Рисунок показывает, что БП может быть использован в различных ситуациях и с выгодой для различных людей – менеджеров, собственников, кредиторов.
Когда?
Бизнес-план
Для кого?
собственники
менеджеры
кредиторы
Зачем?
Рис. - Бизнес - план - когда? Для кого? Зачем?
Итак, бизнес-план необходим в следующих ситуациях:
1. Фирме требуются кредиты или инвестиции для дальнейшего развития (требуется дополнительный капитал).
Создается новая фирма или меняется собственник фирмы.
3. Даже если планирование не осуществляется регулярно, оно необходимо во время значительных изменений: перехода на выпуск новой продукции, реконструкции, покупки оборудования.
4. Фирма работает в постоянно изменяющемся окружении, когда требуется оценить деятельность в условиях быстро меняющейся среды, тогда в бизнес-плане выделяются стратегические и тактические ключевые моменты, позволяющие фирме адаптироваться к изменениям (как адаптироваться, за счет чего выживать).
5. Исследуется чувствительность основных (ключевых) факторов деятельности фирмы, чтобы понять и оценить уровень риска (что, если продажи уменьшатся на 25%, что, если накладные увеличатся на 25%), т.е. анализ чувствительности факторов по принципу “что - если?”.
Для кого разрабатывается бизнес-план?
Как показано на рисунке, три типа людей заинтересованы в бизнес-плане: менеджеры, собственники (инвесторы), кредиторы. Менеджеры являются создателями и исполнителями бизнес-плана. Часто забывают, что менеджеры могут получить очень важные преимущества не только от плана, но и от самого процесса планирования. Собственники (инвесторы) также заинтересованы в составлении бизнес-плана, который показывает перспективы развития фирмы. В малых фирмах менеджер может быть одновременно и собственником, то есть одновременно выступать в разных ролях: как создаватель плана, его исполнитель и контролирующий орган.
Традиционно бизнес-план разрабатывается для банков –кредиторов. Действительно, большинство западных банков требуют обязательного представления бизнес-плана для долгосрочного кредита.
Зачем нужен бизнес-план?
Для всех трех групп (менеджеры, собственники, кредиторы) есть выгоды составления бизнес-плана:
Оценка возможностей фирмы или проекта. Будет ли проект работать, принесет ли коммерческий и финансовый успех? Все заинтересованы в том, чтобы “ошибиться на бумаге”, гипотетически проверить возможности до начала реального дела.
Установление целей фирмы и бюджетов. Каково общее направление развития фирмы и финансовые задачи? Существует ли ясное понимание бюджета?
Определение требуемого количества денег. Сколько и каких средств требуется для выполнения плана?
Прогноз потока наличности – основа правильного определения заемного капитала.
Выгоды, которые получают при составлении бизнес-плана менеджеры:
Уяснение идей. Бизнес-план – итоговый документ, соединяя вместе итоги анализа и случайные мысли, идеи, он позволяет дать более ясное представление о желаемом положении дел и о том, как его достичь.
Создание команды. Разработка плана может усилить чувство сопричастности к общему делу, способствовать созданию команды.
Практика в проведении анализа и претезаний. Исследования и анализ, присущие бизнес планированию, также как количественный прогноз прибыли, убытков и наличности, широко используются на западе как инструмент обучения менеджеров. Для некоторых будущих и настоящих менеджеров процесс составления бизнес-плана является их первым опытом рыночных исследований и бюджетного планирования. А претезания бизнес-плана для получения средств от банков или инвесторов рассматривается как хороший опыт продажи своих товаров / услуг.
Помощь в получении денег. Хорошо составленный бизнес-план не гарантирует, а лишь помогает получить деньги.
Кредиторы рассматривают бизнес-план как дополнительный источник информации.
Оценка ликвидности и риска. Должны быть исследованы основные активы фирмы и дебиторская задолженность (причем для получения реальной оценки важна не только балансовая стоимость, которая, как показывает российский опыт приватизации, может быть существенно ниже рыночной стоимости).
Оценка качества управления. Качество управления зачастую является более важным фактором гарантии кредитов, чем осязаемые активы фирмы.
Оценка риска .
Часто не только содержание плана, но и то, как он оформлен и представлен может иметь значение при принятии решения о выделении денег.
Если вы хотите убедить кого-либо дать кредит или инвестировать деньги в ваш бизнес-проект, то необходимо:
показать, что шансы возврата денег (окупаемости инвестиций) очень велики;
внушить доверие относительно ваших управленческих способностей, а также эффективности вашей команды;
показать, что имеется хороший рынок сбыта для вашего товара или услуги.
Чтобы достигнуть этих целей, вы должны сообщить что-то интригующее о перспективах вашего бизнеса в комбинации с хорошо подготовленным представлением цифр и исследований.
Составляя свой бизнес-план, вы должны исходить из того, что кредиторам представляется много аналогичных планов и что вы должны сразу захватить внимание кредитора, заставить его внимательно просмотреть план до конца, а не отбросить сразу, не дойдя до рассмотрения ваших тщательно подготовленных цифр. Для этого в плане должна быть некая “изюминка”.
Бизнес-план – это итоговый документ, который является результатом большой аналитической работы, он позволяет:
осмыслить место фирмы на рынке;
проанализировать перспективы развития отрасли, рынка, товара / услуги;
по-иному взглянуть на деятельность фирмы, ее проблемы и перспективы.
Вместе с тем, надо понимать и ограничения бизнес-плана:
он не является панацеей от всех бед и неудач;
план не может дать ответ на все вопросы и проблемы, возникающие перед фирмой;
план зависит от квалификации людей, которые его составляют, и от того, кто его будет реализовывать.
Планировать - значит заглянуть в будущее и определить, как туда добраться. Разрешать проблемы - значит устранять препятствия, вносить улучшения и преодолевать трудности, которые возникают при выполнении бизнес-операций.
Планировать означает думать, прежде чем действовать. Планирование должно стать важной частью повседневной работы команды, только так она сможет добиться необходимой производительности.
То же относится и к разрешению проблем. Не нужно быть гением, чтобы их устранять (вспомните Давида и Голиафа), но вы должны понимать систему и методологию их решения, то есть знать, что делать, а чего не делать.
Планируй работу, работай по плану
Для команды выполнение заданий и разрешение проблем - часть обычной работы. В этой статье я даю советы и предлагаю средства для стратегического и тактического планирования.
Команде необходимо, чтобы руководитель продемонстрировал примеры эффективного планирования. Поэтому, рели вы хотите, чтобы ваша команда работала стабильно, а не от случая к случаю, примените тактические приемы, изложенные в этом разделе.
При составлении планов не полагайтесь на память - записывайте их. План, не подтвержденный документально, больше похож на неосуществимую фантазию.
Зачем нужно планирование?
В один прекрасный момент члены команды спросят вас: «Зачем команде нужны планы?» Вы можете им ответить, что планирование позволяет команде выполнить следующие действия.
Постановка целей. Цели определяют результаты, которых хочет добиться команда.
Разработка рабочих планов. Рабочие планы определяют действия, которые следует выполнить для достижения поставленных целей.
Управление проектами. Планирование - это один из самых важных аспектов управления проектом.
Разрешение проблем. Планирование поможет реализовать принятые решения, а затем оценить их эффективность.
Составление рабочих графиков. Планирование поможет команде установить, кто именно будет выполнять ту или иную часть задания и каковы временные рамки завершения проекта.
Обучение и тренинги. С помощью планирования становится ясно, какое обучение понадобится членам команды в ближайшем и отдаленном будущем.
Управление индивидуальной деятельностью. Планирование помогает отдельным членам команды определять и выполнять персональные задачи.
Пошаговое составление планов
С помощью универсальной схемы и перечня вопросов можно успешно справиться с планированием практически любого рабочего задания. Я рекомендую руководствоваться следующей схемой и вопросами при многоступенчатом планировании.
Что нам необходимо выполнить?
Какие результаты мы должны получить?
Основные действия и события:
Как мы приступим к реализации плана, начиная с сегодняшнего дня?
Какие основные действия следует предпринять для достижения поставленной цели?
Календарный график:
Когда необходимо достичь поставленную цель?
Когда мы должны выполнить основные пункты плана и какие действия для этого предпринять?
Материально-технические средства и человеческие ресурсы:
Кто из членов команды будет выполнять те или иные функции для успешного достижения цели?
Какие материалы нужны для выполнения этой работы?
Каких консультантов со стороны следует пригласить для оказания команде помощи и поддержки?
Непредвиденные обстоятельства:
С какими препятствиями и трудностями мы можем столкнуться на своем пути?
Как мы будем преодолевать препятствия? Контроль достижений
Когда команда проведет собрание для анализа выполнения плана и текущих результатов?
Этот перечень можно использовать в качестве руководства для составления рабочих планов с помощью одного из двух подходов:
продвижение вперед. Планируйте все основные действия на будущее, начиная с сегодняшнего дня и продвигаясь к поставленной цели;
планирование от обратного. При этом подходе начните планирование в обратном порядке: от конечной даты к сегодняшней. Эта стратегия особенно целесообразна при работе команды в жестких временных рамках, когда вы должны выполнить работу к определенному сроку.
Продвижение вперед
В качестве примера предлагаю недельный план работы команды из шести человек (команда отвечает за выполнение заказов клиента).
Недельный план работы команды по выполнению заказов
Понедельник - По предварительным подсчетам, в течение недели предстоит выполнить 90 заказов.
Сортировка заказов - Джим и Сью.
Упаковка заказов - Хосе и Луи.
Решение проблем клиентов - Мария; Хосе - поддержка.
Отпуск - Сэм.
Среда - Анализ работы и внесение корректив. Собрание.
Пятница - Подготовка отчета о результатах работы за неделю. Собрание.
Как видите, команда разработала процедуру планирования и выполнения работы. В понедельник команда подсчитывает количество заказов, которые предстоит выполнить на этой неделе, и назначает сотрудников на выполнение трех основных задач. Также планируется подменить уходящего в отпуск сотрудника, в среду провести собрание, чтобы проанализировать достижения и внести необходимые коррективы, а в пятницу провести собрание по подготовке недельного отчета. В следующий понедельник будет распланирована работа на новую неделю.
Из-за непрерывного характера работы команда считает целесообразным составлять простой еженедельный план. Благодаря простоте плана члены команды каждую неделю учитывают дополнительные факторы, например, отпуск сотрудников, обучение и тренинги, меняющийся объем работы.
Планирование от обратного
Рассмотрим планирование от обратного. Допустим, команду попросили провести тридцати минутную презентацию ее деятельности и достижений в прошлом году и задач на следующий. На подготовку команде отвели один месяц.
Специальный отчет руководству
Цель: Провести 30-минутную презентацию на специальном собрании руководства 1 июля. Цель презентации - представление прошлогодних достижений команды и ее планов на следующий финансовый год.
Наименование мероприятия (Дата проведения)
*Контрольные собрания всей команды.
Сбор данных - Рози, Кевин и Арлин
Материалы для презентации - Дон и Рэйчел
Ознакомление руководства с повесткой дня собрания, схема презентации - вы (руководитель)
Проведение презентации - вся команда.
Поместите план на видном месте, а также раздайте всем членам команды копию этого документа.
Постоянно оценивайте и анализируйте достижения. Каждый член команды на собраниях докладывает о результатах своей работы, которые помогают всей команде достичь поставленных целей.
Адаптируйте планы. Ни один план не может быть догмой. Члены команды должны проявлять гибкость. Чем длительнее период, на который рассчитан план, тем больше придется его изменять и адаптировать к реальным потребностям команды в процессе работы.
Не следует излишне детализировать план, ведь в процессе работы вам все равно придется его корректировать, к тому же мелкие детали запутывают людей, делая план бессмысленным.
Совместное планирование с членами команды намного важнее, чем простое утверждение плана. План должен использоваться в качестве руководства при выполнении работ. Для этого нужен такой план:
- простой;
- ясный;
- освещает ключевые моменты, не содержит незначительных подробностей.
Как видите, планирование начинается от даты проведения презентации - 1 июля. Действия, которые необходимо выполнить, представлены в обратном порядке - от конечной даты к настоящей. Отметьте также, что на каждого члена команды возложены конкретные обязанности.