Если работник совершает какие-либо противоправные действия на своём рабочем месте, или, наоборот, бездействует, работодатель может затребовать от него письменные объяснения происходящего.
Если работник не выполняет свои непосредственные трудовые обязанности, нарушает дисциплину труда или распорядок дня на предприятии, то работодатель имеет право применить к такому нерадивому работнику дисциплинарное взыскание. Но перед этим он должен затребовать с работника письменное объяснение, в котором будут описаны основания совершения работником такого поступка.
Объяснительную лучше писать от руки. Это подтверждает авторство провинившегося сотрудника. Как показывает судебная практика, случаи отказа от авторства служебных документов, которые были напечатаны на компьютере, достаточно велики.
Письменное объяснение применяется тогда, когда следует доказать уважительность причин произошедшего. Так как перед тем, как применить к работнику дисциплинарное наказание, работодатель должен тщательно разобраться в произошедшем, то в объяснительной записке аргументируются детали.
Каждая объяснительная записка должна подробно излагать все подробности содеянного, чтобы работодатель мог чётко понимать, если ли вина его работника в случившемся или нет.
Кроме того, записка может носить и оправдательный характер, когда сотрудник в деталях поясняет работодателю, что его вины в случившемся нет.
На составление записки законом отводится 2 рабочих дня. Если в течение этого срока записка не будет представлена работодателю, нужно будет составлять акт о непредставлении. Наличие или отсутствие записки в данном случае, никак не повлияет на применение дисциплинарного взыскания.
Работник обязан объяснить работодателю, что стало причиной для совершения того или иного поступка. Обстоятельства могут носить различный характер, но все они приводят к следующим нарушениям трудовой дисциплины:
- опоздание на работу. Причины могут уважительные и неуважительные. Но работник должен чётко их описать. Закон не оговаривает, какие причины являются уважительными. Это будет решать начальник. Но, например, травма по дороге на работу будет считаться уважительной причиной для опоздания;
- невыполнение сотрудником своих непосредственных трудовых обязанностей, или выполнение их в неполном объёме, что приводит к снижению показателей отдела или другого структурного подразделения;
- отсутствие на рабочем месте без уважительных причин и без соответствующих документов;
- получение сотрудником травм. Происшествие должно быть связано с халатностью самого сотрудника;
- работник не выполнил поручение, данное ему работодателем или его непосредственным начальником. При этом выданное поручение не входит в основные обязанности этого сотрудника;
- работник присутствует на рабочем месте в алкогольном, наркотическом или токсическом опьянении. Данный факт должен быть подтверждён медицинским заключением. Факт того, что «от него пахнет» не является доказательством. Уважительных причин для такого нарушения не существует, поэтому работник может только написать оправдательную объяснительную;
- сотрудник не представил своему непосредственному начальнику достоверную информацию о состоянии производственной деятельности на вверенном ему оборудовании;
- нарушение правил безопасности жизнедеятельности, которые предусмотрены на данном предприятии, и которые закреплены в соответствующем нормативном акте.
Требовать письменных объяснений может только работодатель, или уполномоченное лицо, которое имеет право принимать решения о применении взысканий. Такое уполномоченное лицо должно быть назначено на должность непосредственно работодателем, или же общим собранием участников общества.
Работник имеет право не писать объяснительную на работе, так как она прямо или косвенно подтверждает его вину в происшествии. Но, как показывает практика, при отказе работника, работодатель признаёт его виновным и применяет к нему взыскание вплоть до увольнения.
При этом отказ от написания объяснительной руководителю должен быть письменным, иначе работодатель не докажет, в случае судебного разбирательства, что он требовал у работника объяснений, а он их не представил.
Но лучше написать объяснения, и изложить все факты честно. Тогда есть вероятность того, что работодатель «проникнется» проблемами своего подчинённого и простит его. Как следствие, наказание не будет применено.
Пишется объяснительная от руки на обычном листе бумаги, либо на фирменном бланке предприятия. Она должна включать в себя 2 части:
- фактическую - это утверждение факта опоздания;
- объяснительную - здесь работник объясняет, почему он опоздал. В этой части документа сотрудник приводит основания и доводы, которые могут оправдать (или хотя бы объяснить) случившийся факт опоздания.
- Пример объяснительной записки
- Образец объяснительной записки кассира
Как правильно написать объяснительную записку?
Объяснительная записка представляет собой деловой документ, который находится во внутреннем обращении организации. Содержание документа предполагает объяснение причинно-следственной связи между событием, поступком или фактом, обычно негативного свойства, который уже произошёл. Объяснительная записка может быть сопровождением основного документа, тогда в её содержании будут даны пояснения отдельных положений этого документа.
Предназначение объяснительной записки – прояснение ситуации человеком, который является главным лицом в произошедших событиях, возможно, их виновником; цель объяснительной записки – провести внутреннее расследование причин происшествия, разобраться в них, сделать правильные выводы.
В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что работодатель обязуется истребовать написание объяснительной записки у сотрудника в случае предполагаемого совершения дисциплинарного проступка. Работник вправе отказаться писать объяснительную записку, закон это предусматривает, у работодателя в этом случае возникает право применить дисциплинарное взыскание по отношению к сотруднику, без наличия его объяснительной записки.
Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:
- – наименование организации;
- – указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
- – наименование документа – «Объяснительная записка»;
- – дата составления и № регистрации записки;
- – заголовок к тексту («Касательно…», «О…»);
- – текст пояснения;
- – составитель, его подпись.
Пример объяснительной записки
Декану историко – филологическо-го факультета Орловой Н.И.
от студентки 218 группы Ивлевой Г.П.
Объяснительная записка
Касательно пропуска занятий 22 октября 2011 года.
Я, Ивлева Галина Петровна, пропустила 22 октября учебный день (3 пары и 1 практический семинар), в связи с тем, что ко мне в общежитие приехала мама из с. Александровка.
У моей мамы больное сердце, и она вынуждена проходить обследование несколько раз в год в центре функциональной диагностики, именно на такое обследование она прибыла в этот раз. 22 октября 2011 года ей неожиданно стало плохо, она стала задыхаться, я вызвала для мамы «Скорую помощь».
Доктор сделал маме необходимые уколы и сказал, что ей нужно провести в покое целый день. Я решила не ходить на занятия, осталась наблюдать за состоянием мамы. Врач «Скорой помощи» Просянников А.В., по моей просьбе, написал записку о том, что мама нуждается в наблюдении. Записку от врача прилага ю. Прошу Вас учесть уважительную причину пропуска занятий.
Студентка 218 группы Ивлева Ивлева Г.П.
Образец объяснительной записки в школу
Оформление объяснительной записки в школу производится согласно обычным требованиям, писать её может только родитель школьника, либо его официальный опекун, пишется подобная записка на имя директора, обязательно в записке нужно указать класс, в который ходит ваш ребёнок.
Директору Александровской сред-ней школы № 15 Никитину С.А.
от Котова А.А., отца
учащегося 6 «А» класса, Котова Сергея.
Объяснительная записка
О пропуске занятий Котовым Сергеем 2 октября 2012 года.
Я, Котов Алексей Александрович, вместе со своей семьей – женой и сыном Сергеем, учащимся 6 «А» класса, 2 октября 2012 года ехал с дачного участка, где мы убирали урожай. Когда мы находились километров в 5 от города, моя машина заглохла. Завести автомобиль я не смог, пришлось вызывать эвакуатор. В результате этого происшествия, мой сын опоздал на занятия на 3 часа. В этот день у него только 4 урока, смысла идти на занятия уже не было. Я позвонил классному руководителю Анне Петровне Осиповой, объяснил, что сын пропустил уроки по уважительной причине.
Объяснительная записка о невыполнении плана
Образец объяснительной записки в налоговую
Начальнику отдела камеральных проверок ИФНС № 2 г. Артёма
Стафеевой А.О.
от генерального директора ООО «Южное» Александрова И.И.
Объяснительная записка
Касательно претензий налоговой инспекции
Я, Александров Иван Иванович, в ответ на претензии отдела камеральных проверок ИФНС № 2 о несвоевременной сдаче отчётов, поясняю, что по причине тяжёлого заболевания бухгалтера ООО «Южное», в октябре 2010 вынужден был заниматься заполнением и отправкой ежеквартальных отчётов самостоятельно.
Отчёт в налоговую инспекцию был отправлен мной лично заказным письмом, с уведомлением, в почтовом отделении № 3 города Артём 20 октября 2010 года, что не противоречит существующему законодательству, сроки отправки мной отчёта не были нарушены. Возможно, в опоздании отчёта, виноваты работники почты.
К объяснительной записке прилагаю почтовые квитанции, в которых указано время отправления мной заказного письма.
Генеральный
директор ООО «Южное» Александров Александров И.И.
Объяснительная записка об опоздании
подполковнику Павленко С.С.
от служащей МО РФ, делопроизводителя строевого отдела
Зайцевой О.П.
Объяснительная записка
Касательно опоздания на работу 26 июля 2012 года
Я, Зайцева Ольга Петровна, 26 июля 2012 года опоздала на работу на 2 часа. Дело в том, что сегодня утром, во время моего следования на автобусную остановку, я стала свидетелем и участником неприятного происшествия. На десятилетнюю девочку, идущую впереди меня, внезапно напала бродячая собака, и укусила её. Мне пришлось вмешаться в ситуацию, так как девочка была сильно напугана и плакала, а её рана кровоточила. Я доставила девочку в ближайший травмпункт, позвонила на работу её родителям, после этого отправилась на работу. Прошу учесть уважительную причину опоздания.
Образец объяснительной записки о прогуле
Командиру войсковой части 55555
подполковнику Павленко С.С.
от служащего МО РФ, слесаря отдела МТО
Петрова О.С.
Объяснительная записка
Касательно невыхода на работу 29 июля 2010 года
Я, Петров Олег Семёнович, 29 июля 2010 года не смог выйти на работу. Накануне, в воскресенье вечером в моём доме были гости, закуски было мало, а спиртного много. Я сам не понял, что произошло, только я очнулся поздно вечером с ужасной головной болью, а гостей в доме уже не было. Я решил убрать посуду со стола и ещё немного полежать. Когда я проснулся в следующий раз, было уже позднее утро понедельника. Я понял, что очень сильно опоздал на работу, по-прежнему болела голова и всё тело. На работу я не пошёл. Сознаю, что был не прав. Больше такого не повторится.
С ситуациями, когда приходится в письменном виде предоставлять объяснения по поводу той или иной ошибки, допущенной в рабочем процессе, сталкивается практически каждый работающий человек. Обычно такую пояснительную записку начальство просит предоставить в том случае, когда осуществленное нарушение значительно – т.е. произошло нарушение трудовых или же должностных обязанностей, и необходимо удержать из заработной платы сотрудника дисциплинарное взыскание
. И тогда у «нарушителя» возникает вопрос как правильно написать объяснительную по поводу ошибок в работе чтобы не вызвать еще больший гнев вышестоящего руководства.
Порядок составления письменного объяснения
Объяснительная по факту выявленных нарушений должна быть составлена следующим образом:
- В правом верхнем углу указывается должность того, кому предназначается объяснение.
- Далее указывается наименование организации.
- Без сокращений фамилия, имя и отчество того лица, которому предназначается объяснение.
- Должность работника предоставляющего данную записку и его фамилия, имя и отчество также без каких-либо сокращений.
- После того как была заполнена шапка, пишется наименование предоставляемого документа, т.е. слово «Объяснительная» пишется посередине строки.
- Записывается текст пояснительной.
- Указывается фамилия и инициалы составляющего данный документ сотрудника, а также ставится его подпись и дата составления.
Образец объяснительной записки выглядит следующим образом:
Требовать от сотрудника предоставление объяснительной в письменном виде имеет непосредственно лишь директор, т.е. сам работодатель.
Не имеют права требовать написания вышеуказанного пояснения ни менеджеры, ни руководители отделов и т.д.
, хотя могут запугивать этим сотрудников в случае каких-либо нарушений, что недопустимо.
Если факт нарушения со стороны сотрудника действительно был, то лучшим вариантом для него является действительно написать объяснительную. Так как в случае отказа от данной процедуры, такое поведение с его стороны может расцениваться вышестоящим руководством как нарушение дисциплины на работе, что может повлечь за собой более серьезные последствия, вплоть до увольнения по статье.
Читайте также: Отпуск за вредные условия труда ТК РФ
Правила, которые необходимо учесть при составлении записки
Как написать объяснительную правильно, чтобы у начальника не было возможности излишне придраться? До того как приниматься за составление вышеуказанного документа, лучше проконсультироваться с юристом . Если такой возможности нет, то хотя бы побеседовать о сложившейся ситуации с коллегами по работе и внимательно выслушать их советы.
Не стоит лгать, пытаясь оправдать себя на бумаге, если вы действительно в чем-либо виноваты. Так как такое поведение может привести к созданию еще больших проблем. Ведь ложь все равно раскроется, а на сотруднике будет «поставлено клеймо» вруна и обманщика. Такой поворот событий может значительно навредить карьерному росту в дальнейшем. Если ситуация не зависела от вас, но руководство посчитало виновным именно вас, можно в тексте объяснительной добавить такую фразу: «в данном случае мои действия были сориентированы на сложившуюся ситуацию» или «в данной ситуации я действовал в соответствии со сложившимися обстоятельствами». Такое объяснение может помочь выйти из ситуации достойно. Также данная запись может оказаться на руку в случае рассмотрения дела в суде.
Постарайтесь преподносить факты нарушений мягче. Например, не стоит указывать, что опоздали на работу. Слишком уж кажется данный проступок серьезным и за это можно получить не только выговор, но и штраф, который придется оплачивать с заработной платы. Если вместо «опоздал» употребить слово «задержался», начальство может отнестись к данному проступку снисходительнее.
Лучше составлять вышеуказанный документ на компьютере, а затем после сверки распечатать, подписать и предоставить руководству. Это необходимо для того, чтобы сохранить секрет о том, как вы волновались при написании записки. Если документ будет составляться вручную, директором предприятия может быть разоблачено ваше излишнее волнение, которое стопроцентно отобразится на почерке (кривые буквы, неровность при написании текста в строке и т.д.), что тоже может отобразиться на том, как вас накажут – штрафом или лишь выговором.
Как быть, если необходимо составить объяснительную человеку, от которого произошедшая ситуация не зависела и в том что случилось есть вина и других сотрудников? Главное в данном случае не винить остальных во всем произошедшем, таким образом пытаясь оградить себя от наказания. А максимально объективно подойти к ситуации и составить записку как можно объективнее. Грамотно составленная объяснительная записка, образец которой вы видели выше, может поспособствовать тому, что директор лишь сделает вам и тем, кто является виновниками произошедшего лишь выговор. Таким образом, вы не только не подставите коллег и убережете нормальные трудовые отношения в коллективе, но и достойно будете выглядеть в глазах начальства.
Если же предъявленное вам нарушение достаточно серьезно, но вы знаете, что не сделали ничего дурного, и вашей вины в чем-либо произошедшем нет, то можете до последнего отстаивать свою правоту и даже обратиться за восстановлением справедливости в суд.
Объяснительная записка должна быть предоставлена руководству предприятия сотрудником в течение двух рабочих дней.
Объяснительная записка - это нормативный внутрифирменный акт, написание которого разрешено в свободной форме.
Однако, существует определенная структура и рекомендации к заполнению данного документа. Прежде всего это использования делового и официального стиля в тексте.
В каких случаях пишется объяснительная
По своей сути объяснительные записки являются документами, объясняющими причины определенных фактов, и пишутся в случаях совершения дисциплинарного проступка в большей степени в трудовых взаимоотношениях, относится ко второй группе объяснительных записок по ОКУД.
В общероссийском классификаторе управленческой документации обозначена унифицированная форма «пояснительной записки о нарушении трудовой дисциплины», имеет код 0286091 и относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».
Объяснительные записки оформляются на белом листе формата А4, причем как в письменном формате от руки, так и в печатном виде. Причем в некоторых компаниях существуют специальные бланки для объяснительных записок.
В некоторых случаях объяснительные записки включают в себя приложения. В качестве него, как правило, используются медицинские справки, документы с места учебы и прочее, что может подтвердить уважительную причину проступка.
Такие записки могут быть, как оправдательными, где описывается причинно-следственные связи неправильного действия или бездействия, а также объяснительными, где прописываются четкие детали происшествия, при этом сам сотрудник в данном случае не является виновным.
В объяснительной записке рассматриваются такие аспекты, как:
- Опоздание
- Прогул
- Кража
- Нарушения нормативных правил компании
- Появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии
- Аморальное поведение
Требования к заполнению
Согласно Российскому законодательству, объяснительная записка пишется на имя руководителя и передается непосредственному руководителю структурного подразделения, в котором работает составитель.
В случае когда работодатель принял решение о применении дисциплинарного взыскания, составляется приказ или распоряжение. В течение трех рабочих дней с момента издания данный приказ должен быть объявлен работнику под роспись. Если работник отказывается ознакомиться с ним, составляется соответствующий акт.
Объяснительная записка имеет следующую структуру:
- Шапка документа, в которой указывается наименование организации, должностное лицо к которому направлен данный документ.
- Наименование документа в данном случае это «Объяснительная записка»
- Дата заявления и регистрационный номер
- Предмет заявление (причина пр. касательно, о и так далее)
- Основной текст
- Имя, фамилия, отчество и должность составителя и его подпись
В деловом стиле важно применять устойчивые деловые обороты, которые в некоторых случаях закреплены законодательно.
При это необходимо чтобы заполняемый документ отвечал сразу нескольким требованиям:
- достоверность;
- объективность;
- логичность;
- аргументированность;
- краткость;
- ясность;
- однозначность;
Важным пунктом внутрифирменной деловой переписки является тот факт, что все документы необходимо зарегистрировать.
При этом регистрация таких документов проводится согласно распоряжению руководителя. После того как руководитель изучил все обстоятельства нарушения и принял решение о дальнейших действиях, ставится подпись.
Порядок и правила заполнения
Объяснительная записка имеет достаточно простую структуру, в которой обязательно должны содержаться следующие данные:
- Наименование структурного подразделения
- Руководителю организации подразделения Резолюция
- Ф.И.О. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА о нарушении трудовой дисциплины
- Ф.И.О. работника, наименование должности
- Наименование подразделения
- Дата начала трудовых отношений
- Вид нарушения
- Описание причин, обстоятельств нарушения
- Дата нарушения
- Должность работника
- Подпись /Расшифровка подписи
Таким образом как таковой нормативной формы объяснительной записки нет, каждая компания самостоятельно прописывает необходимые требования.
Однако, объяснительная записка должна включать две основные части:
- фактическую – здесь важно указать факты, которые послужили поводом для написания данного документа
- причинную – здесь необходимо прописать причинно-следственные связи.
Практика применения объяснительных записок также используется в учебном процессе при нарушениях, совершенных учениками в учебных заведениях.
Образец объяснительной записки
Директору ООО «Ромашка» Красиной П.П.от администратора торгового залаКорневой Н.В.
Объяснительная записка
Касательно разбитой витрины торгового зала 7 июля 2015 годаЯ, Корнева Наталья Владимировна, 7 июля 2015 года, размещая товар в центральной витрине торгового зала, не рассчитала собственные силы и задела стекло дверцы витрины. Моей вины в случившемся не нахожу.
Причиной этого считаю некорректную организацию работы сотрудников торгового зала, поскольку при размещении крупногабаритного товара, согласно внутреннему регламенту должен заниматься администратор мужского пола, в то время как все мужчины работают в другой смене. Прошу Вас обратить внимание на организационную структуру компании.
Таким образом, важно помнить следующее:
- Необходимо использование делового стиля.
- При написании объяснительной записки необходимо придерживаться определенной структуры и указать необходимые данные.
- После написания документа, необходимо его зарегистрировать.
Носкова Елена
В профессии бухгалтера я уже 15 лет. Работала главным бухгалтером в группе компаний. Имею опыт прохождения проверок, получения кредитов. Знакома со сферами производства, торговли, услуг, строительства.