Когда на электронную почту поступает много писем от разных адресатов, то со временем становится сложновато среди этих писем находить нужные из старых полученных, если это требуется. В таком случае очень удобно сортировать письма по категориям (папкам или по-другому “ярлыкам”). В данной статье я покажу как это сделать на примере почты GMail.
В качестве примера. Вам на почту часто приходят письмо от одних и тех же адресов, к которым вам время от времени приходится обращаться.
Да, эти письма в случае чего можно попытаться найти и по поиску. Это несложно делается, но найти сможете не всегда. Удобнее когда письма сразу при поступлении сортируются по нужным папкам, либо же вы их сами вручную раскладываете по этим папкам. То есть вы можете настроить фильтры в почте так, чтобы письма от определённых адресов сразу складывались в нужные папки.
Делается это несложно. Рассмотрим ниже как создавать ярлыки в GMail и как привязывать к ним нужные письма вручную и автоматически.
Именно в почте GMail папки называются “Ярлыками”. В принципе оно так и есть, ведь письма все складываются в раздел “Вся почта”, а эти самые папки -это ссылки на нужные письма.
Создание ярлыков (папок) в GMail
Чтобы создать ярлык, нажмите на соответствующую ссылку в самом низу списка папок (входящие, отправленные, спам и т.д.) слева:
В открывшемся окне нужно ввести название ярлыка в верхней строке и нажать “Создать”.
Если у вас ранее было уже создано несколько ярлыков, то вы можете указать, под каким из них в списке будет расположен новый создаваемый вами ярлык, отметив пункт “Разместить ярлык под” и выбрав там нужный.
Всё, ярлык создан. Пример:
Распределение писем по нужным ярлыкам в GMail
Вы можете распределять письма по нужным ярлыкам в GMail как вручную, так и настроить автоматический режим. Автоматическая сортировка писем по ярлыкам - это настройка фильтров в вашей почте, т.е. создание специальных условий, в зависимости от которых с входящими письмами будут производиться нужные вам действия.
Ручное распределение писем
Когда вам нужно перенести в один из созданных ярлыков одно или несколько писем, то достаточно отметить эти письма во входящих, а затем выбрать ярлык для переноса, нажав “Переместить в”.
То же самое можно проделать, открыв сначала письмо для прочтения.
Автоматическое распределение писем
Вы можете настроить специальные фильтры с условиями, чтобы, к примеру, письма, поступающие от определённых адресов на вашу почту, сразу же попадали в нужную папку. Рассмотрим как это сделать в Gmail.
Для этого в настройках почты есть специальный раздел “Фильтры и заблокированные адреса”, где вы можете создать новый фильтр или изменить старый. Но можно не лезть в настройки тогда, когда вы хотите создать фильтр с простейшим условием (чтобы письма от определённых адресов поступали в нужную папку) и для этого проделываем следующее:
Всё. Таким вот образом, настраивая фильтры, можно легко распределять письма по нужным ярлыкам без вашего участия.
Настройка и удаление созданных ярлыков
Вы всегда можете изменить любой из созданных ярлыков или удалить его.
Чтобы открыть настройки ярлыка, кликните по стрелочке справа от него:
Через появившееся контекстное меню вы можете:
Также возможность настроить ярлыки (кроме изменения цвета) доступна в общем разделе “Настройки” GMail, на вкладке “Ярлыки”.
Заключение
Чтобы с почтой Gmail было работать ещё удобнее, рекомендую применять возможность сортировать письма по папкам (т.е. ярлыкам) в Gmail, взять это на вооружение.
Если вы подписаны на различные рассылки или ведете активную деловую переписку и хотите, чтобы входящие письма автоматически раскладывались по папкам, то эта статья для вас. В ней я расскажу, как настроить почтовый ящик на автоматическую сортировку входящих сообщений без вашего участия.
При большом количестве входящих сообщений возникает желание разложить их по «полочкам», т.е. по отдельным папкам. В терминах Gmail это означает присвоить письмам с определенными общими признаками (адрес отправителя, текст в теме, вложения и т.п.) одинаковый ярлык. Как это сделать?
Создание фильтра
- Заходим в наш почтовый ящик.
- В строке поиска нажимаем справа стрелку. Появляется окно, в котором надо ввести критерии поиска сообщений. Например, найдем все письма, пришедшие с адреса [email protected] . Для этого в поле «От» укажем этот адрес.
Вы можете указать в качестве условий отбора адрес получателя, содержимое текста, наложить ограничение на размер и дату письма, а также комбинировать параметры. - Чтобы убедиться в правильности составленного запроса, нажмите кнопку «Поиск почты».
- Если вы видите письма, которые хотите переместить в отдельную папку, нажмите «Создать фильтр в соответствии с этим запросом».
- На следующем этапе укажите где будут располагаться письма.. И сразу применим это действие к соответствующим входящим сообщениям. Для этого установим флаги как показано на рисунке ниже, выберем ярлык и нажмем кнопку «Создать фильтр».
- Все письма, которые были отправлены с адреса переместились из папки «Входящие» в папку «Рассылки — сайт» (им был присвоен ярлык «Рассылки/сайт»).
Теперь все такие письма будут автоматически отфильтрованы и помещены в нужную папку. Теперь вам не нужно долго искать во входящих очередное письмо рассылки. Оно уже лежит в отведенном для него месте.
Быстрое создание фильтра
Предположим, у вас появился новый деловой партнер. Он написал вам несколько писем, которые находятся в папке «Входящие».Вы решили завести под них отдельную папку. Чтобы быстро создать фильтр необходимо сделать следующее.
- Открыть письмо.
- Нажать стрелку рядом с кнопкой «Ответить» и выбрать пункт «Фильтровать похожие письма».
- Откроется стандартное окно параметров поиска. Затем следует выполнить действия, описанные выше.
Как изменить параметры фильтра?
Если в папку, которую вы настроили для сбора писем, удовлетворяющих определенным критериям, попадают кроме нужных, другие письма, измените фильтр. Зайдите в «Настройки» — «Фильтры» и нажмите «Изменить». Откроется знакомое вам окно настройки поиска. Уточните запрос. Например, для рассылок можно указать слово, которое всегда встречается в теме письма.
Как удалить фильтр?
Если фильтр больше не нужен, его можно удалить через раздел «Настройки» — «Фильтры». Зайдите туда и выберите «Удалить».
Экспорт, импорт фильтров
При наличии нескольких аккаунтов на Gmail существует возможность переносить фильтры между почтовыми ящиками. Как это сделать? Для начала следует сохранить настройки фильтров в файле, т.е. произвести экспорт. После этого перейти в другой почтовый ящик и там произвести выгрузку (импорт) настроек из файла.
Экспорт фильтров
- Отметить фильтры, которые вы хотите перенести.
- Нажать кнопку «Экспорт». Будет создан файл mailFilters.xml, который надо сохранить.
Импорт файлов
- Перейти в раздел «Настройки» — «Фильтры».
- Нажмите «Импортировать фильтры».
- Нажмите кнопку «Выберите файл».
- Выберите файл с фильтрами – mailFilters.xml.
- Укажите фильтры, которые хотите перенести. Если необходимо сразу применить фильтр, отметьте пункт «Применить новые фильтры к существующим письмам».
- Нажмите кнопку «Создать фильтры». В случае успеха, в настройках появятся фильтры.
Фильтры это очень удобный и мощный инструмент, с помощью которого настраивается автоматическая сортировка писем . Попробуйте использовать фильтры, и вы больше не сможете без них обходиться.
Привет! Сегодня я бы хотел поговорить про почтовый сервис Gmail (электронная почта от “Гугл” ). Наверняка, Вы уже знакомы с ним, лично я познакомился относительно недавно, около 4-х месяцев назад. До этого я “сидел” на Mail.ru, но после перехода на Gmail я понял, что последний – действительно лучший в мире. Почему? Об этом расскажу чуть ниже.
Что же меня заставило перейти на другой почтовый сервис? Это красивая , то есть сейчас моя почта имеет следующий вид: petr@сайт . Неплохо, да? Да, конечно, такое можно сделать и в Яндексе, но я почему-то остановился на Gmail и ни сколько не жалею об этом. Зарегистрироваться на Gmail.com не составит труда, но все же я рекомендую Вам вместо обычной регистрации сразу сделать красивую почту с собственным доменным именем (как это сделать, я рассказывал ).
Как я использую электронную почту Gmail
1. Очищаю папку “Входящие”.
В папке “Входящие" у меня расположены только актуальные письма, которые требуют каких-то действий: ответить, проследить за какими-то действиями и т.п. Когда некоторое письмо становится неактуальной, я просто отправляю его в архив . Что такое архив? Это письма, которые не видны в папке “Входящие”, но доступны для поиска. Вот здесь расположена кнопка “Архивировать”:
Также письма, которые отправлены в “Архив” доступны через папку “Вся почта”. Таким образом, в папке “Входящие” у меня всегда чистота . Если же Вы уверены, что какое-то конкретное письмо точно Вам никогда не пригодится, то вместо “Архивировать” смело можно нажать на кнопку “Удалить”.
2. Отмечаю важные письма.
Некоторые письма требуют срочный ответ или крайне важны для меня. И в то время, когда я разбираю почту, первым делом захожу в папку “Помеченные”:
Пометить письмо очень просто: достаточно в правом верхнем углу нажать на “звездочку”:
Если для Вас одной звездочки мало, можете использовать кучу отметок. Чтобы их включить, нужно перейти в Настройки –> Общие –> Звезды:
3. Использую “Ярлыки”.
Например, в данный момент проходит и мне очень удобно собирать письма от каждого участника в отдельную папку. Что я для этого сделал?
Таким образом Вы можете фильтровать письма по почтовому ящику, по теме и т.п.
К каждому ярлыку присвойте определенный цвет, тем самым наглядность увеличится в разы:
4. Отмечаю как прочитанное автоматические письма.
Часто приходят письма от бирж, типа , Rotapost и другие. Они мне нужны, но мне не нравятся, когда они являются “непрочитанными письмами”. Для подобных писем от бирж я также создаю фильтры, просто в шаге 4 предыдущего пункта (см. выше), ставлю галочку напротив “Отметить как прочитанное” (ярлыков для данных писем я не создаю):
Также Вы можете некоторые письма “пропускать” мимо папки “Входящие” или вообще удалить.
Совет: обязательно научитесь пользоваться фильтрами , тем самым Вы сильно упростите себе жизнь при разборе почтового ящика.
5. В папке “Входящие” сначала вывожу непрочитанные письма.
По умолчанию в Gmail все письма сортируются по дате. Мне же гораздо удобнее, когда непрочитанные письма расположены в самом верху. Для этого просто нужно нажать на стрелочку справа от папки “Входящие” и ставлю галочку напротив “Сначала непрочитанные”:
6. Активно использую поиск.
Нужно собрать всю переписку с определенным адресатом? Не проблема! В Gmail сделать это очень просто. Просто вбиваете адрес почтового ящика нужного Вам человека и вуаля! , все письма от него перед Вашими глазами:
Очень сильно спасает, когда человек, с которым ты переписываешься, не использует историю сообщений в электронной почте. Потом еще удивляются, почему я не отвечаю на их письма? А я порою даже не помню, о чем я с этим человеком говорил. Честно, поиск очень полезен. Также ищу всякие ключевые слова и действительно нахожу нужные мне письма.
Также в Gmail очень радует, что все письма, которые являются ответами, собираются в цепочки писем (экономия места в списке писем и удобство слежки за историей).
7. Очень удобно пользоваться электронной почтой Gmail через мобильный телефон.
Вы с легкостью найдете приложение практически для любого телефона тут http://gmail.com/app . Или же можете пользоваться браузерной версией сайта Gmail, все равно очень удобно (почта “сужается” до размера экрана). Также очень много приложений выпускают сторонние разработчики. Например, на своем любимом iPhone я использую приложение Sparrow , который действительно очень удобен. На iPad же я пользуюсь почтой в браузере, все работает великолепно.
8. Все вложенные файлы открываю непосредственно в Gmail.
К письму приложили Word документ? Что я обычно делал: скачивал файл на компьютер, открывал его, после ознакомления чаще всего удалял. В Gmail же все очень просто: открываете документ прямо в браузере, избавляя себя от лишних телодвижений:
9. Использую готовые ответы.
Часто бывает так, что приходят однотипные письма и приходится отвечать одинаково. Для таких писем придуманы “Готовые ответы”. То есть, получив письмо, Вы просто выбираете нужный ответ из шаблонов:
Это экспериментальная функция, чтобы активировать данную возможность нужно зайти в настройки почты –> Лаборатория –> Шаблоны ответов –> Включить:
И вообще в этой “Лаборатории” можно включить очень много разных функций. Просмотрите их, возможно, Вы найдете что-то подходящее и интересное для себя.
10. Горячие клавиши.
Очень удобно, как и в любой программе, пользоваться “горячими клавишами”. Чтобы включить их, перейдите в настройки почты –> Общие –> Быстрые клавиши –> Включить:
- C – Новое сообщение.
- O – Открыть сообщение.
- E – Архивировать.
- R – Ответить.
- F – Переслать.
- Tab+Enter – Отправить.
- ? – Вызов справки по “горячим клавишам”.
Думаю, этих 10 советов достаточно, чтобы понять, что электронная почта Gmail действительно лучшая , да и эти советы, надеюсь, облегчат Вашу жизнь.
d9stAZhbfEE
Буду очень благодарен за ретвит, всего доброго!
Фильтры в популярном почтовом сервисе Gmail отличный способ организовать работу с электронной почтой, установить правила для входящих и исходящих сообщений и вообще избавить себя от рутинной работы, доверив все скриптам. Ранее мы уже писали об интересных возможностях настройки почтовика под себя, а сегодня продолжим эту тему.
1. Переадресация всех входящих сообщений электронной почты и их архивирование
Если у вас есть несколько учетных записей на Gmail, но по факту вы используете только один профиль, то для вас существует хороший фильтр, способный перенаправлять все письма со всех аккуантов на один главный. Кроме того, вы сможете сделать на них пометку «прочитанные» и отправлять их в архив, чтобы они не отображались в основном потоке входящих писем.
Чтобы достичь желаемого вам нужно создать новый фильтр и вставить в поле «From» значок собаки - @. Также можно просто поставить звёздочку - *.
Следующим шагом вы можете выбрать куда направлять письма, пометить их как прочитанные или отправлять их в Архив.
2. Автоответчик на электронную почту с использованием заготовленных ответов
Если у вас есть цепочки писем, которые требуют однообразных ответов, например: «Сообщение получил, все в порядке. Дам знать когда буду готов.» или что-то в этом духе, то вы сможете создать для таких диалогов автоответчик, который будет за вас посылать заготовленные заранее сообщения для ответа пользователю. Если у вас много подобных диалогов, то данный способ позволит вам сэкономить уйму времени.
3. Сортировка сообщений по размерам и типу прикрепленных к ним файлов
Стандартный фильтр Gmail позволяет отсеять сообщения с прикреплёнными файлами. Оказывается, этот фильтр можно заметно улучшить, указав размер прикрепленного файла. Например вы хотите создать ярлык «Большие файлы» для писем с вложениями более 10 Мб. Для это сделаем следующее:
В строке поиска в верхней части открытого окна Gmail вводим следующее значение:
Size: 10m
После этого щелкните стрелку показывающую вниз, в конце строки поиска. Перед вами откроется всплывающее окно создания фильтра поиска. В этом же окне вы сможете создать дополнительные правила для более эффективной сортировки писем. Далее, нажмите на ссылку «создать фильтр с поиском» в правом нижнем углу. Затем вы можете создать ярлык для этого фильтра.
Помимо сортировки по размеру вложенных файлов, можно настроить фильтр на распознание типов документов. Например:
Has:attachment .jpg | .jpeg | .png | .gif | .tiff | .tif
Has:attachment .pdf | .doc | .docx | .xls | .xlsx
Поэтому же принципу можно сортировать и другие типы файлов, например zip, rar, iso. Также чтобы упростить рутинную работу, можно отправлять эти письма в соответствующие папки или помечать их определенным ярлыком (Документы, Архивы, Фотографии и т.д.).
4. Настройка вкладок для входящих писем
Новый интерфейс почты Gmail, позволяет сортировать Входящие сообщения по графическим вкладкам или категориям. Если вас не устраивают стандартные настройки разработчиков Google, то вы можете создать собственное правило для изменения этих настроек. Например, письма от сервиса Twitter по умолчанию приходят с пометкой «Социальные» и если вас это не устраивает, то вы можете изменить правило.
Для того чтобы сделать это, нажмите на стрелочку в строке поиска Gmail и введите в поле «ОТ» следующее: twitter.com. Далее на свое усмотрение произведите настройки предоставленные стандартным фильтром.
5. Применять фильтр ко всем письмам хранящимся в почте
Когда вы создаете новый фильтр, он применяется только для тех сообщений, которые будут приходить к вам в будущем. Если у вас огромное количество старых писем и вы хотите применить к ним свой новый фильтр, существует возможность внести такие изменения.
Создайте фильтр и введите все правила, которые вы хотите применить, но перед нажатием кнопки «Создать фильтр», поставьте флажок рядом с надписью «Применить фильтр к следующим цепочкам писем». Теперь фильтр будет применятся ко всем вашим письмам, как старым так и новым.
6. Экспорт/Импорт фильтров для разных учетных записей Gmail
Если у вас создано несколько активных учетных записей Gmail и вы хотите чтобы у каждой из них были ваши собственные фильтры, то вы сможете избежать рутинного создания фильтров для разных профилей. Вместо этого вы сможете просто настроить фильтры на доном профиле, а на остальные просто экспортировать настройки. Мы расскажем как это сделать.
Перейдите в ту учетную запись, где все фильтры уже настроены. Далее перейдите в настройки Gmail и перейдите на вкладку «Фильтры». Под списком фильтров вы найдете кнопку «Все», нажав на нее вы выделите все ранее созданные фильтры. Перед вами появится кнопку «Экспорт». Теперь просто нажмите на нее и вы скачаете файл XML, который содержит правила для всех ваших настроек. Если какие-то из фильтров вам не понадобятся на другой учетной записи, просто снимите флажок напротив него.
Чтобы создать фильтры для новой учетной записи, просто зайдите в нее и перейдите в настройки фильтров. Затем найдите кнопку «Импортировать» и выберите ранее скачанный файл XML для загрузки. Теперь все фильтры есть и в новом профиле.
7. Отправить себе список дел с определенной пометкой
Если вы посылаете себе письма со списком дел, то вы можете создать для этого специальный фильтр с автоматической маркировкой. Для этого создайте фильтр и введите в него свой электронный адрес, а в теме укажите «Список дел». Теперь можете применить к этому фильтру любой ярлык либо создать новый.
8. Использовать Gmail как RSS Reader
После закрытия сервиса Google RSS Reader многие стали искать альтернативу, которая бы позволила также удобно следить за актуальными новостями. Мы предлагаем вам воспользоваться , которая позволяет конвертировать формат RSS новостей в сообщение электронной почты и направлять вам их на ваш ящик. После этого вы можете просто создать ярлык RSS и применять его к этим письмам.
9. Создание одноразового адреса электронной почты
На самом деле это старый способ создания одноразовых адресов используя основной. К своему адресу электронной почты можно добавить знак + все что последует за ним, будет игнорироваться Gmail. Это значит, что вы сможете создавать одноразовые адреса почты для регистрации на сайтах, которые ее требуют, но вы бы не хотели предоставлять им настоящие данные.
Для того, чтобы этот способ работал как надо, вам нужно пройти регистрацию например с таким e-mail: [email protected]. Вам придет письмо подтверждения. После того как вы закончили регистрацию, создайте фильтр:
Кому: [email protected] Действия: Delete It
Теперь можете быть уверены, что спам с этого сайта до вас не доберется.
Вывод
Спонсором новости выступает Yota-system: официальный партнер Yota по усилению сигнала 4G Lte. Никаких проблем со связью с внешним миров нет у тех людей, у которых уже подключена эта актуальная услуга. Но людям, участок которых ещё оснащен доступом к всемирной паутине, нужно задуматься о том как подключить интернет на дачу . Преимущества беспроводного мобильного 4G интернета на даче очевидны! Это и развлечение для всей семьи в ненастную погоду. Это и надёжный доступ в интернет для деловых людей, когда нужно немедленно связаться с клиентом или коллегой. Это и общение с друзьями и родными, которые не смогли составить вам компанию на природе.
Но насколько вы знаете и используете возможности почтовой службы? Rusbase публикует 25 советов, которые будут полезны как начинающим, так и опытным пользователям Gmail.
Настройте внешний вид
Вместо того чтобы пялиться на бледное оформление по умолчанию, добавьте ярких красок, включив одну из тем. Для этого в меню настроек в правом верхнем углу выберите раздел Темы и включите любую понравившуюся или загрузите свою.
Кроме того, можно выбрать из трех вариантов размера интерфейса. Обычный режим оставляет много свободного пространства на экране, а Компактный подойдет для тех, кто привык открывать много окон одновременно.
Добавьте друзей и другие почтовые аккаунты
Если вы только начинаете пользоваться Gmail или создали второй Gmail-аккаунт и хотите добавить свои контакты и старую почту, то пройдите в раздел Настройки> Аккаунты и импорт. Вы можете импортировать свои данные и письма из Яндекса, Mail.ru, Hotmail и других. Для этого нужно будет проделать несколько несложных процедур. Но помните, что после этого навсегда отключится сигнал оповещения Gmail о получении письма.
Придайте Gmail сходство с Outlook
В разделе Настройки > Лаборатория поставьте флажок в пункте Область просмотра. Теперь письмо будет полностью отображаться справа (или внизу) от списка входящих писем, как в Outlook. Привычка - вторая натура, так что если вы полжизни проработали с корпоративной почтой в Outlook, а теперь решили перейти на Gmail, то эта функция поможет вам пережить расставание с привычным интерфейсом. Включив Область просмотра однажды, в следующий раз вы сможете найти эту кнопку в выпадающем окне меню настроек на главной странице.
Скриншот: Rusbase
Выберите важное
В Gmail есть функция интеллектуального отбора важных сообщений. В разделе Настойки > Папка «Входящие» отметьте пункт «Отслеживать мои действия в почте…». Теперь сервис будет сортировать ваши письма по важности. Затем можно выбрать пункт «Включить маркеры», пункт «Игнорировать фильтры», а вверху секции поменять Тип папки «Входящие» на «Сначала важные». Затем переходим в раздел Настройки > Общие, и в пункте «Уведомления на рабочем столе» выбираем «Включить уведомления о важных письмах».
Избавьтесь от цепочек писем
Все люди делятся на две большие группы: те, кто любит цепочки писем, и те, кто ненавидит их всеми фибрами души. Если вы относитесь ко второму типу людей, то данную функцию можно легко отключить. В разделе Настройки > Общие найдите и отключите пункт «Цепочки писем». В следующий раз, когда вы откроете последнее письмо в переписке с адресатом, вы увидите приятное глазу поле текста письма, а не список из всех писем. В папке Входящие тоже все письма будут отображаться отдельными кликабельными строчками.
Архивируй меня полностью…
В Gmail есть функция архивирования писем вместо их удаления. Предполагается, что в вашей почте будет достаточно свободного места для хранения множества больших писем без периодической чистки папки входящих. А поскольку места достаточно, можно не удалять прочитанные письма насовсем, а отправлять их на всякий случай в архив. Для этого, выбрав письмо, вверху списка писем нужно нажать на вторую кнопку слева (квадрат со стрелкой вниз). И если вам вдруг понадобится старое письмо, вы можете отыскать его, выбрав в меню слева раздел «Вся почта».
… но не забывай чистить
Каким бы щедрым на объемы бесплатного хранения не был Gmail, но на дворе 2016-й, а письма становятся все более и более объемными. Так что однажды вы столкнетесь с нехваткой места в хранилище, и тогда придется освободить архив от самых тяжелых сообщений. Для этого нажмите маленькую стрелочку в правом конце поисковой строчки. В выпавшем окне выберите и поставьте флажок в пункте «Есть прикрепленные файлы». В строчке Размер введите значение «10» и нажмите синюю кнопку поиска. Поиск выдаст вам все письма с вложениями больше 10 мегабайтов. Отметьте те письма, которые вам точно не пригодятся, и кликайте по значку «корзина» вверху списка писем.
Ответь и забудь
После прочтения и отправки ответа на письмо разве нужно, чтобы оно еще оставалось в папке входящих? Попробуйте использовать функцию «Отправка и архивирование», чтобы письма сразу удалялись из входящих после ответа на них. Соответствующий пункт вы найдете в разделе Настройки > Общие. Отметив флажком соответствующий пункт, вы добавите кнопку «Отправить и архивировать» в окно ответа. Теперь каждый раз, когда вы отвечаете на письмо, вы можете выбрать: оставить письмо болтаться в папке входящие или отправить его сразу в архив.
Организуйте почту при помощи ярлыков и фильтров
Не хватает памяти - купите
Если уж вам совсем надоело трамбовать письма в ящике и постоянно беспокоиться о памяти хранилища, то можно раскошелиться на платное пространство. Прокрутите письма до самого низа. В левом нижнем углу под списком писем вы увидите статистику использования памяти и кнопку «Управление». Если вы приблизились к 100%, перейдите по этой ссылке и увидите варианты оплаты дополнительной памяти. Есть несколько тарифных планов, начиная от 140 рублей за месяц. Дополнительная память будет распространяться не только на почту, но и на другие сервисы вроде Google Drive и Google Photos, если вы их используете.
Окиньте взором просторы почты
Если вы хотите обозревать как можно больше писем разом, измените максимальный размер страницы. Для этого перейдите в раздел Настройки > Общие и выберите третий пункт сверху. Вы можете задать одно из предлагаемых значений в пределах от 10 до 100 писем.
Цвета важности
Отметить важное письмо звездочкой - значит обозначить его важность. Но важность тоже бывает разной. Чтобы выбрать для каждого важного письма особую отметку, перейдите в раздел Настройки > Общие и в подразделе Звезды выберите вариант Все. В следующий раз, когда вы будете отмечать письмо звездочкой, щелкните по звездочке еще раз и выберите один из нужных вам вариантов звезд разных цветов, а также восклицательные и вопросительные знаки и другие значки.
Сделайте из письма задание
Можно из своего почтового ящика сделать список важных дел. Для этого нажмите кнопку Еще над списком писем и выберите «Добавить в задачи». Письмо автоматически станет задачей в соответствующем сервисе Google. К задаче будет приложена ссылка на это письмо.
Следите за непрочитанными
В разделе Настройки > Лаборатория включите пункт «Значок непрочитанных сообщений». Если вкладка Gmail у вас открыта постоянно, как у любого нормального человека, то теперь, взглянув на значок вкладки, вы можете увидеть, сколько непрочитанных писем у вас есть. Это на тот случай, если вам понадобится слегка расстроиться в течение напряженного рабочего дня.
Отключитесь от сети
Если у вас стоит браузер Chrome, то можно попробовать применить режим офлайн-почты. Gmail будет доступен вам даже без подключения к интернету. Нет, без интернета вы не сможете отправлять или принимать письма. Но вы можете, например, просматривать входящие, сортировать письма или продолжать писать ответ, пока не вернетесь к цивилизации. Чтобы включить офлайн-режим, перейдите в раздел Настройки > Офлайн.
Отдайте почту на откуп
Если вы совсем выбились из сил, пытаясь навести порядок в своем почтовом ящике и успеть ответить на все письма, вы можете доверить эту работу кому-то из подчиненных. Для этого перейдите в раздел Настройки > Аккаунты и импорт. В подразделе «Предоставить доступ к своему аккаунту» вы можете добавить другого пользователя Google и таким образом дать ему доступ к вашей почте. Он не сможет изменить пароль и другие настройки, но сможет читать, архивировать и отвечать на ваши письма. Такие письма будут подписаны вашим именем и именем доверенного лица, которое будет указываться в скобках.
Заблокируйте навязчивых собеседников
Некоторые люди не понимают намеков. Для таких существует кнопка блокировки. Когда вы получаете письмо от отправителя, от которого больше ничего не хотите получать, откройте письмо и в правом верхнем углу нажмите стрелочку вниз. В выпадающем списке выберите «Заблокировать отправителя». Теперь все письма с этого адреса будут попадать прямиком в папку Спам.
Перечитайте старые письма
Если вам нужно быстро найти письмо, отправленное вам вашим другом годы тому назад, просто наведите курсор на имя отправителя в списке писем или в окне чтения. Появится окно визитной карточки контакта. Там есть кнопка «Переписка», щелкнув по которой, вы увидите все письма, которыми вы обменивались с этим адресатом.
Не туда!
У всех была такая ситуация, когда письмо вместо одного адресата по ошибке уходило к другому. Теперь можно оградить себя от такой неприятности, включив функцию отмены письма. Перейдите в раздел Настройки > Общие и отметьте пункт «Отменить отправку». Тут же можно выбрать время задержки отправления письма от 5 до 30 секунд. В следующий раз, когда вы будете отправлять письмо, вы увидите кнопку «Отменить отправку».
Уйти по-английски
Надоели групповые беседы, в которые вас включили? Вы можете потихоньку покинуть их. Для этого выберите цепочку писем и в разделе Еще нажмите на кнопку Игнорировать. После этого все письма в этой цепочке будут обходить вас стороной, только если вы не единственный получатель письма. Если вам захотелось вернуться беседу, найдите соответствующую цепочку во входящих и отмените блокировку.
Создавайте новые адреса Gmail легко
Допустим, вам не хочется заморачиваться с фильтрами или вы хотите для чего-то создать дополнительный Gmail-аккаунт. В таком случае можно создать виртуальный Gmail-адрес, просто добавляя +что-то между @ и Gmail.com. Так можно создать адрес Вы[email protected] для участия в аукционах или Вы[email protected] для аккаунтов на распродажах и т.д. Теперь все, что будет приходить на эти адреса, будет падать в вашу почту.
Отправляйте письма даже во сне
Пусть ваши клиенты и партнеры думают, что вы маньяк-трудоголик, который работает даже по ночам. Установите расширения Boomerang , с помощью которого можно запланировать отправку письма на будущее. Расширение действует в браузерах Chrome, Safari и Firefox. Бесплатная версия позволяет запланировать отправку до 10 писем в месяц. Это же расширение можно использовать как напоминание о письмах, с которыми вам нужно закончить работу позже.
Автоматизируйте ответы на одинаковые письма
Возможно, вам приходится просматривать и отвечать на десятки одинаковых писем каждый день. Чтобы не писать ответы каждый раз заново, используйте кнопку «Шаблоны ответов» в разделе Настройки > Лаборатория. В следующий раз, написав шаблонный ответ, отметьте его соответствующим образом, и вы сможете отправлять один и тот же ответ снова и снова.
Скриншот: Rusbase
Не мучайте мышь
Дайте вашей мыши отдохнуть - используйте клавиши быстрого доступа. Часть из них активна по умолчанию. Если хотите узнать о них подробнее, загляните в раздел Настройки > Общие и включите пункт «Быстрые клавиши». Затем нажмите на клавишу «?» на клавиатуре. На экране выскочит таблица всех сочетаний быстрых клавиш для работы с почтой.
Перестаньте следить за другими почтовыми службами
В разделе Настройки > Аккаунты и импорт выберите пункт «Добавьте свой почтовый аккаунт POP3». После этого Gmail будет автоматически получать письма с других ваших аккаунтов. Используйте функцию «Отправить письмо как», чтобы отправить письмо с одного из ваших адресов.