План
Лекция 13
Тема: Управление ресурсами проекта
Лекция 13
для студентов 5 курса специальности
080507.65 – Менеджмент организации
Краснодар
1. Принципы планирования ресурсов
2. Управление закупками ресурсов
3. Управление поставками
4. Управление запасами
Управление ресурсами включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля трудовых и материально-технических ресурсов. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью проекта.
Понятие ресурс трактуется широко: все, чем располагает проект , – трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время, информация, знания и технологии – является взаимосвязанными ресурсами проекта.
Основная задача управления ресурсами – обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом.
Существуют две взаимосвязанные группы:
1. материально-технические ресурсы – сырье; материалы, комплектующие; энергетические ресурсы; топливо; технологические ресурсы; оборудование и пр.;
2.трудовые ресурсы – осуществляют непосредственную работу с материально-техническими ресурсами (например , строители, водители, монтажники и пр.).
Типы ресурсов :
1 .Невоспроизводимые, складируемые, накапливаемые – в процессе выполнения работ расходуются полностью, не допуская повторного использования. Не задействованные в данный отрезок времени, они могут использоваться в дальнейшем. Примеры : топливо, предметы труда, средства труда однократного применения, а также финансовые средства.
2 .Воспроизводимые, нескладируемые, ненакапливаемые – в ходе работы сохраняют свою натурально-вещественную форму и по мере высвобождения могут задействоваться на других работах. Если эти ресурсы простаивают, то они не накапливаются. Примеры : люди и средства труда многократного использования (машины, механизмы, станки и т. п.).
Понятие ресурсов взаимосвязано с понятием «работа», поскольку ресурсы соотносятся не с проектом в целом, а с определенными работами, выполняемыми в запланированной последовательности, соответствующей календарному плану работ по проекту.
Управление материальными ресурсами проекта начинается на предынвестиционной фазе при разработке ТЭО, затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.
В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены , и потому основными задачами управления ресурсами являются:
vоптимальное планирование ресурсов;
vуправление материально-техническим обеспечением, в том числе:
ü управление закупками ресурсов;
ü управление снабжением;
ü управление поставками ресурсов;
ü управление запасами ресурсов;
ü управление распределением ресурсов по работам проекта.
На рисунке 1 представлена структура материально-техничес-кого обеспечения проектов.
Для того чтобы организация могла достичь поставленных це-лей, необходимы затраты ресурсов, получаемых из внешней среды. Ресурсы являются важнейшей частью внутренней среды организа-ции, они оказывают самое.непосредственное влияние на эффек-тивность ее функционирования.
Ресурсы организации — это наличные или необходимые средства, возможности, ценности, запасы, обеспечивающие стабильную работу организации для достижения ее основных целей.
Организация должна располагать следующими видами ресурсов:
Человеческими (люди);
Материальными;
Энергетическими;
Финансовыми;
Информационными;
Технологическими;
Временны.
Действительно, главенствующее место среди всех ресурсов за-нимают человеческие ресурсы. Их можно определить как запасы творческой энергии личности. Они неисчерпаемы, и не случайно их запасы сравнивают с запасами атомного ядра. Как отметил в свое время П. Друкер: «Только человеческие ресурсы могут произ-водить экономические результаты. Все другие ресурсы подчиняются законам механики. Их можно лучше использовать, но их выход никогда не будет больше, чем сумма входов».
Немаловажное значение имеют и другие ресурсы. Особо следу-ет выделить информационные (см. также модули «Управление ин-формационными ресурсами» и «Управление финансами») как со-вокупность данных и знаний. От уровня организации процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации зависит эффективность системы управления всей организацией.
Организации сегодня испытывают дефицит финансовых ресурсов. Движение финансов в целом, распределение их между подсистемами и элементами организации, финансирование инвестици-онных проектов, расчеты с поставщиками и потребителями, \ формирование денежных ресурсов и др. является ежедневной задачей менеджмента.
Возможность использования тех или иных энергетических и материальных ресурсов в организации зависит от ее финансового состояния. Доля затрат на энергетические и материальные ресурсы в себестоимости продукции за последний период резко возросла. Эти ресурсы включают энергоносители (электроэнергия, пар, газ и другие виды топлива), сырье, полуфабрикаты и пр.
Следует подчеркнуть, что эффективность использования всех ресурсов организации зависит от применяемых технологий произ-водства и управления, что определяется ее технологическими ресур-сами (см. также модуль «Управление производством и операциями»). Технология включает технические средства в определенной комби-нации. Появление совершенно новых технологий (мембранных, ин-формационных, биотехнологий и др.) требует новых подходов к управлению. Дело не только в повышении производительности и эффективности, не менее важно влияние технологий на климат в организации, на организационную культуру.
Время — это ограниченный источник, как сырье, материалы, финансы. Оно необратимо, и его невозможно растянуть или восстановить. Для руководителя имеет фундамен-тальную важность управление как собствен-ным временем, так и временем других людей.
В целом мировая экономика имеет ре-сурсные циклы, в которых особое внимание уделяется той или иной группе ресурсов. Появляются ресурсосберегающие, энергосберегающие технологии и т.д. В настоящий момент российская экономика переживает дефицит финансовых ресурсов при относительном избытке природных (материальных) и человеческих ресурсов.
Задача руководителя в конкретной ситуации добиться такого соотношения и мобилизации ресурсов, которые привели бы к до-стижению цели с минимальными затратами.
Для анализа затрат ресурсов приводим ситуацию, возникшую в связи с реструктуризацией затрат на Шатурском мебельном комбинате, которая позволила резко сократить эти затраты. Комбинат даже в кризисных ситу-ациях не увольняет рабочих.
Как всегда, наибольший эффект дали простейшие меры. Так, чтобы сократить потребление тепло- и электроэнергии (порядка 20% общих зат-рат), был поставлен рчетчик на трубе, идущей от ГРЭС, а на паровое оборудование — конденсатоотводчики. Затраты только пара уменьшились в 2 раза. Специалисты комбината создали компьютерную систему поцехового учета потребления энергии, энергоемкие производства перевели на работу во вторую смену.
Рейтинг используемых материалов показал, что из не-скольких тысяч позиций лишь около сорока формируют 75-80% затрат: на режим потребления именно этих ресурсов было обращено особое внима-ние снабженцев и производственников. Эти меры позволили снизить на 7% планово-учетные цены. Практически меры по снижению затрат коснулись всех статей, включая «копеечные». Комбинат решил задачу — сумел не столько сократить затраты, сколько установить полный контроль за ними и за финансами в целом.
Задание 9
Изучите приведенную выше ситуацию и разработайте меры по снижению затрат в вашей организации. Проверьте правильность технологии разработки таких мер по следующему алгоритму.
1. Постановка задачи. Задача может решаться по организации в целом или
по подразделениям, а также по всем видам продукции и услуг или же по видам. Здесь также важен временной период анализа для выявления сезонных отклонений.
2. Анализ структуры затрат, выявление статей, имеющих наибольший удель-ный вес. Наиболее популярный метод — составление диаграмм по ста-тьям затрат. Простейший анализ наглядно покажет, какие статьи затрат имеют наибольший удельный вес. Как правило, значимых статей не так много. Доминируют затраты на энергоресурсы, коммунальные услуги, ма-териалы, заработную плату, что зависит от вида выпускаемой продукции или услуг.
3. Выработка мероприятий по снижению затрат. Поставленная задача, про-веденный анализ и выявленные статьи, имеющие наибольший удельный вес в затратах, позволят вам наметить основные мероприятия по сокра-щению затрат и выработать постоянный механизм управления ими. Следует помнить и об «эффекте мелочей».
Выводы
1. Любая организация для реализации своей миссии и целей создает организационную структуру и через нее осуществляет три ос-новных процесса: получает ресурсы из деловой среды; перера-батывает ресурсы для изготовления продукта или предоставления услуг; передает продукт, услуги, информацию для внеш-ней среды. Ключевая роль в поддержании баланса между этими процессами принадлежит управлению.
2. Основу организации, ее сущность и богатство составляют люди, обладающие различными способностями, различной мотива-цией к работе. Люди по-разному воспринимают действитель-ность, окружающих их людей и самих себя в этом окружении. Поэтому решающее значение в деятельности руководителя имеют не только его отношения с отдельным человеком, но и учет его положения в формальной или неформальной группе и организации в целом, а также раскрытие как личного лидер-ского потенциала, так и возможностей каждого работника с помощью соответствующих методов управления и стиля.
3. Организация как сообщество, имеющее единообразное понима-ние своих целей, значения и места, своих ценностей и пове-дения, вызвало к жизни понятие организационной культуры. Действительно, каждая организация формирует свой собствен-ный облик, в основе которого лежит специфическое качество производимой продукции и оказываемых услуг.
ситуация: «Хлебопродукт»
Акционерное общество «Хлебопродукт» является одним из крупнейших ком-бинатов по производству муки и комбикормов в регионе. С началом рыноч-ных реформ на комбинате, как и на большинстве российских предприятий, начался резкий спад объемов производства и реализации, вызванный во многом неумением работать в новых условиях. Комплексное обследование организации, проведенное внешними консультантами, показало, что на ком-бинате почти полностью отсутствовали какие-либо элементы современных систем управления, т.е. внутренняя среда организации оказалась неадекват-ной изменившейся внешней среде.
У генерального директора отсутствовала квалифицированная управленческая команда, и он был вынужден выполнять многие функции сам. При этом в анонимных социологических исследовани-ях практически во всех бедах винили генерального директора, который не хочет отдавать свою власть. Он в свою очередь утверждал, что готов к делегированию полномочий, только вот никто не может решать вопросы квалифицированно.
Особенно серьезные проблемы на комбинате были в финансовом и марке-тинговом блоках. Отсутствовало управление финансовыми потоками и зат-ратами, не проводилась разработка бюджета по структурным подразделени-ям, анализ рынка, предпочтений клиентов, поиск новых покупателей и т.п.
Управление персоналом было также неудовлетворительным: выполнялись только традиционные функции отдела кадров, отсутствовала мотивация пер-сонала и понимание ее необходимости. Налицо были типичные проблемы управления и отсутствие управленческих навыков работы в новых условиях. Входе комплексной диагностики комбината были разработаны и реализова-ны первоочередные мероприятия по адаптации внутренней среды к резко изменившейся деловой среде.
Была проведена реорганизация структуры управления, созданы новые под-разделения: отдел маркетинга, отдел управления изменениями, финансовый отдел. Введены должности коммерческого директора, директора по произ-водству, закупкам, финансового директора. Проведено комплексное обучение управленческого персонала и разработа-на новая система материального стимулирования. Разработана система финансового планирования, направленная на формиро-вание эффективной финансовой политики, включающей привлечение кредитов.
Комплекс мер, осуществленных руководством комбината совместно с кон-сультантами, дал положительные результаты. Оборот предприятия в нату-ральном выражении увеличился по комбикормам в 1,7 раза, по муке — в 2,8 раза. Заработная плата работников выросла на 60%. Комбинат стал исправно платить налоги.
1. Ресурсы проекта.
2. Процессы управления ресурсами.
3. Основные принципы планирования ресурсов проекта.
4. Основные задачи закупок и поставок.
5. Правовое регулирование закупок и поставок.
6. Организационные формы закупок.
1. Управление ресурсами- одна из главных подсистем УП. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью. Управление таким ресурсом, как команда проекта, рассмотрим позже.
В принципе понятие «ресурс» в методологии УП трактуется широко - все, чем располагает проект, в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительности, сроки, ограничения), информация, знания и технологии, - это взаимосвязанные ресурсы проекта. И основная задача управления этими ресурсами - обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели УП - формирования результата с запланированными показателями.
Рассмотрим две взаимосвязанные группы ресурсов:
а) материально-технические, т. е. сырье; материалы, конструкции, комплектующие; энергетические ресурсы; топливо; ресурсы типа «мощности», или технологические ресурсы, т. е. машины, механизмы для выполнения работ проекта; устанавливаемое оборудование и пр.;
б) трудовые, осуществляющие непосредственную работу с материально-техническими ресурсами, например строители, водители машин, монтажники оборудования и пр.
Управление материальными ресурсами проекта начинается, по сути, на ТЭО, прединвестиционной фазе при разработке ОИ затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.
В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограниченны, и потому основными задачами управления ресурсами являются:
а) оптимальное планирование ресурсов;
б) управление материально-техническим обеспечением, в том числе:
Закупками ресурсов,
Снабжением: поставками ресурсов, запасами ресурсов, распределением ресурсов по работам проекта.
2. Управление ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в том числе закупки, поставки, распределение и управление запасами ресурсов.
Закупки ресурсов - центральный элемент системы управления ими. Рассмотрим основные понятия.
Под закупками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проектов ресурсами, т. е. имуществом (товарами), выполнением работ (услуг), передачей результатов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки взаимосвязаны и являются, по сути, двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта.
Управление закупками, материально-техническим обеспечением проекта - подсистема УП, включающая процессы приобретения товаров, продукции и услуг от внешних организаций - поставщиков. Подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспечения поставок, завершения контрактов.
Управление поставкамивыделяется в качестве самостоятельной подсистемы наряду с управлением закупками. Включает:
Планирование поставок;
Организацию бухгалтерского учета;
Доставку, приемку и хранение товара;
Учет и контроль доставки.
Планирование и организация закупок и поставок- первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки грузов. Состоит из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками.
Выбор поставщиковосуществляется на основе изучения квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности. Список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта. Окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.
Размещение заказов. Совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок; общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок. Оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов, которое производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.
Контроль за поставкамиосуществляется на основе специальных графиков; организуется по каждому из видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги); основывается на общем плане проекта. Все изменения вносятся в общий график, основываются на стандартных формах отчетности.
3. Как основная составляющая УП ресурсное планирование включает:
Разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта;
- разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей;
Контроль за ходом работ - сравнение плановых параметров работ с фактическими и выработка корректирующих воздействий.
Ресурсы являются обеспечивающими компонентами работ по проекту, включающими исполнителей, энеpгию, матеpиалы, обоpудование и т.д. Соответственно с каждой pаботой можно связать функцию потpебности в pесуpсах и расчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом, а методами выравнивания обеспечить соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.
Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта:
а) ресурсное планирование при ограничении по времени;
б) планирование при ограниченных ресурсах.
Первый подход - ресурсное планирование при ограничении по временипредполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.
Второй подход - планирование при ограниченных ресурсахпредполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.
В результате ресурсного планирования менеджер проекта получает возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами - к организации их закупок и поставок.
В проектах на стадии планирования проводится сбалансированный анализ комплексов работ и потребляемых ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. Планирование ресурсов по проекту - основа определения во времени потребностей в ресурсах и определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, планирования поставок ресурсов, а также основой распределения закупленных ресурсов по работам проекта.
Ресурсное планирование включает в себя ряд компонентов, в том числе: разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта; разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей; контроль за ходом работ - сравнение плановых параметров работ с фактическими и выработка корректирующих воздействий.
Ресурсы выступают как обеспечивающие компоненты работ по проекту, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах и рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом и методами выравнивания обеспечить соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.
Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта: ресурсное планирование при ограничении по времени; планирование при ограниченных ресурсах. Первый подход - ресурсное планирование при ограничении по времени - предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок. Второй подход - планирование при ограниченных ресурсах - предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.
В результате ресурсного планирования менеджер проекта получает возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами - к организации закупок и поставок ресурсов.
Основная задача проектно-закупочной фазы проекта - обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно разделить на две части: закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе; поставки на место производства работ.
Структура задач материально-технического обеспечения проектов укрупненно сводится к следующим шагам: подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг; планирование и организация процесса закупок; изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками; предварительный отбор участников торгов; подготовка документов для торгов; проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги; размещение заказа, включая переговоры о поставках; контроль за поставками с принятием необходимых мер в случае появления отклонений; разрешение конфликтов; взаиморасчеты; наем на работу необходимых специалистов, включая консультантов; планирование поставок; организация бухгалтерского учета; доставка, приемка и хранение товара; учет и контроль доставки.
Правовое регулирование закупок и поставок. Главная правовая форма организации и регулирования отношений при осуществлении закупок между их участниками - договор. Договор поставки - это договор, по которому поставщик, являющийся предпринимателем, обязуется в обусловленные сроки передать в собственность покупателю товар, предназначенный для предпринимательской деятельности или иных целей, не связанных с личным потреблением, а покупатель обязуется принимать товар и платить за него определенную цену.
Организационные формы закупок. Различают следующие организационные формы закупок: прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов; посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, т. е. лицом, которое способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами; биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю: непосредственно от своего имени и за свой счет; от имени клиента и за его счет; от своего имени за счет клиента; от имени клиента за свой счет. Посетителями биржевых торгов могут быть юридические и физические лица, не являющиеся членами биржи и имеющие право на совершение биржевых сделок.
Требования к управлению закупками и поставками. Рассмотрим требования к некоторым из вышеперечисленных шагов в цикле закупок и поставок, характерные для рыночной экономики: закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации; графики разрабатываются в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность всех его фаз; план должен охватывать весь проект в целом; выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов; в плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию, подлежащую поставке.
Можно выделить следующие типы товарных рынков: рынки продукции, при приобретении которой потребитель руководствуется установленными стандартами, достаточно полно характеризующими ее с точки зрения возможностей использования. К их числу относятся рынки металлопродукции, топлива, химических материалов, цемента, строительных материалов, универсального оборудования. Для этого типа рынков определены следующие формы хозяйственных связей: торговля через товарные биржи или специализированные посреднические организации различных типов; рынки продукции, которую потребитель может приобретать по образцам или руководствуясь каталогами предприятий-изготовителей. Это - рынки приборной продукции, инструмента, электрооборудования, изделий электронной и радио промышленности, торгового оборудования и т.д. Для данного типа рынков наиболее естественным является широкое участие универсальных оптово-посреднических организаций, фирм - «интеграторов» через промышленные ярмарки, а для изделий, требующих наладки и технического обслуживания, - через фирменную торговлю, специализированные оптово-сервисные фирмы; рынки продукции, реализуемой по индивидуальным заказам потребителей. Это рынки уникального оборудования, прокатных станов, крупных энергомашин, автоматических линий, химического оборудования и др. Для таких рынков наиболее естественны прямые связи предприятий, фирменный принцип организации торговли, наличие специализированных комплектующих организаций.
Договоры на поставку материально-технических ресурсов. В современных условиях поставки приобрели форму обмена товарами. Договор поставки товаров стал основополагающим документом, регламентирующим сроки, объемы и условия поставки. Проект-менеджер становится ключевой фигурой, координирующей поставки в интересах проекта в целом.
Планирование поставок. Исходными данными для календарного планирования ресурсного обеспечения проектов являются следующие документы: календарный план производства строительно-монтажных работ на объектах; календарный план ввода объектов в эксплуатацию и задания по окончании этапов строительно-монтажных работ; годовой план закупок ресурсов; годовой график поставки материалов от специализированных товарных организаций; договоры и спецификации; нормативно-технологическая документация по материально-техническому снабжению и комплектации; информация о ходе выполнения плана строительно-монтажных работ за период, предшествующий планируемому; информация о ходе сдачи объектов в эксплуатацию и об окончании этапов строительных работ за период, предшествующий планируемому; информация о выполнении заказов за период, предшествующий планируемому; информация о движении остатков строительных материалов; производственно-технические нормы расхода строительных материалов; нормы производственных запасов.
На основании календарной заявки-графика и нормативно-технической документации определяется объектная потребность в конструкциях, полуфабрикатах и материалах по этапам в соответствии с их составом, указанным в технологических комплектах. Рассчитанная объектная потребность - основа для разработки квартальных заказов для проекта.
Поставки материально-технических ресурсов. Организация материального обеспечения строительных проектов основана на системе производственно-технологической комплектации. Эта система предполагает единство комплектного изготовления конструкций и изделий, поставки и транспортирования всех материальных ресурсов в соответствии с технологической последовательностью реализации проекта, способствует наиболее рациональному и экономному использованию ресурсов.
На стадии разработки проекта создается модель технологической комплектации. В составе планов проекта разрабатывается определенная унифицированная нормативно-технологическая документация - комплекс документов, который является нормативной базой производственно-технологической комплектации проекта. Комплекты конструкций, изделий и материалов должны поставляться одновременно и, как правило, в полной технологической готовности для производственного потребления, в контейнерах и пакетах непосредственно в рабочую зону проекта.
Вопросы управления закупками и поставками взаимоувязаны с вопросами управления запасами ресурсов. За решением вопросов «что нужно закупить», следуют решения: сколько нужно приобрести, а в соответствии с этим определяется - какой объем каждого ресурса необходимо иметь в виде определенного запаса с целью: минимизации риска приостановки производственного процесса в связи с нехваткой ресурса для производства работ; обеспечения ритмичного производства между моментами поставок ресурса.
Задача определения регламента и объемов поставок и запасов относится к классу оптимизационных задач управления ресурсами. В качестве целевой функции в управлении запасами выступают суммарные затраты на содержание запасов, на складские операции, потери от порчи при хранении и пр. Естественно, что такие затраты должны минимизироваться. Управляемыми параметрами в этой задаче выступают объемы запасов; частота, сроки и объемы их пополнения; степень готовности ресурса, хранящегося в виде запаса.
Точка заказа, или пороговый запас - минимальная величина запаса ресурса, при которой необходим новый заказ для его пополнения, или момент времени, когда должен быть произведен заказ.
Страховой запас - минимальный целесообразный запас ресурсов, предназначенный для бесперебойного снабжения производства в случае нарушения хода поставок по сравнению с запланированным. Резервный запас определяется путем оптимизационного расчета; при этом принимаются во внимание условия поставок ресурсов, существенность ресурса для планомерного хода работ по проекту, наличие рисков поставок и пр.
Понятие запасы относится не ко всем видам ресурсов. В самом общем виде запасы определяются как ресурсы, хранящиеся на складах, и включают в себя: товарно-материальные запасы; незавершенное производство; готовую продукцию на складе.
Под управлением запасами понимается контроль за состоянием запасов и принятие решений, нацеленных на экономию времени и средств за счет минимизации затрат по содержанию запасов, необходимых для эффективной реализации проекта.
Управление запасами осложняется постоянно меняющейся обстановкой, в которой осуществляется планирование закупок, поставок и формирование запасов ресурсов. Цель системы управления запасами - обеспечение бесперебойного обеспечения процессов выполнения работ по проекту в установленные сроки и запланированным качеством при минимально возможных затратах на содержание запасов.
Виды запасов. Каждый из видов запасов выполняет определенные функции. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся виды запасов.
Транзитные запасы - определенные ресурсы для хранения транзитных запасов сырья с дальнейшим распределением ресурсов с транспортировкой на небольшие расстояния. Для снижения транзитных запасов применяются различные способы, включая местных поставщиков, формирование мелких партий ресурсов.
Линейные запасы - формируется товарами, находящимися в процессе перевозки, перемещения от поставщиков к потребителям или производства. Факторы, определяющие размер линейных запасов: время перевозки; расстояние, на которое перевозятся грузы; оптимальность хозяйственных связей между поставщиками и потребителями и др. Размер запасов в большей степени зависит от времени перевозки и относительно - от времени продвижения продукции.
Затраты на формирование и хранение запасов. Содержание запасов неминуемо влечет за собой расходы. Наиболее известные виды затрат на содержание запасов: пространство, рента и стоимость риска. Затраты на формирование и хранение запасов представляют собой расходы, связанные с: отвлечением оборотных средств в запасы сырья, материалов и др.; текущим обслуживанием запасов, в том числе издержки на проведение инвентаризаций, процентные ставки за банковский кредит и т.п.; издержками хранения; стоимостью рисков.
Под пространством понимаются расходы на амортизацию, содержание, отопление и т.д., занимаемого под запас помещения. Рента представляет собой расход на вложенный в запас капитал.
Под стоимостью риска подразумеваются последствия различных страховых случаев, а также оценка стоимости риска в денежной форме. Стоимость этих рисков с той или иной степенью точности выражается через расходы на страхование, через тарифы и ставки страховых премий.
Невостребование запасов может привести к некондиции, уничтожению и продаже по сниженным ценам.
Управление ресурсами - это процесс, в рамках которого компании эффективно управляют разнообразными ресурсами, имеющимися в их распоряжении. Эти ресурсы могут быть нематериальными (люди, время) и материальными (оборудование, материалы, финансы).
Данный процесс включает планирование, необходимое чтобы для решения конкретных задач применялись правильные ресурсы. Управление ресурсами включает составление графиков и планирование бюджета для людей, проектов, оборудования и поставок.
Хотя сам термин часто используют в отношении управления проектами, он относится ко многим другим областям менеджмента организаций. В частности, небольшая компания может обратить внимание на управление ресурсами во многих областях, включая следующие.
- Финансы. Достаточно ли средств для покрытия текущих расходов? Можно ли позволить себе инвестиции в новое оборудование или обучение сотрудников.
- Штат. Достаточно ли подходящих сотрудников в компании? Понадобится ли нанимать кого-то еще, и если да, то какими навыками должны будут обладать эти люди?
- Физическое пространство. Позволяет ли расположение офиса или производственных площадей управлять другими ресурсами с максимальной эффективностью?
- Оборудование. Имеется ли в распоряжении компании все инструменты, необходимые для выполнения требуемых работ?
- Технологии. Что необходимо компании для достижения успеха, и есть ли потребность в перераспределении финансовых ресурсов таким образом, чтобы приобрести недостающее?
Управление ресурсами проекта
Управление ресурсами применительно к сфере управления проектами часто подразумевает выравнивание и сглаживание ресурсов.
Выравнивание ресурсов производится с целью избежать дефицита ресурсов в одной области и их избытка в другой путем подержания их на нужном уровне. Для этого может использоваться специальное программное обеспечение.
Также термин относится ко времени, которое необходимо для исполнения проекта. При выравнивании дата начала и окончания проекта подгоняется таким образом, чтобы обе даты совпадали с наличием соответствующих ресурсов. Выравнивание может увеличить срок реализации проекта.
Сглаживание ресурсов - это метод планирования, позволяющий достичь реализации проекта к определенному сроку без заметных подъемов и спадов в плане интенсивности использования ресурсов. Цель - равномерное использование ресурсов в динамике по времени.
На самом простом уровне для маленького предприятия управление ресурсами означает принятие мер для наиболее эффективного и разумного использования материалов и человеческих ресурсов компанией.
Роль ресурсов принципиально важна не только потому, что без них субъект не достигнет стратегической цели. Ресурсы – это потенциал организации. Их стратегическое значение состоит, во-первых, в заключающихся в них возможностях разрабатывать оптимальную для субъекта стратегию (источник формирования), во-вторых, в принципиально возможном воздействии на внешнюю среду организации (характер использования), в-третьих, в специфически стратегической постановке цели субъекта (направления действия). Ресурсы - обеспечивающие компоненты деятельности, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно, с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах. Каждая временная оценка базируется на допустимом использовании определенного количества ресурсов, и, следовательно, рассчитывая вначале продолжительность проекта, мы можем загодя рассчитывать наперед использование ресурсов (рис. 21):
Как описывалось выше (см. рис. 4), в ходе операции входные ресурсы превращаются в выходные товары и/или услуги. Обычно в общем виде для операции требуются следующие входные ресурсы:
люди, оборудование, материалы, энергия, информации
Полезная классификация входов процессов преобразования предложена Слаком. Выделяются два класса ресурсов: 1. Ресурсы, которые подвергаются преобразованиям и входят в выходные продукты. В качестве примеров можно назвать: материалы - например, глина для производства кирпичей, почтовые поступления в почтовой службе или пищевые продукты в ресторане; информация - например, деловая информация, обрабатываемая в консультационной фирме по менеджменту, или сообщения, передаваемые телекоммуникационной компанией; потребители - например, пациенты дантиста или посетители ресторана. 2. Ресурсы, необходимые для процесса преобразования, но не являющиеся частью выходных ресурсов. В качестве примеров можно назвать: основные средства - обычно заводы, машины, оборудование, здания, земля; расходные материалы - это безвозмездно расходуемые ресурсы, которые могут требовать больших затрат (например, энергоносители для обжига кирпичей в печах) или незначительных затрат средств (например, авторучки для консультантов по менеджменту или вода для кухни ресторана); люди - в последнее время часто именуемые человеческими ресурсами. Трудно представить себе операцию, не требующую участия людей, обычно являющихся наемными работниками организации, осуществляющими операцию. Этот вид ресурсов используется во всех приведенных примерах процессов преобразования Планирование входных ресурсов и управление ими является, по-видимому, основной заботой большинства операционных менеджеров. Поскольку входные ресурсы весьма разнообразны по своей природе, операционные менеджеры должны применять при управлении ими разные подходы. Люди в процессе преобразования - это либо персонал, либо потребители. Планирование персонала и управление им в операциях представляет собой обширное поле для исследования и предмет самостоятельной научной дисциплины, обозначаемой термином «управление человеческими ресурсами». Планирование человеческих ресурсов занимает львиную долю рабочего времени операционных менеджеров и составляет их главную заботу. Здесь имеются в виду: наем, обучение, мотивация, вознаграждение, проектирование рабочих заданий, организация работы и все другие виды деятельности, необходимые для управления человеческими ресурсами. В индустрии сервиса потребители сами являются частью процесса преобразования. Прохождение потребителей через процесс преобразования во многих отношениях подобно обработке материалов. Однако материалы не могут пожаловаться и обратиться за нужной им услугой в другое место, если их заставляют долго ждать или обслуживают не так, как им того хочется. Об этом необходимо помнить, особенно при планировании потребителей, обслуживаемых по очереди, и управление ими. Скорость поступления потребителей на вход операционного процесса - параметр, во многом зависящий от организации, предоставляющей услугу. Дисциплина, занимающаяся этими вопросами, называется «управление спросом». Материалы могут либо обрабатываться, либо использоваться в операционном процессе. В отличие от потребителей материалы не жалуются, если их перед употреблением долго держат на складах. Однако создание запасов материалов приводит к росту затрат. Многие организации ищут способы сокращения этих затрат и в последнее время достигли существенного прогресса. Другой особенностью материалов является то, что они поступают в организацию от поставщиков. Природа отношений между поставщиком и потребителем материалов в последнее время является предметом интенсивных дискуссий в западной литературе. Информация - ресурс, который может либо использоваться в том виде, в котором поступил, либо преобразовываться в операционном процессе. Внедрение информационных технологий (ИТ) существенно расширило возможности применения информации обоими способами. Оборудование, как и другие капитальные средства производства, являются основными средствами, которые не истрачиваются полностью немедленно, а служат долгие годы. Оборудование обычно является главным фактором, определяющим производственные возможности организации. Заменить его непросто, и на это требуется много времени. Следовательно, временные масштабы планирования оборудования и управления им велики по сравнению с другими видами входных ресурсов.