Виды деловой переписки, классификация. Реферат: Виды деловой переписки, классификация Документ как основная форма письменной коммуникации в процессе управления

ПЕРЕПИСКА Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации. 1

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида – почтовая связь и электронная связь. Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т. д. 2

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой. 3

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. В делопроизводстве принята следующая классификация служебных писем. 1. Письма-запросы (просьбы, требования, предложения о предоставлении сведений или осуществлении действий). 2. Письма-ответы (запрашиваемые сведения, информация о выполненных работах, отказ в сведениях и взаимодействии). 3. Сопроводительные письма (сопровождают документы, не имеющие адресующей части или являющихся материальными объектами). 4

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по несколькими разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата. В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат следующие обязательные части: вступление, основная часть (доказательство) и заключение. 6

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. 7

Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру: Обращение Преамбула Основной текст Заключение Подпись Постскриптум Приложения 8

Постскриптум (лат. post scriptum - «после написанного») - приписка к законченному и подписанному письму, обычно обозначаемая латинским сокращением «P. S. » . Также используют сокращения «P. P. S. » (лат. post scriptum) или «P. S. S. » (лат. post sub scriptum) для приписки, сделанной после постскриптума. 9

Деловые письма обладают правовой значимостью, поэтому их стиль должен удовлетворять определенным требованиям. Текст письма не должен допускать нескольких толкований. Общие требования к тексту делового письма: лаконичность, ясность и точность изложения. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официальноделовом стиле. По сути, язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. В официальном письме необходимо четко и кратко излагать существо дела, соблюдая нейтральность тона. 10

Текст простого письма не должен превышать одной двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. В письмах используют следующие формы изложения текста: от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным"). В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т. д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 11

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т. д.), возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. Письмо, оформленное на бланке формата А 4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем? ": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно технической помощи". На бланке форма А 5 заголовок допускается не указывать. 12

Письма визируются составителем, руководителем подразделения автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. 13

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, подписью руководителя. Вносить какие либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания. 14

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), текст, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати. 15

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких либо официальных сведений или документов. Текст письма запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. Письма запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. 16

Письмо запрос требует письма ответа. Письмо запрос оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-запроса являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), подпись, отметка об исполнителе. 17

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем просьб. Письмо просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. 19

Просьба излагается с помощью глагола "просить": "Просим Вас провести. . . ", "Просим Вас предоставить. . . ", "Просим Вас сообщить. . . " и т. д. Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например: "Надеемся на положительное решение вопроса. . . ", "Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обраще ние" и т. п. В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: "Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести. . .)", "Одновременно просим Вас. . . ". Письмо просьба оформляется на бланке письма. 20

Обязательными реквизитами письма-просьбы являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), подпись, отметка об исполнителе. 21

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо просьбу или письмо запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо отказ). При составлении писем ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма ответа ("На Ваше письмо от_______№__. . . "). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа", куда и вносятся сведения об инициативном письме. 24

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с+". Письмо ответ оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), подпись, отметка об исполнителе. 25

Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридиче ски значимая формула: "Оплату (предоставление услуг и т. д.) гарантируем". Эта фраза яв ляется юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произве сти оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. 2 27

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации. Гарантийное письмо оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами гарантийного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе. 28

Претензия может быть предъявлена в отношении: качества товара, если оно не соответствует качеству, определенному контрактом, включая несоблюдение комплектности товара и ассортимента; количества товара, если оно не соответствует заявленному в контракте или в товаросопроводительных документах; сроков поставки, если они были нарушены; упаковки и маркировки товара, если, например, несоответствие упаковки или неправильная маркировка стали причиной порчи товара; нарушения срока платежа и других сторон взаиморасчетов; других условий контракта. 31

Письмо претензия – документ, являющийся разновидностью коммерческого письма, в котором содержится информация о предъявляемых претензиях относительно качества товара или выполненной услуги. Данный документ не имеет унифицированной формы, установленной Российской Федерацией. В связи с этим, претензия составляется в письменной форме, как правило, на фирменном бланке предприятия или стандартном листе формата А 4. Независимо от содержания, письмо-претензия должно содержать в себе обязательные реквизиты и информацию: 32

Независимо от содержания, письмо-претензия должно содержать в себе обязательные реквизиты и информацию: 1. Заголовок к тексту, в котором отображается ссылка на договор, по которому составлено данное письмо претензия. 2. Полное название организации, согласно учредительным документам, в которую направляется претензионное письмо. 3. Точный адрес нахождения организации. 4. Основание, послужившее для составления данной претензии (ссылка на официальные документы, такие как договор поставки или гарантийное письмо). 5. Предмет предъявляемой претензии, т. е. что именно нарушено (качество, условие поставки, недопоставка товара и др.). 6. Доказательство нарушений (ссылки на подтверждающие документы). 33

7. Перечень конкретных требований, которые выдвигает составитель письма претензии. К ним чаще всего относятся: замена испорченного или бракованного товара; уценка товара (денежное выражение уценки должно быть согласованно обеими сторонами); непосредственное возмещение убытков; расторжение договора и др. 34

Приводя доказательства обоснованности претензии, желательно не только указывать на конкретные обязательства договора, которые были нарушены, но и делать ссылки на нормы законодательства, которые могут быть основанием для предъявления определенных требований. Если составитель претензии требует от виновной стороны возмещения убытков или возврата определенной суммы, претензия должна также содержать расчет претензионных требований (если расчет достаточно сложен, он может быть вынесен в приложение к претензии). Из текста претензии должно быть понятно, кто, почему и чего хочет. 35

Если претензия предъявляется в отношении количества товара, продавец может потребовать допоставки недостающего товара или возврата стоимости недопоставленного товара. Если претензия касается качества товара, покупатель может потребовать устранения дефектов товара или скидки со стоимости товара. Покупатель может предложить продавцу самому устранить дефекты товара, но в этом случае продавец должен будет оплатить покупателю стоимость ремонта. Как правило, небольшие дефекты устраняются покупателем самостоятельно, но за счет продавца, который возмещает стоимость ремонта. Все расходы, связанные с возвращением дефектного товара, заменой его другим, возмещаются за счет продавца. 36

Если претензия обоснована, продавец будет вынужден: заменить дефектный товар новым; допоставить недостающий товар; сделать процентную скидку со стоимости товара; уплатить денежный штраф. Претензия должна составляться в корректной форме, она может быть жесткой, но не должна быть грубой. В зависимости от ситуации и намерений покупателя претензия может содержать предупреждение о последующем обращении в арбитражный суд за защитой своих прав, если продавец не удовлетворит претензию. 37

Ответ на претензионное письмо Как правило, срок ответа на претензию после ее получения устанавливается в договоре (например, 10 дней, 30 дней). В течение этого срока продавец (грузоотправитель) обязан рассмотреть претензию и дать на нее ответ в письменной форме. Если ответ на претензию не поступил, считается, что претензия принята и покупатель имеет право обращаться в арбитражный суд с иском об отнесении расходов на счет продавца. Ответ на претензию направляется покупателю товаров (услуг) заказным письмом или телеграммой (телексом). В течение установленного в договоре срока продавец должен сообщить контрагенту об отклонении претензии или о принятии ее к рассмотрению. 38

Международные письма Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них. Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2, 54 мм). В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания малоизвестная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например, «фрахт судов» , «организация туров» , «продажа недвижимости» , «научные разработки» и т. д. 41

Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компаний и ее филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит 2). Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля. Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифровой, буквенной или буквенно цифровой, например: Reference: 101; Ref: MS Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма, например: Your reference 12. 42

Дата (реквизит 4) указывается буквенно цифровым способом, например: 17 August 2003. Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа. Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно: имени и фамилии получателя; наименования компании; номера дома, улицы; города, почтового округа (индекса); страны. 43

Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала. Деловое письмо начинается со слов «Dear. . . » . Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения. Заголовок обозначается: RE: - сокращение слова «regarding» (относительно); In re: - сокращение сочетания «In regard to» (касательно); Subject - (предмет, тема, вопрос); Заголовок подчеркивается. Заголовок необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок встречается главным образом в официальной переписке по юридическим вопросам. 44

Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля (современный вариант), так и с отступом начала каждого абзаца с красной строки (классический вариант). Абзацы, как правило, отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Кроме того, основные предложения письма могут быть выделены шрифтом, подчеркиванием и т. п. Через два межстрочных интервала после текста письма указывается «заключительная формула вежливости» (реквизит 9). 45

После «заключительной формулы вежливости» делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке должность лица, подписавшего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании. Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указываются следующим образом: Enclosure (приложение): Order № 34 При направлении копий письма («carbon copy») нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они отправлены (реквизит 12). 46

Инструкционное письмо Инструкционное (директивное) письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. 49

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации. Информационное письмо оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами информационного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), подпись, отметка об исполнителе. 50

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма, в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг. Сопроводительные письма составляются, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, т. к. в этом случае они становятся ненужной формальностью. 52

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

Письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

Письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлении;

Независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письма должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Деловая переписка

Умение писать - одно из ключевых умений в жизни человека. Безусловно, существует масса областей, где способность четко выразить свои мысли высоко ценится, но в данном учебном пособии более подробно раскрыты проблемы, связанные с такой немаловажной сферой деятельности человека, как служебные отношения и бизнес. Здесь умение писать подразумевает под собой умение грамотно составлять деловые письма и вести деловую переписку в целом.

Деловое письмо - письменное обращение к должностному лицу, оформленное в соответствии с правилами переписки. Письмо остается основным средством коммуникации между различными предприятиями, организациями или учреждениями. С помощью деловых писем осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведутся переговоры, предъявляются претензии, выражаются благодарности и т.п.

Без преувеличения можно сказать: это один из самых распространенных видов служебных документов. От того, насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом зависит успех решения конкретных вопросов, значит, и всего предприятия или фирмы в целом.

Виды деловых писем:

1. Письма-извещения;
2. Письма-напоминания;
3. Письма-приглашения;
4. Письма-просьбы;
5. Письма-предложения;
6. Письмо-запрещение;
7. Письма-подтверждения;
8. Письма-соглашения;
9. Письма-отказы;
10. Информационно-разъяснительные письма;
11. Письма-циркуляры;
12. Письма-разрешения;
13. Сопроводительные письма;
14. Гарантийные письма.

Виды деловой переписки

Интернет прочно вошел в нашу жизнь, внес свои коррективы и в деловую среду. Прогресс не стоит на месте; консервативные формы деловой коммуникации давно потеснили ее современные прототипы. Имеются в виду электронные письма и SMS-сообщения.

Электронная почта - это совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. Электронные письма стали незаменимы при международном сообщении; Интернет намного ускорил процесс передачи сообщений. Электронное письмо эквивалентно письму на бланке в юридическом смысле (при условии, что оно верно составлено). Стиль его практически не отличается от стиля обычного письма, и особых рекомендаций на этот счет нет. Есть лишь некоторые нюансы, которые стоит учесть при составлении и отправлении электронных сообщений.

Помимо электронных писем, в повседневную жизнь прочно вошли SMS-сообщения SMS (МФА: [?s?m??s], сокр. от англ. Short Messaging Service - "служба коротких сообщений") - технология, позволяющая осуществлять приём и передачу коротких текстовых сообщений с помощью сотового телефона. К настоящему времени входит в стандарты сотовой связи.. У участников делового общения появилась возможность обмениваться короткими сообщениями (не более 160 знаков). Они используются чаще всего для передачи цифровых данных, краткой информации об определенных фактах и событиях, а также для оперативного уточнения каких-либо деталей. Такие сообщения не содержат служебной части содержания, обязательной для традиционных форм деловой переписки. Еще одна особенность SMS-сообщений - использование акронимов Акромним (от греч. Ькспт - высший, крайний + ьнхмпт - имя) - вид аббревиатуры, образованной начальными звуками (напр. НАТО, вуз, НАСА, ТАСС). Фактически, акроним представляет собой слово, являющееся сокращением, которое можно произнести слитно (в отличие от аббревиатуры, которую произносят "по буквам", например: КГБ - "ка-гэ-бэ"). Некоторые акронимы (например: лазер, вуз) фактически стали самостоятельными словами и употребляются как существительные с применением соответствующих падежей русского языка (вуз, вуза, вузу и т.п.), хотя это применимо не ко всем акронимам (обычно "среднего рода": НАТО, НАСА и т.п.).. Чаще всего к таким сокращениям прибегают при международной деловой переписке, так как в русском языке нет устойчивых выражений подобного рода.

Электронная переписка - это перспективное направление развития деловой корреспонденции, она заметно облегчает процесс пересылки сообщений, но не стоит забывать, что существуют ситуации, когда традиционное письмо уместнее. Например, претензионное письмо, когда необходимо обстоятельно изложить суть жалобы, лучше отправить в "старом" классическом формате.

Кроме того, письмо на официальном бланке является лицом компании-отправителя: фирменный логотип, здесь важен сам ритуал.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых элементов ведения любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

- письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
- письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
- независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
- содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том, случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.

К реквизитам делового письма относятся: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Письма оформляют в двух экземплярах - первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй - направляют в дело.

Деловая переписка представлена письмами различного назначения. В силу своего разнообразия этот вид документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих единых требований, то есть, в письмах должна присутствовать - ясность, простота изложения, полнота информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность.

Официально-деловая переписка по тематическому признаку делится на деловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо). Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельности, называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них). По функциональному признаку письма можно разделить на требующие и не требующие ответа.

Деловая переписка

Виды деловой переписки

Популярное