Сотрудники УК в рабочем процессе заполняют много различных документов . Итак, более подробно о видах:
- Акты выполненной работы должны заполняться в соответствии с новыми изменениями в законодательстве. Они являются подтверждением того, что ремонт произведён полностью и его фактические объёмы.
- В момент передачи многоквартирного дома управляющей организации от застройщика заполняется акт. В этом документе указывается информация о состоянии технических коммуникаций и помещений общего пользования, а также степень износа и выявленные неисправности.
- Акты, которые заполняются при различных авариях. Например, при течи крыши или разрыве труб всегда составляется соответствующий акт.
Акт приема-передачи многоквартирного дома
Этот документ подтверждает факт перехода имущества от одного владельца к другому.
При формировании и подписании соглашения на передачу многоквартирного дома в компетенцию УК, застройщик передаёт всю бухгалтерскую и техническую отчётность сотрудникам управляющей организации. Это необходимо для того, чтобы компания полноценно смогла осуществлять свою деятельность и обслуживать дом.
Акт приема-передачи должен содержать :
Информацию о жителях многоквартирного дома.
- Информацию об УК (должности уполномоченных лиц, с указанием ФИО).
- Сведения о соглашении с управляющей компанией, на основе которого составляется акт.
- Список работ (текущий ремонт, капремонт и т. д.).
- Указание всего передаваемого имущества (здесь необходимо максимально расписать всё, что передаётся от маленьких ключей, например от каких-либо помещений, до крупных площадей, например придомовой территории).
- Указание особых моментов (по желанию принимающей стороны могут быть вписаны дополнительные замечания).
- Фамилии и инициалы, а также подписи сторон.
Акт приёма-передачи подписывается в момент проведения сделки.
В законодательстве специальных форм для заполнения актов передачи не существует. Бланки формируются и разрабатываются в качестве приложения к соглашению.
Акт выполненных работ управляющей компании: образец и правила составления
Этот документ заполняется после проведения каких-либо работ и подтверждает выполнение их надлежащим образом. Если акт подписан, то это значит, что организация в полном объёме и качественно выполнила свою работу. Но должна ли УК заполнять и предоставлять акты выполненных работ?
Согласно новым изменения в законе (приказ Минстроя №761 от 26 октября 2015 года) все управляющие организации в обязательном порядке должны заполнять первичную документацию. К такой документации относится и акт приёма выполненной работы.
Также на законодательном уровне существует типовая форма такого документа, поэтому заполнить его не представляет сложности.
Документ должен содержать следующую информацию :
Акты следует оформлять сразу после выполнения работ . Однако конкретных сроков для проставления подписи в акте на законодательном уровне не предусмотрено.
Если оформление актов будет реже чем раз в месяц, то очень сложно отследить и проверить фактическое отремонтированное оборудование и сопоставить с фиксированной записью в документе.
Характеристика на жильца от управляющей компании ЖКХ с примером
Характеристикой с места проживания признаётся неофициальный документ . Он составляется в произвольной форме. Такой документ содержит сведения о человеке, которые связаны с его отношениями с соседями и окружающими людьми.
Характеристика включает сведения об уплате коммунальных платежей, конфликтных ситуациях с соседями и принятие участия человека в жизни многоквартирного дома.
Поскольку установленная форма отсутствует, характеристику пишут в произвольном виде. В документе должно быть указано:
- Фамилия, имя и отчество человека, а также его полный адрес проживания.
- Наименование управляющей организации и указание лица, выдавшего документ (с указанием должности и ФИО).
- Описание поведения гражданина.
Характеристика в таком виде обычно необходима для предоставления в государственные органы. Иногда в документ вписывают наименование структуры, куда требуется документ. При стандартном заполнении пишут слова: Характеристика выдана по месту требования».
Характеристику могут попросить :
- работники полиции (следователи и т. д.);
- попечительский совет и органы опеки (при оформлении опекунства);
- судебным органам.
Если в доме существует ТСЖ, то характеристику лучше всего оформить и заверить именно у председателя этого органа.
Подводя итоги, можно отметить, что формирование всех вышеперечисленных актов – процесс простой. Самое главное, чтобы вся информация, изложенная в актах, была понятна всем сторонам.
С 16 февраля 2016 года вступает в силу Приказ Минстроя РФ от 26.10.2015 №761/пр "Об утверждении формы акта приёмки оказанных услуг и выполненных работ". В документе утверждена форма акта приёмки оказанных услуг и выполненных работ по содержанию и текущему ремонту общего имущества в МКД. Приказ 2 февраля 2016 года зарегистрирован Минюстом РФ под номером 40928.
Информация о документе опубликована 5 февраля 2016 года. Следовательно, через 10 дней после официальной публикации зарегистрированный Приказ Минстроя РФ вступает в силу. Поэтому с 16 февраля 2016 года управляющие компании должны подписывать у председателя совета МКД или уполномоченного собственника по доверенности данные акты.
В соответствии с п.4 ч.8 ст.161.1 Жилищного кодекса РФ председатель совета МКД имеет право подписывать акты приёмки оказанных услуг и выполненных работ по содержанию и текущему ремонту общего имущества в МКД.
Приказ Минстроя об актах приёмки согласуется с п.9 Правил оказания услуг и выполнения работ (ПП РФ №290 от 3 апреля 2013 года "О минимальном перечне услуг и работ, необходимых для обеспечения надлежащего содержания общего имущества в многоквартирном доме, и порядке их оказания и выполнения").
Форма акта приёмки выполненных работ
В утверждённой форме документа необходимо указать адрес МКД, для которого были выполнены те или иные работы и услуги по содержанию и текущему ремонту общего имущества .
От лица всех собственников дома выступает председатель совета МКД либо другой владелец помещения в данном доме, уполномоченный общим собранием собственников. Указываются ФИО данного собственника, номер его квартиры или комнаты. Также в акте прописывается документ, подтверждающий полномочия собственника: решение ОСС либо дата и номер доверенности.
В акте обязательно указываются реквизиты исполнителя выполненных работ и оказанных услуг. Необходимо указать ФИО исполнителя, его должность и основание для выполнения работ и оказания услуг.
Также обязательно нужно указать период, за который выполнено определённое количество работ и оказано услуг на конкретную общую сумму, которая прописывается в акте.
Акт приёмки выполненных работ и оказанных услуг составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами. Каждый экземпляр акта остаётся у представителей обеих сторон.
В форму встроена таблица, в которой указывается наименование вида работы или услуги, периодичность/количествен ный показатель выполненной работы или оказанной услуги, единица измерения, сметная стоимость и цена.
Сметная стоимость за единицу выполненной работы или оказанной услуги берётся из договора подряда по выполнению работ по содержанию и ремонту общего имущества в МКД. Наименование вида работы или услуги , как мы уже писали выше, берётся из Минимального перечня работ и услуг.
В п.9 Правил оказания услуг и выполнения работ, необходимых для обеспечения надлежащего содержания общего имущества в МКД, сказано, что сведения о выполненных работах и оказанных услугах отражаются в актах, составляемых по форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции правовому регулированию в сфере ЖКХ, и являются составной частью технической документации МКД.
Периодичность отчёта по акту приёмки выполненных работ
Что касается периодичности сдачи и подписания актов приёмки выполненных работ , то точного ответа на этот вопрос пока нет. Скорее всего, подписывать этот акт управляющим компаниям предстоит ежемесячно, ежеквартально или ежегодно в зависимости от периодичности оказания услуг или выполнения работ по содержанию и ремонту общего имущества в МКД.
Но здесь возникает резонный вопрос, неужели управляющим компаниям теперь придётся отчитываться перед собственниками по актам приёмки выполненных работ за каждую замененную лампочку в подъезде или сухую уборку, которая производится 2-3 раза в неделю?
Минстрой РФ об этом никаких разъяснений пока не даёт. Такая ситуация вполне оправдана с текущим ремонтом общего имущества в МКД . Например, после замены подъездных дверей, рам или окон вполне целесообразно составлять и подписывать такие акты. Тогда и управляющая компания будет чиста перед собственниками, и владельцы квартир будут в курсе расходования денежных средств.
Пока акт приёмки выполненных работ не будет подписан обеими сторонами, то и работа не будет считаться принятой или услуга оказанной. Но зачем составлять и подписывать эту форму акта для выполненных работ по содержанию общего имущества в МКД? Ведь эти работы производятся практически ежедневно, например, уборка придомовой территории.
Тогда зачем каждый раз составлять и подписывать акт приёмки влажной уборки в подъезде, когда график данной работы с подписью исполнителя вывешивается на информационном стенде в подъезде? Каждый собственник может проконтролировать этот процесс по графику самостоятельно и при необходимости позвонить в свою управляющую компанию за необходимой информацией.
Если же опираться на тот факт, что акт приёмки выполненных работ должен содержать целый перечень мероприятий, то можно предположить, что в него записываются все работы и услуги, произведённые в определённый период времени, например, за месяц. Но, оговоримся, о периодичности актирования приёмки выполненных работ и оказанных услуг нигде не говорится.
Видимо, пока это механизм не будет отлажен, придётся исходить из той периодичности, с которой управляющие компании сдавали отчётность по выполненным работам и оказанным услугам по содержанию и текущему ремонту общего имущества в МКД.
И ещё один момент: далеко не в каждом доме создан совет МКД и утверждён его председатель. А созывать общее собрание собственников помещений в МКД ради выбора уполномоченного лица на подписание актов приёмки выполненных работ, как показывает практика, довольно проблематично. Поэтому история с подписанием актов может затянуться до тех пор, пока не найдётся уполномоченный собственник, действующий от лица всех владельцев квартир.
Все эти неоднозначные и спорные вопросы ставят под сомнение целесообразность и обоснованность утверждения Приказа Минстроя об актах приёмки выполненных работ и оказанных услуг.
Работники УК оформляют огромное количество разной документации. Рассмотрим, какие виды актов подписываются в ходе обслуживания многоквартирных домов :
Акт приёма-передачи
Данный документ фиксирует переход в пользование и состояние имущества от одного лица другому. Например, при подписании договора на управление домом представители застройщика передают всю техническую и бухгалтерскую документацию представителям УК, чтобы последняя могла осуществлять обслуживание.
В рассматриваемом документе должно быть отражено:
- Информация о представителях заказчика (жильцов дома) и подрядчика (УК): должности, ФИО.
- Данные о предмете акта. Это может быть помещение, передаваемое для обслуживания (подземная автостоянка), или придомовая территория, где теперь будет осуществляться уборка силами УК. Следует максимально точно описать все характеристики имущества. Отмечайте, если передаются какие-либо дополнительные предметы, например, ключи от помещений.
- Информация о договоре с УК, на основании которого составлен данный акт.
- Перечень работ, для проведения которых передаётся имущество (уборка, текущий или капитальный ремонт и так далее).
- Дополнительные замечания сторон. Возможно, принимающая имущество сторона желает отметить техническое состояние получаемого объекта.
- Подписи сторон с указанием фамилий и инициалов.
Справка! Такой акт подписывается непосредственно перед передачей имущества в управление УК.
Единой формы для актов приема-передачи многоквартирного дома управляющей компании на законодательном уровне не установлено. Рекомендуется вводить типовые бланки путём их разработки в качестве приложений к договору с УК.
Акт приёмки выполненных работ
Подписанный акт подтверждает тот факт, что организация надлежащим образом исполнила свои обязанности и может требовать соответствующую оплату.
Актуальным является вопрос о том, должна ли на самом деле управляющая компания предоставлять акты выполненных работ? До февраля 2016 года УК не были обязаны заполнять подобные документы. Мотивировалось это тем, что в таком случае при производстве работ постоянно должен присутствовать представитель собственника . Например, при влажной уборке подъезда.
С другой стороны, если оформление акта о проведённых работах не требуется, то и за качеством отсутствует. А оплата выставляется в соответствии с представлениями должностных лиц УК о понесённых затратах.
По акту приема-передачи в УК передаются:
- технические документы
- иные бумаги, требующиеся для адекватного обслуживания МКД.
Документ составляется в двух экземплярах. Один хранится в организации, другой — у председателя Совета МКД.
Нужно ли составлять акт передачи квартиры?
Составление акта передачи с управляющей компанией не требуется. Акт передачи квартиры является официальным подтверждением передачи жилплощади и прав на ее пользование новому владельцу и служит дополнением к договору купли-продажи.
Документ составляется в трех экземплярах, два из которых остаются у участников сделки, а третий поступает в регистрационную службу.
Прежде чем оформлять документ, указывающий на неисполнение обязанностей УК, следует внимательно ознакомиться с перечнем услуг, описанным в договоре между собственниками МКД и обслуживающей организацией.
Характеристика на жильца и порядок ее заверения
Характеристика на собственника МКД от управляющей компании – документ, описывающий характер и поведение человека по месту его постоянного жительства . Проще говоря, в этой бумаге будет описано, конфликтует ли человек с соседями, жалуются ли они на него, платит ли за коммунальные услуги и какое участие принимает в жизни дома.
Характеристика такого рода представляется обычно государственным структурам. В самом документе чаще указывают название учреждения, куда она должна быть направлена, но можно просто вписать «по месту требования».
Она может пригодиться при оформлении опекунства, при ведении уголовного или административного дела, при поступлении в специализированное учебное заведение и других процедурах, требующих описание человека с бытовой точки зрения.
Управляющая компания, в чьем ведении находится дом, где проживает гражданин, имеет полное право заверить документ. Помимо подписи руководителя УК или иного сотрудника, способного подтвердить факт проживания лица по указанному адресу, не лишним будет поставить и печать организации.
Так как у сотрудников организации есть списки всех председателей Советов МКД и других собственников, то они также могут поставить свои подписи под характеристикой соседа.
Несмотря на то, что документ не является официальным, в определенных ситуациях он может повлиять на принятие решения государственными органами.
Заполняется документ в свободной форме, в нем отображаются такие данные:
- ФИО гражданина и адрес его проживания.
- Название УК, выдавшей характеристику, и ФИО должностного лица, подписавшего её (с указанием должности).
- Описание поведения человека в быту.
Если в многоквартирном доме есть ТСЖ, то лучше всего будет заверить характеристику от управляющей компании на жильца у председателя этого органа.
Сроки составления
Любая деятельность управляющей компании по обслуживанию многоквартирного дома должна регистрироваться актами в соответствии с пунктом 4 части 8 статьи 161.1 ЖК РФ.
Сроки и периодичность предоставления актов может быть закреплена в договоре между собственниками МКД и управляющей организацией . Иными документами, в том числе и законодательными эта обязательство никак не регулируется.
Однако любая компания обязана отчитываться перед председателем МКД за проделанную работу предыдущего года в течение первого квартала года, следующего за отчетным.
Таким образом, организация обязана предоставлять отчет минимум один раз в год, если иное не оговорено в договоре. При аварийных ситуациях УК обязана составить документ не позднее, чем через 12 часов после обращения пострадавшего .
Как можно заметить, нет ничего сложного в оформлении перечисленных в данной статье документов. Важно помнить, что любое положение в акте должно быть понятно каждой из сторон, участвовавших в его подписании.