Концепция ERP произошла от более простых концепций MRP (Material Requirement Planning - Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning - Планирование производственных ресурсов).
Бытует мнение, что концепция ERP – это усовершенствованный вариант концепции MRP II. Но это не так, потому что между этими двумя концепциями есть значительные отличия. Главное отличие в том, что ERP уходит от "товарно-материальных" схем управления и в качестве одного из самых важных факторов планирования рассматривает интересы клиента.
Концепция ERP предполагает, что система использует лишь одну интегрированную программу вместо нескольких отдельных. Единая система управляет обработкой, дистрибуцией, логистикой, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом.
Система дифференциации доступа к информации, реализуемая в ERP-системах, в комплексе с иными мерами информационной безопасности компании, предназначена для препятствования как внешним угрозам (например, промышленный шпионаж), так и внутренним (например, хищения). Внедряемые вместе с и системой контроля качества, ERP-системы направлены на максимальное удовлетворение потребностей предприятия в инструментах управления бизнесом.
Концепция ERP содержит в себе:
Концепция ERP имеет такую важную черту как возможность глобального управления производством, товарами и услугами. Эта особенность очень немаловажна для крупных международных корпораций, где дочерние компании и подразделения взаимодействуют между собой, находясь при этом в разных странах и регионах.
Программный инструментарий, используемый в ERP системах, дает возможность осуществлять производственное планирование, формировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в подразделениях предприятия.
ERP система, в отличии от системы учета - это, в первую очередь, система планирования ресурсов. Она анализирует не только деятельность за предыдущие и нынешний периоды, но и составляет будущие результаты. ERP системы - не просто хранилище данных. Они имеют в своем составе модули планирования и оптимизации ресурсов, а большая часть функций учета направлены на поддержку функционирования этих модулей.
Для реализации функций планирования и оптимизации в системе должна быть обратная связь. На основе целей управления сначала составляется план, затем в процессе выполнения работ производится фиксация показателей деятельности предприятия и их анализ. Сопоставляя поставленные цели и достигнутые результаты, вырабатывается корректирующее воздействие. А система учета только фиксирует результаты. Она не содержит в себе функции для автоматизации планирования, и сравнения плановых и фактических показателей. Говоря другими словами, учетные системы выполняют всего лишь небольшую аналитическую часть управления, но не синтетическую. В этом главное отличие концепции ERP-системы от учетной системы.
ERP-система (Enterprise Resource Planning) – это система управления ресурсами компании. Читайте, как ее выбрать, каковы ее преимущества и недостатки, сколько она стоит и что учесть, чтобы внедрение прошло успешно.
Что такое ERP-система и зачем она нужна
ERP-система расшифровывается как Enterprise Resource Planning. ERP-система простыми словами – это система управления ресурсами компании. Обычно их внедряют на крупных предприятиях со сложным производством, разветвленной филиальной сетью, большим ассортиментом выпускаемой продукции, повышенным объемом складских операций. Их главное достоинство заключается в том, что они позволяют объединить несколько задач: можно одновременно учитывать и планировать денежные средства, а также отслеживать их движение; и оценивать производительность труда на предприятии. Кроме того, все процессы становятся прозрачными.
ERP обеспечивает:
- Объединение всех бизнес-процессов по единым правилам в рамках одной системы;
- Оперативное получение руководством информации о всех сторонах деятельности предприятия;
- Планирование и контроль деятельности организации (краткосрочные и долгосрочные планы различных подразделений увязываются между собой).
В результате повышаются эффективность управления бизнесом и его конкурентоспособность.
Ерп-системаудобна еще и тем, что ее можно внедрять частями (модулями), автоматизировав, например, сначала производство, а затем работу с персоналом. Набор модулей охватывает все направления деятельности, что позволяет автоматизировать практически все бизнес-процессы.
Опыт предприятий, прошедших внедрение успешно, показывает, что в результате сокращаются складские запасы (в среднем на 21,5%), возрастает производительность труда (на 17,5%), увеличивается число своевременно выполненных заказов (на 14,5%). Кроме того, повышается инвестиционная привлекательность бизнеса, особенно для иностранных инвесторов, которые всегда хотят, чтобы онбыл прозрачным.
Плюсы и минусы ERP-системы
У систем управления ресурсами есть два серьезных недостатка: внедрять их, как правило, дорого и долго.
Расходы должны рассматриваться руководством компании как стратегические инвестиции, которые принесут дополнительную прибыль далеко не сразу. Обычно окупаемость приходит лишь спустя несколько лет.
Высокая стоимость складывается из нескольких составляющих:
- цена одной лицензии, то есть, по сути, цена одного рабочего места, составляет от 1500 до 8000 долл.;
- цена за консалтинговые услуги, внедрение и сопровождение колеблется в пределах 100–500% от стоимости;
- цена обучения пользователей – от 1000 долл. в неделю.
Долгое и сложное внедрение ERP обусловлено, как правило, необходимостью серьезного пересмотра работы компании. Ее невозможно внедрить на предприятии, где не отлажены бизнес-процессы (см. также про ). Именно поэтому требуется предварительное независимое исследование предприятия консалтинговой компанией. Это позволит понять, можно ли вообще внедрять на данном предприятии какую-либо систему или необходимо сначала откорректировать бизнес-процессы. Если эту стадию пропустить, предприятие рискует потерять огромные деньги в случае неудачной или затянувшейся установки системы.
Если в результате исследования выявлено, что организация готова к установке (то есть все бизнес-процессы достаточно отлажены), можно приступать к составлению плана работы. При этом руководство должно определить, какие именно функциональные области и какие типы производства нужно охватить, какие отчеты готовить.
Целесообразно составить документ «Требования к ERP-системе» для использования прежде всего внутри предприятия. В нем должны быть формализованы и расписаны все ее существенные характеристики. Лишь после этого следует приступать к выбору.
Согласно статистике только 30% всех внедрений оказываются успешными, то есть затраты окупаются. Однако у вашей компании есть шанс улучшить столь неутешительную статистику. Для этого надо учесть чужой опыт. Расскажем обо всем по порядку.
Методы внедрения
Существует несколько методов внедрения ерп-системы.
- Поэтапная реализация – автоматизируются лишь несколько связанных бизнес-процессов. При таком варианте риск неудачи относительно низкий.
- «Большой взрыв» – установка целиком и сразу. Это очень рискованный вариант, который предпочтителен для и относительно несложным производством. Этот метод требует интенсивной стадии тестирования, поскольку необходимо тщательно проверить, насколько безошибочно автоматизированы все бизнес-процессы.
- Развертывание – введение в действие на одном участке производства (в отделе, филиале и т. п.), а затем уже распространяется на другие участки. Само развертывание на каждом участке можно провести как поэтапную реализацию или как «большой взрыв». Риск в этом случае, как правило, незначительный (если не переусердствовать с «большими взрывами»).
Необходимо тщательно проанализировать, какой из указанных методов внедрения ERP наиболее оптимален для вашей компании (принять во внимание затраты и опыт других фирм), и лишь потом приступать к выбору.
Выбор ERP-системы
Сегодня на российском рынке существует несколько автоматизированных систем управления предприятием как западных, так и отечественных производителей. Какая же ERP лучше – западная или отечественная? Мнения по этому вопросу весьма противоречивы. Выделим сильные и слабые стороны обоих вариантов.
Безусловно, сильной стороной западных платформ является четко прописанная последовательность действий при производственном планировании. Главный же недостаток – необходимость доработки с учетом национальных особенностей. К примеру, для ведения бухгалтерского учета и составления отчетности в соответствии с российскими правилами приходится дорабатывать настройки модуля «Финансы».
Кроме того, российские предприятия, на которых выпуск продукции осуществляется по конструкторской и технологической документации (например, машиностроительные и приборостроительные заводы), обязаны использовать стандарты ЕСКД (Единая система конструкторской документации) и ЕСТД (Единая система технологической документации). Западные автоматизированные системы управления эти стандарты не поддерживают. Поэтому необходимы доработки на программном уровне. Это требует дополнительных затрат, которые следует учесть заранее.
Российские системы и их внедрение стоят значительно дешевле западных. И, еонечно, отечественные специалисты учитывают российскую специфику.
При выборе интегратора – компании, которая осуществляет установку, нужно учитывать два фактора: его компетенцию и опыт автоматизации предприятий аналогичных отраслей либо конкретных бизнес-процессов. Также следует обратить внимание на то, какие профессиональные услуги предоставляет интегратор (консалтинг, оптимизация бизнес-процессов, управление проектами, оценка эффективности, обучение персонала
Расходы при установке
При формировании предварительного бюджета проекта необходимо учесть, что затраты включают в себя не только стоимость самой программы (оболочки, пользовательских лицензий и прочего) и услуг системного интегратора. В смету также войдут расходы на настройку с учетом имеющихся бизнес-процессов, стоимость услуг по обучению пользователей (а для крупных компаний еще и обучающего центра и службы поддержки), затраты на покупку или аренду дополнительного оборудования, а также возможные расходы на привлечение сторонних консультантов. И, наконец, стоит учесть затраты на мотивационную часть (с учетом отчислений) участников проекта.
В бюджет проекта стоит заложить возможное превышение сметы. И заказчики, и представители консалтинговых компаний, как правило, считают вполне нормальным, если фактические расходы превысили запланированные на 10–15 процентов, однако на практике эти расхождения бывают больше.
При установке ERP компании сталкиваются с необходимыми, но порой неожиданными для них расходами. Для многих это затраты на обучение персонала, которые зачастую сопоставимы со стоимостью системы. Однако работникам почти всегда предстоит освоить новый комплекс процессов, а не просто другой интерфейс программы, что увеличивает объем затрат.
Еще одна неожиданность может подстерегать предприятие при проверке связей между модулями и другими программами. В организациях, как правило, уже работают программные комплексы по снабжению, планированию производства, штриховому кодированию и т. п. Если для обеспечения совместимости с этими программами требуется дополнительная настройка ERP-системы, неизбежен резкий рост расходов на интеграцию, испытания и обслуживание программного обеспечения.
Оплата услуг консультантов – также серьезная статья расходов, но чтобы избежать неожиданно высоких затрат по ней, в контракте с консультантом необходимо четко указать его обязанности.
Причины неудачного внедрения ERP-систем
Многие предприятия в целях экономии полагаются только на собственную службу информатизации или приглашают на временную работу сторонних специалистов, пытаясь сэкономить на услугах консультантов. Увы, нередко это приводит к тому, что работа затягивается на несколько лет, а компания теряет время и ресурсы. Дело в том, что введение систем управления ресурсами предполагает реорганизацию всех бизнес-процессов, а внутренним и внештатным специалистам такая задача зачастую не по плечу.
Однако если руководство компании решает полностью доверить установку ERP системному интегратору, возможна другая ошибка. Все функции перекладываются на консультантов. Сами же специалисты занимают отстраненную позицию – мол, они сделают, а мы поглядим. Но даже самые квалифицированные консультанты не могут видеть и знать всего положения дел в компании, к тому же работать с системой в итоге придется именно персоналу предприятия. Успех проекта в равной степени зависит и от консультантов, и от самой компании. Поэтому лучше, когда за результаты отвечают обе стороны.
Проблемы могут возникнуть, если крупная организация станет устанавливать систему целиком (метод «большого взрыва»). Опыт свидетельствует, что неудача в этом случае практически гарантирована. Резкое изменение принципов работы – это стресс для всего предприятия, поэтому процесс ни в коем случае нельзя искусственно ускорять. Персонал должен постепенно привыкать к переменам, которые вносит ERP. Поэтому правильнее сперва выбрать методы поэтапной реализации или развертывания.
Необходимо быть готовыми к сопротивлению сотрудников. Это одна из главных проблем, с которой сталкивается руководство. Она обусловлена тем, что на долгое время у сотрудников значительно прибавляется забот. Кроме того, их ошибки, благодаря нововведениям, становятся заметными всем участникам бизнес-процессов и прежде всего руководству (см. ).
И последнее – после установки не ждите быстрого и «чудесного» преображения компании. Как мы уже отмечали, эффект от внедрения ERP – вопрос времени. Главный положительный результат на первой стадии работы системы заключается в том, что она сама заставит вас отладить и усовершенствовать все бизнес-процессы. А это уже немало.
Поддержка пользователей и мотивация
Стоит отдельно остановиться на двух важных аспектах автоматизации: обучении и поддержке пользователей, а также мотивации. Логично обучить работе с новой ИТ-системой прежде всего команду внедрения, а затем организовать центр обучения пользователей (если компания крупная) или провести ряд очных встреч, если работников не так много. Можно учить и дистанционно, с помощью вебинаров, записанных курсов и прочих возможностей.
После того как внедрение состоялось, нужно обеспечить пользователей постоянно обновляемой библиотекой инструкций, например, на корпоративном портале.
Нужно помнить и о мотивации. Внедрение любой ERP-системы требует от участников колоссальных трудозатрат, поэтому немотивированный персонал, в том числе на рядовых должностях, значительно увеличит текучку кадров.
Пятерка лидеров мирового ERP-рынка:
Microsoft Business Solutions
Российские ERP-системы:
Система «БОСС»
Система «Галактика»
Система «МАГНАТ»
Система «Кх3»
Система «1С:Предприятие»
Система «Парус8».
Проблемы внедрения западных решений:
Отсутствие готовности предприятия к внедрению;
Некачественное управление проектом внедрения;
Выявившаяся в процессе внедрения нехватка средств вследствие изначальной туманной политики ценообразования на ПО и услуги.
Преимущества внедрения ERP -систем:
Снижение операционных и управленческих затрат на 15%
Экономия оборотных средств 2%
Уменьшение цикла реализации 25%
Снижение коммерческих затрат 35%
Снижение страхового уровня складских запасов 20%
Уменьшение дебиторской задолженности 12%
Увеличение оборачиваемости средств в расчетах 25%
Увеличение оборачиваемости материальных запасов 30%
Улучшение утилизации основных фондов 30%
Интегрирование различных видов деятельности фирмы;
Использование лучших методологий;
Возможность организационной стандартизации;
Устранение информационной асимметрии;
Доступ к информации в реальном времени;
Обеспечение одновременно доступа к данным с целями планирования и контроля;
Возможность взаимодействия и сотрудничества внутри организации;
Обеспечение взаимодействия и сотрудничества между организациями.
Проблемы внедрения:
IT-персоналу необходимо время, чтобы спланировать и оценить область охвата проекта, затраты и графики выполнения плана. Немаловажно убедиться, что за руководство процессом отвечает специалист, хорошо разбирающийся не только в компьютерных технологиях, но и в бизнес-процессах, а также способный видеть проект в целом, а не его составляющие.
Важно понимать, что ERP-система должна быть так или иначе связана с первичным программным обеспечением бизнес-процессов, которое занимается предварительной обработкой данных. Иначе перенос информации будет занимать слишком много времени и обладать очень низкой эффективностью.
Скрытые издержки имеют свойство проявляться и при начальной обработке системой реальных данных. Это связано с тем, что имеющуюся информацию необходимо конвертировать в формат новой системы. Однако в процессе конвертации данные могут устаревать, что требует дополнительных усилий для их обновления. Для минимизации таких издержек стоит заранее выделить кадры, в обязанности которых будет входить проверка оперативности внесенной информации, а при необходимости и ее обновление.
Тестировать систему следует до ее запуска. Лучше всего, если перед внедрением глава проекта некоторое время поработает с демоверсией данного продукта, примененного на узком, не особенно важном участке работы.
Свое тестирование должны провести и сотрудники, обслуживающие специфические бизнес-процессы, так как после внедрения системы полностью поменять ее функциональность в любой из специализированных областей будет довольно сложно.
Весьма важным аспектом является обучение персонала. Неправильно думать, что кадры необходимо лишь научить пользоваться новой системой. Людей нужно подготовить к изменениям, которые несет глобальное внедрение, мотивировать их отдачу и принять новые формы контроля. Сколько бы денег не было вложено в автоматизацию, она не достигнет цели, если будет отторгнута персоналом.
Не следует считать, будто справиться со столь объемным массивом работ можно, используя лишь собственные активы. Даже самые толковые специалисты могут столкнуться с незнакомыми условиями и вопросами, для решения которых понадобится внешний специалист. Поэтому еще одной статьей расходов станет оплата консалтинга.
Основные этапы внедрения ERP -системы:
зарождение, инициация, убеждение руководства;
диагностика проблем проекта. Формулирование требований к системе (с консультантом);
организация и проведение тендера по выбору системы, выбор консультанта.
заключение контракта, организация проекта, подбор команды, разработка проектной документации.
обучение команды.
подготовка и внесение BOMиROUи др. в систему;
бизнес-моделирование, параллельно с п.6
тестирование проектного решения (системы). Исправления и доработки.
запуск системы в эксплуатацию, стабилизационный период.
ERP-система – эффективный способ ведения бизнеса, который помогает управлять рабочим процессом в целом, планировать деятельность отдельных бизнес-элементов предприятия, а также улучшать работу всех производственных объектов.
Вы узнаете:
- Что такое ERP-система и когда она нужна.
- Каковы преимущества и недостатки ERP-системы.
- Какие функции выполняет система ERP на предприятии.
- Как выбрать ERP-систему.
- Как правильно внедрить ERP-систему на предприятии.
- Какое нужно пройти обучение персоналу, который будет работать с ERP-системой.
- От чего зависит стоимость ERP-системы.
Что такое ERP-система и когда она нужна
Чтобы лучше понять смысл ERP-системы, недостаточно просто знать расшифровку этих букв (Enterprise Resources Planning) и перевод данного определения на русский (планирование ресурсов предприятия), лучше изучить историю ее возникновения.
В конце 20 века начала происходить массовая автоматизация бизнес-процессов : быстро распространялись ПК, для них разрабатывались программы ведения финансового и бухгалтерского учета, электронного документооборота, проверки функционирования техники и оборудования.
Разница в принципах ведения бизнеса заключалась не только в переводе информации в цифровой вид, но также в появлении новых методов проведения анализа и обмена данными, объединения изначально разных типов информации. Результатом этого явилась возможность видеть всю работу предприятия в целом и проводить анализ функционирования ее отдельных направлений (работа основного производства, склада, бухгалтерии). Полученная информация позволила более грамотно распределять использование производственных мощностей и принимать верные решения .
Именно такой способ ведения бизнеса получил название ERP, а программное обеспечение, используемое в этих целях, определили как EPR-система.
Таким образом, все программы, предназначенные для работы бухгалтерии, управления персоналом и др., являются частями ERP-системы, при этом CRM (customer relationship management system) тоже относится к ERP и переводится как «система управления взаимоотношениями с клиентами».
В настоящее время все перечисленные выше компоненты базовой комплектации ERP-системы часто используются как отдельные программы. К примеру, на предприятии может быть автоматизирован только бухгалтерский учет, тогда как вся остальная информация хранится в различных программах стандартного пакета MS Office.
Смысла спорить о том, относятся ли CRM и электронная бухгалтерия к компонентам ERP-системы, нет, однако и так понятно, что со временем уровень автоматизации рабочих процессов ведения бизнеса будет только расти вместе с количеством проданных лицензий на программное обеспечение, а также объемом услуг по установке и дальнейшему обслуживанию.
В ситуации, когда предприятие начало свою деятельность совсем недавно, необходимость в глубокой автоматизации рабочих процессов отсутствует. Подготавливать документы можно в стандартных компьютерных приложениях, а уточнить нужную информацию директор сможет у кого-либо из персонала. Однако вместе с расширением всего бизнеса возрастает количество операций, документации, работников, что влечет за собой необходимость хранения и анализа всей информации в электронном виде.
Если компания в целом не пользуется ERP-системой, то, как правило, вся информация хранится беспорядочно, что затрудняет ее поиск. Иногда встречаются ситуации, при которых работа ERP-системы налажена лишь в каком-то отдельном подразделении.
Какие функции выполняет система ERP на предприятии
Функционал, в рамках которого возможно использование ERP-системы, зависит от масштабов и направления деятельности конкретной компании, специфики ее работы, но в целом он должен быть направлен на общее управление бизнесом. Стандартный функционал таков:
1. Производство
- составление спецификаций на производимые товары или оказываемые услуги для расчета объемов необходимых расходных материалов и часов работы сотрудников;
- составление планов и управление работой компании в различных масштабах: начиная от конкретного производственного оборудования и заканчивая целыми подразделениями.
2. Финансы
- составление планов использования денежных ресурсов организации и отслеживание результатов;
- текущий бухгалтерский учет, учет по налогам и иным платежам в бюджет и внебюджетные фонды, финансовая отчетность и контроллинг;
- работа с активами компании , к которым можно отнести денежные средства на банковских счетах, ценные бумаги, основные средства (к примеру недвижимость).
3. Логистика
- управление поставкой материалов и отправкой готовой продукции: ведение базы договоров и контрагентов, составление планов и отчетов по товарам на складе и т. д.;
- подготовка данных по всем необходимым расходным материалам в целях исполнения рассчитанных ранее производственных норм.
4. Кадры
- учет кадров и ведение табелей рабочего времени , составление штатного расписания, расчет заработной платы;
- поиск и оформление сотрудников;
- подготовка планов по трудовым ресурсам.
- составление планов по реализации продукции;
- подготовка и проведение рекламных кампаний и маркетинговых коммуникаций;
- расчет цен на изготавливаемую продукцию, разработка скидочных программ, проведения распродаж и т. д.
6. Проекты. Отчетность
- наличие в большом количестве стандартных форм отчетности по всем направлениям деятельности организации, а также возможность создания дополнительных отчетов;
- проверка и анализ результатов деятельности предприятия;
- разработка общей политики работы организации, в т. ч. установка сроков для каждой из поставленных задач, расчет необходимых в этих целях ресурсов (денежных средств, материалов, рабочего персонала).
ERP-система на предприятии: 4 этапа внедрения
Полноценное внедрение ERP-системы в организацию может занять срок от пары недель до нескольких лет (в зависимости от объемов и масштабов деятельности компании). При этом устанавливать ERP-систему могут как собственные IT-специалисты предприятия, так и сотрудники компании-разработчика.
Внедрение ERP-системы можно разделить на следующие этапы:
Этап 1. Первичная организация
Этап, в котором определяются задачи, ставятся цели, после чего формируется технический план проекта .
Этап 2. Разработка проекта
Далее изучается работа предприятия: планы развития, производственные процессы. Эта информация является основой для подбора структуры ERP-системы, а также для внесения корректировок в технический план (при необходимости).
Этап 3. Исполнение проекта
Порядок осуществления бизнес-процессов на предприятии будет основан на устанавливаемой ERP-системе, поэтому на данном этапе необходимо перенести данные из систем учета, которые использовались ранее, в ERP-систему, унифицировать их между собой. В ситуации, когда выясняется, что модулей ERP-системы недостаточно для данного предприятия, на этом этапе возможна ее доработка. По окончании установки до сотрудников организации доводятся основные принципы работы ERP-системы и проводятся пробные тесты.
Этап 4. Пуск в эксплуатацию
На заключительном этапе можно найти и устранить проблемы, возникающие при работе ERP-системы.
С помощью каких методов внедряется ERP-система
Для внедрения ERP-системы могут быть использованы следующие методы:
- Поэтапная реализация, когда поочередно проводится внедрение ERP-системы в некоторые взаимосвязанные процессы, что минимизирует риски возникновения проблем .
- «Большой взрыв» – вся система устанавливается одномоментно. Такой подход может быть использован в небольшой организации с простыми производственными процессами. При этом нужно особое внимание уделить этапу тестирования, чтобы выявить все возможные ошибки в работе ERP-системы.
- Развертывание – частичная установка программного обеспечения с последующим распространением на другие структуры предприятия. На отдельном участке метод развертывания может применяться как поэтапно, так и одномоментно, т. к. в целом риски неудачного внедрения невелики.
Выбор метода внедрения ERP-системы для каждого предприятия должен производиться очень тщательно, путем анализа возможных затрат, а также с учетом опыта других компаний.
Кто обучает персонал тому, что собой представляет ERP-система
Объяснение основ работы с ERP-системой является одним из самых трудных этапов ее внедрения. Ведение бизнеса с использованием ERP-системы может изменить бизнес-процессы на предприятии, что влечет за собой необходимость осуществлять наравне с должностными обязанностями также и функционал, связанный с использованием данного программного комплекса. Таким образом, главным моментом для руководства компании становится подготовить к работе с ERP-системой персонал морально.
При внедрении ERP-системы может возникнуть проблема отсутствия желания у обычных сотрудников обучаться работе с ней, ведь такая автоматизация больше облегчает работу руководящему составу. В этой ситуации выходом становится перевод таких работников на другие должности. Большая часть персонала, как правило, мыслит в перспективе и понимает необходимость обучения для использования полученных знаний в работе.
От качества проведенного обучения будет зависеть эффективность использования ERP-системы. Сотрудники должны хорошо понимать основы ее работы и иметь соответствующую мотивацию, ведь если персоналу не будет понятно, для каких целей используются такие нововведения, то и результаты внедрения ERP-системы не будут заметны. Таким образом, работники должны понимать, что использование этого программного комплекса может быть важным рычагом для улучшения эффективности деятельности всего предприятия.
Обучение сотрудников основам работы с ERP-системой следует начать заранее. Можно провести внутреннюю рекламную кампанию, подготовить доступную информацию о целях, которые будут достигнуты после начала использования данного программного комплекса. В специально разработанном документе – «Стратегии обучения персонала» – эта задача обозначена первой. В этом документе все сотрудники предприятия разбиваются на группы в зависимости от объема необходимых обучающих мероприятий, а также перечисляются все остальные шаги обучения.
Как правило, выделяется несколько групп, на которые разбивается весь персонал. К примеру, отдельной группой можно выделить руководство компании и менеджеров среднего звена, которые будут непосредственно управлять работой предприятия и принимать необходимые решения. Еще одна группа – это та часть пользователей, которая выполняет основной функционал в работе с ERP-системой, не вникая в подробности бизнес-процессов, однако обладая глубокими знаниями работы программного комплекса. И третья группа – это основная часть сотрудников, которые будут вводить первичные данные в программу.
Первые две группы должны проходить обучение у сотрудников организации-разработчика ERP-системы, тогда как основная часть персонала из третьей группы может изучить основы работы программы дистанционно или через уже получивших необходимые знания коллег.
Обучение может проводиться как в учебных центрах консалтинговых агентств, так и непосредственно на предприятии. В некоторых случаях разработчики ERP-системы определяют обязательным условием получение соответствующего сертификата у сотрудников второй группы.
Консалтинговые агентства заключают договоры с основными вендорами, такими как SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, что дает им право обучать работе с программой и выдавать подтверждающие документы по окончании обучения. Сведения об этом можно найти на официальных сайтах таких компаний. У отечественных разработчиков – «Парус» и «Галактика» – открыты свои учебные центры.
ERP-система: пример успешного внедрения
Одно из предприятий, занимающихся производством и продажами холодильного оборудования, – Howe Corporation (США) – в целях более эффективного ведения бизнеса решило внедрить ERP-систему на основе сервисно-ориентированной архитектуры (SOA) 2-го поколения. Это дало возможность сразу же получить результаты и увидеть преимущества использования данной ERP-системы, т. к. значительно повысились качество и рентабельность всех бизнес-процессов.
Эта организация получила возможность более качественно анализировать объем материальных запасов и необходимость их восполнения. После внедрения ERP-системы Howe Corporation имеет все необходимые инструменты для планирования деятельности как в краткосрочной, так и в более длительной перспективе, что позволяет не использовать ненадежный календарный способ планирования.
Также все возможности использования ERP-системы оценила и международная компания Alfa Laval, которая поставила перед собой цель добиться улучшения производственных показателей путем повышения эффективности бизнес-процессов. В одном из отделений Alfa Laval в Болгарии была использована система ERP Epicor iScala, которая помогла осуществлять подробный анализ использования материалов и производственного сырья, контролировать сроки их закупки для исполнения соответствующих заказов, что повлияло на снижение уровня производственных отходов . При этом, т. к. ERP-система полностью автоматизировала все бизнес-процессы, это позволило снизить объемы лишней продукции на складах, а также минимизировать простои на производстве.
Еще одна компания – IO Electronics – тоже может послужить примером удачного использования ERP-системы. Их целью было успешно достигнуть поставленных на ближайшие 4 года показателей.
Как рассказал директор IO Electronics, при стремительном развитии деятельности и освоении других производственных направлений рентабельность работы предприятия может значительно снизиться, если возникнут сбои в обмене информацией между внутренними подразделениями. Однако при использовании ERP-системы вся информация становится доступна в режиме онлайн. По факту выполнения поставленной задачи в ERP-системе проходят обновления, что позволяет проследить весь производственный процесс и увидеть фактическое наличие той или иной продукции, а также избежать переизбытка материальных запасов на складах.
Рассказывает практик
Как ERP-система позволила снизить потребность в оборотных средствах на 40 %
Сергей Сухинин ,
Т. к. ранее в нашей компании отсутствовала ERP-система, было невозможно оперативно отмечать внесения изменений в бизнес-процесс, что влекло за собой нехватку материалов для сборки готовой продукции, нескоординированную деятельность цехов, ухудшение качества конечного продукта и увеличенный расход сырья. Все эти излишние расходы можно было уменьшить только путем внедрения ERP-системы.
Основное направление деятельности нашей организации – производство, поэтому первоочередными были задачи автоматизации планирования и управления бизнес-процессами. Определив, что в решении поставленных задач нам поможет ERP-система, мы хотели добиться таких целей, как:
- Увеличение эффективности расходования оборотных средств.
- Уменьшение материальных запасов, хранящихся на складах.
- Создание программы производства с учетом имеющихся мощностей.
- Уменьшение уровня незавершенного производства.
- Создание общего перечня материалов, используемых в производстве.
- Улучшение процесса расчета нормы материалов.
- Увеличение точности оформления закупочных планов, что будет способствовать снижению объемов неликвидных запасов на складах.
Только после внедрения ERP-системы у нас получилось корректно спланировать объем необходимых для производства материалов по факту анализа запасов на складах, что повлекло за собой снижение расходов на оборотные средства на 40 %. Далее такой анализ помогает осуществлять закупки только тех материалов, которые необходимы для определенного бизнес-процесса. Также была оптимизирована организационная структура компании, что способствовало сокращению сотрудников производственно-диспетчерского отдела на 50 % без снижения качества работы.
Можно подвести следующие итоги внедрения ERP-системы в нашей компании:
- Производственные остатки на складах уменьшились на 60 млн руб.
- Во всех направлениях деятельности контроль осуществляется по результатам анализа измеряемых показателей. Доходы сотрудников зависят от выполненной или невыполненной ими работы, и они самостоятельно несут за это ответственность.
- Полностью контролируется закупка производственного сырья и его дальнейшее распределение в цеха.
- Остатки неликвидных материалов снизились на 20 млн руб.
- Закупочный план стал оптимальным, в него своевременно вносятся изменения при возникновении такой необходимости.
- Появилась возможность планирования нагрузки на производственные мощности и, соответственно, количества необходимых для этого работников.
Какая ERP-система востребована у российских компаний
Программные комплексы, существующие сейчас на рынке IT-технологий, могут быть разработаны отечественными и зарубежными компаниями. При этом отличаются они не только страной разработки, но также и встроенным функционалом.
Зарубежные ERP-системы, такие как программы компаний SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, могут использоваться на предприятиях любой категории и являются примерами для подражания. Однако при работе с такими системами в России могут возникнуть некоторые сложности:
- отсутствие в необходимом количестве обученных на соответствующем уровне специалистов для внедрения и дальнейшего сопровождения работы ERP-системы;
- нежелание отечественных организаций перестроить устоявшиеся бизнес-процессы, т. к. зарубежные системы управления имеют существенные отличия от используемых в России;
- высокая цена внедрения.
Однако и российские разработчики стараются расширить возможности собственных программных комплексов в соответствии с потребностями заказчиков. Такие ERP-системы успешно справляются с поставленными задачами в случае, когда необходимо автоматизировать отдельные направления работы организации и не нужно внедрять программный комплекс в работу всего предприятия в целом. Как пример можно привести программное обеспечение компаний 1C и «Галактика».
11 ошибок внедрения ERP-системы
Для повышения эффективности работы предприятия установка ERP-системы является практически самой дорогостоящей и самой трудной задачей. Конечная цена внедрения, а также необходимый для этого срок будет зависеть от количества возникающих в процессе ошибок.
Ошибка 1. Некачественное составление плана.
Данный факт может повлечь за собой непонимание настоящего и будущего состояния ERP-системы, некорректную автоматизацию бизнес-процессов.
Ошибка 2. Поверхностный анализ организаций-разработчиков ERP-систем.
Как правило, основным критерием является низкая стоимость, однако иногда разработчики намеренно занижают стоимость услуг, чтобы на первом заказчике протестировать процесс внедрения. По факту такой установки могут быть выявлены серьезные недоработки и сбои в системе.
Ошибка 3. Непонимание потребностей предприятия.
После принятия решения, что внедрять ERP-систему все-таки необходимо, компания-заказчик до конца не понимает, какие именно программные модули им нужно устанавливать. Это может быть использовано недобросовестными поставщиками, которые будут включать в ERP-систему много лишних компонентов или же, наоборот, установленного функционала будет не хватать.
Ошибка 4. Недооценка временных и материальных затрат.
Некорректное определение сроков внедрения и стоимости установки ERP-системы может повлечь за собой необоснованные ожидания быстрого повышения эффективности бизнес-процессов.
Ошибка 5. Отсутствие у предприятия-заказчика квалифицированных сотрудников.
В коллективе предприятия должны присутствовать сотрудники, обладающие достаточным уровнем знаний в любой сфере, начиная от менеджмента и бухгалтерии и заканчивая учетом на складе, закупкой материалов и т. д.
Ошибка 6. Отсутствие приоритетов.
Если изначально не расставить правильные приоритеты, то в процессе установки ERP-системы придется часто переключаться между различными задачами, а это может повлечь затягивание процесса установки, возникновение непредвиденных проблем и т. д.
Ошибка 7. Недостаточное обучение персонала.
Если не показать сотрудникам весь функционал ERP-системы и способы его применения, персонал организации может вообще отказаться от работы в системе или использовать ее возможности лишь частично.
Ошибка 8. Недооценка точности первичной информации.
Так как ключевым моментом работы ERP-системы является анализ информации, то результат ее работы во многом будет зависеть от корректности изначальных данных. Необходимо избегать ошибок при вводе и внимательно проверять указанные сведения.
Ошибка 9. Использование неактуальных приложений.
Очень часто на предприятиях параллельно используется как ERP-система, так и ранее установленное программное обеспечение – происходит дублированный ввод данных. Таким образом увеличиваются сроки окончательного внедрения ERP-системы.
Ошибка 10. Отсутствие тестового периода.
Иногда тестирование установленного программного комплекса осуществляется лишь на нескольких пользователях, что не позволяет своевременно увидеть все недостатки и актуальную нагрузку на ERP-систему.
Ошибка 11. Отсутствие плана сопровождения и внедрения обновлений.
Без этого программный комплекс очень скоро станет неактуальным. Для аппаратной составляющей ERP-системы необходимо регулярно увеличивать производственные мощности, т. к. объем обрабатываемой информации также будет расти. Программная составляющая может потребовать корректировки в случае, например, внесения изменений в законодательство.
Эти ошибки являются самыми распространенными, однако у каждой компании могут возникнуть и индивидуальные проблемы. Чтобы их минимизировать, нужно очень внимательно подготовить план установки ERP-системы на каждом из этапов.
От чего зависит стоимость ERP-системы
Окончательная цена ERP-системы будет являться совокупностью следующих составляющих:
- Цены самого программного комплекса: основного набора модулей и дополнительных компонентов.
- Стоимости услуг по установке.
- Внесения доработок и корректировок в программу, исходящих из потребностей компании-заказчика.
- Дальнейшего обслуживания и сопровождения.
Чтобы снизить стоимость внедрения ERP-системы, необходимо в первую очередь обращать внимание на российских поставщиков, т. к. зарубежные программы имеют более высокую цену приобретения и требуют внесения существенных изменений для соответствия отечественному законодательству.
Мнение эксперта
Внедрение системы ERP обошлось компании в 2,5 млн долларов
Сергей Сухинин ,
начальник отдела автоматизированных систем управления ОАО «Научно-производственный комплекс «Элара», Чувашия
Лицензия на установку ERP-системы обошлась нам в 470 000 долларов, а итоговая цена внедрения составила 2 500 000 долларов. Однако уже в процессе использования ERP-системы был достигнут положительный эффект, при этом полностью затраты были возмещены через 1,5 года после установки данного программного комплекса.
Информация об экспертах
Сергей Братукин , директор практики «Дистрибуция» Columbus IT&Russia, Москва. Сергей Братукин в 1997-2005 годы работал консультантом в российском подразделении Columbus IT. Участвовал в реализации масштабных проектов по внедрению ERP-систем в таких компаниях, как «Торговая площадь», МВО, «Старик Хоттабыч», «Формула Кино», «Автомир» и др. Международная консалтинговая компания Columbus IT предоставляет консультационные услуги по выбору, внедрению и сопровождению корпоративных информационных систем, а также управленческому консалтингу. Основана в 1989 году в Дании, в настоящий момент имеет представительства в 28 странах мира. За восемь лет работы Columbus IT в России клиентами компании стали более 200 предприятий, в том числе «ССМ-Тяжмаш», ТД «Перекресток», «Дикси», «Л"Этуаль», «Юнимилк», «Исток», «Тойота» и мн. др.
Сергей Сухинин , начальник отдела автоматизированных систем управления ОАО «Научно-производственный комплекс "Элара"», Чувашия. ОАО «Научно-производственный комплекс "Элара"» является ведущим российским производителем пилотажно-навигационных комплексов, систем автоматического и дистанционного управления, бортовой вычислительной техники и систем индикации для летательных аппаратов военной и гражданской авиации. В рамках соглашения о сотрудничестве с ОАО «Российские железные дороги» ОАО «Элара» ведет работы по подготовке к производству приборов и систем для железнодорожного транспорта России.
Понятие ERP ввёл аналитик Гартнер Ли Уайли (Gartner Lee Wylie) в 1990 году в исследовании о развитии MRP II. Уайли спрогнозировал появление тиражируемых многопользовательских систем, обеспечивающих сбалансированное управление всеми ресурсами организации, не только относящихся к основной деятельности производственного предприятия, но и объединяющих посредством общей модели данных данные о производстве, закупках, сбыте, финансах, кадрах. В начале 1990-х годов концепция обрела известность за счёт поддержки производителями прикладного программного обеспечения.
Таким образом, ERP - Enterprise Resource Planning (англ.) - информационная система, созданная для обработки хозяйственных операций (бизнес-процессов), использование которой способствует увеличению конкурентных преимуществ фирмы. В более широком смысле под ERP системой понимается методология эффективного планирования и управления ресурсами фирмы.
Если в начале 1990-х годов ERP-системы внедрялись, прежде всего, в промышленности, и, как решения реализующие MRP II как компонент -- машиностроительными предприятиями, то во второй половине 1990-х годов применение ERP-систем стало повсеместным и в сфере услуг, в том числе предприятиями электросвязи, энергосбытовыми компаниями, и даже органами государственной власти и некоммерческими организациями. К этому же времени в связи с быстрым ростом количества модулей в ERP-системах и их функциональных возможностей относится представление о ERP-системах как всеобъемлющем программном обеспечении для организаций, принципиально заменяющем все прочие прикладные программы, сменившееся к началу 2000-х годов выделением таких функций как CRM и PLM в отдельные от ERP программные пакеты и очерчиванием рамок ERP как универсальных систем для бэк-офисных процессов и управления ресурсами.
В качестве характеристической особенности ERP-стратегии отмечается принципиальный подход к использованию единой транзакционной системы для подавляющего большинства операций и бизнес-процессов организации, вне зависимости от функциональной и территориальной разобщённости мест их возникновения и прохождения, обязательность сведемния всех операций в единую базу для последующей обработки и получения в реальном времени сбалансированных планов.
Тиражируемость, то есть возможность применить один и тот же программный пакет для разных организаций (возможно, с разными настройками и расширениями), фигурирует как одно из обязательных условий ERP-системы. Одной из причин повсеместного использования тиражируемых ERP-систем вместо разработки на заказ указывается возможность внедрения лучших практик посредством реинжиниринга бизнес-процессов согласно решениям, применённым в ERP-системе. Однако, встречаются и упоминания интегрированных систем, разработанных для отдельной организации на заказ как ERP-систем.
Необходимость всеобъемлющего применения ERP-системы в территориально-распределённых организациях требует поддержки в единой системе множества валют и языков. Более того, необходимость поддерживать несколько организационных единиц (несколько юридических лиц, несколько предприятий), несколько различных планов счетов, учётных политик, различных схем налогообложения в едином экземпляре системы оказывается необходимым условием для применения в холдингах, ТНК и других дистрибьюторских предприятиях.
Применимость в различных отраслях накладывает на ERP-системы , с одной стороны, требования к универсальности, с другой стороны -- поддержку расширяемости отраслевой спецификой. Основные крупные системы включают готовые специализированные модули и расширения для различных отраслей (известны специализированные решения в рамках ERP-систем для машиностроительных и обрабатывающих производств, предприятий добывающей промышленности, розничной торговли, дистрибуции, банков, финансовых организаций и страховых компаний, предприятий электросвязи, энергетики, организаций сектора государственного управления, сферы образования, медицины и других отраслей).
Возможности и фукции ERP-систем.
Процессы планирования ресурсов предприятий являются межфункциональными, заставляющими фирму выходить за традиционные, функциональные и локальные рамки. Кроме того, различные бизнес-процессы предприятия часто связаны между собой. Более того, данные, располагавшиеся ранее на различных неоднородных системах, сейчас интегрированы в единую систему.
ERP-системы используют «лучшие практики».
Системы планирования ресурсов предприятий вобрали в себя более тысячи лучших способов организации бизнес-процессов. Эти лучшие практики могут быть использованы для улучшения работы фирм. Выбор и внедрение ERP-систем требует внедрения таких лучших практик.
ERP-системы делают возможной организационную стандартизацию.
Системы планирования ресурсов предприятий делают возможной организационную стандартизацию различных географически разделенных подразделений. В результате подразделения с нестандартными процессами можно сделать такими же, как и другие подразделения, имеющие эффективные процессы. Более того, фирма может предстать перед внешним миром как единая организация. Вместо того чтобы получать разные документы, когда какая-то фирма имеет дело с разными филиалами или предприятиями данной компании, эта компания может быть представлена миру в виде единого общего образа, что ведет к улучшению ее имиджа.
ERP-системы устраняют информационную асимметрию.
Системы планирования ресурсов предприятий складывают всю информацию в одну и ту же основную БД, устраняя многочисленные информационные несоответствия. Это приводит к нескольким результатам. Во-первых, обеспечивается повышение контроля. Если один из пользователей не выполняет свою работу, другой видит, что что-то не было сделано. Во-вторых, открывается доступ к информации для тех, кому она нужна; в идеале, обеспечивается улучшенная информация для принятия решений. В-третьих, информация перестает быть предметом посредничества, так как она становится доступной и для руководства, и для служащих компании. В-четвертых, организация может стать «плоской»: так как информация широко доступна, нет потребности в дополнительных малоценных работниках, чья основная деятельность - подготовка информации для распространения среди руководства и служащих компании.
- - ERP-системы обеспечивают информацией в реальном времени. В традиционных системах большое количество информации фиксируется на бумаге, а затем передается другой части организации, где она или переоформляется (обычно агрегируется), или переводится в компьютерный формат. С ERP-системами большое количество информации собирается у источника и непосредственно помещается в компьютер. В результате, информация тут же становится доступной для других.
- - ERP-системы обеспечивают одновременный доступ к одним и тем же данным для планирования и контроля.
Системы планирования ресурсов предприятия используют единую БД, где большая часть информации вводится один и только один раз. Так как данные доступны в реальном времени, фактически все пользователи организации имеют доступ к одной и той же информации для планирования и контроля. Это может способствовать более согласованному планированию и управлению по сравнению с традиционными системами.
ERP-системы способствуют взаимодействию и сотрудничеству внутри организации.
Системы планирования ресурсов предприятий также способствуют взаимодействию и сотрудничеству внутри организации (между различными функциональными и географически разделенными подразделениями). Наличие взаимосвязанных процессов приводит функциональные и географически разделенные подразделения к взаимодействию и сотрудничеству. Стандартизация процессов также способствует сотрудничеству, так как между процессами становится меньше противоречий. Кроме того, единая БД способствует взаимодействию, обеспечивая каждое географически разделенное и функциональное подразделение нужной им информацией.
ERP-системы способствуют взаимодействию и сотрудничеству между организациями.
ERP-система обеспечивает информационную магистраль для организации взаимодействия и сотрудничества с другими организациями. Фирмы все больше и больше открывают партнерам свои БД для облегчения снабжения и других видов деятельности. Чтобы данная система работала, необходим единый архив, которым могут пользоваться партнеры; и ERP-системы могут быть использованы для содействия таким обменам.
Большинство современных ERP-систем построены по модульному принципу, что дает заказчику возможность выбора и внедрения лишь тех модулей, которые ему действительно необходимы. Модули разных ERP-систем могут отличаться как по названиям, так и по содержанию. Тем не менее, есть некоторый набор функций, который может считаться типовым для программных продуктов класса ERP. Такими типовыми функциями являются:
- · ведение конструкторских и технологических спецификаций. Такие спецификации определяют состав конечного изделия, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления (включая маршрутизацию);
- · управление спросом и формирование планов продаж и производства. Эти функции предназначены для прогноза спроса и планирования выпуска продукции;
- · планирование потребностей в материалах. Позволяют определить объемы различных видов материальных ресурсов (сырья, материалов, комплектующих), необходимых для выполнения производственного плана, а также сроки поставок, размеры партий и т.д.;
- · управление запасами и закупочной деятельностью>. Позволяют организовать ведение договоров, реализовать схему централизованных закупок, обеспечить учет и оптимизацию складских запасов и т.д.;
- · планирование производственных мощностей. Эта функция позволяет контролировать наличие доступных мощностей и планировать их загрузку. Включает укрупненное планирование мощностей (для оценки реалистичности производственных планов) и более детальное планирование, вплоть до отдельных рабочих центров;
- · финансовые функции. В эту группу входят функции финансового учета, управленческого учета, а также оперативного управления финансами;
- · функции управления проектами. Обеспечивают планирование задач проекта и ресурсов, необходимых для их реализации.
Структуру и основные функции ERP-систем также наглядно демонстрирует рисунок.(Рис.1)
Рис.1
Основные возможности ERP-систем можно представить в виде четырех блоков: планирование, учет, анализ, управление.
Планирование. Осуществлять планирование деятельности предприятия на различных уровнях значит:
- · Формировать программу сбыта.
- · Осуществлять производственное планирование (уточненная и утвержденная программа сбыта является основой плана производства, интеграция данных этих планов существенно облегчает процесс производственного планирования и обеспечивает их неразрывную связь).
- · Формировать основной производственный план-график (детализированный оперативный производственный план, на основе которого осуществляется планирование и управление заказами на закупку и производство). Формировать планы на закупку.
- · Осуществлять предварительную оценку выполнимости сформированных планов на различных уровнях планирования для внесения необходимых коррекций или принятия решения о привлечении дополнительных ресурсов.
Учет. В случае, если планы получили свое подтверждение, они приобретают статус актуальных планов, и начинается их реализация. Ранее смоделированный поток зависимых заказов превращается в реальный, порождающий потребности в материалах, трудовых ресурсах, мощностях и деньгах. Удовлетворение данных потребностей порождает учетные действия, обеспечивающие оперативную регистрацию прямых затрат, относящихся к производимой продукции (материальных, трудовых, эксплуатационных затрат в привязке к заданиям, технологическим операциям, проектным работам, работам по техобслуживани), и косвенных затрат, распределяемых по центрам финансовой ответственности. Все операции по регистрации прямых затрат вводятся, как правило, в натуральном выражении нормативного потребления (материальные - в соответствующих единицах измерения, трудовые -- временные и т.п). Для отражения соответствующего финансового результата ERP-системы предлагают мощные средства настройки финансовой интеграции, позволяющие обеспечить автоматический перевод потребленных ресурсов в их финансовый эквивалент.
Анализ. За счет оперативного отражения результатов деятельности управленческий персонал получает возможность в режиме реального времени осуществлять сравнительную характеристику планов и результатов, а наличие дополнительных модулей для расчета основных показателей и построения математических моделей значительно упрощает процесс бизнес-планирования.
Управление. Наличие оперативной информационной обратной связи о состоянии объекта управления, как известно, является основой любой системы управления. ERP-системы предоставляют такого рода обратную (достоверную и оперативную) информацию о состоянии проектов, производства, запасов, наличии и движении денежных средств и т.д., что в результате позволяет принимать обоснованные управленческие решения.
Таким образом,можно говорить об обширном наименовании функций и возможностей ERP-систем, которые позволяют современным копманиям руководить своей деятельностью эффективно,стабильно и надежно.