Трудовая деятельность на предприятии любого типа собственности должна быть оплачена. Сегодня, согласно Трудовому кодексу, выдается дважды в месяц.
Российское законодательство не использует термин «аванс» и тем более не устанавливает его процентную ставку и сроки выплаты. Но зато четко указывает, что оплата рабочей деятельности сотрудников должна производиться два раза в течение календарного месяца.
Устоявшееся понятие
В бухгалтерской среде авансом принято считать первую выплату части начисленной заработной платы. В устных рекомендациях Министерств труда и социального развития рекомендовано выплачивать его до 16 числа текущего месяца. Кто же определяет, сколько процентов от зарплаты составляет аванс?
Целесообразные расчеты
Сроки выплаты аванса и оставшейся доли заработной платы, а также методика их расчета обязательно должны быть внесены в которое предписано иметь каждой организации независимо от формы собственности.
Небольшие предприятия и коммерческие фирмы выплачивают авансовую часть зарплаты без применения каких-либо бухгалтерских формул. Это грубое нарушение Трудового кодекса, который четко прописывает, что аванс как первая часть зарплаты должен быть пропорционален отработанному по факту времени. И все-таки, аванс - это сколько процентов от зарплаты?
Роструд указывает на то, что сумма первого платежа за календарный месяц не может быть меньше определенной для конкретного работника тарифной ставки. Следовательно, минимальная выплата - оклад за рабочий месяц, с поправками на время, отработанное по факту, на число выплаты аванса. Поэтому бухгалтера, рассчитывая, сколько процентов должен составлять аванс от зарплаты, определяют его как половину от заработанного сотрудником.
Основания для расчета
В большинстве современных организаций оклад составляет малую часть заработной платы. Внушительную же ее долю создают различные вознаграждения и премии. Бухгалтера, проводя расчеты, суммируют остальные составляющие, входящие в постоянную часть заработка: доплаты за тяжелые условия труда, возможные надбавки, оплату за замещение сотрудников, повышающие коэффициенты, доплаты за совмещение профессий или должностей.
При расчете аванса всевозможные вознаграждения и премиальные выплаты не учитываются. Эта норма оговаривается в письме Министерства соцразвития и здравоохранения от 25 февраля 2009 года за номером 22-2-709. Причина проста. Премиальные вознаграждения рассчитываются по итогу выполненных работ (услуг) либо количеству произведенной продукции. В отдельных случаях премии начисляются за выполнение повышенных плановых обязательств, о чем тоже становится известно в конце месяца. В бухгалтерии, рассчитывая, сколько процентов от оклада составляет аванс, в процентную долю оплаты труда не включают, так же как и суммы выплаченной материальной помощи и соцвыплаты (они не входят в категорию зарплаты).
Методик существует несколько
Чтобы узнать аванс (это сколько процентов от зарплаты), нужно произвести некоторые расчеты. Они свершаются на основании табеля учета отработанного времени каждого сотрудника и журнала выполненных работ или услуг.
Первая
Одна из методик рекомендует суммировать количество отработанных дней с первого числа по день выплаты аванса. Затем установленный трудовым договором оклад разделить на бухгалтерскую норму календарного рабочего месяца и умножить на рассчитанное количество дней, отработанных в данном месяце.
Вторая
Заработная плата работника в любом регионе не должна быть меньше МРОТ. Здесь важно уточнить, что сравнение должно происходить до начисления регионального или Последнее повышение минимального размера оплаты труда произошло 1 июля 2016 года и составило 7500 рублей. Следующее увеличение предусмотрено 1 июля текущего года на 300 рублей.
С 1 января 2017 года организации любой формы собственности, выплачивающие заработную плату меньше МРОТ, будут привлекаться к административной ответственности. Штрафные санкции могут превышать 50 000 рублей, за повторные нарушения директору или главному бухгалтеру грозит дисквалификация до трех лет.
Какого размера должен быть аванс?
Многие по-прежнему уверены, что 40%. Разберемся, правы ли они. Конкретные размеры аванса (или заработной платы) за первую половину месяца Трудовой кодекс не регулирует. По вопросу определения размера аванса Роструд в письме от 8 сентября 2006 г. № 1557-6 разъяснил следующее.
Согласно Постановлению Совета Министров СССР от 23.05.57 № 566 «О порядке выплаты заработной платы рабочим за первую половину месяца», действующему в части, не противоречащей Трудовому кодексу, размер аванса в счет заработной платы рабочих за первую половину месяца определяется соглашением администрации предприятия (организации) с профсоюзной организацией при заключении коллективного договора, однако минимальный размер указанного аванса должен быть не ниже тарифной ставки рабочего за отработанное время .
Таким образом, что касается конкретных сроков выплаты заработной платы, в том числе аванса (конкретные числа календарного месяца), а также размеров аванса, они определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.
Таким образом, кроме формального выполнения требований статьи 136 Трудового кодекса о выплате заработной платы не реже 2 раз в месяц работодателем, при определении размера аванса следует учитывать фактически отработанное работником время (фактически выполненную работу).
Т.е., в день выплаты аванса (или зарплаты за первую половину месяца) бухгалтерия уже должна посчитать каждому работнику размер оплаты за фактически отработанное время. Если с «окладниками» реализовать такое требование возможно - в этом случае за полмесяца можно установить ползарплаты, т.е. 50% оклада, то со сдельщиками уже сложнее. Здесь просто назначить пол-оклада нельзя, а нужно садиться, смотреть, сколько каждый сдельщик чего сделал, и рассчитывать каждому сдельщику зарплату. Для организаций, у которых сдельщиков много, это задача не из быстрых и легких. Особенно она усложняется в случае, если сдельщик выполняет наряд на месяц.
Какой термин правильнее использовать (при оформлении приказов и бухгалтерских документов) при выплате зарплаты за первую половину отработанного месяца: «аванс» или «заработная плата»?
На наш взгляд, правильнее говорить и писать в документах - «заработная плата». Согласно ст. 136 Трудового кодекса РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором.
Заметьте, что в кодексе речь идет о зарплате за полмесяца, а не об авансе. Это если буквально понимать закон. В этой связи впору и в трудовых договорах, и в остальных документах зарплату устанавливать не за месяц, а максимум за полмесяца.
В какие сроки должен выплачиваться аванс?
Как было отмечено выше, согласно ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором.
Следуя букве закона, если Вы установите даты выплаты аванса (зарплаты за первую половину месяца и зарплаты за вторую половину месяца, например, 15 и 30 числа, или 5 и 20 числа) - это законно. А если, например, 3 и 13 числа, то незаконно, т.к. интервал между этими датами менее полмесяца.
За какой период должен выплачиваться аванс: прошедший или текущий?
Согласно Правилам внутреннего трудового распорядка заработная плата на нашем предприятии выплачивается 10 и 25 числа месяца, следующего за отчетным. Т.е. 10-го октября мы получаем аванс за период работы с 1 по 15 сентября, а 25 октября мы получаем зарплату за период работы с 16 по 30 сентября, включая премии. Законно ли это?»
Опять же кодекс по этому поводу четкого ответа не содержит. Приведем позицию официальных лиц. Напомним, что в вышеприведенном письме Роструда говорилось о том, что размер заработной платы за первую половину месяца (аванс) определяется коллективными договорами…и не может быть ниже тарифной ставки (оклада) за отработанное время (Постановление Совмина СССР от 23.05.1957 N 566).
Следовательно, выплата заработной платы, хотя и два раза в месяц, но с опозданием более чем на месяц или полмесяца, также противоречит трудовому законодательству.
Такое же мнение было озвучено и ранее - начальником отдела трудовых отношений и оплаты труда Минздравсоцразвития России Н.З. Ковязиной ("Налоговый вестник", N 8, 2004г.) по аналогичному вопросу:
«Статьей 136 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) предусмотрена выплата заработной платы не реже чем каждые полмесяца, в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором.
Размер заработной платы за первую половину месяца (аванс) определяется коллективными договорами, соглашениями и не может быть ниже тарифной ставки (оклада) за отработанное время (см. Постановление Совмина СССР от 23.05.1957 N 566).
По нашему мнению, в приведенной в вопросе ситуации установленные сроки выплаты заработной платы 15-го и 30-го числа месяца, следующего за отчетным, противоречат ст.136 ТК РФ.
З.Ковязина»
Только практически реализовать такой подход сложно. Получается, что, например, если у нас зарплата платится 16 и 1-го, то за работу в октябре мы должны:
16-го числа дать работникам зарплату за первую половину октября, а
Для упрощения задачи можно посоветовать установить разные даты (с интервалом полмесяца) для разных категорий работников, например, для работников отдела сбыта - 1 и 16-го, для отдела снабжения - 10 и 25-го, и т.д.
Что должна делать бухгалтерия, если работник не пришел за получением аванса, чтобы оградить работодателя от ответственности за задержку зарплаты, за нарушение требования за кона о выплате зарплаты каждые полмесяца?
Желательно, чтобы в отношении тех работников, которые за зарплатой (авансом) не явились, бухгалтерией был составлен акт о неявке работников за зарплатой, на дату выплаты. Это поможет снять ответственность с работодателя за невыплату зарплаты во второй или первый раз за месяц.
Когда надо выплатить зарплату за первую половину месяца? К какой ответственности привлекут работодателя за невыплату аванса? Как правильно определить размер аванса? Как отражается выплата аванса в форме 6-НДФЛ?
06.03.2017Работодатели должны выплачивать зарплату два раза в месяц, и традиционно первая выплата называется авансом. Однако в Трудовом кодексе нет такого понятия, как аванс: за первую половину месяца необходимо выплачивать зарплату. Как устанавливается срок выплаты такой зарплаты? Каков порядок ее расчета? Можно ли ее выплачивать в фиксированном размере в целях минимизации трудозатрат работников расчетной службы? Как заполнить разд. 2 формы 6-НДФЛ, если по итогам месяца работник получил только аванс, с которого не удержан НДФЛ? О том, какие разъяснения по данным вопросам поступали со стороны Минтруда, Роструда, Минфина и ФНС, вы узнаете из представленной статьи.
КОГДА НАДО ВЫПЛАТИТЬ ЗАРПЛАТУ ЗА ПЕРВУЮ ПОЛОВИНУ МЕСЯЦА?
В начале напомним положения ч. 6 ст. 136 ТК РФ, согласно которым заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Отметим, что в данной редакции эта часть действует с 3 октября 2016 года (п. 1 ст. 2, ст. 4 Федерального закона от 03.07.2016 № 272‑ФЗ).
Незначительные, на первый взгляд, изменения потребовали от многих работодателей внесения поправок в локальные нормативные акты и трудовые договоры.
В Письме от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532 Минтруд отметил, что документы, которыми могут устанавливаться дни выплаты заработной платы, в ст. 136 ТК РФ перечисляются через запятую, то есть законодатель подчеркивает равнозначность данных документов, в любом из которых может быть решен вопрос о днях выплаты заработной платы.
Обратите внимание:
Если нормы локальных нормативных актов или коллективного договора организации субъекта РФ противоречат действующему трудовому законодательству, данные нормы считаются недействительными.
В Информации Роструда «О применении статьи 2 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 272‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части, касающейся оплаты труда» (размещена на официальном сайте ведомства 20.12.2016) указано, что данный закон не меняет порядка выплаты заработной платы. Требования по ограничению сроков выплаты заработной платы 15 календарными днями относятся к выплате работнику начисленной заработной платы не реже чем каждые полмесяца.
При этом с учетом новой редакции ст. 136 ТК РФ заработная плата должна быть выплачена:
- за первую половину месяца - в установленный день с 16‑го по 30-е (31-е) число текущего периода;
- за вторую половину месяца - с 1‑го по 15-е число следующего месяца.
К сведению:
Сроки осуществления работникам стимулирующих выплат, начисляемых за месяц, квартал, год или иной период, могут быть установлены коллективным договором, локальным нормативным актом. Так, в положении о премировании может быть предусмотрено, что выплата работникам премии по итогам определенного системой премирования периода (например, месяца) осуществляется в месяце, следующем за отчетным (или может быть указан конкретный срок ее выплаты), а выплата премии по итогам работы за год - в марте следующего года (или также может быть обозначена конкретная дата ее выплаты) (письма Минтруда РФ от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532, от 21.09.2016 № 14-1/В-911, от 15.09.2016 № 14-1/10/В-6568).
Что касается установления даты выплаты аванса, согласно разъяснениям Минтруда, приведенным в Письме от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660 «О размере и сроках выплаты заработной платы, в том числе за полмесяца», Трудовой кодекс устанавливает требование о максимально допустимом промежутке времени между выплатами частей заработной платы при регламентации относительно вопроса конкретных сроков ее выплаты на уровне работодателя.
При этом недопустимо устанавливать вместо конкретного дня выплаты зарплаты период, в течение которого она может выплачиваться (например, с 16‑го по 18-е число). Такой вывод содержится в Письме Минтруда РФ от 28.11.2013 № 14‑2‑242.
От редакции:
Вопрос о том, какие сроки необходимо установить для выплаты заработной платы, также рассматривался в статье Е. А. Соболевой «Все о выплате аванса по заработной плате сотруднику учреждения» (№ 8, 2016).
К КАКОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ПРИВЛЕКУТ РАБОТОДАТЕЛЯ ЗА НЕВЫПЛАТУ АВАНСА?
Стоит отметить, что норма ч. 6 ст. 136 ТК РФ носит императивный характер, следовательно, ее применение не зависит от волеизъявления работников. Дело в том, что на практике до сих пор встречаются ситуации, когда работодатели выплачивают зарплату один раз в месяц на основании соответствующих заявлений работников. За такую самодеятельность в соответствии с ч. 6 ст. 5.27 -КоАП РФ им грозит штраф:
- для должностных лиц (руководителя и бухгалтера) - в размере от 10 000 до 20 000 руб.;
- для юридических лиц - в размере от 30 000 до 50 000 руб.
Повторное нарушение влечет наложение административного штрафа в более крупном размере (на должностных лиц - от 20 000 до 30 000 руб., на юридических лиц - от 50 000 до 100 000 руб.). Это предусмотрено ч. 7 ст. 5.27 -КоАП РФ. Вместо штрафа возможна другая мера ответственности - дисквалификация должностного лица на срок от одного года до трех лет.
К сведению:
Части 6 и 7 введены в ст. 5.27 -КоАП РФ Федеральным законом № 272‑ФЗ.
Обращаем ваше внимание, что арбитры встают на сторону трудовых инспекций и при назначении штрафов (постановления Судебного участка № 33 Оричевского судебного района Кировской области от 02.02.2017 № 5-78/2017, Судебного участка № 1 Нижегородского района г. Н. Новгорода Нижегородской области от 31.01.2017 № 5-5/2017), и в случае дисквалификации руководителей (постановления Верховного суда Республики Татарстан от 28.09.2016 № 4а-1390/2016, Верховного суда Республики Марий Эл от 26.02.2016 № 4А-21/2016, Решение Самарского областного суда от 08.09.2016 № 21-1880/2016).
На практике возможна и другая ситуация - когда выплата аванса предусмотрена локальными актами, но производится с задержкой.
В этом случае работодателю грозит материальная ответственность в соответствии со ст. 236 ТК РФ (в редакции Федерального закона № 272‑ФЗ). В отличие от административного штрафа, выплаты производятся в пользу работников, чьи права нарушены.
При нарушении сроков выплаты заработной платы работодатель должен выплатить работнику компенсацию за каждый день задержки. Размер такой компенсации - не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер денежной компенсации исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм.
КАК ПРАВИЛЬНО ОПРЕДЕЛИТЬ РАЗМЕР АВАНСА?
В Письме от 05.08.2013 № 14‑4‑1702 при рассмотрении вопроса об определении размера зарплаты работника за первую половину месяца Минтруд подтвердил, что размеры аванса ТК РФ не регулирует.
При этом чиновники сделали отсылку к Постановлению № 566, согласно которому размер аванса в счет заработной платы рабочих за первую половину месяца определяется соглашением администрации предприятия (организации) с профсоюзной организацией при заключении коллективного договора, однако минимальный размер указанного аванса должен быть не ниже тарифной ставки рабочего за отработанное время.
Какие способы расчета аванса применяются на практике? Обратимся к схеме.
Способы расчета зарплаты за первую половину месяца:
- Пропорционально отработанному времени;
- В процентах от оклада;
- В фиксированной сумме (в рублях);
- Наиболее предпочтительные способы.
Способ не удобен для работодателя, так как налагает на него обязанность выплаты зарплаты даже в тех ситуациях, когда работник болел или был в командировке.
Расчет зарплаты пропорционально отработанному времени. Кроме формального выполнения требований ст. 136 ТК РФ о выплате заработной платы не реже двух раз в месяц, при определении размера выплаты заработной платы за полмесяца работодатель должен учитывать фактически отработанное сотрудником время (фактически выполненную им работу) (Письмо Минтруда РФ от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660). Такой же вывод следует из писем Минтруда РФ от 21.09.2016 № 14-1/В-911 и Роструда от 26.09.2016 № Т3/5802‑6‑1.
Аналогичная позиция была приведена и в более раннем Письме Минтруда РФ от 05.08.2013 № 14‑4‑1702. Причем в нем подчеркнуто, что указанные нормы распространяются на всех работников организации и не имеют специфики применения к отдельным категориям работников.
Помимо того, что данный способ расчета аванса рекомендован контролирующими органами в качестве основного, он удобен и работодателю: при выплате зарплаты за первую половину месяца пропорционально времени, фактически отработанному работником в этом периоде, на практике исключается риск переплаты и неудержания НДФЛ при окончательном расчете.
Пример 1
В учреждении установлен срок выплаты заработной платы за первую половину месяца 20‑го числа. Правилами внутреннего трудового распорядка организации предусмотрено, что аванс выплачивается работнику за вычетом исчисленного НДФЛ.
Рассчитаем сумму аванса за март 2017 года для работников с учетом фактически отработанного ими времени.
|
Оклад, руб. |
Отработано в марте 2017 года, раб. дн.* |
||
|
С 1‑го по 15-е число |
С 16‑го по 31-е число |
||
|
Иванов И. В. |
|||
|
Петров П. Е. |
|||
|
Сидоров С. И. |
|||
|
Кузнецов К. А. |
|||
* В учреждении установлена пятидневная рабочая неделя. В марте 2017 года
22 рабочих дня.
** Работник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске.
В установленный срок (18.03.2017, так как 20.03.2017 пришелся на выходной день) необходимо будет выплатить работникам аванс в следующем размере:
|
Оклад, руб. |
Начислено за фактически отработанное время в первой половине месяца |
Сумма к выдаче на руки, руб. |
||
|
Иванов И. В. |
18 182 руб. (40 000 руб. / 22 раб. дн. х 10 раб. дн.) |
2 364 руб. (18 182 руб. х 13%) |
||
|
Петров П. Е. |
15 909 руб. (35 000 руб. / 22 раб. дн. х 10 раб. дн.) |
2 068 руб. (15 909 руб. х 13%) |
||
|
Сидоров С. И. |
7 955 руб. (35 000 руб. / 22 раб. дн. х 5 раб. дн.) |
1 034 руб. (7 955 руб. х 13%) |
||
|
Кузнецов К. А. |
Контролирующие органы не раз указывали, что с авансов НДФЛ не удерживается. В рассмотренном примере уменьшение суммы аванса на сумму налога не предусматривает перечисление НДФЛ в бюджет.
Расчет зарплаты за первую половину месяца в процентах от оклада. Согласно разъяснениям Минздравсоцразвития, приведенным в Письме от 25.02.2009 № 22‑2‑709, при авансовом методе начисления заработной платы за каждую половину месяца заработная плата должна начисляться примерно в равных суммах (без учета премиальных выплат).
Какой же процент установить? Если дословно следовать рекомендациям, приведенным в письме, это 50%. Однако исторически сложилось, что аванс устанавливают в размере 40% оклада. Этому есть вполне логичное объяснение: при окончательном расчете с зарплаты работников будет удержан НДФЛ, и если в виде аванса выплатить 50% оклада, то зарплата за вторую половину месяца будет значительно меньше.
Пример 2
Работнику установлен оклад в размере 30 000 руб. Предположим, что работнику не положены вычеты НДФЛ, следовательно, сумма налога - 3 900 руб. Сравним, каковы будут суммы выплат при выплате аванса в размере 40 и 50%.
Как видно из примера, при установлении аванса в размере 50% при окончательном расчете работник получит зарплату ниже, чем за первую половину месяца, что не соответствует требованиям о примерно равных частях заработной платы.
Вместе с тем следует обратить внимание, что, в отличие от аванса, установленного в фиксированном размере, выплачивать аванс в процентах от оклада не надо в тех случаях, когда сотрудник не работал (находился на больничном, в командировке, в отпуске и т. п.).
О выплате аванса в фиксированной сумме. Вопрос о расчете фиксированной суммы для выплаты зарплаты авансовым методом работнику организации государственного сектора был рассмотрен Минфином в Письме от 29.03.2016 № 02‑07‑05/17670. Чиновники ведомства указали, что такой вопрос находится в компетенции Минтруда, а не Минфина. Вместе с тем финансисты напомнили, что согласно ст. 91 ТК РФ расчет заработной платы осуществляется за фактически отработанное время, определенное в рамках учета, организованного работодателем. При этом порядок выплаты заработной платы (сроки, размер и составляющие), устанавливаемый локальными актами учреждения, не должен противоречить положениям ТК РФ. Что касается учета фактически отработанного времени, Приказом Минфина РФ № 52н утверждены форма табеля учета использования рабочего времени, на основании которого производится расчет фиксированной суммы за фактически отработанное время за первую половину месяца (включая корректировку фиксированной суммы), и методические рекомендации по его формированию.
Учитывая данные разъяснения Минфина, вышеозвученную позицию Минтруда, а также риски, связанные с выплатой аванса в фиксированной сумме, считаем такой способ выплаты зарплаты за первую половину месяца неприемлемым для учреждений госсектора.
ЗАРПЛАТА ЗА ПЕРВУЮ ПОЛОВИНУ МЕСЯЦА И НДФЛ.
За последнее время со стороны как Минфина, так и ФНС поступило множество разъяснений, согласно которым с аванса удерживать НДФЛ не надо (письма ФНС РФ от 29.04.2016 № БС-4-11/7893, от 24.03.2016 № БС-4-11/4999, Минфина РФ от 27.10.2015 № 03‑04‑07/61550).
Напомним, что в силу п. 3 ст. 226 НК РФ суммы налога исчисляются налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со ст. 223 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода применительно ко всем доходам (за исключением доходов от долевого участия в деятельности организации), в отношении которых применяется налоговая ставка, установленная п. 1 ст. 224 НК РФ, начисленным налогоплательщику за данный период, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.
В Письме Минфина РФ от 01.02.2016 № 03‑04‑06/4321 отмечено, что до истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным налогоплательщиком. Соответственно, до окончания месяца налог не может быть исчислен. Следовательно, удержание у налогоплательщика исчисленной по окончании месяца суммы налога производится налоговым агентом из доходов только при их фактической выплате после окончания месяца, за который эта сумма налога была исчислена. Аналогичное мнение содержится в Определении ВС РФ от 11.05.2016 № 309-КГ16‑1804.
Вместе с тем нужно обратить внимание на ситуацию, когда аванс выплачивается в последний день месяца.
Минфин считает (см. Письмо от 23.11.2016 № 03‑04‑06/69181), что если налоговый агент успеет выплатить аванс до окончания месяца, то НДФЛ перечислять в бюджет не надо. Это обусловлено тем, что по общему правилу учреждение исчисляет НДФЛ в последний день месяца, а удержать налог надо один раз - при выплате дохода после окончания месяца.
Что касается арбитров, они также придерживаются мнения, что при выплате аванса в последний день месяца НДФЛ с его суммы перечислять в бюджет не нужно (Постановление АС УО от 24.02.2016 № Ф09-11987/15 по делу № А76-10562/2015).
КАК ОТРАЖАЕТСЯ ВЫПЛАТА АВАНСА В ФОРМЕ 6-НДФЛ?
Сумма аванса не подлежит отдельному отражению в форме 6-НДФЛ: в разд. 2 этой формы показывается сумма заработной платы, признанная на последнее число месяца. Как уже было отмечено, НДФЛ удерживается при окончательном расчете с работниками и также указывается одной суммой.
На практике возможна ситуация, когда работник получает аванс в размере 40%, но по итогам месяца у него не будет доходов, из которых можно удержать НДФЛ.
Такое случается, если за вторую половину месяца работнику не начислен доход (например, ему предоставлен неоплачиваемый отпуск), а в первой половине месяца из-за нерабочих праздничных дней сотрудник фактически не отработал половину рабочего времени и доход получен в том числе за неотработанное время. В дальнейшем удержать НДФЛ из его доходов следует при ближайшей выплате зарплаты.
В разделе 2 формы 6-НДФЛ бухгалтер отразит показатели следующим образом:
- на последнее число месяца будет признана сумма фактически полученного дохода в виде аванса;
- будет указана дата удержания налога, которая не совпадает с датой выплаты суммы окончательного расчета за соответствующий месяц.
Так как налог своевременно не удержан, бухгалтеру необходимо будет представить в налоговую инспекцию соответствующее пояснение, которое освободит учреждение от ответственности за представление недостоверных сведений.
Пример 3
Работнику установлен оклад в сумме 30 000 руб. За январь 2017 года ему был начислен аванс в размере 12 000 руб., который выплачен 17.01.2017. 18.01.2017 работник заболел, а листок нетрудоспособности представил работодателю только 06.02.2017. Удержать НДФЛ с аванса за январь в сумме 1 560 руб. (12 000 руб. х 13%) бухгалтер смог только при выплате аванса за февраль - 17.02.2017.
В пояснительной записке к форме 6-НДФЛ необходимо, в частности, указать следующее.
Раздел 2 формы 6-НДФЛ. Расхождение в строках 100 (указана дата 31.01.2017) и 110 (указана дата 17.02.2017). Разница в датах обусловлена тем, что после получения аванса за январь работник заболел. В установленный срок - 03.02.2017 - НДФЛ не был удержан в силу отсутствия у работника других доходов, облагаемых налогом по ставке 13%. Удержание НДФЛ с аванса не производилось в силу п. 2 ст. 223, п. 3, 4 ст. 226 НК РФ.НДФЛ за январь удержан из ближайшей выплаты в денежной форме 17.02.2017 (аванс за февраль 2017 года).
Что касается суммы аванса, приходящейся на неотработанное время, ее нужно учесть при выплате аванса за следующий месяц.
* * *
Подведем итог:
- заработная плата за первую половину месяца (с 1‑го по 15-е число) должна быть выплачена в установленный день с 16‑го по 30-е (31-е) число;
- дата выплаты устанавливается в любом из документов, перечисленных в ст. 136 ТК РФ (правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре), при этом недопустимо вместо конкретного дня выплаты зарплаты устанавливать период, в течение которого она может выплачиваться;
- при определении размера аванса контролеры рекомендуют учитывать фактически отработанное сотрудником время (фактически выполненную им работу). Вместе с тем нет прямого запрета на установление аванса в процентах к окладу;
- при выплате аванса перечислять НДФЛ в бюджет не надо: исчисление, удержание и уплата налога (в том числе за первую половину месяца) осуществляются при окончательном расчете.
Аванс - это зарплата за первую половину месяца. В Трудовом кодексе РФ и в нормативных документах понятия «аванс» нет.
Выплата аванса - это не право, а обязанность работодателя. Платить зарплату надо не реже двух раз в месяц (ст. 136 ТК РФ). Нарушать этот порядок нельзя, даже если работник напишет заявление с просьбой выдавать зарплату один раз в месяц. Иначе компанию оштрафуют (штрафы - в таблице). Работодатель сам устанавливает сроки выплаты. Но в любом случае зарплату надо выдать не позднее 15 календарных дней после окончания месяца, за который ее начислили.
В нашей организации действует такой порядок.
Предоплату платим 25-го числа текущего месяца, зарплату - 10-го числа следующего месяца.
Если дата выплаты совпадает с выходными или нерабочими праздничными днями, аванс или зарплату выдаем накануне (ст. 136 ТК РФ).
Таким образом, все компании должны платить предоплату обязательно (в том числе и внешним совместителям), независимо от системы оплаты труда.
Сумму выплаченного аванса как составную часть зарплаты надо указать в расчетном листке. После выдачи аванса расчетный листок не оформляют.
Поручить расчет аванса и зарплаты можно онлайн-сервису - . Укажите даты выплаты и получите в назначенный день посчитанные суммы зарплаты, НДФЛ и взносов. Программа подскажет, как заполнить платежки и заполнит расчетные листки и ведомость на выплату зарплаты.
Расчет аванса несколькими способами
Нормативного порядка расчета предоплаты нет. На практике компании применяют два способа:
- процент от оклада;
- пропорционально отработанному времени.
Способ 1. Аванс считают в процентах. Например, можно утвердить, что предоплата составляет 40 процентов от оклада (месячного заработка), чтобы потом хватило денег удержать НДФЛ. Учтите, что в свежих разъяснениях чиновники требуют не занижать аванс (письмо Минтруда от 18 апреля 2017 г. № 11-4/ООГ-718). Так что при расчете безопаснее брать оклад (тариф) с доплатами и надбавками.
Этот самый простой способ не требует много времени. Главный его минус - он не учитывает фактически отработанное время.
Здесь возникают такие риски: можно недоплатить (переплатить) работнику зарплату или не из чего будет удержать НДФЛ. Например, если предоплата окажется больше суммы, которую фактически заработал сотрудник, и он уволится, окончательной зарплаты может не хватить для уплаты НДФЛ.
Инженер ПТО Борисов получает оклад 40 000 руб. (доплат нет). В Положении об оплате труда установлено, что предоплата составляет 50 процентов от оклада. Аванс компания выплачивает 16-го числа.
Сумма зарплаты Борисова за первую половину месяца составит 20 000 руб. (40 000 руб. × 50%).
Аванс за август сотрудник получил 16 августа. А 17 августа уволился (отпуск отгулял - компенсации нет).
Его зарплата за август в окончательный расчет аванса составит 22 608,7 руб. (40 000 руб. : 23 дн. × 13 дн.).
НДФЛ - 2939 руб. (22 608,7 руб. × 13%).
На руки работнику причитается 19 669,7 руб. (22 608,7 - 2939). А он уже получил предоплату 20 000 руб.
НДФЛ в сумме 330,3 руб. (19 669,7 - 20 000) удержать не из чего.
Способ 2. Аванс считают пропорционально отработанному времени. Такой способ более трудоемкий, но зато и результат более верный.
Мы применяем второй способ - делаем расчет аванса, который мало чем отличается от расчета зарплаты. Разве что не берем премии, так как их размер определяют только по итогам месяца.
Предоплату начисляем на основании табелей учета рабочего времени за первую половину месяца (с 1-го по 15-е число). Все подразделения сдают их в бухгалтерию до 20-го числа. Поскольку зарплата работников (особенно сдельщиков и повременщиков) по месяцам может отличаться, не может быть одинаковым из месяца в месяц и аванс.
При этом при расчете предоплаты стараемся придерживаться правила, что суммы зарплаты за каждую половину месяца должны быть примерно равными (при условии, что работник отработал норму рабочего времени).
Если сотрудник в расчетном месяце отработал несколько дней, например с 12-го по 15-е, аванс считаем только за эти дни. Многие в таком случае вообще не начисляют аванс. Это нарушает права работников - компания не соблюдает сроки выплаты зарплаты (штрафы).
Но если работник проболел всю первую часть месяца, предоплата ему не положена - отработанного времени нет (письмо Минтруда от 3 февраля 2016 г. № 14-1/10/В-660).
Пример 2:
Расчет аванса пропорционально отработанному времени.
В компании обычная пятидневка. Сроки выдачи зарплаты: 25-го числа - аванс, 10-го числа следующего месяца - окончательный расчет. В Положении об оплате труда установлено, что сумма аванса выплачивается пропорционально отработанному времени с коэффициентом 0,87 (то есть аванс рассчитывается с запасом для НДФЛ).
Прораб Смирнов - на окладе (55 000 руб.).
Бухгалтер Павлова - на окладе (30 000 руб.).
Монтажник Егоров - повременщик (тарифная ставка - 300 руб. в час, доплата за вредность - 12 руб. в час, то есть 4% от тарифной ставки).
Вариант I. Полмесяца отработано полностью
Все указанные сотрудники отработали первую половину месяца полностью (Егоров - 88 часов).
Рассчитаем сумму предоплаты:
- Смирнов получит 26 304 руб. (55 000 руб. : 23 р. дн. х 11 р. дн. × 0,87);
- Павлова - 12 483 руб. (30 000 руб. : 23 р. дн. × 11 р. дн. × 0,87);.
- Егоров - 23 887 руб. [(300 руб/ч + 12 руб/ч) × 88 час. × 0,87].
Вариант II. Полмесяца отработано не полностью
Егоров брал отпуск за свой счет 3-4 августа - 2 рабочих дня (фактическое время работы с 1-го по 15-е число - 72 часа).
Расчет аванса:
- Смирнов получит 12 483 руб. ;
- Егоров - 19 544 руб. (312 руб/ч × 72 ч × 0,87);
- Павлова аванс не получит - в первой половине месяца отработанных дней нет.
А как платить предоплату сдельщику?
Минтруд считает, что надо выплатить аванс исходя из фактически выполненного объема работы (письмо от 25 ноября 2016 г. №14-1/В-1167). Для сдельной системы оплаты труда исключений нет - зарплату надо платить не реже чем каждые полмесяца.
НДФЛ и взносы
При выдаче предоплаты удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы не надо. Это подтверждают письма Минфина от 13 апреля 2017 г. № 03-04-05/22521, ФНС от 26 мая 2014 г. № БС-4-11/10126 и др.
НДФЛ. Налог рассчитайте по итогам месяца, за который начислили зарплату. И удержите, когда выдаете зарплату за месяц (п. 2 ст. 223; п. 3, 4 ст. 226 НК РФ).
Датой получения дохода в виде зарплаты признается последний день месяца, за который ее начислили (при увольнении работника - последний день работы). Раньше определить сумму налогооблагаемого дохода нельзя - зарплата не считается начисленной. Поэтому НДФЛ с аванса не удерживают.
Исключение - когда аванс выдают в последний день месяца. В этом случае НДФЛ с аванса нужно удержать, поскольку дата выплаты аванса совпадает с датой, когда работник фактически получает доход в виде оплаты труда за месяц (определение ВС РФ от 11 мая 2016 г. № 309-КГ16-1804).
Так что не стоит устанавливать срок выплаты предоплаты в последний день месяца - иначе придется удерживать НДФЛ с каждой части зарплаты.
Взносы. Не нужно рассчитывать с авансов и взносы на обязательное страхование (включая взносы на травматизм). Их начисляют в последний день месяца с общей суммы зарплаты, которую начислили за этот месяц (п. 1 ст. 421; п. 1 ст. 424; п. 1 ст. 431 НК РФ; п. 9 ст. 22.1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Как не запутаться с НДФЛ, когда предоплату работнику выдают вместе с отпускными, покажем на примере.
Пример 3:
Расчет аванса, если работник уходит в отпуск.
В ООО «СМУ-14» срок аванса - 25-е число, зарплаты - 10-е число следующего месяца.
В Положении об оплате труда установлено, что сумма аванса выплачивается пропорционально отработанному времени за минусом НДФЛ (с коэффициентом 0,87).
Ее оклад - 25 000 руб. (других выплат нет), режим - пятидневка.
Сумма предоплаты составит 8511 руб. (25 000 руб. : 23 р. дн. × 9 р. дн. × 0,87).
Ее лучше выдать работнице вместе с отпускными не позднее 10 августа (за 3 календарных дня до отпуска), так как 25-го числа она будет в отпуске.
Сумма начисленных отпускных - 23 800 руб. С отпускных при их выдаче удержали НДФЛ в сумме 3094 руб. (23 800 руб. × 13%).
НДФЛ с аванса не удерживают, взносы не начисляют.
НДФЛ с отпускных компания, как налоговый агент, обязана удержать при фактической выплате работнику - 10 августа (подп. 10 п. 1 ст. 208, п. 4 ст. 226 НК). И перечислить в бюджет не позднее 31 августа (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).
31 августа бухгалтер начислил работнице зарплату в сумме 9782,61 руб. (25 000 руб. : 23 р. дн. × 9 р. дн.). А также исчислил НДФЛ - 1272 руб. (9782,61 руб. × 13%).
Перечислить НДФЛ с зарплаты в бюджет надо не позднее дня, следующего за днем ее выплаты, то есть 11 сентября (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поскольку зарплата выплачивается 10-го числа (сумма к выплате работнице будет равна нулю, так как при этой очередной выплате с зарплаты удерживается сумма НДФЛ, «зарезервированная» при выплате аванса).
Взносы с отпускных бухгалтер рассчитал при начислении отпускных. Взносы с зарплаты (включая аванс) - 31 августа.