется в организацию. В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания.

Данная форма доступна на сайте «Почты России». Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате.jpg, т.е. в виде картинки, поэтому форму придется воспроизвести вручную и сохранить как шаблон.

Отслеживание писем

Регистрируемые почтовые отправления можно отследить на сайте «Почты России». Слева на главной странице есть ссылка «Отслеживание почтовых отправлений» (рис. 2). Переходим по ней, нажав на «Подробнее», и оказываемся на нужной странице.

Рис. 2

Теперь необходимо ввести уникальный код (почтовый идентификатор), который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме 103 (графа 3). Код состоит из 14 цифр. Введем его в поле «Почтовый идентификатор», затем в поле ниже введем пятизначный защитный код и нажмем «Найти» (рис. 3).

Откроется таблица, позволяющая проследить путь нашего письма (Пример 1).

Пример 1

Информация о движении письма

Операция

Дата

Место проведения операции

Атрибут операции

Вес (кг)

Объявл. ценность (руб.)

Налож. платеж (руб.)

Адресовано

Индекс

Название ОПС

Индекс

Адрес

Единичный

Обработка

Покинуло сортировочный центр

Обработка

Прибыло в место вручения

Вручение

Вручение адресату

Кстати

Вопрос о юридической силе информации о перемещении письма довольно спорный. Она представляется исчерпывающей для организации, которая следит за своими письмами, но в качестве доказательства в суде ее могут не принять.
Гарантированную юридическую силу будет иметь переписка с «Почтой России». Нужно послать официальное письмо-запрос в почтовое отделение, приложив копию квитанции или формы 103. В ответ придет письмо на фирменном бланке «Почты России» с необходимой информацией, которое в качестве доказательства в суде не вызовет никаких вопросов.

Учет отправляемых писем

Любой выход документов из организации нужно фиксировать, независимо от того, что это за документы и каков путь их выхода. Письма не являются исключением. Работнику, ответственному за отправку почты, рекомендуем учитывать каждое письмо в специальном журнале (Пример 2). Поскольку обязанность вести такой журнал не закреплена в нормативных документах и это лишь вопрос удобства и контроля, каждая компания может разработать форму журнала самостоятельно.

Наш совет

Для того чтобы не вписывать в журнал каждый раз одни и тот же текст, можно использовать сокращения, например: «Почта России» - ПР , экспресс-почта - ЭП , простое письмо - П , заказное - З , уведомление - У , опись - О и т.д.
Так же можно сократить и наименования отделов.

Пример 2

Журнал учета почтовых отправлений

Почтовая служба

Вид письма

Адресат

Индекс

Адрес

Опись содержимого

Исполнитель

Дата отправки

Номер для отслеживания

Уведомление

Примечание

Иванов К.И.

ул. Пушкина, д. 56, кв. 43, Москва

Приглашение на выставку

Чайная плантация, ООО

ул. Кораблестроителей, д. 454, оф. 34, г. Волгоград

Исх. № 3324-3 от 14.06.2014

Производственный отдел

Зеркало, ООО

ул. 7-я Садовая, д. 33, г. Тольятти, Самарская обл.

Исх. № 3354-2 от 15.06.2014

Технический отдел

Промрегионгаз, ОАО

ул. Школьная, д. 3, оф. 353-В, г. Иркутск

Исх. № 3465-6 от 17.06.2014

Юридическая служба

Возврат - получатель не явился за письмом

Заполняем графы таблицы

  1. Порядковый номер. Графа имеет значение для формирования отчета о работе канцелярии: сразу можно увидеть, сколько писем было отправлено по каналам почтовой связи.
  2. Почтовая служба. Актуальна в том случае, если организация пользуется услугами не только «Почты России», но и экспресс-почты.
  3. Вид письма. Графа полезна в спорных случаях или когда требуется доказать, что адресат получил письмо.
  4. Адресат. В графе указываются фамилия и инициалы физического лица или наименование организации-адресата. Для удобства фильтрации рекомендуем заполнять графу, начиная с фамилии или наименования организации, например Иванов К.А . или Чайная плантация, ООО .
  5. Индекс. Вынесен в отдельную графу, чтобы было легче копировать и вставлять его в нужное место при создании конверта (см. ранее). Если секретарь предпочитает надписывать конверты от руки, можно писать индекс вместе с адресом.
  6. Адрес. Указывается почтовый адрес получателя.
  7. Опись содержимого. В данную графу вносится информация, особенно необходимая в тех случаях, когда с контрагентом ведется активная переписка. Позволяет не запутаться в отправлениях и точно знать, какой документ был отправлен в тот или иной день. Не нужно заполнять графу слишком подробно - достаточно лишь регистрационных данных документа, например Исх. № 4543 от 23.05.2014 .
  8. Исполнитель. Указывается наименование отдела, работник которого принес письмо на отправку, или фамилия этого работника. Рекомендуем указывать отдел, т.к. это более постоянная единица в организации, чем работник.
  9. Дата отправки. Указывается день, когда письмо было передано оператору почты или опущено в почтовый ящик.
  10. Номер для отслеживания. Графа для указания кода, по которому можно проследить судьбу письма на сайте «Почты России».
  11. Уведомление. Графа для отметки о том, что вернулось уведомление о получении письма.
  12. Примечание. Традиционная графа для указания дополнительной информации (например, о возврате письма, как в Примере 2).

Поиск по журналу

Поскольку никаких собственноручных подписей в журнале не требуется, он ведется в электронном виде (например, в MS Excel). Цель создания этого журнала - возможность быстро найти любое письмо, отправленное компанией. Для этого нужно:

  • закрепить верхнюю строку с наименованием граф так, чтобы всегда ее видеть;
  • снабдить ее фильтром.

Все это значительно ускорит поиск писем в таблице.

Чтобы верхняя строка таблицы всегда была на виду при прокрутке журнала, нужно перейти на вкладку Вид . Здесь в панели инструментов Окно выбираем команду Закрепить области , а в выпадающем меню - Закрепить верхнюю строку (рис. 4). Теперь даже если в реестре будет множество позиций, наименования граф будут закреплены вверху таблицы.

Рис. 4

Осталось только включить опцию фильтрации содержимого столбцов. Для этого в панели инструментов Редактирование нажмите на иконку Сортировка и фильтр , затем в выпавшем окошке - Фильтр (рис. 5).

Рис. 5

В нижнем правом углу наименования графы появится кнопка с изображением стрелочки - это и есть фильтр. Нажав на стрелочку определенного столбца, можно отсортировать любое из его значений. Например, нам необходимо просмотреть все письма, отправленные в ОАО «Промрегионгаз». Нажимаем на стрелочку - и видим весь список адресатов, внесенных в реестр. Убираем галочку из значения «Выделить все» и ставим ее в чекбокс напротив ОАО «Промрегионгаз». Щелкаем кнопку ОК и видим все письма, отправленные в эту организацию (рис. 6).

Рис. 6

Если письмо было отправлено кому-то лишь единожды, проще будет нажать сочетание клавиш Ctrl + F , чтобы вывести строку поиска, ввести в нее информацию (фамилию, наименование, город и т.п.) и нажать Найти далее (рис. 7). Программа найдет и выделит нужную ячейку.

Рис. 7

Регламентирование отправки документов по почте

Правила отправки документов посредством почтовой связи могут быть как частью инструкции по делопроизводству, так и самостоятельным документом. По своему усмотрению организация может дополнить их порядком отправки документов экспресс-почтой. Приведем фрагмент инструкции по делопроизводству, в котором изложен порядок отправки писем по почте (Пример 3).

Пример 3

Фрагмент инструкции по делопроизводству

«Правила отправки документов экспресс-почтой»

7. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПОЧТОВОЙ СВЯЗЬЮ

7.1. Отправку документов почтовой связью (в том числе экспресс-почтой) осуществляет Канцелярия.

7.2. Прием писем для отправки осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (в сокращенные и предпраздничные дни -тдо 17:00).

7.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, регистрационных данных, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос). К документу прикладывается адрес отправки, включая почтовый индекс, и делается пометка о виде почтового отправления: простое письмо, заказное письмо, заказное письмо с простым уведомлением, заказное письмо с описью вложения, экспресс-почта и т.п. Если указанная информация отсутствует, корреспонденция возвращается исполнителю. Неправильно оформленная корреспонденция и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается исполнителю.

7.4. Отправка документов по почте осуществляется два раза в неделю: в понедельник и четверг в 15:00. Срочную корреспонденцию исполнитель может отправить самостоятельно. Корреспонденция, поступившая в Канцелярию после 15:00 в понедельник и четверг, отправляется в день следующей отправки.

7.5. Отправка документов экспресс-почтой производится в день получения отправления Канцелярией или на следующий рабочий день, если отправление было получено после 15:00 (после 14:00 в сокращенные рабочие дни).

7.6. При получении документов для отправки специалист Канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

7.7. Принятая к отправке корреспонденция вносится в Журнал почтовых отправлений (Приложение 5), после чего конвертируется.

7.8. Законвертованная корреспонденция вносится в Список для отправки партионных почтовых отправлений (Приложение 6). Список распечатывается в двух экземплярах и подписывается работником Канцелярии, ответственным за отправку корреспонденции. Подпись заверяется печатью «Для документов». Графы заполняет оператор почты. Один экземпляр списка возвращается в Канцелярию и помещается в дело.

7.9. После получения уведомления о доставке корреспонденции работник Канцелярии ставит отметку в графу 11 Журнала регистрации почтовых отправлений и подшивает уведомление в дело.

Мы рассмотрели основные составляющие процесса отправки документов по почте. Надеемся, что эта информация поможет вам более оптимально выстроить свою работу.

Данная статья содержит информацию о том, как отправить письмо по обычной почте (Почта России), при этом гарантировать и максимально ускорить доставку письменной почтовой корреспонденции. Кроме того, в статье указаны почтовые данные и реквизиты, актуальные для города Тулы.

Как гарантировать доставку

Отправляя стандартное письмо в обычном конверте (опустив его в синий ящик Почты России) следует помнить, что в случае пропажи письма, ответственность за это почта нести не будет. Стоит сказать, что вероятность потери письма в процессе сортировки в почтовых отделениях и сортировочных центрах и во время транспортировки практически нулевая.

Однако в случае неправильного заполнения адреса или индекса адресата вероятность того, что письмо затеряется, существенно выше. Поскольку письма часто теряются вне зоны ответственности почтового ведомства (например, в почтовом ящике в подъезде получателя), почта претензии не принимает. Для гарантированной доставки корреспонденции существуют регистрируемые отправления: заказные и ценные письма. Стоимость их доставки выше, но каждому отправлению присваивается уникальный номер, который указывается в выдаваемой отправителю квитанции, по которому можно отследить прохождение письма по маршруту доставки. Это, согласитесь, очень удобно и, самое главное, надежно.

Какой вид отправления выбрать

Простыми письмами называются почтовые отправления, принимаемые без выдачи отправителям квитанций, и доставляемые адресатам без расписки. К таким отправлениям можно отнести частную переписку, поздравительные открытки, различного рода извещения и т. д. Стандартное письмо должно весить не больше 20 г (столько весят 6 фотокарточек 10х15). Если письмо окажется тяжелее, то его вернут отправителю, который должен будет оплатить каждые 20 г лишнего веса. Если обратный адрес не указан - письмо в любом случае отправляется адресату, но тот получит его только в случае доплаты за лишний вес. Для простых писем предусмотрены стандартные конверты: 114 х 162 мм и 110 х 220 мм. Толщина конверта - не более 5 мм. Согласно правилам, в конверте не должно быть ни денег, ни пластиковых карточек, ни ценных документов. Допускается пересылка нескольких фотокарточек.

Бланки, документы, квитанции, отчеты, требующие гарантированной доставки, отправляются заказными письмами. Ценные документы (дипломы, сертификаты, журналы, ценные бумаги и др.) пересылаются ценными письмами (письма с объявленной ценностью). Регистрируемая письменная корреспонденция принимается от отправителя с выдачей ему квитанции и вручается адресату с распиской о получении.

Регистрируемые письма (заказные или с объявленной ценностью) отправляются в конвертах, предельные размеры которых от 110х220 мм или 114х162 мм (стандартные конверты) до 229 х 324 мм (большие конверты для формата А4). Предельный вес такой письменной корреспонденции не должен превышать 100 г. В случае превышения веса, почтовое отправление будет отнесено к классу бандеролей (заказные или с объявленной ценностью, соответственно).

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с уведомлением о вручении (простое или заказное) и с описью вложения. Регистрируемая корреспонденция перед отправкой предъявляется оператору почтового отделения . оператор взвешивает конверт (бандероль) и выдает чек с трек-номером отправления. В некоторых случаях предусмотрен ряд дополнительных услуг, таких как заполнение адреса и составление описи вложения.

Как ускорить доставку

С развитием почтовых сервисов в сети Интернет и доступных услуг сотовых операторов, бумажные открытки и письма в конвертах отправляются уже не так часто, как 10-15 лет назад. Но в некоторых случаях без пересылки в обычном почтовом конверте не обойтись. Как отправлять письмо по «Почте России», чтобы корреспонденция гарантированно прибыла к адресату?

Что можно отправлять в почтовом конверте?

Для начала стоит определить, что именно можно отправлять в конверте для писем, а для чего потребуется воспользоваться, например, посылкой. Что можно отправлять письмом «Почтой России»?

Кроме открыток и писем в конверт можно вложить практически любую бумажную или картонную корреспонденцию: личные документы (паспорт, диплом, трудовую книжку, удостоверения и прочее), бумажные (картонные) поделки и изделия, фотографии и т. п. Главное, чтобы вес одного письма не превышал установленную норму - 100 г (для писем в другую страну - не более двух килограммов). Исключением из этого правила являются деньги и банковские карты - их не рекомендуют вкладывать в конверты сами почтовые работники.

Нередко возникает вопрос, а можно ли вложить в бумажное письмо небольшие предметы? Например, бижутерию, брелоки, плоские магнитики, значки? На этот вопрос сотрудники почты отвечают отрицательно. Причина проста - при простановке штампов на конверт или при отправлении/выемке через почтовый ящик конверт может порваться из-за объемного предмета внутри.

Однако отправители, которым удается довольно успешно отправлять мелкие предметы в письмах, утверждают, что транспортировать такие вложения можно, если предметы не будут явно прощупываться в конверте. Добиваются этого, просто обернув предмет картоном, несколькими слоями скотча или плотной бумагой.

Как отправить простое письмо

В зависимости от вида отправления письма бывают заказные, простые, экспресс, письма с объявленной ценностью или с уведомлением. Пошаговая процедура их отправки примерно одинакова, за исключением некоторых особенностей. Рассмотрим на примере простого почтового отправления, как отправлять письмо по «Почте России»:

  • Отправка любого письма проводится из ближайшего отделения «Почты России», адрес которого можно уточнить на официальном сайте этой организации. Простое письмо, кроме того, можно опустить и в уличный почтовый ящик.
  • Для отправки нужно приобрести конверт в соответствии с размером вложения. Самый маленький - 114 х 162 мм либо 110 х 220 мм (евро), самый большой - 229 х 324 мм.

  • Конверт следует заполнить разборчивым почерком чернилами любого цвета, кроме красного, желтого и зеленого. Различные зачеркивания, загрязнения или исправления на конверте не допускаются.
  • В верхнем левом углу, на специальном поле, заполняются сведения об отправителе:
    - в строке «От кого» полностью указываются ФИО или название организации-отправителя;
    - в строках «Откуда» вносятся адресные данные отправителя в следующем порядке:
  • улица;
  • номер дома;
  • номер корпуса (при наличии такового);
  • номер квартиры (№ офиса или кабинета);
  • населенный пункт (полное географическое название);
  • район (если он присутствует в адресе);
  • название региона Российской Федерации (область, край и так далее);
  • название страны отправления (только для отправки за границу);

    В нижнем окошке заполняются 6 цифр, соответствующих индексу почтового отделения отправителя.

  • В аналогичном порядке в строки поля, расположенного в нижнем правом углу конверта вносятся сведения о получателе письма.
  • В поле для цифрового индекса (нижний левый угол) по контуру вносится индекс почтового отделения получателя.
  • После заполнения всех обязательных полей внутрь конверта помещается вложение (письмо, открытка и прочее), конверт заклеивается.

Простое письмо, вес которого не превышает 20 г, отправляют в почтовом конверте без доплаты и наклеивания дополнительных марок. Однако если вес отправления будет больше или предполагается доставка письма за пределы страны, то перед тем как отправлять письмо по «Почте России» , следует обратиться к оператору, который взвесит письмо и приклеит марки, в соответствии с ценой отправления.

Как отправить заказное письмо

Чем отличается такое послание от простого письма? Как отправить заказное письмо по «Почте России» ? Сервис отправки заказных писем предназначен для пересылки важной документации, официальной корреспонденции (запросы, претензии, уведомления, жалобы и др.). У заказных писем имеется ряд преимуществ по сравнению с отправкой простого послания:

  • При отправке, заказному письму присваивается индивидуальный трек-номер (указывается в верхней части чека, выдаваемого отправителю). По нему возможно отслеживать доставку послания через интернет-сервис «Отслеживание отправлений» на сайте ПР.
  • Данный вид отправлений вручается лично адресату под подпись после предъявления паспорта. Это является неоспоримым доказательством того, что отправитель своевременно переслал письмо, а получатель ознакомлен с содержимым послания.

Пересылка заказного письма - более надежный, но и более дорогой способ доставки корреспонденции. Как отправлять письмо по «Почте России» , если требуется воспользоваться услугой «Заказное письмо»? После выполнения вышеописанных действий, отправитель должен обратиться к оператору почты, сказать, что ему нужно отправить заказное письмо, и оплатить стоимость этой услуги. Служащий почты произведет взвешивание конверта, зарегистрирует письмо с присвоением трек-номера, приклеит штрих-код и марки в соответствии со стоимостью отправления.

Уведомление: для чего нужно и как правильно заполнить

Заказные письма с уведомлением - услуга, позволяющая отправителю узнать точную дату вручения письма получателю. Это официальный документ, который в ряде случаев также может служить доказательством факта своевременной отправки корреспонденции. Чтобы воспользоваться данной услугой, необходимо заполнить бланк и сообщить оператору, что заказное письмо отправляется с уведомлением.

Оно заполняется на специальном почтовом бланке Ф-119. Вся информация с двух сторон в поле с указанием: «Обведенное жирной чертой заполняется отправителем». Порядок заполнения таков:

  1. В поле с указанием «Уведомление подлежит возврату по адресу» вносятся данные отправителя письма в той же последовательности, что и на конверте. Проставляются отметки в квадратиках «Письма» и «Заказного».
  2. В поле на обратной стороне бланка вносятся данные получателя, в том же порядке, что и на конверте. Проставляются отметки в квадратиках «Письма» и «Заказного».
  3. Уведомление приклеивается оператором непосредственно к конверту, а после вручения заказного письма получателю, бланк изымается почтальоном и пересылается отправителю.

Письмо с описью вложения

Ценное письмо (оно же письмо с объявленной ценностью) рекомендуется заказывать для отправки особо ценных вложений: оригиналов личных документов, ценных бумаг, документации на недвижимость и прочего. Этот вид почтового отправления дополняется описью вложения с указанием суммы, в которую отправитель оценивает содержимое конверта.

Этот вид пересылки считается одним из самых надежных, так как ценному письму обязательно присваивается регистрационный номер, а значит, оно подлежит отслеживанию на пути к адресату. Кроме того, если вдруг письмо будет утеряно, отправитель получает от почты возмещение в размере объявленной ценности.

А как отправить заказное письмо по «Почте России» , если его требуется дополнить описью вложения с объявленной ценностью? Помимо покупки и заполнения конверта (заклеивать письмо не нужно) отправителю потребуется обратиться к оператору почтового отделения, чтобы составить опись:

  • Она заполняется отправителем в двух экземплярах на специальных бланках ф-107. Опись должна содержать подробный перечень всех пересылаемых в письме бумаг с указанием их оценочной стоимости.
  • Оператор почты сверяет содержимое вложения с составленным перечнем.
  • Каждый экземпляр подписывается принявшим его оператором и отправителем.
  • Один экземпляр выдается отправителю на руки, второй - вкладывается в конверт вместе с отправляемыми бумагами.

Сколько стоит отправить письмо по «Почте России» , если это письмо с объявленной ценностью? Кроме стоимости отправки заказного письма, отправителю потребуется оплатить страховые сборы в размере 4% от суммы его объявленной ценности. Стоит отметить, что в случае его утраты уплаченный страховой сбор отправителю не возмещается.

Стоимость письма

Пересылка письмом - самый дешевый способ почтового отправления. Сегодня у клиента есть возможность заренее узнать, сколько стоит отправить письмо по «Почте России» . Это можно сделать через официальный сайт «Почты России» , при помощи сервиса «Почтовый калькулятор».

Например, чтобы узнать, сколько стоит отправить заказное письмо «Почтой России» , Необходимо внести в интерактивные поля калькулятора информацию о населенных пунктах отправителя и получателя, указать вес письма, способ доставки, а также поставить галочку напротив «Заказное» в разделе «Дополнительные услуги». После этого сервис автоматически посчитает стоимость отправки.