Как было сказано ранее, Excel разбивает большую таблицу на страницы и печатает каждую страницу на отдельном листе бумаги. Разбивка таблицы на страницы выполняется в соответствии со значениями параметров страницы.
- Основными параметрами страницы являются:
- размер бумаги;
- ориентация страницы;
- величины полей.
Размер бумаги
Одной из характеристик принтера является максимальный размер (формат) бумаги, на которой принтер может печатать. В настоящее время наиболее распространены принтеры, которые печатают на бумаге формата А4 (размер листа 210x297 мм). Если к компьютеру подключен такой принтер, то Excel автоматически настраивается на печать на бумаге именно этого формата. При отсутствии принтера программа Excel по умолчанию использует формат А4.
Формат бумаги, на который настроен Excel, отображается на вкладке Разметка страницы, в списке Размер.
Ориентация страницы
Принтер может печатать строки таблицы вдоль короткой или длинной стороны листа. Ориентация листа, при которой строки печатаются вдоль короткой стороны листа (как в книгах), называется книжной. В случае если строки печатаются вдоль длинной стороны листа, ориентация называется альбомной. Стандартной считается книжная ориентация.
Выбрать нужную ориентацию страницы можно в списке Ориентация, который находится на вкладке Разметка страницы -> Параметры страницы.
Поля
Для печати Excel использует не весь лист, а только его часть, которая называется областью печати. Размер области печати определяется форматом бумаги и величиной полей (верхнего, нижнего, левого и правого).
В программе Excel по умолчанию поля уже заданы, как правило, это поле Обычное, где верхнее и нижнее поля - 1,91 см, а левое и правое поля - 1,78 см. Чтобы задать другие значения полей, надо на вкладке Разметка страницы -> Параметры страницы раскрыть список Поля и выбрать из списка значение Обычное, Широкое, Узкое, т.е. те значения, которые наиболее всего подходят для вашей таблицы.
В том случае, если стандартные настройки вас не устраивают, следует выбрать в том же списке команду Настраиваемые поля. В результате появится окно Параметры страницы с раскрытой вкладкой Поля, где можно изменить значение любого из полей.
Зачастую конечной целью работы над документом Excel является его распечатка. Но, к сожалению, не каждый пользователь знает, как выполнить данную процедуру, особенно если нужно вывести на печать не все содержимое книги, а только определенные страницы. Давайте разберемся, как производить распечатку документа в программе Excel.
Прежде, чем приступать к распечатке любого документа, следует убедиться, что принтер правильно подключен к вашему компьютеру и произведена необходимая его настройка в операционной системе Windows. Кроме того, наименование устройства, на котором вы планируете производить печать должно отображаться через интерфейс Эксель. Для того, чтобы убедиться в правильности подключения и настройки, перейдите во вкладку «Файл» . Далее переместитесь в раздел «Печать» . В центральной части открывшегося окна в блоке «Принтер» должно отображаться наименование того устройства, на котором вы планируете распечатывать документы.
Но даже, если устройство правильно отображается, это ещё не гарантирует, что оно подключено. Данный факт означает только то, что оно правильно настроено в программе. Поэтому перед выполнением распечатки убедитесь, что принтер включен в сеть и подсоединен к компьютеру посредством кабеля или беспроводных сетей.
Способ 1: печать всего документа
После того, как подключение проверено, можно приступать к распечатке содержимого файла Excel. Проще всего распечатать документ целиком. С этого мы и начнем.
- Переходим во вкладку «Файл» .
- Далее перемещаемся в раздел «Печать» , нажав на соответствующий пункт в левом меню открывшегося окна.
- Запускается окно распечатки. Далее переходим к выбору устройства. В поле «Принтер» должно отображаться наименование именно того устройства, на котором вы планируете производить печать. Если там отображается наименование другого принтера, нужно кликнуть по нему и из выпадающего списка выбрать удовлетворяющий вас вариант.
- После этого перемещаемся к блоку настроек, расположенному ниже. Так как нам нужно распечатать все содержимое файла, кликаем по первому полю и выбираем из открывшегося списка пункт «Напечатать всю книгу» .
- В следующем поле можно выбрать, какой именно тип распечатки производить:
- Односторонняя печать ;
- Двусторонняя с переворотом относительно длинного края ;
- Двусторонняя с переворотом относительно короткого края .
Тут уже нужно производить выбор в соответствии с конкретными целями, но по умолчанию установлен первый вариант.
- В следующем пункте предстоит выбрать, разбирать нам по копиям печатаемый материал или нет. В первом случае, если вы распечатаете несколько копий одного и того же документа, сразу на печать пойдут все листы по порядку: первой копии, затем второй и т.д. Во втором случае принтер распечатает сразу все экземпляры первого листа всех копий, потом второй и т.д. Этот параметр особенно пригодится в том случае, если пользователь печатает много копий документа, и значительно облегчит сортировку его элементов. Если же вы распечатываете одну копию, то данная настройка абсолютно неважна для пользователя.
- Очень важной настройкой является «Ориентация» . В этом поле определяется, в какой ориентации будет производиться печать: в книжной или в альбомной. В первом случае высота листа больше её ширины. При альбомной ориентации ширина листа больше высоты.
- В следующем поле определяется размер печатаемого листа. Выбор данного критерия, в первую очередь, зависит от размера бумаги и от возможностей принтера. В большинстве случаев используют формат A4 . Он и выставлен в настройках по умолчанию. Но иногда приходится использовать и другие доступные размеры.
- В следующем поле можно установить размер полей. По умолчанию применяется значение «Обычные поля»
. При этом виде настроек размер верхнего и нижнего полей составляет 1,91 см
, правого и левого – 1,78 см
. Кроме того, существует возможность установки следующих видов размеров полей:
- Широкие ;
- Узкие ;
- Последнее пользовательское значение .
Также, размер поля можно задать вручную, как это сделать мы поговорим ниже.
- В следующем поле настраивается масштабирование листа. Возможны такие варианты выбора этого параметра:
- Текущий (распечатка листов с фактическим размером) – по умолчанию;
- Вписать лист на одну страницу ;
- Вписать все столбцы на одну страницу ;
- Вписать все строки на одну страницу .
- Кроме того, если вы хотите установить масштаб вручную, задав конкретную величину, а, не пользуясь вышеуказанными установками, то можно перейти по пункту «Параметры настраиваемого масштабирования»
.
Как альтернативный вариант можно нажать на надпись «Параметры страницы» , которая размещена в самом низу в конце перечня полей настроек.
- При любом из вышеуказанных действий происходит переход в окно, именуемом «Параметры страницы»
. Если в вышеуказанных настройках можно было производить выбор между предустановленными вариантами настроек, то тут пользователь имеет возможность сам настроить отображение документа, как он захочет.
В первой вкладке данного окна, которая называется «Страница» можно настроить масштаб, указав его точную величину в процентах, ориентацию (книжная или альбомная), размер бумаги и качество печати (по умолчанию 600 точек на дюйм).
- Во вкладке «Поля» производится точная настройка величины полей. Помните, мы об этой возможности говорили чуть выше. Тут можно задать точные, выраженные в абсолютных величинах, параметры каждого поля. Кроме того, тут же можно установить горизонтальное или вертикальное центрирование.
- Во вкладке «Колонтитулы» можно создать колонтитулы и настроить их расположение.
- Во вкладке «Лист» можно настроить отображение сквозных строк, то есть, таких строк, которые будут распечатываться на каждом листе в определенном месте. Кроме того, тут же можно настроить последовательность вывода листов на принтер. Имеется также возможность вывести на печать саму сетку листа, которая по умолчанию не распечатывается, заголовки строк и столбцов, и некоторые другие элементы.
- После того, как в окне «Параметры страницы» завершены все настройки, не забываем нажать на кнопку «OK» в его нижней части для того, чтобы сохранить их для распечатки.
- Возвращаемся в раздел «Печать» вкладки «Файл» . В правой части открывшегося окна расположена область предпросмотра. В ней отображается та часть документа, которая выводится на принтер. По умолчанию, если вы не производили никаких дополнительных изменений в настройках, на печать должно выводиться все содержимое файла, а значит, в области предпросмотра должен отображаться весь документ. Чтобы убедиться в этом, можно прокрутить полосу прокрутки.
- После того, как те настройки, которые вы считаете нужным установить, указаны, жмем на кнопку «Печать» , расположенную в одноименном разделе вкладки «Файл» .
- После этого все содержимое файла будет распечатано на принтере.
Существует и альтернативный вариант настроек печати. Его можно осуществить, перейдя во вкладку «Разметка страницы» . Элементы управления отображением печати размещены в блоке инструментов «Параметры страницы» . Как видим, они практически те же, что и во вкладке «Файл» и управляются по таким же принципам.
Для перехода в окно «Параметры страницы» нужно нажать на пиктограмму в виде косой стрелки в нижнем правом углу одноименного блока.
После этого будет запущено уже знакомое нам окно параметров, в котором можно производить действия по вышеуказанному алгоритму.
Способ 2: распечатка диапазона указанных страниц
Выше мы рассмотрели, как настроить печать книги в целом, а теперь давайте рассмотрим, как это сделать для отдельных элементов, если мы не хотим печатать весь документ.
Способ 3: печать отдельных страниц
Но что делать, если нужно распечатать не один диапазон, а несколько диапазонов страниц или несколько отдельных листов? Если в Ворде листы и диапазоны можно задать через запятую, то в Экселе такого варианта не существует. Но все-таки выход из данной ситуации есть, и он заключается в инструменте, который называется «Область печати» .
Кстати, этим же способом с помощью установки области выделения можно производить печать не только отдельных листов, но и отдельных диапазонов ячеек или таблиц внутри листа. Принцип выделения при этом остается тем же, что и в описанной выше ситуации.
Как видим, для того, чтобы настроить печать нужных элементов в Экселе в том виде, в котором вы того желаете, нужно немного повозиться. Полбеды, если нужно распечатать весь документ, но если требуется произвести печать отдельных его элементов (диапазонов, листов и т.д.), то начинаются трудности. Впрочем, если вы знакомы с правилами распечатки документов в этом табличном процессоре, то сможете с успехом решить поставленную задачу. Ну, а о способах решения, в частности при помощи установки области печати, как раз и рассказывает данная статья.
Инструкция
Раскройте раздел «Файл» в меню табличного редактора. Если вы используете версию Excel 2010, то для этого нужно щелкнуть указателем мыши по зеленой кнопке в левом верхнем углу окна приложения. В версии 2007 года вместо нее примерно в том же месте размещена большая круглая кнопка без надписи, которую производитель во всех документах именует Microsoft Office. Раскрыть это меню можно и другим способом - нажмите клавишу Alt и программа отобразит на каждом пункте меню буквы русского алфавита. Нажатие клавиши с соответствующей литерой раскроет сопоставленный ей пункт меню, разделу «Файл» назначена буква «Ф».
Выберите пункт «Параметры», если вы используете Excel 2010 - это вторая снизу строка в главном меню. В версии Excel 2007 этот пункт заменяет кнопка с текстом «Параметры Excel», помещенная в правый нижний угол раскрытого меню - кликните ее. Оба этих действия открывают страницу настроек табличного процессора, разбитую на разделы, список которых помещен у ее левого края.
Если вы используете еще более раннюю версию Microsoft Excel (например, Excel 2003), то ищите нужный пункт в разделе «Сервис» меню приложения. Называется он «Параметры» и открывает отдельное окно настроек, составленное из тринадцати вкладок.
Многие установки табличного редактора можно изменять и без использования страницы настроек. Например, чтобы поменять используемый по умолчанию масштаб отображения страниц достаточно покрутить колесико мыши при нажатой клавише Ctrl. Установленное таким способом увеличение (или уменьшение) будет автоматически сохранено приложением и использовано, когда вы в следующий раз запустите Excel.
Обратите внимание
Не всегда открываемый документ использует настройки, установленные вами в табличном редакторе. Если эта таблица было создана с использованием других установок, то при его сохранении они были записаны в файл, а при открытии ваш Excel прочел и воспроизвел их специально для этого документа.
Надстройками обозревателя Internet Explorer принято именовать составляющие программ, расширяющие возможности браузера. К ним относятся элементы управления ActiveX, как автоматически загружаемые, так и устанавливаемые пользователем.
Инструкция
Нажмите кнопку «Пуск» для вызова главного меню операционной системы Microsoft Windows и перейдите в пункт «Все программы» для выполнения операции включения надстроек интернет-обозревателя.
Выберите пункт Internet Explorer и запустите программу.
Раскройте меню «Сервис» верхней панели инструментов окна приложения и укажите пункт «Управление надстройками».
Определите необходимую надстройку и воспользуйтесь опцией «Включить».
Подтвердите выполнение команды нажатием кнопки OK и вернитесь в главное меню «Пуск» для осуществления процедуры включения нужной настройки альтернативным методом с использованием инструмента «Редактор групповых политик».
Перейдите в пункт «Выполнить» и введите значение gpedit.msc в поле «Открыть».
Подтвердите выполнение команды запуска редактора нажатием кнопки OK и раскройте ссылку «Конфигурация компьютера» двойным кликом мыши.
Перейдите в пункт «Административные шаблоны» и выберите пункт «Компоненты Windows».
Укажите пункт Internet Explorer и раскройте узел «Средства безопасности».
Выберите компонент «Управление надстройками» и ознакомьтесь с возможными опциями выбранной политики:
- «Cписок надстроек» - позволяет добавлять необходимые надстройки в каталог с указанием CLSID-идентификатора в строке «Параметр» и определением значения в строке «Значение»:
- 0 - отключение надстройки без возможности управления из GUI;
- 1 - включение надстройки без возможности управления из GUI;
- 2 - включение надстройки с возможностью управления из GUI;
- «Запретить все надстройки, кроме разрешенных списком надстроек» - позволяет закрыть доступ всем пользователям;
- «Список процессов»;
- «Все процессы».
Измените значение параметра необходимой надстройки и завершите работу инструмента «Редактор групповых политик» для выполнения команды.
Перезагрузите компьютер для применения выбранных изменений.
Источники:
- Управление надстройками Internet Explorer в Windows XP
Программа Microsoft Office Excel предназначена для анализа и обработки данных, работы с формулами, электронными таблицами, графиками, диаграммами. Спектр действий, доступных для выполнения в данном приложении, чрезвычайно широк. Но для начала все же лучше познакомиться с интерфейсом программы, настроить MS Excel под себя.
Инструкция
Разработчики позаботились о том, чтобы все необходимые пользователю инструменты были легкодоступны и их не приходилось долго искать. Поэтому основное меню «Файл» с привычными командами «Открыть», «Создать», «Сохранить» и так далее свернуто под кнопку Office, расположенную в левом верхнем углу окна программы, а часто используемые в работе опции, команды и инструменты вынесены на ленту.
На ленте присутствуют такие вкладки, как «Главная», «Вставка», «Формулы», «Данные» и так далее. На каждой вкладке представлен ряд инструментов, которые, в свою очередь, разбиты на категории и подкатегории. Лента может отображаться как в свернутом, так и в развернутом виде. Чтобы выбрать нужный вид отображения ленты, щелкните по ней правой кнопкой мыши и отметьте маркером в контекстном меню пункт «Свернуть ленту» или, наоборот, снимите маркер с этого пункта, используя левую кнопку мыши.
Над лентой левее от кнопки Office расположена панель быстрого доступа. Туда могут быть вынесены кнопки, которые пользователю часто требуются во время работы, например, с командами «Сохранить», «Отменить последнее действие», «Вернуть действие». Если вы нажмете на кнопку со стрелкой в правой части данной панели, развернется подменю. В нем вы можете отметить маркером те команды, которые вам нужны, и они появятся в виде кнопок на панели быстрого доступа. Если команд в списке слишком мало, выберите пункт «Другие команды» и добавьте кнопки из расширенного списка.
Для настройки строки состояния щелкните правой кнопкой мыши по нижней панели в окне программы. Развернется меню. Отметьте маркером те элементы, которые должны отображаться при работе с листом Excel: подписи, номера страниц, режим ячейки, масштаб и так далее.
Чтобы получить доступ к расширенным настройкам Excel, кликните по кнопке Office и выберите в самом конце меню пункт «Параметры Excel». Откроется новое диалоговое окно. В его левой части отображаются разделы: «Основные», «Формулы», «Ресурсы», «Надстройки» и прочее. В правой части каждого раздела можно выбрать те или иные параметры работы с Excel, начиная с изменения цвета интерфейса и заканчивая установкой параметров вычислений и работы с формулами. Все изменения в настройках необходимо подтвердить кнопкой ОК.
В Excel в отличие от Word очень часто таблицы с данными не соответствуют формату А4. При подготовке документа на печать следует предвидеть этот момент и правильно установить границы листов Excel.
Разработчики программы Excel предвидели трудности, которые возникают при форматировании документа для вывода на принтер. Они предлагают нам 3 пути для решения данной задачи: 1 . В настройках страниц можно определить и задать свои параметры размещения документа на определенном количестве листов после печати. 2Разметка страниц . Позволяет задать область печати в Excel. Задание и фиксирование границ листов для документа. 3Страничный режим . Позволяет закрепить область печати в Excel. В данном режиме можно управлять границами листов и зафиксировать их на документе.
Настройка параметров страницы
Открываем диалоговое окно «Параметры страницы». Вбираем закладку «Размета страницы» и нажимаем на уголок в разделе «Параметры страницы»
Здесь мы можем поменять ориентацию страницы с книжной на альбомную. Так же можно уменьшить или увеличить масштаб печати в Excel, что позволяет выполнить печать таблицы на одном листе. Или выполнить печать двух страниц на одном листе Excel. Но здесь мы жертвуем размерами данных после печати. Поэтому лучше задать данные в разделе «разместить не более чем на:» . И указываем в параметрах: «стр. в ширину» и «стр. в высоту» количество страниц, на которых будет помещаться наш документ после печати. Задать количество можно мышкой или с клавиатуры.
В основном в ширину должна быть одна страница, а в высоту ставьте максимальное число. Ошибки не будет программа, автоматически разделит таблицы на части и оптимизирует под реальный остаток страниц.
В этом же диалоговом окне перейдите на закладку «Поля».
Здесь можно задать расположение данных и таблиц на странице. Так же вы имеете возможность управлять размерами полей. Можно также убрать поля при печати таблицы Excel.
Обратите внимание ниже на раздел «Центрировать». Две полезные опции: горизонтально или вертикально. Лучше выбрать оба варианта.
Этого небольшого обзора возможностей подготовки к печати больших документов и таблиц в большинстве случаев хватает. Но стоит еще ознакомиться с возможностями разметки страниц и страничного режима. Их функции очень гибкие и удобные для подготовки на печать.
Существует множество вариантов печати книги Excel. Вы можете выбрать какую часть книги печатать, и как расположить информацию на странице.
В этом уроке вы узнаете, как напечатать листы , книги и выбранные ячейки . Также вы узнаете, как подготовить книги для печати, например, изменить ориентацию страницы, масштаб, поля, печать заголовков и разрывы страниц.
В предыдущих версиях программы Excel была функция предварительного просмотра книги, которая позволяла увидеть, как книга будет выглядеть напечатанной. Вы можете заметить, что в Excel 2010 этой функции нет. На самом деле она не исчезла, просто теперь она соединена с окном Печать и образует единую панель, которая находится во всплывающем меню Файл.
Чтобы увидеть панель Печать:
- Кликните по вкладке Файл, чтобы открыть всплывающее меню.
- Выберите Печать. Слева будут настройки параметров печати, а справа – панель Предварительного просмотра документа.
1) Кнопка Печать
Когда вы будете готовы печатать книгу, нажмите кнопку Печать.
2) Принтер
Вам может понадобиться выбрать, какой принтер использовать, если ваш компьютер подключен к нескольким печатающим устройствам.
3) Диапазон печати(настройка)
Здесь вы можете выбрать, печатать активные листы, всю книгу или выделенный фрагмент.
4) Разбирать/Не разбирать по копиям
Если вы печатаете несколько копий, то можете выбрать, разбирать листы по копиям или нет.
5) Ориентация
Здесь можно выбрать Книжную или Альбомную ориентацию страницы.
6) Размер бумаги
Здесь можно выбрать размер бумаги, который вы хотите использовать при печати.
7) Поля
Здесь вы можете настроить поля. Это полезно, если часть листа обрезается принтером.
8) Масштаб
Выберите, как разместить ваши листы на печатной странице. Вы можете напечатать лист фактического размера, вписать его в одну страницу или поместить все строки или столбцы на одну страницу.
9) Страница
Кликните по стрелке, чтобы увидеть другую страницу на панели предварительного просмотра.
10) Предварительный просмотр
Позволяет увидеть, как будет выглядеть напечатанная книга.
11) Показать поля/По размеру страницы
Кнопка По размеру страницы находится справа. Нажмите на нее для увеличения и уменьшения изображения на панели предварительного просмотра.
Кнопка Показать поля находится слева от кнопки По размеру страницы. Кликните по ней, чтобы настроить поля книги.
Чтобы напечатать активные листы:
Если в вашей книге несколько листов, то вам придется решить печатать всю книгу или определенные листы. Excel дает возможность напечатать только активные листы. Лист считается активным, если он выбран.
Чтобы напечатать всю книгу:
Чтобы напечатать выделенный фрагмент, или задать область печати:
Печать выделенного фрагмента (иногда называют область печати) позволяет вам выбрать для печати определенные ячейки.
Вы также можете задать область печати заранее на вкладке Разметка страницы. Это приведет к появлению пунктирной линии вокруг выделенного вами фрагмента. Таким образом, вы сможете видеть, какие ячейки попадут на печать, уже во время работы. Чтобы это сделать, просто выделите ячейки, которые хотите напечатать, и выберите команду Область печати на вкладке Разметка страницы.
Чтобы изменить ориентацию страницы:
Измените ориентацию на Книжная, чтобы страница располагалась вертикально, или на Альбомная, чтобы страница располагалась горизонтально. Книжная ориентация полезна, когда нужно поместить на страницу больше строк, а Альбомная – когда больше столбцов.
Чтобы вписать лист на одну страницу:
Чтобы настроить поля на панели предварительного просмотра:
Вам может понадобиться настроить поля на листе, чтобы информация лучше помещалась на странице. Вы можете это сделать на панели предварительного просмотра.