Самые распространенные ошибки кассира
Итак, самыми распространенными ошибками, которые совершают кассиры при работе на КСА, являются:
Неверно сформированный чек (на большую сумму, чем следует);
Снятие сменного отчета с неверной датой;
Неправильное оформление записей в книге кассира-операциониста;
Не оформление купли-продажи через КСА (не пробивание чека).
1.Неверно сформированный чек (на большую сумму, чем следует)
Продавец-кассир магазина «Ткани», рассчитываясь с покупателем, вместо 1 метра 85 см ткани ввела в кассу число 185 и умножила на цену 1 метра ткани. Не глядя на индикатор кассира, где высвечивается сумма покупки, закрыла чек. А когда увидела чек, - было уже поздно: вместоруб. по кассе прошли 1 млн 850 тыс. руб.
Что делать кассиру, если чек пробит на большую сумму?
1. Выполнить операцию «аннулирование чека» (ход выполнения этой операции подробно описан в руководстве по эксплуатации КСА).
2. Сформировать правильный чек и выдать его покупателю.
3. Заполнить реестр ошибочно сформированных чеков (далее - реестр).
4. К реестру приложить ошибочный чек.
5. Сообщить о случившемся ИП и написать объяснительную записку на его имя, в которой кратко и четко изложить ситуацию, указать дату, заводской номер КСА, номер чека, сумму, ошибочно проведенную по кассе.
6. Сделать соответствующую запись в графе 7 «Возвращено денежных сумм покупателям (потребителям) по неиспользованным кассовым чекам» книги кассира-операциониста.
Чего не следует делать кассиру, если чек пробит на большую сумму?
Не пытаться использовать (погашать) ошибочно сформированный чек в течение рабочего дня (смены). Данный запрет содержится в пункте 15 Инструкции о порядке использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, утвержденной постановлением МНС, с изм. и доп. (далее - Инструкция № 000).
Что делать ИП, если его кассир пробил чек с ошибкой?
1. Взять у кассира объяснительную записку.
2. Составить акт на основании объяснительной записки (нормативные документы этого не требуют, но практика показывает, что следует поступить именно таким образом), в котором нужно указать те же данные, что кассир укажет в своей объяснительной записке.
3. Если чек оформлен на большую сумму (как в данной ситуации), ЦТО рекомендуют поставить в известность о случившемся налоговую инспекцию (позвонить своему налоговому инспектору).
4. Проконтролировать кассира, который должен заполнить реестр и приложить к нему ошибочный чек.
5. Все бумаги (реестр, чек, объяснительную записку кассира, акт) вложить в книгу кассира-операциониста. Эти документы пригодятся в случае налоговой проверки: на их основании ошибочную сумму вычтут из налогооблагаемой базы по подоходному налогу.
Информацию из реестров, оформленных в течение квартала, использовать при заполнении графы 8 «Ошибочно принято денежных средств, в том числе по каждому кассовому суммирующему аппарату, специальной компьютерной системе, билетопечатающей машине, таксометру с указанием их заводского номера, даты составления ошибочно сформированных чеков» отчета о суммах наличных денежных средств, принятых с использованием КСА. Речь идет о квартальном отчете в налоговую инспекцию по форме, установленной Инструкцией № 000, которую должны представлять ИП, использующие КСА и СКС (за исключением ИП -плательщиков единого налога).
Алгоритм действий
Ввод КСА в эксплуатацию и регистрация
1-й шаг : заключить договор с центром технического обслуживания (ЦТО), имеющим сертификат на право ремонта и технического обслуживания данной модели КСА (согласно пункту 3 постановления Совмина и Нацбанка /1 эксплуатация КСА без договора запрещена).
2-й шаг : узнать в ИМНС по месту регистрации, в какой день они готовы зарегистрировать КСА. На этот же день договориться с ЦТО о выполнении работ по вводу КСА в эксплуатацию. Налоговые инспекторы обычно требуют, чтобы регистрация КСА производилась в день, когда ИП получает документы в ЦТО.
3-й шаг : в назначенный день получить в ЦТО документы для регистрации (акт ввода КСА в эксплуатацию, акт о снятии показаний контрольных и накапливающих денежных счетчиков, список КСА, находящихся в эксплуатации у ИП) и зарегистрировать КСА (ИП - плательщики подоходного налога регистрируют также книгу кассира-операциониста) в налоговой инспекции.
Заметим, что при регистрации КСА налоговые инспекции не требуют предъявлять удостоверение кассира - документ, дающей право работать на данной модели КСА. Этот документ потребуется позже, в ходе проверок по соблюдению ИП правил эксплуатации КСА. Его можно получить после прохождения обучения или в ЦТО, или после окончания специализированных учебных заведений.
На заметку
Согласно пункту 12 Инструкции № 000 КСА должны быть установлены в местах, доступных для визуального просмотра покупателем (потребителем) информации индикатора покупателя (если КСА имеют такой индикатор в соответствии с государственным стандартом Республики Беларусь), отображающего сумму, проведенную по КСА. КСА, не имеющие индикатора покупателя, устанавливаются таким образом, чтобы обеспечивался визуальный просмотр самого аппарата, системы.
Прописные истины
Если кассир не закрыл чек (не нажал на клавишу «Итог»), у него есть возможность изменить, то есть сторнировать сумму последней покупки, убрав ее из чека нажатием соответствующей кнопки на аппарате. Данной операцией также можно воспользоваться в случае, если у покупателя не хватает денег оплатить все свои покупки.
Произвести операцию «сторно» можно на любом КСА. Главное - вовремя заметить допущенную ошибку и не торопиться нажимать клавишу «Итог». Нажав на клавишу «ПИ» («предварительный итог»), кассир до закрытия чека может проверить сумму, которую должен заплатить покупатель.
Надо взять за правило контролировать свои действия с помощью информации, высвечивающейся на индикаторе кассира, и только убедившись, что эта информация соответствует действительности, завершать формирование чека нажатием клавиши «Итог».
Сторнированные суммы КСА фиксируются в отчете закрытия смены (z-отчете).
2.Снятие сменного отчета с неверной датой
Кассир снял Z-отчет, не проверив по Х-отчету (отчет без обнуления денежных и операционных регистров КСА), правильно ли указаны дата и время данной операции. Дата сбилась, и соответственно КСА заблокировался.
Что делать кассиру, если КСА заблокировался?
Удостовериться, что сумма наличных денег в денежном ящике соответствует данным Z-отчета. Дополнительно можно свериться с контрольной лентой, на которой распечатываются все чеки за рабочую смену (с помощью калькулятора проверить итоговую сумму).
Если номер Z-отчета правильный, внести данные в книгу кассира-операциониста.
Сообщить ИП (можно сразу позвонить и в ЦТО) о случившемся.
На период ремонта КСА прием наличных денег производится с использованием первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых заносится в электронный банк данных : приходных кассовых ордеров формы КО-1, талонов формы 20-ФС, квитанций формы KB-1.
Что делать ИП, если КСА заблокировался?
1. Отвезти КСА в ЦТО либо вызвать представителя ЦТО на место (в зависимости от условий заключенного с ЦТО договора).
2. Сообщить по телефону в ИМНС о предстоящем ремонте блока фискальной памяти КСА. По окончании ремонта КСА в ИМНС представляются документы, подтверждающие выполнение ремонта.
3. Не позднее дня, следующего за днем начала работы отремонтированного КСА, сообщить в ИМНС данные о количестве использованных приходных кассовых ордеров, талонов или квитанций.
На заметку
Согласно СТБ «Аппараты кассовые суммирующие и специальные компьютерные системы. Требования к техническому обслуживанию и ремонту» каждый ЦТО должен иметь резервный фонд КСА, которым ИП может воспользоваться в период ремонта вышедшего из строя аппарата. Условия выдачи резервного КСА предусматриваются в договоре с ЦТО. Некоторые ЦТО оказывают эту услугу бесплатно.
Прописные истины
Информация, содержащаяся в Х-отчете, соответствует информации в Z-отчете, но, в отличие от Z-отчета, она не записывается в фискальную память КСА. Х-отчет удобен тем, что в любое время кассир может себя проконтролировать.
В конце рабочего дня (смены), перед тем как формировать Z-отчет, кассир должен проверить, совпадают ли количество наличных денег в денежном ящике и сумма, указанная в Х-отчете. Затем следует проверить, соответствуют ли действительности время и дата, напечатанные на Х-отчете. В случае несоответствия хотя бы одного из этих показателей Z-отчет не снимается. Следующим шагом должно быть обращение в ЦТО. В отдельных случаях консультации по телефону будет достаточно, чтобы кассир самостоятельно справился с неполадкой.
Х-отчет также используется в спорных ситуациях для установления истины. К примеру, кассир говорит, что получил от покупатыс. руб., а покупатель утверждает, что дал 50 тыс. руб. Кассир может снять Х-отчет и показать, что, к примеру, с 8.00 до 10.00 пробито по кассе 200 тыс. руб. и в денежном ящике также присутствует эта сумма.
3.Неправильное оформление записей в книге кассира-операциониста
В книге кассира-операциониста сделана неправильная запись. (Данная ситуация не касается плательщиков единого налога, так как на сегодняшний день согласно пункту 9 Инструкции № 000 они освобождены от ведения книги кассира-операциониста).
Как внести исправления?
Строка полностью зачеркивается и переписывается на свободном месте (в связи с тем, что хронология записей в книге кассира-операциониста не должна быть нарушена, кассиру иногда приходится зачеркивать и переписывать довольно большие фрагменты). Исправление заверяется подписью кассира либо иного лица, уполномоченного осуществлять прием наличных денег.
Прописные истины
Записи в книге кассира-операциониста производятся ежедневно в хронологическом порядке, перьевой или шариковой ручкой, без помарок. В начале рабочего дня (смены) кассир записывает дату и показания накапливающих денежных счетчиков аппарата (денежные обороты) на начало рабочего дня (смены). Данные заверяются подписью ответственного лица (самого ИП или назначенного им работника, например, того же кассира). По окончании рабочего дня (смены) кассир заполняет остальные реквизиты, предусмотренные формой книги кассира-операциониста (пункт 9 Инструкции № 000).
4.Не оформление купли-продажи через КСА (не пробивание чека).
Кассир не пробил чек и соответственно не выдал его покупателю.
Это единственная ситуация, последствия которой могут стать с 1 ноября непоправимыми.
С 1 ноября 2005 года вступили в силу новые требования Декрета «О лицензировании отдельных видов деятельности » (в ред. от 01.01.2001), согласно которым в случае повторного (два и более раза в течение календарного года) нарушения лицензиатом установленного законодательством порядка приема наличных денег при реализации товаров (работ, услуг) и (или) использования КСА и (или) СКС лицензирующий орган будет обязан в двухнедельный срок принять решение об аннулировании лицензии на основании представления налогового или другого государственного органа, контролирующего в пределах своей компетенции соблюдение указанного порядка.
Проверки
Контроль за деятельностью ЦТО и их клиентов осуществляют подразделения Госстандарта, МНС, КГК. Кроме того, при ИМНС по г. Минску создана комиссия из представителей городской и районных налоговых инспекций, МНС, Госстандарта, НИИ ЭВМ, которая проверяет торговые объекты столицы (в том числе используя метод контрольной закупки). Проверяются наличие КСА, средств контроля (они должны быть установлены в определенных местах, согласованных с Госстандартом и МНС, серии и номера средств контроля должны соответствовать данным, указанным в формуляре (паспорте) КСА). Кроме того, проверяется наличие договора с ЦТО на техобслуживание и ремонт КСА, формуляра (паспорта) КСА, журнала учета технического обслуживания и ремонта (в котором сотрудник ЦТО должен ежемесячно делать отметки), удостоверения кассира.
Несоблюдение любого из этих требований будет трактоваться проверяющими как нарушение порядка использования КСА для приема наличных денег при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг), за которое предусмотрен штраф от 20 до 100 БВ (подпункт 1.10 Указа «О дополнительных мерах по регулированию экономических отношений», с изм. и доп.).
Правила не для всех
ИП - плательщики единого налога не должны вести книгу кассира-операциониста, в пункте продажи у них может не быть эксплуатационной документации на КСА, а также документов, подтверждающих выдачу кассиру, иному уполномоченному лицу перед началом рабочего дня (смены) наличных денег авансом для расходных операций в размере не более 5 БВ на один КСА (пункты 9, 10 и 11 Инструкции № 000).
Кроме того, плательщики единого налога не должны сдавать отчет о суммах наличных денежных средств, принятых с использованием кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров, и (или) денежных средств, снятых с банковских пластиковых карточек через эти аппараты, системы, машины, таксометры, при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг.
С 01.07.2017 многие продавцы обязаны применять онлайн-ККТ. Это сразу сказалось на количестве вопросов по теме. Особенно популярными стали вопросы об ошибках в чеках, возврате товаров и платежах напрямую на расчетный счет. Специалист ФНС отвечает на самые распространенные из них.
- Юлия Александровна, представим, что кассир ошибся при покупателе и тут же это увидел. К примеру, неверно указал форму расчета в чеке («Наличными» вместо «Электронными» или наоборот), или пробил 5000 руб. вместо 500 руб., или вбил в чек две единицы товара, хотя покупатель просил одну. Как быть?
Давайте рассмотрим на примере с неверной формой расчета, остальное - по аналогии.
Итак, покупатель внес наличные, а в чеке написано «Электронными».
Тогда кассиру следует пробить кассовый чек с признаком расчета «Возврат прихода», отображающий обратную операцию. В нем надо указать:
- те же данные, что и в первичном чеке, включая неверную форму расчета «Электронными»;
- в качестве дополнительного реквизита фискального документа - фискальный признак первичного чека с ошибкой.
Затем кассир выбивает новый чек с признаком расчета «Приход» и правильной формой расчета «Наличными». После кассир отдает покупателю чек с признаком расчета «Возврат прихода» и новый чек с признаком «Приход», где все указано правильно.
Забирать у покупателя первичный чек с ошибкой не обязательно.
- А как поступить, если покупатель пришел с ошибочным чеком в другой день?
Точно так же, порядок не меняется.
- Хорошо, еще одна ситуация: кассир обнаружил ошибку в конце смены, перед формированием отчета о ее закрытии.
Начнем с того, что ошибки, которые повлияли на сумму расчета, кассиру вряд ли дадут так просто исправить. Например, кассир пробил и взял с клиента 500 руб. вместо 5000 руб. То есть реальных денег в ящике ККТ меньше на 4500 руб., чем пробито за день. Как руководству понять: это ошибка в чеке или нечестность кассира? Тут в дело вмешивается кадровый вопрос, и не нам его обсуждать.
Если же ошибка в чеке на сумму не повлияла, исправить ее надо в том же порядке, который мы обговорили. То есть с помощью чека с признаком расчета «Возврат прихода» и нового чека с признаком «Приход», где вся информация правильная.
- Получается, чек коррекции, который упоминается в Законе № 54-ФЗ, при исправлении ошибок вообще не используют?
Используют в редких случаях, не в тех, которые мы рассмотрели.
Однако ФНС через портал regulation.gov.ru вынесла на общественное обсуждение проект поправок в Приказ № ММВ-7-20/229@ о дополнительных признаках фискальных документов. Если поправки примут, они коснутся и кассового чека коррекции. Что, в свою очередь, повлияет на сложившийся порядок исправления ошибок.
- Тогда для чего конкретно нужен чек коррекции?
Кассовый чек коррекции используют, когда продавец должен был применить ККТ, но не сделал это, что обнаружилось после ухода покупателя или при проверке ИФНС. Другой случай - первичный чек пробит, его данные записаны в фискальный накопитель, но по каким-то причинам не ушли оператору фискальных данных и дальше в налоговую инспекцию. Например, не было доступа в Интернет.
И вдруг еще и накопитель выходит из строя. Тогда после его экспертизы и извлечения данных продавец перенесет их в новый фискальный накопитель с помощью чека коррекции. А если восстановление данных невозможно, чек коррекции продавец сформирует на основе сопутствующей документации о величине выручки. Скажем, посчитает по кассовой книге.
- Хорошо, продавец исправил ошибку так, как вы предложили. Нужны ли ему дополнительные документы, помимо двух чеков?
С одной стороны, действующей редакцией Закона № 54-ФЗ это не предусмотрено. А с другой, любая ошибка в чеке - это административный проступок. Чтобы за него не оштрафовали, мало исправить чек, нужно еще сообщить об этом в налоговую инспекцию.
- Если позволите, перейдем к оформлению возврата товаров. Старая процедура зависела от того, когда покупатель решил вернуть товар - в день приобретения или после.
В первом случае деньги в обмен на товар отдавали из ящика ККТ. Чек у покупателя забирали и наклеивали на акт КМ-3. Во втором случае деньги выдавали строго из кассы по РКО на основании заявления и паспорта покупателя. Плюс выписывали накладную на возврат в двух экземплярах.
Каков порядок сейчас?
Теперь не важно, решил человек вернуть товар в день покупки или позже. Кассир принимает товар, выбивает чек с признаком расчета «Возврат прихода», где, помимо прочего, указывает наименование и количество возвращенного. После покупателю выдают этот чек и деньги из ящика ККТ.
В итоге отчет о закрытии смены в день возврата будет сформирован уже с учетом выданной суммы. Закон № 54-ФЗ не требует выписывать еще и РКО, если человек вернулся с товаром не в день покупки.
- Должен ли кассир забирать у покупателя первичный чек на возвращенный товар? Если да, что делать, когда в чеке 10 позиций, а покупатель вернул две?
По Закону о защите прав потребителей у человека вообще может не быть первичного чека. Но если он докажет, что купил товар именно здесь, продавец обязан принять покупку и вернуть деньги.
Поэтому не должен кассир забирать у покупателя чек на возвращенный товар. А значит, второй ваш вопрос отпадает сам собой. Кассир просто выбьет чек с признаком расчета «Возврат прихода» на две товарные позиции из 10 и отдаст деньги только за них.
Но отмечу: чек с признаком расчета «Возврат прихода» кассир обязательно выдает покупателю. Иначе возможен штраф: до 10 000 руб. - на организацию и до 2000 руб. - на директора. Если же ККТ при возврате не применить вовсе, наказание будет еще суровее.
- То есть на руках у продавца ничего не остается: ни первичного чека на возвращенный товар, ни чека с признаком расчета «Возврат прихода» на выданную сумму. Может, для подстраховки делать копию последнего?
Закон № 54-ФЗ этого не требует. Информация о чеке хранится в фискальном накопителе ККТ, у оператора фискальных данных и в налоговой инспекции. Остальное - по желанию продавца.
- Нужно ли под каждый чек с признаком расчета «Возврат прихода», который кассир выбивает при возврате товара, брать заявление у покупателя?
Да, чтобы соблюсти законодательство о правах потребителей, заявление нужно.
Плюс это в интересах продавца. Представьте: пришел человек, вернул товар, кассир ему отдал деньги. Но первичный чек не забрал, поскольку права не имеет. На следующий день ушлый покупатель явится с тем же чеком и снова что-то потребует. Заявление на возврат товара эту возможность перечеркивает.
- Осталась накладная на возврат, когда человек принес товар не в день покупки. Ее оформляют по-прежнему?
По Закону № 54-ФЗ - нет, она не нужна. Но желательна для целей учета операции по возврату. Назвать документ можно и по-другому, не обязательно накладной.
- И последнее, о чем хотелось бы спросить.
Покупатель-физлицо оплачивает покупку через отделение банка либо через личный кабинет на сайте банка. Платежные реквизиты продавца покупатель берет из договора, квитанции или счета. Сайт продавца в операции не задействован, человек ничего не оплачивает там онлайн.
Минфин считает, что продавец должен применить ККТ.
Да, должен. Но с важной оговоркой: поскольку старая редакция Закона этого не требовала, у продавцов есть отсрочка до 01.07.2018. То есть сейчас такие расчеты можно проводить без применения ККТ.
Отличная новость! И все же хотелось бы уточнить. На рынке есть два типа ККТ:
- или специальные аппараты, которые работают только с онлайн-оплатой через сайт продавца и отсылают электронные чеки автоматически. В нашей ситуации неприменимы;
- или обычные аппараты - их используют вручную при расчетах «глаза в глаза». Тоже бесполезны, поскольку в момент оплаты покупатель находится в другом месте и продавец не знает его email либо телефон.
Специальных моделей для расчетов в нашей ситуации в продаже нет.
Что делать продавцу, когда настанет 1 июля 2018 г. и время отсрочки закончится?
Сейчас я вижу только один выход. Если специальные модели ККТ так и не появятся, продавец должен будет добиваться от покупателей, которые перечисляют деньги прямо на расчетный счет, сведений о телефоне или email. Как они будут сообщать эти данные - заранее и отдельно или вписывать в платежный документ, решать продавцу.
Продавец должен договориться с банком, чтобы тот оперативно сообщал о поступлении денег на счет. Ведь Закон № 54-ФЗ обязывает продавца направлять кассовый чек в момент расчета.
Затем, как только кассир увидит, что деньги зачислены, он с помощью обычной ККТ выбьет электронный чек и отправит человеку.
- Да, но покупатель, несмотря на все просьбы продавца, может так и не сообщить email либо телефон для отправки чека. Банк все равно проведет деньги, поскольку не вправе отказать. Что делать продавцу?
Чек надо выбить в любом случае. Иначе - штраф за неприменение ККТ по ч. 2 ст. 14.5 КоАП.
Если выбитый чек не отправить, то это штраф по ч. 6 ст. 14.5 КоАП.
Поэтому продавцу нужно избегать такой ситуации. И сделать так, чтобы каждый покупатель, который хочет перечислить деньги напрямую на расчетный счет, сообщал адрес электронной почты либо номер телефона.
Специалисты ФНС России разъяснили, как исправить ошибку, допущенную в распечатанном фискальном чеке. Оказывается, для этого нужно пробить кассовый чек коррекции или возвратный документ. Все бухгалтеры и продавцы должны знать, как это сделать.
Иногда при реализации товара покупателю кассир может допустить ошибку. От этого, как известно, никто не застрахован, главное — ошибки нужно исправлять. О том, как исправить неточную информацию в фискальном чеке, обнаруженную кассиром или покупателем, а также о том, как пробить чек коррекции, рассказали специалисты ФНС. Это особенно актуально в связи с применением контрольно-кассовой техники, которая передает в режиме онлайн данные обо всех операциях в налоговые органы. Мы собрали рекомендации налоговиков и законодательные нормы по этому поводу в этом материале.
Какая ошибка может быть в фискальном чеке
Ошибок, которые может допустить кассир при оформлени покупки, не так много. В их число, в частности, входит:
- неверное указание формы расчета в чеке: «наличными» вместо «электронными» или наоборот;
- неверно пробитая стоимость товара;
- неверное количество товара.
Налоговики считают, что исправлять такие ошибки обязательно сразу же после их обнаружения. Иногда для этого предназначен чек коррекции. 54 ФЗ предусматривает такую возможность, но не дает четкого алгоритма действий по этому поводу. Ведь кроме корректирующего чека существует еще и кассовый чек на возврат. К сожалению, продавцы, да и бухгалтеры, часто путают эти понятия. Возвратный документ применяется в том случае, когда покупатель хочет вернуть товар и получить обратно деньги, или если кассир по случайности указал неправильную цену товара. Корректирующий же нужен при выявлении излишков денежных средств, например, когда сумма операции в ККТ оказалась занижена или не была включена в нее совсем. Налоговая автоматически считает, что в этой ситуации существует неоприходованная выручка, поэтому корректирующий чек нужно пробивать только в крайних случаях.
Как исправить ошибку в чеке
Предположим, что покупатель внес за покупку наличные средства, а кассир пробил чек, как при оплате пластиковой картой. В этом случае как раз необходимо пробить новый документ, но не чек коррекции. Онлайн-касса при этом уже передала информацию о совершенной операции в налоговые органы, и данные записались на фискальный накопитель. Поэтому новым чеком кассиру нужно отменить операцию, он по сути будет являться возвратным. В нем необходимо указать признак расчета «возврат прихода». Этот фискальный документ должен содержать те же данные, что и первичный, включая неверную форму расчета «электронными», а также его фискальный признак. Это позволяет аннулировать неверную операцию. После чего кассир сможет выбить новый правильный чек с признаком расчета «приход». Покупатель в этом случае должен получить оба документа: возвратный и исправленный. Однако старый, ошибочный чек требовать назад не нужно.
С 1 июля 2017 г. все организации на общей системе налогообложения и упрощёнке, а также компании и ИП, торгующие подакцизными товарами обязаны использовать онлайн-кассы (ИП на ПСН и ЕНВД до 1 июля 2018 г. применяют онлайн-кассы только в добровольном порядке). В статье расскажем про ошибочно пробитый чек на онлайн кассе, дадим инструкцию, как исправить документ.
Онлайн-кассы отличаются от обычных касс тем, что оснащены фискальной памятью (фискальным накопителем), который ежедневно передаёт в налоговую службу информацию о выручке организации через специальных ОФД (операторов фискальных данных). Так как данное нововведение работает всего полгода (с 1 января многие организации начали использовать онлайн-кассы), а чиновники ещё не дали официальных разъяснений-инструкций о возможных ситуациях применения онлайн-касс, то открытым остаётся вопрос о возможных ошибках.
Ошибочно пробитые чеки и ошибки
Таблица «Когда оформляется чек возврат прихода»:
| Вопрос | Ответ |
| Как называются операции по возврату, оформляемы в тот же день, какой вариант чека используется? | Такие операции называются возвратными и оформляются с помощью возвратного чека |
| Когда можно осуществить возврат денег покупателю? | Осуществление возврата наличных покупателю осуществляется до момента закрытия смены кассира, то есть до пробития так называемого сводного Z-отчёта. |
| Что такое Z-отчёт? | Z-отчёт – это специальный документ, который формирует совокупные показатели по выручке определённый организации или ИП за 24 часа (или за рабочий день) и передаёт данные в ИФНС через ОФД. |
| Как организовать возврат до закрытия смены? | Чек возврат-прихода вместе с Z-отчётом отправляется в налоговую службу, при этом делается ссылка на первичный «ошибочный» документ, для того, чтобы вычесть сумму по нему из общего количества дневной выручки |
| Как вести себя в рамках кассовой дисциплины в ситуации, когда товар возвращается не в тот же день, а в течение 14 дней с момента покупки? | Согласно закону о защите прав потребителя, покупатель действительно может вернуть товар в течение 14 дней. Кассир в этом случае должен выписать РКО (расходный кассовый ордер). Важный момент: оформление чека возврата-прихода на ККТ нового образца возможно только в день покупки товара. |
Таблица «Как происходит процесс оформления возврата на онлайн-кассе?»:
| Вопрос | Ответ |
| От чего зависит оформление возврата кассира? | Прямая зависимость от моделей обновлённых ККТ. То есть существует специальная кнопка, которая позволяет программно выполнить возврат либо на правах «кассира», либо на правах «администратора» (с помощью ввода определённого пароля). |
| Как ещё можно оформить возврат, без использования чеков? | Возможно оформление акта по форме КМ-3 на возврат денежных средств. Такие БСО (бланки строгой отчётности) при использовании прежних ККМ (до 1 января 2017 г.) являлись обязательным документом, теперь это не обязательная процедура при возврате. Важный момент: однако лучше делать данный акт, это важно для полного обоснования причины возврата. |
| Какие ещё операции необходимы для полного и правильного возврата? | – КМ-3, – пояснительная записка, |
| Покупатель: – составляется заявление, – предъявляется паспорт. – выдаёт деньги из главной кассы, – составляется РКО |
Таблица «Как осуществить возврат, если покупатель расплачивался банковской картой»:
| Вопрос | Ответ |
| Возможен ли возврат, если оплата за товар была осуществлена с помощью платёжной карты? | Да, возможен, так как была произведена оплата, следовательно уплаченные за товар средства подлежат возврату |
| В какой форме покупатель получает свои средства? | Покупатель получает возврат в той же форме, то есть безналичными – на карточку |
| Каков порядок действий со стороны покупателя и со стороны кассира, если возврат происходит не в день покупки? | Покупатель: – составляется заявление, – предъявляется паспорт. – средства возвращаются на карточку, в соответствии с Указаниями ЦБ №3073-У от 7 октября 2013 г. – пояснительная записка, – полный пакет документов к Z-отчёту. |
Таблица «Использование чека-коррекции»:
| Вопрос | Ответ |
| В каких случаях используется чек-коррекция? | Чек-коррекция используется в ситуациях, когда: – кассир допустил ошибку и нарушение (и хочет её исправить), – при технических неисправностях новых онлайн-касс, из-за которых оборудование дало сбой. То есть речь идёт о ситуациях, когда происходит корректировка расчётов, произведённых ранее, согласно пункту 4 статьи 4.3 закона о ККТ. Например, ситуация, когда кассир забыл пробить чек и продажа осталась неучтённой, или когда был выбит чек на неправильную сумму. |
| Когда может проводиться корректировка с помощью чека-коррекции? | Корректировка ошибки может быть произведена в любой момент, когда эта ошибка найдена. |
| Какова цель корректировки? | Цель корректировки – приведение в соответствие фактической информации по продажам с фискальными (подлежащими учёту в налоговой). |
| Можно ли проводить корректировку в меньшую сторону? | Корректировка проводится как на уменьшение, так и на увеличение фактического и фискального объёма продаж, однако любые действия должны быть документально обоснованы (для случаев, если поступит запрос со стороны налоговой). |
| Какие существуют типы ошибок со стороны кассира? | 1. Кассир указал в чеке сумму «больше» необходимой (верной); 2. Кассир указал в чеке сумму «меньше» необходимой В следующем разделе рассмотрим каждую и ошибок по-отдельности. |
Таблица «Использование чека-коррекции в ситуации, когда «уменьшили» сумму по чеку»:
| Вопрос | Ответ |
| Ситуация: кассир пробил чек на сумму меньшую, чем была получена им на самом деле, и это произошло после ухода покупателя. Как быть? | Данная ситуация иллюстрирует факт появления неучтённой выручки от продаж, то есть у налоговой может возникнуть вопрос о сокрытии части налогооблагаемого дохода. Неучтённая выручка также может свидетельствовать о неиспользовании ККТ, что влечёт за собой соответствующие штрафные санкции. Тоже самое происходит, когда кассир неумышленно не пробивает чек. Важный момент: для того, чтобы избежать штрафа необходимо пробить чек коррекции, данная мера действует тогда и только тогда, когда обнаружение и исправление ошибки произошло до проверки налоговой инспекцией. |
| Каков порядок действий, если ошибка найдена «самостоятельно»? | 1. Создаётся специальный документ – служебная записка
, в которой обозначен момент (дата и время) ошибки, которая привела к появлению неучтённой выручки, этот документ регистрируется (появляется номер и дата); 2. В чеке коррекции указывается регистрационный номер и дата служебной записки – это служит основанием для операции коррекции; 3. В чеке коррекции должен быть определён тип расчёта «приход» и «самостоятельная операция» как признак коррекции; 4. Данный чек пробивается и отправляется ОФД, далее кассир сам должен (для перестраховки) связаться с налоговой инспекций и сообщить о факте обнаружения и устранения ошибки. |
| Каков порядок действий, если ошибка найдена «по предписанию»? | Ошибка, найденная «по предписанию», то есть налоговая узнала о неучтённых продажах. Такое может произойти в том числе после жалобы покупателя о невыданном чеке. Порядок действия кассира таков: 1. Пробивается чек коррекции; 2. Основанием коррекции служит дата и номер предписания (которое ИФНС направляет в бухгалтерию компании); 3. В чеке коррекции должен быть определён тип расчёта «приход» и «операция по предписанию» как признак коррекции. |
Важный момент: в случае, когда налоговая направила предписание до момента корректировки ошибки кассиром, организация обязуется выплатить штраф, согласно ст. 14.5 КоАП РФ.
Таблица «Использование чека-коррекции в ситуации, когда «увеличили» сумму по чеку»:
| Вопрос | Ответ |
| Ситуация: кассир пробил чек на сумму большую, чем была получена им на самом деле, и это произошло после ухода покупателя. Как быть? | Данная ситуация иллюстрирует факт преувеличения выручки от продаж, так как эти данные меньше фискальных данных, то есть реально получено меньше денег, а следовательно – появляется недостача в денежном ящике. Та же ситуация возникает, когда продавец-кассир пробивает несколько раз один и тот же чек. |
| Есть ли необходимость в создании чека коррекции? | Преобладающее число экспертов в области кассовой дисциплины утверждает, что этого делать не нужно, так как данная ситуация не провоцирует штраф из-за неприменения кассовой техники. |
| 1. Кассир пробивает чек, который квалифицируется как «возврат прихода», который создаётся на сумму недостачи; 2. Создаётся пояснительная записка с раскрытием причины недостачи по кассе. |
Таблица «Исправление ошибки в чеке в присутствии покупателя»:
| Вопрос | Ответ |
| Ситуация: кассир пробил чек на сумму большую /меньшую, чем была получена им на самом деле, и это произошло в присутствии покупателя. Как быть? | Данная ситуация иллюстрирует идеальное стечение обстоятельств, когда можно обойтись без чеков коррекции при помощи возврата прихода. |
| Каково рациональное поведение кассира в этой ситуации? | 1. Кассир пробивает чек на возврат прихода (на неверную сумму); 2. Кассир формирует «правильный чек», который квалифицируется как приход; 3. Кассир отдаёт покупателю правильный чек, и забирает ошибочный. Таким образом и ОФД, и налоговая инспекция получат верные данные, что позволит обойтись без создания чека коррекции. |
Таблица «Создание чека коррекции за прошлую смену»:
| Вопрос | Ответ |
| Ситуация: кассир пробил чек на сумму большую /меньшую, чем была получена им на самом деле, и это произошло в предшествующей смене. Как быть? | Этот вопрос касается корректировок после закрытия смены. Согласно положениям пункта 4 статьи 4.3 Закона о ККТ, чек коррекции долен быть пробит после отчёт об открытии смены, но до момента формирования отчёта о закрытии смены. Таким образом, корректировка выручки, согласно дословному прочтению закона, не может быть осуществлена после закрытия кассовой смены. Сторонники данной трактовки закона говорят о том, что чек коррекции может быть создан только за текущую смену. |
| Что говорят чиновники федеральной налоговой службы относительно создания чеков коррекции после закрытия смены? | Специалисты ФНС в неофициальных источниках говорят, что не запрещено создавать чеки коррекции после закрытия смены. Важный момент: Согласно мнению (из неофициальных источников) специалистов ФНС, не запрещено создание чеков коррекции после закрытия смены, однако важно в таких чеках указывать момент, когда была допущена ошибка (дата и время). |
| Каково рациональное поведение кассира в этой ситуации? | 1. Кассир пробивает чек коррекции; 2. Кассир указывает в нём дату и время ошибки прихода (в опции «описание коррекции»). Например, может быть такое описание коррекции: «20.07.2017 в 15:25 был сформирован кассовый чек с ошибочной суммой». (А чек коррекции может быть составлен гораздо позже, например 10.08.2017). |
Какова ответственность (размер штрафов) за нарушение применения онлайн-касс
Таблица «Размер административной ответственность за неприменение онлайн-касс»:
| Вид нарушения | Размер штрафа или вид наказания в соответствии 54-ФЗ | |
| Чиновник (или должностное лицо) | Организация или ИП | |
| 1) Бескассовые операции после 01.07.2017 | Штраф должен составить от 25% до 50% от бескассовой продажи (но не менее 10 тыс. рублей) | Штраф должен составить от 75% до 100% от бескассовой продажи (но не менее 30 тыс. рублей) где Х – размер бескассовой операции |
| 2) Повторное неприменение кассы в течение одного года, в том числе, если сумма бескассовых расчётов составила 1 млн. руб. (после 01.07.2017) | Дисквалификация от года до двух лет | Приостановка деятельности на срок до трёх месяцев (90 суток) |
| 3) ККТ не соответствует новым требованиям, нарушены правила регистрации после 01.07.2017 | Штраф на сумму от 1,5 до 3 тыс. руб. | Штраф: – для ИП – 1,5 – 3 тыс. руб. – для юр.лица – 5 – 10 тыс. руб. |
| 4) Нарушение срока представления документов и данных по запросу налоговой (ФНС) | Аналогично п.3 | |
| 5) Невыдача чека или прочего БСО (бланка строгой отчётности) в печатном виде/неотправка данных в электронном виде по просьбе покупателя | Предупреждение и штраф в 2 тыс. руб. | Предупреждение и штраф: – для ИП – 2 тыс. руб.; – для юр.лица – 10 тыс. руб. |
Важно! Теперь к ответственности могут привлечь в течение года (ранее период привлечения к ответственности был равен двум месяцам).
Важные вопросы, не рассмотренные в теме статьи
Вопрос №1. Какие данные содержит чек коррекции?
- наименование чека «Кассовый чек коррекции»;
- тип операции;
- сумму чека коррекции;
- информацию о типе оплаты;
- совокупные сведения, которые передаются оператору (ОФД) с соответствующими реквизитами кассового чека.
- на приход или расход денег;
- на возврат прихода или расхода.
Вопрос №2. Как выглядит объяснительная кассира (служебная записка) о неправильно пробитом чеке?
Пример такой записке приведён ниже.
| Генеральному директору ООО «Рэдфром-ИНТЕРНАЦИОНАЛЬ» Майорову Д.В. От кассира-операциониста Федькиной Ю.Ю. |
|||
| Объяснительная | |||
| 25 июля 2017 года в 15:25, работая на контрольно-кассовой технике «Мордор»-549Z, заводской номер которой №526975-00236, ошибочно пробила чек №000356 на сумму 526 руб. 60 коп. (пятьсот двадцать шесть рублей 60 копеек) по причине невнимательности. Приложение: чек |
|||
| Подпись | Федькиной Ю.Ю | ||
| Звонок в один клик | |||
Ошибки кассира (неправильно указанная сумма в чеке, непробитие) оформляются чеком коррекции. Документом фиксируются только ошибки кассира или внештатные ситуации (например, непробитие документа из-за отключения электричества), а возврат товара оформляется обычным чеком с признаком расчета – «возврат прихода».
При работе на онлайн кассе ошибки кассира оформляются специальным документом – чеком коррекции. При этом не стоит путать коррекционный чек и чек на возврат товара.
Если покупателем производится обычный кассовый документ с типом расчета «возврат прихода». От покупателя должно быть получено документальное подтверждение факта возвращения товара. Для этого в произвольной форме пишется заявление с указанием ФИО лица, возвращающего товар, паспортные данные и основание возврата. Продавцом составляется товарная накладная.
В каких случаях составляется коррекционный чек
Документом оформляются ошибки кассира-операциониста:
- указание в документе суммы меньшей, чем получено от покупателя (неучтенная выручка);
- указание суммы большей, чем получено, или непробитие документа (недостача).
Также оформляются внештатные ситуации:
- непробитие кассового документа вследствие отключения света или электричества;
- выход из строя кассового аппарата.
Как оформить коррекционный чек при неучтенной выручке
Если кассир ошибочно указал в сумму меньшую, чем было получено от покупателя, в кассе образуется неучтенная выручка, за которую налоговый орган будет вправе оштрафовать предпринимателя или компанию, так как, по его мнению, на излишек по кассе чек выбит не был. Налицо неприменение ККТ, которое карается штрафом от 10 000 до 30 000 руб.
Ситуацию можно исправить, оформив чек коррекции. Перед этим необходимо составить бумагу, обосновывающую формирование данного чека, – например, служебную записку, в которой указать причину возникновения ошибки. Документ должен иметь номер и дату.
После того как чек направлен ОФД, рекомендуется в письменной форме (при обращении в ИФНС или через Личный кабинет на сайте ФНС) уведомить налоговый орган о факте неприменения ККТ и составлении в результате этого чека коррекции.
Обратите внимание!
Если налоговый орган узнал о неприменении ККТ раньше, чем это заметил кассир, то тип коррекции будет «операция по предписанию», а основание – «дата, номер и наименование документа, вынесенного налоговой инспекцией».
Как оформить коррекционный чек при недостаче
Если в кассовом документе указывается сумма большая, чем получена от покупателя, в кассе образуется недостача. С точки зрения ФНС это не является нарушением порядка применения онлайн-кассы. Об этом факте, как в случае в неучтенной выручкой, сообщать в ИФНС не нужно.
Когда оформляется коррекционный чек
Новый закон, внесший изменения в порядок расчета с покупателями, не содержит указания на то, когда можно оформить чек коррекции. Расширенное толкование п. 4 ст. 4.3. 54-ФЗ подразумевает возможность его составления в любой день, когда была выявлена ошибка. Основным условием является открытие в рабочую смену, а не в промежутке между ними.