Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не установлено требований о хранении трудовых книжек работников в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом запираемом шкафу, а также требований о наличии в помещении, где находятся трудовые книжки, решеток на окнах и металлической двери.
Обоснование вывода:
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (ст. 66 ТК РФ).
Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 были утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).
Пунктом 43 Правил предусмотрено, что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.
Как видно, в данной норме речь идет о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек уже уволенных работников.
Анализ норм Правил показывает, что порядок хранения трудовых книжек работников, с которыми трудовые отношения у работодателя продолжаются, специально не регламентирован.
Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Однако очевидно, что бланк трудовой книжки приобретает юридическую силу документа, содержащего сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, если такой бланк заполнен работодателем информацией в отношении конкретного работника. Оформленная трудовая книжка не является документом строгой отчетности, поэтому нормы п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, на наш взгляд, не являются обязательными для работодателя при хранении трудовых книжек работников.
В то же время в соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по хранению трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Полагаем, что во избежание утраты и повреждения трудовых книжек работников работодатель вправе самостоятельно разработать комплекс мер для обеспечения сохранности этих документов. Так, по своему усмотрению организация вправе использовать для хранения трудовых книжек работников сейфы, металлические шкафы или специально оборудованные помещения.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Аносова Юлия
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: учет и хранение трудовой
Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).
Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек.
Первая – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если на предприятии ее нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.
Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.
Размер штрафа составляет:
– для должностных лиц (например, руководителя организации) – от 1000 до 5000 руб.;
– для организации – от 30 000 до 50 000 руб.
Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати
Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки. Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки и поставьте на нее обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись и дату.
Можно ли выдать сотруднику оригинал трудовой книжки для оформления досрочной пенсии
Нет, нельзя. Выдайте сотруднику заверенную копию либо выписку из трудовой книжки. Сделать это вы обязаны по письменному заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней с момента его подачи. Об этом сказано в пункте 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. При этом ответственность за нарушение данного требования лежит на сотруднике, отвечающем за ведение и хранение трудовых книжек. Так, если оригинал трудовой книжки будет выдан сотруднику на руки и он его потеряет, ответственность за утрату полностью возлагается на сотрудника, на которого возложены обязанности по хранению и ведению трудовых книжек. Данное правило применяется даже в том случае, если оригинал трудовой книжки был выдан сотруднику под расписку. Аналогичной позиции придерживается и Роструд в письме от 18 марта 2008 г. № 656-6-0.
Хранение трудовых книжек
Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.
По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.
Читайте также: Проводки по больничному листу
Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.
Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек
В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольшой организации из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями – с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны – сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.
Получая трудовую книжку при увольнении. сотрудник должен расписаться в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, организация должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные – не менее 50 лет. Такой порядок и сроки хранения предусмотрены в пункте 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и перечне, утвержденном Росархивом от 6 октября 2000 г.
Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления
Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС.
Расчетные листки распечатывать необязательно
Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте.
«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек
В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин.
Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек
Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации.
Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет
Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда.
Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС
Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов.
Спецрежимников не будут штрафовать за фискальные накопители на 13 месяцев
Для организаций и ИП на УСН, ЕСХН, ЕНВД или ПСН (за исключением отдельных случаев) действует ограничение в отношении допустимого срока действия ключа фискального накопителя используемой ККТ. Так, они могут применять только фискальные накопители на 36 месяцев. Но, как оказалось, пока эта норма фактически не работает.
КАК ХРАНИТЬ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ?
Трудовые книжки работников, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность п. 6.2 Положения о документообороте. За хранение трудовых книжек отвечает работник, назначенный приказом руководителя организации. Если за ведение трудовых книжек отвечает другой работник, то он получает чистые бланки трудовых книжек от работника, ответственного за их хранение, по письменной заявке п. п. 42. 45 Правил ведения трудовых книжек.
Для учета трудовых книжек надо вести две книги п. 40 Правил ведения трудовых книжек:
— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — приходно-расходная книга);
— книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета движения трудовых книжек).
Все имеющиеся в организации чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них указываются в приходно-расходной книге. В ней же делается отметка о выдаче бланка для оформления п. 41 Правил ведения трудовых книжек:
— трудовой книжки или вкладыша в нее новому работнику;
— вкладыша в трудовую книжку действующему работнику;
— дубликата трудовой книжки действующему или уволенному работнику.
Если бланк трудовой книжки был испорчен, то его надо уничтожить, о чем составляется акт п. 42 Правил ведения трудовых книжек.
Уничтожение бланка трудовой книжки ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете не отражается, так как его стоимость уже учтена в расходах в периоде его приобретения.
Сведения о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек работников, в том числе оформленных в вашей организации, записываются в книгу учета движения трудовых книжек п. 41 Правил ведения трудовых книжек.
Работник, получающий трудовую книжку при увольнении, должен расписаться в графе 13 книги учета движения трудовых книжек.
Если уволенный работник не забрал трудовую книжку, она хранится в организации до востребования п. 43 Правил ведения трудовых книжек.
Образец приказа о назначении лица, ответственного за работу с трудовыми книжками
Образец заявки на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей в них
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Образец заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Что делать при утрате или порче трудовых книжек? >>>
Можно ли выдать трудовую книжку на руки? >>>
Дополнительно в Путеводителях КонсультантПлюс
Подробнее о ведении и хранении трудовых книжек читайте в Путеводителе по кадровым вопросам "Трудовая книжка" >>>
Какова ответственность за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек? >>>
Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.
Трудовая книжка — ведение, хранение, учет
Вопрос об отмене трудовых книжек был поднят еще в 2006 году, и с тех пор полемика продолжается. Замминистра здравоохранения и соцразвития РФ Александр Сафонов, например, считает, что трудовая книжка должна быть отменена и заменена трудовым договором, так как именно трудовой договор является самым эффективным методом защиты прав работника. Однако трудовая книжка все еще остается обязательным документом для предъявления при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ).
Из этого правила есть два исключения:
— когда трудовой договор заключается впервые, трудовую книжку оформляет работодатель;
— когда сотрудник поступает на работу на условиях совместительства, его трудовая книжка находится по основному месту работы.
В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника.
Заводим и учитываем трудовые книжки правильно
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Исключение составляют только работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями — они не вправе вести трудовые книжки на своих работников. Поэтому у работодателя должно быть в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
Читайте также: Приказ о благодарности с занесением в трудовую книжку - образец
При выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работнику работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение документов.
Работодатель оплачивает бланк и/или трудовую книжку сотрудника:
— в случае массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки) (п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
— в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.
Несмотря на то что порядок оформления трудовых книжек и вкладышей в них без взимания платы с сотрудников Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 не предусмотрен, его можно практиковать, если создать такую возможность правилами внутреннего трудового распорядка организации.
Учет и хранение трудовых книжек
Ответственность перед государством и работником за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя*(6). В свою очередь, ответственность перед работодателем за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное должностное лицо.
Работодатель издает приказ (распоряжение) о назначении такого лица. Как правило, это сотрудник кадровой службы организации.
Приведем пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками.
МОУ «Средняя общеобразовательная школа N 34»
Перед тем как приступить к работе с трудовыми книжками, лицу, ответственному за их ведение, необходимо:
— принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе;
— проверить наличие и правильность ведения книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета);
— проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников;
— проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Документы учета и регистрации трудовых книжек
Пункт 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек вменяет работодателю ведение книги учета. Ее отсутствие может стать для работодателя проблемой не только при проверке, проводимой государственной инспекцией труда, но и в случае обращения одного из работников в суд.
Книга учета должна вестись кадровой службой или другим подразделением организации, которое отвечает за прием и увольнение сотрудников.
В книгу учета вносятся сведения:
— о трудовых книжках, переданных в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу;
— о книжках, которые впервые оформленные работникам в данной организации;
— о вкладышах в трудовые книжки, выданных работникам в период работы в данной организации.
При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка, то есть вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится.
В книге учета обязательно должны быть указаны серия и номер трудовой книжки и вкладышей в нее, должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш, номер и дата приказа или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника на работу. Также при увольнении работника в книге учета должна стоять его подпись о получении трудовой книжки на руки и дата.
Если ранее книга учета в организации не велась, не рекомендуем заводить ее задним числом. Руководитель организации должен подписать докладную записку об отсутствии книги и завести документ начиная с даты обнаружения ее отсутствия в соответствии с требованиями п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Книга учета имеет еще одну особенность, отличающую ее большинства учетных форм, — она заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц. Из-за этого вопрос о замене одной формы книги учета на другую решается иначе. Книгу учета, не соответствующую установленной форме, необходимо закрыть, пояснив причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных в ней трудовых книжек работающих. При этом данная книга должна храниться в организации на протяжении 75 лет, так как она содержит информацию не только о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками.
Бухгалтерия организации должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — книга бланков и вкладышей), куда ответственное лицо должно вносить сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с обязательным указанием серии и номера каждого бланка.
Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек книга учета, а также книга бланков и вкладышей должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Заверение необходимо для исключения фальсификаций в записях, однако применение сургучной печати или пломб вызывает определенные трудности и неудобства при ведении книг. Законодательство не требует ставить на пломбе или сургучной печати оттиск реквизитов организации. Поэтому можно купить сургуч и самостоятельно скрепить прошитую книгу или же обратиться в любое почтовое отделение и за определенную плату скрепить сургучом прошитую книгу. Хотя практика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск мастичной печати организации, что представляется вполне оправданным.
Обратите внимание, что в книге учета должны быть зарегистрированы лишь те заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в книгу бланков и вкладышей в бухгалтерии организации. Это легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих книгах. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях — иную ответственность.
Оформление трудовой книжки впервые
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке.
До сих пор, несмотря на утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.03 N 117н Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.
Поэтому хотелось бы еще раз напомнить, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником данным порядком не предусмотрено и является его прямым нарушением. Работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами.
Следует обратить внимание на то, что при первичном оформлении трудовой книжки должен присутствовать сам работник. При первичном оформлении книжки в нее вносятся сведения о работнике.
Согласно п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:
1) ФИО, дата рождения (число, месяц, год), образование, профессия, специальность. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
2) образование, профессия, специальность. Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).
Трудовая книжка раскрывает историю занятости человека. Определение термина приводится статьей 66 ТК РФ . Формат книжки определен Правительством РФ в Постановлении от 16.04.2003 №225 , а руководство по заполнению - Министерством труда в Постановлении от 10.10.2003 №69 .
Порядок открытия и прием на работу
Книжки подведомственны руководителю организации или индивидуальному предпринимателю. Своим распоряжением он может делегировать полномочия кадровика подчиненному. Обратите внимание, что физлицо, не имеющее статус ИП, не может заводить трудовую книжку и писать в ней.
Инструкция по заполнению по разделам
Оформление трудовой происходит при первичном найме по заявлению сотрудника. В течение ближайших семи дней начинается заполнение книжки, отвечающее общим правилам:
- записи делаются ручкой разборчиво;
- варианты цвета: синий, черный, фиолетовый;
- день обозначается по схеме ХХ.ХХ.ХХХХ в арабской системе счисления;
- слова записываются полностью.
ТК РФ указывает, что находят отображение в книжке:
- личные данные;
- должность;
- переводы;
- увольнение с его основаниями;
- поощрения;
- при желании трудящегося - данные о совместительстве.
Последняя строка, заполняемая кадровиком, фактически цитирует соответствующие пункты кодекса.
Следует различать: в одних статьях закона говорится о прекращении трудового договора (независящие от сторон факторы), в других – о расторжении (пожелание одной из сторон/обеих). Стоит использовать трактовку из начала каждой статьи.
Для любого случая можно вывести универсальную структуру формулировки (см. таблицу ниже):
| 1 – две вариации* | 2 – связка | 3 – цитата из кодекса | 4 – ссылка | 5 – всегда повторяется |
|---|---|---|---|---|
| Трудовой договор прекращен | по инициативе работника | пункт 3 части первой статьи 77 | Трудового кодекса Российской Федерации | |
| по соглашению сторон | пункт 1 части первой статьи 77 | |||
| в связи со | смертью работника | пункт 6 части первой статьи 83 | ||
| Трудовой договор расторгнут | в связи с | однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей – прогулом | подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 | |
| сокращением штата работников организации | пункт 2 части первой статьи 81 |
*Для совместителя - «Трудовой договор по совместительству…».
Введенная информация за период деятельности до строки об уходе фиксируется подписью кадрового специалиста, печатью. Рядом расписывается и сам сотрудник и получает трудовую книжку в крайний день нахождения в должности.
Если выдача документа задерживается по вине организации (ИП), то итоговым рабочим днем признается дата фактического получения трудовой сотрудником, в ней исправляется последняя строка, а бывший работник получает зарплату за период простоя.
При невозможности передачи книжки руководитель уведомляет о необходимости забрать документ или дать разрешение на отправку почтой . С этого момента ответственность с организации или ИП за выдачу трудовой книжки в срок снимается.
Если договор прекращает действие по причине смерти, книжка по тем же правилам выдается родственникам.
Поощрения, благодарности, награды
Руководитель может поощрять работников почетными грамотами, вручать дипломы, присваивать им звания, награждать знаками. Эти моменты фиксируются в трудовой книжке. Допускается указание факта выплаты разовых премий, если таковые не входят в постоянную систему оплаты.
Данные пишутся в таблице с заглавием о нанимателе и нумеруются заново:
| № записи | Дата | Сведения о награждении | Основание | ||
|---|---|---|---|---|---|
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 1 | 28 | 01 | 2019 | Акционерное общество «Приборный завод» (АО «ПЗ») За достижение высоких показателей производства по итогам деятельности в 2018 году награжден Почетной грамотой с выплатой денежной премии | Приказ от 28.01.2019 №133 |
| 2 | 15 | 02 | 2019 | За участие в конкурсе «Лучший наставник молодежи» объявлена благодарность | Приказ от 15.02.2019 №189 |
Информация в этом разделе при окончании деятельности завершается печатью юридического лица (или ИП), подписью кадровика и визируется увольняемым.
Внесение изменений и исправлений
Личная информация меняется после предоставления сотрудником подходящих документов. Неактуальные сведения перечеркиваются один раз, рядом указываются обновленные, на обложке создается пометка.
Например, смену фамилии после выхода замуж кадровый специалист отображает так: зачеркивает «Борисова », рядом заносит «Пименова», на обложке слева записывает: «Фамилия «Борисова» изменена на фамилию «Пименова» на основании свидетельства о заключении брака от 07.09.2013 II-МЮ № 370371, выданного Железнодорожным отделом ЗАГС г. Рязань». Ниже - подпись специалиста и печать.
Актуализация профессиональных сведений происходит путем добавления данных без вычеркивания первоначальных, методом накапливания . Но если при заполнении была допущена ошибка, требуется ее исправить.
Например, образование вписано высшее вместо среднего. Прямого руководства к действию законодатель не дает. Полагаем, что можно вычеркнуть неверное образование, приписать нужное по полученному документу, на обложке слева указать: «в строке «Образование» допущена ошибка: «Высшее» изменено на «Среднее специальное» на основании диплома серии… N…, выданного…».
Коррективы вносятся допустившим неточности работодателем. Если вместо этого со старого места трудоустройства получены необходимые документы, то коррективы внесет действующий наниматель. Такой вариант подходит и для случая ликвидации предприятия, на котором раньше был занят человек.
Зачеркивать ничего нельзя. Требуется признать недействительной строку и внести свежую.
Для примера рассмотрим опыт Мацак Александры Петровны, работающей в ООО «Спецтехмонтаж» упаковщиком, а впоследствии – в АО «Импульс» оператором:
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 05 | 04 | 2018 | ООО «Спецтехмонтаж» Запись о наименовании организации недействительна Общество с ограниченной ответственностью «Спецтехмонтаж» (ООО «Спецтехмонтаж) Принята на должность упаковщика | Приказ от 05.04.2018 №63 | ||
| 2 | 24 | 01 | 2019 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 24.01.2019 №197 | ||
| Табельщик | Сухова Е.Н. | Сухова | |||||
| МП | Мацак | ||||||
| Акционерное общество «Импульс» (АО «Импульс») | |||||||
| 3 | 12 | 11 | 2018 | Принята на должность оператора | Приказ от 12.11.2018 №35 | ||
| 4 | 11 | 03 | 2019 | Запись за номером 2 недействительна. 05.02.2019 трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Решение Рязанского районного суда от 07.02.2019 №729 | ||
Некорректная увольнительная фраза исправляется:
«Запись за номером … недействительна. Трудовой договор расторгнут …» — далее по схеме, описанной выше.
Пропущенная строка вписывается позже . Ей присваивается очередной номер, день внесения сведений, обязательна отсылка к распоряжению. В графу 3 вставляется день или срок, связанный с неучтенным фактом.
Оформление пропущенной строки
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 3 | 04 | 03 | 2019 | Присвоена квалификационная категория «Терапевт высшей категории» | Приказ от 04.03.2019 №67 |
| 4 | 07 | 03 | 2019 | С 21.01.2019 по 11.02.2019 проходил обучение на курсах повышения квалификации | Свидетельство от 11.02.2019 №ВВ-523 |
Редактирование строк раздела о награждении осуществляется аналогично.
Образец трудовой книжки генерального директора ООО или ИП
Нюансов в этой области немного. Назначение и уход с должности сопровождаются обычными фразами в трудовой книжке. А основание может дублироваться протоколом учредительного собрания .
Если кадровый учет ведет начальник, то завизировать строку об его уходе может тот, кто подписал увольнительный приказ: он сам или председательствующий учредительного собрания.
Выдача дубликата
Дубликат незаменим в случае потери или порчи оригинала. На главном развороте фиксируется слово «Дубликат». Сначала пишется общий стаж работы до трудоустройства на предприятие, кадровые специалисты которого восстанавливают сведения.
Потом следуют данные о вступлении в должности, переводах и прекращениях трудового договора за период общего стажа. Все копии принимаются кадровиком в заверенном виде: распоряжения, соглашения и справки .
Следует оказать помощь в истребовании недостающих бумаг в предыдущих организациях. Все строки (кроме недействительных) переписываются только по последнему нанимателю:
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Общий трудовой стаж до поступления в Фонд «Помощь» составляет 2 месяца 23 дня | |||||
| 1 | 19 | 04 | 2018 | Принят на работу в публичное акционерное общество «Красное знамя» (ПАО «Красное знамя») в цех вентиляции на должность монтировщика | Приказ от 19.04.2018 №131 |
| 2 | 11 | 07 | 2018 | Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Фонд «Помощь» | Приказ от 11.07.2018 №263 |
| 3 | 06 | 08 | 2018 | Принят на должность маляра | Приказ от 06.08.2018 №14 |
Необходимость вкладыша
Вкладыш является формуляром с дополнительными страницами для трудовой книжки , если хотя бы в одном ее разделе кончились свободные строки. Заполнение и исправления осуществляются по рассмотренным выше правилам.
Вкладыш пришивается к трудовой, только с ней он имеет силу. Появление в книжке чистых страниц сопровождается проставлением штампа «Выдан вкладыш» с его нумерацией.
Оформление книги учета движения трудовых книжек
Появление и выбытие чистых трудовых книжек и вкладышей учитывается в книге, образец которой предусмотрен Министерством труда РФ.
Движение трудовых отслеживается кадровым специалистом с помощью книги, в которой указываются:
- дата трудоустройства;
- полное имя владельца;
- реквизиты трудовой книжки и вкладыша (если он имеется);
- предприятие (или ИП), нанявшее работника на конкретную вакансию;
- основание приема;
- подпись кадровика.
Выдача трудовой по причине ухода датируется и сопровождается подписью увольняющегося человека.
Трудовая книжка - источник данных о стаже. Документ незаменим при трудоустройстве и оформлении пенсии. Заполняйте и исправляйте ее правильно!
Дополнительная информация о трудовых книжках представлена ниже на видео.
Информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно. В связи с этим исключительную важность имеет сохранность книжки на предприятии или в организации (учреждении).
Сложность заключается в том, что на нормативном уровне не предусмотрено требований к администрации юрлиц и по хранению трудовых книжек. В соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, и должны храниться как бланки строгой отчётности.
Пунктом 16 Положения установлено, что БСО должны находиться в металлических шкафах, сейфах и/или оборудованных специально для этих целей помещениях. Условия хранения должны исключать возможность порчи и хищения.
Данное требование обусловливает как минимум необходимость установки пожарной сигнализации и применение мер безопасности.
Безопасность обеспечивается следующими мероприятиями:
- охрана или охранная сигнализация ;
- решётки на окнах , если помещение находится на первых этажах;
- исключение свободного доступа в помещение посторонних лиц , включая сотрудников, не имеющих отношения к работе с бланками.
Место хранения БСО по завершении рабочего времени должно быть опечатано. Для работы с бланками назначается ответственное лицо, которое несёт полную материальную ответственность за сохранность документов.
Администрация обычно обеспечивает надлежащие условия хранения книжек, но в небольших организациях возможны грубые нарушения. Книжки могут находиться в столе или открытом шкафу в кабинете , ответственное за работу с трудовыми книжками лицо не определено и т. д.
Пункт 45 Правил прямо устанавливает ответственность работодателя за организацию работы по хранению документа. Нарушение правил хранения влечёт административную ответственность по ст. 13.25 КоАП РФ, а при определённых обстоятельствах и уголовную (при неправомерном отказе выдать книжку работнику, при необеспечении сохранности, повлекшим книжек и существенное нарушение прав и интересов работников и пр.).
Выдача трудовых книжек на руки
Законодательством предусмотрены только две ситуации, когда работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику. Во всех других случаях сотрудник вправе потребовать документа или из него, а никакие органы и учреждения не вправе требовать предоставления оригинала.
Работодатель выдаёт книжку:
- В течение 3 рабочих дней по письменному заявлению сотрудника в целях его обязательного социального обеспечения (обычно для назначения
Правила ведения подробно рассматриваются в следующих документах:
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный приказом Минфина РФ от 22.12.03 № 117н.
Как осуществляется хранение и учет?
Согласно Правилам, ответственность за сохранность бланков работников лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков работников компании. Такое решение оформляется приказом.
Приказ о ведении трудовых книжек, образец
Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они хранятся в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся согласно правилам.
Для учета ТК необходимо вести две книги:
- дата рождения;
- информация об образовании;
- профессия;
- специальность.
приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании. В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа);
При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение. Срок изготовления новой ТК — 1 неделя (п. 8 Правил).
Какая информация указывается в трудовой книжке?
Какие сведения вносятся в трудовую книжку? При первичном оформлении ТК в титульный лист вносятся следующие данные о работнике:
После оформления титульного листа работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений (абз. 1 п. 2.2 Инструкции). Кадровый работник, ответственный за заполнение бланка, ставит свою подпись и печать организации в нужной строке.
На следующих страницах указывается информация о приеме на работу, повышении в должности, об увольнении. Также есть раздел о награждениях и поощрениях работника за хороший труд. Все сведения в документ вносятся на основании приказа работодателя. Его реквизиты также в обязательном порядке указываются в соответствующей графе.
С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке.
Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
В трудовой книжке специалиста зафиксирована вся его рабочая история . Поэтому внесение в нее новой информации, а также выдача сотруднику при его увольнении строго регулируется законодательством Российской Федерации. Каждый работодатель обязан строго соблюдать все предписания по правилам хранения и ведения трудовых книжек.
Условия и требования закона на 2018 год
Каждому кадровому сотруднику вне зависимости от того, впервые ли он столкнулся с трудовой книжкой специалиста или нет, нужно знать в обязательном порядке законодательные нормы по эксплуатации.
Стоит отметить, что регулирующие правила ведения и хранения данного документа существенно не изменялись на протяжении последних 13 лет.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка является главным документом , информирующим о трудовой деятельности специалиста.
Она играет главную роль при проведении расчета стажа трудящегося (не имеет значения, какой именно это будет стаж, общий или страховой). Кроме того, ее данные являются подтверждением опыта работы специалиста при трудоустройстве. Также для потенциального работодателя может быть важна и причина увольнения с предыдущего места занятости, которая записывается в данном документе.
Трудовую книжку должны завести все работодатели на каждого работника, проработавшего в организации более пяти дней . Исключением являются только наниматели в статусе физического лица, не относящиеся к индивидуальным предпринимателям.
Особенности ведения
В ТК сотрудника обязательно должна быть отображена следующая информация :
- В графе 1 указывается порядковый номер.
- В графе 2 должна быть указана дата увольнения.
- В графе 3 делается запись «уволен по сокращению работников».
- В графе 4 прописывается дата и номер приказа об увольнении.
Законодательные нормы напрямую накладывают обязательства на работодателя по организации правильных условий
по хранению и ведению трудовой книжки. Строгий учет данного документа на предприятии обуславливает наличие ответственного должностного лица.
Данный специалист назначается с помощью приказа или распоряжения работодателя. Как правило, данную ответственность налагают на сотрудника кадровой службы или же непосредственно на бухгалтера, который занимается трудовыми книжками.
Приказ, который назначает ответственное лицо, не имеет строго регламентированной формы , но должен отображать дату, инициалы с фамилией и должностью назначаемого специалиста, а также подпись самого руководителя.
Какие сведения вносятся
Следующие сведения должны быть внесены в трудовую книжку:
- О работнике. Его ФИО и дата рождения (записывается на титульном листе)
- О работе. Тут отображается название организации. Дата приема, перевода или увольнения. Номера и даты приказов в компании.
- О награждениях, начисленных сотруднику за его заслуги в организации.
- О разработанных открытиях, подтвержденных дипломами, и выплаченных за это премиальных средств.
Особенно важно, чтобы название места работы, специальности и занимаемой должности отображались в соответствии с приведенным списком наименований классификатора профессий.
Что не вносится :
- накладываемые на сотрудника взыскания;
- регулярные выплаты;
- информация о трудовом договоре (срочный или бессрочный);
- даты испытательного срока;
- временя нахождения сотрудника в социальном отпуске;
- перевод на другую должность в рамках организации.
Для заполнения чистой трудовой книжки потребуются паспорт и диплом. Это нужно для правильного отображения информации на титульной странице.
В случае если специалист трудоустраивается в организацию и приносит с собой уже заполненную книжку, то сотрудник отдела кадров вносит в нее данные, руководствуясь приказами, выданными непосредственно руководителем.
Для записи в документе о приеме или назначении на другое вакантное место сотрудника законодательно предусматривается 7 дней . При увольнении трудовая книжка выдается на руки работнику в день, когда издан соответствующий приказ.
Соответствие приказу и исключения
В подавляющем большинстве подробная информация об обстоятельствах разных событий отображается в приказах руководителя (например, протяженность испытательного срока). Эти данные не будут переноситься в трудовую книжку полностью.
Сотрудник отдела кадров отображает эту информацию максимально кратко . Инструкция даже имеет сокращенные варианты основных фраз. В соответствии с этим, трудовая книжка содержит названия причин событий, их даты и порядковые номера приказов, где они описываются подробнее.
Даты и сроки
В каждой организации, где был трудоустроен специалист, его трудовая книжка участвовала в кадровом делопроизводстве после оформления трудового договора. Законодательно запись о трудоустройстве в ней должна быть сделана на протяжении 5 дней с момента начала работы сотрудника .
В случае увольнения данный документ необходимо выдать специалисту в день издания приказа. Если же этого не произошло, то работодатель обязывается в течение трех дней отдать ТК. В случае отказа выдать данный документ необходимо отправить уведомление в виде заказного письма.
Другими словами, срок действия ТК начинается при трудоустройстве в организацию и оканчивается при увольнении. При этом книжка сотрудника теряет на предыдущем месте работы свою юридическую силу.
В случае если книжка закончилась, то ее срок действия не заканчивается. В нее просто необходимо вшить дополнительный вкладыш.
Языки и цвета чернил
Существуют пять основных правил для заполнения ТК
:
- Записи производятся аккуратно, четко, без помарок.
- Для письма можно использовать перьевую, шариковую или гелевую ручку.
- Чернила должны быть устойчивы к свету.
- Использовать разрешается следующие цвета: фиолетовый, черный, синий.
- Нельзя сокращать.
ТК старого образца предполагают отображение в них данных на втором языке. Это связанно с проводившейся тогда политикой СССР. По своему принципу использования они в остальном никак не отличаются от современных аналогов.
Работодатель при взаимодействии с такой книжкой должен заполнять ее в соответствии стандартным правилам. При этом записи на втором языке можно игнорировать.
Сокращения
В соответствии с новыми законодательными нормами вносить сокращения в трудовую книжку запрещается .
Порядковые номера
Каждая запись в ТК должна сопровождаться порядковым номером.
Внесение изменений
Правом на внесение изменений обладает то ответственное лицо, которое сделало изначальную запись. В случае если данная организация прекратила свою деятельность или была реорганизована, то право переходит к предприятию-правопреемнику .
Также стоит отметить, что для внесения любых изменений необходимы соответствующие документальные основания. Так, для изменения фамилии должен быть предоставлен паспорт.
Согласно действующим нормам, внесение изменения происходит путем признания ранее занесенных данных недействительными и отображению новых данных.
Вкладыши
При трудовой деятельности некоторых специалистов может наступить момент, когда все листы в ТК будут заполнены, и новую информацию вносить будет некуда. Поэтому в данном случае трудящемуся должен быть выдан вкладыш . Данные о нем отображаются на титульном листе в верхней правой части . Также обязательно нужно указать номер и серию выданного вкладыша.
Его разрешается заполнять от руки. Нумерацию записей при заполнении вкладыша необходимо продолжить.
Важно! Информация о личных данных и образовании специалиста вносятся на основании предоставленных документов.
Ознакомление сотрудников
Законодательно работодатели обязываются осуществлять ознакомление сотрудников с информацией, отображающейся в трудовой книжке:
- данные о выполненной работе;
- сведения о переводе;
- записи об увольнении и его основаниях.
Установленный законодательством срок хранения ТК, не выданных при увольнении сотрудника, составляет 50 лет . Все записи, которые были внесены в этот промежуток времени, будут считаться действительными.
Вне зависимости от того, какой период хранится ТК, данные, содержащиеся в ней, будут основанием для расчета пенсии. Единственное условие — правильное заполнение документа .
Также важным моментом является хранение журнала, который будет содержать сведения о трудовых книжках.
В целом можно подытожить, что установленный период хранения ТК будет зависеть от времени труда его владельца. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора.
Особенности для ИП
Индивидуальный предприниматель может завести ТК на самого себя. В ней он обязан указывать периоды его деятельности при регулярных отчислениях в ПФР. Документом, подтверждающим трудовой стаж ИП, является справка ПФР, которая выдается при прекращении данной деятельности.
Как организовать учет и хранение трудовых книжек? Ответ на вопрос — в данном видео.