Документные фонды библиотек и информационных служб. Столяров Ю.Н

Нажав на кнопку "Скачать архив", вы скачаете нужный вам файл совершенно бесплатно.
Перед скачиванием данного файла вспомните о тех хороших рефератах, контрольных, курсовых, дипломных работах, статьях и других документах, которые лежат невостребованными в вашем компьютере. Это ваш труд, он должен участвовать в развитии общества и приносить пользу людям. Найдите эти работы и отправьте в базу знаний.
Мы и все студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будем вам очень благодарны.

Чтобы скачать архив с документом, в поле, расположенное ниже, впишите пятизначное число и нажмите кнопку "Скачать архив"

Подобные документы

    Архивы Пушкинского Дома, представленные писателями, поэтами и учеными Пушкинской эпохи. Особенности работы с архивными фондами в 30-е годы ХХ века. Раритеты народной книжной культуры. Архивный фонд великого князя Константина Константиновича Романова.

    дипломная работа , добавлен 19.02.2014

    Состав и свойства информационных ресурсов. Государственная система научно-технической информации. Универсальные библиографические информационные ресурсы. Сводные каталоги. Общая характеристика и типология. Методика составления сводных каталогов.

    контрольная работа , добавлен 10.10.2008

    Задачи экспертизы ценности документов. Принципы отбора документов и критерии их оценки, система экспертных органов. Методика отбора документов на государственное хранение и оформление результатов экспертизы в учреждениях, нормативно-методические пособия.

    курсовая работа , добавлен 14.09.2009

    Особенности формирования библиотечно-информационной системы. Исследование национально-архитектурных школ в истории Азербайджана и деятельности современных архитектурных школ. Определение роли информационно-библиотечных ресурсов в научных разработках.

    статья , добавлен 31.08.2017

    Основополагающие принципы современного российского книгоиздания. Система информационных ресурсов по библиотечному делу, библиотековедению, библиографии и книговедению в издательствах высших учебных заведений России. Демократизации книжного дела.

    реферат , добавлен 03.09.2010

    Основные свойства телевидения как СМИ. Специфика информационно-аналитической программы "Главное" с Никой Стрижак на телеканале "Пятый". Роль ведущего, описание профессиональных качеств и имиджа Ники Стрижак. Жанровое своеобразие и тематика передачи.

    дипломная работа , добавлен 10.11.2017

    Информатизация как одно из важнейших направлений научно-технического прогресса, предмет и методы ее реализации. Критерии отбора документов. Аналитико-синтетическая обработка и переработка информации. Зарождение и этапы развития русской журналистики.

    курсовая работа , добавлен 23.06.2011

Понятие «библиотечный фонд». Основой работы любой библиотеки является фонд документов, или библиотечный фонд (от лат. fundus - основание). Фундаментом, фондом библиотеки служит собрание различных документов, подобранное в соответствии с ее профилем, задачами, интересами и запросами читателей, организованное определенным образом, хранимое длительное время для полного, качественного и оперативного использования. Именно фонду, собранию печатных и других материалов библиотека обязана своим названием (лат. biblion - книга, theke - хранилище) .

В фонде библиотеки находится вся та информация, за которой читатель обращается к ней. Да и само определение «читатель» понимается как абонент библиотеки, который получает информацию, читая книги, журналы, просматривая видеозаписи, прослушивая информацию с магнитной ленты или DVD диска и т. п., т. е. используя Библиотечный фонд (далее БФ) .

Воздействие БФ велико и многообразно. Он является источником научной, производственной, художественной, бытовой и иной информации, плодом труда лучших представителей литературы, науки, культуры. В фонде заложены информационные возможности для общего и профессионального образования, формирования всесторонне гармонически развитой личности, трудового, нравственного, эстетического воспитания, развития научных исследований и совершенствования производства. Наконец, фонд генерирует документы для отдыха читателей, для организации умного интересного досуга, развлечения и т. п.

Такие возможности делают БФ важной информационной базой не только для библиотеки, но и с ее помощью для других информационных, образовательных и воспитательных учреждений.

Разумеется, нельзя связывать значимость библиотеки лишь с ее фондом. Главным организатором фонда является библиотекарь. От него зависит, какая литература и документация будет в фонде, как она будет в нем размещена и отражена в справочно-поисковом аппарате. Именно библиотекарь привлекает абонентов, читателей к формированию фонда, определению его тематики, состава: без их участия в этом процессе создать оптимальный фонд нельзя. По существу, библиотекарь с помощью читателей закладывает в фонд те возможности, которые затем активно проявляются в работе библиотеки. И более того, библиотекарь как организатор спроса абонентов приводит фонд в движение, в действие .

БФ в прошлом далеко не всегда рассматривался как документная система, созданная для обслуживания читателей, преобладал так называемый накопительный, «книгохранилищный» уклон. Считалось, что основное назначение фонда библиотеки - сохранение произведений печати, а не организация широкого их использования. Против такого понимания функций библиотеки выступили многие библиотековеды мира. Да, библиотеки хранят литературу, но цель их - ее широкое использование. Именно этому подчинена деятельность современных библиотек по формированию их фондов. Хранение и использование БФ - не противоречащие друг другу, а взаимозависящие процессы. Хранение обеспечивает постоянное наличие в фонде нужных документов, а потому позволяет библиотеке полно удовлетворять запросы своих абонентов. Хранение создает высокую степень надежности фонда, оно не самоцель, а средство безотказного обслуживания читателей .

Библиотековедением опровергнута и другая точка зрения на БФ, согласно которой в нем должна быть лишь литература, пользующаяся спросом читателей. Задача фонда сводилась к удовлетворению интересов читателей. В таком случае ограничивался состав фонда, проявлялся «хвостизм» в библиотечном деле, т. е. стремление поставить фонд в полную зависимость от интересов читателей. Однако всегда есть часть читателей с неправильно сформированным мировоззрением, ограниченными запросами, и задача, библиотеки заключается не только в том, чтобы удовлетворить любые запросы, но и в том, чтобы ввести читателя в мир познания, осмысления, помочь его развитию, духовному обогащению. Именно эти задачи учитываются при создании фонда любой библиотеки.

Свойства библиотечного фонда. Свойство - это специфическая черта, характеристика предмета (в нашем случае фонда), которая обусловливает его различие или общность с другими предметами и обнаруживается в его отношении к ним. Рассмотрим главные свойства БФ, сочетание которых позволит получить о нем полное представление .

  • 1. БФ отражает мировой уровень науки, техники, художественного творчества народа, культуры и т. п. По существу, в литературе (и соответственно в фонде) сосредоточены опыт человечества, его знания, вся информация, добытая им. Вспомним А. И. Герцена: «Книга - это духовное завещание одного поколения другому… Вся жизнь человечества последовательно оседала в книге: племена, люди, государства исчезали, а книга оставалась… Но в книге не одно прошедшее… она программа будущего». БФ вводит читателя в сокровищницу достижений человечества практически в любой области знания.
  • 2. БФ - это единое собрание множества документов. В БФ множество достигает больших, а в крупных библиотеках - огромных размеров. Для массовой библиотеки установлен норматив - не менее 2 тыс. книг, но объемы фонда со временем возрастают .

Свойство множественности документов создает высокую информационную емкость фонда, способствует многовариантному поиску и подбору абонентами документов для чтения в процессе использования фонда. Для библиотекаря же данное свойство определяет объем работы с фондом, повышает требование к созданию в фонде такого множества документов, которое полно выражает назначение библиотеки, информационные потребности ее абонентов. Для оценки качества фонда и его оптимизации библиотекарь начинает широко использовать методы математической теории множеств, требующей от него определенной математической подготовки.

3. БФ - это совокупность документов, в которой все они взаимосвязаны, взаимозависимы, дополняют друг друга, представляют фонд как единое целое, т. е. это система. Объединяющим для них является характер функций библиотеки, единство тематики. К тому же все профильные документы, введенные в фонд в разное время, отражают систему связей и закономерностей в поступательном развитии науки, техники, отраслей, профессий, культуры, литературы и т. д. Фонд - не случайное скопление книг, журналов и других изданий, а продуманное их собирание .

В каждом фонде библиотеки существует свое пропорциональное соотношение массивов документов по тематике, типу, читательскому назначению и возрасту. В последнее время массовые библиотеки переходят от этого жесткого норматива в отраслевой структуре БФ к свободному его образованию в зависимости от типа библиотеки, содержания внешних документных потоков, запросов абонентов. Видимо, данное процентное соотношение отраслевых разделов фонда массовой библиотеки будет со временем меняться, и это закономерный процесс развития БФ как системы.

Свойство системности отражается в модели БФ.

4. Фонд любой библиотеки - это концентрат веками собираемой информации, заложенной в различных документах, или, по образному выражению М. Шагинян, «концентрат спрессованного времени».

В практике формирования БФ концентрация информации в нем осуществляется двумя путями:

Первый из них - это отбор и приобретение в фонд отдельной библиотеки из огромного массива документов, имеющихся в мире (документного потока), наиболее ценных с точки зрения развития науки и культуры, функций, задач и профиля библиотеки, содержащих информацию в наиболее сжатой, компактной форме. Отбор позволяет фонду иметь минимальный физический объем и сохранять полноту нужной информации .

Второй путь - особый метод построения фонда, состоящего из двух частей - ядра и сферы.

Ядро библиотечного фонда - это необходимый минимум документов, полностью отражающий функции, профиль, тип данной библиотеки. Сюда входят самые значительные издания, пользующиеся постоянным спросом читателей: труды классиков литературы, искусства, науки, техники, обобщающие, обзорные работы, справочники, словари и т. п. Ядро является стабильной частью фонда, обладает внутренней динамикой, постоянно пополняется. Оно, как фундамент, держит весь фонд, и разрушение его приводит, как правило, к ликвидации фонда, превращает его в бессистемную массу документов .

Сфера БФ дополняет ядро и содержит литературу активного, но непродолжительного спроса. Узкие временные рамки использования - основной критерий принадлежности документов к сфере. Сфера является и источником пополнения ядра: наиболее ценные, выдержавшие проверку спросом читателей в сфере фонда документы переводятся со временем (через 3-4 года) в ядро. Из сферы периодически исключаются (выводятся из фонда) устаревшие, непрофильные и другие документы .

Необходимо заметить, что в фонде любой библиотеки профильная информация не только сосредоточена в специальных изданиях. Она содержится и в других документах, составляющих фонд: сборниках статей, книгах, посвященных общим вопросам и охватывающих тему в общих или иных планах. Библиотекарям и читателям приходится искать нужную информацию по узко-специальной теме, проблеме в разных документах фонда. Облегчить поиск помогают рациональная расстановка документов на библиотечных полках и каталоги, особенно предметные и систематические, в которых группируются документы по сходным темам.

5. В фонде любой библиотеки отражены ее социальные функции и профиль, они определяют подбор документов, тематические, видовые и другие границы фонда, степень наполнения его документами и т. п. Иными словами, функции и профиль библиотеки первичны, ее фонд вторичен .

Функции БФ - это система задач, определяемая его возможностями как информационного массива. В связи с тем, что фонды библиотек различных типов имеют разное целевое назначение и специфически проявляют общие фондовые свойства, они имеют как общие, так и типологические, более того - индивидуальные функции .

Современные функции БФ разбиты на две группы: социальные и технологические (организационные). Первые, как правило, определяют место БФ в системе духовного и материального развития общества, вторые - структуру деятельности библиотеки, ее основные рабочие процессы по производству фондов, их последовательность, взаимосвязь, способы реализации.

Важнейшие социальные функции библиотеки - быть памятью человечества, формировать у читателей широкое мировоззрение, лучшие нравственные качества, содействовать общему и профессиональному образованию, развитию всех отраслей науки, производства, культуры. Эти функции характерны для фондов всех библиотек, хотя в каждой проявляются специфично.

На основе их сложились такие характеристики фонда , как актуальность, информативность, новизна и др. Массовая библиотека имеет еще и особую социальную функцию: быть организатором умного досуга, центром рекреации, т. е. восстановления духовных, физических сил человека после трудового дня. Именно поэтому в фондах массовых библиотек широко представлена литература научно-популярная, приключенческая, детективная, научно-фантастическая и др.

Профиль библиотеки обусловлен ее общими функциями, в нем отражены тематика и интенсивность запросов читателей, социальный и экономический профиль обслуживаемой зоны (т. е. территориальные условия) и т. п.

В результате влияния на фонд специфических функций, задач и профиля каждый конкретный БФ приобретает черты, отличающие его от фондов других библиотек, становится единственным в своем роде, уникальным. Такой эффект Л. Б. Хавкина назвала принципом индивидуализации фонда. Вместе с тем фонд сохраняет общие, типичные для всех библиотек региона или отрасли черты.

В библиотечном фондоведении в связи с этим сложились два критерия, характеризующие состав фонда любой библиотеки: типовая часть фонда (одни и те же книги, журналы и другие документы во всех библиотеках родственного типа); местная часть фонда (документы, тематика которых связана с региональными, отраслевыми особенностями зоны, обслуживаемой библиотекой). Индивидуализация фонда любой библиотеки - это наличие и сочетание в нем общего и специфического, что делает фонд отдельной библиотеки неповторимой и неотъемлемой частью единой системы библиотечного фонда страны.

Этой закономерности не подчиняются фонды деловых библиотек предпринимательских фирм, концернов, ассоциаций и т. п.; главную свою задачу они видят в том, чтобы иметь предельно полно документы лишь по профилю деятельности своих предприятий в целях развития дела, экономической и коммерческой выгоды, успеха в соперничестве с конкурентом. Как правило, такие фонды используются ограниченно.

Из всего сказанного можно сделать вывод, что между фондом, с одной стороны, библиотекой и обслуживаемой средой, с другой, существует прямая связь, содействующая оптимизации состава фонда. Индивидуальный фонд библиотеки - это, по существу, фонд, вобравший в себя и отразивший в себе многообразие внешних и внутренних факторов, воздействий, объединение которых обусловило черты, отличающие его от фондов других библиотек. Осуществление подобной связи Ю. В. Григорьев назвал принципом соответствия .

Возникает и обратная связь, когда фонд при включении в него и использовании документов, несущих информацию, влияет на развитие функций библиотеки, на окружающую среду (через читателей).

Так, например, известно, что специальная научно-техническая библиотека (НТБ) научно-исследовательского института имеет главную функцию - дать его работникам полную информацию для решения конкретной научной проблемы. Никакие другие цели (воспитание, образование, педагогическое воздействие на абонентов библиотеки) НТБ не ставит. Однако любой информационный источник по технике (книга, журнал и т. п.) обладает определенным педагогическим образовательным зарядом, и библиотека, собирая их в фонде, исполняет и педагогические функции. Эта попутно возникающая в фонде деятельность обогащает функциональную программу НТБ. Фонд становится не только объектом, где отражаются все социальные функции библиотеки, но и субъектом развития функций в библиотеке .

Фонды библиотек представляют собой динамичные системы. Динамика их обеспечивается введением новых документов в фонд и исключением из фонда изданий, потерявших информационную ценность, постоянным перемещением документов среди читателей.

Движение фонда в результате ввода-исключения документов называется сквозным , в результате выдачи-возвращения читателями документов - кольцевым . Сквозное и кольцевое движения связаны прямой зависимостью: чем чаще обновляется фонд, тем интенсивнее он используется. В результате через определенное время происходит обновление этих фондов. Наиболее активное сквозное движение характерно для фондов массовых и низовых специальных библиотек, фонд массовой библиотеки обновляется почти полностью через 20-25 лет (фонды филиалов центральной библиотечной системы - быстрее), технической библиотеки - через 15-20 лет, а для интенсивно развивающихся отраслей производства этот период еще меньше. В фондах научных библиотек с функциями длительного или вечного архивного хранения документов такое движение крайне медленно и соответственно низка скорость кольцевого движения .

В связи с этим возникло мнение, что фонд следует рассматривать не только как динамическую, но и как статическую систему . Между тем смысл существования любого информационного фонда, в том числе библиотечного, - в движении. Только скорость его может быть либо высокой (книга выдается читателям часто), либо низкой (книга выдается редко - раз в год, 10-летие, 100-летие). Постоянное обновление, использование, изменение фонда не нарушают его внутреннее единство, а, наоборот, повышают его качество, нужно лишь умело управлять динамикой фонда.

БФ со временем стареют, и требуется введение документов, несущих новую информацию. Период старения документов зависит от многих причин, прежде всего от степени развития культуры, науки, техники, производства, появления новой информации (документов), которая вытесняет (отрицает) предыдущую.

Основным критерием возрастной оценки документа является читательский спрос на него. Если фонд не обновляется несколько лет, он может полностью устареть, т. е. потерять читательский спрос. Поэтому важнейшим условием функционирования фонда является оперативное введение в него новейших материалов и организация их использования.

Старение документов ведет к появлению в фонде так называемого информационного шума, т. е. к увеличению числа документов, мешающих вести поиск нужной информации, повышающих стоимость хранения фонда и т. п. Поскольку старение присуще фондам всех библиотек, последние, как правило, несут из-за этого значительные расходы. С 1974 г. в сети научных библиотек создана система депозитарного хранения БФ. Все БФ страны сегодня делятся на две группы:

  • · Активные, собирающие документы интенсивного спроса. Малоспрашиваемые, устаревшие документы исключаются из таких фондов, они могут направляться в библиотеки-депозитарии или книгообменные фонды. Ядро фонда при этом сохраняется. Такими фондами обладают массовые, специальные низовые, учебные и другие библиотеки.
  • · Депозитарные фонды, хранящие по профилю полно все документы независимо от года издания и интенсивности спроса на них в данный период, хранят их вечно, в связи, с чем фонд приобретает функции государственного архивного хранения документов .

Основные свойства БФ позволяют раскрыть его сущность, главные характеристики, определяющие особенности его функционирования в библиотеке.

Однако свойства эти не проявляются сами по себе, их действие в процессе создания и использования фонда целенаправленно организуется библиотекарем. Поэтому работник библиотеки должен постоянно иметь четкое представление о свойствах фонда своей библиотеки, их развитии, усилении или ослаблении их влияния в конкретный период и в будущем.

Документный фонд в системе библиотеки/ информационной службы.

Связи взаимодействия (структурные связи) - это взаимосвязи между подфондами. Οʜᴎ образуют относительно жесткую конструкцию фонда, которая отражает соотношение или соподчинœенность между группами документов, которая принято называть струк­турой документного фонда.

Первоэлементом документного фонда, т. е. его элементарным неделимым компонентом, является документ.

Для первоначального формирования документный фонд чер­пает материал из других документных подсистем:

‣‣‣ из существующих рядом документных систем. В обществе созданы специальные документные системы, предназна­ченные для распространения документов, - издательства и книготорговые организации, обменные фонды и пр.
Размещено на реф.рф
Кро­ме того, возможен обмен документами между различными документными фондами или дарение документов из лич­ных собраний и т. п.;

‣‣‣ из предшествующих систем. Такая ситуация возникает, в случае если фонд формируется на базе передачи в него не от­дельных документов, а целых законченных собраний до­кументов. К примеру, во многих университетах сохраня­ется традиция передавать в университетскую библиотеку личные библиотеки и архивы профессоров после их кон­чины. Вместе с тем, при закрытии библиотек или иных ин­формационных учреждений их документные фонды пере­даются в другие, действующие библиотеки или информа­ционные службы;

‣‣‣ из несистемных документных образований, т. е. из неупоря­доченных совокупностей документов. Музейные работни­ки иногда находят антикварные предметы на свалках. В трудные 1990-е гᴦ. библиотеки открывали на своей базе пункты приема от населœения макулатуры, отыскивая ино­гда среди печатных изданий, сданных в утиль, ценные до­кументы для пополнения своих фондов.

Выбор источников получения документов для первоначаль­ного собирания фонда зависит, прежде всœего, от профиля созда­ваемого фонда.

Документы, которые принадлежали разным системам, пока еще разрознены. Полученная в результате совокупность доку­ментов еще не является фондом, поскольку между документами пока не установились взаимосвязи, превращающие их в целост­ную систему.

В каждой системе устанавливаются три вида взаимосвязей, которые и обеспечивают единство и устойчивость системы. Ха­рактерны они и для документного фонда.

Связи взаимодополнения являются необходимым минимумом, достаточным для возникновения системного единства фонда. Суть их состоит в том, что каждый документ, входящий в фонд, привносит какую-то новую информацию по профилю фонда и тем самым дополняет другие. В этом случае простая совокупность документов переходит на новый качественный уровень полноты представления знания, накопленного человечеством.

Связи противодействия обеспечивают развитие фонда в соот­ветствии с диалектическим законом единства и борьбы проти­воположностей. Все документы и подфонды неизбежно вступа­ют в противоречие друг с другом. К примеру, новый документ, содержащий новую, более современную информацию отрицает уже имеющийся, ставит вопрос о крайне важно сти хранения уста­ревшего, что приводит к его списанию, а в результате происходит обновление документного фонда. Появление электронных вер­сий журналов заставляет задуматься о крайне важно сти подписки на периодику в ее традиционном виде.

Итак, для превращения документов в документный фонд не­обходимо установление разнообразных системных связей, обес­печивающих единство и развитие нового документного собрания. Каждый из видов взаимосвязей решает свою задачу. Так, связи взаимодополнения обеспечивают фонду способность полно удов­летворять поступающие информационные запросы по его про­филю. Структурные взаимосвязи, упорядочивая документы в фонде и обеспечивая взаимодействие между подфондами, спо­собствуют повышению оперативности удовлетворения запросов. Связи противодействия обеспечивают развитие документного фонда, вынуждают его обновляться, гибко реагировать на изме­нившиеся условия и соответствовать актуальным требованиям потребителœей.

Как известно, движущей силой развития всœегда служат про­тиворечия, преодоление и разрешение которых и выводит сис­тему на новый качественный уровень. Для документных фондов наиболее значимыми являются следующие противоречия:

противоречие между сохранностью и использованием доку­ментов из фонда. Поскольку при частом использовании документы быстро изнашиваются, ветшают, фонд посте­пенно перестает качественно удовлетворять информаци­онные запросы и потому теряет свою востребованность. Важно заметить, что для сохранения документов на долгое время требует­ся ужесточение режимов использования: ограничение дос­тупа для большинства пользователœей, сокращение сроков выдачи или времени экспозиции документов и др.
Размещено на реф.рф
При этом снижение доступности документов противоречит целœево­му назначению документных фондов, ориентированных в первую очередь на удовлетворение информационных потребностей. Для преодоления этого противоречия вне­дряются различные технологии реставрации, консервации и копирования документов. Создание электронных копий документов обеспечивает удаленный доступ к документ­ным собраниям широких кругов потребителœей.

‣‣‣ противоречие между потребностью в обновлении документ­ного фонда и ресурсными ограничениями в его развитии. Для качественного удовлетворения запросов потребителœей ин­формации требуются всœе новые документы, доступ к сете­вым ресурсам. При этом финансовых ресурсов всœегда не хва­тает; ограниченные площади помещений сдерживают рост фондов; существует дефицит высококвалифицированных сотрудников и т. д. Преодоление данного противоречия требует усилий от руководителœей и специалистов библио­тек и информационных служб по привлечению инвестиций для формирования качественных информационных ресур­сов, по поиску более компактных форм документов, взаи­моиспользованию информационных ресурсов с другими держателями документных фондов, а также обучения и мотивирования сотрудников на постоянное профессио­нальное развитие, рационализации использования труда высококвалифицированных библиотечных/информаци­онных специалистов, освобождение их от рутинной, меха­нической работы и др.

‣‣‣ противоречие между рассеянием документов в пространст­ве и крайне важно стью их сосредоточения в документном фонде. Для того чтобы выявить необходимые документы по профилю, нужно найти информацию о том, где они были созданы, кто их распространяет, какие документы по профилю существуют в мире. Но такая информация тоже рассеяна и труднодоступна по разным причинам - язы­ковым, технологическим и др.
Размещено на реф.рф
Преодоление данного про­тиворечия ориентирует специалистов на постоянное сле­жение за состоянием рынка информационных ресурсов, выявление поставщиков документов, создание полноцен­ной системы источников информации о вновь появляю­щихся документах и т. п.

‣‣‣ противоречие между динамикой информационных потребностей и относительной консервативностью документного фонда, за­паздыванием в его обновлении. Информационные потреб­ности всœегда будут развиваться в опережающем режиме по отношению к информационным ресурсам. Документы и до­кументные ресурсы создаются в ответ на возникшую потреб­ность в какой-либо информации. По этой причине данное проти­воречие полностью преодолеть невозможно. Но задача про­фессионалов в области библиотечно-информационной деятельности - сократить время между появлением нового документа и его включением в состав информационных ре­сурсов, поскольку выявление вновь вышедших документов, их обработка и организация доступа к ним требуют временных и трудовых затрат. Средствами для разрешения этого проти­воречия являются внедрение сетевых технологий, рациональ­ная организация труда специалистов и корпоративные усилия по созданию распределœенных информационных ресурсов.

Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, в процессе осуществления своей деятельности библиотечный/информационный специалист вынужден посто­янно разрешать эти противоречия. Чем выше уровень их осозна­ния профессиональным сообществом, тем более целœенаправлен­но и эффективно осуществляется деятельность по формированию документного фонда и информационных ресурсов общества в целом.

В связи с этим становится актуальным формирование систе­мы управления документным фондом. В каждой информационной организации должен быть субъект - отдельное должностное лицо или подразделœение (отдел), в задачи которого входило бы развитие всœей системы ʼʼдокументный фондʼʼ, обеспечение его высокого качества, формирование эффективной структуры, кор­ректировка его связей с внешней средой. В музеях и архивах эти функции выполняет главный хранитель фонда. В библиотеках, к сожалению, пока нет такого субъекта: управленческие функции рассредоточены между разными сотрудниками, которые не всœе­гда успешно взаимодействуют друг с другом.

Итак, моносистемный подход к документному фонду помо­гает понять, как из разрозненных документов появляется каче­ственно новое целое - документный фонд, объясняет глубинные механизмы его развития, выявляет сущность возникающих про­блем в процессе его функционирования. Благодаря анализу внут­ренних взаимосвязей и закономерностей развития документно­го фонда управляющий субъект обретает возможность принимать обоснованные управленческие решения и оказывать целœенаправ­ленное влияние на всœе процессы, происходящие в документном фонде.

Полисистемный подход к документному фонду

В отличие от моносистемного подхода, полисистемный под­ход рассматривает документный фонд как часть многосистем­ного мира, как элемент более крупных систем. С точки зрения полисистемного подхода, всœе объекты действительности явля­ются подсистемами каких-либо макросистем разного порядка, которые в свою очередь входят в качестве составной части в еще более крупные системы, образуя сложную иерархию. Функции, которые выполняет документный фонд как компонент различных макросистем, определяют его состав, структуру и развитие. По­лисистемный взгляд на документный фонд дает многомерное его понимание, представление его в разных системах координат исходя из того, с точки зрения какой из макросистем он рас­сматривается, а также позволяет видеть и анализировать не толь­ко его внутренние, но и внешние взаимосвязи. Иными словами, часть - документный фонд - познается, опираясь на знание общего, через закономерности, характерные для более широкой системы, в которую он входит.

Документный фонд можно рассматривать как необходимую составную часть, по крайней мере, четырех макросистем:

1) системы информационной организации, к которой он от­носится;

2) системы документных коммуникаций;

3) системы социальных коммуникаций;

4) мирового информационного пространства.

Впервые документный фонд как подсистему библиотеки рас­смотрел Ю. Н. Столяров в монографии ʼʼБиблиотека: структурно-функциональный подходʼʼ. По аналогии можно рассматривать документный фонд в системе других информационных органи­заций.

С системной точки зрения, информационная организация включает в себя пять обязательных подсистем, тесно взаимосвя­занных между собой и потому взаимовлияющих на состояние друг друга и определяющих функционирование информационной ор­ганизации в целом. Помимо документного фонда, подсистемами информационной организации являются:

‣‣‣ пользователи - потребители, носители профильных ин­формационных потребностей, которые они облекают в форму запросов на информацию, содержащуюся в до­кументном фонде. Ради удовлетворения их информаци­онных потребностей и создаются информационные орга­низации;

‣‣‣ персонал - сотрудники информационной организации, которые осуществляют информационную деятельность, в т.ч. формируют документный фонд, производят и предоставляют пользователям информационные продукты и услуги;

‣‣‣ материально-техническая база информационной органи­зации - это производственная среда и средства информа­ционной деятельности: здания/помещения, их техническое оснащение, коммуникации, программное обеспечение, оборудование, мебель и т. п., а также финансовые средст­ва, необходимые для поддержания функционирования информационной организации;

‣‣‣ справочно-поисковый аппарат ( СПА), который представлен в виде каталогов, картотек, баз данных и иных поисковых систем, обеспечивающих удобный поиск документов и информации в документном фонде.

Как видим, документный фонд выступает здесь как самостоя­тельная и равноправная подсистема информационной органи­зации, которая зависит от состояния и функционирования дру­гих подсистем и в свою очередь сама влияет на них. Его основное назначение в этой системе - быть информационным ресурсом для производства информационных продуктов и услуг с целью удовлетворения запросов пользователœей.

Документный фонд в системе библиотеки/ информационной службы. - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Документный фонд в системе библиотеки/ информационной службы." 2017, 2018.

Связи взаимодействия (структурные связи) - это взаимосвязи между подфондами. Они образуют относительно жесткую конструкцию фонда, которая отражает соотношение или соподчиненность между группами документов, которая называется струк­турой документного фонда.

Первоэлементом документного фонда, т. е. его элементарным неделимым компонентом, является документ.

Для первоначального формирования документный фонд чер­пает материал из других документных подсистем:

Из существующих рядом документных систем. В обществе созданы специальные документные системы, предназна­ченные для распространения документов, - издательства и книготорговые организации, обменные фонды и пр. Кро­ме того, возможен обмен документами между различными документными фондами или дарение документов из лич­ных собраний и т. п.;

Из предшествующих систем. Такая ситуация возникает, если фонд формируется на основе передачи в него не от­дельных документов, а целых законченных собраний до­кументов. Например, во многих университетах сохраня­ется традиция передавать в университетскую библиотеку личные библиотеки и архивы профессоров после их кон­чины. Кроме того, при закрытии библиотек или иных ин­формационных учреждений их документные фонды пере­даются в другие, действующие библиотеки или информа­ционные службы;

Из несистемных документных образований, т. е. из неупоря­доченных совокупностей документов. Музейные работни­ки иногда находят антикварные предметы на свалках. В трудные 1990-е гг. библиотеки открывали на своей базе пункты приема от населения макулатуры, отыскивая ино­гда среди печатных изданий, сданных в утиль, ценные до­кументы для пополнения своих фондов.

Выбор источников получения документов для первоначаль­ного собирания фонда зависит, прежде всего, от профиля созда­ваемого фонда.

Документы, которые принадлежали разным системам, пока еще разрознены. Полученная в результате совокупность доку­ментов еще не является фондом, поскольку между документами пока не установились взаимосвязи, превращающие их в целост­ную систему.

В каждой системе устанавливаются три вида взаимосвязей, которые и обеспечивают единство и устойчивость системы. Ха­рактерны они и для документного фонда.

Связи взаимодополнения являются необходимым минимумом, достаточным для возникновения системного единства фонда. Суть их состоит в том, что каждый документ, входящий в фонд, привносит какую-то новую информацию по профилю фонда и тем самым дополняет другие. В этом случае простая совокупность документов переходит на новый качественный уровень полноты представления знания, накопленного человечеством.


Связи противодействия обеспечивают развитие фонда в соот­ветствии с диалектическим законом единства и борьбы проти­воположностей. Все документы и подфонды неизбежно вступа­ют в противоречие друг с другом. Например, новый документ, содержащий новую, более современную информацию отрицает уже имеющийся, ставит вопрос о необходимости хранения уста­ревшего, что приводит к его списанию, а в результате происходит обновление документного фонда. Появление электронных вер­сий журналов заставляет задуматься о необходимости подписки на периодику в ее традиционном виде.

Итак, для превращения документов в документный фонд не­обходимо установление разнообразных системных связей, обес­печивающих единство и развитие нового документного собрания. Каждый из видов взаимосвязей решает свою задачу. Так, связи взаимодополнения обеспечивают фонду способность полно удов­летворять поступающие информационные запросы по его про­филю. Структурные взаимосвязи, упорядочивая документы в фонде и обеспечивая взаимодействие между подфондами, спо­собствуют повышению оперативности удовлетворения запросов. Связи противодействия обеспечивают развитие документного фонда, вынуждают его обновляться, гибко реагировать на изме­нившиеся условия и соответствовать актуальным требованиям потребителей.

Как известно, движущей силой развития всегда служат про­тиворечия, преодоление и разрешение которых и выводит сис­тему на новый качественный уровень. Для документных фондов наиболее значимыми являются следующие противоречия:

противоречие между сохранностью и использованием доку­ментов из фонда. Поскольку при частом использовании документы быстро изнашиваются, ветшают, фонд посте­пенно перестает качественно удовлетворять информаци­онные запросы и потому теряет свою востребованность. Для сохранения документов на длительное время требует­ся ужесточение режимов использования: ограничение дос­тупа для большинства пользователей, сокращение сроков выдачи или времени экспозиции документов и др. Однако снижение доступности документов противоречит целево­му назначению документных фондов, ориентированных в первую очередь на удовлетворение информационных потребностей. Для преодоления этого противоречия вне­дряются различные технологии реставрации, консервации и копирования документов. Создание электронных копий документов обеспечивает удаленный доступ к документ­ным собраниям широких кругов потребителей.

противоречие между потребностью в обновлении документ­ного фонда и ресурсными ограничениями в его развитии. Для качественного удовлетворения запросов потребителей ин­формации требуются все новые документы, доступ к сете­вым ресурсам. Однако финансовых ресурсов всегда не хва­тает; ограниченные площади помещений сдерживают рост фондов; существует дефицит высококвалифицированных сотрудников и т. д. Преодоление данного противоречия требует усилий от руководителей и специалистов библио­тек и информационных служб по привлечению инвестиций для формирования качественных информационных ресур­сов, по поиску более компактных форм документов, взаи­моиспользованию информационных ресурсов с другими держателями документных фондов, а также обучения и мотивирования сотрудников на постоянное профессио­нальное развитие, рационализации использования труда высококвалифицированных библиотечных/информаци­онных специалистов, освобождение их от рутинной, меха­нической работы и др.

противоречие между рассеянием документов в пространст­ве и необходимостью их сосредоточения в документном фонде. Для того чтобы выявить необходимые документы по профилю, нужно найти информацию о том, где они были созданы, кто их распространяет, какие документы по профилю существуют в мире. Но такая информация тоже рассеяна и труднодоступна по разным причинам - язы­ковым, технологическим и др. Преодоление данного про­тиворечия ориентирует специалистов на постоянное сле­жение за состоянием рынка информационных ресурсов, выявление поставщиков документов, создание полноцен­ной системы источников информации о вновь появляю­щихся документах и т. п.

противоречие между динамикой информационных потребностей и относительной консервативностью документного фонда, за­паздыванием в его обновлении. Информационные потреб­ности всегда будут развиваться в опережающем режиме по отношению к информационным ресурсам. Документы и до­кументные ресурсы создаются в ответ на возникшую потреб­ность в той или иной информации. Поэтому данное проти­воречие полностью преодолеть невозможно. Но задача про­фессионалов в области библиотечно-информационной деятельности - сократить время между появлением нового документа и его включением в состав информационных ре­сурсов, поскольку выявление вновь вышедших документов, их обработка и организация доступа к ним требуют временных и трудовых затрат. Средствами для разрешения этого проти­воречия являются внедрение сетевых технологий, рациональ­ная организация труда специалистов и корпоративные усилия по созданию распределенных информационных ресурсов.

Таким образом, в процессе осуществления своей деятельности библиотечный/информационный специалист вынужден посто­янно разрешать эти противоречия. Чем выше уровень их осозна­ния профессиональным сообществом, тем более целенаправлен­но и эффективно осуществляется деятельность по формированию документного фонда и информационных ресурсов общества в целом.

В связи с этим становится актуальным формирование систе­мы управления документным фондом. В каждой информационной организации должен быть субъект - отдельное должностное лицо или подразделение (отдел), в задачи которого входило бы развитие всей системы «документный фонд», обеспечение его высокого качества, формирование эффективной структуры, кор­ректировка его связей с внешней средой. В музеях и архивах эти функции выполняет главный хранитель фонда. В библиотеках, к сожалению, пока нет такого субъекта: управленческие функции рассредоточены между разными сотрудниками, которые не все­гда успешно взаимодействуют друг с другом.

Итак, моносистемный подход к документному фонду помо­гает понять, как из разрозненных документов появляется каче­ственно новое целое - документный фонд, объясняет глубинные механизмы его развития, выявляет сущность возникающих про­блем в процессе его функционирования. Благодаря анализу внут­ренних взаимосвязей и закономерностей развития документно­го фонда управляющий субъект обретает возможность принимать обоснованные управленческие решения и оказывать целенаправ­ленное влияние на все процессы, происходящие в документном фонде.

Полисистемный подход к документному фонду

В отличие от моносистемного подхода, полисистемный под­ход рассматривает документный фонд как часть многосистем­ного мира, как элемент более крупных систем. С точки зрения полисистемного подхода, все объекты действительности явля­ются подсистемами каких-либо макросистем разного порядка, которые в свою очередь входят в качестве составной части в еще более крупные системы, образуя сложную иерархию. Функции, которые выполняет документный фонд как компонент различных макросистем, определяют его состав, структуру и развитие. По­лисистемный взгляд на документный фонд дает многомерное его понимание, представление его в разных системах координат в зависимости от того, с точки зрения какой из макросистем он рас­сматривается, а также позволяет видеть и анализировать не толь­ко его внутренние, но и внешние взаимосвязи. Иными словами, часть - документный фонд - познается, опираясь на знание общего, через закономерности, характерные для более широкой системы, в которую он входит.

Документный фонд можно рассматривать как необходимую составную часть, по крайней мере, четырех макросистем:

1) системы информационной организации, к которой он от­носится;

2) системы документных коммуникаций;

3) системы социальных коммуникаций;

4) мирового информационного пространства.

Впервые документный фонд как подсистему библиотеки рас­смотрел Ю. Н. Столяров в монографии «Библиотека: структурно-функциональный подход». По аналогии можно рассматривать документный фонд в системе других информационных органи­заций.

С системной точки зрения, информационная организация включает в себя пять обязательных подсистем, тесно взаимосвя­занных между собой и потому взаимовлияющих на состояние друг друга и определяющих функционирование информационной ор­ганизации в целом. Помимо документного фонда, подсистемами информационной организации являются:

пользователи - потребители, носители профильных ин­формационных потребностей, которые они облекают в форму запросов на информацию, содержащуюся в до­кументном фонде. Ради удовлетворения их информаци­онных потребностей и создаются информационные орга­низации;

персонал - сотрудники информационной организации, которые осуществляют информационную деятельность, в том числе формируют документный фонд, производят и предоставляют пользователям информационные продукты и услуги;

материально-техническая база информационной органи­зации - это производственная среда и средства информа­ционной деятельности: здания/помещения, их техническое оснащение, коммуникации, программное обеспечение, оборудование, мебель и т. п., а также финансовые средст­ва, необходимые для поддержания функционирования информационной организации;

справочно-поисковый аппарат ( СПА), который представлен в виде каталогов, картотек, баз данных и иных поисковых систем, обеспечивающих удобный поиск документов и информации в документном фонде.

Как видим, документный фонд выступает здесь как самостоя­тельная и равноправная подсистема информационной органи­зации, которая зависит от состояния и функционирования дру­гих подсистем и в свою очередь сама влияет на них. Его основное назначение в этой системе - быть информационным ресурсом для производства информационных продуктов и услуг с целью удовлетворения запросов пользователей.