Коммерческая деятельность подразумевает регулярные расчеты между юридическими и частными лицами, не все из которых выполняются в строго оговоренные сроки. Причиной для принудительного взыскания задолженности может стать нарушение предварительно оговоренных сроков выплаты. Легальным взысканием долгов уполномочены заниматься судебные приставы.
В некоторых случаях стороны, заключающие между собой соглашение, предусматривают возможность досудебного разрешения сложившейся конфликтной ситуации посредством использования претензионного письма. В случае несоблюдения претензионного порядка, может возникнуть ситуация, когда заявление истца не будет рассматриваться судебными инстанциями. Чтобы подобного не происходило, рекомендуется направить контрагентам претензионное письмо о погашении задолженности, образец которого упоминается в данной статье.
Что представляет собой письмо-претензия?
По сути, такой документ представляет собой письменное обращение одного физического или юридического лица к другому. В самом тексте письма обязательно указывается суть претензии – определенное действие, нарушающее права составителя.
Предъявление письма можно считать своеобразным предупреждением о том, что дальнейшие действия могут оказаться более жесткими по отношению к правонарушителю. Большей частью такие меры представляют собой обращение в судебные инстанции, уполномоченные разрешать возникающие конфликтные ситуации. Претензионные записки могут быть отправлены в различные организации, занимающиеся предоставлением каких-нибудь услуг.
Разновидности претензионных писем
Перечислим несколько разновидностей записок, которые могут быть отправлены должникам.
Письмо о выплате долга
В таком письме обязательно указывается сумма задолженности и срок, в течение которого должна осуществиться выплата, а также все штрафные взыскания. Если в договоренности не указаны процентные ставки, заемщик все-таки имеет полное право потребовать проценты за пользование деньгами согласно ст. 395 ГК РФ . По своей сути подобные займы можно смело называть узаконенным воровством, а должник по существующим нормам законодательства обязан выплатить вору то, что он у него украл. К тому же ростовщичество является разрушительным фактором, провоцирующим инфляцию в системе народного хозяйства.
Образец претензии к должнику
Претензия к подрядчику
В документе должен быть указан конкретный пункт договора, который был нарушен поставщиком. Большей частью в подобных случаях нарушаются сроки сдачи работ по главному плану, время завершения строительства по стандартному подряду и другие всевозможные задержки по выплатам или перечисление средств заказчиком в неполном объеме.
Для подкрепления предъявленных претензий нужно применять , кроме основного соглашения, соответствующие статьи ГК РФ, описывающие правила закрепления деловых отношений . Например, заказчик имеет право составить претензию в соответствии со ст. 723 ГК РФ в случае, если качество выполненных подрядчиком строительных работ неудовлетворительно.
Претензия к банку или страховой компании
Кредитное соглашение и страховой контракт считаются договорами присоединения. Это означает, что клиент может согласиться или не согласиться с предлагаемыми ему условиями сотрудничества. Вносить какие-либо изменения в соглашение никто не уполномочен. Но после подписания соглашения незаконный пункт может быть отредактирован или полностью отменен.
В документе должно быть указано конкретное оспариваемое условие, а также ссылка на законодательный акт, которому противоречит пункт заключенного договора. Кроме судебного разбирательства, коммерческим банкам можно выносить предупреждение о подаче соответствующего заявления в Центробанк или Роспотребнадзор.
Уже несколько лет, как банкам запрещено взимать комиссию за то, что клиенту предоставляется услуга ведения ссудного счета . Однако микрофинансовые организации, внося изменения в описание характера необходимой оплаты, продолжают взимать с плательщиков дополнительные средства за предоставление такой услуги. В большинстве ситуаций образец письма-претензии о погашении задолженности позволяет плательщику компенсировать уплаченные деньги, поскольку судебное разбирательство обычно обходится кредитным организациям намного дороже.
Претензия относительно качества товара
Некачественным можно называть товар, неспособный выполнять все или часть обычных для него функций. В письме должен быть указан конкретный недостаток приобретенного товара.
Претензия к транспортной организации
Степень ответственности за определенное нарушение может зависеть от разновидности транспортного средства. Поэтому в претензионном документе придется ссылаться не на нормы ГК РФ, а на сам договор и отдельные положения Воздушного кодекса и правила, прописанные в Уставе железнодорожного транспорта.
Как правильно составляется претензионное письмо?
Перед тем как приступать, рекомендуется внимательно изучить образец претензии о погашении задолженности, соответствующий конкретной ситуации. Исход возникшего спорного вопроса может быть обусловлен тем, как именно составлено письмо. Обязательным считается написание ФИО отправителя полностью, а также необходимо указать дату составления документа. Название юридического лица, отправляющего записку, тоже должно четко прописываться. В документе обязательно указывается ФИО получателя, а также адрес его проживания. В случае если письмо оформляется по отношению к другому юридическому лицу, нужно обязательно прописать домашний адрес, а также ФИО руководителя организации.
Образец письма-претензии о погашении задолженности
В тексте составленной претензии обязательно необходимо не только излагать собственное видение сложившейся ситуации, но и четко обозначить возможные последствия и предпринимаемые действия в случае невыполнения предъявленных требований.
В случае с задолженностью, необходимо четко указать, кому и в каком количестве должник обязан осуществить выплату. Также рекомендуется предоставить бланк, благодаря которому становится возможной выплата полагающегося взыскания. В конце составленного документа обязательно необходимо расписаться, указать дату и поставить печать. Претензионное письмо может отправляться в самые разные организации и по любому поводу, поэтому по ходу составления таких посланий выделяются конкретные особенности, которые обе стороны обязаны соблюдать.
Кроме суммы задолженности в документе должен быть указан размер процентной ставки, а также пени, если таковые упоминаются в договоре, полный объем погашаемой суммы, а также дата, до которой необходимо все оплатить. Также нужно обязательно указывать возможные последствия в случае отказа от выплаты задолженности. Чтобы у получателя не возникало трудностей с подсчетом совокупной суммы долга, рекомендуется также в отдельном приложении предъявлять подробную смету.
В деловом мире будет считаться жестом неприличия отказ от ответа на предъявленную претензию. Следует учитывать, что получатель, таким образом, теряет возможность избежать серьезных и крайне нежелательных для него последствий. Бездействие получателя может быть расценено предъявляющей стороной как своеобразный сигнал, вынуждающий принимать гораздо более серьезные действия. Претензия по конкретному вопросу обязательно должна быть аргументирована и предельно четко изложена. Также необходимо указать собственную точку зрения относительно вопроса, вызвавшего спорную ситуацию.
В случае согласия получателя с информацией , содержащейся в претензионном документе, нужно также упомянуть допустимые сроки погашения задолженности , а также период, в течение которого будет проведена выплата всех обязательств.
Правила составления:
- Обе стороны, участвующие в разрешении спорного вопроса, текст письма должны в однозначном порядке понимать.
- В соответствии с деловым этикетом на ответ по конкретному вопросу должно быть отведено не больше десяти календарных дней с момента вручения в руки получателя.
- Требования в тексте обязательно должны быть предельно четко сформулированы.
- В документе обязательно указываются все реквизиты сторон и контактная информация, соответствующая действительности.
Очень часто результат защиты своих интересов субъектом правоотношений напрямую зависит от качества и профессионализма подготовки первичных документов, на которых базируются предъявляемые требования.
Обсудим основные и обязательные условия, которые должны быть в наличии при подготовке претензии в защиту своих прав. Другие особенности и атрибуты данного вида правовых документов будут рассмотрены в других публикациях, с которыми можно ознакомиться, перейдя по ссылкам в конце данной статьи.
Адресат направления претензии.
Лицом, которому направляется претензия, чаще всего является руководитель субъекта правовых отношений, нарушившего права предъявителя претензии. Это может быть генеральный директор, директор, начальник в учреждениях с единоличной (индивидуальной) формой управления и принятия решений, или председатель правления при коллективной форме принятия решений. Опрометчивым шагом будет адресация претензии непосредственно тому должностному лицу, которое, с точки зрения предъявителя претензии, непосредственно виновато в нарушении прав и ответственно за устранение нарушений.
Тема претензии.
В теме письма с первых строк получатель претензии должен уяснить, что представляет собой документ и каковы причины его направления.
Поэтому тема должна быть максимально понятной, конкретной и содержать указание на документы, которые легли в основу написания претензии и подтверждают правомерность требований предъявителя. Следует избегать общих и обтекаемых слов и фраз.
Заголовок письма.
Заголовок может быть достаточно кратким, но обязательно должен содержать слово «ПРЕТЕНЗИЯ».
Непосредственное обращение в письме к руководителю с требованиями, просьбами о выполнении изложенных в документе действий является недопустимым и ошибочным. Претензия — это не просто произвольный документ, с помощью которого можно добиться выполнения определенных ходатайств и требований. Она определена в действующем законодательстве как действенный, и в некоторых случаях обязательный документ урегулирования гражданско-правовых и хозяйственных споров, с определением сроков выполнения и ответственности за игнорирование обоснованных требований. В определенных правоотношениях отсутствие претензии препятствует дальнейшему рассмотрению споров по сути.
Преамбула.
Она, как правило, совпадает с основной частью претензии
В преамбуле в произвольной форме изложите свои претензии к поставленному товару, предоставленной услуге или выполненной работе. Подробно опишите выявленные недостатки товара, его некомплектность, сообщите о том, что работа выполнена с нарушением срока, установленного договором, или допущены иные нарушения ваших прав. В этой же части документа ссылайтесь на те нормативные акты, которые регулируют данный вид правоотношений.
Резюме.
В этой части письма изложите суть ваших требований, в чем они состоят. Это может быть возмещение причиненного ущерба, поставка дополнительного оборудования или недостающих экземпляров заказа, другие требования, в зависимости от вида нарушенных обязательств.
В претензии к самому письму обязательно приложите все документы или надлежащим образом заверенные их копии, которые подтверждают наличие обязательственных или иных правоотношений между предъявителем претензии и ее получателем, факт нарушения обязательств или совершения иных неправомерных действий.
Это могут быть договора, акты выполненных работ или предоставленных услуг, бухгалтерские документы: кассовые ордера, чеки, товарно-транспортные накладные, платежные поручения. В письме укажите самые основные нормативно-правовые акты, которые подтверждают обоснованность предъявления претензии.
Подпись.
Юридическая значимость, достоверность и факт подачи претензии надлежащим субъектом правоотношений удостоверяется подписью руководителя стороны, подающей претензию. Допустима подпись главного юрисконсульта учреждения, если его должность соответствует уровню начальника отдела.
В каких ситуациях можно оформлять претензию?
Предъявление претензии — это действенный метод устранения нарушений прав сторон — участников правоотношений. Претензии могут подаваться при нарушении обязательственных правоотношений или при совершении противоправных действий, которые повлекли причинение вреда и нарушение прав. К таким правонарушениям можно отнести дорожно-транспортные происшествия, повлекшие причинение материального ущерба, нанесение вреда вследствие ненадлежащего использования жилищно-бытовых приборов (затопление квартиры, пожар, повреждение линий электроснабжения).
Кроме того, претензии можно разделить на такие, которые предъявляются в обязательном порядке, и на те, которые подаются на усмотрения лица, чье право нарушено.
Обязательные претензии предъявляются в тех спорных правоотношениях, которые требуют обязательного досудебного урегулирования. Особенность таких претензий состоит в том, что в случае невыполнения претензионных процедур становиться невозможной дальнейшая судебная защита прав.
Наиболее распространенными случаями предъявления претензий являются факты нарушения прав потребителей. Это может быть претензия об устранении недостатков, о возврате товара, о возврате денежных средств. Досудебное урегулирование споров о защите прав потребителей является обязательной стадией производства по таким делам в судебной инстанции.
Однако, претензии могут предъявлять не только в случае прямых нарушений прав сторон. но также в случае необходимости изменить установленные правоотношения на другие или вообще разорвать их. Это касается изменения и расторжения любых договоров, заключенных между юридическими и физическими лицами.
Каждый вид конкретных договоров предполагает свои обязательные или альтернативные варианты досудебных урегулирований, и действующее законодательство определяет порядок совершения таких действий в каждом конкретном случае. Это могут быть договора купли-продажи, мены, дарения, подряда, аренды, займа.
Как отправить рассматриваемый документ?
Правильное отправление претензии ее адресату, обеспечение гарантированной и своевременной доставки письма по назначению — это не менее важный шаг, чем составление самого письма. От того, насколько правильно, с соблюдением всех необходимых условий была отправлена претензия, будет зависеть эффект и результат ее предъявления.
С целью подтверждения в последующем в суде факта соблюдения досудебного урегулирования спора, претензию адресату, который пребывает в другом населенном пункте, на длительном расстоянии, необходимо отправлять почтой рекомендательным письмом. В таком случае даже при недобросовестности получателя претензии факт ее своевременного направления сможет подтвердить почтовая служба.
В рамках одного населенного пункта, при наличии такой возможности и с целью экономии времени, претензию с соответствующим приложением можно доставить в службу делопроизводства получателя лично и сдать уполномоченному должностному лицу. Подтверждением принятия у вас претензии может служить входящий номер, дата и подпись лица на вашем экземпляре документа, или же оттиск специального штампа для входящей корреспонденции.
При этом в случае уклонений представителя учреждения от принятия претензии под любыми необоснованными предлогами необходимо проявить упорство, принципиальность и настойчивость.
Нарушения в сфере продажи товаров, проведения работ и предоставления услуг происходят сплошь и рядом. То купленный товар оказался некачественным, то услуга получена не вовремя, то поставщик не предоставил обещанную продукцию. Чтобы эффективно защититься от злоупотреблений со стороны недобросовестных продавцов и сотрудников компаний, оказывающих разного рода услуги, необходимо научиться правильно использовать инструменты, которые предоставляет законодатель.
Мы поговорим о досудебном претензионном порядке урегулирования споров, расскажем, что собой представляют претензии, каких видов они бывают, как правильно оформить документ и реагировать на отказ в удовлетворении требований.
Что такое претензия и когда ее можно подать?
Претензия представляет собой письменное требование к продавшей товар, осуществившей работы или предоставившей услуги компании (лицу) устранить нарушение, допущенное в отношении заявителя. Это официальный документ, который подается в порядке досудебного урегулирования спора для восстановления прав пострадавшего лица. Проще говоря, претензия – это жалоба, которую направляет тот, кто получил некачественный товар или услугу либо не получил их в срок, тому, кто виновен в этом нарушении. Претензионный порядок урегулирования конфликтной ситуации позволяет избежать судебного разбирательства и тем самым сэкономить средства и время. Любое лицо, которое считает, что ему предоставлена услуга ненадлежащего качества или продан некачественный товар, может высказать претензию по этому поводу и потребовать восстановить нарушенные права. Это выгодно и пострадавшему, и виновному. Первый быстрее, чем через суд, получает необходимый ему товар, услугу надлежащего качества или компенсацию за них, а его контрагент избегает затрат на судебные издержки, выплату компенсации морального ущерба и других финансовых потерь.
Когда претензию не удовлетворяют добровольно, можно обратиться в суд. В некоторых случаях споры не рассматриваются в судебном порядке, если не была предварительно подана претензия. Закон предусматривает обязательное досудебное урегулирование, без него исковое заявление не примут к рассмотрению. Это происходит, в частности, при нарушении прав потребителей или в случае, когда обязательный претензионный порядок закреплен в договоре между сторонами.
Претензия – это часть диалога между партнерами. Справедливая претензия – это возможность защитить свои права и стимулировать партнера выполнять обязательства. Конечно, при написании таких писем от Вас потребуется особое мастерство и виртуозность, чтобы сохранить отношения с партнером и в то же время сказать «все, что вы о нем думаете».
Цель любой претензии – передать полную информацию о возникшей проблеме и максимально четко сообщить адресату о возможных последствиях невыполнения обязательств.
Претензия - этописьменное требование к стороне, ущемляющей права, в добровольном порядке решить проблемные вопросы. Как правило, претензия содержит аргументированные тезисы, которые официально информируют о нарушениях, содержат ссылки на соответствующие законы и нормативные документы.
Претензионное письмо может быть и документом, если дело доходит до судебного разбирательства. Именно по этой причине очень важно правильно и тактично составить этот вид письма.
Статистика свидетельствует, что написание претензии вызывает затруднения у 90 % приступивших к написанию такого письма.
Это связано с тем, что очень сложно при написании придерживаться золотой середины, не скатываясь в омут личных эмоций или голых угроз.
В данной статье мы предлагаем Вам общий алгоритм легкого написания претензии по любому поводу.
1. Начните с предварительной подготовки к написанию письма.
- Что стало предметом или поводом для предъявления претензии.
- Какого результата Вы ждете от рассмотрения претензии, то есть чего Вы будете требовать от адресата.
- Соберите доказательную базу – документы, касающиеся предмета претензии (договоры, чеки, свидетельства, квитанции и т.д.).
- Подсчитайте сумму ущерба.
- Разберитесь в ситуации с точки зрения Закона. Это добавит Вам убедительности.
2. План письма-претензии.
1) Задайте контекст, в котором сообщите адресату о предмете письма.
Пусть это будет нейтральный комментарий, в котором Вы укажете дату, условия и обстоятельства приобретения товара или услуги. Это будет базовая информация, от которой адресат будет отталкиваться.
Обращаемся к Вам по поводу проблемы, возникшей у нас в процессе эксплуатации пылесоса, приобретенного в Вашем интернет-магазине 30.10.14.
Обращаемся в Вашу компанию по поводу работы бригады строителей, нанятых 24.11.14 через интернет-ресурс www.strojka.com для проведения отделочных работ в новострое.
10.10.2014 менеджер по персоналу ГК «Серебряные ключи» обратился в Ваше агентство за помощью в подборе персонала. Мы просим Вас помочь разобраться в сложившейся ситуации.
Фактически, это первая фраза, с помощью которой мы должны ввести адресата в курс дела и настроить на нужную нам волну. Контекст должен быть лаконичным, но достаточным и конкретным.
2) Начинайте критиковать действия компании, нарушившей обязательства.
Здесь важно помнить, что адресат лично Вам ничего плохого не сделал. Ваш адресат должен Вам помочь, поэтому не поливайте его грязью. Постарайтесь максимально полно и объективно рассказать адресату, чем Вас обидели, какие обязательства не выполнили, какие права нарушили.
На сайте на данный пылесос прилагалась гарантия 36 месяцев, но в коробке с ним гарантийного талона не было, как не было и инструкции по эксплуатации. Кроме того, интернет-магазин «***» на сайте не указывает сервисные центры, готовые работать с их товарами по гарантии.
Ваша компания не выслала договор о работе, хотя деньги за найм были перечислены. Менеджер сайта пообещала, что уже 25.11.2014 в 9.00 работники будут на объекте по указанному в форме адресу. Однако ни 25.11.14, ни 26.11.2014 бригада отделочников так и не появилась. На звонки по горячему телефону менеджеры не отвечают.
Согласно заключенному договору с кадровым агентством «Хозяюшка», в течение 30 календарных дней один раз в три дня Ваши менеджеры должны были высылать резюме 3-5 новых кандидатов по перечисленным в договоре вакансиям. Услуги агентства были предоплачены на месяц. Однако в течение 14 дней со дня заключения договора не было выслано ни одного резюме. По телефону не удалось получить внятного разъяснения сложившейся ситуации.
Описывать ситуацию необходимо лаконично, четко и объективно. Критика действий компании подразумевает описание ситуации по модели: что должны были сделать? – что сделали? Скажите о документах, подтверждающих договоренности, не забудьте их копии приложить к письму.
Вы обижены, от возмущения Вы хотите рвать и метать. В адрес обидчика Вы готовы листы ругательств отправить…
А теперь сделайте глубокий вдох и не менее глубокий выдох… Постарайтесь успокоиться. И сделайте все с точностью до наоборот: вместо того, чтобы унизить обидчика, помогите сохранить ему лицо. Вспомните, почему Вы обратились именно к этой компании. Напишите о хороших отзывах, о репутации, о положительном опыте предыдущих обращений.
Мы уже не первый раз заказываем в интернет-магазине «***» технику, и до этого времени таких проблем не возникало никогда: в комплекте всегда были все документы, хотя и на технику мы никогда не жаловались в силу ее высокого качества.
О Вашей компании очень много положительных отзывов, что и стало главной причиной обращения к Вам за услугами.
Мои партнеры не единожды хорошо отзывались о качестве работы Вашего кадрового агентства.
4) Обоснуйте свои требования.
Чтобы Ваши требования не были голословными, обоснуйте их. Ссылайтесь на пункты договора, если он есть, на Законы, постановления, нормативные документы и т.д. При этом следите, чтобы все было точно; и названия документов, и пункты, и даты. Можете даже их цитировать.
Согласно Закону о защите прав потребителей…. В течение 14 дней товар может быть возвращен или обменян…
В соответствие с Договором №578 о предоставлении услуг от 10.10.14…., частности с пп.3-4…
5) Предъявите свое требование.
Сообщите адресату, какой выход из сложившейся ситуации Вы видите. Чего бы Вы хотели: возврата товара, расторжения договора, материальной компенсации, выполнения обязательств и так далее. Адресат должен четко понимать, как он может разрешить конфликт, чтобы дело не дошло до суда, но Ваше недовольство было нейтрализовано.
Настоятельно просим Вас обменять нам пылесос на такой же, но со всей документацией в комплекте.
Прошу Вас выслать копию договора и прислать бригаду отделочников не позднее 28.11.14.
Прошу Вас расторгнуть договор и возвратить предоплату в полном объеме.
Помните, что требование должно быть реальным и выполнимым, иначе без суда не обойтись.
6) Не загоняйте адресата в угол. Ищите выход вместе.
Хотя претензия и предполагает ультимативный тон. Дайте адресату шанс сделать выбор. Предложите компромисс.
Если нет возможности обменять пылесос данной модели на такой же, мы готовы рассмотреть варианты пылесосов в данной ценовой категории с тем же набором функций.
Если возникли какие-то сложности с выполнением условий договора, позвоните по телефону *** для обсуждения альтернативных вариантов разрешения ситуации.
7) Выразите надежду на лучшее.
Покажите, что Вы доброжелательны к адресату, но хотите просто отстоять свои интересы.
Надеемся, что приемлемое решение будет найдено, и у нас не будет необходимости обращаться в суд требовать возврата стоимости вышедшего из строя пылесоса и моральной компенсации. Мы хотели бы и дальше пользоваться услугами интернет-магазина и рассчитываем на Ваши оперативные действия.
Надеемся, что мы сможем найти компромисс и у нас не будет необходимости встречаться в суде.
3. Как оформить письмо-претензию?
1) Укажите в бланке письма реквизиты адресата и свои.
Укажите в реквизитах адресата:
- Фамилию и инициалы адресата
- Должность (директор, заместитель и т.д.)
- Название компании и ее адрес (по возможности)
В своих реквизитах укажите:
- Фамилию и инициалы
- Адрес
- Контактный телефон
2) Укажите дату отправки письма.
3) Название документа
С новой строки заглавными буквами посредине указываете название документа –
ПРЕТЕНЗИЯ
4) Обратитесь к адресату.
Несмотря на то, что Вы обижены и разгневаны, найдите силы и возможность обратиться к адресату по имени отчеству. Это, с одной стороны, расположит адресата к себе, а с другой – наложит на него ответственность разобраться с Вашей проблемой лично.
Уважаемый Николай Николаевич!
Если Вы не знаете, как зовут Вашего адресата, обратитесь к нему по должности:
Уважаемый директор ООО «КиКО»!
5) В конце письма поставьте подпись:
С уважением, Коренная В.И.
6) Укажите приложения.
В приложениях перечислите все документы, копии которых Вы прикрепляете к письму и количество листов каждого из них.
Приложения:
1. Чек о покупке – 1 л.
2. Гарантийный талон на изделие – 1 л.
3. Заключение экспертизы сервисного центра – 1 л.
Этот алгоритм подготовки письма-претензии поможет Вам достаточно быстро и легко составить тактичную и убедительную претензию по любому поводу.
И желаем Вам как можно реже встречаться с необходимостью писать такие письма!
Валентина Коренная,
 |
- |
Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше!
Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом. |
- | - |
| - |
Письмо-претензия является одной из разновидностью делового письма. Законодательством не регламентирована унифицированная форма претензии, поэтому письма подобного рода пишутся в свободной форме. Важно при этом учитывать общие стандарты составления деловых писем.
Из статьи вы узнаете:
Как подготовить письмо-претензию
Для начала определимся с терминами. Как определят претензию ГОСТ? «Претензия - выражение неудовлетворенности:
- продукцией;
- работой компании;
- процессом управления претензиями в ситуации, когда явно или неявно ожидается ответ или решение».
В случае, когда имеет место выражение претензии одной компании к другой, важно, чтобы ваш деловой партнер действительно что-то нарушил: договор, соглашение, условия поставки, правила, предписания или закон. В таком случае ваше претензия будет обоснованной. Основанием станет требование соблюсти нарушенные обязательства.
Это очень важный момент. При подготовке документа нужно четко представлять себе, какие права были нарушены, какой пункт соглашения не был соблюден, какое условие не выполнено. В противном случае, ваша претензия не будет иметь никакого смысла.
Еще один практический совет. Письмо лучше всего писать «по горячим следам», т.е., сразу после того, как был зафиксирован факт нарушения обязательств партнером. Это нужно делать, по крайней мере, по двум причинам:
Если виновная сторона признает свою вину и хочет ее исправить, то в этом случает более высока вероятность решить проблему с минимальными потерями.
Если вина не признается, то процесс может затянуться и превратиться в судебную тяжбу, поэтому чем раньше вы его начнете, тем лучше.
Прежде чем начинать составлять письмо, подготовьте весь необходимый фактический материал и документацию. Это могут быть договор или соглашение с партнером, нарушившим условия, судебные предписания, которые обязывают его предпринять соответствующие меры и т.д. Подготовьте копии всех этих документов. Позже вы приложите их к основному письму. Если в тексте вы будете ссылаться на статьи нормативно-правовых актов, то заранее подготовьте все эти ссылки.
Даже если вы пишите по горячим следам, и вас переполняют эмоции, в тексте письма это никак не должно отразиться. Стиль документа должен быть деловым, лаконичным и абсолютно нейтральным. Не следует опускаться до грубостей и угроз. Возможно, ваша проблема стала просто недоразумением, неблагоприятным стечением обстоятельств или результатом недопонимания, и ваш партнер согласится пойти на уступки. В таком случае, отсутствие грубости поможет вам сохранить хорошие отношения.
Читайте также:
Как составить письмо претензию
Не смотря на то, что претензия пишется в произвольной форме, она является деловым письмом, имеющим определенную структуру и правила составления.
Все эти элементы будет содержать и данный документ. Рассмотрим их по порядку.
Адресат. Как правило, им выступает непосредственный руководитель организации, к которой предъявляется претензия. Не стоит адресовать ее начальникам отделов, руководителям служб или иным лицам. Генеральный директор самостоятельно переадресует письмо тем лицам, которые будут заниматься этим вопросом.
Тема письма. Она должна быть максимально конкретной и информативной. Хорошо если уже в самой теме будет присутствовать название и номер документа, которые стали основанием для написание письма:
О несоблюдении условий договора №34 от 23.05.2017;
О ненадлежащем качестве услуг по договору №45 от 26.06.2017;
О задержке поставки по договору №56 от 01.07.2017.
Не стоит обозначать тему претензии как «Претензия».
Заголовок письма. Он может быть кратким - ПРЕТЕНЗИЯ. Обратите внимание, что этот заголовок обязательно должен фигурировать в письме. Не стоит начинать сразу с обращения к руководителю. Почему это важно? Дело в том, что такой заголовок даст основания рассматривать это письмо именно как претензию и соответствующим образом реагировать на нее согласно ГОСТу.
Преамбула и основная часть в претензии, как правило, совпадают.
Преамбула: «Направляем вам претензию в отношении…; Выражаем претензию в связи…; Предъявляем претензию по поводу…» и в этом же предложении дается изложение сути проблемы, т.е., основной части, в которой дается ссылка на документы, положения которых были нарушены.
В итоге, преамбула и основная часть будут выглядеть примерно так:
Направляем претензию по поводу поставки полиграфической продукции компании «Рекламные технологии» (рекламных буклетов), поставленных Вами 23.06.2017 по накладной №Н-885577 согласно договору№ 34-С. Из двух тысяч рекламных буклетов двести единиц оказались ненадлежащего качества: изображение на 38 странице не пропечатано полностью.
Резюме. В этой части письма излагаются ваши требования: возмещение убытков, поставка дополнительных экземпляров продукта - это зависит от условий договора. Можно, но не обязательно, сообщить о своем намерении отстаивать интересы в судебном порядке:
Убедительно просим возместить ущерб, причинный в результате несоблюдения условий договора, в размере 33 тысяч рублей. В случае отсутствия реакции с Вашей стороны мы будем стоять перед необходимостью защиты своих интересов в судебном порядке.
Приложение является обязательной частью данного вида писем . Копии всех документов, упоминаемых в тексте, накладные, чеки, акты, договоры должны быть приложены к тексту. Чем больше бумаг, подтверждающих вашу правоту, тем лучше. Разумеется, что не нужно прикладывать тексты законов, на которые есть ссылка в документе. Достаточно указать название закона, статьи и пункты.
Оформление приложение осуществляется стандартным образом:
Приложения:
Копия договора №34-С на поставку рекламных буклетов от 17.06.2017 на 3 л. в 1 экз.;
Копия накладной №Н-885577;
Копия платежного поручения№ 345 от 23.06.2017
и т.д.
Подпись. Ее должен поставить генеральный директор. Возможен вариант, что подписать документ может главный юрист организации, при условии, что его должность не ниже начальника отдела. В случае, если должность юриста окажется ниже или в штате вашей компании всего один юрист, то продемонстрировать его наличие можно, подписав письмо следующим образом:
Юрисконсульт высшей категории И.Я. Соломенный
Генеральный директор З.Г. Рукавишников.
Причины, по которым нужно продемонстрировать наличие в вашей компании юриста, очевидны.
Как отправить письмо-претензию
Письмо-претензия отправляется обычной почтой в бумажном виде. Это должен быть оригинал письма. Не следует пользоваться в данном случае факсом и электронной почтой. Еще лучше отвезти претензию лично и сдать в канцелярию.
Если вы отправляете претензию почтой, то сделать это нужно заказным письмом с уведомлением о вручении. Почтовое уведомление с подписью о получении станет знаком того, что документ доставлен.
Если вы доставляете претензию лично, то таким знаком станет входящий номер письма на экземпляре, который останется у вас.
Работник канцелярии или секретарь не имеет права не принять претензию на фирменном бланке с подписью генерального директора вашей организации. Иногда может возникнуть ситуация, что вам предложат оставить письмо, а зарегистрировать его позже в течение трех дней. Так поступать работники канцелярии могут только в случае приема претензии от физических лиц. В вашем случае следует настаивать на немедленной регистрации документа.
Образец претензии представлен ниже:
