С 2011 года правительством Российской Федерации был введен в обиход новый бланк больничного листа. В этой статье мы поговорим о том, что нужно знать работодателю перед заполнением такого бланка.
В первую очередь руководитель должен удостовериться в подлинности листка нетрудоспособности, чтобы не принять :
- подлинный больничный лист должен иметь порядковый номер, по которому легко можно проверить действительно ли он выдавался в медицинском учреждении;
- настоящий листок нетрудоспособности должен содержать символ в виде логотипа Фонда социального страхования;
- больничный лист имеет несколько видов защиты: выпуклый штрих-код, квадратный код, водяной знак;
- больничный лист должен быть формата А4;
- настоящий выполнен в голубом и желтом цветах – на голубом фоне желтые окошки для заполнения;
- действительно выдававшийся в медицинском учреждении документ должен быть заполнен в соответствии с установленными правилами.
Оформление документов по временной нетрудоспособности требует правильного заполнения множества пунктов:
- Оформление происходит на русском языке.
- С начальной клетки.
- Большими печатными буквами.
- Черной гелевой или чернильной ручкой, или на компьютере.
- Название организации допускается вписывать и в полной форме, и в сокращенной.
Структура больничного листа
Условно разделим больничный лист на три части. Первая из этих частей заполняется сотрудниками медицинского учреждения, вторую часть заполняет работодатель, третья часть - это отрывной корешок, который остаётся в в качестве отчетности для Фонда социального страхования.
Перед заполнением больничного листа необходимо детально изучить информацию на его обратной стороне.
Здесь указанный коды болезней в связи, с которыми работник является нетрудоспособным, рекомендации о стационарном лечении, полезная информация о начислении пособий и отпусков, а также многое другое.
Пункты, которые заполняются работодателем
Ошибки работодателя при заполнении больничного
Из заработной платы могут вычитываться различные удержания. Подробнее об их видах читайте в .
Программное обеспечение для заполнения больничного листа
Специальная программа для автоматического заполнения листка нетрудоспособности была создана, для того чтобы облегчить процесс оформления документов как врачам, так и работодателям. Ведь с недавнего времени Фонд социального страхования не принимает больничные листы с ошибками или помарками.
К тому же с помощью этой программы больничный лист можно не только легко заполнить, но и распечатать на специальном бланке.
Фонд социального страхования предлагает свою утвержденную версию программного обеспечения для автоматического заполнения листка нетрудоспособности - «Лечебно-профилактическое учреждение» , скачать которую можно по ссылке . Эта программа доступна на сайте Фонда социального страхования.
Техническая возможность подключения к системе выдачи виртуальных больничных предоставлена ФСС повсеместно.
Наниматели получают доступ к электронным базам больничных через «Личный кабинет работодателя» Фонда социального страхования. Чтобы сделать обработку ЭЛН удобнее, можно пользоваться такими бухгалтерскими программами, как «1С:Зарплата и управление персоналом», «Упрощенка 24/7» и другие.
Для подключения к системе выдачи ЭЛН и работе с ней :
- Медицинские учреждения и наниматель должны иметь специальные программные средства, авторизоваться в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА), иметь электронную подпись, заключить соглашение с ФСС об информационном взаимодействии.
- Пациент должен зарегистрироваться на сайте государственных услуг , при оформлении ЭЛН предоставить свои паспортные и иные данные, СНИЛС и письменное согласие на получение ЭЛН.
ЕСИА обеспечивает доступ разных категорий пользователей к информации, которая хранится в государственных информационных системах, и её защиту.
- выбрать вариант «Войти с помощью электронных средств»;
- подключить носитель электронной подписи;
- выбрать сертификат ключа проверки цифровой подписи;
- указать пин-код доступа к носителю ЭП и нажать кнопку «ОК».
Для успешной аутентификации необходимо, чтобы в сертификате был указан СНИЛС физического лица .
В случае возникновения трудностей при регистрации в ЕСИА, можно обратиться в службу технической поддержки Единого портала государственных и муниципальных услуг.
Данные для расчета пособия по нетрудоспособности в ЭЛН подтверждаются усиленными электронными подписями компетентных лиц: главного бухгалтера, руководителя и страхователя.
Следует отметить, что электронная подпись не работает без установленного криптопровайдера .
Порядок взаимодействия работодателя с ФСС по листку нетрудоспособности
Подключение работодателя к системе ЭЛН является не правом, а обязанностью. Согласно законодательству только работник выбирает получать больничный в электронном или бумажном виде. По юридической силе эти документы одинаковы. Работодатель обязан принять любой больничный лист.
Для организаций утвержден порядок, регламентирующий работу с электронным видом документа, удостоверяющего нетрудоспособность. Что делать в случае, если сотрудник принес ЭЛН, но работодатель не имеет технической возможности принять электронный формат больничного? Действия работника — обратиться в лечебное учреждение, где ему будет выдан бумажный вариант больничного и принести его работодателю.
Инструкция, как работать работодателю с больничным листком и как отправить его в ФСС :
- работник и работодатель должны быть зарегистрированы на портале государственных услуг – www.gosuslugi.ru ;
- заполнение ЭЛН осуществляется через индивидуальный кабинет на сайте cabinets.fss.ru ;
- первая вкладка «Электронные листы нетрудоспособности» содержит информацию о Ф.И.О. сотрудника, номере СНИЛС, номере больничного, дате его выдачи, периоде временной нетрудоспособности, статусе ЭЛН («Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»);
- если в ЭЛН есть ошибки в части, которую заполняет медучреждение, то наниматель должен направить сотрудника в больницу за новым листом нетрудоспособности, после чего ФСС зарегистрирует новый ЭЛН и аннулирует ЭЛН с ошибками, так как сдавать лист с исправлениями нельзя;
- во вкладке «Заполняется работодателем» указываются сведения по расчету пособия по нетрудоспособности, подписываются квалифицированной электронной подписью и направляются в ФСС;
- при получении от ФСС уведомления об ошибке данные можно оперативно исправить либо направить дополнительные документы.
Теперь, когда вы уже знаете о том, какие действия совершает работодатель, чтобы загрузить и отправить листок нетрудоспособности в ФСС, поговорим об особенностях заполнения документа и о том, как работают с ним кадровики и другие сотрудники компании.
Заполнение ЭЛН осуществляет уполномоченное работодателем должностное лицо , а значит, работать с ним могут сотрудники отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, бухгалтер, расчетчик и иные лица.
Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после получения листа нетрудоспособности передать его вместе со всеми необходимыми документами для расчета пособия в ФСС. Далее у фонда есть 10 дней, чтобы рассчитать и провести выплату.
В ЭЛН бухгалтеру не нужно проверять правильность его заполнения медицинским учреждением и устанавливать его подлинность.
Для обработки ЭЛН бухгалтер должен
:
- установить необходимое программное обеспечение или настроить бухгалтерскую программу для работы с ЭЛН;
- заполнить форму соглашения, установленную ФСС, и направить её в соответствующее отделение фонда по месту нахождения организации;
- создать цифровую подпись для работы в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» и проверить её на сайте ФСС ;
- получить доступ к индивидуальному кабинету;
- заполнить вкладку работодателя и осуществить начисление пособия по временной нетрудоспособности.
Правила расчета пособий по временной нетрудоспособности и сроки их выплат с введением ЭЛН не изменились.
Работодатели не обязаны распечатывать и хранить копии ЭЛН.
Внедрение электронных листов нетрудоспособности для работодателя минимизировало риски их подделки ускорило и упростило передачу информации в ФСС. Электронный вариант хорош тем, что исключает ошибки при заполнении . Нет необходимости обеспечивать его хранение в бумажном виде, восстанавливать бланк в случае потери. Работник получил дополнительные возможности по контролю расчета пособия.
Теперь в Экстерне можно выполнить все необходимые действия при работе с электронными листами нетрудоспособности:
скачать, распечатать, заполнить и отправить в ФСС.
Это доступно и регионам с прямыми выплатами и регионам с зачетной системой.
Что такое электронный листок нетрудоспособности
С 1 июля 2017 года вступил в силу Федеральный закон от 01.05.2017 г. № 86-ФЗ «О внесении изменений в статью 13 Федерального закона "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" и статьи 59 и 78 Федерального закона "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации».
Закон дает возможность получать больничные листы в электронном формате. Электронный листок нетрудоспособности (далее - ЭЛН), подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - КЭП), имеет равную юридическую силу с листком нетрудоспособности, оформленном на бумажном бланке.
Медицинские учреждения могут выдать пациенту электронный больничный только с его письменного согласия.
Какой алгоритм работы с электронными листками нетрудоспособности
- Пациент обращается в медицинское учреждение.
- Специалист медицинского учреждения получает от ФСС номер листка, заполняет его, сохраняет и отправляет данные о листке на на единый портал личных кабинетов ФСС , подписав своей КЭП. Доступ к базе данных о больничных листах имеют Фонд социального страхования, медицинские учреждения и все работодатели. Работодатели получат доступ к данным только о тех гражданах, которые у них трудоустроены в данный момент.
- Работник, оформивший электронный листок нетрудоспособности, сообщает его номер работодателю.
- Работодатель по номеру получает данные по больничному листу в электронном виде из единого портала ФСС, загружает данные в сервис «Пособия ФСС», дополняет данными из заявления сотрудника на выплату пособия и данными для расчета и отправляет реестр в ФСС.
- Территориальное отделение ФСС назначает и выплачивает пособие работнику. При этом работник получает возможность отследить историю такого больничного листка в личном кабинете застрахованного от момента его оформления до его оплаты, включая получение информации о расчете суммы пособия.
Как в сервис загрузить ЭЛН с портала ФСС
Зная номер больничного и СНИЛС сотрудника, электронный больничный можно загрузить в Контур.Экстер прямо с портала ФСС. Для этого:
- Нажмите на выбор:
-«Загрузить электронный больничный».
-«Создать документ». Затем выберите тип пособия и вид листка «Электронный».
Сервис даст возможность загрузить ЭЛН только с типами пособия «1 - пособие по нетрудоспособности», «2 - пособие по беременности и родам» и «6 - пособие по проф. травме, болезни».
2. Выберите «Загрузить с портала ФСС».
3. Заполните номер электронного больничного и СНИЛС сотрудника.
4. Нажмите «Продолжить».
5. Выберите сертификат для подписи документа.
6. Нажмите «Загрузить электронный больничный».
Сервис загрузит электронный листок, если на
портале ФСС
у него статус «Закрыт».
7. Просмотрите информацию о загружаемом файле.
8.
Нажмите «Загрузить документы». Cервис сам загрузит листок с портала ФСС.
9. После загрузки создается новый документ.
10. Откройте его, нажав на название.
11. Проверьте данные, которые заполнило медицинское учреждение, и дополните данными из заявления сотрудника на выплату пособия, а также данными для расчета пособия.
12. Сохраните данные.
13. Перейдите к проверке и отправке ЭЛН.
Перед отправкой можно:
Как загрузить готовый файл с электронным больничным
В Контур.Экстерн можно загрузить файлы с ЭЛН, которые подготовили в других программах или скачали с портала ФСС.
- Нажмите на выбор:
- «Загрузить электронный больничный».
- «Создать документ». Затем выберите тип пособия и вид листка «Электронный».
Сервис даст возможность загрузить ЭЛН только с типами пособия «1 - пособие по нетрудоспособности», «2 - пособие по беременности и родам» и «6 - пособие по проф. травме, болезни»
.
2. Выберите «Загрузить вручную из файла с ЭЛН».
3. Нажмите «Продолжить».
4. Выберите заранее подготовленный файл и нажмите «Открыть».
5. Просмотрите информацию о загружаемом файле.
В одном файле может быть несколько электронных больничных.
6.
Нажмите «Загрузить документы».
7. После загрузки создается новый документ.
8. Откройте его, проверьте данные. Если нужно, исправьте или дополните недостающие.
9. Перейдите к проверке и отправке ЭЛН.
Перед отправкой можно:
- Сохранить в XML электронный больничный, нажав «Скачать ЭЛН».
- Открыть в PDF и распечатать электронный больничный, нажав «Распечатать ЭЛН».
- Открыть в PDF и распечатать заявление о выплате пособия, нажав «Распечатать заявление».
Как скачать файл ЭЛН с портала ФСС
- Перейдите на единый портал личных кабинетов ФСС по ссылке http://cabinets.fss.ru/ .
- Войдите в кабинет страхователя.
- Перейдите в раздел «Электронные листки нетрудоспособности». Откроется список ЭЛН:
Добавьте листок в список. Для этого нажмите «Запросить ЛН», введите номер больничного и СНИЛС сотрудника. Нажмите «Запросить ЛН».
Чтобы в дальнейшем найти листок в списке, нажмите «Фильтр». Введите параметры поиска и нажмите «Применить».
-Скачайте файл в формате XML, нажав на его номер в столбце «№ ЛН».
Как проверить и отправить ЭЛН
- Перейдите к проверке одним из способов:
Сразу после заполнения всех разделов, нажав «Проверить и отправить».
Со страницы списка документов. Для этого в списке выберите нужный документ и откройте его. Нажмите «Проверить и отправить».
2. После проверки:
-Если есть ошибки, исправьте их. Для этого закройте окно с результатами проверки, исправьте ошибки (поля с ошибками выделены красным цветом) и снова проверьте.
Если ошибок нет, выберите, что нужно отправить: электронный больничный или реестр, а также сертификат для подписи документа и нажмите «Отправить документ в ФСС».
Документ отправляется в ФСС. В списке документов отображается статус «ЭЛН в очереди на отправку».
Что обозначают статусы ЭЛН в списке документов
- «Создан» – документ создан, но не отправлен в ФСС.
- «ЭЛН не принят» - в результате проверки в ФСС были выявлены ошибки. Исправьте ошибки, указанные ФСС, и заново отправьте отчет. Для этого откройте документооборот, нажав на строку с его названием. Ознакомьтесь с протоколом ошибок (ссылка «Протокол ошибок») и нажмите «Исправить ошибки и отправить заново».
Когда получен ответ из ФСС, сервис показывает статус ЭЛН в ЛК Страхователя.
«ЭЛН принят» – документ принят ФСС.
ФСС - официальное программное решение от одноименной государственной службы. Она помогает создавать расчеты по формам ФСС-4 и ФСС-4а для дальнейшей подачи в местное отделение Фонда Социального Страхования. Готовые шаблоны форм, предлагаемые данной программой, полностью соответствуют действующему законодательству Российской Федерации и актуальным правовым актам.
Возможности программы
АРМ ФСС дает возможность вести базы с лицами, трудоустроенными на предприятии: застрахованными лицами, врачами, родственниками и иждивенцами, а также с уполномоченными персонами. Для работы над каждой базой в программе предусмотрен удобный менеджер. Также средствами ПО можно составить списки организаций. Под ними подразумеваются страховые органы и медицинские учреждения.
В разделе "Справочники" можно ознакомиться с действующим перечнем нормативных параметров и классификатором ОКВЭД первой и второй редакций. При желании в оба списка разрешается добавлять собственные сноски и пометки.
Ну и самым важным назначением ФСС является ведение учетных работ. Программа предоставляет возможность подготовки реестров ЛН, составления ранее упомянутых форм расчетов 4 и 4а, а также позволяет вести журнал ЭЛН и защищать документы при помощи электронной цифровой подписи. Разработчики предусмотрели удобный менеджер для работы с сертификатами физических и уполномоченных лиц.
Интерфейс и дополнительные функции
Программа обладает очень прагматичным интерфейсом. Ради удобства пользователя для каждого компонента здесь предусмотрен отдельный мастер. То же самое касается и компонента, отвечающего за экспорт документации. При необходимости АРМ ФСС позволяет сохранить готовый документ в формате XML, отправить его на сторонний ПК через защищенный шлюз или же вывести на печать.
При возникновении трудностей в ходе работе с программой можно обратиться к обширному файлу справки, который входит в ее комплект. Вся информация в нем грамотно структурирована и представлена на русском языке.
Ключевые особенности
- составление расчетов для ФСС по формам 4 и 4а;
- ведение журнала ЭЛН;
- добавление электронной цифровой подписи к документам;
- экспорт готовых проектов в XML, а также вывод на печать;
- встроенный справочник нормативных актов и классификация ОКВЭД.
Фонд социального страхования (ФСС) РФ разработал современную программу для ЛПУ, с помощью которой появилась возможность вносить данные в листок временной нетрудоспособности. Утилита позволяет заполнить листок нетрудоспособности значительно быстрее и напечатать его на принтере.
В начале лета 2011 года в России были введены больничные листы нового образца с более совершенной защитой от подделок. Сразу же после их выпуска было сделано заявление, что листы нетрудоспособности могут быть заполнены как вручную, так и на компьютере. Однако ФСС не уложился в срок, и программа для заполнения больничных листов не была готова. Со стороны врачей и работодателей сразу же стали поступать жалобы, ведь теперь на оформление и выписку больничного уходило значительно больше времени. Все слова и буквы пришлось заполнять от руки, любая неточность влекла за собой переписывание нового больничного.
Разработчики предусмотрели два способа эксплуатации АРМ ЛПУ:
- локальный;
- сетевой.
Предлагаем вам скачать инструкцию программы для печати больничных от ФСС.
Стоит обратить внимание, в случае использования программы с сервера необходимо установить FireBird. Во время установки происходит автоматическое определение способа эксплуатации, программа самостоятельно копирует базы данных на сервер. Для корректной работы утилиты необходимо назначить права записи БД активным пользователям. Система управления базами данных FireBird должна соответствовать разрядности ОС.
Программа ФСС для печати больничных проста в установке и не отличается какими-то существенными особенностями. Каждый этап установки сопровождается всплывающей информацией на экране, которая соответствует данному этапу. В качестве информации отображаются параметры или же данные о ходе установки программы. По умолчанию интерфейс будет на русском языке.
Стоит отметить один важный момент во время установки Firebird. Если система управления БД устанавливается на сервер более чем с одним процессором, а также расчетное количество юзеров БД больше десяти, рекомендуется использовать конфигурацию программы «Classic Server».