Согласно 54-ФЗ все онлайн-кассы в своем составе имеют фискальный накопитель. И если сам кассовый аппарат (или фискальный регистратор) не имеют определенного срока действия, то фискальный накопитель имеет. В 2017 году до сентября устанавливались только фискальные накопители со сроком действия 13 месяцев, начиная с августа-сентября на рынке появились фискальные накопители со сроком действия 36 месяцев. Отсчет срока действия начинается с момента регистрации кассы в ФНС (а точнее - фискализации кассы). В зависимости от программы кассового аппарата за 1-2 месяца до истечения срока действия фискального накопителя кассовый аппарат выдает кассиру предупреждение о скором истечении этого срока.
До осени 2017 года на рынке фискальных накопителей была только одна модель фискального накопителя: сроком действия 13 месяцев и устанавливался именно он. При замене фискального накопителя в онлайн-кассе обязательно проверяйте какой фискальный накопитель вам необходимо установить , штраф за использование фискального накопителя с неправильным сроком действия 10.000 руб.
А если сломается?
Не сломается, ведь в рамках услуги техобслуживания касс наши специалисты регулярно выезжают к вам, чтобы проверить исправность устройств.
если всё таки произойдёт авария, мы оперативно починим вашу кассу
Стоимость услуги:
7 500 руб.
Когда необходимо заменить фискальный накопитель?
Отсчет срока действия начинается с момента регистрации кассы в ФНС (а точнее - фискализации кассы). В зависимости от программы кассового аппарата за 1-2 месяца до истечения срока действия фискального накопителя кассовый аппарат выдает кассиру предупреждение о скором истечении этого срока. Заменить фискальный накопитель необходимо несколько загодя - т.к. по истечении срока действия ключа фискального признака фискальный накопитель перестанет фискализировать новые документы, а касса соответственно перестанет печатать чеки (не только чеки реализации но и чеки открытия/закрытия смены, внесения/инкассации денежных средств и т.п.), а "открутить" время назад позволяет далеко не каждая онлайн-касса.
Фискальный накопитель менять не надо если его ресурс не исчерпан но вы хотите: сменить адрес установки ККМ, сменить систему налогообложения, изменить или дополнить применения ККТ.
Порядок действий при замене фискального накопителя
Заказать замену фискального накопителя в Москве вы можете в нашей компании по тел.: 8-800-555-19-83 - стоимость услуги "под ключ" 4000 руб. (срок исполнения 1 день) или 8000 руб. (срок исполнения 4 часа). Отдельно оплачивается стоимость фискального накопителя.
Рассказываем, какие шаги надо выполнить, чтобы поменять фискальный накопитель (ФН) на кассе.
- Выясните сроки замены ФН на кассе.
- Выберите новый ФН.
- Сформируйте отчет «О закрытии ФН».
- Установите новый накопитель.
- Сформируйте отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)».
- Перерегистрируйте кассу.
Подготовка
Узнайте, когда нужно менять ФН
Контур.ОФД предупредит о замене ФН. Сервис рассчитает оставшийся срок автоматически, и он отобразится в карточке кассы. Если произошел сбой и данные для расчета не поступили, их можно ввести вручную. Выберете кассу, для которой нужно рассчитать срок действия ФН и нажмите «Неизвестен» напротив фискального накопителя. Введите информацию о кассе и накопителе, Контур.ОФД посчитает срок его действия.
Также узнать об окончании срока действия ФН можно из отчета о закрытии смены. Когда до конца срока действия ФН останется меньше месяца, в отчете «О закрытии смены» вы увидите строку «Ресурс ФН менее 30 дней». Если объем памяти ФН будет заполнен на 99 %, в том же отчете появится строка «Память ФН заполнена». Как только вы начнете получать такие сообщения, запланируйте замену устройства. Ведь если у ФН закончится срок действия, а вы его не замените, то он заблокируется и не даст сформировать на кассе отчет «О закрытии ФН».
Выберите новый ФН
Выбирая новый фискальный накопитель, учитывайте три момента:
1. Что требует 54-ФЗ
В зависимости от типа бизнеса необходимо выбрать ФН с определенным сроком действия. Например, продавцы подакцизных товаров обязаны применять ФН на 13 или 15 месяцев, а при оказании услуг нужен ФН на 36 месяцев.
2. Сколько вы продаете
Если у вашей торговой точки большой поток клиентов или ваш интернет-магазин получает много заказов, то, скорее всего, память в накопителе закончится быстро, и вам не имеет смысла ставить ФН на 36 месяцев.
3. Есть ли в паспорте ФН ограничения по сроку действия
Обратите внимание на информацию в паспорте ФН — там могут быть указаны ограничения по сроку службы накопителя в зависимости от условий его применения.
Мы собрали нормы 54-ФЗ и ограничения от производителей в одной таблице . Используйте ее, чтобы выбрать правильный ФН.
Замена фискального накопителя
Шаг 1. Сформируйте отчет «О закрытии смены». Обратите внимание, чтобы все фискальные документы с кассы были переданы оператору фискальных данных (ОФД). Понять это просто: в самом отчете поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.
Шаг 2. Сформируйте на кассовом аппарате «Отчет о закрытии ФН». Некоторые данные из этого отчета нужно будет указать при перерегистрации кассы:
- дату и время формирования отчета;
- фискальный признак — ФПД.
Шаг 3. Замените фискальный накопитель на новый.
По закону владелец кассы может сам менять фискальный накопитель. Но предварительно нужно проверить, что указано в договоре с поставщиком кассовой техники, — иногда самостоятельное вскрытие корпуса кассового аппарата влечет прекращение действия гарантии.
Шаг 4. Сформируйте на кассовом аппарате отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)», следуя инструкции производителя касс. В отчете надо ввести параметры ОФД:
- адрес сервера ОФД: ofd.сайт (если касса позволяет вводить только цифры, обратитесь в нашу техподдержку, вам сообщат актуальный IP-адрес);
- номер порта ОФД: 7777;
- ИНН ОФД: 6658497833;
- наименование ОФД: Контур НТТ;
- адрес сайта для проверки чеков покупателями: (не все кассы поддерживают эту возможность).
- дата и время формирования отчета;
- номер фискального документа — № ФД;
- фискальный признак — ФПД.
Шаг 5. Перерегистрируйте кассу на сайте ФНС или в личном кабинете Контур.ОФД.
Обратите внимание: если фискальный накопитель поломан или утрачен, то перерегистрировать ККТ по смене ФН можно только на сайте ФНС.
Чтобы перерегистрировать кассу через ОФД, выполните следующие действия в разделе «Кассы» личного кабинета:
Готово! Теперь фискальные данные с вашей ККТ будут передаваться в ФНС.
Что делать со старым ФН
Его нужно хранить в течение пяти лет со дня окончания его срока действия. Если в течение этих пяти лет к вам придет налоговая с проверкой, вы должны будете предъявить старый ФН.
Фискальный накопитель (ФН) - это устройство, которое хранит пробитые по кассе чеки и передает их к оператору фискальных данных (ОФД). Срок использования накопителя ограничен: 13, 15 или 36 месяцев. Если прибор не заменить вовремя - касса автоматически заблокируется. ФН нужно менять за несколько дней до окончания срока эксплуатации. Для этого дату окончания и установите напоминание. Если вы пользуетесь системой LIFE PAY, мы пришлем напоминание о необходимости заменить ФН по электронной почте.
Заменить ФН можно самостоятельно или обратившись в нашу компанию. Если вы решили заменить прибор самостоятельно - мы подготовили инструкцию, как заменить фискальный накопитель на чековом принтере марки АТОЛ.
Краткий план действий:
Сперва нужно закрыть архив фискального накопителя. Это делается через утилиту регистрации КТТ АТОЛ.
Важно перед закрытием архива убедиться, что все чеки были переданы к ОФД. Снимите Х-отчет и посмотрите на строку «Непереданных ФД». Количество должно быть 0.
Если чек о закрытии архива передался в ОФД, можно приступать к установке нового фискального накопителя. Если не передался, повторите процедуру или позвоните за консультацией в LIFE PAY.
Как установить новый ФН
- Перерегистрируйте кассу через утилиту (об этом подробно расписано ниже).
- Перерегистрируйте кассу в ФНС в связи с заменой фискального накопителя при личном визите в налоговую или с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Если у вас нет ЭЦП, ее можно оформить в LIFE PAY за 2000 рублей.
- Изменить данные о ФН в ОФД.
- Продлить договор с ОФД.
Закрытие архива ФН невозможно выполнить после истечения срока действия фискального накопителя!
Закрытие архива ФН
При замене фискального накопителя нужно закрыть архив ФН, при этом автоматически формируется отчет о закрытии фискального накопителя. Ниже мы описали весь процесс. Внешне выглядит устрашающе, но это из-за того, что мы описали каждый шаг.
- Перед тем, как закрыть архив, закройте смену и дождитесь отправки всех фискальных документов ОФД, иначе будет выведена ошибка «В ФН есть неотправленные ФД».
Если есть непереданные чеки, их нужно передать с помощью микрокомпьютера или устройства, на котором работает касса.
- Запустите утилиту по регистрации
- Нажмите «Закрыть архив ФН».
- Если время на кассе установлено верно, нажмите далее, если нет – «Синхронизировать с ПК», а затем далее.
- В окне «Закрыть архив ФН» нужно подтвердить операцию, для этого нажмите кнопку «Выполнить».
- После закрытия архива сформируется документ с фискальным признаком (ФП) документа. Это такой же фискальный документ, как и чек продажи, налоговая должна знать, что вы заменили ФН. Для этого дождитесь передачи чека в ОФД
❗️ Важно. Если вы в работе используете микрокомпьютер Raspberry PI, то после печати отчета подключите кассу к микрокомпьютеру, при этом кассу выключать нельзя.
- После печати отчета распечатается сообщение о необходимости отправки документа в ОФД
- и сообщение о получении подтверждения от ОФД:
- ❗️Если чеки не отправлены ОФД, то при попытке закрытия архива фискального накопителя касса распечатает сообщение об отмене операции и ошибке:
- ❗️Если ОФД не отвечает, то касса распечатает чек, как на картинке ниже, и операция будет отменена:
До тех пор, пока отчет о закрытии фискального накопителя не передан, вынимать старый ФН нельзя.
После удачного закрытия архива ФН, нужно установить новый экземпляр ФН и провести его активацию.
Активация нового фискального накопителя
- В окне основного меню утилиты выберете «Перерегистрировать».
- Нажмите «Синхронизировать с ПК». Затем нажмите «Далее».
- Распечатается чек, что дата внесена.
- В окне «Причина перерегистрации» укажите «Замена фискального накопителя» и нажмите «Далее».
- Проверьте введенные реквизиты. При необходимости, внесите изменения, заполните недостающие данные. Затем нажмите кнопку «Далее».
- После завершения изменения параметров касса напечатает отчет, а в окне утилиты отобразится сообщение об успешном завершении.
Перерегистрация кассы в ФНС
Вы можете самостоятельно перерегистрировать кассу в налоговой. Для этого не нужно никуда ехать, если у вас есть ЭЦП. Все делается через сайт ФНС :
- войдите на сайт налоговой, выберите организационно-правовую форму;
- нажмите «Войти с ключом электронной подписи»;
- откроется новое окно, найдите третий пункт ниже и нажмите «Выполнить проверку условий подключения»;
- в новом окне нажмите кнопку «Начать проверку» и дождитесь выполнения всех параметров;
в середине проверки нужно выбрать сертификат компании, от имени которой вы входите в онлайн-кабинет:
- после успешной проверки нажмите «Войти в личный кабинет»;
- перейдите в раздел все кассы, найдите кассу, в которой меняете ФН;
- нажмите на регистрационный номер кассы;
- выберите «Перерегистрировать кассу»
- в открывшимся окне укажите причину перерегистрации – «Замена фискального накопителя»
- укажите ОФД
- нажмите «Подписать и отправить»
На видео видно , как перерегистрировать кассу в ФНС
Изменение данных в ОФД и продление
Большинство операторов фискальных данных меняют номер фискального накопителя автоматически. Если этого не произошло скачайте заявление о перерегистрации из личного кабинета ФНС и отправьте в поддержку своего ОФД:
- войдите в личный кабинет налоговой;
- перейдите в раздел с кассами;
- нажмите на иконку файла напротив регистрационного номера кассы;
- скачайте заявление;
- отправьте заполненное заявление к ОФД по электронной почте.
Для продолжения работы кассы, продлите обслуживание у ОФД. Для этого обратитесь к вашему оператору фискальных данных и оплатите счет за обслуживание очередного периода.
Готово! Кассу можно пускать в работу
Процедура по замене фискального накопителя в онлайн кассах осуществляется по определенному порядку действий и только в некоторых ситуациях.
Когда необходимо менять фискальный накопитель в онлайн кассе
Ситуации, когда фискальный накопитель (ФН) надо менять в обязательном порядке, регламентированы ФЗ №54 «О применении ККТ (контрольно-кассовой техники). К ним относятся:
- истечение срока действия;
- переполнение памяти;
- изменение владельца кассового аппарата;
- некорректное введение регистрационного номера кассового аппарата;
- блокирование со стороны ФНС – налоговой службы;
- повреждение ФН.
Окончание срока действия
Сроки замены фискального накопителя онлайн кассы непрерывно связаны со сроками эксплуатации устройства. Если они истекают, то необходимо выполнить замену.
Срок службы фискального накопителя в онлайн кассах
Фискальные накопители для кассовых аппаратов нового типа изготавливаются на 13, 15 и 36 месяцев. Применение того или иного ФН зависит от особенностей бизнеса и используемой системы налогообложения.
Использование ФН на 36 месяцев предусмотрено для определенных категорий граждан. К ним относятся:
- предприниматели, реализующие свою деятельность, в рамках специальных режимов налогообложения: УСН, ЕСХН, ПСН и ЕНВД;
- владельцы предприятий и объектов сферы услуг;
- организаторы работ с сезонным характером.
Важно! Владельцы предприятий, оказывающие сезонные услуги или проводящие аналогичные работы, могут использовать ФН на 13 месяцев.
Право выбора между ФН на 13 или ФН на 36 месяцев есть и у предпринимателей, которые совмещают ОСН с одним из спецрежимов или владельцев бизнеса, использующих кассовые аппараты с опцией автономной работы.
Важно! Владельцы предприятий, которые работают только по ОСН или торгуют подакцизными товарами, могут использовать только ФН на 13 месяцев.
Для всех остальных предпринимателей доступны ФН с любым сроком действия. Современные кассы обладают, интегрированной опцией, которая информирует владельца о необходимости замены ФН за 1-2 месяца до окончания срока его действия.
Переполнение памяти
Эта проблема актуальна для стандартных накопителей, которые работают 13 месяцев. Изначально они рассчитываются на запись от 175 до 180 тыс. операций, что равняется приблизительно 450-455 чекам в день. Данные об операциях записываются в специализированную микросхему методом сплошного потока. Из-за этого их невозможно удалить, отредактировать или заменить, но можно дополнить корректировочной информацией.
Важно! Большинство моделей оснащены опциями, которые осуществляют мониторинг наполненности ячеек памяти.
Смена владельца онлайн кассы
Смена фискальных накопителей в онлайн кассах требуется также при смене владельца, поскольку на 1 налогоплательщика, идентифицируемого по ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика), должно приходиться 1 устройство.
Важно! При передаче кассы обособленному подразделению, заменять накопитель не нужно, поскольку головной офис и подразделение имеют одинаковый ИНН.
Неверно введен регистрационный номер ККТ
Регистрационный номер ККТ можно ввести только 1 раз, когда онлайн касса ставится на учет, поэтому замена ФН неизбежна, а стоимость ошибки равна цене нового устройства.
Блокировка ФН
Довольно редкая причина для замены ФН и происходит при определенных условиях:
- длительном непредставлении фискальных документов (чеков) в налоговую службу – более 30 дней;
- долгом открытии смены – свыше 24 часов;
- превышенном интервале между формированием двух чеков – более 5 минут.
Важно! Если хотя бы одно из них присутствует, то нужно обязательно менять ФН.
Поломка фискального накопителя
Поломки ФН могут быть вызваны как неисправностями технической части (окислением контактов, соединительных дорожек на плате или повреждением элементов вследствие короткого замыкания) так и программными сбоями.
Все поломки и сбои за некоторым исключением можно исправить самостоятельно при наличии необходимых знаний, навыков и инструментов. Желательно ремонтировать неисправные ФН в сервисных центрах, так как там проведут тщательную диагностику устройства.
Порядок замены фискального накопителя
Чтобы самостоятельно поменять фискальный накопитель, нужно выполнить следующие действия:
- Закрыть архив ФН. Это делается через меню онлайн кассы в подразделе с отчетами ФН или настройками ФН, ОФД. Процедура закрытия архива зависит от модели кассового аппарата, поэтому ее лучше выполнять по инструкции, указанной в пользовательском мануале (руководстве пользования). Если закрытие архива не удается, то следует перевести часы кассы на 23:55 и повторить процедуру. Перевод часов осуществляется только в том случае, если ФН заблокировало ФНС. Чтобы этого не делать, следует менять накопитель в рамках плана, то есть при рабочем кассовом аппарате.
- Обновить ПО. Многие кассы были фискализированы для использования ФФД (формата фискальных данных) 1.0. Согласно новым правкам в ФЗ №54, его можно использовать только до конца 2018 года. С 01.01.2019 все аппараты должны быть переведены на ФФД 1.05. Плановое обновление ПО осуществлялось в 2017 году, если это не было выполнено, то лучше выполнить его сейчас.
- Заменить ФН. Отсек накопителя располагается в нижней части аппарата, но в некоторых моделях расположение может быть иным, поэтому следует ознакомиться с пользовательской инструкцией. Крышки отсека крепятся защелками или винтами (чаще всего). Их можно открутить обычной отверткой.
- Включить кассовый аппарат, войти в сервисное меню и изменить реквизиты ККТ.
- Перерегистрировать ККТ. Это делается через сервисное меню или систему управления ККТ в разделе «перерегистрация». Может потребоваться повторный ввод всей информации о компании, но такое случается редко. Чаще всего такие сведения заполняются автоматически.
Важно! Некоторые кассы предусматривают перевод времени только после искусственного сбоя хода часов, то есть кратковременного обесточивания путем изъятия батарейки.
Важно! Перед обновлением следует сделать резервную копию настроек аппарата на съемном носителе и распечатать все диагностические чеки, поскольку в процессе может быть стерта вся информация.
Важно! Новый накопитель должен соответствовать требованиям, отраженным в ФЗ №54.
Второй этап перерегистрации осуществляется через личный кабинет на сайте ФНС, где указывается причина перерегистрации.
Важно! Перерегистрация выполняется только с помощью действующей электронной подписи.
Средняя цена замены ФН
Стоимость замены ФН в сервисном центре варьируется от 1 до 3 рублей без учета запасной части (самого накопителя). Цена на новый накопитель зависит от срока действия онлайн кассы, а точнее самого ФН, и варьируется от 7 до 12 тыс. рублей.
Таким образом, зная ситуации, в которых необходимо менять ФН, при их наступлении можно оперативно выполнить необходимые действия и избежать административной ответственности.
Первым онлайн-кассам с ФН всего 10 месяцев. Несмотря на то, что календарный срок замены фискального накопителя истекает только в марте 2018 года, уже постюпают вопросы о том, как правильно выполнять установку, можно ли это делать самостоятельно, и что для этого нужно. В этой статье мы подробно объясним когда, кому и как нужно выполнять эту процедуру.
Замена ФН при окончании срока действия
Есть два типа ФН: первый рассчитан на работу в течение 13 месяцев, второй – на 36. Чуть больше года ФН могут использовать компании, работающие по общей системе налогообложения. 3 года – срок эксплуатации для упращенцев (кроме акцизников), патентщиков и предприятий, работающих с единым налогом на вменённый доход.
Ровно за месяц до замены фискального накопителя онлайн-касса сообщит вам о приближении окончания срока эксплуатации. Некоторые модели ККМ начинают предупреждать пользователей о приближении срока замены фискального накопителя за 2 месяца. На экране появляется соответствующее предупреждение.
Если не успеть закрыть накопитель с истекающим сроком эксплуатации и не заменить его новым вовремя, то онлайн-касса заблокируется. Выдавать чеки аппарат не будет.
Замена фискального накопителя из-за переполнения
По сути, ФН – это не что иное, как накопитель цифровой информации. Если очень грубо – то аналог флэшки или жесткого диска с возможностью записи, но без возможности правки или удаления данных. А значит, как и любой носитель, он может просто переполниться. И нередко случается это задолго до окончания срока эксплуатации.
Стандартный ФН со сроком эксплуатации 13 месяцев, может хранить информацию о 174-180 тысяч операций. В том случае, если в день вы обслуживаете порядка 450-460 клиентов и меньше, вам хватит его на весь срок использования. Если количество операций в день у вас больше, то установка нового фискального накопителя понадобится значительно раньше. Насколько – напрямую зависит от количества чеков в день.
Аппарат заранее уведомит вас о предстоящей замене сообщением о переполнении памяти ФН, далее будет указан % заполнения. Также контролировать этот параметр можно самостоятельно, изредка поглядывая на номер документов ОСГ. Как только цифры №№ будут приближаться к значению 174000-180000, стоит быть начеку.
Смена ФН при перерегистрации ККТ
Если меняется владелец кассы, то должен быть заменен и фискальный накопитель. Просто передать аппарат другому лицу – нельзя. Действующему собственнику стоит выполнить все операции по закрытию ФН, отправить в налоговую и оператору все данные, после чего подать заявление о перерегистрации.
Фискальные накопители для кассы
на 13, 15 и 36 месяцев
Оставьте заявку и получите консультацию
в течение 5 минут.
Новый собственник выполняет установку фискального накопителя, вводит туда все необходимые данные о новом владельце, указывает их в заявление о перерегистрации, прикладывая к нему предыдущую карточку регистрации ККТ, чтобы внести в нее изменения. После проверки всех данных Налоговая выдает новую карту.
Порядок замены фискального накопителя в случае ошибки
Онлайн-кассы и ФН – несовершенная электроника, поэтому в ее работе могут возникать различные ошибки. В большинстве случаев каждая неисправность обозначается цифровым кодом, который позволяет понять, в чем дело, и решить проблему.
К примеру, ошибка № 235 – это исчерпание ресурса хранения ФН. То есть документы не передаются оператору, а продолжают храниться в вашем накопителе. Максимальный срок такого ожидания – месяц. После этого, аппарат сообщает об ошибке. Устранить такую неисправность просто – нужно проверить, а при необходимости настроить связь с оператором, чтобы документы отправлялись без сбоев.
Но есть и фатальные ошибки в работе ФН, когда дальнейшая работа ККТ будет возможна только после полной замены фискального накопителя, сделайте это самостоятельно или обратитесь за помощью специалистов.