Здесь размещены шаблоны табеля учета рабочего времени в Excel
.
В шаблонах производится автоматический подсчет рабочих часов и минут
.
Автоматически устанавливаются дни недели в зависимости от месяца
. Например: в феврале месяце первое число приходится на субботу. Вы ставите в ячейке, под цифрой "1" обозначение "Сб", нажимаете "Enter" и все дни недели поменяются на правильные дни недели в этом месяце.
Ставить часы и минуты работы в табеле нужно через двоеточие.
Так настроены ячейки, чтобы правильно считать время. Например: 8:15
.
Подробнее смотрите в статье "Как посчитать время в Excel".
Для скорости заполнения табеля, можно заполнить первую строку, затем копировать вниз по табелю, вносить поправки по больничным листам, отпуску, др.
=ЕСЛИ(C$9="Пт";6;ЕСЛИ(ИЛИ(C$9="Сб";C$9="Вс");"В";8))
Эту формулу можно установить в ячейки С10:AG54. Сначала в этих ячейках и в столбце H10:H54 (итого часов, минут) нужно установить общий формат ячеек. Эта формула будет автоматически ставить в табеле часы работы с понедельника по четверг - по 8 часов, в пятницу - 6 часов. Количество часов в формуле можно изменить.
Этот бланк с формулами можно сохранить шаблоном. При необходимости можно вручную менять количество отработанных часов по конкретному человеку.
Табель настроен так, что распечатывается на одной странице листа формата А4. Если, для кого - то это мелко, можно изменить настройки.
Как настроить таблицу для печати, смотрите в статье "Печать в Еxcel" .
В табеле можно производить изменения, корректировки шаблона. Можно в новом столбце установить формулу, которая будет умножать время на деньги. Смотрите "Как умножить время на число в Excel".
Шаблон табеля учета рабочего времени в Excel скачать (rar).
В следующем табеле две строки на одного человека, чтобы считать отдельно дневные и ночные часы .
Скачать шаблон (rar).
Как сделать табель рабочего времени, табель дежурств, отпусков, т.д., смотрите в статье "Табель рабочего времени в Excel" .
Такой автоматический гарфик смен можно скачать .
Можно сделать несколько разных бланков в одной книге Excel, соединить их формулами, получится
программа в Excel
. Смотрите образец такой программы в статье "Табель, ведомость, расчетный лист в Excel"
.
Как самим установить автоматическую смену дней недели, в зависимости от месяца, смотрите в статье "День недели по дате Excel ".
Можно в таком бланке установить ссылки, по которым можно будет перейти в другую таблицу на другом листе с полными данными конкретного сотрудника. Какими способами сделать такие ссылки, смотрите в статье "Гиперссылка в Excel на другой лист" .
Можно самим сделать любую программу. Какие возможности Excel можно использовать для этого, смотрите в статье "Как создать программу в Excel" .
Как расчитать комиссионные и премию сотрудникам, читайте в статье "Функция сравнения в Excel" .
Как копировать готовый бланк из Word в Excel, смотрите в статье "
Бланк табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 и Т-13
Табель учёта рабочего времени – кадровый документ, который отражает присутствие / отсутствие сотрудников на своих рабочих местах. Если работник не вышел на работу, указывается причина неявки. Кроме того, в табель вносятся сведения об общем количестве отработанных дней и часов за месяц.
Для этих целей используется бланк по форме Т-12 или Т-13. Последний будет рассмотрен в качестве образца.
Мнение эксперта
Мария Богданова
Стаж более 6 лет Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология
Обязанность работодателя по ведению учёта времени даже была закреплена на законодательном уровне – в статье 91 Трудового кодекса РФ «Понятие рабочего времени». В 2019 году так же, как и прежде, можно будет пойти 2 путями: составить документ самостоятельно на основе имеющихся образцов или воспользоваться унифицированной формой, которая была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. Для бюджетных государственных (муниципальных) учреждений существует своя форма табеля, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 №52н.
В 2019 году календарный срок хранения табелей рабочего времени не изменится, он составит 5 лет для обычных компаний и фирм и целых 75 лет для производств, расположенных на крайнем севере или потенциально несущих повышенную опасность (тяжёлые, вредные и другие предприятия).
Закрывать табель досрочно за несколько дней до окончания расчётного месяца не рекомендуется. Хотя так бывает нередко. Например, табель подписывают 27 числа и всем работникам проставляют рабочие дни с 27 по 30 (31) число. В результате, если сотрудник заболеет, возьмет отпуск за свой счёт и т. п., то может оказаться, что ему выплатили «лишнюю» заработную плату. В таком случае её придётся удерживать из начислений следующего месяца как неотработанный аванс, выданный работнику в счёт заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
Заполнение формы Т-13
Табель можно заполнять 2 способами:
Отмечать все явки и неявки на работу каждый день (рассмотрен ниже)
Отмечать только неявки, опоздания и прочие «нарушения» распорядка рабочего дня
Вверху бланка указываем наименование организации или ИП, номер документа и дату его составления.
Графа «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Графа «Отчётный период». Указываем период времени, за который составляется документ (обычно месяц).
Графа 2 и 3. ФИО, должность и табельный номер сотрудника.
Графа 4. Отмечаются все явки и неявки. Каждому календарному дню соответствует отдельная ячейка, состоящая из двух клеток. В верхней клетке указывается буквенный код, а в нижней – количество часов, отработанных за этот день, либо эту клетку можно оставлять пустой при условии, что учёт рабочего времени ведётся в днях.
Все кодовые обозначения (буквенные и цифровые) указаны в бланке по форме Т-12, наиболее употребляемы следующие коды:
Я – полностью отработанный рабочий день
В – выходной или праздничный день
К – служебная командировка
Б – временная нетрудоспособность (больничный)
ОТ – основной оплачиваемый отпуск
Графа 5. В верхней клетке указывается количество отработанных дней за каждую половину месяца. В нижней – количество отработанных часов за тот же период.
Графа 6. Указываются данные за весь месяц: верхняя клетка – количество отработанных дней, нижняя клетка – количество отработанных часов.
Графа 7-9. Указываются сведения для расчёта зарплаты. Если для всех сотрудников использовался один вид оплаты труда, тогда в шапке таблицы находим две графы: «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счёт» - и заполняем их соответствующими данными.
При этом нижние графы 7 и 8 остаются пустыми. Заполняется только 9 графа. А если использовалось несколько видов оплаты труда, тогда заполняем графы 7,8,9, а графы в шапке таблицы не трогаем.
Графа 7 (при необходимости). Код вида оплаты . Полный список кодов можно . В образце же используются: 2000 – оплата трудовых обязанностей (зарплата) и 2012 – отпускные выплаты
Графа 8. Указывается корреспондирующий счёт согласно плану счетов бухучёта.
Графа 9. Количество отработанных за месяц дней и часов, соответствующих данному виду оплаты.
Графа 10, 11, 12, 13. Указываются данные о причинах неявок и опозданий сотрудников (код и количество дней, часов отсутствия сотрудника на рабочем месте).
- Картинка 1 (нажмите для увеличения) -
Время работы каждого сотрудника подлежит регламентированию, как в установлении нормы, так и в ее соблюдении. Для этих целей составляется табель учета. Данный документ включает в себя основные данные по отработанным сменам. Учитывается также и количество прогулов сотрудников.
Табель учета рабочего времени — назначение и использование
Основное назначение табеля рабочего времени — это наглядное отображение информации по трудовой выработке сотрудника. На основе этих данных начисляется заработная плата работника. Такой аспект становится основной целью ведения данного документа.
Однако использование подобного образца актуально и в других вопросах. При анализе ситуации с производительностью, часто возникает необходимость рассчитать потери трудового времени . Такой образец документации позволяет получить наглядную информацию за определенный календарный период. Однако в ситуации, когда необходимо сделать фотографию рабочего времени или хронометраж, данный образец документации не представит нужных сведений.
Бланк документа имеет законодательно установленную форму для предоставления бухгалтерии кадровой информации.
При этом имеются два основных образца, которые заполняются в зависимости от способа фиксирования информации:
- форма Т-12 используется для заполнения бланка в формате А4, такой вариант актуален при ручном внесении данных;
- образец Т-13 представляет собой электронную таблицу, в нее данные могут вноситься как автоматически программой, так и вручную, но уже в электронном формате.
Выбор бланка зависит от внутреннего порядка ведения отчетности. Допустимо использование обоих вариантов или смешанной системы.
Обозначения в табеле учета рабочего времени
При заполнении бланка могут использоваться условные обозначения. Их стандартизированный список представлен в форме Т-12, однако ее для удобства можно добавить и в электронный вариант. В данном перечне буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени имеют прописанный код.
При внесении данных в бланк могут равнозначно указываться как буквенные значения, так и цифровые. Чаще всего используется первый вариант, поскольку он обычно удобнее — по первым буквах, на основе которых составлено обозначение, легче ориентироваться.
Обязанность ведения табеля учета рабочего времени
Обязанность внесения информации в данный бланк зависит от размера организации. Если это небольшая компания, то весь персонал может учитываться одним лицом. Однако если имеются структурные подразделения и филиалы, то целесообразнее назначать ответственных лиц по каждому отделу.
Для определения обязанности издаются приказы на каждого сотрудника, который назначается для заполнения данного образца документации. Данный сотрудник подготавливает документ и подписывает его. Руководитель отдела, в ведении которого находятся указанные работники, также подписывает форму, после чего она направляется в бухгалтерию.
Как правильно заполнить табель учета рабочего времени
Правила заполнения табеля учета рабочего времени предписывают определенный порядок во внесении информации.
Поскольку формы Т-12 и Т-13 имеют несущественные различия, то их заполнение мало отличается. Порядок действий выглядит следующим образом:
- в соответствии с основной документацией указывается наименование организации, а также структурного отдела, если образец учитывает лишь одно из подразделений;
- проставляются даты заполнения бланка и нумерация;
- отчетный период учитывает то время, за которое вносится информация;
- для заполнения второго и третьего столбцов используются данные, указанные в личных карточках сотрудников;
- далее в графы вносятся все явки и прогулы, согласно посещаемости работника, используются как буквенные, так и кодовые обозначения, после чего подсчитывается промежуточное и общее количество отработанных смен в часах и днях;
- в последней графе на каждого сотрудника указывается количество праздничных и выходных дней.
Информация по второму разделу вносится непосредственно бухгалтерией. Она содержит в себе расчетные данные по начислению заработной платы с учетом всех надбавок и удержаний. В конце отмечается итоговая сумма к выплате.
Отпуск без сохранения заработной платы в табеле учета рабочего времени
В заполнении документа каждый вариант неявки на работу имеет свое буквенное и кодовое обозначение.
Отпуск без сохранения заработной платы отмечается в двух вариантах:
- в случае, если он был предоставлен по разрешению работодателя, то такой отпуск имеет обозначение буквами ДО или код 16;
- если отпуск предусматривается законодательством, то отмечается он как ОЗ или 17.
Также имеется обозначение для ежегодного отпуска, который не оплачивается работодателем. В этом случае в бланк вносятся значения ДБ или 18. Для правильного заполнения форм Т-12 и Т-13 важно использовать предписанные обозначения. Для этого может быть составлена отдельная инструкция, которая станет регулирующим документом для специалиста. По ней весь порядок внесения данных должен быть регламентирован во избежание путаницы и ошибок.
Форма заполнения табеля учета рабочего времени формы 0504421
Новая форма ОКУД 0504421 — это рекомендации и образцы Минфина для заполнении табеля учета рабочего времени. Актуальный образец данных предписаний утвержден в марте 2015 года и является действующей формой. На ее основании в организации разрабатываются собственные инструкции с учетом специфики компании.
Кроме общих рекомендаций, Приказ Минфина установил и текущие образцы Т-12 и Т-13. Они заменили старые варианты, упростив систему заполнения и сделав ее более сжатой. Также в новый бланк включен перечень условных обозначений, используемых при заполнении.
Т-12 табель учета рабочего времени - бланк, утвержденный Госкомстатом и представляющий собой один из вариантов регистра для учета рабочих часов. Где скачать бланк табеля учета рабочего времени и какова специфика его практического применения, расскажем в статье.
Что представляет собой форма Т-12 (табель учета рабочего времени)
На основе формы Т-12, введенной в практику документооборота Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1, формируется табель, который предназначен для использования в целях:
- ведения учета посещений сотрудниками своего места работы в соответствии с установленным графиком;
- определения показателей для расчета зарплаты сотрудников;
- формирования тех или иных статистических данных о персонале (например, направляемых в Росстат или исследовательским агентствам).
Следует отметить, что рассматриваемая форма подлежит заполнению вручную (на ПК с помощью Word или аналогичной программы либо в распечатанном виде шариковой ручкой). А табель, предназначенный для заполнения в автоматическом режиме при задействовании систем контроля доступа, составляется на основе другой формы Госкомстата — Т-13. Выбранная форма табеля учета рабочего времени 2017 года должна быть указана в учетной политике.
О том, что представляет собой форма Т-13, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-13 - бланк и образец» .
Когда предполагается использование табеля учета рабочего времени формы 0504421 по ОКУД
Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от 30.03.2015 № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.
Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.
Разрешено ли в частных фирмах использование табеля учета рабочего времени ф. 0504421
Использование табеля по форме 0504421 не запрещено для частных компаний. Дело в том, что с 01.01.2013 года фирмам, которым закон прямо не предписывает задействовать конкретные унифицированные формы первичных источников, разрешено использовать любые другие. Поэтому частная компания вправе задействовать в целях мониторинга времени нахождения на работе наемных сотрудников табель учета рабочего времени на бланке формы Т-12, так и формы 0504421 или же иной бланк, разработанный самостоятельно. Так или иначе, подобный документ должен быть у компании — в силу того, что в соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ каждый работодатель должен осуществлять мониторинг времени нахождения на работе нанимаемых сотрудников.
Подробнее о заполнении формы Т-12 читайте в материале «Унифицированная форма № Т-12 - бланк и образец» .
Где бланк формы Т-12 доступен для загрузки
Скачать табель учета рабочего времени - бланк простой формы Т-12 - вы можете на нашем портале.
Табель учета рабочего времени, форма 0504421 (бланк скачать)
Бланк табеля учета рабочего времени формы 0504421 тоже доступен для скачивания на нашем сайте.
Как обозначаются отпуска в табеле учета рабочего времени?
Унифицированные бланки для ведения табеля учета посещений работников на российских предприятиях Т-12 и Т-13 предполагают отражение сведений об отпусках с помощью кодов, приведенных на титульном листе формы Т-12.
Данные коды представлены в двух разновидностях: буквенной и цифровой. Применение тех и других равнозначно. Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем.
Посмотрим, какие обозначения применяются к отпускам.
Отпуск основной и дополнительный
Когда работник уходит в обычный оплачиваемый отпуск, а в фирме применяется форма Т-12 или Т-13, в таблице учета, которая приведена в табеле, фиксируется буквенный код ОТ или цифровой код 09 за каждый день отпуска работника.
Если отдых дополнительный, то проставляется другой код: ОД (10).
Учебный и отпуск без сохранения заработной платы (административный отпуск)
В положениях ст. 128 ТК РФ отпуск за счет работника делится на 2 вида:
- предоставляемый работодателем добровольно по просьбе сотрудника — в этом случае в табеле отражается код ДО (16);
- обязательно предоставляемый работодателем по запросу работника — используется код ОЗ (17).
Учебный отпуск также по трудовому законодательству имеет 2 разновидности (ст. 173 ТК РФ):
- отпуск для учебы с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
- неоплачиваемый отпуск для сдачи вступительных экзаменов, сессии, госэкзаменов — фиксируется в табеле с применением кода УД (13).
Узнать больше о законодательном регулировании предоставления учебного отпуска вы можете в статье «Учебный отпуск по статье 173 Трудового кодекса (нюансы)» .
Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком
Декретный отпуск, предоставляемый в соответствии со ст. 255 ТК РФ, отражается в табеле с применением кода Р (14). Отпуск по уходу за ребенком, предоставляемый по ст. 256 ТК РФ, фиксируется с помощью кода ОЖ (15).
Возможен сценарий, при котором сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, будет работать неполный рабочий день. Если это так, то при учете ее посещений в табеле будет применяться «двойной» код Я (01) и ОЖ (15). Эти коды можно указать в одной ячейке табеля, используя символ «/» (например, Я/ОЖ или 01/15), или добавить в бланк табеля дополнительную строку.
Теоретически кодов в одной ячейке может быть и три. Например, если сотрудница согласилась поехать в командировку и отработала там выходной день. В этом случае в таблице будет записано: К/РВ/ОЖ (06/03/15).
Что ставить в табеле, если отпуск приходится на праздничный день
В соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не учитываются.
Также исключаются из отпуска праздники, установленные региональным законодательством (см. постановление Президиума ВС суда РФ от 21.12.2011 № 20-ПВ11).
Отсюда следует, что приходящиеся на отпуск праздники в табеле нужно обозначать кодом «В» или 26.
А если хотите, можно установить для этого собственный код. На это указал Минтруд в письме от 27.04.2017 № 14-2/В-370.
Итоги
Российским законодателем введены в оборот формы мониторинга присутствия на работе сотрудников, адаптированные для работодателей любых форм (в т. ч. фирм — как частных, так и государственных). Работодатели, не относящиеся к госструктурам, вправе задействовать любые формы соответствующих учетных документов. Однако форма Т-12 продолжает оставаться одной из самых удобных.
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда по унифицированной форме Т-12 требуется для фиксирования и учета времени, отработанного персоналом и расчета ему зарплаты. Составлять табель нужно по указаниям, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Вы не обязаны применять унифицированную форму Т-12, разработать бланк для учета времени вы имеете право самостоятельно, но готовый использовать проще.
Образец заполнения унифицированной формы Т-12
Унифицированная форма Т-12 содержит два раздела:
- Учет рабочего времени;
- Расчет с персоналом по оплате труда.
В табеле прописывается все отработанное и неотработанное сотрудником рабочее время в часах/минутах. Вы можете заполнить табель, используя один из следующих способов:
- Заполнение в табеле явок и неявок на работу. При этом в графе 4 в день, когда сотрудник, например, работал сверхурочно (в выходной день), необходимо указать нормальную длительность времени работы и время работы сверхурочно в одной ячейке через косую черту или в скобках. Для этого в верхней ячейке вы пишете – «Я/С», а в нижней – «8/3», где «8» – это нормальная длительность рабочего дня, которая установлена работнику и отработана им, а «3» – то, что отработано сверхурочно.
Кроме того, вы можете внести в графу 4 дополнительные строки напротив фамилии и инициалов сотрудника для того, чтобы отобразить там часы сверхурочной работы. Обратите внимание, чтобы дополнить в строки, вам не нужно издавать приказ об изменении реквизитов форм.
- Фиксация в табеле только отклонений от нормальной продолжительности, то есть неявок, часов, отработанных сверхурочно и т.п. В таком случае в день, когда у сотрудника была сверхурочная работа, в верхних строках графы 4 нужно отмечать буквенный код «С». Под данным кодом, в нижних строках следует указывать длительность сверхурочной работы.
В графах 5 и 7 требуется отразить количество отработанных часов за половину месяца (первую и вторую). В конце месяца в табеле вам необходимо заполнить:
- графу 8, указав в ней общее количество дней, которое работник отработал за месяц; графу 9, где отметить общее количество часов, отработанных сотрудником за месяц с учетом сверхурочных часов;
- графы 10, 11 и 12. В них отдельно показываются отработанные за месяц часы сверхурочной работы;
- графу 14, – она для общего количества всех неявок работника за месяц (часов (дней));
- в графах 15 и 16 проставить код причины неявки и сумму дней/часов неявок сотрудника;
- графу 17, где суммируются все выходные и праздничные дни за месяц.
Если в компании учет отработанного времени и расчет зарплаты ведется по отдельности, то раздел 2 табеля можно не заполнять. В таком случае раздел 1 табеля будет применяться как отдельный самостоятельный документ (см. образец заполнения).
Табель по форме Т-12 оформляется за месяц в одном экземпляре по всем работникам в компании. За его составление отвечает ответственное лицо – например, работник отдела кадров. Документ по итогу подписывает руководитель подразделения или компании и работник отдела кадров, после чего заполненный табель отправляется в бухгалтерию.
Образец заполнения унифицированной формы Т-12.