При упоминании слова «партнер» - возникают ассоциации с такими понятиями как честность, порядочность, ответственность. Партнер - (англ. Partner) - есть участник какой-либо совместной деятельности, главным образом предпринимательской. Большаков С.В. Проблемы укрепления финансов предприятий // Финансы. .2007. №1. - С. 30 - 35. Однако из словаря В.И. Даля следует, что корни этого слова уходят во французский язык и означали товарища по картежной игре. Прежде чем игрок становился партнером, он проходил жесткий отбор. Стать партнером известного и удачного игрока (что немало важно) считалось очень престижно.
Мир меняется, но принципы, на которых строиться игра, остаются неизменными. Бизнес - эта та же игра. Нужны не просто игроки, нужны партнеры, в которых можно быть уверенным.
КОНТРАГЕНТ (от лат. contrahens -- договаривающийся) -- сторона договора в гражданских правоотношениях. Шеремет А.Д., Сайфулин Р.С. Методика финансового анализа М: ИНФРА, 2006. - С. 77
Необходимо отметить, что в качестве контрагента можно рассматривать любого субъекта гражданского права, имеющего те или иные отношения с исходным предприятием. Принимая решение об участии в той или иной форме экономического сотрудничества, субъекты бизнеса руководствуются вполне определенными интересами и пытаются решить конкретные задачи. Главной движущей силой, которая побуждает субъекта к поиску партнера, является наличие неудовлетворенной потребности. Осознание данной потребности ведет к формированию интереса к нахождению контрагента, обладающего определенными характеристиками. Таким образом, наличие субъекта, от которого можно получить искомую ценность, можно определить как наиболее существенное условие для возникновения сотрудничества. При отсутствии данного условия сотрудничество не возникает, так как нет предпосылок для кооперации. Однако в некоторых случаях оно может возникнуть, если существует иллюзия того, что это условие выполняется. Эта ситуация вероятна в случае дефицита или недоброкачественной информации о потенциальном партнере, достаточно быстрой утрате последним своих «полезных» качеств, изменения обстоятельств сотрудничества, а также в случае неадекватной оценки собственных потребностей и мотивации к сотрудничеству на этапе выбора партнера. Например, производственное предприятие может выбрать конкретного поставщика сырья в своем регионе, а спустя некоторое время обнаружить аналогичного по цене, качеству и другим параметрам поставщика с более выгодным географическим расположением. В данном случае сотрудничество с прежним партнером теряет экономический смысл, вследствие высоких транспортных издержек и возникает потребность в обращении к новому поставщику.
Таким образом, наличие неудовлетворенной потребности и представления о потенциальном партнере как о субъекте, способном стать источником удовлетворения данной потребности, безусловно, является наиболее существенным условием для возникновения сотрудничества. Причем, вторая составляющая этого условия (представление о партнере) является наиболее весомой, так как именно от адекватности этого «представления» зависит успех партнерства.
Термин «партнерство» используется на практике в разных смыслах. Его можно рассматривать как: Финансовый менеджмент: теория и практика: Учебник./ Под. ред. Е.С. Стояновой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Изд. Перспектива, 2005. - С. 103
Составную часть межгосударственных отношений (межгосударственное партнерство);
Элемент взаимоотношений между государством, предпринимателями и наемными работниками по поводу заработной платы и условий труда (социальное партнерство);
Партнерство в бизнесе между субъектами рыночной экономики (межфирменное партнерство или взаимоотношения предприятия с различными контрагентами).
Партнерские связи в сфере бизнеса выступают не только важным составным элементом предпринимательских действий, но и необходимым условием договорных отношений между контрагентами, давая возможность каждому из них получить определенный уровень прибыли за счет обмена результатами деятельности.
В России институт партнерства в бизнесе сравнительно молод, хотя отдельные предприятия использовали элементы партнерства, понимаемые как межфирменное сотрудничество, давно. Такой точки зрения придерживается А.В. Бусыгин, Основа предпринимательской деятельности под ред. Власовой А.М. -М. «Финансы и статистика», 2005. - С. 63 рассматривающий партнерские связи как договорные отношения, которые устанавливаются между двумя или более предпринимателями и дают возможность каждому из них получить искомый уровень прибыли за счет обмена результатами деятельности (покупка, поставка продукции), выступающими в товарной или денежной форме.
До сих пор отсутствует четкое и однозначное понимание сущности партнерских отношений в бизнесе, хотя терминология партнерства широко используется сегодня в практике бизнеса, например, стратегический партнер, производственный, финансовый, инвестиционный и т.п. партнеры, а также партнерство как форма организации бизнеса.
В трудах отечественных ученых-экономистов проблемы партнерства в бизнесе практически не освещены. Крайне мало разработок, где бы анализировалась система партнерских отношений в бизнесе или рассматривались какие-либо конкретные методы оценки и выбора контрагентов. Понятие «партнерство» практически не использовалось в научных работах Советского периода. Термин «партнерство» применялся для характеристики межличностного общения. Только ряд авторов рассматривает партнерство при организации договорной работы или применительно к внешнеэкономической деятельности.
Необходимо отметить, что отсутствие глубоких теоретических исследований партнерства в бизнесе, а также конкретных методов определения надежности деловых партнеров на этапе их выбора стало одной из главных причин низкой экономической эффективности российских предприятий.
Прежде, чем непосредственно приступить к рассмотрению проблемы выбора делового партнера, выясним, что представляет его надежность.
Надежность партнера - это свойство, проявляющееся в способности реализации сотрудничества при определенных условиях внешней среды, а также количественная и качественная оценка партнера, выражающаяся в таких параметрах, как финансовые показатели фирмы, ее деловая репутация, способность точно и вовремя выполнять взятые на себя обязательства и так далее.
Любое предприятие нуждается в эффективных партнерских связях - это является главным условием его благополучного функционирования в рамках того или иного фрагмента целостного хозяйственного процесса. В настоящее время, наиболее важным становится предрасположенность к сотрудничеству и постоянный поиск наиболее эффективных партнерских связей, в ходе которого осуществляется переориентация деятельности в соответствии с условиями рынка, то есть партнерские отношения позволяют фирме достичь, сохранить и усилить свои конкурентные преимущества.
Таким образом, партнерство в бизнесе можно определить как вид экономических отношений, основанных на совместных действиях и усилиях сторон, объединенных общим интересом (выгодой для обеих сторон), направленных на достижение конкретных целей, которые хорошо понимаются участниками таких отношений. Другими словами, под партнерскими экономическими отношениями понимается совокупность способов и форм целенаправленной организации взаимоотношений сторон для достижения общих целей.
Партнерские связи обеспечивают фирмам доступ к более разнообразным ресурсам, чем могла бы иметь или приобрести фирма в отдельности. В этой связи, целью современных межфирменных отношений всегда является получение необходимого доступа к каким-либо ресурсам (материально-техническим ресурсам, готовой продукции, финансовой среды), рынкам, технологиям или каналам распределения.
В целом бизнес построен на взаимодействии субъектов рыночной экономики между собой. Отношения сотрудничества между фирмами - это не новый тип отношений в бизнесе. Эти отношения существовали всегда (в формальном или неформальном виде) между фирмой и ее контрагентами (поставщиками, покупателями, посредниками и др.). Однако за последние годы содержание договорных отношений в бизнесе сильно изменилось и приобрело новые формы. Освоение этих форм российскими предприятиями началось сравнительно недавно.
В широком смысле слова любые взаимоотношения между субъектами рыночной экономики, результатом которых стало заключение договора, являются проявлением межфирменного сотрудничества.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что политика формирования межфирменных связей, которые представляют собой основу делового партнерства, является одним из элементов стратегии предприятия и выступает в качестве фундамента успешной конкурентной борьбы. Современные межфирменные связи отражают сложный и целенаправленный процесс взаимной адаптации деятельности каждого субъекта экономической жизни к интеграционным процессам. В результате межфирменного взаимодействия образуется особая инфраструктура, изменяющая «среду обитания бизнеса» и расширяющая его территориальные границы.
Бухгалтерский учет расчетов с контрагентом зависит от методики взаиморасчетов, определяемой в договоре.
Сведения о договоре с контрагентом и условия расчетов должны быть введены в информационную базу. Причем с одним контрагентом может быть заключено несколько договоров с разными условиями расчетов.
В договоре может быть выбран один из следующих вариантов измерения взаимной задолженности между предприятием и контрагентом: Ворот И. Экономика фирмы. - М.: Высшая школа, 2006. - С. 92
· в рублях,
· в условных единицах,
· в иностранной валюте.
Последний вариант подходит для расчетов с иностранным партнером, а первые два могут использоваться для расчетов с отечественными партнерами. Причем вариант расчетов в условных единицах означает следующее: взаимные задолженности по договору фиксируются в иностранной валюте, выбранной в качестве условной единицы договора, но платежи выполняются в рублях. Для регистрации изменения состояния взаиморасчетов суммы платежей пересчитываются в условные единицы по курсу иностранной валюты на день платежа.
Расчеты с контрагентами могут учитываться с разной степенью детализации:
· по договору в целом,
· по каждому расчетному документу (отгрузки, оплаты и т.п.).
Во взаимоотношениях с контрагентами распространена практика, когда конкретная оплата привязывается к конкретной поставке: либо сначала регистрируется оплата поставки (по предварительно выписанному счету), а затем регистрируется сама поставка -- поставка по предоплате, либо сначала регистрируется поставка, а затем регистрируется оплата -- последующая поставка. Подобной практике деловых взаимоотношений больше подойдет детализация расчетов по каждому расчетному документу.
Но при долгосрочных взаимоотношениях с надежными деловыми партнерами может быть установлено, что платежи не привязываются к конкретным поставкам. Например, по условиям договора контрагент может поставлять предприятию товары в течение месяца по разовым заявкам подразделений предприятия, а по завершении месяца финансовая служба предприятия будет оплачивать контрагенту все выполненные поставки и перечислять частичную предоплату на очередной месяц. Для подобной практики взаимоотношений подойдет вариант детализации расчетов с контрагентом по договору в целом, хотя можно выбрать и вариант детализации по каждому расчетному документу.
При регистрации расчетного документа в информационной базе бухгалтерские проводки формируются автоматически. При этом в целях аналитического учета контрагент будет указан в проводке в качестве субконто дебета или кредита. В качестве второго субконто проводки может быть указан договор, в качестве третьего -- расчетный документ.
Конфигурация может вести аналитический учет по расчетным документам даже в случае, когда пользователям это непосредственно не требуется, то есть в описании договора указана детализация расчетов по договору в целом. Если для договора выбран вариант учета расчетов в условных единицах, то для корректного определения курсовых разниц при регистрации каждого изменения состояния взаиморасчетов потребуется привязка к конкретному расчетному документу, при этом расчетный документ будет подбираться из информационной базы автоматически по методу ФИФО.
Суммы документов автоматически разделяются на погашения задолженностей и авансы, поскольку по правилам бухгалтерского учета эти суммы должны отражаться раздельно.
Бухгалтерские счета для учета расчетов с контрагентами, используемые в проводках, указываются в расчетном документе.
Но пользователю вряд ли потребуется самостоятельно указывать бухгалтерские счета в документе, поскольку они подставятся автоматически сразу после того, как он укажет контрагента и договор. Для подстановки счетов по умолчанию автоматически подберется наиболее подходящая запись из специального списка, хранящегося в информационной базе.
Благодаря автоматической подстановке бухгалтерских счетов ввод расчетных документов можно поручить пользователям, не являющимся бухгалтерами. А бухгалтеры могут оставить за собой лишь функцию контроля за состоянием списка, используемого для автоматической подстановки бухгалтерских счетов в расчетные документы.
"1С:Бухгалтерия 8" предоставляет средства для автоматизации сверки взаиморасчетов с контрагентами и их корректировки.
Одним из таких средств является документ "Корректировка задолженности".
С помощью представленного документа можно провести взаимный зачет дебиторской и кредиторской задолженностей, образовавшихся по разным договорам с одним контрагентом. Можно перенести задолженность с одного контрагента на другого контрагента (например, при их реорганизации), можно зарегистрировать списание безнадежного долга.
Другой полезный документ - "Инвентаризация расчетов с контрагентами".
Этот документ автоматизирует процесс составления акта инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами.
Сергей ГладышевИсточник: Работа и зарплата
Нередко деловые отношения ограничены контактами с коллегами в рамках родной компании. Но чаще профессиональный успех в той или иной степени зависит от качества взаимодействия сотрудников с людьми, не являющимися членами
Нередко деловые отношения ограничены контактами с коллегами в рамках родной компании. Но чаще профессиональный успех в той или иной степени зависит от качества взаимодействия сотрудников с людьми, не являющимися членами их трудового коллектива. Таких партнеров по взаимодействию условно можно разделить на несколько групп.
1. Непосредственно клиенты. Так как термин «клиенты» в настоящее время нередко используют неоправданно широко, уточним, что в эту группу входят только те люди, которым ваша компания продает какие-либо товары или услуги. В данном случае вполне применим распространенный штамп «юридические и физические лица», но мы взаимодействуем всегда с живыми людьми независимо от их делового или юридического статуса, поэтому клиентов будем подразделять на:
а) представителей компаний;
б) частных предпринимателей;
в) конечных потребителей.
Эта структуризация обусловлена тем, что у представителей указанных трех типов в деловом взаимодействии очень разные мотивация и психология поведения.
2. Поставщики товаров (услуг). Подразумевается взаимодействие в обратном (по сравнению с предыдущим пунктом) направлении, то есть именно вы как представитель компании будете выступать в роли клиента. Поставщиков товаров (услуг) также можно разделить на представителей компаний, частных предпринимателей и население, сдающее в заготконторы продукцию со своих приусадебных участков, дикие сборы, вторсырье и прочее.
3. Регуляторы. В эту группу входят представители государственных органов или отраслевых организаций, выполняющих функцию регулирования деятельности организаций определенного профиля.
4. Мытари. Таким дореволюционным термином можно назвать представителей всех государственных органов, взимающих деньги в виде налогов и прочих казенных сборов с хозяйствующих субъектов. Приведенная классификация нужна для того, чтобы понять, что к представителям разных групп контакторов нельзя подходить по универсальной схеме. Долговременное взаимодействие, нацеленное на достижение максимального эффекта, в огромной степени определяют два фактора:
Структура потребностей партнера;
Психологические механизмы принятия им профессионального решения.
К примеру, представители компаний очень часто разделяют цели организации, за достижение которых они получают свою зарплату, и личные интересы. Подобный внутренний конфликт мотивов нередко порождает такое явление в деловом взаимодействии, как взятка, когда человек решает вопрос личного обогащения за счет заведомо невыгодного решения своей профессиональной задачи. Частному же предпринимателю предлагать взятку бессмысленно, так как у него личный интерес совпадает с целями его бизнеса.
Механизмы принятия профессионального решения в ходе делового взаимодействия у разных групп людей также могут сильно отличаться.
Например, нередки ситуации, когда человек, с которым вы взаимодействуете, реально никакого решения по интересующему вас вопросу не принимает, а к большому начальнику вам прорваться не удается. В данной ситуации мотивировать контактора на максимальное удовлетворение ваших потребностей бессмысленно, так как от него все равно ничего не зависит. Другое дело, когда перед вами посетитель магазина, выбирающий себе новые туфли, готовый расплатиться наличными на месте.
Если покупка ситуативного товара, например мороженого, происходит неожиданно и под влиянием трудноуловимых эмоциональных элементов мотивации, то положения коммерческого договора на миллиардные суммы со сроком исполнения в несколько лет нередко прорабатывают годами с проведением многочисленных раундов переговоров и согласований.
В таком случае в организации - партнере по взаимодействию могут протекать сложные процессы противоборства, когда отдельные субъекты (менеджеры и группы влияния) проявляют различную степень заинтересованности в сотрудничестве с вашей компанией. Для достижения необходимого результата приходится учитывать эти внутренние процессы партнера вплоть до выхода на контакт со всеми его субъектами ради снятия их сопротивления посредством удовлетворения их потребностей.
В случае если процесс принятия решения в компании - партнере по взаимодействию очень сложен, для достижения максимального эффекта всегда необходимо стремиться усилить свое воздействие на то должностное лицо (или лица, если их несколько), которым оно определяется. Достигается это либо с прорывом непосредственно к менеджеру, принимающему решение, либо работой с его референтной группой, то есть лицами, имеющими на него какое-либо влияние.
Так, например, если обнаруживается, что крутой бизнесмен, выбирающий себе загородный дом, психологически полностью зависит от мнения своей подруги, то риелтору для достижения успеха полезно распространить свое взаимодействие и на нее, но сделать это так, чтобы не уязвить самолюбие мужчины с деструктивными последствиями для вашего контакта. В противном случае обидевшийся клиент может познакомить со своей дамой вашего конкурента.
Из всего вышесказанного следует сделать вывод, что прежде чем пытаться оказать какое-либо воздействие на своего партнера по деловым контактам, необходимо хорошо его узнать. Изучение мотивации партнера, а также механизмов и реальных субъектов принятия решения, пожалуй, и составляет главную задачу в деловом взаимодействии с внешними по отношению к вашей организации контакторами. Хорошо, когда необходимую информацию дает маркетинговая служба вашей компании. Однако маркетологи обычно сосредоточены на изучении клиентов и в значительно меньшей степени занимаются поставщиками, особенно непрофильными (например, вряд ли маркетологи торговой компании предоставят ее финансисту информацию по кредитным организациям). Что касается партнеров по некоммерческому взаимодействию из третьей и четвертой групп, то сбором необходимой информации, как правило, приходится заниматься самостоятельно или прибегать к услугам фирм и лиц соответствующего профиля.
При осуществлении непосредственного взаимодействия в России обычно придерживаются одной из двух стратегий: одноразового или долговременного сотрудничества. В цивилизованном мире первый вариант взаимодействия является уделом лишь мошенников и проходимцев, но у нас, к сожалению, он еще очень распространен в арсенале вполне респектабельных компаний.
Суть стратегии, нацеленной на одноразовое сотрудничество, заключается в игнорировании базовой удовлетворенности вашим партнером от взаимодействия с вами. Как говорится на современном жаргоне российских коммерсантов, «клиенту надо впарить товар». Для этого применяют различного рода манипуляции, побуждающие человека принять нужное вам решение по принципу «здесь и теперь». А что будет с клиентом после того, как он по прошествии некоторого времени придет в себя и обнаружит свои потребности неудовлетворенными при пустых карманах, многих коммерсантов по-прежнему беспокоит мало. В итоге клиент для последующего возможного взаимодействия безвозвратно потерян.
Но «профессионалы», руководствующиеся такой стратегией во взаимодействии, полагают, что на их век «свежих» клиентов для одноразового контакта хватит и предпочитают поиск новых покупателей налаживанию долговременного сотрудничества с уже имеющимися.
Для основательного карьерного роста более адекватна стратегия долговременного взаимодействия, так как в этом случае многие клиенты становятся преданными вам лично и готовы продолжать сотрудничать с вами даже при смене вашего места работы. А вы при поиске новой работы получаете возможность козырять перед потенциальным работодателем таким профессиональным капиталом, как своя клиентская база. Сосредоточимся на изложении особенностей этой стратегии.
При долговременном взаимодействии, как правило, не существует дефицита времени на изучение партнера (определение типовых и индивидуальных психологических характеристик, структуры потребностей, механизмов принятия решения, субъектов принятия решения и их референтных групп влияния). Поэтому первые контакты обычно заполнены активным знакомством, когда обе стороны дают друг другу максимум возможных сведений о себе. В этой ситуации недопустима односторонность в получении информации, когда один партнер старается выудить из другого как можно больше необходимого, а сам при этом закрывается так, словно собирается воевать. Обычно подобной тактике придерживаются из соображений безопасности бизнеса, существующего в крайне криминализованной и конкурентной среде.
Важно понять, что качественного взаимодействия достичь не удастся, если вы в своем партнере будете видеть потенциального конкурента или «засланного казачка» от мафии. А взаимная максимальная открытость служит как эффективному сотрудничеству, так и вопросам безопасности. Если вы готовы стать объектом тщательной проверки службой безопасности вашего партнера по взаимодействию, то и он, в свою очередь, перед вами таиться не будет. При условии, конечно, что он придерживается тех же принципов сотрудничества. Проникая в своем взаимодействии с организацией все глубже в ее структуры, необходимо сохранять хорошие отношения со всеми контакторами ранних этапов, с которых начиналось ваше сотрудничество с этой компанией, которые помогали вам в развитии установившихся связей.
Нередко можно наблюдать ситуацию, когда при переходе от одних контакторов к другим, более значимым и влиятельным в компании, прежних партнеров пренебрежительно забывают и сбрасывают как балласт. Подобное поведение не только непорядочно, но и опрометчиво, так как впоследствии может выясниться, что мелкий клерк, выведший вас к большому начальнику, является наиболее значимым членом его референтной группы, к чьему мнению руководитель всегда прислушивается с детских лет. Не исключено, что именно благодаря этой старой связи вам и удалось прорваться так быстро на верх, а вы, не поняв скрытых пружин неизвестного пока вам механизма, высокомерно «пнули отработанный материал».
Подобные поступки ведут к коррозии стратегии на долговременное сотрудничество. Фактически это стратегия на долговременное взаимодействие с компанией в лице постоянно меняющихся ее представителей, когда с каждым конкретным контактором взаимодействие одноразовое. При таком подходе можно уподобиться Наполеону, который на пути к Москве разорил смоленскую дорогу, а потом по ней же был вынужден возвращаться обратно, неся огромные потери. Оставляя за собой «выжженное» пространство, вам придется все время искать новые пути для дальнейшего продвижения.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда начавшееся взаимодействие обнаружило некоторое несовпадение ваших с партнером интересов. Хорошо изучив структуру мотивации партнера по взаимодействию, вы заметили, что он «залип» на каком-то одном варианте удовлетворения своей потребности то ли по незнанию других альтернатив, то ли по каким-то посторонним причинам. А ваше предложение вполне адекватно для его реальной потребности. В таком случае нельзя пытаться склонить партнера к своему варианту чрезмерными усилиями. Все время помните, что установившаяся между вами связь имеет определенный предел прочности на разрыв, который можно превысить неаккуратным движением. В деловых отношениях надо действовать осторожно, настойчиво и непрерывно.
Верхом мастерства в деловом взаимодействии является налаживание совместного планирования деятельности. Если удастся получить от клиента план закупок продукции на год, то это позволит вашей компании оптимизировать производственную деятельность, добившись снижения себестоимости. Даже если клиент нарушит свой собственный план, подставив вас, всегда есть возможность обратить этот факт против него, вызвав у партнера чувство вины и готовность как-то компенсировать безответственность. Совместное планирование в настоящей российской действительности далеко не всегда удается наладить по той причине, что еще очень многие отечественные компании вообще не планируют свою деятельность, предпочитая действовать ситуативно.
Среди российских бизнесменов очень распространено убеждение о невозможности планирования деятельности в условиях быстро меняющейся и непредсказуемой российской действительности, вынуждающей работать в режиме реагирования на текущие вызовы внешней среды. Поэтому взаимодействие с партнером часто связано с настойчивым побуждением его к планированию деятельности хотя бы для вас. Даже если такие планы для внешнего потребления и не изменят поведения вашего партнера по взаимодействию, в процессе их составления вы сможете лучше разобраться в кухне их бизнеса, понять закономерности формирования и развития их потребностей, значимых для вас.
Сергей ГЛАДЫШЕВ, психолог, управленческий и кадровый консультант
Регулярное общение с контрагентами компании оказывается одной из основных функций бухгалтеров, которая отнимает достаточное количество рабочего времени. Поэтому четкая организация документооборота с внешними контрагентами очень важна.
Какие бывают контрагенты
Всех контрагентов можно разделить на две группы: контрагенты, от которых зависим мы, и контрагенты, которые зависят от нас.
С теми, кто зависит от нас, разговор короткий — если хотите работать с нами, выполняйте наши требования к оформлению и срокам передачи первичных документов. А если кто-то не будет их выполнять — мы можем поменять его на более адекватного.
А от кого зависим мы? Во-первых, от органов власти (налоговая инспекция, ПФР, миграционная служба и т. д.). Во-вторых, от поставщиков-монополистов (Газпром, РЖД…). В-третьих, от крупных покупателей нашей продукции. Таким контрагентам диктовать условия бессмысленно. Скорее, наоборот, нам приходится подстраиваться под их требования и сроки.
Почему так важно выделить привилегированных контрагентов
Начнем с контрагентов, от которых зависим мы. Четкий список таких VIP-контрагентов позволит существенно снизить расход ценного времени бухгалтерии. Как правило, мы возимся со всеми без разбора и тратим время на всех, включая самых мелких
Когда контрагенты разбиты на две части, то возиться нужно только с первой группой. Бывает, что бухгалтерия вынуждена сама делать документы за особо важных поставщиков и отвозить бумаги, а сотрудники компании-партнера только печать ставят и расписываются. А что делать? Мы от них зависим. Но, как показывает практика, таких избранных контрагентов набирается не более 10 процентов от общего числа.
Остальные 90 процентов автоматически попадают во второй список. Чувствуете, как теперь снизится ваша нагрузка?
Кто должен составлять перечень привилегированных контрагентов? Ни в коем случае нельзя делегировать эту задачу соседних подразделений, например коммерческому или начальнику отдела снабжения. Ведь тогда в него попадут практически все, с кем они работают.
Утверждение списка — прерогатива исключительно генерального директора. Руководитель заинтересован в том, чтобы перечень был максимально коротким. Ведь чем длиннее он будет, тем больше времени, а следовательно, и денег вправе потребовать за такое VIP-обслуживание главный бухгалтер.
Как организовать работу с контрагентами, которые зависят от нас
С контрагентами, которые зависят от нас, все просто. Первое, что нужно сделать при организации документооборота, — разработать регламентирующие документы на все случаи жизни и обеспечить доступ к ним. Для начала введем приемные часы для бухгалтерии и отдельно для главбуха. Далее график документооборота. Нужно комфортные для нас сроки поступления документов. И обязательно прописать порядок приема-передачи.
Затем имеет смысл разработать инструкцию по оформлению документов: акта, накладной, счета-фактуры. К ней лучше приложить образцы заполнения и донести до всех контрагентов, что документы, оформленные неправильно, приниматься не будут.
И последний момент — взаиморасчеты. Вводим новый порядок, по которому следующий аванс не выплачивается, если предыдущий не закрыт корректно оформленными документами. Все отклонения от правила возможны только со служебной запиской от курирующего подразделения, завизированной у директора.
Чтобы донести эту информацию до контрагентов, можно создать информационный стенд перед входом в бухгалтерию или специальный раздел на сайте компании. Не лишним будет подготовить стандартный договор и указать в нем все условия, связанные с графиком документооборота и порядком взаиморасчетов.
Какая внутренняя отчетность потребуется для эффективной работы с контрагентами.
Чтобы оперативно выявлять отклонения от установленных правил работы с контрагентами, надо настроить внутреннюю отчетность. Желательно создать несколько простых отчетов, каждый из которых будет решать одну задачу. Основными будут отчет о соблюдении графиков документооборота, контроль уровня дебиторской задолженности и отчет о ходе сверки взаиморасчетов.
В отчете о соблюдении графиков документооборота бухгалтер может увидеть бумаги, поступившие с опозданием или пока не пришедшие вообще. Чтобы картина была более наглядной, стоит оценивать не только суммы по документам, но и количество самих бумаг. К примеру, не получено документов на сумму 500 000 руб. И это может быть всего один счет, а может и 500. Контроль уровня дебиторской задолженности показывает незакрытые авансы. Отчет необходимо настроить в разрезе контрагентов, договоров и документов.
Чтобы получаемые из отчетов цифры были более наглядными, нужно предусмотреть возможность сортировки данных по срокам и по отделам. А для этого необходимо, чтобы за каждым договором было закреплено ответственное подразделение. Тогда вне зависимости от того, кто вносит в программу реквизиты нового документа, бухгалтер будет понимать, кто его курирует.
Отчет о ходе сверки взаиморасчетов — итоговый, поэтому о нем стоит поговорить отдельно.
Как провести сверку взаиморасчетов с минимальными усилиями
Сверку взаиморасчетов с контрагентами необходимо проводить ежегодно в рамках инвентаризации счетов учета Но можно делать ее и раз в квартал. А с компаниями, с которыми осуществляется большой объем сделок — ежемесячно.
Отчет о ходе сверки помогает сделать процесс более наглядным. Чтобы он начал помогать в работе, необходимо наполнить бухгалтерскую программу определенными сведениями. Прежде всего, это касается карточки контрагента. В нее включаем следующие поля: периодичность сверки (например, «раз в квартал») и сроки сверки (скажем, «с 1-го по 5-е число»). В отчет также стоит внести колонку «Ответственное подразделение». Это удобно для бухгалтерии: если в акте сверки с каким-либо контрагентом есть расхождения, то сразу понятно, к кому идти с просьбой разобраться. А заодно видно, с контрагентами каких подразделений больше всего проблем, за кем больше всего числится неподтвержденной задолженности.
Часть отчета с информацией о суммах советую сделать из трех колонок: «Сальдо расчетов (по нашим данным)», «Сальдо расчетов (по данным контрагента)» и «Разница сальдо». Строка «Итого» в отчете позволит оценивать состояние процесса сверки в целом. Для этого достаточно сопоставить значения сальдо по данным нашей компании и сальдо по данным наших контрагентов.
Как наладить отношения с контрагентами, если менеджеры не помогают
Для организации документооборота с контрагентами нужно, во-первых, установить контакты с бухгалтерией Ни в коем случае не стоит общаться с менеджерами другой компании! Мало того что это лишнее звено в цепочке только усилит эффект испорченного телефона, так еще и времени на объяснение того, что нам нужно, будет уходить гораздо больше.
Во-вторых, попытаться встать на место бухгалтера контрагента и понять, что ему мешает передавать документы вовремя и правильно оформленными. Возможно, удастся найти бесконфликтные способы решения проблем.
И в-третьих, разговаривать с других компаний доброжелательно и конструктивно, избегая неконкретных фраз типа «так положено по законодательству» или «это же очевидно, что нужно делать именно так». Лучше приведите ссылку на конкретный пункт нормативного документа. При таком стиле общения взаимопонимания удастся достичь гораздо быстрее.
П. Меньшиков
,
эксперт по реинжинирингу бухгалтерских служб
Оптимизируем работу с контрагентами, или Как заставить технологии приносить
Владислав Никитин, Юрий Ткаченко, Константин Березин
Управление компанией
№1 (20) 2003г.
В этой статье рассказывается о том, что можно предпринять в работе с контрагентами с целью достижения максимальной эффективности взаимодействия. Метод объединяет технику управленческого учета и достижения информационных технологий.
Как это было организовано у форда
Первое упоминание об этом методе, которое мы нашли, - описание реорганизации службы оплаты поставок Ford Motors Company в начале 80-х годов. В этой службе у Форда было занято 500 человек. В то же время с аналогичной работой в компании Mazda справлялись 5 человек. С учетом того что размеры производства у Форда были в 20 раз больше, получалось, что служба по оплате поставок должна составлять около 100 человек! При этом даже с избыточным числом работников допускалось много ошибок в оформлении документов.
Сначала руководство Форда достигло следующих договоренностей с поставщиками:
- Оплата производилась после получения товара. Оплачивался не конкретный заказ, а просто периодически гасилась задолженность Форда перед поставщиками.
- Ликвидировался такой документ, как счет на оплату (invoice).
Была реорганизована автоматизированная система учета. Вместо 14 информационных элементов стало использоваться 3: обозначения поставщика и товара, характеристика количества.
Работники службы заказа товаров были снабжены связью с компьютерной базой данных о предложениях поставщиков, чтобы делать оптимальный выбор и фиксировать отправку поручения на покупку (purchase order).
В результате штат службы оплаты поставок был сокращен в 4 раза, качество работы стало лучше.
Анализ метода
Чтобы данная технология начала приносить деньги, необходимо провести работу по трем направлениям:
- Заключить предварительное соглашение с контрагентами.
- Осуществить реорганизацию учета запасов.
- Провести реорганизацию документооборота.
Предварительное соглашение с контрагентами (поставщиками или покупателями). С контрагентами достигаются договоренности: оплата товаров, услуг не за конкретную партию (заказ), а за периодическое погашение задолженности; минимум формальностей при оплате, оформлении и получении заказов. При таких условиях работы возрастают риски неплатежей для поставщика товаров и услуг, поэтому использовать данную схему могут только крупные надежные компании. От поставщиков требуется точная и оперативная информация о предлагаемых товарах и услугах (желательно в электронной форме и меняющаяся в реальном времени).
Реорганизация учета запасов. Проводятся сокращение (упрощение) номенклатуры и сокращение числа информационных элементов для описания оставшихся позиций. Пример подобных успешных мероприятий приводится в учебнике по управленческому учету1. Крупная компания производила около 4 тыс. типов батареек. Сократив производство до 400 типов, она потеряла всего 10% объема продаж, но прибыль удвоилась за счет снижения расходов на хранение складских запасов и сокращения персонала. Наверняка еще при этом во много раз сократились ошибки в учете товаров!
Реорганизация документооборота. Внедрение метода связано с качественным изменением документооборота. Основные направления изменений: сокращение видов документов, упрощение формы документов, замена документов с бумажными и электронными копиями на чисто электронные документы (это касается как внутренних, так и внешних документов).
Мы расскажем о подобном документообороте с заказчиками, который организовали и автоматизировали на фабрике фотопечати. На фабрику поступают заказы от населения через посредников - пункты приема, которые являются независимыми организациями. Объем - 10-15 тыс. заказов в день от нескольких сотен пунктов приема. Чтобы справиться с этим потоком минимальным количеством людей, была реализована следующая схема документооборота:
- Поступление от каждого пункта приема оформлялось накладной, где каждая строка была отведена под отдельный заказ от человека - клиента пункта приема. Таким образом, хотя число электронных документов - заказов от людей - измерялось тысячами в день, количество бумажных документов - накладных составляло только несколько сотен.
- Оплата услуг фабрики производится клиентами периодически, раз в неделю или в две, в зависимости от договоренности. Также периодически (не реже 1 раза в месяц) осуществляются и сверки взаиморасчетов.
- Созданную систему обслуживают всего 4 оператора, вводящих информацию о заказах с помощью сканеров бар-кодов, и 2 бухгалтера, отслеживающих состояние взаиморасчетов.
- Компьютерная система выявляет клиентов, у которых дебиторская задолженность растет быстрее их оборота, и ежедневно выдает бухгалтерам списку "нарушителей" и автоматически формирует письма-предупреждения. А ее клиенты "не исправляются", компьютерная система генерирует запрещение их обслуживанию на фабрике.
Созданная система учета и элей тронного документооборота реализована на платформе 1C SQL Server. Она успешно обрабатывает до 400 тыс. электронных документов в месяц (больше просто пока не требовалось). Для организации передовых методов учета совсем не обязательно начинать с приобретения сверх дорогих зарубежных компьютерных систем.
Следующий пример покажет, что дорогая, раскрученная, великолепно работающая компьютерная система - абсолютно недостаточное условие успешной реализации данного метода.
"Ложка дегтя"
А вот пример неудачного внедрения описываемого метода, взятый из материалов журнала "Инфобизнес" № 148 за 2001 г.: "Компания Hormel Foods, производящая консервов и прочей подготовленной к употреблению пищи ежегодно на 3,5 млрд долл., в марте прошлого года начала испытывать систему iProcurement, Интернет-решение Oracle, для того чтобы 12 тыс. служащих могли прямо с рабочих мест вести закупки товаров, услуг и материалов, необходимых в производстве, - от проверенных и доверенных поставщиков".
Обратите внимание на конец фразы. На электронную подпись надейся, а сам не плошай! Несмотря на то что законодательное регулирование электронного документооборота на Западе сделало в последнее время большие шаги, компания Hormel Foods на это явно не рассчитывала и не собиралась приглашать к участию в новых бизнес-процессах всех подряд. Ведь риск неплатежей и ошибочных поставок неизбежно вырастет, а число сотрудников, работающих с контрагентами, сократится в несколько раз, и некому будет принимать претензии и ходить по судам!
Компенсировать возросший риск можно только благодаря надежности контрагентов и предложения им части сэкономленных денег в виде более выгодных, чем ранее, цен. Делиться надо! Тогда избранным контрагентам будет выгодно быть честными.
И появятся экономические рычаги управления ими. Будешь нарушать установленные правила - отключат от спецобслуживания и станешь опять "как все". Консалтинговое агентство GartnerGroup назвало такой метод ведения бизнеса совместной коммерцией (collaborative commerce - коллаборативная коммерция или с-соттегсе - коммерция сотрудничества).
Как обстоят дела с электронной подписью в России?
Проблема электронной подписи состоит из двух частей: технической и юридической. Технически проблема успешно решается. Подтверждение тому - практически все банки предоставляют услугу "клиент-банк", базирующуюся на электронной подписи. Юридически же статус электронной подписи на "небанковских" документах в России регулируется недостаточно четко.
То есть "для своих", для фирм-участников такой совместной электронной коммерции электронная подпись будет иметь законную силу. Но в случае отказа от своих обязательств одним из участников получить деньги через суд дет невозможно. Единственная защита от подобного развития событий - года от электронной коммерции выше по сравнению с обычной для всех ее участников, а изгнание из такого сообщества приводит к большим финансовым потерям и неудобствам.
Пример - работа МГТС. Любой абонент московской телефонной сети может отказаться платить по счетам за телефон. Что за этим последует? Обращение МГТС в суд? В начале 90-х годов один из авторов работал внутренним аудитором телефонной сети Московской области, объездил десятки телефонных узлов и не помнит ни одного подобного случая, даже если неплательщиками были юридические лица. Потому что судиться - долго, a значит, экономически невыгодно. По этому неплательщикам просто отключали телефоны. Это было пострашнее суда! Поэтому подавляющее число абонентов платит аккуратно вообще без всяких подписей.
"Плохие", безнадежные долги - неизбежный атрибут деятельности предприятий, работающих по принципу "оплата по факту выполненных работ". Точно так же, как поиск нефти неизбежно сопровождается бурением какого-то процента "пустых" скважин, не дающих ничего. Но от этого нефтедобыча не становится убыточным делом. Рискованным, да, но риск можно вычислить и контролировать.
В описанном примере с фабрикой фотопечати риск неплатежей контролировался так: в Москве существуют всего две таких фабрики. Значит, неплательщик будет вынужден или бросить свой бизнес, или печатать фотографии самостоятельно (что невыгодно), или бежать к конкурентам. А их можно предупредить, и они предложат беглецу услуги на условиях предоплаты, поскольку он проворовался, а значит, крайне ненадежен. Поэтому крупные серьезные клиенты так не поступали, а мелкие большого ущерба нанести не могли.
При правильной организации работы с клиентами и коллегами-конкурентами потери от "плохих" долгов с лихвой компенсировались выгодами от снижения затрат.
В западных странах законодательство продвинулось в вопросе регулирования электронных подписей гораздо дальше. Однако из примера с компанией Hormel Foods видно, что на электронную подпись там тоже не слишком надеются, рассчитывая больше на надежность и проверенность контрагентов.
То есть "законность" эле? тронной подписи не является необходимым и достаточным условием для организации успешной совместной электронной коммерции. Ключ к решению - в правильном управлении контрагентами.
Но вернемся к нашему примеру: "Вскоре выяснилось, что iProcurement версии 4 не может справиться с учетом заказов в том стиле, как это всегда делалось в Hormel. Внедрение системы было затруднено еще и тем, что поставщики давали неточные данные о товарах в своих электронных каталогах. Для выверки каталогов Hormel пригласила специалиста в этих делах - компанию Requisite Technology. Первый же шаг в проверке каталогов по изделиям поставщика US Office Products выявил, что описания товаров неполны, а единицы измерений применяются странным образом. Например, в одном из случаев служащий получил 12 дюжин изделий вместо заказанной дюжины.
Выяснив, что программы Oracle не так-то просто приспособить для решения насущных задач, компания так и не приступила к увольнениям 500 служащих, что предполагалось одним из следствий автоматизации. Проект остался в "пилотной" фазе, а угроза увольнений отступила по меньшей мере до конца 2001 г."
Из примера очень хорошо видны опасности, подстерегающие фирмы во время подобной реорганизации:
- Компьютерная программа может начать выдавать неверные данные о состоянии склада и взаиморасчетах, а полностью проконтролировать ее бумажными копиями документов невозможно при данном методе в принципе. Отсюда - повышенные требования к надежности программного обеспечения, тщательнейшее его тестирование на этапе внедрения и постоянный контроль за его работой на этапе эксплуатации.
- Надежность контрагентов - величина переменная. И если на этапе тестирования системы она может быть "на уровне", то во время эксплуатации могут начаться задержки с поставками или с оплатой. Товары и материалы, вдруг начнут поставляться не те и ненадлежащего качества. Доказать же свою правоту будет очень трудно, поскольку бумажных документов просто нет. Поэтому персонал фирмы, вводящей у себя подобный метод ведения бизнеса, должен гораздо тщательнее контролировать соблюдение контрагентами договоренностей, чем сотрудники обычного предприятия.
Кроме того, данный метод очень чувствителен к смене руководства предприятия. Если это произойдет слишком быстро, то для вновь прибывших многие правила, установленные прежними руководителями, покажутся бессмысленными ритуалами. В этом случае новые начальники неизбежно начнут нарушать установленную технологию работы, расширят номенклатуру складских запасов, но прибыль от этого будет съедена расходами на учет и хранение. Увеличат количество контрагентов в 2 раза, набирая всех подряд, подняв, таким образом, прибыль на несколько процентов, но резко снизив управляемость и надежность системы. Ошибки в работе начнут резко расти, сотрудники станут "зашиваться", не справляясь с ситуацией. Претензии клиентов и поставщиков будут множиться вместе с их дебиторской задолженностью. И если отследить возникновение задолженностей нечистоплотных контрагентов будет еще возможно по электронной базе данных, то доказать это без бумажных документов будет весьма проблематично.
Предприятие, внедрившее у себя такой метод ведения бизнеса, становится похожим на "неустойчивый" истребитель пятого поколения, который обладает меньшим аэродинамическим сопротивлением по сравнению с устойчивым, что позволяет ему экономить топливо. Такие самолеты очень маневренны, могут выполнять фантастические фигуры высшего пилотажа, недоступные другим самолетам. Но если откажет его электронная система управления, он не спланирует, как это сделали бы самолеты прежних поколений, а камнем рухнет на землю...
Финансовые взаимоотношения и расчеты с контрагентами
Вопрос 6. Финансовые взаимоотношения и расчеты организаций с контрагентами
Каждое коммерческое предприятие взаимодействует с контрагентами. От эффективности данного взаимодействия во многом зависит финансовое состояние предприятия. Контрагенты формируют портфель заказов, поставляют материалы, оказывают услуги производственного, информационного характера и др.
В результате взаимодействия с контрагентами
у предприятия формируется
дебиторская и кредиторская задолженность,
которая является составным элементом оборотного капитала
.
Оборотный капитал, в свою очередь, выступает фактором, определяющим финансовую устойчивость и уровень конкурентоспособности хозяйствующего субъекта.
Следовательно, правильно выстроенные взаимоотношения с контрагентами могут существенно повлиять на финансовое благополучие предприятия.
Правовой основой осуществления большинства расчетов являются обязательства, возникающие из договоров.
Договор заключается по средствам оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной, и вступает в силу (становится обязательным для сторон) с момента его подписания обеими сторонами (или с момента получения стороной, отправившей оферту, ее акцепта).
Характерной особенностью расчетов является одновременные с их осуществлением изменения в структуре имущества (дебиторская задолженность) или обязательствах (кредиторской задолженности) организации. В первом случае при погашении дебиторской задолженности происходит уменьшение одного вида актива (права на получение определенной денежной суммы) и увеличение другого (денежные средства), валюта баланса при этом остается неизменной. Во втором случае при погашении кредиторской задолженности уменьшается валюта баланса с одновременным уменьшением не только суммы самой задолженности, но и размера имущества организации (денежных средств или других активов).
Расчетные операции сопровождают деятельность любой организации. В настоящее время существует множество вариантов осуществления расчетных операций как внутри самой организации, так и с ее контрагентами.
Можно выделить следующие формы расчетов:
1. По форме:
- денежные;
- неденежные.
- физические лица;
- юридические лица.
3. По моменту проведения платежей:
- авансы (предварительная оплата);
- последующая оплата.
4. По экономическому содержанию:
- с потребителями и заказчиками;
- с поставщиками и подрядчиками;
- с разными дебиторами и кредиторами;
- внутрихозяйственные расчеты;
5. По отношению к среде предприятия:
- внутренние.
- внешние.