В практике компаний нередки случаи, когда сотрудник, проработав меньше года уже выбрал положенные 28 отпускных дней.
Такая ситуация складывается из-за полученных отпускных дней в аванс, с расчетом последующей отработки после выхода на работу.
В силу того, что сотрудник проработавший более шести месяцев имеет право на отпуск.
Иногда сотрудник, вышедший из отпуска увольняется и у него образуется задолженность перед компанией за излишне уплаченные отпускные, которые могут подлежать удержанию. Какими же правилами руководствоваться для расчета удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении и по какому алгоритму его корректно можно произвести.
Удержание – всякое снижение денежного эквивалента труда сотрудника, подлежащего уплате в форме зарплаты. При расчете суммы удержания необходимо руководствоваться рядом правил, которые позволят определить правомерность взыскания и рассчитать верную сумму.
В подавляющем большинстве случаев сумма удержания ограничена до 20% от суммарной выплаты при увольнении (п.1 ст. 138 ТК РФ). Если иное не предусмотрено законом.
В случае предусмотренных законом, процентное соотношение суммы к удержанию может быть увеличено до 50 %, но не более. За исключением ситуации, когда сотрудник обязан:
- выполнять принудительные работы (например, в виде уголовного наказания);
- выплачивать алименты;
- возместить урон здоровью, нанесенный другому лицу;
- восполнить ущерб лицам, нанесенный сотрудником, повлекший смерть кормильца;
- возместить урон, причиненный в результате преступных действий.
Такой закрытый список указан в части 3 статьи 138 ТК РФ. В подобном случае действует ограничение до 50%, но не более 70%.
В отдельных случаях нет основания для удержания:
- отказ от должности по состоянию здоровья или отсутствие таковой;
- в результате признания работника недееспособным;
- ликвидация предприятия;
- сокращение численности штата;
- при изменении собственника предприятия, данное правило распространяется на главного бухгалтера, руководителя и заместителя;
- призыв сотрудника на службу в армию и госслужбу;
- в случае смерти сотрудника или руководителя предприятия;
- наступление непреодолимых обстоятельств (техногенные и географические катастрофы).
Калькуляция
Рассмотрим, как рассчитать удержание за неотработанные дни отпуска.
Алгоритм калькуляции суммы удержания рассмотрим далее.
Количество дней отпуска, положенных к отработке можно рассчитать:
КДН= КДИ – (КДО/12 * КС), где:
- КДИ – фактическое количество дней отпуска, в днях;
- КДО – продолжительность оплаченного отпуска, в днях;
- КС – стаж работы за текущий год, в месяцах.
∑ОУ= КДН*СДЗ , где
- ∑ОУ – сумма, подлежащая удержанию;
- КДН – количество излишне оплаченного отпуска, в днях;
- СЗД – средний дневной заработок.
Если стаж работника достиг полных 11 месяцев, ему полагается отпуск в количестве 28 дней. В данном случае выплата сумм, подлежащих к выдаче при увольнении производится в полном объеме.
Пример
Сотрудник оформлен в штат 04.02.2014 года. В ноябре взял отпуск 28 дней. Подал заявление на увольнение 30.09.2014 года.
Средний дневной заработок при расчете отпускных равен 1750 руб.
Рабочий год соответствует периоду с 04.02.2014 г. по 04.02.2015 г., не отработанным остался период с 01.10.2014 г. по 04.02.2015 г., что составляет полных 4 месяца (4 дня февраля не учитываются, так как не достигают половины месяца). Стаж равен 8 месяцам.
Следуя формуле, вычислим не отработанные дни отпуска:
9,33 * 1750 = 16327,5 руб.
Процедура
При расчете берется период, — рабочий год, который начинается с момента устройства на работу, за исключением испытательного периода.
Для расчета и удержания выплаченных авансом отпускных, необходимо учитывать только год, в котором были выплачены отпускные.
Алгоритм процедуры:
- формируется уведомление об удержании, направляется сотруднику для ознакомления;
- издается приказ о вычете установленной суммы переплаты;
- проводится ознакомление и согласие увольняющегося с приказом;
- делается выплата денежных сумм, начисленных при увольнении, за вычетом суммы к вычету.
Процедура удержания проводится в крайний рабочий день сотрудника. В случае не согласия сторон, можно обратиться с суд.
Юридические аспекты
Удержать или нет, полученные авансом отпускные денежные средства, решает руководитель по своему усмотрению, это его право, но не обязанность.
Работодатель в праве выдать при увольнении работнику заработную плату в полном объеме, без удержания.
В свою очередь, работник в праве добровольно погасить истребованную с него сумму денежных средств, полученных авансом отпускных, но не отработанных.
Взыскание суммы отпускных в судебном порядке
Пойти в суд имеет право работодатель для истребования исчисленного удержания по ст. 382 и 383 ТК РФ.
В судебной практике есть случаи признания правомерности взыскания работодателем излишне уплаченных отпускных, но не отработанных работником.
Но, чаще всего суд не находит основания для взыскания. Кроме случаев, когда истребованная сумма была получена в результате:
- счетной ошибки;
- доказано невыполнение работником норм труда или вина его в простое;
- имели место установленные судом неправомерные действия сотрудника.
В других случаях даже при письменном согласии сотрудника вернуть суммы через суд не получится.
Отпуск работника делится на части и предоставляется в полном объеме (ст. 125 ТК РФ), независимо от стажа, кроме случаев, попадающих под статью 121 ТК РФ или по договоренности сторон.
Иногда руководители, для страховки, просят сотрудника написать сразу два заявления перед выходом в отпуск: первое на предоставление очередного отпуска, второе на отпуск за свой счет.
Удержание за не отработанные дни отпуска при увольнении: проводки
Схема учета удержания избыточных денежных сумм, выплаченных отпускных, но не отработанных сотрудником, отражено в письме МФ РФ No07-05-13/10 .
Работник заранее использовал отпуск и увольняется. Деньги выплачены, но время не отработано. Как вернуть средства? Как просчитывается удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении?
Проблема
Сотрудник, отработавший шесть и более месяцев, имеет право на оплачиваемый отпуск. Работодатель должен предоставить ему все 28 дней отдыха. По предварительному соглашению отпуск может быть использован авансом. Законодательством не предусмотрены нормы расчета дней пропорционально отработанным часам либо иным периодам. За второй и последующий годы отпуск может предоставляться сотруднику в любое время по графику.
Пример. Сотрудник был оформлен на предприятие 21 декабря 2012 года и работал до 20 декабря 2013-го включительно. Право на отпуск в 28 дней у него возникнет c 21 июня. По соглашению сторон, он может воспользоваться им раньше этого времени. Если сотрудник уйдет с работы до окончания отчетного года (20 декабря), то с его зарплаты вычитываются удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении.
Правила
Удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении рассчитываются во всех случаях, кроме следующих:
- отказ сотрудника от перевода на другую должность, необходимую ему по медицинским показаниям, либо отсутствие у работодателя нужной вакансии;
- ликвидация предприятия, прекращение деятельности ИП;
- сокращения штата сотрудников организации, ИП;
- смена собственника предприятия;
- призыв сотрудника на военную службу;
- восстановление лица, ранее выполнявшего работу, по решению суда или госинспекции по труду;
- признание человека нетрудоспособным;
- смерть сотрудника;
- наступление чрезвычайных обстоятельств: военных действий, катастрофы, стихийного бедствия, крупной аварии, эпидемии.
Если сотрудник, которому был предоставлен отпуск, уходит с работы по любым другим причинам, в обязательном порядке рассчитываются удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении.
Калькуляция
Удержание осуществляется за сутки отпуска, не отработанные в течение 12 месяцев, в счет которых сотрудник уже получил деньги. Чтобы рассчитать нужно количество дней отдыха разделить на 12. Чтобы узнать сумму удержаний, нужно выполнить такую последовательность действий:
1. Рассчитываем количество месяцев, оставшихся до окончания года, за который получены деньги. Законодательно не установлен порядок подсчета. Поэтому лучше руководствоваться правилами расчета отпускных и количество месяцев округлять до целых. Этот же принцип можно использовать при расчете дополнительного отпуска, компенсации.
2. Умножить дни на число месяцев, которые нужно отработать. Так рассчитывается продолжительность неотработанного отдыха в сутках. Если в результате получилось дробное число, то округлять его нужно в пользу сотрудника.
3. Полученную цифру нужно умножить на средний заработок за день, исчисленный при Это и будут удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении. и НДФЛ перечисленные ранее, позже будут компенсированы из бюджета.
Пример
Допустим, сотрудник использовал часть из 28 дней отпуска авансом. Сразу после выхода на работу написал заявление на увольнение. Расчеты показали, что отдых за 3,8 месяца рабочего года был предоставлен авансом. Полученную цифру следует округлить до 4. За каждые сутки стандартного 28-дневного отпуска положено: 28 / 12 = 2.3 дня работы. Получается, что сотрудник «должен» организации: 2,3 х 4 = 9,2, или 9 дней работы. за день составил 250 руб. Рассчитаем сумму удержаний: 9 х 250 = 2250 руб.
Процедура
Удержание осуществляется из причитающейся сотруднику заработка в день увольнения. При этом сумма не может превышать 20 % зарплаты. Вернуть разницу можно добровольно, договорившись с сотрудником, или в судебном порядке.
Ежегодный отпуск состоит из основного и дополнительного. Правила расчета периода отдыха рассчитываются одинаково во всех случаях, кроме доплат за вредные или опасные условия труда. Удержания с этих категорий компенсаций также не осуществляются.
Юридические аспекты
При увольнении сотрудника суммы, предоставленные за неотработанные дни, должны быть удержаны из его зарплаты. Если это невозможно ввиду отсутствия у того заработанных средств, работодатель может обратиться в суд за взысканием. Но если не будет доказано, что действия сотрудника привели к нарушению порядка расчетов, то в иске, скорее всего, будет отказано.
Удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении: проводки
Бюджет доходов и расходов организации может предусматривать создание резерва для таких выплат. Тогда в балансе делается следующая проводка: ДТ96 КТ70. Во всех остальных случаях сторнирование отпускных оформляется так: ДТ20 КТ70.
НДФЛ и взносы
Как пересчитываются взносы, удержанные при выплате отпускных? Все зависит от того, хватит ли суммы последней зарплаты для взимания. Если причитающихся средств хватает для выплаты долга, то выполняются следующие действия.
1. В БУ отражается начисление зарплаты. При этом не рассчитываются удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении. НДФЛ, взносы калькулируются по стандартной схеме. Излишне удержанные суммы сторнируют, если годовая отчетность еще не подписана. Иначе придется исправлять данные в балансе.
2. При выплате отпускных в бюджет перечисляется НДФЛ. Излишние суммы должны быть возвращены сотруднику. Чтобы сумму пересчитали, нужно предоставить в ФНС уточняющую справку 2-НДФЛ и отразить в ней все расчеты. Датой получения зарплаты при увольнении считается последний день работы. Поэтому последнюю зарплату в отчете за текущий год следует отразить месяцем увольнения. Подавать уточнения РСВ-1 ПФР за период, в котором сотрудник был в отпуске, организация не обязана. Взносы были исчислены без ошибок, обновлять данные не нужно.
Нюансы
По результатам расчетов может образоваться отрицательная сумма взносов. Это означает, что начисленная выплата меньше излишней. Возможны несколько вариантов исхода событий:
- суммы заработка хватает, и бухгалтерия просто осуществляет удержание за неотработанные дни отпуска при или любого другого работника - не суть важно);
- заработка не хватает, сотрудник соглашается добровольно вернуть «излишек» полученных сумм в кассу;
- зарплаты не хватает, сотрудник идти на компромисс не хочет, организация подает иск и взимает средства через суд.
В первых двух случаях подаются корректирующие справки в зависимости от того, в каком году сотрудник был трудоустроен: СЗВ-6-1 (2) - до 2012 года и СЗВ-6-4 - с 01.01.2013. В скорректированных формах взносы должны быть уменьшены на сторнированные суммы. Также желательно предоставить уточненный расчет.
Пример
Кассир магазина увольняется 03.03.2014 года по собственному желанию. В декабре 2013-го она была в ежегодном отпуске (28 дней) за период с 18.06.13 по 17.06.14. Сотрудница 1961 г. р. Сумма выплат, облагаемых страховыми взносами, не превысила 624 тыс. руб. с начала года. за день - 421 руб.
Сумма отпускных: 421 х 28 = 11 788 руб.
За отработанные дни в марте сотруднице начислено 1263 руб.
На момент увольнения кассир отработала 8 месяцев и четырнадцать дней (с 18.06.2013 по 03.03.2014 включительно). Рассчитаем сумму удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении:
1) 12 - 8 = 4 мес. - неотработанное время;
2) 421 х 4 х 28: 12 = 3 929 руб. - «долг» сотрудника.
Организация перечисляет взносы на страхование по ставке 0,2 %. На момент увольнения отчетность за 2013 год не была сдана. Сотрудница согласилась с добровольным удержанием. Поскольку сумма зарплаты меньше «долга», кассир самостоятельно вернула разницу в кассу предприятия. Отобразим удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении. Проводки в декабре 2013-го:
1. ДТ44 КТ70 - 11 788 руб. - начислены отпускные.
2. ДТ70 КТ68 - 1532 руб.- удержан НДФЛ.
3. ДТ68 КТ51 - 1532 руб. - перечислен налог в бюджет.
4. ДТ70 КТ50 - 10 256 руб.- из кассы выплачены отпускные.
5. ДТ44 КТ69:
- 2593 руб. (11 788 х 0,22) - начислены взносы в страховую часть пенсии.
- 342 руб. (11 788 х 0,029) - взносы в ФСС.
- 601 руб. (11 788 х 0,051) - взносы в ФФОМС;
- 24 руб. (11 788 х 0,002) - страхование от профзаболеваний.
Март 2014-го:
1. ДТ44 КТ70 - 1263 руб. - рассчитана зарплата.
2. ДТ70 КТ68 - 164 руб. (1263 х 0,13) - удержан НДФЛ.
3. ДТ44 КТ69:
- 278 руб. (1263 х 0,22) - взносы в ПФР.
- 37 руб. (1263 х 0,029) - взносы в ФСС.
- 64 руб. (1263 х 0,051) - взносы в ФФОМС.
- 3 руб. (1263 х 0,002) - страхование от профзаболеваний.
1. ДТ44 КТ70 - 3929 руб. - сторно отпускных.
2. ДТ70 КТ68 - 511 руб. - сторнировано НДФЛ.
3. ДТ44 КТ69:
- 864 руб. - сторнирована сумма взносов части трудовой пенсии.
- 114 руб.- откорректированы взносы в ФСС.
- 200 руб.- сторнированы взносы в ФФОМС.
- 8 руб. - откорректированы взносы за профзаболевания.
Организация перечислила НДФЛ с отпускных в сумме 1 532 руб. Подоходный налог, начисленный с зарплаты, составляет 164 руб. «Излишек» НДФЛ - 511 руб. Отобразим корректировку удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении. Проводки:
1. ДТ68 КТ51- 164 руб. - вся сумма налога перечисляется в бюджет.
2. ДТ70 КТ51- 511 руб. - возвращен кассиром «излишек» удержанного НДФЛ.
3. ДТ50 КТ70 - 2830 руб. (3929 - 1263 - 164) - средства поступили в кассу.
Задолженность бюджета по НДФЛ в сумме 511 руб. можно учесть в счет будущих платежей по налогу.
Создание резерва
Теперь рассмотрим пример, в котором сотрудник отказался добровольно вернуть деньги. Организация вынуждена создать Изменим немного исходные данные прошлой задачи:
- 28 дней отпуска были отгуляны авансом;
- средний заработок кассира в день - 421 руб.;
- рабочий год: 01.06.13 - 31.05.14, не отработано для отпуска 6 месяцев;
- сотрудница увольняется 3 марта 2014.
Сумма полученных отпускных: 421 х 28 = 11 788 руб.
Предприятие создает резерв для оплаты, поэтому:
- суммы за полностью отработанные списываются с резерва;
- суммы за неотработанные сутки списываются в счет текущих затрат.
Начисленная зарплата за март - 1263 руб.
На момент увольнения кассир отработала 8 месяцев и 2 недели (14 дней) за отчетный период. При расчете будут учитываться полные 8 месяцев: 12 - 8 = 4 мес. - неотработанное время.
11 788: 12 х 4 = 3929 руб. - на такую сумму необходимо осуществить удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.
Приказ директора в таких случаях предусматривает, что неотработанные суммы должны списываться в счет расходов за текущий период.
Взносы оплачивались по ставке 0,2 %. На момент увольнения отчетность за прошлый год не была сдана. Сотрудница не согласна с удержанием. Размера зарплаты за март не хватает для проведения расчетов. Кассир добровольно не желает возвращать недостающую сумму.
1. ДТ96 КТ70 - 5894 руб. - начислены отпускные за счет резерва (перед отдыхом).
2. ДТ44 КТ70 - 5894 руб. - начислены отпускные за счет текущих расходов (в день увольнения).
3. ДТ70 КТ68 - 1532 руб. - удержан НДФЛ.
4. ДТ68 КТ51 - 1532 руб. - НДФЛ перечислен в бюджет.
Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в 1С ЗУП
При предоставлении сотруднику отпуска из начисленной суммы удерживается НДФЛ. Если распоряжение руководителя предусматривает удержание излишне начисленных сумм, необходимо вернуть налог в порядке, установленном НК РФ. В БУ эти операции осуществляются сторнированием. Рассмотрим, как отразить удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении (проводки 1С).
Сначала нужно посмотреть настройки программы. Если установлен алгоритм расчета как «Не уменьшает налоги», то удержанные суммы будут регистрироваться, как обычно. Если установлено «Уменьшает взносы», то суммы будут регистрироваться, как сторно начисление.
Пример
Допустим, 22.05.2014 сотрудник уволен по собственному желанию. С 06.03.2014 по 20.03.2014 ему был авансом предоставлен отпуск на 14 дней. Сотрудник принят в организацию 17.01.2014. На момент увольнения отработал 4 месяца и 5 суток. Чтобы отразить удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении, в 1С ЗУП предусмотрен специальный документ «Расчет при увольнении сотрудника».
Количество неотработанных дней определяется так:
- До конца отчетного года (23.05.14 - 16.01.15) остается 7 месяцев и 25 дней. Они округляются до 8 полных месяцев.
- Количество дней отпуска: 28: 12 х 8 = 19.
- Исключим использованные дни: 19 - 14 = 5.
В программе нужно установить опцию "Удержать авансом", указав "Порядок расчета" - " календарные дни" в количестве 5. Затем нужно сформировать расчетный листок. Удержания в "Индивидуальной карточке ЕСН" не влияют на начисления. За отработанные дни сотруднику начислено 18 190 руб. Осуществим удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении. Проводки:
- Приказ руководителя предусматривает возврат излишне уплаченных сумм. Поэтому в программе нужно сторнировать документ «Начисление зарплаты»:
ДТ44 КТ70 - начисление зарплаты;
ДТ70 КТ68 - удержание НДФЛ;
ДТ44 КТ69 - удержание сборов.
- Затем ввести новый, с пересчитанными днями отпуска.
Бывает так, что работник увольняется до конца рабочего года, отпуск за который он уже отгулял авансом. Как правило, в таких случаях вы сможете удержать с увольняющегося работника суммы отпускных за неотработанные дни (Статья 137 ТК РФ). Для этого достаточно распоряжения руководителя об удержании этой суммы из денег, причитающихся работнику при окончательном расчете. Согласия работника на это не требуется. Однако существует ограничение - удержать можно не более 20% от выплачиваемой работнику на руки суммы (Статья 138 ТК РФ). Если долг работника больше, то он может погасить его добровольно. Если же он не согласен вернуть переплаченные отпускные, которые нельзя удержать при увольнении, их можно попробовать взыскать в судебном порядке (Статьи 1102, 1109 ГК РФ). Или же простить работнику задолженность и ничего с него не удерживать. Мы расскажем о том, как рассчитать сумму задолженности работника и как ее удержание влияет на налоговый учет.
Рассчитываем сумму задолженности
Шаг 1. Определяем количество неотработанных дней отпуска
<*> Если работник отработал последний рабочий месяц менее чем наполовину, то такой месяц не нужно учитывать, а если он отработал половину или более половины месяца, то такой месяц округляем до полного месяца (Пункт 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169; ст. 423 ТК РФ).
Имейте в виду, число неотработанных дней отпуска, которое у вас в результате получится, можно округлить до целого числа. Это не запрещено ТК РФ (Письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 N 4334-17). Но округлять можно только в пользу работника, а поскольку вы производите удержание, то, например, 2,33 округляете до 2 календарных дней (Статьи 8, 9 ТК РФ).
Шаг 2.
Рассчитываем сумму неотработанных отпускных
При расчете вам понадобятся сведения о , исходя из которого вы оплачивали работнику отпуск. Эта информация у вас уже есть.
Брать при расчете средний дневной заработок на момент увольнения нельзя.
Если же получилось так, что у работника количество неотработанных дней отпуска больше, чем продолжительность последнего отпуска (например, таких дней 10, а последний отпуск продолжался 7 дней), то вам нужно поднять информацию о среднем заработке еще и за предыдущий отпуск. И соответственно, часть задолженности работника (за 7 дней) посчитать исходя из среднего заработка в период последнего отпуска, а часть (за 3 дня) - исходя из среднего заработка в период предыдущего отпуска.
Ситуация несколько усложнится, если во время отпуска работника в целом по организации (или по структурному подразделению) повышались зарплаты. В этом случае на повышающий коэффициент увеличивается часть отпускных с момента повышения до окончания отпуска (Пункт 16 Положения об особенностях порядка , утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).
То есть по календарю от последнего дня отпуска нужно отсчитать количество неотработанных дней отпуска и определить, сколько дней приходится на период после дня повышения зарплаты, а сколько - до этой даты (если такие дни есть). Например, отпуск у работника был с 18 июля по 7 августа. Неотработанных дней - 12. Повышение зарплаты было с 1 августа. Тогда количество неотработанных дней отпуска после повышения - 7.
И после этого нужно рассчитать сумму отпускных за неотработанные дни отпуска по следующей формуле:
Отражаем в налоговом учете и отчетности
С суммы ранее выплаченных работнику отпускных был удержан НДФЛ, на эту сумму были начислены страховые взносы во внебюджетные фонды. Сама сумма отпускных была включена в расходы для целей налогообложения прибыли. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Как их скорректировать?
Сразу скажем, что долг перед работодателем за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен работнику с нарушением закона, а потому, что работник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпуск (Статьи 122, 123 ТК РФ). Следовательно, на момент предоставления отпуска отпускные были выплачены правомерно - ошибки не было. И никаких исправлений в периоде предоставления отпуска
в налоговом учете делать не нужно
. Все корректировки, которые возникают в связи с удержанием сейчас с работника долга по неотработанным отпускным или прощением ему этих сумм, будут учитываться в периоде увольнения.
Для справки
В отдельных случаях, перечисленных в ТК РФ, удержание отпускных за неотработанные дни отпуска запрещено
. Например, при прекращении трудового договора в связи с призывом работника на военную службу (Пункт 1 ч. 1 ст. 83, ст. 137 ТК РФ).
Закрываем долг
Сначала рассмотрим ситуацию, когда либо вы удерживаете долг из зарплаты работника при окончательном расчете, либо он сам вносит эту сумму в кассу организации.
Тогда и сумму отпускных, которую вернул работник, и суммы страховых взносов, которые были излишне начислены на нее, необходимо включить во внереализационные доходы в месяце увольнения работника. Так советует учитывать эти суммы Минфин России (Статья 250 НК РФ; Письмо Минфина России от 03.12.2009 N 03-03-05/224).
А как быть с НДФЛ? Ведь при выплате отпускных с работника удержали налога больше, чем нужно. Получается, что теперь надо часть налога ему вернуть? Так ли это и как заполнить справку о доходах физического лица по форме N 2-НДФЛ (Приказ ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@) в нашей ситуации, нам рассказали в Минфине России.
Из авторитетных источников
Стельмах Николай Николаевич, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России
"Если работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска при увольнении, то в регистре налогового учета по НДФЛ и справке 2-НДФЛ данные о выплаченной работнику сумме отпускных и удержанной с них сумме НДФЛ в месяце выплаты отпускных корректировать не нужно. А в месяце увольнения и в регистре, и в справке 2-НДФЛ нужно отразить сумму, начисленную работнику при окончательном расчете, за минусом части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель. При этом сумму НДФЛ с последней выплаты работнику нужно уменьшить на сумму НДФЛ с части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель.
После того как работодатель принял решение об удержании отпускных (Статья 137 ТК РФ), он должен не позднее 10 рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных за неотработанные дни отпуска был излишне удержан НДФЛ. А работник должен написать заявление на возврат излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ (Пункт 1 ст. 231 НК РФ).
Но при этом перечислять излишне удержанный НДФЛ на счет работника не нужно. На эту сумму можно просто уменьшить долг работника по НДФЛ, рассчитанный с последней выплаты ему".
Но если сотруднику предоставлялись какие-либо вычеты по НДФЛ, расчет будет сложнее.
Рассмотрим конкретный пример.
Пример. Расчет суммы задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении
Условие
Работник принят на работу с 1 сентября 2010 г. С 3 по 31 мая 2011 г. ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы (28 календарных дней). За время отпуска ему были начислены отпускные в размере 19 047,62 руб.
30 июня 2011 г. он уволился по собственному желанию.
Зарплата за вторую половину июня 2011 г., начисленная работнику при окончательном расчете, составляет 10 476,19 руб.
Вычеты по НДФЛ работнику не предоставляются.
Решение
Алгоритм действий такой.
Шаг 1.
Определяем количество неотработанных календарных дней отпуска с учетом того, что на момент увольнения работник отработал в организации 10 месяцев:
28 дн. - (28 дн. / 12 мес. x 10 мес.) = 28 дн. - (2,33 дн. x 10 мес.) = 4,66 дн.
Шаг 2.
Рассчитываем сумму долга работника за неотработанные дни отпуска:
19 047,62 руб. / 28 дн. x 4,66 дн. = 3170,07 руб.
НДФЛ с этой суммы равен 412 руб. (3170,07 руб. x 13%). То есть задолженность работника без НДФЛ составляет:
3170,07 руб. - 412 руб. = 2758,07 руб.
Шаг 3.
Определяем предельный размер удержания из зарплаты при окончательном расчете. Сумма без НДФЛ, исходя из которой он определяется, составляет:
10 476,19 руб. - (10 476,19 руб. x 13%) = 9114,19 руб.
Предельная сумма, которую можно удержать с работника, составляет:
9114,19 руб. x 20% = 1822,84 руб.
Получается, что из зарплаты работника можно удержать только эту сумму, хотя долг работника (2758,07 руб.) больше.
Оставшуюся часть долга руководитель решил с работника не взыскивать.
Шаг 4.
Определяем сумму к выплате работнику:
10 476,19 руб. - 1822,84 руб. - (10 476,19 руб. - 1822,84 руб.) x 13% = 7528,35 руб.
Теперь поговорим о страховых взносах. Отпускные работнику были выплачены в сумме большей, чем нужно. Следовательно, база по взносам была завышена. Но, как мы уже сказали, все корректировки мы будем вносить в текущем периоде - в периоде увольнения (Письмо Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 N 1376-19).
То есть пересчитывать страховые взносы в периоде выплаты отпускных не придется.
Из-за удержания неотработанных отпускных работник получит при окончательном расчете денег меньше. И именно на эту уменьшенную сумму вы начислите страховые взносы (Пункт 1 ст. 11, ст. 17 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах...").
Так, в рассмотренном выше примере база для начисления страховых взносов составит 8653,35 руб. (10 476,19 руб. - 1822,84 руб.). Именно исходя из этой суммы нужно показать в персонифицированной отчетности по форме СЗВ-6-2 за полугодие 2011 г. сумму начисленных взносов за июнь 2011 г.
Но если сумма выплат, начисленных работнику в квартале увольнения, меньше суммы задолженности за неотработанные дни отпуска
, то придется корректировать персонифицированную отчетность
по этому работнику (Письмо ПФР от 19.05.2011 N 08-26/5404). О том, как правильно это сделать, нам рассказали в ПФР.
Из авторитетных источников
Прыгова Ольга Игоревна, заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области
"Если в расчетном (отчетном) периоде работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска, которые были начислены в предыдущие отчетные периоды, то может образоваться отрицательная сумма доначислений.
В этом случае формируются корректирующие сведения по формам СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за период, в котором работнику был предоставлен отпуск, и они представляются в ПФР вместе с исходными сведениями персонифицированного учета за отчетный период, в котором произведено удержание неотработанных отпускных с работника.
При этом сумма, указанная в форме АДВ-6-2, должна быть равна сумме, учтенной в последнем расчете по форме РСВ-1 ПФР (Утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 N 894н), представленном в Пенсионный фонд. Необходимости во внесении изменений в ранее представленный расчет по страховым взносам РСВ-1 ПФР нет".
Обратите внимание, что корректировать в периоде, когда работник отгулял отпуск авансом, нужно только начисленные взносы в ПФР. По уплаченным взносам корректировка не требуется.
Пример. Отражение в персонифицированной отчетности отрицательной суммы доначислений по страховым взносам в ПФР при удержании долга с работника
Условие
Симонов А.А., 1957 года рождения, увольняется 1 июля 2011 г.
Ставка пенсионных взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии по нему равна 26%.
Симонов А.А. отгулял отпуск авансом в I квартале 2011 г. Начисленные и уплаченные по нему за этот период страховые взносы составили 15 000 руб. По распоряжению руководителя при увольнении необходимо удержать с него сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.
Зарплата за 1 день, отработанный в июле, составила 1000 руб., неотработанные отпускные равны 1500 руб. То есть в результате удержания долга с работника сумма доначисления взносов по нему за июль будет отрицательная: -130 руб. ((1000 руб. - 1500 руб.) x 26%).
По всем другим работникам (кроме Симонова А.А.) в III квартале 2011 г. начислены страховые взносы в сумме 25 000 руб. А уплачено в III квартале 24 870 руб. (25 000 руб. - 130 руб.).
Решение
Исходная форма СЗВ-6-2 за 9 месяцев 2011 г. будет выглядеть так.
Корректирующая форма СЗВ-6-2 за I квартал 2011 г. будет заполнена так.
Форма АДВ-6-2 за 9 месяцев 2011 г. будет заполнена так.
При таком заполнении персонифицированной отчетности сведения о начисленных за III квартал взносах по данным АДВ-6-2 (начислено 25 000 руб., отрицательное корректирующее доначисление - 130 руб.) совпадут со сведениями формы РСВ-1 ПФР.
Прощаем долг
Налоговики считают расходы в виде сумм неотработанных отпускных экономически необоснованными (Статья 252 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061148). Поэтому если вы не хотите с ними спорить, то на сумму неотработанных отпускных нужно уменьшить базу по налогу на прибыль в периоде увольнения. При этом ни НДФЛ, ни страховые взносы, ни отчетность по ним корректировать не нужно. Кроме того, страховые взносы, начисленные на не учитываемые при налогообложении прибыли выплаты, можно учесть в налоговых расходах (Письмо Минфина России от 23.04.2010 N 03-03-05/85).
Рассчитывать сумму задолженности, если у работника есть неотработанные дни отпуска на момент увольнения, нужно всегда. Но если долг не очень большой и взыскивать его с работника не хочется (хотя бы даже из тех соображений, что не хочется делать какие-либо корректировки в учете), можно поступить так. На некоторое время о долге нужно просто забыть. То есть и с работника его не взыскивать, но и прощение долга не оформлять. А по прошествии 3 лет этот долг можно будет списать как безнадежный (Статья 196, п. 1 ст. 1102 ГК РФ), и ничего корректировать более не придется.
Мы рассказали о том, как посчитать количество дней, которые нужно оплатить работнику при увольнении в виде компенсации за неиспользованный отпуск. Сегодня мы остановимся на нюансах обратного процесса – удержании за отпуск, который не был отработан.
Что нам говорит Трудовой кодекс:
Если работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, организация-работодатель вправе произвести удержания из заработной платы работника за неотработанные дни отпуска для погашения его задолженности (ст. 137 ТК РФ).
Пример. Работник принят 04.03.2013 года. В октябре отгулял полный отпуск – 28 дней. И решил уволиться 31.10.2013 г.
Посчитаем, сколько дней отпуска работник не отработал.
1. Определим рабочий год, за который работник получил отпуск.
В нашем примере за период с 04.03.2013 г. по 03.03.2014 г.
2. Определим, сколько месяцев работник не доработал до конца этого периода.
Увольнение — 31.10.2013 г. Значит, это период с 01.11.2013 г. по 03.03.2014 г. В этом периоде 4 полных месяца и «хвостик» — 3 дня. Этот «хвостик» мы не учитываем, потому что он меньше 15 дней (см. ).
3. Определяем количество дней, за которые нужно произвести удержание:
Количество дней отпуска, зарабатываемых работником в месяц, умножить на количество недоработанных месяцев: 2,33*4 = 9,32 дня
Помните, что округлять полученный результат можно только в пользу работника. Хотя округлять нет необходимости потому, что все программы принимают к расчету дробный показатель дней. А количество дней, зарабатываемых работником в месяц, равно 2,33 только если ежегодный отпуск всего 28 календарных дней, а дополнительного отпуска у работника нет.
Как определить сумму удержания?
Да все просто, скажете Вы. Надо средний дневной заработок умножить на получившиеся 9,32 дня! Да, правильно. Но какой дневной заработок? На момент увольнения? Нет, нужно умножать на значение дневного заработка, использованного при расчете отпуска, предоставленного авансом.
Всегда ли производится удержание?
Если компенсация на неиспользованный отпуск обязательна всегда (!), то удержание за неотработанный отпуск в некоторых случаях не производится. К этим случаям относятся увольнения по следующим основаниям:
- отказ работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
- ликвидация организации либо прекращение деятельности ИП (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- сокращение численности или штата работников организации, ИП (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- призыв работника на военную службу или направление его альтернативную гражданскую службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ);
- восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению ГИТ или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ);
- признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ст. 83 ТК РФ);
- смерть работника либо работодателя - физического лица, а также признание судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК РФ);
- наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений, если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ (п. 7 ст. 83 ТК РФ).
Право на труд работающего человека закреплено на законодательном уровне. Оно появляется после того, как работник определенное время отработал в компании. Сотрудникам компании, за исключением новеньких, предоставляется период отдыха по графику, поэтому может возникнуть ситуация, когда необходимо будет выполнить удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении
Еще один показатель, который нужно знать для расчета - это количество дней отпуска, предоставленные авансом.
Если количество излишне предоставленных дней больше, чем продолжительность последнего времени отдыха, то часть задолженность определяется из расчета среднего заработка последнего отпуска, а часть - который был перед ним.
Шаг 2. Оформление и удержание излишне выплаченной суммы отпускных
Сумма долга, по закону, удерживается после того, как с основной суммы заработка были удержаны все необходимые налоги и сборы.
Для того, чтобы произвести удержание, необходимо издать приказ. Для него не существует особой формы, поэтому такое распоряжение обычно составляется на фирменном бланке. В приказе обязательно указываются Ф.И.О. работника, количество излишне предоставленных дней отпуска, источник удержания и размер удержания.
Внимание! С документом нужно работника ознакомить под роспись. При этом желательно в нем предусмотреть графу не только для ознакомительной подписи, но и для поставления согласия с удержанием.
Налоговые нюансы
Если компания приняла решение простить работнику сверх выданные отпускные, которые ему были ранее выплачены при предоставлении отпуска авансом, то пересчитывать НДФЛ и страховые взносы с данных начислений ей не надо. Они все равно считаются выплатами в пользу работника, которые подлежат обложению налогом и отчислениями по страхованию.
Однако, здесь встает вопрос по налогообложению прибыли компании, так как прощенный долг фирме следует исключить из расходов, применяемых в целях налогообложения.
Важно! Корректировки страховых взносов и НДФЛ, производимые в связи с пересчетом отпускных при увольнении производятся только в момент увольнения, исправления в день их выдачи делать не надо.
Сумма сверх выданных отпускных уменьшает в месяце их удержания базу по страховым взносам, поэтому отчисления будут рассчитываться по уменьшенной зарплате.
Может возникнуть ситуация, когда сумма отпускных, удерживаемая в месяце увольнения будет меньше, то корректировать нужно будет период, когда был предоставлен отпуск.
При заполнении , сумма дохода в месяц увольнения уменьшается на сумму сверх начисленных отпускных, а НДФЛ к уплате – на сумму НДФЛ при пересчете.
Внимание! У работодателя закрепляется обязанность уведомить работника о возникших суммах переплаты по НДФЛ в десятидневный срок, чтобы тот в свою очередь подал на его имя заявление о возврате НДФЛ. При этом администрация после поступления такого заявления может уменьшить сумму НДФЛ к уплате в бюджет на суммы заявленные работником в качестве возврата.
Удержание за неотработанные дни отпуска: проводки
Вопрос о том, как бухгалтеру оформлять удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении, рассмотрел Минфин в своем письме в 2003 году. При этом в нем рассматривается ситуация, если работник вносит в кассу излишнюю сумму добровольно.
Сторнированы суммы отпускных за неиспользованный период отпуска: Д 20,23,25,26,44 - К70.
Счет затрат применяется тот, на котором учитываются отпускные этой категории работников.
Сторнированы сумму отпускных, начисленные за счет резерва: Д96 - К70.
Такая проводка используется в том случае, если отпускные выплачиваются из резерва на оплату отпусков, а не сразу относятся на счета затрат.
Внесена в кассу излишняя сумма: Д50 - К 70
Основанием для составления корректировочных записей должна быть бухгалтерская справка.
Сторнированы сумма налогов и взносов на размер возврата: Д 70 - К68, Д 20,23,25,26,44 - К69
Излишне удержанный налог и начисленные взносы также необходимо корректировать при помощи метода сторно.