Для чего нужна и кем заполняется
Каждый работающий гражданин должен подтвердить свой стаж.
Все необходимые записи вносятся в трудовую книжку и договор согласно Трудовому кодексу РФ и Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Постановление). Невзирая на многочисленные споры об устаревшем формате и ненадобности книжек, в 2017-2018 годах данный документ остается необходимым атрибутом при приеме на работу, независимо от формы юридического лица.
Трудовая книжка работника — основной документ о его стаже и деятельности. Законодательством установлен порядок ведения данного документа, варианты и возможности исправлений, утвержденный образец вкладыша, а также инструкция по заполнению.
Ее отсутствие может повлечь за собой ряд проблем:
- неподтвержденный опыт и стаж работы может стать препятствием при трудоустройстве;
- серьезные проблемы при оформлении пенсии, которая напрямую зависит от количества отработанных лет и набранных баллов;
- отсутствие льгот и привилегий от государства;
- незаконная деятельность, которая нарушает налоговое законодательство и т.д.
Если работник не может предоставить книжку по причине утраты или невыдачи при увольнении, ему придется получить ее дубликат с прежнего места трудоустройства
Если организация распалась, новый работодатель должен выдать документ, указав причину отсутствия старого.
Записи в трудовой книжке
Ведение и хранение данных документов на период работы сотрудника возлагается на работодателя, включая ИП. Без документального подтверждения, деятельность компании граничит с уголовной ответственностью за нарушение налогового законодательства.
Обязанность по их ведению установлена законом и начинает действовать через 5-7 дней после приема гражданина на основную работу.
Если занимаемая должность является дополнительной (по совместительству), то обязанности по ведению записей в трудовой книжке возлагаются на второго работодателя на основании подтверждающих бумаг, как по основному, так и по дополнительному месту трудоустройства
Кроме выполняемой работы, в нее вносятся записи о награждениях, переводах на новую должность, сведения о причинах прекращения трудовой деятельности и увольнении.
Рабочие моменты подтверждаются номером приказа, который фиксируется в специальной книге учета на рабочем месте. Точные нормативы о записях, их изменениях и правилах внесения регламентированы п. 2 Постановления.
О приеме на работу
Запись в трудовой книжке о приеме на работу начинается на страницах 2-3, в разделе «Сведения о работе». Обязательное условие - указание полного наименования организации с дополнительным сокращенным вариантов в правильной формулировке.
Для каждой графы существует свое назначение:
- порядковый номер;
- дата приема на должность;
- должность, наименование организации;
- номер приказа/распоряжения.
О переводе на другую должность
Чтобы внести сведения о переводе на работу в подразделение, иную компанию или путем смены должности, следует отступить от последней записи 1 строку и продолжить нумерацию списка записей арабской цифрой. Формат даты должен иметь стандартный вариант (01.01.2018 г.), а нарушение данного правила ведет к исправлениям в трудовой книжке, ее негодности и штрафным санкциям для работодателя.
Обратите внимание!
Если перевод проходит в рамках одной организации, указывать ее полное название не требуется. Достаточно вписать номер приказа и новую должность сотрудника, заверив печатью и подписью.
Об увольнении
Запись об увольнении должна проводиться в день подачи заявления сотрудником или подписания приказа о снятии его с должности по каким-либо причинам (подтверждается статьей ТК РФ). Точная инструкция по заполнению трудовых книжек установлена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
В документе указывается дата последнего дня работы сотрудника, если нет иных соглашений по договору
Вкладыш
Если закончились листы для записи, то действующий работодатель выдает вкладыш. Как правильно его оформить:
- выдается в случае недостаточности страниц для внесения записей (на полях и внизу страницы писать нельзя);
- титульный лист заполняется по дате выдачи приложения, а не по дате получения трудовой книжки;
- данные сотрудника должны соответствовать реальному времени, так как за время работы могли произойти изменения (получение образования, смена фамилии и т.д.);
- внизу титульного листа ставится подпись и печать ответственного лица/предприятия;
- вкладыш подшивается к книжке, на первом листе которой вносятся сведения о дополнительных страницах, а также указывается серия и номер документа.
Количество дополнительных страниц неограниченно, в зависимости от периодичности смены рабочих мест.
Как исправить ошибки в трудовой книжке?
Как можно исправить запись, чтобы документ сохранил свою юридическую силу:
- исправить ошибку можно по месту работы, где была допущена опечатка;
- изменить запись имеет право новый работодатель, имея подтверждающий официальный документ о правомерности сведений выписка из архива распавшейся компании, трудовой договор и прочее.
Обратите внимание!
Самовольное исправление в трудовой книжке не допустимо. В подобной ситуации она становится недействительной, а подтвердить отработанный стаж будет можно только в судебном порядке.
Неверная запись не может быть исправлена на основании слов свидетелей, кроме судебных решений, а также вследствие массовой утраты документов по причине чрезвычайной ситуации, катастрофы, пожара и т.п.
Если работник ее потерял, то по новому месту работы заводится новая. В случае обнаружения пропажи, работодатель не имеет права удалить вновь созданную книжку, так как она является подотчетной. В подобной ситуации у сотрудника может быть сразу две трудовых книжки, каждая из которых является действующей.
По законодательству ограничений на данный счет не предусмотрено, а все сведения о перечислениях в пенсионный и страховой взнос хранятся в базе данных организаций. Но есть и негативная сторона:
- проблемы при оформлении пенсионного обеспечения, так как фонд признает только один документ подлинным, а стаж по второму просто не учтут;
- получение сразу по двум книжкам пособия на ребенка, отпускных и прочих платежей, грозят административным наказанием в виде штрафа и полного возмещения полученных выплат;
- проблемы с трудоустройством, где учитывается стаж, должность и рабочие навыки человека. Предъявив одновременно два документа, гражданин попадает под подозрение и, в лучшем случае, в рабочем месте будет отказано.
Лучше работать по одной трудовой книжке, а в случае ее утраты, восстановить документ на новом месте работы или посредством повторного обхода всех организаций
Как восстановить трудовую книжку при утере?
Как получить замену в случае ее утраты регламентировано Постановлением. Собственник, в первую очередь, должен заявить о потере документа начальнику по последнему месту работы. Для этого следует подать письменное заявление в свободной форме, указав причину утраты и выразив желание восстановить документ.
Полный перечень документов для повторного ее оформления включает:
- заявление в отдел кадров;
- подтверждающие трудовой стаж документы со всех рабочих мест, архива, выписки из приказов, лицевой счет заработной платы и прочее;
- в случае распада организации решение по трудовой деятельности в определенный период времени может выдать суд, что требует предварительной подачи иска по данному вопросу и сбор доказательств трудоустройства.
Обратите внимание!
Каждый из документов является действительным только при наличии заверенной подписи/печати. Ответственность за подлог и фальсификацию несет работник.
Согласно установленных законом правил, дубликат выдается работодателем не позднее 15 дней с момента получения заявления. В документе указывается общий трудовой стаж (суммарно), без наименований организаций, должностей и периодов деятельности. В случае недействительных записей по увольнению, рабочему стажу и переводу, подобные сведения не учитываются в дубликате.
Учет ведется на каждом предприятии, включая индивидуальных предпринимателей. Постановлением определены правила по хранению документов, ответственным за которое является начальник организации и сам работник. Какие требования предъявляются к ведению трудовых книжек:
- все даты пишутся арабскими цифрами;
- чернила должны быть устойчивы к УФ свету, разрешается черный и синий цвет, но только шариковой, перьевой ручкой (гелевые чернила использовать нельзя);
- нельзя делать сокращений (независимо от длины названия);
- все сведения должны соответствовать нормативам ТК РФ о работнике, должность, перевод на иное место, увольнение по статье, завершение трудового стажа, поощрения;
- язык написания государственный;
- все данные должны соответствовать указанному приказу;
- сроки внесения записей при приеме на работы не позднее 7 дней, при увольнении в последний рабочий день, если иное не предусмотрено трудовым договором;
- все записи нумеруются;
- работодатель должен ознакомить сотрудника с внесенной записью, что подтверждается его личной подписью в карточке.
Хранить трудовые книжки следует в недоступных для третьих лиц местах — используйте сейфы, шкафы с замками
В случае порчи документов в период их хранения на предприятии, организация может облагаться штрафными санкциями. При невостребованности документов по разным причинам, организация обязана их хранить определенный период времени:
- трудовая книжка 75 лет;
- учет ее движения (книга учета) 75 лет;
- учет бланков (приходно/расходная книга) 5 лет.
Выдача по требованию производится под роспись получателя, так как все бумаги нумеруются и являются подотчетными в организации.
Лица, ответственные за ведение трудовой книжки
Ответственное лицо за хранение и ведение работодатель, на которого возлагается ряд взысканий согласно законам РФ:
- штраф до 50 тыс. рублей или приостановление рабочей деятельности на период до 3-х месяцев;
- дисциплинарное взыскание в форме снятие с занимаемой должности до 3-х лет;
- материальная ответственность за нанесенный работнику ущерб.
При нарушении установленных законом норм следует обращаться в государственный надзор, а также в правоохранительные органы и к опытным адвокатам.
Часто в Интернете можно встретить информацию об отмене трудовых книжек. Насколько стоит доверять таким слухам и как вообще обстоят дела с формальным подтверждением стажа?
Когда появились трудовые книжки?
Впервые решение о необходимости документально подтверждать профессиональную деятельность граждан приняли в революционном 1919 г., когда трудовая книжка одновременно исполняла функцию удостоверения личности, вместо паспорта, и основания на получения продуктового пайка. За отказ от оформления книжки вполне реально было получить тюремный срок, поэтому инициатива правительства быстро получила распространение.
Трудовая книжка в том виде, в котором мы ее знаем, появилась в 1938 году, после чего форма документа менялась в среднем раз в 30 лет. В то время трудовую книжку купить стоило всего 50 коп. и сделать это можно было непосредственно по месту работы. Сегодня на территории Российской Федерации абсолютно на равных условиях в ходу действуют трудкнижки образца 1938 г., 1973 г. и 2003 г.
Кому и зачем нужен этот документ?
Согласно ст.66 Трудового Кодекса РФ, трудкнижки должны оформлять все сотрудники, проработавшие в организации свыше 5 дней, для которых конкретная работа является основным источником заработка. Устраиваясь на первую официальную работу, купить трудовую книжку нужно самостоятельно, сделать это можно в любом отделении канцтоваров или в самом отделе кадров. Она подается вместе со всеми остальными документами (паспортом, свидетельством об образовании и т.д.) при трудоустройстве и остается в отделе кадров до момента формального увольнения. Впрочем, при желании можно сделать запись и о работе по совместительству.
На сегодняшний день трудовая книжка утратила свое основное назначение – содержать данные о пофессиональной деятельности и стаже каждого работника для последующего оформления пенсии. Ей на смену пришли система персонифицированного учета ПФР и трудовые договоры. Также доказательством факта работы служат копии, снятые с приказов о трудоустройстве и об увольнении сотрудника.
Впрочем, купить трудовые книжки вполне могут потребовать от сотрудников в некоторых организациях, привыкших работать по старой схеме организации взаимосвязи между работодателем и подчиненным. Тем более, что до официальной отмены трудкнижки как документа дело пока не дошло и этого может не произойти еще долгие годы.
Основной задачей трудовой книжки является учет трудовой деятельности. Но это не самый эффективный способ решить какую-либо ситуацию. При этом трудовая книжка до сих пор является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника.
Трудовая книжка и современность
Со временем трудовая книжка теряет свою функцию, так как персональная запись в государственном пенсионном страховании имеет более полную информацию о трудовой деятельности гражданина. А пенсия начисляется от пенсионных отчислений, а не от размера трудового стажа. Но все равно оформить пенсию без трудовой книжки просто невозможно.
Если в трудовой книжке будет допущена хотя бы одна ошибка, то государственные органы могут отказать работнику в оформлении пенсии. Даже если в пенсионном фонде находится правильная информация, то свою правоту все равно придется доказывать только через суд. Трудовые книжки скоро и даром не будут нужны, но и отменять их еще рано, так как в них содержится информация не только о трудовом стаже, но и причины увольнения с предыдущих мест работы.
Трудовая книжка в советское время являлась едва ли не единственным документом, который подтверждал права работника. Нужна ли трудовая книжка сейчас? Такой вопрос волнует большую часть населения нашей страны в настоящее время.
Так как депутаты Государственной Думы одобряют отмену трудовых книжек, ссылаясь на то, что в нынешнее время трудовая книжка нужна лишь в ряде случаев. А именно, что сейчас в обязательном порядке согласно законодательству составляется трудовой договор в двух экземплярах, один из которых остается у работника, и этого вполне достаточно.
Еще один плюс в отмене трудовых книжек заключается в том, что снимается определенная ответственность с инспекторов отдела кадров. Ведь после увольнения бывшему сотруднику выдается книжка под роспись по истечению определенного количества дней, а если что-то вдруг случилось, и человек пропал? Данный документ положено хранить 75 лет, а это тоже дополнительная работа.
Также наше молодое поколение считает, что трудовая книжка - это лишний документ. Иногда, потеряв трудовую книжку, приходится собирать кучу справок, чтобы ее восстановить. И это
только для пенсии.
Мнение старших поколений
Однако старшее поколение выступает против отмены трудовых книжек, аргументируя это тем, что когда смотришь в трудовую книжку, видишь человека как на ладони. Вся его трудовая биография, включая неприятные нюансы. Если же их отменить, то человеку будет довольно-таки трудно доказать свой опыт работы, надо будет собирать справки с прежних мест работы.
Бывают еще и такие ситуации, что в резюме написано четыре места работы, а в трудовой книжке намного больше. Не указал, попытался скрыть свои неприятные моменты ради сохранения имиджа. А открываешь трудовую книжку, и все становится ясно.
Трудовая книжка и ИП
Существует еще один волнующий вопрос: нужна ли трудовая книжка ИП? В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ работодатель ведет с 1997 года все записи о трудовой деятельности в пенсионном страховании. Конечно, трудовая книжка является неким портфолио, где ясно видно, где вы работали и по какой причине вас уволили. Но многие работодатели сейчас опираются на способности кандидата, а не на записи.
Но если вам все-таки нужно подтвердить ваш трудовой опыт документально, то это может сделать трудовой договор, который сейчас оформляется между работником и работодателем. Так что к договору нужно относиться серьезно и хранить его вместе со всеми документами.
Во времена наших бабушек трудовая книжка была необходимостью, но все меняется, так и этот документ уже устарел. Но пока книжку никто не отменял, поэтому она играет очень важную роль в трудовых отношениях.
В последнее время происходят изменения в трудовом и пенсионом законодательстве страны, но это еще совсем не значит, что трудовые книжки утратили свой смысл. И для начала давайте разберемся, что это такое.
Трудовая книжка – главный документ о трудовой деятельности человека, предназначенный для учета его трудового стажа. А появилась она еще в начале прошлого века в качестве документа, на основании которого выдавались продовольственные карточки. Официальным же “днем рождения” стало 20 декабря 1938 года. Именно в этот день было принято постановление правительства “О введении трудовых книжек”. Тогда же была установлена плата за бланк трудовой книжки – 25 копеек, а за ее утерю взимался штраф 25 рублей.
В трудовых книжках работников, по большому счету отражается их профессиональная биография: образование и квалификация, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду. На их основе устанавливались все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий, пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, когда это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и т.д.
При заключении трудового договора человек, поступающий на работу, предъявляет работодателю в числе остальных документов трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем. Если же у работника произошла утеря или повреждение этого документа, новый работодатель обязан по письменному заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую.
Так как трудовая книжка является основным документом в сфере профессиональной деятельности, она значительно повышает у ее владельца чувство ответственности за работу, способствует укреплению дисциплины, значительно облегчает задачу правильного подбора кадров, позволяет существенно упорядочить работу органов социального обеспечения по назначению пенсий.
Работодатель же, со своей стороны, открыв трудовую книжку потенциального сотрудника, может видеть причины увольнения с предыдущих мест работы, что может повлиять на его решение о приеме этого человека на работу. Хотя, в большинстве случаев, кадровые службы предприятий впервые открывают трудовую книжку соискателя уже после того, как принято решение о его приеме.
Также трудовая книжка выполняет функцию своеобразной защит прав ее владельца. Ведь в случае увольнения сотрудника закон обязывает работодателя делать запись, в которой он ссылается на конкретную статью закона, по которой было совершено увольнение. Трудовая книжка во время выполнения работником своих должностных обязанностей хранится в отделе кадров и может быть выдана только в случае увольнения. Сотрудник не может потребовать получить ее на руки, но может попросить у работодателя копию трудовой книжки или выписку из нее. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой, а также выписки из трудовой книжки.
Обязательно нужно следить за тем, чтобы все записи с мест работы были заверены соответственными печатями. Отсутствие печати работодателя на записи об увольнении делает недействительными все записи о работе у него. Поэтому может получиться так, что этот период не засчитают работнику при оформлении пенсии. В таком случае лучше обратиться к своему предыдущему работодателю и поставить печать.
Каждый гражданин при оформлении официального трудоустройства сталкивается с необходимостью сбора огромного пакета документов, среди которых есть и трудовая книжка. Это документ, в котором отображаются данные обо всех местах официальной работы, сроках, занимаемых должностях, а также датах и причинах увольнений. Преуменьшать значение данного документа не стоит, поскольку это единственный бланк с официальными записями о трудовом стаже, который имеется на руках у самого рабочего.
Основы
История использования документа началась еще 80 лет назад. С годами трудовые книжки стали более модернизированными, а последние изменения, которые коснулись формуляра и правил его оформления, направлены на увеличение защитных свойств документа от внесения лживых данных или несанкционированного использования.
Важно! Согласно действующему законодательству, ТК относится к числу бумаг, которые требуются при трудоустройстве, поэтому при порче или утере документа необходимо узнать, как восстановить трудовую книжку.
В зависимости от того, кем была допущена утеря трудовой, тот и должен понести финансовые затраты, направленные на повторное получение. Если же нарушение было допущено в результате оплошности самого работника, то наниматель имеет право требовать возмещение финансовых убытков, с которыми столкнулась фирма во время восстановления бумаг.
Целесообразность использования подобных отчетов вызывает массу споров. Это связано с тем, что изначально такая форма фиксации рабочих правоотношений была предусмотрена для того, чтобы систематизировать количество отработанных лет, занимаемых должностей и получаемых окладов, что влияло на начисление пенсионных отчислений. То есть владелец персонального отчета отправлялся в пенсионный фонд, где сдавал трудовую книжку.
Сегодня все происходит гораздо проще: Пенсионный фонд самостоятельно фиксирует и систематизирует данные о трудоднях каждого гражданина. Аналогично работают и сервисы обязательного государственного страхования, поэтому в сохранности экземпляра нет необходимости.
С другой стороны, может возникнуть масса проблем, связанных с использованием трудовых. Эти бумаги требуются при оформлении кредитных займов как подтверждение официального трудоустройства. Внесение ложных сведений может стать результатом мошеннического завладения кредитными средствами.
Открытие
Как оформить вкладыш в трудовую книжку , должен знать каждый работник кадрового подразделения. Согласно требованиям законодательства, работодатель, который привлекает соискателя к работе впервые, обязан оформить и предоставить трудовую книжку, которая должна быть организована в течение одной календарной недели с момента принятия гражданина в штат .
Если же соискатель приходит со своим формуляром, где уже значатся данные о прежних местах работы, то руководителю предстоит разобраться, верный ли документ, правдивы ли внесенные в него данные. Сделать это можно несколькими способами:
- личное обращение к руководству с предыдущего места работы, где был трудоустроен гражданин, чтобы уточнить верность отображенной информации;
- проверка бланка, который должен содержать личный номер (анализ серийного номера позволит узнать, совпадает ли год изготовления формуляра с присвоенными номерными знаками);
- проверка реквизитов, которые значатся у каждой из записей, а именно подписей и печатей.
В 2003 году был выпущен новый бланк, который имеет дополнительные меры безопасности – например, водяные знаки, расположенные на каждой странице, подлежащей заполнению. Требования, как правильно заполнить трудовую книжку, не изменились.
Применение
При поступлении на работу соискатель передает администрации фирмы обширный пакет документов, среди которых есть и трудовая книжка. На протяжении периода выполнения труда указанные бумаги хранятся в кадровом отделе работодателя. В обязанности кадрового работника входят учет документов и использование их по назначению.
В отношении трудовых формуляров сотрудник кадровой службы предприятия выполняет следующие действия:
- сохранность всех формуляров, которые переданы работодателю при поступлении на работу всеми участниками правоотношений;
- установление гарантий сохранности подведомственных документов;
- оформление специального Журнала, в котором будут отображаться все передвижения трудовых, а также их действующее нахождение;
- заполнение бланка при увольнении.
Если место работы является в трудовой практике первым, то необходимо заполнение чистой трудовой. Также кадровым сотрудником отображаются все исправления в трудовой книжке, которые связаны с трудоустройством, выполнением служебных обязанностей, прекращением рабочего контракта с конкретным предприятием. Внесение данных не может производиться только по инициативе ответственного лица. Возле каждой записи требуется утверждение информации личной подписью руководства и юридической печатью организации.
Особенности
Нередки факты привлечения к официальному труду лиц, которые являются иностранными подданными. Такая возможность устанавливается внутренними нормативными актами и международными соглашениями, но на практике могут возникнуть сложности с ведением рабочей документации. Первый вопрос – это трудовая книжка и необходимость ее использования.
Во многих странах (особенно бывшего СНГ) практикуется ведение аналогичных формуляров, но на территории России они юридической силой не обладают, то есть будет считаться, что соискатель не имеет трудовой книжки. Тогда нужно ли заполнять в отношении иностранного служащего федеральный формуляр?
В нормах отечественного законодательства отсутствуют требования и разъяснения касательно данного факта, но руководители предприятий предпочитают заводить новый формуляр на вновь прибывших служащих, поскольку правовая норма, в которой указывается необходимость ведения трудовых, не предусматривает исключений в отношении иностранных граждан.
Восстановление
Указанный документ подлежит строгому учету и сохранности, но нередки ситуации, когда в силу утери или порчи возникает вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки. Каждому трудящемуся гарантировано право оформления нового документа, который после подписания собственником получает юридическую силу, равную изначальному экземпляру.
Независимо от того, по чьей вине возникла необходимость повторного получения бланка, в его повторной выдаче принимают участие в равной степени и работодатель, и сотрудник. Служащий кадрового отдела обязуется подготовить, оформить и полностью заполнить документ. Работник должен собрать официальные выписки с предыдущих мест работы, на основании которых в документы будет вноситься информация.
Чтобы получить новый формуляр, сотруднику необходимо подать заявление администрации фирмы, после чего начинается процесс сбора выписок об имеющемся стаже. Данные вносятся в бланк, и затем происходит его утверждение начальником. Процедура бесплатна, но служащему придется оплатить стоимость нового бланка трудовой, цена которого варьируется в пределах 200 рублей. После изготовления документа трудовая книжка вручается владельцу под подпись, чтобы исключить вину фирмы в возможной дальнейшей утере или порче.